Upload
nguyenmien
View
255
Download
3
Embed Size (px)
Citation preview
PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 1
NAMA DOKUMEN KELUARAN PINDAAN TARIKH
BUKU PANDUAN AMALAN EKSA
JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK
02
00
MEI 2014
PANDUAN AMALAN
EKSA
JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK (JPP)
PUTRAJAYA
TANDATANGAN
_________________________
KETUA PENGARAH JPP
PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 2
KANDUNGAN
BIL TAJUK MUKA SURAT
1 DASAR EKSA 3
2 VISI & MISI EKSA JPP 4
3 OBJEKTIF EKSA 5
4 SLOGAN EKSA 6
5 CARTA ORGANISASI EKSA
5.1 CARTA ORGANISASI JAWATANKUASA PEMANDU EKSA
5.2 CARTA ORGANISASI JAWATANKUASA PROMOSI
5.3 CARTA ORGANISASI JAWATANKUASA LATIHAN
5.4 CARTA ORGANISASI JAWATANKUASA AUDIT
5.5 CARTA ORGANISASI ZON EKSA
7 - 12
6 PENGENALAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
13 - 16
7 AMALAN EKSA 17 – 30
8 PELAKSANAAN DAN AMALAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK
31 - 55
PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 3
DASAR EKSA JPP JPP beriltizam dalam memastikan EKSA dilaksanakan secara berterusan
melalui budaya kerja yang cemerlang dan inovatif secara berpasukan ke
arah meningkatkan produktiviti , menawarkan perkhidmatan berkualiti,
mewujudkan persekitaran yang bersih, selamat serta melestarikan
teknologi hijau bagi memenuhi kepuasan pelanggan.
Tandatangan : .................................................................. ( KETUA PENGARAH JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK)
PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 4
VISI & MISI EKSA JPP
VISI Ke arah penyampaian perkhidmatan yang cemerlang dan inovatif melalui
persekitaran kerja yang kondusif.
MISI
Menerusi EKSA, JPP Beriltizam untuk:-
a) Mewujudkan suasana tempat kerja yang kondusif dan ceria;
b) Meningkatkan produktiviti dan mutu perkhidmatan kerja secara berterusan;
c) Meningkatkan kecekapan melalui disiplin kerja yang cemerlang.
Tandatangan : .................................................................. ( KETUA PENGARAH JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK)
PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 5
OBJEKTIF EKSA Memastikan pengurusan EKSA yang cekap dan berkesan bagi mencapai
ciri-ciri kualiti di tempat kerja seperti berikut:
1. Imej korporat
2. Persekitaran tempat kerja yang bersih, kemas, ceria dan
selamat.
3. Pengurusan stor dan dokumen yang lebih berkesan.
4. Peningkatan semangat kerja berpasukan.
5. Peningkatan kecekapan sistem penyampaian.
6. Penekanan kepada amalan HIJAU
.
Tandatangan : .................................................................. (KETUA PENGARAH JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK)
PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 6
SLOGAN EKSA
“PEMBUDAYAAN EKSA PEMACU TRANSFORMASI.”
LOGO EKSA
Tandatangan : .................................................................. (KETUA PENGARAH JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK)
PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 7
CARTA ORGANISASI EKSA
JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK (JPP)
PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 8
JAWATANKUASA PEMANDU EKSA
Tandatangan : .................................................................. (KETUA PENGARAH JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK)
Nama Dokumen : JK PEMANDU EKSA
Keluaran : Pindaan : Tarikh :
CHAMPION EKSA JPP
PENAUNG
(KETUA PENGARAH)
PENGERUSI
(TKP(P))
KETUA
J/K
PROMOSI
(Ketua Kom.
Korporat)
KETUA EKSA
(PENGARAH BPN)
KETUA
J/K LATIHAN
(Tim. Peng.
SLPK)
KETUA
J/K AUDIT
(Pengarah
BKP)
KETUA
URUSETIA
(PP( BKP))
FASILITATOR
(Wakil JK
Promosi)
FASILITATOR
(Wakil JK
Latihan)
FASILITATOR
(Wakil Ketua
Zon)
FASILITATOR
(Wakil JK
AUDIT)
URUSETIA
(Wakil BKP)
URUSETIA
(Wakil BKP)
PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 9
JAWATANKUASA PROMOSI EKSA
Tandatangan : ..................................................................
(KETUA PENGARAH JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK)
PENGERUSI
Ketua Komunikasi Korporat
TIMBALAN PENGERUSI
SETIAUSAHA
WAKIL ZON
AKUAKULTUR
WAKIL ZON
HIDRO
WAKIL ZON
AGRO TEKNOLOGI
WAKIL ZON
HIBRID
WAKIL ZON
HORTIKULTUR
WAKIL ZON
SOLAR
PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 10
JAWATANKUASA LATIHAN EKSA
Tandatangan : .................................................................. (KETUA PENGARAH JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK)
PENGERUSI
Timbalan Pengarah SLPK
TIMBALAN PENGERUSI
SETIAUSAHA
WAKIL ZON
AKUAKULTUR
WAKIL ZON
HIDRO
WAKIL ZON
AGRO TEKNOLOGI
WAKIL ZON
HIBRID
WAKIL ZON
HORTIKULTUR
WAKIL ZON
SOLAR
PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 11
JAWATANKUASA AUDIT EKSA
NOTA:
