Upload
dinhnhu
View
245
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
BUKU PANDUAN LATIHAN
SISTEM MAKLUMAT PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
(HUMAN RESOURCE MANGEMENT INFORMATION SYSTEM)
MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN (PELAKSANAAN WAJIB HAD UMUR)
JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA JUN 2009
_____________________________________________________________
2
_____________________________________________________________
3
PENETAPAN PERANAN BAGI MODUL PENGURUSAN PENAMATAN
PERKHIDMATAN BAGI KES PERSARAAN WAJIB HAD UMUR TUGASAN: Setiap agensi perlu menetapkan peranan bagi pemilik kompetensi di agensi masing-masing mengikut templet yang disediakan (Profil Pengguna / User Profile (Agensi/Agency))
BIL
PERANAN KOD PERANAN RINGKASAN TANGGUNG
JAWAB NAMA & KAD
PENGENALAN
1. Pemilik Kompetensi (CO)
Tidak perlu disetkan (default)
Pentadbir Sekuriti Level 1/2
2.
Pemberitahu Penamatan Perkhidmatan (Separation Requestor)
[10] 270]
Melakukan pemberitahuan Penamatan Perkhidmatan
Pentadbir Sekuriti Level 1/2
3.
Pentadbir Penamatan Perkhidmatan (Separation Administrator)
[10] [104]
Mengemaskini maklumat CO dan menyediakan surat akuan
Pentadbir Sekuriti Level 1/2
4.
Pengesah Penamatan Perkhidmatan (Separation Endorser)
[10] [329]
Mengesahkan maklumat CO yang menamatkan perkhidmatan
Pentadbir Sekuriti Level 1/2
5.
Penyelia (Line Manager)
[10] [106]
Mengesahkan sumber logistik CO dan merekod dan papar nota serah tugas
Pentadbir Sekuriti Level 1/2
6.
Penemuduga (Exit Interviewer)
[10] [107]
Merekodkan maklumat dan penjadualan temu duga penamatan perkhidmatan
Pentadbir Sekuriti Level 1/2
7.
Pentadbir Aliran Kerja(Penamatan Perkhidmatan)
[12] [1202] [113]
Set aliran kerja bagi modul Penamatan Perkhidmatan
Pentadbir Sekuriti Level 1/2
ALIRAN KERJA PENAMATAN PERKHIDMATAN
PERSARAAN WAJIB HAD UMUR
SEP ENDOSER REM SPECIALIST
SP- 304 SEP ADMIN
SP- 312
SP- 310
SP- 301 SP- 308
LINE MANAGER
SEP ADMIN
_____________________________________________________________
4
_____________________________________________________________
5
PELAKSANAAN MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN
PENETAPAN ALIRAN KERJA BAGI MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN PERSARAAN PAKSA (WAJIB HAD UMUR)
TUGASAN : Setiap agensi perlu menetapkan aliran kerja bagi penghantaran sesuatu proses transaksi di agensi masing-masing dan tandakan (√) bagi setiap langkah yang telah lengkap.
KOD
ALIRAN KERJA
TAJUK ALIRAN KERJA
PENGHANTAR
PENERIMA
TANDAKAN
(√ ) PERANAN PERANAN
SP-301 Persaraan Paksa: Aplikasi Penamatan Perkhidmatan Paksa Untuk Pengesahan
Separation
Administrator
Separation Endorser
SP-304
Persaraan Paksa: Permohonan Untuk Penjadualan Temuduga Keluar Penamatan Perkhidmatan
Separation Endorser
Separation
Administrator
SP-308 Persaraan Paksa: Pemberitahuan Penamatan Perkhidmatan – Persaraan Paksa
Separation Endorser
REM
Specialist
_____________________________________________________________
6
PELAKSANAAN MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN
PENETAPAN ALIRAN KERJA BAGI MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN PELAKSANAAN (EXECUTE)
TUGASAN : Setiap agensi perlu menetapkan aliran kerja bagi penghantaran sesuatu proses transaksi di agensi masing-masing dan tandakan (√) bagi setiap langkah yang telah lengkap.
