BAB 5BUKU BESAR DAN BUKU PEMBANTUBuku besar dan buku pembantu merupakan catatan akuntansi akhir (boof of final entry) dalam sistem akuntansi pokok. Buku besar ini menampung ringkasan data yang sudah diklasifikasikan, yang berasal dari jurnal. Setelah data dari jurnal diringkas dalam buku besar, tidak ada lagi proses pencatatan dalam catatan akuntansi yang dilakukan untuk menghasilkan laporan keuangan.

A. KARAKTERISTIK BUKU BESAR DAN BUKU PEMBANTU

Buku besar (general ledger) merupakan kumpulan rekening-rekening yang digunakan untuk menyortasi dan meringkas informasi yang telah dicatat dalam jurnal. Buku pembantu (subsidiary ledger) adalah suatu cabang buku besar yang berisi rincian rekening tertentu yang ada dalam buku besar .Dengan demikian baik buku besar maupun buku pembantu terdiri dari rekening. Timbul pertanyaan apakah rekening itu ?. Rekening adalah judul suatu catatan akuntansi yang umumnya berbentuk T, yang dibagi dua bagian, sebelah kiri disebut debit dan sebelah kanan disebut kredit,sebagai alat untuk mengklasifikasikan dna mencatat transaksi berdasar prinsip tata buku berpasangan (double entry bookeeping).Proses sortasi dan pemindahan data ke dalam buku besar dan buku pembantu disebut dengan pembukuan (posting). Dalam sistem manual, kegiatan posting ini memerlukan 4 tahap berikut ini :1. Pembuatan rekapitulasi jurnal2. Penyertasian rekening yang akan diisi dengan data rekapitulasi3. Pencatatan data rekapitulasi dalam rekening yang bersangkutan4. Pengembalian rekening ke dalam arsip pada umumnya semula.

Pembuatan rekapitulasi mengawali kegiatan posting. Jika perusahaan menyelenggarakan jurnal-jurnal khusus berkolom, kegiatan posting diawali dengan penjumlahan, kolom-kolom, dan pembuatan ringkasan data rupiah dari kolom lain-lain dalam jurnal tersebut. Angka rupiah beserta nama dan nomor rekening hasil kegiatan pembuatan rekapitulasi ini siap untuk ditransfer ke rekening yang bersangkutan dalam buku besar.Untuk mencatat hasil rekapitulasi tersebut, harus dilakukan penyortasian terhadap rekening-rekening dalam buku besar, untuk mencari rekening yang bersangkutan dengan yang tercantum dalam hasil rekapitulasi . Setelah rekening yang dimaksud ditemukan, kemudian diambil dari arsip, diletakkan di meja untuk disiapkan menerima posting informasi dari rekapitulasi jurnal.Pencatatan data hasil rekapitulasi jurnal ke dalam rekening dilakukan dengan mencatat tanggal,nama jurnal,halaman jurnal (folio jurnal), dan jumlah rupiah yang didebitkan atau dikreditkan ke dalam rekening tersebut. Setelah kegiatan pencatatan ini selesai dilaksanakan, rekening yang bersangkutan harus dikembalikan ke dalam arsip, pada tempatnya semula, untuk memudahkan pencariannya kembali dan kegiatan posting yang lain.

Buku besar merupakan tempat untuk menampung informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Dengan demikian susunan informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan merupakan dasar untuk menyusun rekening-rekening yang ada dalam buku besar. Selanjutnya rekening-rekening yang ada dalam buku besar digunakan sebagai dasar penggolongan transaksi yang dicatat dalam jurnal.Jika diperlukan rincian mengenai rekening tertentu dalam buku besar, maka dibentuklah buku pembantu. Rekening yang ada dalam buku besar, yang dirinci dalam buku pembantu, yang merupakan rincian rekening tertentu dalam buku besar disebut dengan rekening pembantu (subsidiary account). Data yang di-posting ke dalam buku pembantu ini diperoleh dari dokumen sumber atau dari jurnal. Dalam ledgerless bookkeeping, fungsi buku pembantu ini digantikan oleh arsip dokumen sumber.

B. FORMULIR REKENING BUKU BESARDi atas sudah disebutkan bahwa rekening buku besar umumnya berbentuk T, yang merupakan catatan akuntansi yang dibagi dua secara vertikal, sebelah kiri disebut debit,dan sebelah kanan disebut kredit. Ada berbagai variasi bentuk formulir rekening buku besar :1. Rekening dengan debit lebar (wide debit ledger)2. Rekening biasa (regular ledger)3. Rekening berkolom saldo di tengah (center balance ledger)4. Rekening berkolom saldo (balance ledger)5. Rekening ganda berkolom saldo (double ledger with balance ledger)6. Rekening dengan saldo lama dan saldo baru (old and new balance ledger)Rekening dengan Debit Lebar, Bentuk rekening ini menyediakan kolom keterangan pada sebelah debit lebih lebar bila dibandingkan dengan kolom keterangan pada sebelah kredit.Hal ini dilakukan karena penjelasan yang bersangkutan dengan transaksi pendebitan lebih banyak bila dibandingkan dengan penjelasan yang bersangkutan dengan transaksi pengkreditan, dan jika penentuan saldonya perlu dilakukan secara periodic. Lihat contoh bentuk pada Gambar 5.1.

Rekening biasa.Bentuk rekening ini sangat luas digunakan. Rekening ini mempunyai koloraketerangan yang sama lebar untuk sebelah debit maupun sebelah kredit. Umumnya rekening buku besar menggunakan bentuk rekening ini. Buku pembantu yang menggunakan bentuk rekening ini adalah buku pembantu piutang dan buku pembantu utang. Lihat contoh gambar 5.2.

