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CCAAPPÍÍTTUULLOO IIII:: MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO

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CAPÍTULO II

MARCO TEÓRICO

El Marco Teórico está compuesto por los antecedentes de la

investigación, las bases teóricas que toman en cuenta diferentes autores

para definir un sistema de información, las bases de datos, entre otros. Así

como la definición de términos básicos y el sistema de variables de la

investigación.

1.- ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN. Muchas investigaciones se han realizado con el fin de proponer, diseñar

y desarrollar un sistema de información automatizado para el control

administrativo y cálculo de nómina, debido a que las organizaciones tienen la

necesidad de un instrumento o sistema basado en computadoras, donde

vean detalladamente plasmados todos los procesos involucrados en la vida

activa de la misma.

Las siguientes investigaciones han servido de consulta para la realización

final del diseño y desarrollo de un sistema de información automatizado para

el manejo de los procesos involucrados en la organización, ya que las

mismas presentan características similares a la variable de estudio y sirven

como fuente de apoyo a la investigación.

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Báez (2003), realizó un trabajo especial de grado para la Universidad Dr.

Rafael Belloso Chacín (URBE), titulado “Sistema de Información para los

Procesos Administrativos del Departamento de Circulación del Diario

Panorama”, cuyo objetivo principal fue desarrollar un sistema de información

automatizado basado en la Metodología de James Senn (1992) para las

fases del ciclo de vida del sistema y MS Dextenty para la construcción del

mismo. La investigación fue de tipo aplicada, descriptiva de campo y

documental.

El presente estudio, aportó notables beneficios para la empresa entre

ellos: Aumentó la velocidad con que se realizan los procesos administrativos,

permitiendo así que las actividades diarias se efectuarán de una manera

segura y precisa, se alcanzó una mayor confiabilidad y exactitud de la

información entre otros.

Esta investigación, sirvió como base teórica al presente estudio sobre

todo para la parte correspondiente a términos básicos de Sistema de

Información y Procesos Administrativos.

Reverol y Salazar (2000), realizaron un trabajo especial de grado para la

Universidad Dr. Rafael Belloso Chacín (URBE), titulado “Desarrollo de un

Sistema de Información Automatizado para el Control de los Procesos

Administrativos de la empresa FAROCA”. El propósito de este estudio fue,

desarrollar un sistema de información automatizado basado en la

metodología de James Senn (1992), con la finalidad de agilizar las

actividades diarias y los procesos administrativos que se realizan en la

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empresa mencionada con anterioridad, apoyando a la gerencia a tomar

decisiones adecuadas y oportunas. Siendo esta investigación de tipo

aplicada, descriptiva y factible. El resultado de este estudio pretende inferir

que la automatización de la organización se presenta como una alternativa

válida y confiable para apoyar la solución a los problemas básicos que

presenta actualmente la referida empresa, resaltando del mismo modo que la

utilización de este sistema de información proporciona información

actualizada, agiliza tiempo de respuestas tanto a clientes como a

proveedores y realiza procesos, cálculos y reportes con óptima confiabilidad

y seguridad.

De esta investigación se utilizó como apoyo sus variables y otros puntos

importantes desarrollados en el marco teórico, específicamente los referentes

a los Sistemas de Información y los Procesos Administrativos.

Vergara (2000), elaboró su trabajo especial de grado para la Universidad

Dr. Rafael Belloso Chacín (URBE), titulado “Sistema de Información para la

Automatización de las Actividades Académico Administrativas de la Unidad

Educativa Emilio Maldonado”, cuyo objetivo se fundamenta en desarrollar un

sistema de información para disminuir en gran medida los retrasos, errores y

pérdida de tiempo en la realización de las diferentes actividades académico

administrativas de la institución antes menc ionada. El tipo de investigación

fue aplicada, campo y descriptiva, utilizándose la metodología planteada por

Pressman R. (1997, p.28) basado en lo denominado el “Método en Espiral”.

Esta investigación señala entre sus conclusiones que el sistema

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automatizado brinda como beneficio la disponibilidad de integrar datos de la

institución, así como eliminar el proceso manual que se estaba realizando, el

cual consumía tiempo y recursos.

Este estudio resultó relevante, ya que trata sobre aspectos importantes

para la investigación, al mismo tiempo aporta una serie de conocimientos

referidos a los sistemas de información como la aplicación de los mismos

para el control y optimización de los diferentes procesos administrativos que

se realizan en una determinada empresa.

Baptista (1998), realizó su trabajo especial de grado para la Universidad

Dr. Rafael Belloso Chacín (URBE), titulado “Implantar un Sistema de

Información Automatizado de los Procesos Administrativos del Departamento

de Compras de Obras Públicas del Estado Zulia”. Perteneciendo ésta

investigación del tipo campo, descriptiva y utilizando la metodología del

“Ciclo de Vida del Desarrollo de Sistemas” por Kendall y Kendall (1993).

El resultado de este estudio pretende reseñar que solventó la

problemática por la cual antecede el departamento de compra, en cuanto a

los requerimientos laborales de información, despertando gran interés al

departamento por requerir mayor rapidez al momento de procesar, registrar,

realizar reportes, entre otros.

Parte de las bases teóricas que presenta la investigación anterior es

significativo para la elaboración del presente estudio, ya que las mismas

sirvieron de referencia.

21

Paz y Rodríguez (1996) elaboró su trabajo especial de grado para la

Universidad Dr. Rafael Belloso Chacín (URBE), titulado “Implantación de un

Sistema de información para el Control de Solicitud de Préstamos del

Personal de la empresa UPACA”, cuyo propósito fue implantar un sistema de

información de control de préstamos. La investigación fue descriptiva y la

metodología para su implantación fue la de James Senn (1992) para su

análisis, diseño e implantación. Los resultados obtenidos en el estudio

permitieron verificar que el desarrollo del sistema de información, bajo la

aplicación ordenada de un conjunto de actividades, permitió obtener un

eficiente control de la información procesada.

A través de la revisión de fuentes bibliográficas utilizadas para el

desarrollo de la antes mencionada investigación, sirvieron para obtener parte

de las bases teóricas y así alcanzar objetivos planteados en este estudio de

investigación actual.

Granadillo (1994), realizó un trabajo de ascenso para Profesor Titular en

la Universidad del Zulia (LUZ), que llevaba por título “Des arrollo de un

Sistema de Información a la Gerencia para las Secretarias Docentes de la

Universidad del Zulia”, el cual tuvo como propósito analizar la Secretaria

Docente bajo la clasificación de Murdick (1988) y Ross (1987) a la luz del

enfoque de sistemas, como una organización con estructura propia y definida

y un proceso administrativo y de control necesario y subyacente. En la

investigación se concluye proporcionando las diferentes herramientas tales

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como: la estructura del prototipo del sistema en función de subsistemas,

cadenas de flujo, bases de datos y sus relaciones, entre otros, para así

desarrollar e implantar un sistema de información integrado que pueda

facilitar las actividades que se realizan en la Secretaria Docente de la

Universidad del Zulia.

La relación de estos trabajos con este estudio, es el impacto de un

análisis detallado y exhaustivo en las funciones administrativas básicas de

planificación, organización y control, a la luz de la teoría de la administración.

2.- BASES TEÓRICAS.

La fundamentación teórica sirve como los principios de los sustentos

teóricos, es por esto que a continuación se definen los enfoques, teorías y

conceptos que conforman el estudio de la investigación.

2.1.- Sistemas de Información.

Los sistemas de información se han ido convirtiendo con el tiempo, en

otra área funcional de la empresa, tal como el departamento de contabilidad,

finanzas, mercadeo, recursos humanos, producción entre otros. En la

actualidad toda organización que ha logrado ser exitosa, ha debido

concientizarse sobre la importancia del manejo de las tecnologías de

información como elemento que brinda ventajas comparativas con respecto a

la competencia.

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Para Senn (1992), un sistema de información es una entidad abstracta,

por el cual los datos fluyen de una persona o departamentos hacia otros. De

igual forma el sistema de información debe lograr cubrir aspectos como la

calidad en sus atributos, la eficiente operación del sistema en un ambiente de

restricciones y el grado de satisfacción de los objetivos y necesidades que

pueda proporcionar el sistema.

