Upload
others
View
49
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
FAKULTI EKONOMI DAN PENGURUSAN
UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA
BUKU PANDUAN PELAKSANAAN EKSA
1
ISI KANDUNGAN
BIL PERKARA MUKA SURAT
1.
PENGENALAN EKSA OLEH MAMPU
2
2.
EKSA DI FEP
2
3.
CARTA ORGANISASI EKSA
5
4.
PANDUAN AMALAN EKSA
6
5.
ANUGERAH DAN PENGHARGAAN
6
5.
INISIATIF AMALAN HIJAU
6
2
EKSA telah diperkenalkan mulai Januari 2014 sebagai inisiatif penjenamaan semula
amalan 5s Sektor Awam. Langkah penjemaan semula oleh MAMPU ini diperkenalkan
supaya seiring dengan perubahan dan kehendak semasa bagi meningkatkan prestasi
dan daya saing organisasi disamping menyemarakkan lagi budaya kreatif dan inovatif
dalam kalangan jabatan/agensi sektor awam.
EKSA bukan bertujuan untuk menggantikan konsep 5s yang diamalkan sebelum in,
sebaliknya menambahbaik elemen 5s tersebut. Amalan 5s ditambahbaik dengan
menambah lima (5) elemen baharu iaitu
PENGENALAN EKSA OLEH MAMPU
3
Amalan EKSA mula diterapkan di kalangan warga FEP bermula tahun 2017. Sejak
itu, EKSA dilaksanakan secara berperingkat sehingga ia dilancarkan secara rasmi
pada 19 Julai 2017 di Dewan Philip Kotler oleh mantan Dekan, Prof. Dr. Annuar Md
Nassir, Dekan FEP. Majlis pelancaran ini secara umumnya mendapat sambutan
warga akademik dan bukan akademik fakulti.
Pelaksanaan EKSA mendapat komitmen tinggi terutama di kalangan ahli
jawatankuasa dan staf bukan akademik FEP. Pada tahun 2017 juga, FEP telah
mendapat markah penuh iaitu 10/10 dalam Penilaian Amalan Kualiti Persekitaran
Tempat Kerja (Skop EKSA) seterusnya membantu melonjakkan penarafan
bintang FEP daripada 3 bintang (2016) kepada 4 bintang (2017) dalam Anugerah
Kualiti Persekitaran Tempat Kerja dan Anugerah Penarafan Bintang Pengurusan
Pentadbiran.
EKSA DI FEP
4
5
CARTA ORGANISASI EKSA
6
1. PEMBAHAGIAN ZON EKSA
a) Pembahagian Zon Tahun 2018
Zon EKSA di FEP dibahagikan seperti berikut:
ZON KETERANGAN RUANG
Satu (Pejabat)
a) Pejabat Timbalan Dekan (Akademik dan Pelajar)
Bilik TD
Bilik S/u
Bilik Pegawai
Ruang Pejabat
Pantri/ruang makan
Kaunter
Bilik Fail
b) Pejabat Timbalan Dekan (Pengajian Siswazah)
Bilik TD
Bilik S/u
Bilik Pegawai
Ruang Pejabat
Pantri/ruang makan
Tandas
Kaunter
Bilik Fail
c) Pejabat Timbalan Dekan (Penyelidikan dan JIM)
Bilik Dekan
Bilik TD
Bilik S/u
Bilik Pegawai
Ruang Pejabat
Pantri/ruang makan
Tandas
Bilik Fail
d) Pejabat Am Dekan Bilik Pegawai
Bilik S/u
Ruang Pejabat
Ruang Fail
Pantri/ruang makan
e) Unit Akreditasi
Bilik Ketua Unit
Bilik Pegawai
Ruang Pejabat
PANDUAN AMALAN EKSA
7
Pantri/ruang makan
Bilik Fail
f) Kompleks Ketua Jabatan Bilik KJ
Ruang Pejabat
Pantri/ruang makan
Bilik Fail
Dua Setor alat tulis
Stationary
Ruang setor
Tiga Bilik Kuliah dan Latihan
Empat Bilik Mesyuarat
Lima
Umum dan Persekitaran Surau
Parking
Persekitaran fakulti
Setiap zon dilantik seorang ketua bagi mengetuai aktiviti EKSA di zon
masing-masing dan melaporkannya dalam JK EKSA. Rujuk Carta
Organisasi (m/s 5) bagi setiap Ketua Zon.