Rekening Berkolom Saldo di Tengah, Bentuk rekening ini digunakan jika diperlukan informasi saldo rekening setiap saat,baik saldo debit maupun saldo kredit dan diperlukan penjelasan yang relatif sama banyaknya baik untuk transaksi pendebitan maupun transaksi pengkreditan. Kolom saldo diletakkan di tengah-tengah formulir rekening. Rekening pembantu piutang dan utang umumnya menggunakan bentuk formulir ini. Lihat contoh bentuk rekening ini pada Gambar 5.3

Rekening Berkolom Saldo, Bentuk rekening ini digunakan jika diperlukan penjelasan yang banyak, baik untuk transaksi pendebitan maupun transaksi pengkreditan, dan jika diperlukan informasi saldo berjalan setiap saat. Kolom saldo diletakkan di sebelah kanan untuk memudahkan penyusunan neraca sisa. Untuk menunjukkan apakah saldo yang tercantum dalam kolom saldomerupakan saldo debit atau saldo kredit, ada dua cara merancang kolom saldo tersebut :

(a) dengan mencantumkan kolom D/K untuk memberi tanda D untuk saldo Debit dan K untuk saldo kredit di muka angka yang tercantum dalam kolom saldo (lihat Gambar 5.4) dan (b) dengan membuat kolom saldo debit terpisah dari kolom saldo kredit (lihat gambar 5.5) Rekening pembantu piutang,utang,dan persediaan umumnya menggunakan bentuk formulir ini.

Rekening Ganda Berkolom Saldo. Bentuk rekening ini digunakan jika hanya diperlukan penjelasan singkat untuk setiap transaksi pendebitan dan pengkreditan. Jika diperlukan informasi saldo berjalan setiap saat , dan jika rekening sangat aktif dipakai. Lihat contoh rekening ini pada Gambar.5.6.

Rekening dengan kolom Saldo Lama dan Saldo Baru. Rekening ini biasanya digunakan jika perusahaan menggunakan mesin pembukuan sebagai alat posting-nya. Operasi posting dengan mesin pembukuan memerlukan kegiatan penjemputan saldo lama (old balance pick up).Oleh karena itu formulir rekening didesain dengan menyediakan kolom-kolom saldo lama dan saldo baru untuk memenuhi keperluan posting dengan mesin pembukuan tersebut. Lihat contoh rekening ini pada Gambar 5.7

C. SUSUNAN REKENING BUKU BESARRekening rekening yang dibentuk dalam buku besar harus disesuaikan dengan jenis dan susunan informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Biasanya laporan keuangan yang dipakai sebagai dasar pembentukan dan penyusunan rekening-rekening buku besar adalah neraca dan laporan rugi laba.Umumnya jenis dan susunan informasi yang disajikan dalam neraca dan laporan rugi laba untuk jenis tertentu telah mengikuti jenis dan susunan standar yang lazim dalam menyajikan laporan keuangan dalam jenis usaha tersebut. Sebagai contoh jenis dan susunan informasi mengenai aktiva lancar di dalam neraca perusahaan manufaktur umumnya adalah sebagai berikut :Kas dan bankInvestasi sementaraPiutangCadangan kerugian piutangPersediaan produk jadiPersediaan produk dalam prosesPersediaan bahan baku dan bahan penolongPersekot biayaAktiva lancar lain

Jika jenis dan susunan informasi aktiva lancar seperti di atas , maka dalam buku besar harus dibentuk jenis rekening-rekening tersebut dengan susunan yang sama dengan yang tersebut di atas.

D. KODE REKENINGKode adalah suatu kerangka (framework) yang menggunakan angka atau huruf atau kombinasi angka dan huruf untuk memberi tanda terhadap klasifikasi yang sebelumnya telah dibuat . Kode ini memudahkan identifikasi dan pembedaan elemen-elemen yang ada di dalam suatu klasifikasi.Pengolahan data akuntansi sangat tergantung pada penggunaan kode untuk mencatat,mengklasifikasikan ,menyimpan, dan mengambil data keuangan. Dalam mencatat transaksi pembelian bahan baku misalnya,perusahaan umumnya tidak hanya menggunakan nama-nama rekening persediaan dan Utang Dagang, namun mencantumkan pula kode rekening persediaan (012 Persediaan Bahan Baku dan 100 Utang Dagang) untuk memudahkan pencatatan,pengklasifikasian,penyimpanan,dan pengambilan data akuntansi. Penggunaan kode rekening dan bukan nama rekening akan mempercepat pencarian rekening yang akan diisi dengan informasi dalam proses posting. Dalam hal tertentu , penggunaan kode rekening akan mengurangi pekerjaan penulisan identitas rekening.

1. Tujuan KodeDalam sistem pengolahan data akuntansi , kode memenuhi berbagai tujuan berikut ini :1. Mengidentifikasi data akuntansi secara unik2. Meringkas data3. Mengklasifikasi rekening atau transaksi4. Menyampaikan makna tertentu.Mengidentifikasi Data Akuntansi secara Unik. Data akuntansi perlu diberi identifikasi secara unik agar dapat dilakukan pencatatan, klasifikasi , penyimpanan,dan pengambilan data tersebut dengan benar. Jika misalnya perusahaan memiliki 300 debitur, nama debitur bukanlah alat identifikasi yang baik untuk mencari transaksi yang bersangkutan tiap debitur . Hanya dengan kode angka misalnya, masing-masing debitur menjadi memiliki identitas yang unik , yang menjadikan satu debitur berbeda dari debitur yang lainnya.