Laudon y Laudon (1998, p.8) define a “un sistema de información

técnicamente como un conjunto de componentes interrelacionados que

permiten capturar, procesar, almacenar y distribuir la información para apoyar

la toma de decisiones y el control en una institución”.

En conclusión, un sistema de información es un conjunto de elementos y/

o componentes (Usuarios , datos, procesos, actividades, departamentos,

herramientas de trabajo, entre otros) que interactúan entre sí, para lograr un

objetivo que es la disminución de procesos manuales a través de la

automatización de estos. Además tiene como finalidad capturar, procesar,

almacenar y distribuir la información para apoyar las actividades y toma de

decisiones de una organización o empresa.

En otro orden de ideas, las actividades básicas de los sistemas de

información como las de cualquier otro sistema dentro de una organización,

son procesar entradas, mantener archivos de datos relacionados con la

misma y producir información, reportes y otras salidas. A continuación se

describirán brevemente cada una de estas actividades.

24

Ø Entrada de información: Es el proceso mediante el cual el siste -

ma de información toma los datos que requiere para procesar la información.

Las entradas pueden ser manuales, proporcionadas en forma directa por el

usuario y las automáticas, las cuales son datos o información que provienen

de otros sistemas o módulos, ocasionándose así las interfases automáticas.

Entre los medios de entrada se encuentran: cintas magnéticas, disquetes ,

códigos de barras, scanner, la voz, monitores sensibles al tacto, teclado,

ratón entre otras.

Ø Almacenamiento de información: En esta actividad el sistema

puede recordar la información guardada en el proceso anterior y suele ser

almacenada en archivos por medio de discos magnéticos o discos duros,

disquetes, CD-ROM entre otros.

Ø Procesamiento de información: Es la capacidad para efectuar

cálculos de acuerdo a una secuencia de operaciones preestablecidas. Estos

cálculos pueden realizarse con datos recientes como datos almacenados. El

procesamiento de información permite la transformación de datos fuente en

información que puede ser utilizada para la toma de decisiones.

Ø Salida: Es aquella capacidad que tiene el sistema para imprimir o

visualizar la información procesada a través de impresoras, terminales,

disquetes, graficadores, entre otros. Así mismo debemos acotar que la salida

de un sistema puede ser la entrada a otro sistema. Monografía.com

(24/11/03).

25

2.1.1.- Características, Funciones y Objetivos.

Según Tony Hernández (2000):

a) Características:

Tecnológicas: Afectan al rendimiento y seguridad del sistema.

Funcionales y semánticas: Establecen si el sistema hace lo que

debe, de forma correcta y si es capaz de adaptarse a requisitos cambiantes.

Económicas: Establecen la relación entre el costo del sistema y

sus objetivos.

Sociales: Impacto en el entorno social en que se desarrolla el sistema.

b) Funciones:

Recoger, procesar y almacenar datos procedentes de la organización

o de fuentes externas relacionadas. Facilitar la recuperación, elaboración y

representación de los datos.

c) Objetivos:

Ø Respaldar las operaciones empresariales.

Ø Respaldar la toma de decisiones gerenciales.

Ø Contribuir a la automatización de actividades y procesos en las

empresas.

Ø Llevar la información de manera oportuna y adecuada a las instan–

cias de la empresa que así lo requieran.

Ø Proporcionar un diagnóstico y pronóstico de la empresa en un mo -

26

mento dado. Unal. edu(12/12/03).

En otras palabras, un sistema de información tiene como objetivo

principal procesar entrada de datos, mantener archivos en relación con la

empresa y proporcionar información para la toma de decisiones y solución de

problemas.

2.1.2.- Estrategias para Desarrollar Sistemas de Información.

Para Senn (1992), los sistemas de información automatizados o

basados en computadoras sirven para diferentes finalidades, los cuales van

desde el procesamiento de las transacciones de una empresa, hasta proveer

la información necesaria para decidir sobre situaciones que puedan ocurrir

frecuentemente, asistencia a los altos funcionarios con la formulación de

estrategias difíciles y la vinculación entre la información de las oficinas y los

datos de toda la corporación.

A medida que las computadoras son más requeridas por personas no

especializadas en computación e informática, el desarrollo de sistemas de

información adquiere una nueva magnitud. Muchas veces hasta los mismos

usuarios emprenden el desarrollo de algunos de los sistemas empleados por

ellos mismos.

Estas situaciones de acuerdo a este autor están representadas por tres

(03) métodos para desarrollar sistemas de información automatizados:

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A) Método de Análisis Estructurado: Tiene como finalidad; dividir al

sistema en componentes y construir un modelo del sistema. El método

incorpora elementos tanto de análisis como de diseño.

El análisis estructurado se concentra en especificar lo que se requiere que

haga el sistema o la aplicación. Los elementos esenciales son símbolos

gráficos, diagramas de flujo de datos y el diccionario centralizado de datos.

B) Método del Prototipo: Este método hace que el usuario participe de

manera más directa en la experiencia de análisis y diseño, pero Qué es un

prototipo?, es un sistema que tiene como finalidad probar ideas y

suposiciones relacionadas con el nuevo sistema, es decir, es un modelo

piloto o de prueba.

Los prototipos permiten evaluar situaciones extraordinarias donde los

encargados de diseñar e implantar sistemas no tienen información ni

experiencia, como también pueden existir situaciones de riesgo y costo

elevados, y aquellas donde el diseño propuesto es novedoso y aún no ha

sido probado.

C) Método del Ciclo de Vida: El método del ciclo de vida para desarrollo

de sistemas (SDLC), es el método por el cual la investigación en desarrollo

se guiará para las fases de análisis, diseño, implantación y prueba del

sistema en cuestión, el cual se define como el conjunto de actividades que

los analistas, diseñadores y usuarios realizan para desarrollar e implantar un

sistema de información (Senn 1992). (Ver Figura 1, p.28)

28

Los ciclos de vida de sistemas varían en gran manera en términos de

longitud, pero por lo regular el ciclo esta en el rango de 3 a 8 años.

Es útil mencionar brevemente cada una de las actividades o fases del

ciclo de vida para desarrollo de sistemas, ya que el p resente método es el

referido para el desarrollo de la presente investigación:

Inv Preliminar

Det de RequerimientosDiseño del Sistema

Desarrollo del SistemaPrueba del Sistema

Implantación

Figura 1. Actividades o fases del ciclo de vida clásico de sistemas.

Fuente: Senn (1992, p.33)

1) Investigación Preliminar: Esta fase permite descubrir a través de un

sistema de información existente un problema o una oportunidad de

desarrollar un nuevo sistema originado por la solicitud bien sea de un

administrador, usuario o especialista en sistemas, sin importar cuales son las

razones para dicha solicitud. La presente actividad se divide en tres (3)

partes:

a) Aclaración de la solicitud: Antes de considerar cualquier

investigación de sistemas, la solicitud para desarrollar un nuevo sistema o

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modificar uno existente, debe examinarse para determinar con exactitud lo

que el solicitante desea.

b) Estudio de factibilidad: En la investigación preliminar existen tres

aspectos relacionados con el estudio de factibilidad: L a factibilidad técnica,

que se encarga del estudio tecnológico, el cual determinará la tecnología

existente en el mercado sobre los requerimientos del sistema; la

factibilidad económica, es el estudio que nos permite conocer el costo y

determinar si lo podemos efectuar o no en el tiempo requerido, el proyecto

solicitado; y la factibilidad operacional, que determina si hay recursos

humanos calificativos para que el proyecto trabaje en perfectas condiciones.

c) Aprobación de la solicitud: No todos los proyectos solicitados son

deseables o factibles, por lo tanto una vez aprobado la solicitud se estima su

costo, el tiempo necesario para terminarlo y las necesidades del personal,

con esta información se determina donde ubicarlo dentro de la lista existente

de proyectos.

2) Determinación de los Requerimientos del Sistema: Durante este

paso el grupo de desarrollo se encarga de especificar junto con los usuarios

del nuevo sistema las salidas (listados, gráficos, etc), las entradas (para los

distintos tipos: su formato, su medio, su volumen estimado, etc), y las

estructuras de datos necesarias (los registros lógicos que se necesitan y sus

relaciones).

