CAP 3 Ms-Project 2000-1

5/13/2018 CAP 3 Ms-Project 2000-1 - slidepdf.com

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Universidad Nacional del Altiplano

Prof. : William Parillo Mamani

RECURSOS Capitulo 3

Qué son los recursos y por qué deben utilizarse en el proyecto?

Crear el fondo de Recursos del Proyecto

Vista Hoja de Recursos

Uso de la ventana de información del recurso

Ingreso de recursos usando formularios de tareas

¿Por qué se asignan recursos en un proyecto?

Cambiar el formato de las unidades de asignación

Asignar más de un Recurso del mismo tipo a una tarea

Reasignar un Recurso para trabajar una tarea a tiempo parcial Cambiar los tipos de tareas

Barra de herramientas Administración de recursos

Vista Uso de tareas

Resolver sobre asignaciones de Recursos automáticamente

Vista Gráfico de Recursos

Vista Uso de Recursos

Que es el trabajo Programación condicionada por el esfuerzo

Tareas de duración fija

Asignación de recursos en grupos de trabajo

Cuestionario

Caso por resolver

QUÉ SON LOS RECURSOS Y POR QUÉ DEBEN UTILIZARSE EN EL PROYECTO?

Los recursos son los responsables de que se completen realmente las tareas en el proyecto. Existen dostipos de recursos: recursos de trabajo y recursos materiales.Utilice recursos cuando desee indicar qué o quién es el responsable de completar las tareas en laprogramación. Puede configurar recursos en el proyecto y después asignarles tareas. Las tareas seprograman entonces de acuerdo con el trabajo de los recursos, las unidades de asignación y loscalendarios de recursos, proporcionando una programación más precisa.

Fuente: ESAN Curso: Investigación Operativa II

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De manera específica, se deben utilizar recursos en el proyecto cuando el objetivo sea:

• Realizar un seguimiento de la cantidad de trabajo realizado por las personas y el equipamiento, o lacantidad de material utilizado, en la realización de las tareas.

• Garantizar una gran responsabilidad y comprensión del proyecto. Cuando las responsabilidadesestán claras, existe un menor riesgo de pasar por alto alguna tarea.

• Ser más precisos en la programación de la duración de las tareas y de su fecha de finalización.

• Controlar los recursos con sobre asignación o infra asignación de trabajo.

• Dar cuenta del tiempo y costos de los recursos.

Recurso de trabajo

Recursos personales y de equipamiento que realizan el trabajo para llevar a cabo una tarea. Los recursos

de trabajo consumen tiempo (horas o días) para llevar a cabo las tareas.

Recurso material

Suministros y otros elementos consumibles utilizados para realizar las tareas de un proyecto.

Trabajo

En tareas, esfuerzo total u "horas por persona" (en minutos, horas, días, semanas o meses) que serequieren de todos los recursos para completar una tarea. En asignaciones, volumen de trabajo asignado aun recurso en una tarea específica. En recursos, volumen total de trabajo asignado a un recurso en todaslas tareas. Trabajo no equivale a duración de tarea. Por ejemplo, un recurso puede necesitar 32 horas detrabajo para completar una tarea, pero ésta puede estar programada con una duración de 2 días. Estoindica que será preciso asignar a la tarea más de un recurso, es decir, dos. Dos personas, trabajando8 horas diarias, completarían la tarea en 2 días.

Unidades de asignación

Porcentaje o número decimal de unidades que un recurso de trabajo está asignado a una tarea. Unaasignación que utiliza el esfuerzo completo de un recurso se expresa generalmente como de 100% o 1,suponiendo que el valor máximo de las unidades del recurso sea 100% o 1. Dos recursos asignados a unatarea pueden expresarse como 200% (o 2), suponiendo asimismo un valor máximo de las unidades del100% para cada recurso. Por último, una asignación que utiliza sólo la mitad del esfuerzo completo de unrecurso se expresa como 50% (o 0,5).

En el caso de recursos materiales, el valor de las unidades de asignación refleja el valor del trabajo de unaasignación fija o la tasa de consumo de una asignación variable.

CREAR EL FONDO DE RECURSOS DEL PROYECTO

Compartir recursos entre proyectos Administra más de un proyecto, pero, ¿utiliza parte de los mismos recursos para asignar personal a losproyectos? Con Microsoft Project, puede compartir recursos en los archivos de proyecto de un solo fondode recursos. Agrupando todos los recursos en un fondo de recursos común, puede:

Revisar el uso de los recursos y los costos a lo largo de los proyectos. Agregar rápidamente recursos compartidos a un nuevo proyecto. Identificar y resolver sobre asignaciones de recursos. Imprimir informes de recursos acerca de su utilización a lo largo de los proyectos.


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Los archivos de proyecto no necesitan estar vinculados ni consolidados en modo alguno para crear unfondo de recursos común.

Ver los datos actualizados al minutoEl fondo de recursos no requiere instalación ni mantenimiento. Puede guardar su archivo del fondo derecursos cada vez que escriba información de recursos, para tener los últimos datos acerca de los recursos

de todo el proyecto. Cualquiera que utilice el fondo puede obtener acceso a los mismos datos, lo queconfiere al plan del proyecto una utilidad más cercana al mundo real.