Meringkas Data, Kode menjadikan data akuntansi lebih ringkas sehingga memerlukan lebih sedikit ruang dalam pencatatannya. Dalam pencatatan transaksi penjualan misalnya,Bagian Akuntansi tidak perlu menuliskan nama rekening Harga Pokok Penjualan dan Persediaan Produk Jadi, namun cukup menuliskan kode kedua rekening dalam jurnal umum.Mengklasifikasi Rekening atau Transaksi. Dalam mengolah data akuntansi, kode digunakan untuk menunjukkan ke dalam klasifikasi apa suatu rekening atau transaksi dikelompokkan . Misalnya daerah pemasaran yogyakarta diberi kode 15 , maka semua faktur penjualan untuk transaksi penjualan yang terjadi di yogyakarta akan diberi kode 15 sehingga memudahkan pengklasifikasian informasi penjualan menurut daerah pemasaran.

Menyampaikan Makna Tertentu. Dengan kode kita dapat menyampaikan informasi yang bermakna tertentu bagi orang yang memahami sistem pemberian kode tersebut. ............................................................................

2. Metode Pemberian Kode RekeningPemberian kode rekening umumnya didasarkan pada kerangka pemberian kode tertentu sehingga memudahkan pemakai dalam penggunaannya . Pemberian kode rekening tidak dimaksudkan agar pemakai menghapalkan kode-kode rekening yang disusun, namun untuk memudahkan pemakai mengikuti kerangka logika pemberian kode rekening sehingga dapat menggunakan rekening yang disusun untuk pemberian identifikasi transaksi yang terjadi dalam perusahaan :Ada 5 metode pemberian kode rekening :1. Kode Angka atau Alfabet Urut (numerical or alphabetic-sequence code)2. Kode Angka Blok (block numerical code)3. Kode Angka Kelompok (group numerical code)4. Kode Angka Desimal (demical code)5. Kode Angka Urut Didahului dengan Huruf (numerical seguence preceded by an alphabetic reference).

Kode Angka atau Alfabet Urut. Dalam metode pemberian kode ini , rekening buku besar diberi kode angka atau huruf yang berurutan . Kelamahan Kode Angka atau Alfabet Urut ini adalah jika terjadi perluasaan jumlah rekening. Hal ini akan mengakibatkan perubahan menyeluruh terhadap kode rekening yang mempunyai kode angka yang lebih besar. Contoh Kode Angka Urut adalah sebagai berikut :1. Kas dan bank2. Investasi sementara3. Piutang4. Cadangan kerugian piutang5. Persediaan produk jadi6. Persediaan produk dalam proses7. Persediaan bahan baku dan bahan penolong8. Persekot biaya

9. Aktiva Lancar10. Investasi jangka panjang11. Tanah12. Gedung13. Akumulasi Depresiasi Gedung14. Mesin15. Akumulasi Depresiasi mesin16. Mebel17. Akumulasi Depresiasi Mebel18. Aktiva tetap lain19. Akumulasi Depresiasi Aktiva Tetap Lain20. Beban yang ditangguhkan21. Aktiva lain-lain22. Utang Dagang23. Utang Pajak24. Utang Gaji dan Upah25. Utang Biaya26. Pendapatan yang diterima dimuka27. Utang lancar Lain-lain28. Utang jangka Panjang Bank29. Modal Saham30. Laba Ditahan31. Pendapatan Penjualan32. Harga Pokok Penjualan33. Biaya bahan Baku34. Biaya tenaga kerja35. Biaya Overhead Pabrik36. Biaya Administrasi dan Umum37. Biaya Pemasaran38. Penghasilan Di Luar Usaha39. Biaya Di Luar Usaha40. Rugi Laba

Pemberian kode dengan Kode Angka Urut ini memiliki karakteristik sebagai berikut :a. Rekening diberi kode dengan angka urut, dari angka kecil ke angka besar.b. Jumlah angka (digit) dalam kode tidak sama. Rekening dengan kode 1 sampai 9 memiliki 1 angka dalam kode rekeningnya, sedangkan rekening dengan kode 10 sampai dengan 99 memiliki 2 angka , sedangkan rekening dan kode 100 sampai 999 memiliki 3 angka dalam kode rekeningnya,dan seterusnya.c. Perluasan klasifikasi pada suatu rekening akan mengakibatkan perubahan kode semua rekening yang kodenya lebih besar dari kode rekening yang mengalami perluasan. Sebagai contoh, jika rekening 21 Beban yang ditangguhkan dalam daftar rekening diatas dirinci lebih lanjut menjadi 3 rekening : 21 Beban organisasi,22 Rugi Trial-Run,dan 23 Beban Promosi, maka rekening-rekening yang sebelumnya berkode diatas rekening yang dipecah tersebut (kode 22 dan selanjutnya) semuanya akan mengalami perubahan kode.