30

3) Diseño del Sistema: El diseño de un sistema de información produce

los detalles que establecen la forma en la que el sistema cumplirá con los

requerimientos identificados durante la fase anterior. Esta etapa es conocida

por los especialistas como diseño lógico mientras que la del desarrollo de

software se denomina diseño físico.

El diseño de un sistema también indica los datos de entrada, aquellos que

serán calculados y los que deben ser almacenados. Así mismo, se escriben

con todo detalle los procedimientos de cálculo y los datos individuales. Los

diseñadores seleccionan las estructuras de archivo y los dispositivos de

almacenamiento, tales como discos y cintas magnéticas o incluso archivos

en papel. Los procedimientos que se escriben indican cómo procesar datos y

producir las salidas.

La información detallada del dis eño se proporciona a los programadores

para comenzar la fase de desarrollo de software.

4) Desarrollo de Software: En esta fase los encargados del desarrollo

pueden instalar (o modificar e instalar) software comprado a terceros o

escriben programas diseñados a la medida del solicitante. La elección de

cada alternativa depende de su costo, tiempo para escribir el software y de la

disponibilidad de los programadores.

Los programadores, son los responsables de la documentación, la cual es

esencial para probar el programa en sí y llevar a efecto el mantenimiento una

vez instalada la alternativa seleccionada.

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5) Prueba del Sistema: La presente fase se emplea de manera mismo

debe funcionar de acuerdo con las especificaciones y en la forma como los

usuarios esperaban.

En algunas organizaciones, las pruebas son conducidas por personas

ajenas al grupo de quienes escribieron los programas originales, permitiendo

así que las pruebas sean completas e imparciales y el software sea más

confiable.

Para Fábregas (1995), el sistema debe ser probado considerando los

siguientes puntos:

* Estrategias de Prueba: Existen dos estrategias para enfrentar las

pruebas del software:

La caja negra, la cual consiste en probar que se cumplan las

especificaciones sin prestar atención al código interno de los programas, y la

caja de cristal, donde se prueban cada rutina e instrucción sin tomar en

cuenta las especificaciones. Ambas estrategias son dos extremos opuestos

uno del otro, sin embargo la “caja negra” es la más idónea, ya que permite

que el programa, procedimiento o sistema sea probado a través de casos de

prueba que garanticen comparar el comportamiento del sistema con sus

requerimientos.

* Métodos de Prueba:

a) De abajo hacia arriba (Bottom-Up): El presente método prueba de

abajo hacia arriba cada módulo del nivel inferior (el cual no debe invocar otro

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módulo), una vez probados cada módulo, se añaden los módulos que los

invocan hasta incluir el módulo principal o de más alto nivel.

b) De Arriba hacia abajo (Top-Down): Es lo opuesto al anterior método,

debido a que el único módulo a ser probado individualmente es el principal y

se les añade los módulos que invoca uno por uno hasta completar todo el

programa.

c) Total (Big Bang): Este no es un mal método para aquellos programas

de poca complejidad.

* Tipos de Pruebas:

a) Dinámicas: La prueba dinámica puede adoptar cualquiera de los

métodos o estrategias descritos con anterioridad, tomando en cuenta los

casos de pruebas a elegir, la ejecución de la misma y el análisis de los

resultados obtenidos.

b) Estática: Analiza las características de un programa a través de

diversas técnicas, tales como el análisis de flujo de control, la cual permite

detectar código no estructurado o inalcanzable; el análisis del flujo de datos,

que determina anomalías en el uso de datos y variables y finalmente el

análisis de interfaces que determina las relaciones entre los módulos, para

visualizar la discrepancia entre los parámetros que se envían desde un

módulo y la forma como el módulo receptor las recibe.

La presente investigación en estudio llevará efecto las pruebas basadas

en la metodología de Fábregas (1995), así tenemos que: la estrategia para

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ser aplicada al estudio de investigación será la caja negra, el método a

utilizar será el Bottom-Up (De abajo hacia arriba), y el tipo será la dinámica

por las ventajas que presentan cada una de ellas y expuestas con

anterioridad. Estas se efectuarán en los diferentes módulos que conforman

al sistema, base de datos para la optimización del mismo.

6) Implantación y Evaluación: La implantación es el proceso de verificar

e instalar nuevo equipo, entrenar los usuarios, instalar la aplicación y

construir todos los archivos de datos necesarios para utilizarlo. Por lo general

se realiza una prueba piloto del nuevo sistema junto al viejo para comparar

resultados, permitiendo así al nuevo sistema reemplazar al viejo un día

cualquiera. Constantemente los sistemas junto con el ambiente de las

empresas experimentan cambios continuamente, lo cual conlleva a los

sistemas de información mantenerse al día. En este sentido la implantación

es un proceso constante de evolución.

La evaluación se lleva a cabo para identificar las debilidades y fortalezas

del sistema. La evaluación ocurre a nivel operacional (valoración de la forma

en que funciona el sistema), organizacional (identificación y medición de los

beneficios para la organización en áreas como finanzas, eficiencia

operacional e impacto competitivo), opinión de los administradores (Evaluar

actitudes de directivos como de los usuarios) y el desempeño de desarrollo

(Evaluar tiempo, esfuerzo de desarrollo acorde con presupuestos y

estándares establecidos).

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2.1.3.- Herramientas para el Desarrollo de Sistemas de Información.

Según Senn (1992, p. 47), una herramienta “es cualquier dispositivo que

cuando se emplea en forma adecuada, mejora el desempeño de una tarea,

tal como el desarrollo de sistemas de información basados en

computadoras”. Así mismo, estas herramientas se agrupan en: Análisis,

diseño y desarrollo propiamente dicho.

Para el análisis, las herramientas son:

* Recolección de datos: Estas capturan detalles de procedimientos y

sistemas en uso, y la misma es utilizada para apoyar la identificación de

requerimientos.

* Diagramación: Es la representación gráfica del sistema y sus

actividades.

Dentro de las herramientas a utilizar en el estudio de investigación,

encontramos:

* Diagramas de representación gráfica de procesos: Herramienta a

utilizar en lugar de los DFD`s, en estos se plasma la forma en la cual son

ejecutados los procesos manuales o semiautomatizados ( Word, Excel )

actualmente, para así tener una mejor visión de cómo se realizan las

actividades o tareas de las dos (02) empresas adscritas en la ciudad de

Maracaibo de la Organización Denu. (García y Parra, 1999)

* Diagramas HIPO ( entrada-proceso-salida-jerárquica): Método de

Herramienta que fue ideado por IBM. Estos diagramas son descripciones

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gráficas de la estructura y funcionamiento de un sistema, permitiendo así

cumplir con mayor precisión con las especificaciones de dicho sistema.

(Senn, 1992). (Ver Figura 2).

También podemos acotar que HIPO, es una técnica visual y su principal

beneficio se deriva de la facilidad de lectura de los símbolos estandarizados,

utilizados para mostrar los diferentes tipos de entrada, almacenamiento de

datos y dispositivos de salida.

En conclusión, la herramienta HIPO es una descripción de un sistema que

consta de tablas visuales de contenidos y de diagramas funcionales. Las

tablas de contenido, están formadas por un diagrama de jerarquía, que

identifica los módulos mediante un número, dando una descripción breve de

cada uno de ellos .

Por otra parte, este tipo de herramienta será utilizada en el estudio de

investigación para la representación del sistema a proponer por su sencillez y

comprensión para el usuario.

Entrada Proceso Salida

Figura 2. Modelo HIPO para el ejemplo de nómina. Fuente: Senn (1992,

p.644)

Tarjetas de Tiempo Datos de Tasas de Salarios Datos de Impuestos

Validar Transacciones Calcular Salarios Producir Cheques de Salarios Producir Informe

Editar Transacciones Cheques de Salarios Informe de nómina

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Por otra parte, las herramientas para el diseño apoyan el proceso de

formular las características presentadas en el sistema para satisfacer los

requerimientos obtenidos del análisis, a través de la especificación de control

de entradas, salidas, procesos y control del sistema, igualmente se hace la

presentación de la posición de datos, mensajes, encabezados, reportes,

entre otros, los cuales se visualizarán en la pantalla, impresora.