SP-310
PersPemberitahuan untuk penyediaan surat akuan
araan Paksa:
Separation Endorser
Separation
A dministrator
SP-312 (melalui Pemilik Rekod)
Persaraan Paksa: Pemberitahuan mendapatkan keperluan logistik daripada Pemilik Kompetensi sebelum tarikh penamatan perkhidmatan
Separation Endorser
Line Manager
KOD
ALIRAN KERJA
TAJUK ALIRAN KERJA
PENGHANTAR
PENERIMA
TANDAKAN
(√ ) PERANAN PERANAN
Am: Penghantaran Notis Penyerahan Tugas yang dilengkapkan oleh Pemilik Kompetensi
SP-024 Penghantar: BU Penerima: AP
CO/Separation Administrator
Line Manager
SP-314
Am: Pemberitahuan Maklumat Persaraan Telah Disahkan Penghantar: BU Penerima: AP
Separation Endorser
Separation
Administrator
SP-315
_____________________________________________________________
7
Am: Pemberitahuan Maklumat Persaraan Telah Dikemaskini (Melalui Pemilik Rekod) Penghantar: BU Penerima: AP
CO/Separation Administrator
Separation Endorser
ALIRAN PROSES PERSARAAN WAJIB HAD UMUR
CO 3.4
Mengemaskini Maklumat Persaraan
Sep Endorser3.5
Pengesahan Maklumat Persaraan
A
Status?
Tidak Lengkap
Sep Admin 3.7
Notis ke Pencen
Lengkap
Line Manager 3.9
Pengesahan Sumber Logistik
Line Manager 3.11
Merekod dan Papar nota serah tugas
CO 3.10
Hantar Nota Serah Tugas / Hantar
Semula Nota Serah Tugas
Sep Admin 3.13
Menyediakan Surat Akuan
Tamat
3.8Power
Sep Admin 3.6
Notis ke LHDN dan Perumahan
Sep Admin3.12
Paparan Maklumat nota serah tugas dan
Logistik
Sep Admin 3.1
Melakukan Penapisan Penamatan
Perkhidmatan
Sep Admin 3.2
Pemberitahuan Penamatan
Perkhidmatan
Sep Endorser 3.3
Pengesahan
Mula
A
_____________________________________________________________
8
Tamat
Exit Interviewer 3.14
Merekodkan Maklumat dan Penjadualan Temuduga
Penamatan
CO 3.15
Papar Maklumat Temuduga
CO 3.16
Melengkapkan Borang Soal
Selidik
Borang Soal Selidik
Jenis Temuduga? A
Temuduga Bersemuka
_____________________________________________________________
9
_____________________________________________________________
10
MANUAL PENGGUNA MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN PERSARAAN PAKSA (WAJIB HAD UMUR)
_____________________________________________________________
11
AKTIVITI : MELAKUKAN PENAPISAN PENAMATAN PERKHIDMATAN PENGGUNA : PENTADBIR PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEP ADMIN) 1. Klik [ Penamatan Perkhidmatan ]
2. Klik menu [Penamatan Perkhidmatan Paksa] [Melakukan Penapisan
Untuk Penamatan Perkhidmatan] 3. Pengguna akan melihat skrin Melakukan Penapisan Untuk Penamatan
Perkhidmatan. Skrin Carian Berdasarkan Pemilik Kompetensi diperolehi secara default
_____________________________________________________________
12
4. Dari skrin ini pengguna boleh melakukan operasi-operasi berikut:
• Carian Berdasarkan Pemilik Kompetensi • Carian Berdasarkan Unit Organisasi • Paparan Senarai Pemilik Kompetensi Penamatan Perkhidmatan
5. Skrin carian berdasarkan Pemilik Kompetensi
_____________________________________________________________
13
6. Masukkan maklumat CO menggunakan carian senarai CO kemudian klik butang teruskan. Skrin dibawah akan dipaparkan.
< I/c No, > < Nama >
Klik pada butang cetak untuk mencetak
< Nama > < I/C No. >
Langkah 6 Langkah 7
< COID >
7. Klik butang keluar untuk keluar dari paparan. 8. Skrin Carian Berdasarkan Unit Organisasi
Langkah 9 Klik pada butang cari untuk mencari Unit Organisasi
9. Skrin Carian Unit Organisasi. Klik butang Teruskan atau masukkan
maklumat unit organisasi berkenaan dan klik pada hyperlink kod unit organisasi.
_____________________________________________________________
14
10. Masukkan maklumat tarikh, pilih jenis penamatan perkhidmatan dan klik
pada butang teruskan.
Langkah 11 11. Skrin senarai carian berdasarkan unit organisasi dipaparkan seperti dibawah.
< Nama > < I/C No. >
< Nama > < I/C No. >
< Nama > < I/C No. >
< Nama > < I/C No. >
< Nama > < I/C No. >
< Nama > < I/C No. >
Langkah 12 Langkah 13
12. Klik butang cetak untuk mencetak senarai bakal-bakal pesara. 13. Klik butang keluar untuk keluar dari paparan. 14. Skrin Paparan Senarai Pemilik Kompetensi Penamatan Perkhidmatan
_____________________________________________________________
15
Langkah 15
15. Klik pada butang cari untuk mencari unit organisasi. Masukkan maklumat unit organisasi yang hendak dicari atau klik butang teruskan dan klik pada hyperlink kod unit organisasi.