Kode Angka Blok. Dalam metode pemberian kode ini, rekening buku besar dikelompokkan menjadi beberapa golongan dan setiap golongan disediakan satu blok angka yang berurutan untuk memberi kodenya. Penggunaan Kode Angka Blok ini dapat mengatasi kelemahan Kode Angka urut, yang jika terjadi perluasan klasifikasi pada suatu rekening mengakibatkan perubahan kode semua rekening yang kodenya lebih besar dari kode rekening yang mengalami perluasan.Untuk menghadapi kemungkinan perluasaan rekening, dalam setiap blok angka disediakan angka cadangan perluasan,sehingga perluasaan kode rekening hanya akan mempengaruhi pemberian kode rekening dalam blok yang bersangkutan.Contoh Kode Angka Blok adalah sebagai berikut : rekening buku besar digolongkan menjadi golongan dan setiap golongan disediakan satu blok angka yang berurutan sebagai berikut :

1-24 25-39 40-69 70-79 80-99100-124 125-129 130-139140-169 170-199 200-299 300-349 350-399400-449450-499500 Aktiva Lancar Investasi Jangka Panjang Aktiva Tetap BerwujudAktiva Tidak Berwujud Aktiva Lain-lainUtang Lancar Utang Jangka Panjang ModalPendapatan Penjualan Harga Pokok PenjualanBiaya Produksi Biaya Administrasi dan Umum Biaya PemasaranPenghasil Di Luar Usaha Biaya Di Luar UsahaRugi Laba

Rincian susunan dan kode rekening dengan menggunakan Kode Angka Blok adalah sebagai berikut :1 - 24 1 2 3 4 1011 12

2024 Aktiva Lancar Kas dan Bank Investasi Sementara Piutang Cadangan Kerugian Piutang Persediaan Produk Jadi Persediaan Produk dalam Proses Persediaan Bahan Baku dan Bahan Penolong Persekot BiayaAktiva Lancar Lain

25 - 392526 27

40 - 69404142434445464748Investasi Jangka PanjangInvestasi Jangka Panjang SahamInvestasi Jangka Panjang ObligasiInvestasi Jangka Panjang Deposito Berjangka

Aktiva Tetap BerwujudTanahGedungAkumulasi Depresiasi GedungMesinAkumulasi Depresiasi MesinMebelAkumulasi Depresiasi MebelAktiva Tetap LainAkumulasi Depresiasi Aktiva Tetap Lain

70 - 72 79707173

80 - 998081

100-124100101102103110124

125 - 139125126127

130 - 139130131

140 - 169140141

170 - 199170171

200 - 299200230270271

300 - 349300

350 - 399350

400 - 449400401402403

450 - 499450451452

500

Aktiva Tidak BerwujudGoodwillBeban PendirianMerk dan Cap DagangPaten

Aktiva Lain-LainJaminan PLNJaminan Telkom

Utang LancarUtang DagangUtang PajakUtang Gaji dan UpahUtang BiayaPendapatan yang Diterima Di MukaUtang Lancar Lain-Lain

Utang Jangka PanjangUtang jangka panjang BankUtang jangka panjang ObligasiUtang jangka panjang-lembaga kredit lain

ModalModal SahamLaba Ditahan

Pendapatan Penjualan Pendapatan Penjualan Produk A Pendapatan Penjualan Produk B

Harga Pokok PenjualanHarga Pokok Penjualan Produk AHarga Pokok Penjualan Produk B

Biaya ProduksiBiaya Bahan BakuBiaya Tenaga KerjaBiaya Overhead Pabrik SesungguhnyaBiaya Overhead Pabrik yang dibebankan

Biaya Administrasi dan UmumBiaya Administrasi dan Umum

Biaya PemasaranBiaya Pemasaran

Penghasilan di Luar UsahaPendapatan BungaPendapatan DividenLaba Penjualan Surat BerhargaLaba Penjualan Aktiva Tetap

Biaya di Luar UsahaBiaya berbungaRugi Penjualan surat berhargaAktiva tetap

Rugi-Laba

Pemberian kode dengan Kode Angka Blok ini memiliki karakteristik sebagai berikut :a. Rekening diberi kode dengan blok angka yang berurutan, dari angka kecil ke angka besar.b. Jumlah angka (digit) dalam kode tidak sama. Rekening berkode angka dalam blok sampai dengan 9 memiliki 1 angka dalam kodenya. Dalam blok 10 sampai dengan 99 memiliki 2 angka dalam kodenya, dan yang dalam blok 100 sampai dengan 999 memiliki 3 angka dalam kodenya, dan seterusnya.c. Perusahaan klasifikasi pada suatu rekening ditampung dengan menyediakan angka cadangan dalam setiap blok yang diperkirakan akan mengalami perluasan klasifikasi. Sebagai contoh, untuk klasifikasi rekening Utang Jangka Panjang disediakan angka 125 sampai dengan 129, karena diperkirakan jumlah rekening yang termasuk dalam klasifikasi ini tidak akan lebih dari 5 rekening, Untuk sementara baru 3 angka yang dipakai untuk memberi kode , yaitu angka 125,126, dan 127 Angka 128 dan 129 disediakan untuk menampung perluasan klasifikasi utang jangka panjang, yang diperkirakan oleh analisis sistemnya tidak lebih dari 2 rekening tambahan. Jika misalnya analisis sistem memperkirakan kemungkinan tambahan rekening akibat perluasan klasifikasi utang jangka panjang berjumlah 10 rekening, maka blok angka yang disediakan untuk klasifikasi utang jangka panjang adalah 125 sampai dengan 139, bukan hanya 125 sampai dengan 129. Berikut ini dicantumkan kembali blok angka yang disediakan untuk memberi kode klasifikasi utang jangka panjang untuk memudahkan pembaca mengikuti uraian di atas.

125-129 Utang Jangka Panjang125 Utang Jangka Panjang Bank126 Utang Jangka Panjang Obligasi127 Utang Jangka Panjang Lembaga Kredit Lain

Kode Angka Kelompok. Kode Angka Kelompok terbentuk dari dua atau lebih subcodes yang dikombinasikan menjadi satu kode. Kode Angka Kelompok ini mempunyai Karakteristik sebagai berikut :1. Rekening diberi Kode angka atau kombinasi angka dan huruf2. Jumlah angka dan /atau huruf dalam kode mempunyai arti tertentu3. Posisi angka dan /atau huruf dalam kode mempunyai arti tertentu4. Perluasan Klasifikasi dilakukan dengan memberi cadangan angka dan / atau huruf ke kanan.