Y finalmente encontramos las herramientas para el desarrollo, las mismas

ayudan al analista a trasladar los diseños en aplicaciones funcionales, como

los generadores de códigos que producen el código fuente y las aplicaciones,

las pruebas para ayudar a la evaluación del sistema o partes de este.

2.1.4.- Clasificación de los Sistemas de Información.

Los sistemas de información generalmente se clasifican en seis (6)

clases diferentes, los cuales se encuentran relacionados entre si:

Ø Los sistemas de información gerencial (SIG): Esta planeado para reco-

lectar, almacenar y generar información a la gerencia de una empresa para

tomar decisiones y ocupa un lugar importante en tareas de planificación,

organización, dirección y control. Chiavenato (2001)

Ø Sistemas de procesamiento de transacciones ( operaciones ) (STP) :

Sustituye los procedimientos manuales por otros basados en computadoras,

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dichos procesos están estructurados y utilizan aplicaciones para el

mantenimiento de registros. Senn (1992)

Ø Sistemas para el soporte de decisiones (SSD): Proporciona

información a los directivos en la toma de decisiones sobre situaciones

particulares y que no están bien estructuradas, es decir, no existen

procedimientos claros para tomarla y no es posible identificar, con

anticipación, todos los factores que deben tomarse en cuenta en la decisión.

Senn (1992).

Ø Sistemas para la administración de reportes (SAR): Proporciona

Información, utilizada en los procesos de decisión administrativos a través de

reportes basados en las actividades de nivel de transacción o cada vez que

se necesite alguna información, se preparará y presentará en una forma y

formato diseñados con anterioridad.

Ø Sistemas de información de oficina (SIO): Utilizan herramientas como

el procesador de palabras, correo electrónico, agendas digitales, hojas de

cálculo entre otros, para incrementar la productividad de los empleados de

una oficina y dirigidos hacia aquellas personas que emplean, manejan o

distribuyen información.

Ø Sistemas de información estratégico (SIE): Son aquellos sistemas

utilizados para conseguir y descubrir ventajas competitivas de una empresa

continuamente, donde se evalúan la disminución de costos, eliminación de

actividades que no generan valor hasta cambiando la forma de realizar

38

actividades para hacerlas cada vez más rápidas y eficientes con respecto a

la competencia. Unal.edu(20/01/04)

Cada modalidad de sistema desempeña un papel relevante en el control y

coordinación de las diferentes partes que conforman una organización o

empresa.

Para Senn (1992), el sistema basado en computadora más importante

dentro de una organización, está relacionado con el procesamiento de las

transacciones y los cuales tienen la finalidad de mejorar las actividades

rutinarias de una empresa y por las cuales depende toda una organización.

Sin embargo, para la Universidad Nacional de Colombia (UNCOL) en la

actualidad un sistema de información gerencial (SIG) es un concepto que

está evolucionando y el cual cubre una gran variedad de sistemas, entre

estos tenemos a: SPT, SAR, SSD, SIO, tal como se muestra en la Figura 3,

p.38.

Lo cual nos permite definir a un sistema de información gerencial como un

sistema integrado que aporta información y apoya a la planeación, control y

operaciones de una organización con el objeto de obtener información útil

para la administración y o gerencia de la misma.

Estos sistemas se distinguen de los demás sistemas de información,

porque destacan la toma de decisiones administrativas y/o gerenciales,

tomando en cuenta la información del pasado, presente y de proyección para

apoyar la solución de problemas y toma de decisiones.

39

Figura 3. Clasificación de los Sistemas de Información. Fuente:

Unal.edu (12/12/03).

Por otra parte, lo relevante para un SIG es tener disponible la información

de forma oportuna y uniforme entre los usuarios, sin tomar en cuenta el

departamento donde laboren. Unal.edu (12/12/03)

Por lo expuesto anteriormente, el estudio de investigación estará dirigido

hacia los sistemas de información gerencial (SIG), ya que la organización

Denu requiere de un sistema integrado que le aporte información para la

toma de decisiones y a su vez le permita planear, organizar, dirigir y controlar

sus operaciones en forma eficiente y eficaz.

Sistema de

Información

Sistemas de apoyo a las operaciones

Sistemas de apoyo a la gerencia

Procesamiento De Operaciones

Control de Proceso

Colaboración empresarial

Otras Categorías

Información Gerencial

Sistemas Expertos

Apoyo a las Decisiones

Gerencia de Conocimiento

Información Ejecutiva

Sistemas de I. Estratégicos

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2.2.- Bases de Datos.

La información es recurso para el desarrollo de las actividades por esto

es necesario lograr una gestión de la misma a partir de la administración de

bases de datos para interpretarla y sacar provecho. Unal.edu (12/12/03)

El término de bases de datos fue adjudicado por primera vez en 1963, en

un simposio celebrado en California. Entendiendo a la base de datos como

una colección de datos inter relacionados almacenados en conjunto sin

redundancia perjudiciales innecesarias; su finalidad es la de servir a una

aplicación o más, de la mejor manera posible, los datos se almacenan de

modo independiente de los programas al momento de ser utilizados por

estos, Martín (1986).

De acuerdo a la UNCOL una base de datos es, ”un conjunto de datos

estructurados, fiables y homogéneos, organizados independientemente en

máquina, accesibles a tiempo real, compartibles por usuarios que tienen

necesidades de información diferente” .Unal.edu (12/12/03).

Tomando en consideración, las dos percepciones citadas anteriormente

podría decirse que una base de datos es un conjunto de datos estructurados,

fiables, homogéneos, organizados, interrelacionados y almacenados sin

redundancias innecesarias en forma independiente de los programas que los

usan. Dicha base de datos es accesible y compartibles para diferentes

usuarios y/o departamentos de una organización.

41

Por otra parte, según la UNCOL, las bases de datos cumplen las

siguientes propiedades:

Ø La colección de datos están estructurados independientemente de las

aplicaciones y del soporte de almacenamiento que los contengan,

permitiendo accesibilidad y menor tiempo para obtener información.

Ø Presentan la menor redundancia posible, es decir, la duplicidad de

datos se minimiza.

Ø Los datos son compartidos por varios usuarios y/o aplicaciones.

Ø Hay integridad y seguridad de los datos.

2.2.1.- Componentes de las Bases de Datos. De acuerdo con la UNCOL, en las bases de datos se tiene una jerarquía

de componentes que comienza por la unidad de mínimo tamaño:

* Carácter: Que representa la unidad mínima de almacenamiento

(símbolo alfabético).

* Campo: Constituye una agrupación de caracteres y consiste en una

cualidad, la cual describe un aspecto particular para la aclaración de la

información referida a los nombres del campo (Ej.: el nombre de una

persona).

* Registro: Conjunto de información referida a una persona u objeto.

42

* Archivo (Tabla) : Es la reunión de varios registros que corresponde a

varias entidades.

* Base de Datos: Conformada por un conjunto de tablas que almacenan

información de los diferentes departamentos o actividades de una

organización (Ventas, Contabilidad, RRHH, entre otros), las bases de datos

de estos departamentos pueden conectarse unas a otras de manera

ocasional o periódica para compartir o complementar información. Unal.edu

(12/12/03).

2.2.2.- Objetivos de una Organización de Bases de Datos.

La organización de base de datos hace posible acceder a datos

integrados que atraviesan los límites operacionales y funcionales de una

empresa.

Por otra parte, los objetivos de una organización de base de datos son:

* Independencia de datos.

* Accesibilidad limitada (disponibilidad)

* Datos al día y sin redundancia.

* Consistencia ( oportunidad más disponibilidad ) como calidad de datos.

* Interfaz única.

* Entrada directa a los datos.

* Recuperación por diferentes accesos.

43

* Estandarización ( evolución para adaptarse al entorno ).

* Seguridad e integridad, en el nivel de los datos como del sistema.

* Bajo costo y capacidad de auditoria. Monografía.com (24/11/03)

2.2.3.- Principios de Diseño de Bases de Datos.