Compartir recursos en un segundo planoUna vez que crea un fondo de recursos, Microsoft Project controla el uso compartido de los archivos deproyecto sin que el usuario tenga que abrir todos los archivos relacionados. Podrá guardar los cambiosrealizados en el fondo cada vez otro usuario escribe nueva información.

Modelar grandes proyectos eficazmenteLos proyectos grandes y complejos normalmente implican el uso de numerosos recursos. Si su proyectorequiere múltiples archivos de proyecto y muchos recursos, puede modelar el plan más eficazmenteutilizando un solo fondo de recursos. También puede evaluar más fácilmente la disponibilidad de losrecursos y seguir el costo y el uso de éstos con menos sorpresas.

Vista Hoja de recursos

La vista Hoja de recursos muestra información acerca de cada uno de los recursos (como las tasas depago, el número de horas de trabajo asignadas y los costos previstos y reales) en un formato semejante alde una hoja de cálculo. La vista Hoja de recursos puede utilizarse para:

Especificar y modificar la información acerca de los recursos. Revisar el número de horas de trabajo asignadas a cada uno de los recursos. Revisar los costos de los recursos.

Para que la vista Hoja de recursos se adapte exactamente a la medida de sus necesidades, puedepersonalizarla o crear una nueva versión personalizada. Al guardar el proyecto, la vista personalizadaquedará guardada con el archivo del proyecto.

Para personalizar la vista Hoja de recursos, puede: Cambiar la información que se muestra en pantalla. Dar formato a información específica para resaltarla. Por ejemplo, puede aplicar formato de negrita

a un costo más alto que el previsto y asignar una fuente diferente a un recurso sobre asignado. Aplicar formato a una categoría de información para distinguirla del resto. Por ejemplo, puede

aplicar formato de cursiva a todos los recursos sobre asignados e incrementar el tamaño de todoslos títulos de columna.

Cambiar las líneas horizontales y verticales, denominadas cuadrículas, para mejorar la legibilidad oclaridad de la vista Hoja de recursos. Por ejemplo, puede especificar distintos diseños y colores delínea para las cuadrículas de columna, fila y título.


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Crear una vista combinada para la vista Hoja de recursos a fin de mostrar información adicionalacerca de los recursos o acerca de las tareas a las que se asignan dichos recursos.

Ejemplo de ingreso de datos al Fondo de Recursos

En un archivo en blanco, hacer clic en e ingrese los datos que hay en el cuadro adjunto paracrear el fondo de Recursos del proyecto.

1 Jefe deProyectos

JP Sistemas 1 S. 40,00/h S. 0,00/h S. 10,00 Prorrateo Estándar 1203

2 Administrador de Red

AR Sistemas 1 S. 25,00/h S. 0,00/h S. 10,00 Prorrateo 24 horas 1207

3 Administrador de BD

AB Sistemas 1 S. 25,00/h S. 0,00/h S. 10,00 Prorrateo Estándar 1301

4 Jefe deBackOffice

JB Sistemas 1 S. 20,00/h S. 0,00/h S. 10,00 Comienzo 24 horas 1304

5 SoporteBackOffice SB Sistemas 3 S. 10,00/h S. 0,00/h S. 10,00 Fin Estándar 1102

6 Auditor deSistemas

AS Contraloría 1 S. 50,00/h S. 0,00/h S. 10,00 Comienzo Estándar 1101

7 Jefe deCompras

FC Administración 1 S. 40,00/h S. 0,00/h S. 10,00 Comienzo 24 horas 1202

8 Imprenta I Equipo 1 S. 25,00/h S. 0,00/h S. 10,00 Prorrateo Turno de noche9 Capacitadores C Sistemas 3 S. 15,00/h S. 9,00/h S. 10,00 Prorrateo Estándar 1506

USO DE LA VENTANA DE INFORMACIÓN DEL RECURSO

Para abrir este cuadro de diálogo y esta ficha, en cualquier vista de recursos (Hoja de recursos, Uso derecursos o Gráfico de recursos), haga clic en el nombre del recurso, en el recurso y en Información delrecurso. Haga clic en la ficha General. Utilice esta ficha para especificar, revisar o cambiar informaciónbásica acerca del recurso seleccionado y su disponibilidad. Puede:


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• Especificar la disponibilidad de este recurso, incluida la disponibilidad de unidadesdiferentes en períodos de tiempo distintos.

• Cambiar la capacidad máxima disponible de este recurso.

•

Especificar las iniciales, el grupo o el código de este recurso.

• Especificar el nombre de correo electrónico y el tipo de grupo de trabajo de este recurso.

La ventana tiene cuatro tarjetas: General, Tiempo de trabajo (Working Time), costos y Notas. La primeraventa llamada General permite ingresar los datos básicos cuyo detalle explico a continuación:NOMBRE DESCRIPCIONNombre del Recurso El nombre del recurso que puede ser Humanos, Maquinaria y Equipo o

Materiales, que en Ms – Project 2000 tiene un tratamiento diferente, elnombre debe ser claro e inequívoco a fin de identificar correctamente alrecurso, no debe ser muy largo debido a que la ventana de asignación derecursos es pequeño.