Sebagai contoh adalah pemakaian Kode Angka Kelompok untuk memberi kode rekening biaya guna menghasilkan informasi biaya yang menggambarkan :xx Daerah Istimewa Yogyakartaxxx Kode unik (unique code) mobilxx Daerah Tingkat II di bawah Daerah Tingkat I atau KarasidenJadi kode mobil AB7964CE menyampaikan makna sebagai berikut :AB Daerah Istimewa yogyakarta7964 Kode unik untuk mobil tertentuCE Kabupaten Sleman

Kode Angka Kelompok dapat pula digunakan untuk menunjukkan hirarkhi data. Sebagai contoh adalah pemakaian Kode Angka Kelompok untuk memberi kode rekening biaya guna menghasilkan informasi biaya yang menggambarkan :a. Hubungan biaya dengan pusat pertanggungjawaban dalam perusahaan , yang dibagi menurut hirarkhi berikut ini :DireksiDepartemenBagianb. Jenis BiayaBerdasarkan data tersebut di atas dapat ditentukan bahwa jumlah angka dalam kode adalah 5, dengan rincian 3 angka pertama untuk menunjukkan hubungan biaya dengan struktur organisasi (ada 3 jenjang organisasi), dan 2 angka sisanya untuk menunjukkan jenis biaya (karena jumlah jenis biaya diperkirakan tidak akan lebih dari 100, sehingga hanya diperlukan 2 angka saja). Dengan demikian arti posisi angka dalam kode rekening biaya tampak pada Gambar 5.8 berikut ini.

Dari Gambar 5.8 tersebut angka pada posisi ke -1 sampai dengan ke-3 dalam kode mempunyai makna pusat pertanggungjawaban , yang dirinci lebih lanjut sebagai berikut:Posisi ke 1 : Jenjang DireksiPosisi ke 2 : Jenjang DepartemenPosisi ke 3 : Jenjang Bagian

Rincian kode pusat pertanggungjawaban lebih lanjut dapat dilihat pada Gambar 5.9. Dari Gambar 5.9 tersebut dapat diambil contoh makna kode 213 Bagian penyelesaian sebagai berikut :a. Posisi angka ke 1 menunjukkan bahwa Bagian Penyelesaian di bawah Direktur Produksi yang mempunyai kode 200b. Posisi angka ke 2 menunjukkan bahwa bagian penyelesaian di bawah Departemen Produksi yang mempunyai kode 21c. Posisi angka ke 3 menunjukkan kode bagian , yaitu Bagian Penyelesaian itu sendiri Oleh karena itu, posisi angka ke-3 ini merupakan kode unik (uniqe code) bagi Bagian Penyelesaian.Dengan demikian jika orang menjumpai kode 213, orang tersebut akan menafsirkan bahwa Bagian Produksi dan di bawah Direktur Produksi.Begitu pula setiap kode yang posisi angka ke 1 nya berkode 3 berarti berada di bawah Direktur Keuangan. Cara pemberian kode semacam ini akan memudahkan identifikasi terjadinya biaya dengan manajer yang bertanggungjawab terhadap terjadinya.

Posisi angka ke 4 dan ke 5 menunjukkan jenis biaya . Seperti telah dikemukakan diatas, untuk jenis biaya disediakan 2 posisi angka karena diperkirakan jenis biaya tidak akan lebih dari 100 jumlahnya. Jika misalnya diperkirakan jenis biaya akan berjumlah 100 atau lebih , maka untuk jenis biaya akan disediakan 3 angka yang menempati posisi ke 4 sampai dengan ke 6. Rincian jenis biaya beserta kodenya adalah sebagai berikut :0102 03 04 05 06 0708Biaya bahan baku Biaya bahan penolong Biaya bahan bakarBiaya suku cadang Biaya upahBiaya kesejahteraan karyawan Biaya asuransi tenaga kerja Biaya reparasi dan pemeliharaan aktiva tetap

09 10 11 12 1314 30 Biaya depresiasi aktiva tetap Biaya asuransi aktiva tetap Biaya akuntan dan konsultan Biaya iklanBiaya pembungkus Biaya telepon dan telegrafBiaya lain-lain

01

Berdasarkan kode tersebut di atas, biaya asuransi tenaga kerja yang dikeluarkan oleh Bagian Pulp diberi kode 21107 dengan kerangka kode seperti terlihat pada Gambar 5.10.Biaya bahan bakar yang dikonsumsi oleh Bagian Listrik dan Air dicatat dalam rekening yang berkode 22203.

Kode Angka Desimal. Desimal berarti persepuluhan. Kode Angka Desimal memberi kode angka terhadap klasifikasi yang membagi kelompok menjadi maksimum 10 sub kelompok dan membagi subkelompo menjadi maksimum 10 golongan yang lebih kecil dari subkelompok tersebut. Sebagai contoh adalah sebagai berikut :11.11.21.31.9PersediaanPersediaan Suku CadangPersediaan Bahan PenolongPersediaan Bahan BakuPersediaan Lain-Lain

I.