Según la UNCOL para el diseño de bases de datos debe tenerse en

cuenta:

v Desarrollo de bases de datos: Representa el software que facilita la

creación y administración de la base de datos.

v Consultas: Es la manera como se manipularán los datos y el tipo de

resultados que se esperan a través de la utilización de consultas.

v Mantenimiento: Se refiere a la actualización y revisión de los datos

periódicamente.

v Desarrollo de aplicaciones: Este principio consiste en desarrollar las

bases de datos como una aplicación compuesta por elementos manejables

para el usuario, que permite la introducción y consulta de los datos de una

manera óptima. Unal.edu (12/12/03)

44

2.2.4.- Ventajas de las Bases de Datos.

Murdick (1994, p.188), expresa la tendencia de emigrar los procesos

realizados de forma manual hacia la automatización, constituyen el entorno

tecnológico necesario para el establecimiento de una base de datos

integrada, en la cual los niveles de información y los procesos se enlacen

conjuntamente para formar una composición consistente de la información,

es decir, el establecimiento de una base de datos en una organización va a

permitir que los datos sean procesados como un todo.

La utilización de bases de datos como plataforma para el desarrollo de

sistemas de aplicación en las empresas se ha incrementado en los últimos

años y se debe a las ventajas que ofrece su uso, entre ellas tenemos:

v Globalización de la información: Permite a los usuarios enfocar a la

información como un recurso para cada uno de ellos corporativamente.

v Eliminación de información inconsistente: Si existen dos o más

archivos con la misma información, los cambios que se hagan se realizará

automáticamente a todas las copias del archivo, evitando la duplicidad de

datos.

v Compartir información: La información se comparte a tiempo real,

sin afectar a los usuarios.

v Integridad: Solo se almacena la información correcta y disminuye el

manejo de datos erróneos.

v Independencia de datos: Los programas y datos trabajan en

45

conjunto pero en forma separada a la hora de eliminar datos, modificar,

agregar, trasladar, entre otros.

v Velocidad: Sobre la consulta de información.

v Respaldo de información: Existe mayor seguridad.

v Manejo de reportes inmediatos: Se obtiene el número de copias

necesarias a corto plazo. Unal.edu (12/12/03)

2.2.5.- Bases de Datos Relacionales.

En una computadora existen diferentes formas de almacenar información.

Esto da lugar a distintos modelos de organización de las bases de datos:

jerárquicas, red, orientada a objeto y relacional.

Por otra parte, los sistemas relacionales son relevantes porque ofrecen

variedad de tipos de procesos de datos como: simplicidad y generalidad,

facilidad de uso para el usuario final, períodos cortos de aprendizaje y las

consultas de información son especificadas de manera sencilla. Así mismo la

ventaja del modelo relacional según Kroenke (1996, p.17), los datos se

almacenan, al menos conceptualmente, de un modo en el cual los usuarios

entiendan con más facilidad. (Ver Figura 4, p.46).

46

NOMBRE

DIRECCIÓN

CIUDAD

NÚMERO

ROBERTO

BELLA VISTA

MARACAIBO

124566

JESÚS

HATICOS

MARACAIBO

257896

SONIA

SABANETA

CARACAS

356668

NÚMERO

SALDO

124566

125.000,00

356668

90.000,00

257896

279.899,45

Figura 4. Modelo de Base de Datos Relacional. Fuente: Korth y Silberschartz (1989, p.8)

Los datos se almacenan como tablas y las relaciones entre filas y las

tablas son visibles en los datos, y los usuarios pueden consultar las tablas,

insertar nuevas, eliminar, modificar y actualizar.

Las bases de datos relacionales están constituidas por una o más tablas

que contiene la información ordenada de una manera organizada.

47

Por otra parte, las bas es de datos relacionales cumplen las siguientes

leyes básicas:

v Generalmente contendrán muchas tablas.

v Una tabla sólo contiene un número fijo de campos.

v El nombre de los campos de una tabla es distinto.

v Cada registro de la tabla es único.

v El orden de los registros y campos no está determinados. Monografía.

com (24/11/03)

Debido a las ventajas expuestas con anterioridad que presenta el modelo

de base de datos relacional, la investigación hará uso de este modelo de

base de datos para el diseño de la misma.

2.3.- Teoría de los Procesos Administrativos.

Esta teoría envuelve el conjunto de procesos, procedimientos y métodos

utilizados por la administración para el logro de sus fines y objetivos, a través

del perfeccionamiento de los mismos para alcanzar un alto grado de

eficiencia, derivada de la utilización práctica que de ellos se haga. Melenkoff

(1990, p.19-20)

48

2.3.1.-Proceso Administrativo.

Según Hampton (1991, p.22). “la perspectiva tradicional de la

administración ve en ella un conjunto común de procesos que, cuando se

efectúan debidamente, favorecen la eficacia y eficiencia organizacional “.

En otras palabras, el proceso administrativo constituye las fases o

funciones de la administración (es el proceso de diseñar y mantener un

ambiente en el que las personas, trabajando en grupo, alcanzan con

eficiencia las metas seleccionadas) e implica todo el ambiente en el cual se

desarrollan como: Cálculo de nómina, prestaciones sociales, vacaciones,

utilidades, liquidación final de prestaciones sociales, entre otros.

Por otra parte, el proceso administrativo involucra cuatro (04) funciones

específicas:

Ø Planificación: La planificación no tiene un principio ni un final; por el

contrario, se trata de un proceso continuo para establecer planes

(estrategias, metas, programas y políticas) a corto y largo plazo para lograr

los objetivos de la organización y establecer los procedimientos adecuados

para alcanzarlos.

Así mismo los planes son la guía de la organización para obtener y

comprometer los recursos requeridos para llevar a cabo los objetivos, los

miembros de la organización trabajarán en forma congruente con los

objetivos y procedimientos elegidos, y efectuar controles y mediciones a los

49

objetivos de tal manera que, cuando no sea satisfactorio, se hagan las

medidas correctivas.

Ø Organización: Para Thierauf (1991, p.21) “organizar significa desarro-

llar una estructura lógica para efectuar cambios”, y la cual consiste en

establecer una estructura organizacional una vez que los planes son

ejecutados se debe relacional al personal, funciones y tecnología con los

objetivos preestablecidos.

En otras palabras, es el proceso mediante el cual se ordena, distribuye el

trabajo, autoridad y recursos entre los miembros de la organización para que

trabajen juntas con la finalidad de alcanzar las metas de la misma. Stoner,

Freeman y Gilbert Jr. (1996)

Ø Dirección: Es el proceso por el cual se dirige, motiva y estimula al

personal de una empresa con respecto a una tarea o actividad para que

actúe de acuerdo con los planes preestablecidos.

Ø Control: Según Stoner y Wankel (1998), es imposible imaginar una

organización o empresa totalmente desprovista de control.

El control según Koontz (1998, p.654) “es la medición y corrección del

desempeño a fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos de la

empresa y de los planes ideados para alcanzarlos”.

En conclusión, es el proceso mediante el cual se supervisa y se compara

los resultados obtenidos contra los esperados y en el cual se asegura que la

acción dirigida se éste llevando a cabo de acuerdo a los planes.

50

2.3.2.-Control Administrativo.

Para Mockler R. (1990, p.213), el control administrativo es:

…“un esfuerzo sistemático para establecer normas de desempeño con objetivos de planificación, para comparar los resultados reales con las normas previamente preestablecidas, para determinar si existen desviaciones y para medir su importancia, así como para tomar aquellas medidas que se necesiten para garantizar que todos los recursos de la empresa se usen de la manera más eficaz y eficiente posible para alcanzar los objetivos de la empresa”.

Por otra parte, en el control administrativo deben considerarse cuatro (04)

pasos básicos a saber: (Ver Figura 5)

No

Si

Figura 5. Pasos básicos del proceso de control. Stoner y otros (1996,

p.612)

* Establecer las normas y métodos para medir el rendimiento de una

situación actual con respecto a las metas y objetivos establecidos en la

planificación.

