Upload
others
View
1
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Bureau Inkoop en Aanbestedingen Zuidoost Brabant
(BIZOB)
Praktijkvoorbeeld van een inkoopsamenwerking
voor gemeenten
22 juni 2010
www.bizob.nl 2
Introductie
Marcel Stuijts MSc,
directeur BIZOB
Ervaringen
– Directeur SIW(Inkoopbureau West-Brabant)
– Inkoopdirecteur gemeente Moerdijk
– Inkoopmanager gemeente Barendrecht
– Inkoopmanager Massive verlichtingen
www.bizob.nl 3
Overzicht Presentatie
• Algemene informatie
• Werkwijze BIZOB
• Inkoopplan
• Taken consultant BIZOB
• IT systeem
• Taken BIZOB bij aanbestedingen
• Inkoop- en aanbestedingsbeleid
• Opleiding en training
Strategisch Inkopen
Example?
1979 1994 2004
purchased goods 38% 60% 62%
personnel salaries 45% 22% 20%
miscellaneous costs 17% 18% 18%
(adapted from Lysons, 2006)
www.bizob.nl 5
Business case: verhouding grootte en professionaliteit
Gemeentegrootte Aantal % Aandeel
inkoopvolume
Naleving
100.000 en groter 25 6% 47% 60-70%
50.000 tot 100.000 41 9% 23% 30-40%
20.000 tot 50.000 188 42% 22% 20-30%
10.000 tot 20.000 136 31% 7% 0-10%
tot 10.000 53 12% 1% 0-10%
Totalen 443 100% 100%
www.bizob.nl 6
Wat is inkoopsamenwerking?
Het samen bundelen, en/of delen van
informatie en expertise, hulpmiddelen en/of volume
op het gebied van inkoop,
met als doel het behalen van voordeel voor alle deelnemende
organisaties
(Murray et al., 2008)
www.bizob.nl 7
Onderzoek publieke sector (2004)
Aantal gezamenlijke activiteiten
Inte
nsiv
iteit
Meeliften- schaalvoordelen
- transactiekosten
- informatie delen
Carpoolen- schaalvoordelen
- transactiekosten
- informatie delen
- specialisatie
F1-team- schaalvoordelen
- transactiekosten
- informatie delen
- leren van elkaar
- standaardisatie
Konvooi- schaalvoordelen
- transactiekosten
- informatie delen
- leren van elkaar
Busdienst- schaalvoordelen
- transactiekosten
- informatie delen
Vormen van inkoopsamenwerking
weinig bepalende
deelnemers / bij
voorkeur gelijk
veel (verschillende)
deelnemers
gezamenlijk specs
bepalen
niet gezamenlijk
specs bepalen
Weinig Veel
Laag
Hoog
Schotanus, NEVI 2004
www.bizob.nl 8
Klassen (lage commitment)
Meeliften
– 1 organisatie bepaalt specs, anderen vrijblijvend meeliften (geen
invloed specs).
– Vaak bij grote verschillen in inwoneraantallen gemeenten (aan- en
afwezigheid expertise)
– Meestal grotere relatieve meeropbrengsten voor kleine gemeenten
– Kan ook op gebied van alleen informatie!
Busdienst
– Verschil: meer structureel meeliften (plannen voor lange termijn)
– Eventueel organisatie om de faciliteren (SSC of extern)
– Betaling bijdrage aan busrit (onkosten)
www.bizob.nl 9
Klassen (middel commitment)
Carpoolen
– Kartrekken door verschillende gemeenten per traject
– Aanstellen lead buyers voor trajecten (obv
kennis/beschikbaarheid)
– Intensiever, minder vrijblijvendheid: toerbeurt (spreiding)
– Regelmatiger overleg, meer structuur
– Minder organisaties kunnen deelnemen
www.bizob.nl 10
Klassen (commitment zwaar)
Konvooi
– Intensieve manier van eenmalig samenwerken
– Vaak groot project met veel potentieel
– Veel inspraak door meeste partijen
– Relatief veel structuur en overleg (ook voor doelstelling)
Formule 1 (BIZOB model)
– Meest intensieve vorm
– Alle organisaties inspraak
– Veel structuur en overleg
– Hoge mate van integratie procedures en inkoop
Bron: Van Weele / Rozenmeijer
www.bizob.nl 12
Algemene Informatie BIZOB
• Opgericht door de deelnemende gemeenten
• BIZOB is van en voor de gemeenten
• Combinatie van centrale en decentrale inkoop
• Inkoop en aanbestedingen voor 18 gemeenten
• BIZOB consultants werken bij de gemeenten
(kantoor op het gemeentehuis)
• Meer consultants in één gemeente
• Consultants werken voor meer dan 1 gemeente
Deelnemers
2004 2005 2006 2008
Asten Cranendonck Laarbeek Best
Bergeijk Gemert-Bakel
Bladel Heeze-Leende
Deurne Nuenen
Eersel
Oirschot
Reusel - De Mierden 2009 2010
Someren Veldhoven Geldrop - Mierlo
Son en Breugel
Waalre
www.bizob.nl 14
Waarom inkoopsamenwerking?