16. Skrin menunjukkan contoh maklumat yang dimasukkan.
_____________________________________________________________
16
17. Klik Jenis Persaraan yang hendak dipaparkan
Contoh: Persaraan Had Umur
18. Pengguna akan melihat Paparan Hierarki untuk Persaraan Had Umur seperti di bawah.
Langkah 17 Klik di sini untuk memaparkan maklumat persaraan
Langkah 19 Klik di sini untuk memaparkan maklumat persaraan
Unit Organisasi yang baru dimasukkan
19. Klik Jenis Persaraan Had Umur yang hendak dipaparkan Contoh: Dalam Proses
_____________________________________________________________
17
20. Pengguna akan melihat skrin Senarai Pemilik Kompetensi seperti dibawah.
Langkah 22 < Nama > Langkah 21 < I/C No.>
< I/C No.> < Nama >
< I/C No.> < Nama >
< I/C No.> < Nama >
< I/C No.> < Nama >
< I/C No.> < Nama >
21. Klik Cetak untuk mencetak maklumat berkenaan 22. Klik Keluar untuk keluar dari skrin
_____________________________________________________________
18
_____________________________________________________________
19
AKTIVITI : PEMBERITAHUAN PENAMATAN PERKHIDMATAN PENGGUNA: PENTADBIR PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEP ADMIN) 1. Klik [ Penamatan Perkhidmatan ]
_____________________________________________________________
20
2. Klik menu [Penamatan Perkhidmatan Paksa] [Pemberitahuan Penamatan
Perkhidmatan]
3. Dari menu Pemberitahuan Penamatan Perkhidmatan, pengguna akan
melihat skrin Permohonan Baru Penamatan Perkhidmatan seperti dibawah.
Langkah 4 Gunakan bar tatal untuk melihat sambungan skrin
4. Cari pemilik kompetensi (CO) yang akan dibersarakan dengan
menggunakan salah satu kateria carian. Senarai CO akan dipaparkan seperti dibawah. Klik pada hyperlink nombor kad pengenalan untuk memilih CO berkenaan.
< I/C No. > < Nama >
Klik hyperlink No. Kad Pengenalan
_____________________________________________________________
21
5. Maklumat CO dimasukkan ke dalam skrin seperti di bawah.
6. Masukkan maklumat notis penamatan perrkhidmatan paksa, jenis penamatan perkhidmatan. Tarikh penamatan perkhidmatan akan dimasukkan secara automatik oleh sistem tetapi CO boleh mengubah tarikh tersebut.
7. Masukkan maklumat jenis temu duga penamatan dan dokumen sokongan
menggunakan butang muat naik. Fungsi ini adalah optional.
_____________________________________________________________
22
8. Masukkan maklumat pemaklum. Makluman pemaklum dimasukkan secara automatik mengikut CO yang login tetapi maklumat pemaklum boleh diubah dengan menggunakan butang cari.
Langkah 8
< COID >
< Nama >
< I/C No. >
9. Klik butang simpan. Mesej gesaan seperti dibawah akan dipaparkan.
10. Klik Yes atau No. Jika klik Yes, mesej di bawah akan dipaparkan. Klik pada butang OK.
_____________________________________________________________
23
11. Klik butang hantar.
< COID >
< Nama >
< I/C No. >
12. Mesej gesaan di bawah akan dipaparkan.
13. Klik butang Yes, mesej di bawah akan dipaparkan dan klik butang OK.
14. Pengguna akan melihat Mesej Penghantaran seperti di bawah.
_____________________________________________________________
24
< Nama >
< Nama >
< Nama >
< Nama >
_____________________________________________________________
25
AKTIVITI : PENGESAHAN MAKLUMAT DAN PAPARAN SENARAI PERSARAAN PAKSA PENGGUNA: PENGESAH PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEP ENDORSER) 1. Klik [ Penamatan Perkhidmatan ]
_____________________________________________________________
26
2. Klik menu [Penamatan Perkhidmatan Paksa] [Pengesahan Maklumat dan
Paparan Senarai Persaraan Paksa]
3. Dari skrin Pengesahan Dan Paparan Senarai Penamatan Perkhidmatan Paksa, pengguna dapat melihat senarai Pengesahan Maklumat Penamatan Perkhidmatan Paksa.
< i/c No.>
< i/c No.>
< Nama >
< Nama >
Langkah 4
4. Klik hyperlink nombor kad pengenalan. Maklumat CO dipaparkan seperti di bawah.
< I/C No. >
< Nama >
_____________________________________________________________
27
Sambungan...