Aktitivi EKSA dijalakan mengikut carta perbatuan/takwim yang disediakan
semasa Mesyuarat Pertama JK EKSA setiap tahun. Rujuk Lampiran 1
(takwim 2017) dan Lampiran 2 (takwim 2018).
Pelaksaan EKSA buat masa ini dibantu oleh seorang fasilitator UPM iaitu
Encik Mohd Sahrizan Mat Yatim daripada Bahagian Hal Ehwal Pelajar
(BHEP) melalui Lawatan Penanda Aras ke BHEP pada 16 Ogos 2018 dan
Kursus EKSA di FEP pada 24 April 2018.
8
b) Penstrukturan Semula Zon EKSA Tahun 2019
Melalui cadangan dan saranan penambahbaikan daripada Juruaudit EKSA
mengenai pembahagian zon EKSA di FEP pada penghujung tahun 2018, dilihat
bahawa pembahagian zon sedia ada tidak sistematik dan dilihat hanya
memberikan beban kepada sebahagian staf sahaja. Justeru, melalui lawatan
penilaian Juruaudit ke FEP pada 11 Oktober 2018, mereka mecadangkan agar
pembahagian zon dipecahkan mengikut blok dan diketui oleh pejabat yang
ditetapkan. Justeru pada tahun 2019, FEP telah membuat penstrukturan
semula zon EKSA di FEP seperti berikut:
ZON BLOK KAWASAN YG TERLIBAT PYB
1 Keseluruhan Blok A Termasuk setor teknikal, bilik pemandu, foyer Blok A, kelas, dan lain-lain kemudahan yang ada di Blok A termasuk laluan koridor.
Pejabat TDPS Ketua Zon = Pn Norhayati
2 Keseluruhan Blok B Termasuk surau lelaki dan perempuan, gimnasium, bilik alumni dan lain-lain kemudahan yang ada di Blok B termasuk laluan koridor.
Pejabat TDPJIM dan Pejabat Dekan Ketua Zon = Puan Dalina
3 Keseluruhan Blok C Termasuk kelas-kelas, BMF, foyer Blok C, lain-lain kemudahan yang ada di Blok C termasuk laluan koridor.
KKJ dan Unit Akreditasi Ketua Zon = Puan Ain
4 Keseluruhan Blok D dan E
Termasuk kelas, bilik komputer, bilik mesyuarat, kafe, setor teknikal dan setor alat tulis, surau, lain-lain kemudahan yang ada di Blok D dan E termasuk laluan koridor.
Pejabat TDAP dan Pejabat Am Ketua Zon = Encik Indra
5 Persekitaran fakulti
Di keseluruhan persekitaran fakulti
En Firdaus dan Puan Munirra Ketua Zon = Encik Firdaus
i. Pembahagian zon ini hanyalah bagi tujuan kegunaan EKSA
sahaja. Tidak menggangu fungsian utama seseorang staf yang
telah ditugaskan sebagai PYB di kawasan tersebut. Sebagai
9
contoh, PYB bagi semua bilik mesyuarat di FEP masih En Nurul
Ariff Mohd Noor, namun bagi tujuan perhiasan, keceriaan dan
penambahan elemen EKSA di kawasan tersebut, ia adalah
dibawah tanggungjawab pejabat di zon masing-masing.
ii. Setiap zon juga sentiasa berhubung antara satu sama lain bagi
mengekalkan keseragaman perhiasan.
iii. Setiap zon amat digalakkan untuk mencari inisiatif bagi
menggunakan barangan terpakai.
2. SISIH, SUSUN, SAPU, SERAGAM, SENTIASA AMAL
Aktiviti EKSA dimulai dengan melaksanakan elemen 5S iaitu Sisih, Susun, Sapu,
Seragam dan Sentiasa amal.
10
11
Keberkesanan amalan EKSA secara berperingkat di FEP dapat dilihat seperti berikut:
i. Keseragaman label di semua tempat, ruang dan pejabat:
ii. Sistem penyusunan lebih teratur, mesra pengguna dan sistematik
Label
Rak Borang-borang
Carta Pergerakan Pegawai
12
iii. Ruang kerja yang lebih kemas dan selesa
Bilik Pemandu
Bilik Pegawai
Papan Maklumat Pegawai
13
3. MEWUJUDKAN RUANG/SUDUT
Inisiatif EKSA diperluas dengan mewujudkan ruang/sudut kitar semula dan OSH.