Establecer normas y métodos para

medir el desempeño

Medir el

desempeño El desempeño

Se cirñe A las normas

Tomar medidas Correctivas y

volver a evaluar las normas

No hacer nada

51

* Medir los resultados, del desempeño y todos los procesos de control, en

una forma constante y repetitiva según la frecuencia del tipo de actividad que

se mida.

* Determinar si los resultados corresponde a los parámetros (estándares),

si el desempeño concuerda con el estándar establecido, es decir, si el

desempeño corresponde con los estándares establecidos, los

administradores supondrán que todo esta bajo control y no tendrán que

intervenir. Stoner y Otros (1996)

* Tomar medidas correctivas, las variaciones, errores o desviaciones

deben corregirse para la normalización de los procesos, operaciones entre

otros sea alcanzada. La tom a de medidas correctivas busca lograr la

coherencia entre lo realizado y lo que se pretendía realizar. Chiavenato

(2001, p.624)

Para la presente investigación se debe llevar a cabo un buen control

administrativo en todo lo que involucre a los procesos administrativos

relacionados (Cálculo de Obligaciones Laborales, cálculo de nómina) y la

gerencia misma de la Organización Denu para la toma de decisiones.

2.4.- Nómina.

Definida como una lista de todos los empleados y obreros en la que se

muestran los detalles más impuestos referentes a su salario, especialmente

52

a su salario bruto, deducciones o descuentos y salario neto. ( Anthony R.,

1992, p.85).

Además, también se consideran un registro que muestra el salario

devengado a cada uno de los obreros o empleados, durante cierto período,

así como las diversas deducciones por retenciones de contratación laboral

(SSO, Ley de Política Habitacional, entre otros), préstamos personales y

asignaciones (Horas extras, Bono Nocturno, entre otros). En algunos casos,

la nómina también muestra la especialización de cada obrero o empleado y

la cantidad existente dentro de la empresa.

En este mismo orden de ideas, para Redondo (1992, p.432) la nómina es

una relación de pago de obreros y empleados correspond ientes a un período

determinado, el cual puede ser semanal, quincenal o mensual, dependiendo

de las costumbres y leyes vigentes en el país.

En conclusión, la nómina es el conjunto de asignaciones y deducciones

realizada a cada uno de los trabajadores de una empresa, sobre la base de

principios establecidos, tanto administrativos, legales como contractuales.

2.4.1.- Características de las Nóminas. En criterio de Castellano (1997), las nóminas deben contener los datos

siguientes:

* Datos personales del empleado u obrero (Nombre completo, cédula de

identidad, dirección, teléfono, entre otros), además la ficha de Seguro.

53

* Fecha de Ingreso.

* Salario o sueldo.

* Asignaciones.

* Deducciones contractuales.

* Deducciones por Anticipos, préstamos o vales.

* Total a pagar.

* Fecha de Egreso (Retiro voluntario o Despido).

2.4.2.- Clasificación de la Nómina. De acuerdo con Verges (2000, p.3), se tipifican en las siguientes

categorías:

a) De acuerdo al tiempo, en semanal, quincenal y mensual.

b) Según a la jerarquía, en diaria, quincenal, mensual y alta o ejecutiva.

c) De acuerdo al concepto a cancelar en salarios, vacaciones, utilidades y

otros.

Por otra parte Sánchez (1993, p.39) expresa que la nómina puede

clasificarse en:

a) Nómina Semanal, la cual está formada por los salarios pagados a los

obreros (trabajadores que ejecutan labores físicas o manuales) durante una

semana.

b) Nómina Quincenal, es el documento que encierra sueldos pagados a

empleados (trabajadores que ejecutan generalmente labores intelectuales) y

abarca quince (15) días.

54

c) Nómina Confidencial, conformada por sueldos pagados a altos

funcionarios de la empresa.

En el mismo orden de ideas, normalmente, según Redondo (1992, p.432),

el pago de los denominados obreros se conoce como salario o jornal y suele

pagarse semanalmente, mientras que el de los empleados se conoce como

sueldos y se acostumbra a pagar quincenal o en otros casos mensualmente,

otorgando un adelanto quincenal.

En conclusión, la nómina es un documento contable y de control que

muestra el pago neto de un trabajador de una empresa, junto con las

asignaciones y deducciones correspondientes en un período determinado.

2.4.3.- Procesos de Nómina. Los procesos de nómina, de acuerdo con Catácora (1997, p.287), son

todas aquellas etapas en las cuales se divide las operaciones relacionadas

con el personal de una empresa u organización, las cuales incluyen:

reclutamiento y selección, ingreso de personal, entrenamiento y desarrollo,

control de asistencias y horas trabajadas, beneficios por vacaciones y otras

prestaciones, cumplimientos de obligaciones gubernamentales, planes de

pensión y jubilaciones, préstamos al personal, entre otros.

Asimismo, para realizar las diferentes funciones correspondientes al ciclo

de nómina se puede contar con los siguientes sistemas, entre otros:

o De nómina: Este sistema es utilizado para realizar los cálculos

55

necesarios de asignaciones y deducciones para cada empleado u obrero, al

cual se le efectúan pagos.

o De beneficios contractuales: Sirve para calcular los beneficios que

deben ser pagados a los empleados u obreros por efecto de contrato o de la

ley laboral, entre estos beneficios encontramos a las vacaciones,

prestaciones sociales, bonificaciones, entre otros.

o De préstamos a empleados: Sirve para controlar la cantidad de prés

tamos y anticipos entregados a los empleados.

o De información sobre nómina: Tiene como objetivo suministrar toda

la información requerida por la gerencia y administración, en cuanto a:

estadísticas del personal por departamento, rotación de personal, promedios

de sueldos, de préstamos, utilidades, entre otros.

En la Figura 6, se muestra un modelo de las operaciones relacionadas

con el ciclo de nómina y que generan registros administrativos para la toma

de decisiones.

Figura 6. Operaciones que generan Registros en el Ciclo de Nómina.

Fuente: Catácora (1997, p.288)

Reclutamiento y Selección

Evaluación del

desempeño Trabajador

Recibo de Pagos

Recibo de Aportes

Contrato de Préstamo

Recibo Facturas del Proveedor

Planillas de Pago

56

En tal sentido, toda la información relacionada con los trabajadores de la

empresa se archiva en el maestro de empleados en el cual se registran

datos como: cédula del empleado, nombre, fecha de ingreso, cargo,

departamento, sueldo mensual o semanal, entre otros.

Por otra parte, Brito (1996, p.811) expone que el proceso de elaboración

de la nómina de pagos debe efectuarse cada vez que se inicia un período de

pago, los cuales están claramente definidos por la Ley Orgánica de Trabajo

(L.O.T)

Al mismo tiempo, continúa el autor, el diseño del formato en el cual se

elabora la nómina varía de acuerdo con la magnitud y características de la

empresa, si es realizada manual o automatizada.

En consecuencia, prosigue el autor el formato puede estar conformado

por la identificación de cada trabajador (Nombre y cédula), días a pagar,

remuneración, ya sea fija o variable; deducciones legales y administrativas,

saldo de préstamos realizados a los empleados y el neto a pagar.

Igualmente Verges (2000, p.3) expresa que el formato denominado

comprobante de pago contendrá la información individualizada de lo que

cobrará y se le deducirá periódicamente a cada trabajador; al respeto el Art.

133 de la L.O.T parágrafo 5º establece que el patrono deberá informar a sus

trabajadores, por escrito detalladamente y al menos una vez al mes, las

asignaciones salariales y deducciones realizadas.

57

2.4.4.- Definición de Conceptos de Pago.

Estos , según Ayala (2000, pp.1-4) son las diferentes denominaciones

usadas en las nóminas de las empresas para la administración de los pagos

a los trabajadores.

De acuerdo a su operación, continúa el autor, éstos se clasifican en

asignaciones y deducciones, y dependiendo de su origen y fuente se pueden

dividir entre fijos o variables.

Según esta misma fuente, los conceptos de pago de nómina más utilizados

en Venezuela, son:

o Fijos: son aquellos conceptos de pago (asignaciones y deducciones)

los cuales son calculados regularmente de manera automática en cada

período de nómina, sean estas semanales, quincenales o mensuales, como

sueldo nominal, prima por profesionalización, seguro social obligatorio,

seguro de paro forzoso, política habitacional.

o Variables: pagos calculados dependiendo de una variación en su

condición normal de trabajo o por eventos ocurridos dentro de un período de

pago.