Tipo de Recurso Es una lista desplegable que tiene dos opciones: Work y material, Work escualquier recurso humano, maquinaria, equipo u otros que no seanmateriales, esta separación se debe principalmente a la forma de calcular los costos de Work y materiales.

Iniciales Facilita la asignación de los recursos, no es útil.Grupos Es un nombre que identifique recursos que comparten características

similares, por ejemplo todos los recursos humanos que trabajan en lagerencia de operaciones puede ser OPER, o el Equipo de transporteque se puede nombrar como EQPTRANS

Código Identifica un recurso especifico. El nombre del recurso es genérico,por ejemplo Un Ingeniero de Sistemas se nombra como tal, aun si elIngeniero fuera Juan Perez, el código sirve para indicar el número decódigo de Juan Perez, también sirve para clasificar los recursos por Centro de Costos o de Utilidades.

Etiquetas de Materiales Sirve para identificar las unidades en que miden los materiales, por ejemplo metros lineales, gramos u otros. Esta opción es nueva.

Disponibilidad del Recurso Sirve para ingresar la disponibilidad de un recurso ingresando lasfechas en las que están disponibles “Desde” “Hasta”. Ambos tienencalendarios para indicar gráficamente tales fechas. Un tercer campoes para indicar las unidades disponibles. Esta opción es excelentepara planificar las vacaciones de los recursos humanos y elmantenimiento de la maquinaria y equipo.

A continuación se describen los detalles de la lista Grupo de trabajo.Predeterminado Haga clic en la opción de grupo de trabajo predeterminado si desea utilizar la

opción de grupo de trabajo especificada como predeterminada en el proyecto.Para ver o establecer esta opción, en el menú Herramientas, haga clic enOpciones y después en la ficha Grupo de trabajo. La especificación se haceen el cuadro Mensajería predeterminada del grupo de trabajo.

Ninguna Haga clic en Ninguna para indicar que este recurso no participará en lamensajería del grupo de trabajo.

Correo electrónico Haga clic en Correo electrónico para indicar que se comunicará con esterecurso mediante el sistema de correo electrónico de su organización.

Web Haga clic en Web para indicar que utilizará Microsoft Project Central paracomunicarse con este recurso.


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Puede utilizar la tabla Disponibilidad de recursos para establecer simplemente la fecha de comienzo yfin de un recurso en el proyecto. También puede utilizar esta tabla para establecer niveles diferenciadosde disponibilidad de unidad máxima en diferentes momentos del proyecto. A continuación se enumeranlos detalles relativos a la tabla Disponibilidad de recursos.

Disponible desde Especifique la fecha de comienzo del recurso para el nivel actual dedisponibilidad de unidad máxima.

Disponible hasta Especifique la fecha de fin del recurso para el nivel actual dedisponibilidad de unidad máxima.Unidades Escriba el número máximo de unidades disponibles para este recurso

durante el período de tiempo especificado en los campos Disponibledesde y Disponible hasta. Puede especificar la capacidad máxima enforma de porcentaje (50%, 100%, 300%) o de decimal (0,5; 1, 3).

Calendario de recursos

Calendario que especifica los períodos laborables y no laborables de un recurso determinado. El calendariode recursos es diferente del calendario base, que especifica los períodos laborables y no laborables de másde un recurso. Se pueden utilizar calendarios de recursos para definir excepciones exclusivas para recursosindividuales, como vacaciones, diferentes días de trabajo o diferentes turnos.

La segunda tarjeta es de calendario o “Working Time” sirve para indicar el horario de trabajo, los días nolaborables y otras características del tiempo de trabajo de un recurso específico, El capitulo siguienteexplica con detalle el calendario del proyecto y de los recursos. La tarjeta correspondiente se muestra acontinuación:

Observaciones

Aunque la tabla Disponibilidad de recursos cambia la capacidad máxima de un recurso a lo largo delproyecto, no cambia las tasas de los recursos en el transcurso del tiempo. Para establecer tasas derecursos diferentes, defina la tabla de costos de recursos. Puede hacerlo en la ficha Costos del cuadro dediálogo Información del recurso.Tenga en cuenta que hay diferencias entre disponibilidad de recursos diferentes y perfiles de trabajo. La

tabla Disponibilidad de recursos ajusta la disponibilidad de unidad máxima durante el proyecto, mientrasque los perfiles de trabajo ajustan los diversos niveles de trabajo durante una asignación específica.Si lo desea, puede especificar fechas únicamente en los campos Disponible hasta. En la primera fila,Microsoft Project retiene "NA" como fecha Disponible desde. Esto representa la fecha de comienzo delproyecto. En las siguientes filas, Microsoft Project introduce la fecha después de la última fecha Disponiblehasta.DisponibilidadIndicación de cuándo y por cuánto tiempo puede programarse un recurso para un trabajo asignado. Ladisponibilidad del recurso viene determinada por:

Los calendarios del proyecto y de recursos.Fuente: ESAN Curso: Investigación Operativa II

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Las fechas de comienzo y fin de recursos para el proyecto. El nivel al que el recurso está disponible para trabajar (medido en unidades, y grabado en la

columna Unidades en Disponibilidad de recursos en la ficha General del cuadro de diálogoInformación del recurso), por ejemplo, al 50%, 100% o 300%, o a tiempo completo.