***AJK AUDIT dilantik daripada semua zon yang telah diwujudkan.
***SETIAUSAHA dilantik dikalangan AJK AUDIT.
Tandatangan : .................................................................. (KETUA PENGARAH JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK)
PENGERUSI
Pengarah BKP
TIMBALAN PENGERUSI
SETIAUSAHA
WAKIL ZON
AKUAKULTUR
WAKIL ZON
HIDRO
WAKIL ZON
AGRO TEKNOLOGI
WAKIL ZON
HIBRID
WAKIL ZON
HORTIKULTUR
WAKIL ZON
SOLAR
PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 12
ZON EKSA
Tandatangan : .................................................................. (KETUA PENGARAH JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK)
FASILITATOR
KETUA ZON
AHLI AUDIT
AHLI PROMOSI
AHLI LATIHAN
AHLI ZON
AHLI ZON
AHLI ZON
AHLI ZON
AHLI ZON
SETIAUSAHA
PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 13
PENGENALAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR
AWAM (EKSA)
PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 14
PENGENALAN
EKSA adalah satu teknik pembersihan bertujuan mewujudkan persekitaran berkualiti
secara sistematik dan praktikal. Melalui amalan ini tempat kerja menjadi lebih teratur
dan selesa sepanjang masa. Oleh itu kerja akan menjadi lebih produktif, cekap,
selamat dan menjimatkan kos. Justeru, EKSA adalah asas kepada sistem
peningkatan kualiti dan perkhidmatan dan seterusnya menjadikan tempat kerja lebih
efisien dan produktif ke arah kecemerlangan JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK
(JPP).
Apakah EKSA?
EKSA adalah penjenamaan semula amalan 5S oleh pihak MAMPU dan masih
mengekalkan prinsip Seiri (SISIH), Seiton (SUSUN), Seiso (SAPU), Seiketsu
(SERAGAM) & Shitsuke (SENTIASA AMAL).
Tujuan penjenamaan semula amalan 5S ke EKSA adalah :
PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 15
Manakala objektif penjenamaan semula EKSA adalah untuk :
Antara faedah pengamalan EKSA adalah
1. mewujudkan persekitaran tempat kerja berkualiti;
2. meningkat kecekapan dan keberkesanan pengurusan organisasi;
3. mengenalpasti, mengurang & menghapuskan pembaziran;
4. meningkatkan semangat esprit de corp,
5. meningkatkan disiplin warga jabatan, dan
6. meningkatkan mutu penyampaian perkhidmatan
Melalui EKSA, setiap individu akan mempunyai rasa tanggungjawab dan sayang pada
Jabatan. Setiap individu berperanan untuk melaksanakan EKSA tanpa ada seorang
pun akan tertinggal. Amalan ini memerlukan sokongan dari semua pegawai dan staf
bagi menjayakannya.
PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 16
Penambahbaikan berterusan di dalam pelaksanaan EKSA
Penambahbaikan berterusan adalah bertujuan supaya semua staf dapat memberikan
idea yang bersesuaian bagi dilaksanakan di tempat kerja. Ianya juga bertujuan
supaya semua staf lebih memahami bahawa penambahbaikan tersebut tidak terhad
untuk individu atau untuk sesetengah perkara. Ianya mungkin melibatkan proses yang
amat mudah atau memerlukan analisis sesuatu perkara sebelum penambahbaikan
boleh dibuat.
Amalan ini merupakan satu aktiviti ke arah penambahbaikan di tempat kerja. Apa jua
penambahbaikan yang baik boleh dilakukan tidak kira menambahbaik di lantai,
peralatan, persekitaran tempat kerja, di stor, pejabat dan beberapa kawasan yang
dikenalpasti. Ianya mungkin dari yang sekecil-kecil benda atau perkara kepada
penambahbaikan yang melibatkan kajian data, aspek kejuruteraan dan analisis yang
mendalam.
PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 17
Maksud Singkatan 5S
5S merupakan istilah asal dalam Bahasa Jepun, yang jika
diterjemahkan ke Bahasa Melayu dan Bahasa Inggeris akan membawa
maksud seperti yang dinyatakan di dalam Jadual 1.
BAHASA JEPUN BAHASA INGGERIS BAHASA MELAYU CONTOH
Seiri
Sort
Sisih
Menyisih fail lama tidak aktif dengan fail baru yang masih aktif.
Seiton
Set in order
Susun
Menyusun dokumen/ bahan/alatan pejabat supaya mudah diambil/diguna.
Seiso
Shine
Sapu
Menyapu/membersih ruang pejabat dan ruang kerja/bilik serta peralatan kerja individu.
Seiketsu
Standardise
Seragam
Menyeragamkan susunan fail/meja kerja/bilik mesyuarat/ peralatan pejabat.
Shitsuke Sustain Sentiasa Amal Mengamalkan selalu
aktiviti sisih, susun, sapu
dan seragam.
Jadual 1
PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 18
AMALAN EKSA
PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 19
APLIKASI DAN TEKNIK EKSA
Objektif
Objektif bahagian ini adalah untuk lebih mendalami dan memahami apakah yang
dimaksudkan dengan EKSA. Akhirnya nanti, semua warga JPP akan mengetahui
bagaimanakah mengadaptasi kelima-lima “S” tersebut untuk merencanakan aktiviti-
aktiviti di tempat kerja masing-masing.
Pada setiap teknik 3S pertama, terdapat beberapa panduan yang digunapakai bagi
menjaga kebersihan tempat kerja, melakukan aktiviti pelupusan, menyusun barangan
serta rekod seterusnya membentuk pasukan kerja yang baik. Pada peringkat 2S yang
terakhir, warga JPP akan melihat bagaimana kesemua teknik itu dapat dijayakan agar
ia menjadi budaya kerja yang cemerlang.