Por otra parte, para poder procesar su pago, estos conceptos deben ser

reportados a la persona encargada de la administración de la nómina con la

finalidad de registrarlos para el período correspondiente, ejemplo de estos

58

pagos variables se citan a: horas extras, feriados, bono nocturno y

bonificaciones especiales, entre otros.

a) Conceptos de Asignaciones. Son aquellos conceptos de pago que se suman al salario del trabajador.

Estos conceptos de pago dependiendo de su naturaleza, se consideran:

o Salario Integral, para los efectos de acumulados (Ingresos y egresos

que se deberán abonar o cargar a los períodos en los cuales correspondan

sin tener presente el cobro o pago de los mismos) para el cálculo de

prestaciones sociales (antigüedad, vacaciones, utilidades, entre otros),

igualmente se consideran para el cálculo de retenciones oficiales (son todos

aquellos conceptos derivados de la seguridad social y el impuesto sobre la

renta a los empleados).

o Salario normal o fijo, el cual esta constituido por las remuneraciones

salariales devengadas por el trabajador en forma regular y permanente por la

prestación de sus servicios.

o Salario variable , en este salario se incluyen los incentivos que se

calculan en base a la productividad para un período determinado,

observándose que el trabajador no recibe la misma remuneración

periódicamente.

b) Conceptos de Deducciones.

Son aquellos conceptos deduc idos del salario del trabajador, por lo

general estos conceptos representan las retenciones efectuadas por las

59

empresas con carácter obligatorio para la seguridad social del trabajador,

según regulaciones oficiales de la ley (seguro social, paro forzoso, ley de

política habitacional, entre otros).

También, existen conceptos de deducciones individuales que son

aplicados al trabajador, ya sean por aportes de este contemplado en la

contratación colectiva o por relaciones emanadas por tribunales de la

república.

Asimismo Verges (2000, p.6) clasifica las deducciones en dos grandes

grupos:

a) Voluntarias:

Cuotas: Son las contempladas en el parágrafo Único del Artículo 132 de

la L.O.T., el cual establece: descuentos sindicales, caja de ahorros y

contribuciones para fines artísticos, culturales, deportivos y gremiales.

Préstamos: Son los créditos concedidos directamente por el patrono,

entre los cuales se encuentran: los vales de caja y los préstamos. Igualmente

se contemplan los avales que consisten en créditos otorgados por terceros

con garantía de pago por parte de la empresa. Los avales se conocen

también como créditos o descuentos comerciales.

Al mismo tiempo, la amortización de los préstamos y/o créditos según el

Artículo 165 de la L.O.T no podrá exceder de un 33,33% del equivalente a lo

cobrado en una semana, quincena o mes de trabajo, y en caso de culminar

60

la relación laboral se podrá descontar del monto a pagar por cualquier

concepto de las prestaciones del servicio hasta un 50%.

b) Deduccione s impuestas: Son aquellas que escapan a la voluntad del

trabajador y por ser ajustadas a la norma legal, éste se obliga a cumplir con

ellas.

2.4.5.- Conceptos que se aplican en una Liquidación de

Prestaciones Sociales.

Son conceptos de asignaciones y deducciones que se aplican al finalizar

una relación laboral, estos conceptos están regulados por la L.O.T y son de

cumplimiento obligatorio por parte de las empresas, tales como: preaviso,

antigüedad, intereses sobre prestaciones, vacaciones fraccionadas y/o

vencidas, bono vacacional fraccionado y/o vencido, utilidades del ejercicio y

anticipos de prestaciones sociales.

a) Vacaciones y bono vacacional.

Consiste en remunerar al trabajador con ocasión de su descanso anual,

no obstante el dinero recibido por este concepto forma parte del salario que

recibe durante los 12 meses del año, normalmente estas cantidades están

comprendidas en el presupuesto personal o familiar, por lo cual la ley vigente

ha convenido un pago adicional que recibe el nombre de Bono Vacacional.

A este respecto, Alfonso y Guzmán (2000, pp.261-262) expresa que

además del salario normal correspondiente al período de las vacaciones

61

anuales, previene el Artículo 223 de la L.O.T el pago de un bono especial al

trabajador con el fin de incrementar la posibilidad del más intenso disfrute

personal y familiar del descanso. Este bono será equivalente a un mínimo de

siete (7) días de salario normal más un (1) día adicional por cada año de

servicios del trabajador desde la vigencia de la L.O.T (01 de Mayo de 1991),

hasta un máximo de veintiún días (21) de salario.

b) Participación en los beneficios (Utilidades). Las utilidades son un derecho adquirido de los trabajadores consagrada

en los Artículos 174 al 184, inclusive de la L.O.T; en el Artículo 174 pauta

que las empresas estarán obligadas a distribuir entre sus trabajadores, por lo

menos el quince por ciento (15%) de los beneficios líquidos obtenidos si

fuese el caso al fin de su ejercicio anual.

c) Preaviso.

De acuerdo con Alfonso y Guzmán el preaviso (2000, p.341) es la

notificación que cada parte está en el deber de hacer a la otra, con la

anticipación prevista legal o convencionalmente de su voluntad de terminar el

contrato laboral a tiempo indeterminado por causas no justificadas según la

ley, y el cual tiene un mínimo de una semana a noventa (90) días de preaviso

según el tiempo laboral del trabajador, sí alguna de las dos partes dejaré de

cumplir dicho preaviso, se le descontará sí es el trabajador de su liquidación

final y si es por parte de la empresa se hará una indemnización según

Artículos 106 y 107 de la L.O.T., ejusdem.

62

d) La prestación de antigüedad e indemnización derivada de la

relación laboral.

Sobre este aspecto, Alfonso y Guzmán (2000, p.349-354) manifiesta: que

el derecho de antigüedad del trabajador tradicionalmente asentado en la

sencilla operación aritmética de multiplicar el último salario por sus años de

servicio, es tratado en cinco (5) formas distintas por la L.O.T reformada para

el 19 de Junio de 1997 y el cual contempla en los siguientes Artículos:

a) Como derecho a la suma de cinco (5) días de salario por mes

acreditada en la contabilidad del patrono, o depositada en fideicomiso o en

un fondo de prestaciones de antigüedad, a partir del cuarto mes de su primer

año de trabajo (Artículo 108).

Una vez que el trabajador tenga más de seis (6) meses de servicio para

la fecha de entrada en vigencia la Ley, la prestación de antigüedad se

abonará o depositará desde el primer mes (Artículo 665).

b) como derecho a la suma de dos (2) días de salarios por año, después

del primer año de servicios o fracción superior a seis (6) meses contados a

partir del 19 de Junio de 1997, acumulativos hasta treinta (30) días (Artículo

108) complementaria del punto anterior.

c) Como derecho a una cantidad exigible a la terminación del contrato por

cualquier causa (Artículo 108, parágrafo 1º), resultante de restar el total de lo

abonado o depositado mensualmente, según el literal “a”, superior de la

63

suma equivalente a quince (15) días de salario después de tres (3) meses y

menos de seis (6) meses de antigüedad; cuarenta y cinco (45) días de

salario, después de seis (6) meses y menos de un (1) año de antigüedad; y,

sesenta (60) días de salario, después de un (1) año, cuando en su último año

tenga más de seis (6) meses de servicio.

Adicionalmente, el trabajador recibirá una indemnización sustitutiva del

preaviso previsto en el Artículo 104 de la L.O.T, en los siguientes montos y

condiciones:

* Quince (15) días de salario, cuando la antigüedad fuere mayor de un

mes y no excediere de seis (6) meses; treinta (30) días de salario, cuando

fuere superior a seis (6) meses y menor a un (1) año; cuarenta y cinco (45)

días de salario, cuando fuere igual o superior a un (1) año; sesenta (60) de

salario, cuando fuere igual o superior a dos (2) años y no mayor de diez (10)

años; y noventa (90) días de salario, si excediere del límite anterior (Artículo

125).

d) Como derecho a una indemnización, efecto del corte de cuenta para

liquidar y cancelar la antigüedad anterior a la reforma (Artículo 666).

e) Como resultado, la prestación de antigüedad será calculada con base

en el salario devengado en el mes que corresponda lo acreditado o

depositado, incluyendo la cuota parte de lo percibido por concepto de

participación en los beneficios o utilidades de la empresa.