También se puede controlar la disponibilidad de los recursos introduciendo diferentes valores de Unidadese intervalos de fecha en la ficha General del cuadro de diálogo Información del recurso

Disponibilidad de unidadesCantidad de tiempo, expresada mediante un porcentaje o un número decimal, que un recurso se puedeprogramar para un trabajo asignado. La disponibilidad de unidades se refiere al nivel de disponibilidad delrecuso; por ejemplo, un recurso puede estar disponible al 50%, 100% o 300% del tiempo completo.

Unidades máximasPorcentaje máximo o número de unidades disponibles de un recurso para su programación en cualquier tarea durante un período de tiempo específico. El valor de unidades máximas indica la capacidad máximadisponible de un recurso para trabajar; por ejemplo, un recurso puede estar disponible un máximo del 50%,100% o 300% del tiempo completo. El valor predeterminado de unidades máximas es 100%.

Grupo de recursos

Conjunto de recursos que comparten alguna característica y que se clasifican bajo un nombre de grupo. Por ejemplo, se pueden clasificar recursos por su función y utilizar nombres como Fontaneros o Editores.También se pueden clasificar los recursos por tipo de contrato, y utilizar nombres como Contratados y Fijos.

Grupo de trabajoGrupo de personas compuesto por el administrador y los miembros del grupo de trabajo que trabajan en elmismo proyecto. El administrador del grupo de trabajo asigna tareas a los miembros del grupo, que puedenrecibir mensajes del administrador y contestar a los mismos. Con Microsoft Project, el administrador delgrupo de trabajo puede enviar mensajes a través del correo electrónico, de una intranet o de World WideWeb.Tarjeta de costos

La tarjeta de costosEsta compuesta de tres tipos de costos y la fecha desde cuando están efectivos, esta opción es nueva ypermite tener en cuenta los aumentos de sueldos de los recursos humanos o el incremento de costos deoperación de maquinaria o equipo, a continuación describiremos los costos:

NOMBRE DESCRIPCIÓNTasa Estándar Es el costo incurrido por el uso de una unidad del recurso asignado a una

tarea. La unidad esta en soles o dólares por hora.Tasa de Horas Extras Es el costo por trabajo extra, no es considerado ya que su uso se ha

tornado en obsoleto.Costo por Uso Un recurso puede tener un costo único cada vez que se utilice, por

ejemplo el refrigerio de un topógrafo o el alquiler de una oficina

El cálculo de la tasa estándar se puede hacer en Excel, bajando los datos de la planilla de salarios, ycalculando el costo anual de cada recurso humano dividiendo el resultado entre el número de horastrabajadas al año. En el caso de Maquinaria y equipo hay que calcular los costos de depreciación usandola función SLN de Excel y los costos de operación y mantenimiento.

ADJUNTAR NOTAS A UN RECURSO

La cuarta tarjeta corresponde a las NOTAS adjuntas a los recursos, el tamaño es similar a un campo Memode Access (alrededor de 60,000 caracteres) y con la opción de formato de texto, numeración, viñetas ygráficos.


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PRACTICA DE CALCULO DE LA TASA ESTÁNDAR

En el disco F carpeta Ms – Project 2000 se halla el archivo de Excel con un ejemplo y los datos para quecalcule la tasa estándar, con los datos del caso que se halla al final del capitulo.

INGRESO DE RECURSOS USANDO FORMULARIOS DE TAREAS

En el diagrama de Gantt, usar el comando Ventana Dividir, por defecto mostrara la ventana siguiente, en ellado izquierdo se mostrara el formulario para ingreso de recursos tal como se muestra a continuación:

Los recursos deben estar previamente creados, para ingresar un recurso ingresar el número deidentificación del recurso en la columna ID, o también usar la lista desplegada que muestra los recursosexistentes y hacer clic en uno de ellos, las otras dos columnas corresponden a unidades y trabajo. Paraterminar presionar el Botón Aceptar, luego cambiara el formulario presentando los botones Anterior y

Siguiente para desplazarse

¿Por qué se asignan recursos en un proyecto?La asignación de recursos a las tareas puede ser una parte importante del éxito en la administración delproyecto. Se recomienda asignar recursos a las tareas cuando el objetivo sea:

Llevar a cabo un seguimiento del trabajo realizado por el personal y el equipamiento asignado a lastareas.

Garantizar una gran responsabilidad y comprensión del proyecto. Cuando las responsabilidadesestán claras, existe un menor riesgo de pasar por alto alguna tarea.

Aumentar la flexibilidad del plan en cuanto al modo y al momento en el que deben estar terminadaslas tareas.