Langkah 6
Langkah 5
3. Isikan Status Perakuan: Pilih dari senarai drop-down. Contoh: Disahkan
4. Klik butang hantar. 7. Mesej seperti di bawah akan dipaparkan. Klik Yes untuk mengesahkan rekod Penamatan Perkhidmatan Paksa atau klik No untuk membatalkan operasi.
8. Jika memilih Yes, pengguna akan melihat Mesej Makluman seperti di bawah 9. Klik butang OK.
_____________________________________________________________
28
10. Pengguna akan melihat Mesej Penghantaran seperti di bawah.
< Nama >
< Nama >
< Nama >
< Nama >
11. Klik butang keluar.
_____________________________________________________________
29
_____________________________________________________________
30
AKTIVITI : MENGEMASKINI MAKLUMAT PERSARAAN PENGGUNA : PEMILIK KOMPETENSI (CO)
1. Klik menu [ Melaksanakan Penamatan Perkhidmatan ] [ Paparan Faedah-Faedah Penamatan Perkhidmatan ] [ Teruskan ]
_____________________________________________________________
31
3. Klik tab [ Kemaskini Maklumat Permohonan Persaraan ] 4. Kemaskini maklumat [ Alamat ] dan [ Akaun ]. Klik [ Hantar ]
_____________________________________________________________
32
_____________________________________________________________
33
AKTIVITI : PENGESAHAN MAKLUMAT PERSARAAN PENGGUNA: PENGESAH PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEP ENDORSER) 1. Klik menu [ Melaksanakan Penamatan Perkhidmatan ] [ Pengesahan
Maklumat Persaraan ] Klik [ No. KP Baru ] CO yang dikehendaki.
_____________________________________________________________
34
2. Pilih status [ Maklumat Persaraan Disahkan ] atau [ Maklumat Persaraan Tidak Disahkan ]. Klik [ Hantar ]
_____________________________________________________________
35
_____________________________________________________________
36
AKTIVITI : MENGHANTAR NOTIS KE LEMBAGA HASIL DALAM NEGERI DAN BAHAGIAN PINJAMAN PERUMAHAN PENGGUNA: PENTADBIR PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEP ADMIN) 1. Klik menu [ Melaksanakan Penamatan Perkhidmatan ] [ Maklumat
Persaraan ] [ Notis ke Lembaga Hasil Dalam Negeri ] Klik [ No. KP Baru ] CO yang dikehendaki.
_____________________________________________________________
37
2. Dari skrin [ Notis Makluman Melepaskan Ikatan ], klik [ Pinjaman Perumahan-Pemberitahuan Pesaraan Peminjam ] 3. Lengkapkan [ Borang Pinjaman Perumahan – Pemberitahuan Pesaraan
Peminjam ] [ Previu Cetak ] dan [ Cetak ] borang
_____________________________________________________________
38
4. Dari skrin [ Notis Makluman Melepaskan Ikatan ], klik [ Lembaga Hasil Dalam Negeri ]
5. Lengkapkan [ Borang Permohonan Sijil Penyelesaian Cukai Pendapatan ]
Klik [ Cetak ]
_____________________________________________________________
39
6. Dari skrin [ Notis Makluman Melepaskan Ikatan ], klik [ Penyelesaian Cukai Pendapatan ]
_____________________________________________________________
40
7. Lengkapkan [ Maklumat Penyelesaian Cukai Pendapatan ] dan klik [Hantar]
_____________________________________________________________
41
AKTIVITI : MENGHANTAR NOTIS KE BAHAGIAN PENCEN PENGGUNA : PENTADBIR PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEP ADMIN) 1. Klik menu [ Melaksanakan Penamatan Perkhidmatan ] [ Maklumat
Persaraan ] [ Notis ke Lembaga Hasil Dalam Negeri ] [Maklumat Persaraan] dan Klik [ No. KP Baru ] CO yang dikehendaki.
_____________________________________________________________
42
2. Klik [ Maklumat Persaraan Untuk Integrasi ] dan mencetak borang – borang yang diperlukan oleh Bahagian Pencen. Klik [ Hantar ]
Langkah 4
Langkah 1
Langkah 2
Langkah 3
_____________________________________________________________
43
3. Klik [ Cetak ] untuk menyimpan salinan maklumat. Maklumat ini akan dihantar melalui intergrasi dengan sistem POWER.
_____________________________________________________________
44
4. Lengkapkan Borang HRMIS [JPA.BP.HRMIS01] untuk dihantar secara
manual ke Bahagian Pencen menandakan maklumat CO berkenaan telah dihantar melalui integrasi HRMIS-POWER. Klik [ Cetak ]
5. Borang Pencen ini boleh dicetak dan dihantar secara manual kepada Bahagian Pencen. 6. Klik [Hantar]. Maklumat persaraan dihantar melalui integrasi HRMIS-
POWER.