KITARAN EKSA
SEITON (SUSUN)
(SISIH)
SEISO (SAPU)
SEIRI (SISIH)
SHITSUKE (SELALU AMAL)
(SISIH)
SEIKETSU (SERAGAM)
1
2
4
3
5
PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 20
Teknik EKSA
Teknik EKSA iaitu SISIH, SUSUN, SAPU, SERAGAM dan SENTIASA AMAL akan
digunapakai oleh semua staf JPP bagi mewujudkan tempat kerja yang sistematik,
teratur, bersih, selamat dan kemas. Amalan ini akan menjadikan sistem kebersihan di
tempat kerja dan sekitar JPP lebih efisien, efektif dan memudahkan tugas harian dan
rutin yang akan dilaksanakan.
Teknik EKSA ini merupakan teknik yang asas yang menjurus kepada pelaksanaan
aktiviti harian di tempat kerja. Apabila pelaksanaan ini dapat dibuat, maka setiap staf
yang bertugas di Jabatan akan mempunyai rasa tanggungjawab dan sayang pada
JPP. Setiap staf JPP berperanan untuk melaksanakan EKSA tanpa ada seorang pun
tertinggal. Ringkasnya, EKSA ini memerlukan penglibatan dan sokongan dari semua
staf yang bertugas di JPP bagi menjayakannya.
Secara keseluruhannya, implementasi dan EKSA di tempat kerja akan mewujudkan
persekitaran tempat kerja yang sistematik, lebih teratur, bersih dan kemas, selamat
dan produktif. Selain itu, intipatinya akan menjadikan sistem kerja di JPP lebih efisien
dan memudahkan tugas rutin yang dilaksanakan.
PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 21
SEIRI - SISIH
S1 - Sisih (Seiri)
1. SISIH memberikan tumpuan kepada pengasingan dan pelupusan barang-barang yang tidak diperlukan di tempat kerja.
2. Aktiviti SISIH secara berkesan dapat dilakukan dengan:
• Menanda barang-barang yang tidak diperlukan lagi dengan
menggunakan kaedah Tag Merah dan kaedah Tag Kuning (penerangan terperinci di muka surat 6 dan 7).
• Menentukan tempat penyimpanan bagi barang/peralatan yang masih diperlukan.
• Bagi barang-barang yang hendak dilupuskan, rujuklah kepada
Pekeliling/Arahan/Peraturan Kerajaan yang sedang berkuatkuasa.
BUANG DENGAN SEGERA
CARI PEMBELI DENGAN HARGA
TINGGI
LUPUS DENGAN KOS RENDAH TAPI SELAMAT
TINDAKAN
PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 22
KAEDAH STRATIFIKASI UNTUK SISIH
NOTA : TAG KUNING DAN TAG MERAH HENDAKLAH DIGUNAKAN
TAG KUNING TAG MERAH
PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 23
KAEDAH SISIH
TAG BARANGAN UNTUK SISIH
warna
warna
BAHAN TIADA NILAI TAPI KOS PELUPUSAN TINGGI
warna
MENUNGGU PELUPUSAN
warna
BAHAN ADA NILAI UNTUK DIJUAL
BAHAN TIDAK DIPERLUKAN DAN SENANG DIBUANG
PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 24
SEITON - SUSUN
S2 - Susun (Seiton)
1. SUSUN merujuk kepada prinsip “Setiap barang ada tempatnya dan setiap tempat ada barangnya”. Penekanan SUSUN tertumpu kepada kaedah penyusunan yang teratur, kemas, berkesan dan selamat.
2. Selepas melaksanakan SISIH dengan jayanya, barang yang diperlukan hendaklah diSUSUN mengikut keperluan penggunaan.
3. Berikut adalah panduan aktiviti SUSUN secara berkesan:
• Gunakan kaedah First-In-First-Out (FIFO).
• Melabelkan dan mengindeks nama dan nombor pada barang/ peralatan/ rekod.
• Menyimpan barang/peralatan/rekod mengikut kategori.
• Memastikan barang disusun dengan sebaik mungkin supaya mudah dicapai.
4. Untuk menguji sistem penyimpanan yang efisien dan efektif pasukan Audit Dalaman EKSA perlu menguji dengan satu kaedah yang dipanggil Ujian 30 saat.
Terdapat tiga (3) panduan yang boleh diterangkan untuk menjalankan aktiviti SUSUN: i. Penyusunan meliputi barangan yang digunakan selalu atau harian; ii. Penyusunan meliputi barangan yang digunakan mingguan; dan iii. Penyusunan meliputi barangan yang digunakan bulanan
CONTOH
LABEL UNTUK FAIL / BAHAN / ALATAN
BIL PENGGUNAAN MENGIKUT KATEGORI
KOD WARNA
1 ITEM KEGUNAAN HARIAN
(1 JAM – 1 MINGGU)
2 ITEM KEGUNAAN 1 MINGGU – 6 BULAN
3 ITEM HAMPIR TIDAK DIGUNAKAN (6 BULAN KE ATAS)
PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 25
Tindakan Melaksanakan Amalan SUSUN
Kelompok barang/
dokumen Tindakan yang
perlu
Barang/
dokumen diperlukan
Barang/dokumen selalu digunakan
Susun dekat dengan tempat kerja dan cepat dicapai
Barang/dokumen Jarang digunakan
semasa urusan harian
Letakkan di tempat yang dikhaskan bagi
barang/dokumen yang jarang
digunakan /jarang dirujuk
Barang/dokumen yang tidak digunakan
semasa urusan harian tetapi
perlu dirujuk dan mesti disimpan
Letakkan di tempat yang
dikhaskan bagi barang/dokumen
yang dirujuk secara bermusim
PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 26
SEISO - SAPU
S3 - Sapu (Seiso)
1. SAPU adalah tindakan bagi memastikan ruang tempat kerja atau peralatan bersih daripada habuk/debu yang boleh menjejaskan fungsi
peralatan, kualiti produk dan kesihatan. SAPU juga memberi penekanan kepada penjagaan kebersihan bagi memastikan tempat kerja yang selesa dan selamat untuk peningkatan kualiti kerja dan perkhidmatan.