Controlar los recursos con sobre asignación o infra asignación de trabajo. Llevar un control de los costos de los recursos.

Nota Si no especifica información acerca de los recursos, Microsoft Project calculará la programaciónutilizando sólo la información de la duración de las tareas y la dependencia entre tareas.

Las asignaciones de los recursos afectan al período de tiempo que tarda en finalizar una tarea; esto sedenomina programación condicionada por el esfuerzo. En función de las asignaciones de los recursos,Microsoft Project calcula también los costos de los recursos y las tareas (sí introdujo información sobre loscostos) y la cantidad de trabajo completado. Si una tarea tiene una duración fija, Microsoft Project omitirá el


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trabajo del recurso cuando programe esa tarea. Por ejemplo, “secado de la pintura” puede ser una tarea deduración fija, ya que siempre tarda lo mismo independientemente de la cantidad de trabajo que se hayarealizado.Asignar un recurso a una tarea

1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea a la que desee asignar un recurso y haga clic en

Asignar recursos.

3. En el campo Nombre, seleccione el recurso que desee asignar a la tarea o bien haga clic enDirección para seleccionar un recurso de su libreta de direcciones de correo electrónico.

o Para asignar un recurso a tiempo parcial, escriba un porcentaje inferior al 100% en elcampo Unidades para representar el porcentaje de trabajo que desea que el recursodedique a esa tarea.

o Para asignar varios recursos diferentes, selecciónelos.o Para asignar más de una unidad del mismo recurso, por ejemplo, dos carpinteros, escriba

un porcentaje superior al 100% en el campo Unidades.

Si fuera necesario, escriba el nombre del nuevo recurso en el campo Nombre.4. Haga clic en Asignar.

La marca de verificación que aparecerá a la izquierda de la columna Nombre indica que el recurso se haasignado a la tarea seleccionada.

Nota Al asignar nuevos recursos a la tarea, la duración se reducirá para reflejar los nuevos recursos (sise trata de una tarea condicionada por el esfuerzo.

Sugerencias

A medida que cambia la programación, probablemente necesitará reemplazar los recursos asignados por otros. En lugar de quitar el recurso asignado y asignar otro a continuación, puede reemplazar uno por otro.

En el cuadro de diálogo Asignar recursos, seleccione el recurso asignado que desee reemplazar y haga clicen el botón Reemplazar. Seleccione uno o más recursos para asignar a la tarea y, a continuación, elija Aceptar.Si desea asignar recursos a medida que finalizan otros trabajos de la programación, puede mantener enpantalla el cuadro de diálogo Asignar recursos mientras trabaja con el Diagrama de Gantt u otras vistas deMicrosoft Project.La cantidad de un recurso asignada a una tarea se llama la asignación del recurso. El calendario delrecurso define el número de horas en un día que constituye la asignación a tiempo completo, 8 horas demanera predeterminada. Cuando asigna un recurso, establece las unidades para especificar su asignaciónen una tarea. De manera predeterminada, los recursos se asignan en a tiempo completo a una tarea, lo que


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significa que el recurso dedica el 100% de su tiempo (8 horas al día) a la tarea. Estableciendo unidadesinferiores al 100%, una persona se asigna a tiempo parcial. Si se establecen unidades mayores del 100 %,una persona se asigna para trabajar horas extra.

Cuando un recurso representa a un grupo, el calendario del recurso determina el número de horas queconstituyen la asignación a tiempo completo para un miembro del grupo. Por ejemplo, si los fontanerostrabajan días de 8 horas, el calendario correspondiente al recurso Fontaneros establece un día de 8 horas.Las unidades que escribe al asignar el recurso indican el número de elementos del conjunto que se asignana la tarea. Por ejemplo, si el recurso es Tablas de madera, definiendo las unidades en 100% se asigna unatabla a la tarea, en 200% se asignan dos tablas, etcétera. Si lo prefiere, puede escribir y ver las unidades endecimales, como 1,0, 2,0, etcétera.

Quitar un recurso de una tarea


2. En el campo Nombre de tarea, seleccione una tarea y haga clic en Asignar recursos.

3. Seleccione el recurso que desea quitar.

4. Haga clic en Quitar.

Nota Cuando quite recursos asignados a tareas, la duración de dichas tareas puede cambiar. El trabajoasignado a los recursos que se quitaron se redistribuirá a los recursos restantes. Si no desea que estoocurra en algunas tareas, desactive la programación condicionada por el esfuerzo en esas tareas.

Cambiar el formato de las unidades de asignación

De manera predeterminada, Microsoft Project muestra las unidades de asignación en porcentajes. Por ejemplo, si asigna un recurso a una tarea a tiempo completo, las unidades de ese recurso aparecerán como100%; no obstante, puede especificar que las unidades se muestren mediante un número decimal. Sicambia a formato decimal, las unidades del recurso aparecerán como 1,00.

1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, en la ficha Programación.


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2. En el cuadro "Mostrar las unidades de asignación como", haga clic en Valores decimales o enPorcentajes.