64

Por otra parte, el derecho de crédito por antigüedad tiene caracteres

complejos: es alienable, desde luego que puede ser transferido en

fideicomiso por el trabajador, pero no en relación con el patrono, a quien no

es transferible total ni parcialmente mediante actos voluntarios de disposición

durante la vigencia del respectivo contrato, por oponerse a ello la

irrenunciabilidad consagrada en los artículos 85 de la Constitución y 3 de la

L.O.T., es también transferible por herencia, e inclusive, por el derecho de

concurrencia reconocido a los parientes del trabajador, cuando la relación de

trabajo haya culminado por muerte del empleado u obrero.

Del mismo modo la prestación de antigüedad devengará intereses

(Artículo 108 de la L.O.T) según las siguientes opciones:

* Al rendimiento que produzcan los fideicomisos o los fondos de

prestación de antigüedad, según sea el caso y, en ausencia de éstos o hasta

que los mismo se crearen, a la tasa del mercado si fuese en una entidad

financiera.

* A la tasa activa determinada por el Banco Central de Venezuela,

tomando como referencia los seis (6) principales bancos comerciales y

universales del país, sí el trabajador hubiere requerido de los depósitos se

efectuasen en un fideicomiso individual o en un fondo de prestaciones de

antigüedad o en una entidad financiera, y el patrono no cumpliera con lo

solicitado.

65

* A la tasa promedio entre la activa y la pasiva determinada por el BCV,

tomando como referencia los seis (6) principales bancos comerciales y

universales del país , si fuere en la contabilidad de la empresa.

Por otro lado, los intereses estarán exentos del Impuesto sobre la Renta

(ISLR); deben ser acreditados o depositados mensualmente y pagados al

cumplirse cada año de servicio, salvo que el trabajador expresamente

manifieste su voluntad de capitalizarlos.

Finalmente, el trabajador tendrá derecho al anticipo (de acuerdo al

Artículo 108, Parágrafo 2º, L.O.T) hasta un 75% de lo depositado o

acreditado por concepto de antigüedad, para satisfacer obligaciones

derivadas de:

* Construcción y mejora de la vivienda.

* Liberación de hipoteca u otro gravamen sobre la vivienda de su

propiedad.

* Pensiones escolares.

* Gastos por atención médica y hospitalaria.

2.4.6.- Conceptos de Aportes de Empresas.

Son aquellos conceptos aplicados a la empresa como patronos, estos

conceptos de acuerdo a su naturaleza deben ser enterados en las

Instituciones correspondientes ( S.S.O., INCE, entre otras ), existiendo

también conceptos de aportes de empresas derivados de los compromisos

66

en su contratación colectiva, convenidos con los trabajadores (seguro de

vida, hospitalización, maternidad y otros).

3.- DEFINICIÓN DE TÉRMINOS BÁSICOS.

Automatización: Realización de un proceso por máquinas sin

intervención humana. (Vaquero y Joyanes, 1985, p.19).

Atributo: Es una unidad básica e indivisible de información acerca de

una entidad o una relación y sirve para identificar y describir a las mismas

(Cárdenas, 2004, 10/06/04).

Datos: Hechos en bruto considerados de forma aislada. Materia prima de

la información o datos elaborados según las necesidades determinadas de

un usuario o grupo de ellos. Los datos se contiene, de forma no

necesariamente ordenada, en formularios impresos, archivos y similares.

(Plágaro, J. 1996, p.97)

Entidad: Es un objeto tangible (persona, cosa) o intangible (concepto,

lugar) que posee propiedades denominadas atributos, que lo identifica y lo

diferencia de otro similar o de igual naturaleza (Montilva, 1992, p.234)

Información: En general, es cualquier mensaje capaz de ser

representado y manipulado. Resultado del tratamiento de los datos

presentado en un formato determinado. (Vaquero y otros, 1985, p.107)

Menú: Lista de opciones y comandos disponibles, mostrados en pantalla,

los cuales ejecutan actividades relacionadas a un sistema específico.

(Freedman, 1993)

67

Módulo: Conjunto de instrucciones de programa que puede ser invocado

por medio de su nombre propio. (Montilva, 1992, p.C-7)

Relación: Asociación entre entidades. Por ejemplo, un "alumno" tiene

una "asignatura". (Cárdenas, 2004, 10/06/04).

Sueldo y salario: Son todas aquellas retribuciones que percibe

una persona a cambio de un servicio prestado con un trabajo a otra persona,

para alguna actividad productiva o para la prestación de un servicio.(Ossorio,

p.655)

Usuarios: Toda persona que utiliza los servicios de un sistema de

computadoras. (Da Costa, 1988, p.301).

Vacaciones: Constituyen el derecho y la obligación que la ley reconoce e

impone a todos los trabajadores por cuenta ajena, de no trabajar durante un

número determinado de días cada año, menor o mayor según la antigüedad

en el empleo, y sin dejar de percibir su retribución íntegra durante el plazo de

descanso. (Ossorio, p.774)

4.- SISTEMAS DE VARIABLES. El sistema de variables de la investigación está comprendido por:

a) Sistema de información automatizado.

Conceptualización es, “un sistema hombre-máquina que procesa

datos a fin de registrar los detalles originados por las transacciones que

ocurren y las entidades que forman una organización, y proporcionar

información que facilite la ejecución de actividades, operaciones y funciones

68

en una organización”. Montilva (1995, pp.1-3)

Operacionalmente, consiste en mejorar un proceso que se realiza en

forma manual o semiautomatizado mediante el uso del computador. Así

mismo, es un conjunto de elementos integrados para recolectar, procesar,

almacenar y divulgar información oportuna y eficaz para la toma de

decisiones de la gerencia, en cuanto sí se autoriza o no un préstamo para el

personal, cuándo y quienes saldrán de vacaciones según las necesidades de

la empresa, entre otras, y a su vez el sistema permitirá automatizar y

optimizar la integración del control administrativo y cálculo de nómina de las

dos (02) empresas adscritas en la ciudad de Maracaibo de la Organización

Denu.

b) Control Administrativo:

Conceptualmente es, “el control como función administrativa, que

forma parte del proceso administrativo de planear, organizar, dirigir y

controlar. En este caso, es la función de acompañar y evaluar lo que fue

planeado, organizado y dirigido para detectar desviaciones o variaciones

presentadas y efectuar las correcciones necesarias”. Chiavenato (2001,

p.619)

Operacionalmente, se llevará efecto en los procesos administrativos,

tales como: Cálculo de nómina, control y cálculo de asignaciones y

deducciones de obligaciones contractuales y/o laborales, ingreso y egreso

del personal entre otras, evitando así la duplicidad de datos e información,

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pérdida de tiempo en la búsqueda de datos personales del personal entre

otros, es decir, reorganizar los procesos para lograr los objetivos de la

organización.

c) Cálculo de nómina:

Conceptualmente es, el “pago de nómina significa naturalmente el

desembolso de cantidades en efectivo; por tanto, la decisión de los

procedimientos seguidos en el pago de nómina debe ocupar un lugar

importante”. Hormes, Arthur W. (1995, pp.107-110).

Operacionalmente, refleja el pago neto de cada trabajador, donde se

efectúan operaciones matemáticas de las asignaciones y deducciones

estipuladas en la ley de trabajo, que a su vez se relacionan con los procesos

administrativos que se desean integran para el control administrativo y de

esta manera generar información oportuna, clara y precisa para que la

gerencia o parte administrativa tome las decisiones que ellos crean

convenientes para la empresa, a saber, qué cantidad acumulada de

préstamos tiene un empleado, es posible otorgarle otro préstamo, sus

prestaciones sociales acumuladas cubre el 75% que la ley de trabajo

establece para el otorgamiento de préstamos, cuánto se canceló en

utilidades, vacaciones entre otros.