2. Pembersihan atau SAPU perlu dilakukan setiap hari bagi memastikan
ruang kerja sentiasa kemas dan bersih.
3. Langkah-langkah yang berikut perlu dijadikan panduan untuk melaksanakan SAPU secara berkesan:
i. Mengagihkan Tugasan Pembersihan
Kebersihan di tempat kerja adalah menjadi tanggungjawab bersama. Pembahagian kawasan jagaan hendaklah dijelaskan dengan:
• Mengenalpasti ruang/peralatan/mesin yang perlu diwujudkan hak milik (ownership).
• Mengadakan jadual giliran harian pembersihan kawasan yang telah ditentukan.
ii. Menentukan hak milik (ownership) ruang/peralatan bagi setiap ahli
iii. Mewujudkan kaedah pembersihan yang akan digunakan dengan: *
Menentukan perkara/aspek yang perlu dibersihkan.
Mengenalpasti peralatan dan bahan pembersihan yang bersesuaian.
Menentukan kekerapan dan masa aktiviti pembersihan.
Mewujudkan piawaian kerja pembersihan.
Sekiranya Jabatan/Agensi tidak melaksanakan aktiviti pembersihan atau aktiviti pembersihan diswastakan, semua ruang kerja dan peralatan seperti dinyatakan di atas hendaklah dipastikan bersih.
iv. Menyediakan peralatan dan bahan-bahan untuk kerja
pembersihan.
Alatan/bahan keperluan kerja pembersihan hendaklah disediakan dan disusun supaya mudah disimpan dan diambil apabila diperlukan
PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 27
v. Melaksanakan kerja pembersihan
Kerja pembersihan boleh dilaksana melalui:
Mengenalpasti ruang dan peralatan yang perlu dibersihkan termasuk ruang atau bahagian yang tersorok seperti di belakang almari ataupun di atas rak yang tinggi.
Melaksanakan aktiviti pembersihan dan pemeriksaan terhadap semua peralatan, lantai, dinding dan siling.
Memastikan peralatan dalam keadaan bersih, baik dan berfungsi.
Merekodkan dan melaporkan segala kerosakan peralatan untuk tindakan penyelenggaraan.
4. Kejayaan pelaksanaan Amalan SAPU boleh diukur melalui:
Produk dan hasil kerja yang berkualiti.
Persekitaran kerja yang selesa dan selamat.
Keadaan persekitaran lebih bersih.
Kos penyelenggaraan lebih rendah
Tindakan Melaksanakan Amalan SAPU
SAPU
AKTIVITI PROSES HASIL
Kenalpasti
ruang dan
peralatan
tempat
kerja yang
kotor
Tindakan
membersihkan
kekotoran
BERSI
H
PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 28
SEIKETSU – SERAGAM
S4 - Seragam (Seiketsu)
1. SERAGAM bermaksud sekeadaan, sebentuk dan sewarna sama ada pada ciri-ciri, susun atur atau peraturannya. Aktiviti EKSA di peringkat ini dapat dilaksanakan dengan mewujudkan keseragaman prosedur, susun atur dan piawai.
2. Berikut ialah panduan untuk melaksanakan keseragaman secara cekap:
• Mewujudkan senarai semak tugasan dengan teknik 5W1H.
1. Who - Siapa yang bertanggungjawab. 2. Why - Mengapa perlu dilaksanakan. 3. When - Bila perlu dilakukan. 4. Where - Di mana perlu dilaksanakan. 5. What - Apa tindakan yang perlu diambil.
6. How - Bagaimana aktiviti dijalankan dan diseragamkan.
• Mewujudkan senarai semak peraturan inventori.
• Mengadakan prosedur kerja pembersihan.
• Mengadakan jadual penyelenggaraan.
• Mewujudkan model/aktiviti susun atur yang SERAGAM.
3. Kejayaan pelaksanaan SERAGAM diukur melalui:
• Mempunyai piawaian ruang tempat kerja yang lebih baik.
• Mempunyai impak visual yang positif.
• Mempunyai peraturan dan piawaian prosedur kerja (SOP).
PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 29
Tindakan Melaksanakan Amalan SERAGAM
SHITSUKE - SENTIASA AMAL
S5 - Sentiasa Amal (Shitsuke)
1. SENTIASA AMAL ialah usaha mengekalkan 4 Amalan EKSA yang pertama iaitu Seiri, Seiton, Seiso dan Seiketsu di samping melaksanakan penambahbaikan berterusan di premis Jabatan/Agensi. SENTIASA AMAL memerlukan komitmen dan penyertaan berterusan seluruh warga kerja serta disiplin diri bagi memastikan Amalan EKSA dapat dilaksanakan secara berkesan dan cekap.