Asignar más de un recurso del mismo tipo a una tarea

Microsoft Project permite asignar varios tipos de recursos iguales a una misma tarea (por ejemplo, dosfotógrafos), así como recursos múltiples e independientes.


2. En el campo Nombre de tarea, seleccione una tarea y, a continuación, haga clic en Asignar

recursos.

3. En el campo Nombre, escriba el nombre del recurso o seleccione un recurso existente.

4. También puede hacer clic en Dirección para crear un recurso nuevo desde la libreta de direccionesde correo electrónico.

5. Escriba un porcentaje superior al 100% en el campo Unidades.

6. Haga clic en Asignar.

Reasignar un recurso para trabajar en una tarea a tiempo parcial

Si un recurso está sobre asignado y no desea reprogramar ninguna de las tareas a las que está asignado niquitar el recurso de las tareas, existe otra opción. Puede asignar el recurso para que trabaje a tiempoparcial en cada una de las tareas que se deban realizar durante el período de sobre asignación.

1. En la Barra de vistas, haga clic en Uso de recursos.

Las tareas se muestran debajo de los recursos a los que están asignadas. Los recursos sobreasignados se resaltan en rojo y se muestran con un icono en el campo Indicadores.

2. En el campo Nombre del recurso, seleccione una tarea a la que esté asignado el recurso sobre

asignado y, a continuación, haga clic en Información de la asignación.3. Haga clic en la ficha General y escriba el porcentaje de tiempo que el recurso ha de trabajar en la

tarea en el cuadro Unidades.Nota Cuando se reducen las unidades en una tarea, Microsoft Project aumenta (de forma

predeterminada) la duración. Para evitarlo, haga clic en Diagrama de Gantt en la Barra devistas, seleccione la tarea cuyo tipo desea cambiar y, a continuación, haga clic en Información de la tarea.

Haga clic en la ficha Avanzado y luego elija Duración fija en el cuadro Tipo de tarea. Con estaoperación disminuirá el trabajo de la asignación.

Cambiar los tipos de tareas


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Microsoft Project calcula la fecha de fin del proyecto utilizando las últimas fechas en las que puedenfinalizar las tareas. La duración de cada tarea se determina mediante la fórmula:

Duración = Unidades de trabajo / Recurso.

Se puede elegir la ecuación que ha de calcular Microsoft Project estableciendo el tipo de tarea.


2. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea que desea cambiar de tipo.

3. Haga clic en Información de la tarea y, a continuación, haga clic en la ficha Avanzado.

4. En el cuadro Tipo de tarea, haga clic en el tipo de tarea que desee establecer.

Nota Si hace clic en Trabajo fijo en el cuadro Tipo de tarea, no podrá cambiar la configuraciónCondicionada por el esfuerzo de la tarea.

Sugerencia Puede agregar una columna a la vista que muestre los tipos de tarea.

Barra de herramientas Administración de recursos

La barra de herramientas Administración de recursos proporciona herramientas para resolver las sobreasignaciones de recursos y para asignar los recursos. Para averiguar qué hace un botón específico, hagaclic en ¿Qué es esto? En el menú de ayuda y, a continuación, haga clic en el botón.

Botón AcciónMuestra la vista Asignación de recursos, formada por la vista Uso de recursos (en lasección superior) y la vista Redistribución de Gantt (en la sección inferior.)

Muestra la vista Entrada de tarea, formada por la vista Diagrama de Gantt (en la secciónsuperior) y la vista Formulario de tareas (en la sección inferior)Pasa a la siguiente ocasión en la que se produce una sobre asignación.

Abre el cuadro de diálogo Asignación de recursos, donde puede agregar, cambiar y quitar asignaciones de recursos.Muestra el cuadro de diálogo Compartir recursos, en el que los recursos (los del proyectodel usuario o los que éste indique específicamente) se pueden poner a disposición deotros proyectos.

Actualiza el fondo de recursos del proyecto. Con ello se proporciona a otrosadministradores que puedan estar compartiendo alguno de los recursos del usuario laúltima información sobre la disponibilidad de un recurso.

Actualiza la información de un fondo de recursos al que el usuario tenga acceso. De vezen cuando, el administrador del fondo de recursos realizará cambios en el fondo yactualizará la información existente sobre el mismo.Si tiene un sistema de correo electrónico que cumple las normas MAPI, muestra la libretade direcciones de dicho sistema de correo para localizar un recurso.Muestra el cuadro de diálogo Propiedades del recurso que seleccione. Estas propiedadesincluyen los datos del trabajo, la dirección de correo electrónico y cualquier nota quepueda haber escrito acerca del recurso.Filtra la vista con el filtro Que utilizan el recurso, un filtro interactivo que solicita el recursocuyas tareas desea ver. Este filtro es especialmente útil para evaluar el progreso de unrecurso determinado.


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Muestra una serie de procedimientos que explican la manera de redistribuir recursos.