Continuïteit van professionele inkoop binnen de
organisatie
Massa is kassa door schaalvoordelen
Enkele gemeente te klein voor eigen inkoper
Veel startende inkopers verdwalen
Verlaging van de inkoopkosten
Verbetering van het inkooppproces, kenniscentrum
Gebruik maken van elkaars materiaalkennis
Bouw
gemeentehuis
Bouw-/ woonrijp
maken
Werken
SchoonmaakUitzendkrachtenDiensten
MeubilairRolstoelenLeveringen
Secundair/facilitair
Primair
Inkoopgebied Gemeente
www.bizob.nl 16
ORGANISATION SCHEDULE BIZOB
General Council34 members, two members of each municipality
Chairman: Mr. A.P.M. Veltman
Council 5 members of the General Council
BoardM.A.J. Stuijts MSc
www.bizob.nl 17
ORGANISATION SCHEDULE BIZOB
CEOM.A.J. Stuijts
Procurement
Manager B.v.Brunschot
Procurement
ManagerI. De Vos
Senior
Procurement
Consultant
Junior
Procurement
Consultant
etc
Senior
Procurement
Consultant
Junior
Procurement
Consultant
etc
Management
SupportSecretary
Procurement
ManagerH.C.A. Zwitserloot
Senior
Procurement
Consultant
Junior
Procurement
Consultant
etc
www.bizob.nl 18
Algemene informatie BIZOB
• Inkoopplan wordt in oktober gemaakt tussen BIZOB en gemeente
• Leveringen, diensten en werken worden in het jaar daarop aanbesteed
• Input komt uit alle afdelingen van de gemeente
• BIZOB inkoopmanager is verantwoordelijk voor het combineren van
gezamenlijke projecten
www.bizob.nl 19
Inhoud inkoopplan
• Individuele trajecten
• Gezamenlijke trajecten
• Seminars voor de deelnemende gemeenten
• Begin- en einddatum
• Benodigde capaciteit (dagen)
• Contactpersonen inkoop gemeente
• Contactpersoon BIZOB voor gezamenlijke
trajecten
• Budget
• Helpdesk (dagen)
www.bizob.nl 20
Inhoud inkoopplan (vervolg)
• Plan wordt goedgekeurd door College van B&W
• Plan is leidraad voor de inkoopadviseur en de ambtenaren van de gemeente
• Plan is houvast voor voortgang van de projecten
• Plan is een overzicht voor (financiële en kwalitatieve) resultaten
• Plan wordt maandelijks besproken door BIZOB
inkoopmanager en contactpersoon inkoop gemeente
• Eventuele aanpassingen worden besproken en goedgekeurd door BIZOB en
gemeente.
www.bizob.nl 21
Aandachtsgebied BIZOB
purchasing function
tactical / initial ordering/ operational
Sourcing Supply
Buying
Procurement
Internal
customerSupplierOrdering
Follow
up/
evaluation
Expediting
and
evaluation
Speci-
ficationContractingSelecting
Professioneel Aanbestedingsproces
NEEDS
Functional based
Scope
Purchase team AIM
Procurement
Strategie
1. Analyse procurement situation
2. Analyse the internall process
3. Financial analyse
4. Contract analyse
5. Marktet analyse
6. Portfolio analyse
Marktet consultation Specification awarding criteria
Selection
criteria
Publication
Questionary documation
Survey
TENDER
assessment
AWARDING
Profesional
Procurement
Using
the
market
www.bizob.nl 23
Taken inkoopadviseur
• Bewaken van het inkoopplan (projecten)
• Is project manager
• Het juiste multidisciplinaire inkoopteam samenbrengen
(extern)
• Verantwoordelijk voor juiste specificatie
• Verantwoordelijk dat specificatie klopt met richtlijnen
• Verantwoordelijk voor het inkoopproces en
de inkoopvoorwaarden
• Maakt het gedetailleerde aanbestedingsschema
• Controleert het budget (markt, spendview)
• Bewaakt het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente (IAP)
• Voert het inkoop- en aanbestedingsbeleid uit
www.bizob.nl 24
Inkoopsysteem (WOA)
• WOA is het IT werkgebied van BIZOB
• WOA betekent Werken Op Afstand
• Internet is overal bereikbaar
• Het is een beveiligd systeem
• Grote database met alle informatie over:
• Uitgevoerde projecten en evaluaties
• Leveranciersinformatie
• Trainingen en opleidingen
• Aanbestedingsregels etc.
www.bizob.nl 25
WOA
www.bizob.nl 26
Taken BIZOB bij aanbestedingen
Voor Europese Aanbestedingen zonder
voorselectie 6 fasen1. Inkoopstrategie (startdocument)
a) Analyse van de huidige situatie en de bedrijfskolom
b) marktresearch
2. Voorbereiding
a) opzet aanbestedingsdossier, in het kader van transparantie,
wordt later door externe accountant gecontroleerd
b) gedetailleerd schema
c) beoordelingsmatrix (laagste prijs, EMVI)
d) schrijven van het aanbestedingsdocumenten
www.bizob.nl 27
Aanbestedingsschema
www.bizob.nl 28
Taken BIZOB bij aanbestedingen (2)
3. Aanbesteding
a) Publicatie van de aanbesteding (Internet, TED)
b) Publicatie van of versturen van Programma van Eisen
c) Beantwoorden van vragen uit de markt
d) Ontvangst van offertes.