Persediaan Bahan Baku dibagi menjadi maksimum 10 golongan :1.3.11.3.21.3.31.3.41.3.9Bagian Baku KayuBahan Baku Ampas TebuBahan Baku JeramiBahan Baku BambuBahan Baku Lain-lain

Persediaan Bahan kayu dibagi menjadi maksimum 10 golongan :1.3.1.11.3.1.21.3.1.31.3.1.41.3.1.51.3.1.61.3.1.9Bahan baku Serat Panjang Ex JepangBahan baku Serat Panjang Ex USABahan baku Serat Panjang Ex BrasiliaBahan baku Serat Pendek Ex JepangBahan baku Serat Pendek Ex USABahan baku Serat Pendek Ex BrasiliaBahan baku Serat Kayu lain-lain

Pemberian kode dengan Kode Angka Desimal ini memiliki karakteristik sebagai berikut :a. Rekening diberi dengan angka yang berurutan, dari angka kecil ke angka besar.b. Jumlah angka (digit) dalam kode tidak sama. Klasifikasi besar memiliki jumlah angka yang lebih sedikit bila dibandingkan dengan klasifikasi rinciannya.c. Perluasan klasifikasi pada suatu rekening dilakukan dengan maksimum pemecahan tidak lebih dari 10. Pemberian kode perluasannya dilakukan dengan menambahkan 1 angka di sebelah kanannya.Kode Angka urut Didahului dengan Huruf. Metode ini menggunakan kode berupa kombinasi angka dan Huruf. Setiap rekening diberi kode angka yang di mukanya dicantumkan huruf singkatan kelompok rekening tersebut.

Misalnya :AL 101ATL 112MO 245

AL merupakan singkatan dari aktiva lancar, ATL singkatan aktiva tidak lancar , dan MO singkatan dari modal.

Hal yang Perlu Dipertimbangkan dalam Merancang Kode RekeningDalam merancang kerangka kode rekening, berbagai pertimbangan berikut ini perlu diperhitungkan :1. Rerangka kode harus sesuai logis memenuhi kebutuhan pemakai dan metode pengolahan data yang digunakan. Kode sembarang , seperti SSR untuk menunjukkan Sempati Air dalam kode penerbangan, membingungkan para penumpang pesawat.2. Setiap kode harus mewakili secara unik unsur yang diberi kode. Kode untuk rekening piutang kepada Risa Rimendi harus hanya menunjukkan rekening debitur tersebut, bukan debitur yang lain.3. Desain kode harus mudah disesuaikan dengan tuntutan perubahan. Jika struktur kode harus diubah setiap kali menghadapi tuntutan perubahan, hal ini akan memerlukan biaya perubahan dan membingungkan pemakai.

E. BUKU PEMBANTU (SUBSIDIARY LEDGERS)Buku pembantu adalah suatu kelompok rekening yang merupakan rincian rekening tertentu dalam buku besar (general ledger), yang dibentuk untuk memudahkan dan mempercepat penyusunan laporan dan neraca percobaan. Seperti telah disebutkan dalam Bab 1, rekening buku besar yang dirinci informasinya dalam buku pembantu disebut rekening control (controlling account), Sedangkan rekening-rekening rincian yang terdapat dalam buku pembantu disebut rekening pembantu (subsidiary account).Umumnya perusahaan manufaktur menyelenggarakan berbagai buku pembantu berikut ini :a. Buku pembantu persediaanb. Buku Pembantu piutangc. Buku pembantu utangd. Buku pembantu harga pokok produke. Buku pembantu biayaf. Buku pembantu aktiva tetap

Berikut ini diuraikan secara rinci masing-masing buku pembantu tersebut.Buku Pembantu Persediaan. Buku pembantu ini terdiri dari kartu persediaan yang berisi informasi baik mengenai kuantitas maupun harga pokok berbagai persediaan. Kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat mutasi persediaan dan saldo tiap jenis persediaan, baik kuantitas maupun harga pokoknya. Biasanya kartu persediaan ini disediakan oleh Bagian Akuntansi Biaya Contoh formulir kartu persediaan tampak pada Gambar 5.11

Buku Pembantu Piutang. Buku pembantu ini terdiri dari kartu piutang yang disusun menurut nama debitur perusahaan. Kartu piutang ini digunakan untuk mencatat mutasi dan saldo piutang kepada tiap debitur serta digunakan sebagai sumber informasi untuk pembuatan pernyataan piutang (account receivable statement) yang dikirimkan kepada tiap debitur secara periodic. Buku pembantu ini merupakan rincian rekening piutang dagang yang diselenggarakan dalam buku besar.Bentuk formulir kartu piutang dapat menggunakan Rekening Biasa (Gambar 5.2) Rekening dengan kolom saldo di Tengah (Gambar 5.3) Atau Rekening dengan Kolom Saldo (Gambar 5.4 dan 5.5).

Buku Pembantu Utang. Buku pembantu ini terdiri dari kartu utang yang disusun menurut nama debitur perusahaan. Kartu utang ini digunakan untuk mencatat mutasi dan saldo utang kepada tiap debitur serta digunakan sebagai sumber informasi untuk rekonsiliasi dengan pernyataan piutang (account receivable statement) yang terdiri dari kreditur secara periodik.

Buku pembantu ini merupakan rincian rekening utang dagang yang diselenggarakan dalam buku besar. Seperti halnya dengan piutang bentuk formulir kartu utang dapat menggunakan Rekening Biasa (Gambar 5.2). Rekening dengan kolom Saldo Di Tengah (Gambar 5.3) atau Rekening dengan kolom saldo (Gambar 5.4 dan 5.5).