Vista Uso de tareasDescripción La vista Uso de tareas es una vistanueva que muestra los recursos asignados acada tarea y la cantidad de trabajo que cadarecurso ha realizado a lo largo del tiempo, ya seapor día, semana, mes u otros incrementos detiempo menores o mayores. Si le interesa más elcosto que el trabajo, puede utilizar la vista Uso detareas para mostrar el costo de cada recurso enuna tarea a lo largo del tiempo. También puedemostrar simultáneamente varios elementos deinformación, tales como el trabajo y el trabajoreal, a fin de poder comparar los diferentesconjuntos de información.

La parte de hoja de la vista Uso de tareas muestra tareas y, debajo de cada una de ellas, aparecen, consangrías, los recursos a las que están asignadas. De manera predeterminada, la información que semuestra en la parte de hoja está más relacionada con la tarea (trabajo, duración, comienzo y fin). La partede la línea temporal de la vista está más relacionada con los recursos, y presenta información sobre elesfuerzo de trabajo por recurso o del coste por recurso. No obstante, es posible personalizar la vista Uso detareas para que muestre varios tipos de información sobre las tareas (aplicándole una tabla diferente) o losrecursos (cambiando los detalles mostrados en la línea temporal)Usos Utilice la vista Uso de tareas para:

Organizar los recursos por tarea. Evaluar el esfuerzo de trabajo por tarea. Evaluar el costo por tarea. Comparar el trabajo programado con el real. Comparar los costos programados con los reales.

Detalles Los detalles predeterminados utilizados por la vista Uso de tareas son Trabajo, pero se puedeaplicar cualquiera de los siguientes seleccionando Detalles en el menú Formato y, a continuación, haciendoclic en los detalles que se desee aplicar:

Resolver sobre asignaciones de recursos automáticamente

Microsoft Project permite resolver automáticamente las sobre asignaciones de recursos mediante laredistribución. La redistribución consiste simplemente en retrasar o dividir determinadas tareas oasignaciones de la programación hasta que los recursos asignados a ellas dejen de estar sobre asignados.Microsoft Project examina las dependencias de las tareas con sus predecesoras, el margen de demora, lasfechas, la prioridad y las delimitaciones de las tareas para determinar si se deben retrasar (o dividir)


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1. En el menú Herramientas, haga clic enRedistribuir recursos.

2. Haga clic en Manual para redistribuir losrecursos sólo cuando elija el botón Redistribuir ahora.

3. En el cuadro Buscar sobre asignaciones conel criterio, haga clic en el período de tiempo quedesee utilizar para reconocer las sobreasignaciones.

La redistribución sólo se producirá si un recurso estáprogramado para realizar más trabajo del querealmente puede realizar en el período especificado.

4. En Ámbito de la redistribución de, seleccione si desea redistribuir todo el proyecto o solamente lastareas comprendidas en un período de tiempo específico.

5. En el cuadro Orden, haga clic en uno de los siguientes tipos de ordenación:

Haga clic en Sólo identificador si desea que Microsoft Project compruebe las tareas enorden ascendente de sus números de identificador antes de considerar otros criterios deredistribución para determinar qué tareas se van a redistribuir.

Haga clic en Estándar si desea que Microsoft Project compruebe las tareas en el orden desus dependencias de predecesoras, margen de demora, fechas, prioridad y despuésdelimitaciones de tareas.

Haga clic en Prioridad, estándar si desea que Microsoft Project compruebe las prioridadesde las tareas que se van a redistribuir antes de considerar las dependencias depredecesoras, el margen de demora, las fechas y las delimitaciones de tareas.

6. Para evitar que la fecha de finalización del proyecto se desplace, active la casilla de verificaciónRedistribuir sólo conforme al margen de demora disponible.

7. Para que la redistribución se ajuste cuando un recurso trabaje en una tarea independientemente deque haya otros recursos trabajando en la misma tarea, active la casilla de verificación Laredistribución puede ajustar asignaciones individuales.

Cuando se establece la prioridad de tarea No redistribuir, Microsoft Project ignorará la tarea.

8. Si desea que la redistribución interrumpa las tareas mediante la creación de divisiones en el trabajorestante de las tareas o asignaciones de recursos, active la casilla de verificación La redistribuciónpuede crear divisiones en el trabajo restante.

9. Haga clic en Redistribuir ahora para comenzar a redistribuir el proyecto.

Nota Si está programando a partir de una fecha de fin, también puede redistribuir el proyecto. Lasversiones anteriores de Microsoft Project no permitían la redistribución de proyectos programados a partir de una fecha de finalización. A las tareas de redistribución de proyectos programados a partir de unafecha de fin se les asignan valores de retraso negativos. Esto provoca que la fecha de finalización de unatarea o de una asignación de recursos se produzca antes, debido a que el retraso se aplica desde lafinalización de la tarea o asignación.

Sugerencias


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Para deshacer inmediatamente los efectos de la redistribución, haga clic en Deshacer redistribuir en el menú Edición.

Para quitar los efectos de la última operación de redistribución, haga clic en Borrar redistribución enel cuadro de diálogo Redistribuir recursos.

Utilice la vista Diagrama de Gantt para ver las barras que representan los efectos de antes ydespués de la redistribución, así como los valores de retraso de redistribución y margen de demora

de una tarea. En la Barra de vistas, haga clic en Más vistas, elija Gantt de redistribución en la listaVistas y, a continuación, haga clic en Aplicar.