4. Beoordeling
a) Officieel rapport van ontvangen offertes
b) Afwijzigingsbrieven van te laat ontvangen offertes
c) Beoordeling van ontvangen offertes
d) Beoordeling van presentaties
e) Officieel rapport van de beste offerte
www.bizob.nl 29
www.bizob.nl 30
www.bizob.nl 31
www.bizob.nl 32
Taken BIZOB bij aanbesteden (3)
5.Toewijzen van de order
a) Intentie van gunning
b) Afwijzigingsbrieven andere partijen
c) Contracteren
d) Publicatie van de gunning
6. Evaluatie en implementatie
www.bizob.nl 33
Aanbestedingsdossier (voorbereidende fase)
Nodig voor transparantie en voor controle door accountant
• inkoopstrategie, marktonderzoek en analyse bedrijfskolom
• planning
• budget
• programma van eisen met:
• afgesproken selectiecriteria
• afgesproken gunningscriteria
• Afgesproken wegingsfactoren
• publicatie
www.bizob.nl 34
Aanbestedingsdossier (voorbereidende fase)
• overzicht van ontvangen offertes, gunning, adviezen,
toewijzing, afwijzingen
• overzicht van ontvangen vragen en antwoorden
• leveranciersinformatie, offertes
• gunning, beoordeling matrix
• bewijs van inschrijving (KvK)
• contract
• evaluatie van de aanbesteding
www.bizob.nl 35
Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeenten
• Aanbestedingsbeleid voor aanbestedingen onder
de drempelwaarde
• Geschreven door BIZOB
• Goedgekeurd door het college van B&W van elke
gemeente
• Aanbestedingsregels hoe om te gaan indien boven de
drempelwaarde
www.bizob.nl 36
Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeenten
• Bepalen van de primaire doelstellingen van de gemeente
• Bereiken van duurzaamheid bij aanbesteden
• Beleid voor gezamenlijk inkopen
• Gebruik van raamovereenkomsten
• Beleid out- of insourcing, local sourcing
• Procedures en werkmethoden
• Aanbestedingsvoorwaarden van gemeente of leverancier
• Integriteitsbeleid
• Procedures voor verschillende producten en inkoopvolume
www.bizob.nl 37
Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeenten
en uiteraard
Hoe om te gaan met de basisprincipes van aanbestedingen onder de
drempelwaarde voor wat betreft:
• gelijke behandeling
• Transparantie
• Proportionaliteit
www.bizob.nl 38
Inkoop- en aanbestedingsprocedure
- Procedure: werken leveringen en diensten
www.bizob.nl 39
Opleidingen, trainingen en netwerken
• Interne en externe netwerken
• Individueel, persoonlijk opleidingsschema (NEVI)
• Training inkopers (senior samen met junior)
• Intern iemand verantwoordelijk voor opleidingen
• Standaard documenten, kennisdatabase
• Externe gezamenlijke training (BIZOB,SIW)
• Presentaties van evaluaties tijdens inkoopoverleg
• Leveranciersbezoeken
www.bizob.nl 40
Financiële resultaten 2009
www.bizob.nl 41
Referenties
De Boer, L. Telgen, J., (1998), ‘Purchasing Practice in Dutch Municipalities’, International Journal of Purchasing and Materials Management, Vol 34, No 2, pp. 31-36.
Bizob, (2006 & 2007), Annual accounting report.
Dimitir, Piga, Spagnolo, (2006): Handbook of Procurement, pp.347-360 and pp. 3-142, Cambridge University Press.
Gelderman, C.J., Ghijsen P.W.Th, Brugman M.J, (2006), ‘Public procurement and EU tendering directive-explaining non-complience. International Journal of Public Sector Management; Volume: 19
Lysons, K., (2006),’Purchasing and Supply Chain Management’. Prentice Hall,fifth ed.
Monczka, R.M., Trent, R.J. ‘Global sourcing A Development approach’ , International Journal of Purchasing and Materials Management, (27:2), Spring 1991, pp. 2-8.
Murray, G., Rentell, J., Peter G., David Geere, (2008), ‘Procurement as a shared service in English local government’, International Journal of Public Sector Management, Vol 21, No. 5, pp. 540 – 555.
Schotanus, F., (2004), ‘Inkoopsamenwerking van theorie naar praktijk’, NPPP-publicatie, pp. 50.
Weele, van, A.J.(2005b), ‘How purchasing and supply management develops over time’, pp.92-98, Purchasing & Supply Chain management, Thomsom.
Vragen