Sudut OSH ditempatkan di Pejabat Am Dekan manakala sudut kitar semula
diwujudkan di setiap pejabat.
4. PEMANTAPAN AMALAN EKSA
Bagi menerapkan budaya EKSA seterusnya mempercambah idea dalam
mewujudkan inovasi dikalangan warga FEP, AJK EKSA telah membuat
lawatan penanda aras di Bahagian Hal Ehwal Pelajar UPM (BHEP UPM)
pada 16 Ogos 2017 dan Perpustakaan Sultan Abdul Samad (PSAS) pada
30 April 2019. Melalui lawatan ini, FEP telah didedahkan dengan pelbagai
maklumat mengenai EKSA.
Selain daripada lawatan penanda aras ke PTJ lain, FEP turut menerima
lawatan daripada PTJ lain bagi membuat sesi perkongsian mengenai
amalan EKSA di FEP.
14
Pada 24 April 2018, Unit Latihan FEP telah menganjurkan kursus EKSA
kepada semua staf yang terlibat secara langsung dalam membudayakan
EKSA di tempat kerja khususnya staf bukan akademik. Semasa kursus
ini, lawatan tapak ke setiap zon juga dijalankan dan sebarang penemuan
bagi tujuan penambahbaikan telah direkodkan.
Bagi memastikan FEP berada di landasan yang betul dalam
melaksanakan EKSA, FEP telah menjalankan beberapa siri audit kendiri
15
dan audit silang antara PTJ iaitu pada 6 Oktober 2017, 8 Disember 2017,
20 Ogos 2018 dan 28 Ogos 2018. Semasa audit ini, semua komen dan
cadangan penambahbaikan daripada juruaudit direkodkan dan
dilaksanakan secara berperingkat.
5. ANUGERAH DAN PENGHARGAAN
Bagi menghargai usaha komitmen warga FEP dalam melaksanakan amalan
EKSA, fakulti bercadang untuk mewujudkan beberapa bentuk anugerah.
Penilaian bagi tujuan ini telah dijalankan dua kali iaitu pada bulan Julai dan
Disember 2018 dan diberikan semasa Majlis Perhimpunan Bulanan Staf.
Pada tahun 2019, Program Pengiktirafan EKSA telah dijalankan pad 25 April
2019. Pemberian sijil kepada pemenang telah disampaikan oleh Dekan dan
Timbalan Pendaftar FEP. Kategori yang dipertandingkan dan senarai penerima
adalah seperti berikut:
BIL KATEGORI ANUGERAH PENERIMA
1. Ruang Kerja Terbaik Kategori Staf Pelaksana
Staf pelaksana : 1) Nurrul Naim Noordin 2) Muhammad Hafiz Mohd Husni 3) Norhayati Mohamed Yusof Setiausaha: 1) Nurulhana Mat Junan 2) Norsiti Nabila Roslan
2. Ruang Kerja Terbaik Kategori Pegawai Bukan Akademik
1) Pn Siti Nur Ain Rahim 2) Cik Nur Nadjla Ahmad Razei
3. Ruang Kerja Terbaik Kategori Pegawai Akademik
1) Prof. Madya Dr. Azmawani Abd Rahman 2) Pn Norazlina Kamarohim 3) Dr. Dahlia Zawawi 4) Dr. Nur Shazwani Mazlan
4. Ruang Kerja Terbaik Kategori Ahli Pengurusan
1) TDPJIM 2) Dekan
5. Pejabat Terbaik
1) TDPJIM 2) Pejabat Am
6. Zon Terbaik
1) Zon E (Blok E)
7. Anugerah Khas Staf Kreatif 1) Pn Nurulhana Mat Junan 2) En Mohamad Indra Shahril Zainal
16
17
6. INISIATIF AMALAN HIJAU
FEP tidak ketinggalan dan menyokong penuh inisiatif amalan hijau. Antara
inisiatif amalan hijau yang dibentuk adalah seperti berikut:
i. Mewujudkan sudut kitar semula di setiap zon.
18
ii. Memaparkan memo peringatan/penjimatan elektrik/air/kertas.
19
iii. Mewujudkan laman hijau di FEP.