Buku Pembantu Harga Pokok Produk. Buku pembantu ini terdiri kartu harga pokok produk yang digunakan untuk mencatat harga pokok pesanan yang diproduksi perusahaan. Buku pembantu ini digunakan dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan, dan merupakan rincian rekening Barang Dalam Proses yang diselenggarakan dalam buku besar Contoh kartu harga pokok tampak pada Gambar 5.12Buku Pembantu Biaya. Buku pembantu ini terdiri dari kartu biaya yang digunakan untuk mencatat biaya yang tidak bersangkutan dengan pesanan tertentu (biaya overhead) pabrik sesungguhnya, biaya administrasi dan umum dan biaya pemasaran kartu biaya umumnya menggunakan formulir rekening dengan kolom saldo (Gambar 5.4 dan 5.5)

Buku Pembantu Aktiva Tetap. Buku pembantu ini terdiri kartu aktiva tetap yang digunakan untuk mencatat semua informasi mengenai aktiva tetap, seperti tanggal perolehan jenis aktiva tetap ,spesifikasi, lokasi,depresiasi, dan pengeluaran modal. Buku pembantu ini merupakan rincian rekening aktiva tetap yang diselenggarakan dalam buku besar. Contoh kartu aktiva tetap tampak pada Gambar 5.13Pada Gambar 5.14 disajikan contoh buku pembantu, nama rekening kontrol, dan nama jurnal yang menjadi sumber informasinya.

F. POSTING KE DALAM REKENING BUKU BESAR DAN BUKU PEMBANTUSeperti telah dikemukakan pada awal bab ini, posting adalah proses sortasi dan pemindahan data ke dalam rekening buku besar dan buku pembantu. Posting ke dalam buku besar dan buku pembantu dapat dilakukan dengan salah satu di antara 4 Metode berikut ini :1. posting jurnal ke dalam rekening buku besar dengan tulisan tangan dan posting dokumen sumber ke dalam rekening buku pembantu dengan cara yang sama.2. posting dokumen sumber ke dalam rekening buku pembantu yang menghasilkan jurnal sebagai tembusan posting ke dalam rekening tersebut.3. Posting kedalam buku pembantu sebagai akibat dari pengisian dokumen sumber yang sekaligus menghasilkan jurnal sebagai tembusan pengisian bukti tersebut.4. Pembukuan tanpa buku pembantu (ledgerless bookkeeping)

Posting Jurnal ke dalam Rekening Buku Besar dengan Tulisan Tangan dan posting Dokumen Sumber ke dalam Rekening buku Pembantu dengan cara yang sama dalam metode posting ini, data yang sudah terkumpul dalam jurnal di posting ke dalam buku besar dengan tulis tangan. Posting ke dalam rekening buku pembantu dapat bersumber dari data yang telah dicatat dalam jurnal atau langsung dari dokumen sumber.Untuk dapat men-posting jurnal ke dalam rekening yang bersangkutan dalam buku besar, dilakukan pembuatan rekapitulasi jurnal lebih dahulu. Untuk menjamin ketelitian posting, secara periodik dibuat neraca percobaan (trial balance) yang berisi jumlah pendebitan dan pengkreditan tiap rekening buku pembantu. Neraca percobaan ini direkonsiliasi dengan pendebitan dan pengkreditan rekening kontrol yang bersangkutan dalam buku besar . Di samping itu, dari rekening-rekening buku besar secara periodik dibuat neraca percobaan untuk mengecek apakah jumlah pendebitan dan jumlah pengkreditan rekening-rekening buku besar seimbang. Lihat bagan alir metode posting ini pada Gambar 5.15

Posting Dokumen Sumber ke dalam Rekening Buku Pembantu yang menghasilkan jurnal sebagai tembusan posting ke dalam rekening tersebut. Dalam metode posting ini, dokumen sumber di posting ke dalam buku pembantu dengan tulis tangan atau dengan mesin pembukuan , yang tembusan posting-nya menghasilkan jurnal. Posting ke dalam rekening buku besar bersumber dari jurnal yang merupakan tembusan hasil posting tersebut. Jika digunakan mesin pembukuan, ketelitian posting dapat diuji dengan melakukan pembuktian ketelitian posting langsung (direct prof) dengan menggunakan mesin pembukuan atau dengan melaksanakan pembuktian ketelitian posting tidak langsung yang digunakan secara periodik dibuat neraca percobaan berisi jumlah pendebitan dan pengkreditan tiap rekening buku pembantu. Neraca percobaan ini direkonsiliasi dengan pendebitan dan pengkreditan rekening kontrol yang bersangkutan dalam buku besar . Di samping itu dari rekening-rekening buku besar secara periodik dibuat neraca percobaan untuk mengecek apakah jumlah pendebitan dan jumlah pengkreditan rekening-rekening buku besar seimbang lihat bagan alir metode posting ini pada Gambar 5.16.

Posting ke dalam Buku Pembantu sebagai Akibat dari Pengisian dokumen sumber yang sekalius menghasilkan jurnal sebagai tembusan pengisian bukti tersebut. Dalam metode posting ini, pembuatan dokumen sumber, posting ke dalam buku pembantu, dan pencatatan jurnal dilakukan dalam sekali tulis (biasanya dengan mesin pembukuan). Data yang dicatat dalam buku pembantu, dan jurnal merupakan tembusan hasil pengisian data diatas dokumen sumber. Posting ke dalam rekening buku besar bersumber dari jurnal , Jika pembuktian ketelitian posting tidak langsung yang digunakan , secara periodik dibuat neraca percobaan untuk mengecek apakah jumlah pendebitan dan jumlah pengkreditan rekening-rekening buku besar seimbang. Lihat bagan alir metode posting ini pada Gambar 5.17Pembukuan tanpa Buku Pembantu (Ledgerless Bookkeeping). Dalam metode posting ini, tidak digunakan buku pembantu dalam pembukuan. Fungsi buku pembantu digantikan dengan arsip dokumen sumber . Dokumen sumber dicatat dalam jurnal dengan tulis tangan, dan secara periodik informasi dalam jurnal di-posting ke dalam rekening yang bersangkutan dalam buku besar dengan tulis tangan. Setelah dokumen sumber dicatat dalam jurnal, kemudian diarsipkan sementara menurut abjad atau susunan yang lain. Arsip dokumen sumber inilah yang berfungsi sebagai buku pembantu. Lihat bagan alir metode pembukuan tanpa buku pembantu itu pada Gambar 5.18