2. Berikut ialah panduan untuk mengekalkan Amalan EKSA:
• Meneruskan program kesedaran tentang kepentingan Amalan
EKSA dengan mengadakan latihan yang berterusan.
• Memastikan audit dalaman Amalan EKSA dilaksanakan secara berkala.
• Memastikan aktiviti promosi berterusan.
• Mewujudkan sistem pengiktirafan dan penghargaan kepada usaha yang ditunjukkan oleh warga Jabatan/Agensi. • Mewujudkan sistem pemantauan yang efektif dan sistematik. 3. Kejayaan pelaksanaan SENTIASA AMAL ini boleh diukur melalui:
SERAGAM
Sistem
Nombor /
Rujukan
Menyusun
Melabel
Menggunakan
skema warna
PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 30
• Prestasi cemerlang berterusan melalui aktiviti audit dalaman Amalan EKSA Jabatan/Agensi.
• Warga Jabatan/Agensi sentiasa kelihatan ceria dan bersemangat
melaksana Amalan EKSA di samping mematuhi peraturan di tempat kerja.
• Wujudnya disiplin dan semangat kerja berpasukan di kalangan warga Jabatan/Agensi.
• Warga mempunyai daya usaha untuk sentiasa mengamal dan
menambahbaik Amalan EKSA di tempat kerja.
• Peningkatan kecekapan dan keberkesanan proses kerja.
• Penyertaan dan kejayaan dalam konvensyen, pertandingan dan anugerah berkaitan Amalan EKSA.
FAEDAH MELAKSANAKAN EKSA
Persekitaran
tempat kerja
lebih selamat
Tempat kerja
yang bersih,
kemas dan rapi
Mengurangkan
kos
Kawalan
stok/inventori
yang berkesan Mewujudkan
piawaian kerja
yang jelas
Memudahkan
urusan
penyelenggaraan
Penggunaan
ruang kerja
yang optimum
Meningkatkan
semangat kerja
berpasukan
Mengurangkan
rungutan
pelanggan
Meningkatkan
Imej Korporat
Faedah
Melaksanakan
EKSA
PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 31
KESIMPULAN
Kesimpulan yang boleh didapati dari langkah EKSA ini adalah satu cara berkesan
bagi mewujudkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti di JPP. Melalui Seiri
(Sisih) staf JPP akan dapat menyisihkan barang yang tidak perlu; Seiton (Susun)
membolehkan penyusunan barangan dan rekod JPP dibuat dengan lebih kemas; dan
Seiso (Sapu) akan menghasilkan tempat kerja yang bersih dan selamat. Kemudian
Seiketsu (Seragam) menggariskan satu panduan untuk digunakan oleh semua orang
dan Shitsuke (Selalu Amal) akan membantu mendisiplinkan diri dan seterusnya
menjadikan satu amalan yang cemerlang.
PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 32
PELAKSANAAN
&
AMALAN EKSA
DI
JABATAN PENGAJIAN
POLITEKNIK
PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 33
BIL PERKARA PELAKSANAAN PENYERAGAMAN
1.
FAIL KETUA ZON NOTA :
Semua ketua kumpulan mesti
menyimpan dokumen berikut:
1. Dasar EKSA.
2. Visi & Misi EKSA.
3. Objektif EKSA.
4. Logo & Slogan EKSA.
5. Carta Organisasi Zon.
6. Minit Mesyuarat/Nota
Perbincangan Kumpulan
(mingguan / bulanan) dan
tindakan susulan.
7. Pelan Tindakan Aktiviti.
8. Pelan Lantai Zon EKSA.
9. Gambar-gambar aktiviti Kaizen
SEBELUM dan SELEPAS.
10. Keputusan Audit dan Jadual
Audit.
11. Memorandum/Maklumat Terkini
dari Ketua EKSA atau Fasilitator
12. Kriteria Audit.
Adakan indeks
Adakan pemisah bagi setiap tajuk
Rakamkan gambar bagi setiap aktiviti kumpulan serta masalah sebelum dan faedah selepas aktiviti EKSA dijalankan.
Berikan data kuantitatif/kualitatif
Semua dokumen dan rekod hendaklah dikawal.
Semua dokumen dan rekod hendaklah
dikawal.
PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 34
BIL PERKARA PELAKSANAAN PENYERAGAMAN
2.
SISTEM SIMPANAN & SUSUNAN FAIL DI RAK/LACI BESI NOTA :
1. Susunan fail hendaklah dibuat
secara berdiri. Fail nipis boleh
disusun secara berdiri
menggunakan „Magazine Box‟.
2. „Box file‟ dibenarkan disusun
diatas rak dan dibuat secara
berdiri.
3. Setiap fail mesti ditulis nombor
rujukan fail.
4. Satu rekod senarai fail (Indeks
Daftar) yang ada dalam
simpanan hendaklah
disediakan.
5. Susun fail dari depan ke
belakang (sekiranya dalam
kabinet besi) dan urutan
nombor simpanan fail
dicatatkan dari depan ke
belakang.
6. Bagi fail yang disusun secara
mendatar (baring), urutan
nombor simpanan fail
dicatatkan dari bawah ke atas.
7. Susunan fail hendaklah dari
KIRI ke KANAN (1, 2, 3, ….
A, B, C,….dan seterusnya).
Rujuk Buku Panduan
Pelaksanaan Fail Klasifikasi
Perkara Kementerian.
Dokumen dan rekod hendaklah
dikawal.
PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 35
BIL PERKARA PELAKSANAAN PENYERAGAMAN
8. Font yang digunakan pada rak hendaklah jelas kelihatan dari jauh.
9. Di Bilik Fail :-
a. ARAS 1 bermula dari tingkat bawah (pengecualian boleh dibuat dengan kebenaran fasilitator setelah elemen keselamatan diambil kira). b. Adakan PEMISAH dan indeks di dalam fail untuk fail di Bilik Fail Indeks utama & Kod Warna di tepi rak c. Tag pengguna. d. Peraturan penggunaan dalam kumpulan.
10. Satu senarai fail dalam simpanan hendaklah dilekatkan di hadapan pintu kabinet bertujuan memudah dan mempercepatkan proses pengambilan fail bila diperlukan
11. Sekiranya ada menyimpan fail
dalam kotak, prosedur untuk
penyimpanan dan pengambilan
fail adalah sama seperti
menyimpan fail dalam kabinet
besi atau kabinet kayu.
PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 36
BIL PERKARA PELAKSANAAN PENYERAGAMAN
3.
SUSUNAN BARANGAN DI ATAS RAK (BILIK STOR)
1. Susunan tagging hendaklah dari
KIRI ke KANAN (1, 2, 3,……dan
seterusnya).
2. Tagging ARAS 1 bermula dari
tingkat bawah (pengecualian
boleh dibuat dengan kebenaran
fasilitator atas alasan
keselamatan).
3. Indeks barangan di setiap tepi rak.
4. Adakan penanda MINIMA dan
MAKSIMA (jika berkaitan).
5. TARIKH LUPUT bagi barangan
yang berkaitan.
6. Penanda FIFO / EXPIRY DATE /
STOCK LOW / NIL IN STOCK /
REMINDER PLEASE REFILL
(lengkap dengan tarikh jika perlu).
7. Adakan label susunan bagi setiap
Kad / Stock Bin.
8. Kad Bin / Stok Card hendaklah
letak ditempat yang disediakan
dan rekodnya hendaklah
dikemaskini.
9. Adakan SIGNAGE kenalan untuk
semua rak.
10. Adakan PELAN LOKASI &
MASTER INDEX di tempat yang
strategik.
PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 37
BIL PERKARA PELAKSANAAN PENYERAGAMAN
4.
PENGURUSAN PENDAWAIAN ELETRIK
1. Wayar diikat dengan cable tie atau
dibalut dengan piping.
2. Kepala plug ditanda dengan
pelekat kod warna dan juga
pada barangan elektrik yang
berkenaan.
3. Laporkan sebarang kerosakan
pendawaian kepada Bahagian
Khidmat Pengurusan (Unit
Pentadbiran).
5.
SUIS LAMPU
1. Semua suis hendaklah
menggunakan sistem Pelekat Kod
Warna.
2. Sediakan pelan untuk semua suis
lampu.
3. Laporkan sebarang kerosakan
peralatan elektrik kepada
Bahagian Khidmat Pengurusan
(Unit Pentadbiran).
PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 38
BIL PERKARA PELAKSANAAN PENYERAGAMAN
6.
ELEMEN KESELAMATAN
1. Adakan tanda AMARAN / AWAS
di tempat kawasan berisiko.
2. Signage PEMADAM API
hendaklah jelas kelihatan dari
jauh.
3. Pastikan tiada barangan yang
melindungi Alat Pemadam Api.
4. Maklumat seperti DUE DATE FOR
NEXT SERVICE hendaklah
dipamerkan pada alat tersebut
dan ianya mudah dilihat oleh staf.
5. Adakan had ketinggian bagi
barangan yang disusun mengikut
stacking.
6. Cara stacking hendaklah ada ciri
keselamatan.
7.
ALATAN PEJABAT
1. Adakan pemilik (ownership).
2. Adakan jadual penyelenggaraan
(jika berkaitan). 3. Adakan Jadual Pembersihan
(cleaning roster). 4. Adakan NOMBOR PERALATAN
jika bilangan peralatan yang sama
lebih dari satu unit di dalam
kawasan zon yang sama.
5. Wujudkan cara mengguna dan
pamerkan SOP / WI / User Guide
(jika perlu).
PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 39
BIL PERKARA PELAKSANAAN PENYERAGAMAN
8. AMALAN HIJAU
1. Adakan sudut kitar semula di
setiap zon 2. Adakan label yang
menunjukkan penjimatan elektrik dan air.
3. Mengadakan Kempen Hijau secara berterusan
9.
SETIAP ZON (KAWASAN KUMPULAN)
1. Semua suis lampu / kipas menggunakan label kod warna. 2. Setiap bilik hendaklah diletakkan
gambar, nama, kumpulan, jawatan, WP dan nombor telefon pemilik tempat tersebut.
3. Status pergerakan pegawai (bilik/ „cubicle‟)
4. Etika pengguna hendaklah dipamerkan (jika berkenaan).
5. Pelan Lantai / Peta Bilik hendaklah dipamerkan seelok-eloknya di pintu masuk.
6. Tiada hiasan yang digantung di siling kecuali pada musim perayaan(tidak melebihi satu bulan)
PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 40
BIL PERKARA PELAKSANAAN PENYERAGAMAN
10.
SUDUT EKSA
NOTA:
MAKLUMAT YANG MESTI
DIPAMERKAN (secara maya atau
fizikal):
1. Dasar EKSA yang telah
ditandatangani oleh Ketua
Pengarah JPP.
2. Visi & Misi EKSA.
3. Objektif EKSA.
4. Slogan EKSA.
5. Nama Zon
6. Peta & Pelan Lantai Zon.
7. Ownership.
8. Gambar ahli dan carta organisasi.
9. Carta GANTT – perancangan
aktiviti kumpulan.