G. CARA PENANGANAN DOKUMEN SUMBER

Dokumen sumber seringkali dengan istilah media dapat digolongkan menjadi dua : media tunggal (single document atau single media) dan media campuran (mixed document atau mixed media ). Media tunggal adalah dokumen sumber yang hanya berisi satu rekening yang didebit atau satu rekening yang di kredit. Media campuran adalah dokumen sumber yang berisi lebih dari satu rekening yang dikredit atau lebih dari satu rekening yang didebit.

Seperti telah disebutkan di atas, dokumen sumber merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam data terjadinya transaksi keuangan, yang merupakan dasar untuk melakukan pencatatan ke dalam jurnal dan rekening pembantu. Pencatatan dokumen sumber ke dalam jurnal, baik yang berupa media tunggal media yang bersangkutan.Namun pencatatan data yang direkam pada media campuran ke dalam rekening pembantu memerlukan 5 tahap berikut ini :

Tahap ke 1 : Mengambil media yang akan dicatat ke dalam rekeningpembantuTahap ke 2 : Mencari kartu rekening yang akan di debit atau di kredit yang di simpan dalam arsip berdasarkan data yang tercantum dalam media.Tahap ke 3 : Mengambil dari arsip kartu rekening yang dipilih dalam tahap ke 2 dan meletakkannya diatas meja (atau jika posting ke dalam rekening dilakukan dengan mesin pembukuan, dipasang pada mesin tersebut).Tahap ke 4 : Mencatat data yang tercantum dalam media ke dalam kartu rekening yang diambil dari arsip pada tahap ke 3Tahap ke 5 : Mengembalikan kartu rekening ke tempatnya semula dalam arsip untuk memudahkan pencariannya kembali dan posting berikutnya.

Karena setiap kali posting Bagian Akuntansi harus melalui 5 tahap seperti tersebut di atas, maka umumnya media di posting ke dalam rekening pembantu secara kelompok, (batch) dan kelompok media tersebut di posting ke dalam rekening pembantu dalam satu kali periode posting.

1. Penanganan Media TunggalPosting media tunggal ke dalam rekening pembantu tidak menimbulkan masalah . Sebagai contoh media tunggal adalah faktur penjualan kredit yang merupakan dokumen sumber dalam pencatatan piutang ke dalam rekening pembantu piutang. Faktur penjualan kredit dibuat untuk setiap pembeli ,sehingga setiap faktur hanya berisi satu pendebitan ke dalam rekening pembantu piutang debitur yang namanya tercantum dalam faktur.Oleh karena itu faktur penjualan kredit merupakan contoh media tunggal yang berisi satu pendebitan kedalam rekening pembantu piutang debitur yang bersangkutan. Jika Bagian Akuntansi menerima satu batch faktur penjualan kredit dari bagian penagihan, oleh bagian akuntansi media tunggal tersebut disortasi menurut nama debitur. Berdasarkan faktur penjualan yang telah disortasi menurut nama debitur tersebut, bagian akuntansi kemudian mengambil kartu piutang yang bersangkutan, meletakkannya di atas meja (atau di mesin pembukuan). Data yang tercantum dalam media yang telah disortasi tersebut kemudian di posting ke dalam rekening yang bersangkutan . Langkah terakhir adalah Bagian Akuntansi mengembalikan kartu piutang yang telah diisi data dari media ke dalam arsip menurut nama debitur . Gambar prosedur posting ke dalam rekening pembantu tampak pada Gambar 5.15

2. Penganan Media CampuranPosting media campuran ke dalam rekening pembantu dilakukan dengan salah satu dari metode ini :1. Random posting2. Exhaust posting sekaligusRandom posting.Dalam metode posting ini . media campuran diposting kedalam rekening sesuai dengan urutannya pada saat diterima oleh petugas posting. Petugas posting mengambil media pertama dari tumpukan media yang diterima, mem-posting setiap debit atau setiap kredit ke dalam rekening yang bersangkutan, kemudian setelah selesai mengambil media urutan berikutnya dan mem-posting seperti yang dilakukan pada media pertama tersebut. Begitu seterusnya sampai semua media diposting ke dalam rekening yang bersangkutan. Karakteristik random posting adalah:1. Setiap media hanya diambil sekali untuk di-posting ke dalam rekening2. Rekening dapat diambil lebih dari satu kali selama periode postingExhaust Posting. Dalam metode posting ini, media dikelompokkan dan dikelompokkan kembali menurut rekening yang akan didebit ataudikredit. Rekening hanya diisi sekalidengan semua debit atau kredit selama posting semua media. Karakteristik exhaust posting adalah sebagai berikut :1. Setiap rekening hanya diambil sekali untuk diisi posting dari media2. Media dapat diambil lebih dari satu kali untuk di-posting ke dalam rekening selama periode posting.

...................................................................................................................