10. Gambar aktiviti EKSA SEBELUM
dan SELEPAS dengan maklumat
ringkas seperti masalah (sebelum)
dan kebaikan (selepas) serta
nama & tarikh.
11. Jadual Audit dan Keputusan
Audit (Bar Chart).
12. Buletin.
13. Maklumat Terkini dari Fasilitator
EKSA.
Adakan tajuk dan ruangan
bagi setiap perkara.
Semua dokumen dan rekod
hendaklah dikawal.
PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 41
BIL PERKARA PELAKSANAAN PENYERAGAMAN
11.
PAPAN KENYATAAN
1. Semua pekeliling, surat pekeliling,
notis, iklan dan bahan bercetak
TIDAK dibenarkan ditampal di
dinding. Sediakan pelapik atau
tempat khas.
2. Adakan TARIKH LUPUT bagi
setiap pekeliling, surat pekeliling,
notis, iklan dan bahan bercetak
yang dipamerkan.
12.
PETAK / TEMPAT LETAK
KASUT
1. Adakan petak atau tempat letak
kasut di pintu masuk ke kawasan
larangan berkasut.
2. Adakan petak untuk tempat letak
kasut jika ada kasut / selipar di
dalam bilik pejabat.
13.
GARISAN KUNING
(PARKIRAN BARANGAN) &
KESELAMATAN
1. Pastikan lantai dicuci bersih
dan dikeringkan sebelum
membuat garisan.
2. Minimakan penggunaan
garisan / pelekat parkiran.
3. Garisan kuning hanya
digunakan pada barangan
movable atau Work In
Progress.
4. Buatkan garisan zon
keselamatan di atas lantai
untuk laluan kecemasan atau
berlaku kebakaran dan
PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 42
BIL PERKARA PELAKSANAAN PENYERAGAMAN
lakarkan tempat kedudukan
alat pencegah kebakaran pada
laluan ini.
5. Buatkan GARISAN PUTIH
untuk zon lokasi mesin dan
peralatan yang tidak diubah
kedudukannya di atas lantai
dan GARISAN KUNING untuk
barangan yang beralih.
6. Gunakan WHITE & RED
STRIPE TAPE AND LINE
TAPE untuk garisan laluan zon
keselamatan.
7. Semua warga mesti sedia
maklum garisan penempatan.
Garisan penempatan tidak
boleh dibiarkan luntur, lekang
atau koyak.
14.
SIGNAGE UNTUK PELAWAT /
KAWASAN MENUNGGU / PERSEKITARAN BANGUNAN
BERMULA DARI PINTU MASUK POS PENGAWAL
1. Petunjuk Arah – Tandas, Surau,
2. Peraturan dan Tempat Larangan.
3. Waktu Bertugas.
4. Tempat Bertanya.
5. Nama pegawai bertugas di
Tempat Bertanya.
6. Papan kenyataan (Information
Board).
PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 43
BIL PERKARA PELAKSANAAN PENYERAGAMAN
15.
PERALATAN KEBERSIHAN
KAWASAN STOR
1. Sediakan parkiran bagi mesin /
perkakasan seperti Troli, Lifter,
tangga, alat pembersihan, dll.
2. Adakan tempat yang sesuai untuk
menyimpan alatan seperti
penyapu, mob dan berus.
3. Alatan tersebut hendaklah
didirikan / digantung dalam bekas
yang telah ditentukan oleh
fasilitator dan diparkirkan.
KAWASAN PEJABAT
1. Adakan tempat yang sesuai untuk
menyimpan alatan seperti
penyapu, penyodok sampah, mob
dan berus.
2. Semua alatan ini hendaklah
digantung dalam kawasan
parkiran.
3. Bagi pejabat yang ada stor, alatan
pembersihan tersebut hendaklah
didirikan dalam bekas yang telah
ditentukan.
16 PETI TEMPAT SIMPAN KUNCI
1. Anak kunci hendaklah disimpan di tempat khas supaya senang diambil dan disimpan kembali.
2. Lekatkan nombor pada semua anak kunci dan nombor itu mestilah sama dengan ibu kunci.
3. Gunakan kod bagi setiap anak kunci dan menyediakan senarai kunci mengikut kod yang telah ditetapkan.
PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 44
BIL PERKARA PELAKSANAAN PENYERAGAMAN
4. Senarai kunci perlu disimpan oleh pegawai yang bertanggungjawab.
17. TULISAN PADA FAIL 1. Tulisan pada tetulang dari Bawah ke Atas
2. Jenis Font : Arial 3. Saiz : 14 dan ke atas
18. LACI PEGAWAI DAN STAF Pegawai dan staf yang dibekalkan dengan laci meja, penggunaan ruang laci boleh seperti berikut:
i. Laci paling atas dikhaskan
penggunaannya kepada alat tulis dan disusun kemas mengikut kreativiti pegawai dan staf.
ii. Laci tengah diguna bagi
menempatkan dokumen rasmi
seperti diari, planner dan buku
catatan.
iii. Laci bawah digunakan bagi
PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 45
BIL PERKARA PELAKSANAAN PENYERAGAMAN
menempatkan alatan / barangan peribadi seperti beg tangan, dompet, telefon bimbit dan lain- lain. (Keselamatan penyimpanan barangan peribadi yang berharga dari kecurian, kehilangan, kerosakan dan kebakaran adalah tanggungjawab individu. JPP tidak bertanggungjawab).
PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 46
CONTOH VISUAL KESERAGAMAN
Adakan SOP penggunaan
Pamerkan tarikh lupus
Adakan senarai borang
Labelkan nombor setiap borang
Adakan tanda maksima dan minima
Buatkan pembahagi untuk alat tulis
Labelkan laci ALAT TULIS
Buatkan parkiran untuk setiap alatan
Labelkan laci PERALATAN
PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 47
CONTOH
KOD WARNA UNTUK SUIS LAMPU (3)
Suis lampu rosak PERLU dipangkah dan di buat catatan tindakan (telah
dilaporkan/sedang dibaiki/dll).
Nota:
1) Satu (1) suis tidak memerlukan penandaan.
2) Pelekat berwarna perlu dilekatkan di bawah setiap suis lampu.
3) Penandaan perlulah yang paling minima.
SUIS LAMPU KANAN
MERAH
BIRU
KUNING
SUIS LAMPU KIRI
SUIS LAMPU TENGAH
PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 48
CONTOH
KOD WARNA UNTUK SUIS LAMPU (4)
SUIS LAMPU KANAN (ATAS)
MERAH
BIRU
KUNING
SUIS LAMPU KIRI (ATAS)
SUIS LAMPU KANAN (BAWAH)
HIJAU
SUIS LAMPU KIRI (BAWAH)
PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 49
CONTOH
NOTIS MAKLUMAN
NOTIS MAKLUMAN
ROSAK KEPADA SEMUA PENGGUNA YANG
DIHORMATI, MESIN FOTOSTAT / KOMPUTER /
PRINTER INI MENGALAMI KEROSAKAN. PIHAK PENTADBIRAN SEDANG DALAM USAHA MEMBAIKI
KEROSAKAN TERSEBUT. SEBARANG KESULITAN AMAT
DIKESALI.
TERIMA KASIH
ARIAL
BOLD
48
ARIAL
BOLD
28
PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 50
CONTOH
PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 51
CONTOH
PANDUAN
PENGGUNAAN
MESIN FOTOSTAT
1. BUKA PENUTUP MESIN FOTOSTAT
2. LETAKKAN DOKUMEN YANG HENDAK DIFOTOSTAT
3. PILIH JUMLAH KERTAS YANG HENDAK DIFOTOSTAT
4. TEKAN BUTANG START
5. PROSES FOTOSTAT SELESAI
PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 52
CONTOH
TAG NOMBOR SAMBUNGAN TALIAN
NOMBOR SAMBUNGAN :
NOMBOR FAKS BAHAGIAN:
NOMBOR SAMBUNGAN PENGARAH:
NOMBOR KECEMASAN:
1) KEBAKARAN:
2) KEMALANGAN:
PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 53
Contoh
JADUAL PEMERIKSAAN BERKALA KAWASAN EKSA ZON __________
BULAN
AHLI PEMERIKSA
KOMEN
TANDA TANGAN
PEMERIKSA
JANUARI
FEBRUARI
MAC
APRIL
MEI
JUN
JULAI
OGOS
SEPTEMBER
OKTOBER
NOVEMBER
DISEMBER
CONTOH
JADUAL PEMBERSIHAN
HARI
TUGASAN
BUANG SAMPAH
SUSUN FAIL
SAPU
ISNIN – SELASA
AHMAD BIN RAZAK
FATIMAH BT ABU
AHMAD BIN KASSIM
RABU - KHAMIS
PN ANG MEI YEW
RAMLAH HUSSIN
ROSMAN MASOR
JUMAAT
DR RAMLAH BT OTHMAN
DR ROSNAH ALI
YUSUFF ALIBAKAR
PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 54
JADUAL PEMANTAUAN KERJA PEMBERSIHAN BANGUNAN JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK
LOKASI :
TARIKH
MASA
KOMEN NAMA
DAN TANDA TANGAN PEMANTAU
CONTOH
PETI TEMPAT SIMPAN KUNCI
PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 55
Pelaksanaan Sentiasa Amal Terdapat beberapa cara untuk melaksanakan Shitsuke - Sentiasa Amal ini antaranya
adalah:
CARA 1 Mematuhi panduan dan piawaian yang telah ditentukan oleh pengurusan
JPP supaya budaya kerja cemerlang itu dapat dipraktikkan.
CARA 2 Mengadakan Audit Dalaman EKSA di JPP. Audit ini adalah salah satu
elemen penting dalam menjayakan EKSA. Ianya dapat memantau
piawaian EKSA yang sedia ada dan membuat penambahbaikan. Melalui
audit ini JPP dapat mengukur tahap EKSA.
CARA 3 Menganjurkan pertandingan dalaman seperti pejabat dan persekitaran
tempat kerja terbaik, pekerja contoh dan sebagainya untuk
mendapatkan komitmen dan mengekalkan tanggungjawab
mengamalkan EKSA.
CARA 4 Menganjurkan lawatan ke organisasi contoh untuk melihat sendiri
kejayaan organisasi lain dalam melaksanakan EKSA. Ini akan menyuntik
idea dan semangat untuk meneruskan aktiviti murni ini.
CARA 5 Mewujudkan penghargaan dan galakan dalam sebarang aktiviti yang
boleh menarik minat staf JPP. Walaupun sedikit dan kecil, namun bagi
sesetengah warga, ianya amatlah bernilai sebagai salah satu motivasi
dalam melaksana dan menghargai usaha mereka.
SISIH – SUSUN – SAPU – SERAGAM – SENTIASA AMAL