Puede controlar el alcance de la redistribución de modo que no se redistribuyan las sobre asignaciones deun sólo día. Si hace clic en Por semanas en el cuadro Buscar sobre asignaciones con el criterio, laredistribución sólo tendrá lugar si el recurso está programado para realizar más trabajo del que realmentepuede hacer durante toda la semana. Este valor se puede cambiar para que la programación refleje mejor los problemas y las programaciones de trabajo habituales.

Vista Gráfico de recursosLa vista Gráfico de recursos muestra de forma gráfica la información acerca de la asignación, el trabajo o el

costo de los recursos en relación con el tiempo. Permite examinar la información de un recurso individual,de los recursos seleccionados o de un recurso específico y de recursos seleccionados simultáneamente. Alpresentar ambos aparecerán dos gráficos: uno del recurso individual y otro de los recursos seleccionados,de forma que pueda compararlos.La vista Gráfico de recursos se utiliza para:

Ver los recursos que están sobre asignados y lamagnitud de la sobre asignación.

Averiguar cuántas horas está programado que trabajecada uno de los recursos.

Ver el porcentaje de utilización al que se encuentracada uno de los recursos.

Determinar cuánto tiempo disponible tiene un recursopara realizar trabajo adicional.

Revisar los costos de los recursos.

Puede personalizar la vista Gráfico de recursos para adaptarla exactamente a la medida de susnecesidades. Al guardar el proyecto, la vista personalizada quedará guardada con el archivo del proyecto.Para personalizar el Gráfico de recursos, puede:

Mostrar información diferente acerca de los recursos. Mostrar simultáneamente información acerca de un recurso en particular y de recursos

seleccionados. Aplicar formato a una categoría de información para distinguirla del resto. Por ejemplo, puede dar

formato de cursiva a los recursos sobre asignados y formato de negrita a las etiquetas de leyendas. Cambiar las unidades de tiempo que se muestran en pantalla para ver el proyecto al nivel de

detalle que necesite. Ver información correspondiente a un período de tiempo determinado. Controlar el tipo de gráfico presentado, por ejemplo, de barra, área, área escalonada o línea. Cambiar el diseño y los colores del gráfico, así como la superposición entre un gráfico de barras

individual y un gráfico de barras de recursos seleccionados que aparezcan simultáneamente. Cambiar las líneas horizontales y verticales, denominadas cuadrículas, para mejorar la legibilidad y

claridad del Gráfico de recursos. Por ejemplo, puede especificar tramas y colores de líneadiferentes para las cuadrículas horizontales y de la fecha en curso.


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Crear una vista combinada para la vista Gráfico de recursos a fin de mostrar información adicionalacerca de los recursos o acerca de las tareas a las que se asignan dichos recursos.

Vista Uso de recursosLa vista Uso de recursos muestra los recursos del proyecto y, agrupadas debajo de ellos, las tareas quetienen asignadas. La vista Uso de recursos se utiliza para:

Escribir y modificar información acerca de la asignación de tareas de un recurso, como costo,

asignación de trabajo y disponibilidad para trabajar. Ver los recursos que están sobre asignados y la magnitud de la sobre asignación. Distribuir las asignaciones de forma más equitativa entre los recursos. Averiguar cuántas horas está programado que trabaje cada uno de los recursos. Ver el porcentaje de utilización al que se encuentra cada uno de los recursos. Determinar de cuánto tiempo dispone un recurso para la asignación de trabajo adicional. Averiguar cuántas horas está programado que trabaje cada uno de los recursos en tareas

específicas. Revisar los costos en recursos de una tarea específica. Variar el volumen de trabajo que una persona dedica a una tarea estableciendo perfiles de trabajo.

Para que la vista Uso de recursos se adapte exactamente a la medida de sus necesidades, puedepersonalizarla o bien crear una nueva versión personalizada. Al guardar el proyecto, la vista personalizada

quedará guardada con el archivo del proyecto. Al personalizar la vista Uso de recursos, puede: Mostrar información diferente acerca de los recursos. Presentar información en diferentes escalas temporales. Dar formato a información específica para resaltarla. Por ejemplo, puede aplicar formato de negrita

a los recursos clave. Dar formato a una categoría de información para distinguirla del resto. Por ejemplo, puede aplicar

formato de cursiva a todos los recursos sobre asignados e incrementar el tamaño de todos lostítulos de columnas.

Cambiar las unidades de tiempo que se muestran en pantalla para ver el proyecto al nivel dedetalle que necesite.

Ver información acerca del uso durante un período de tiempo determinado. Cambiar las líneas horizontales y verticales, denominadas cuadrículas, para mejorar la legibilidad o

claridad de la vista Uso de recursos. Por ejemplo, puede especificar distintos diseños y colores de

línea para las cuadrículas de columna y fila. Crear una vista combinada para la vista Uso de recursos a fin de mostrar información adicional

acerca de los recursos o acerca de las tareas a las que se asignan dichos recursos.

¿Qué es el trabajo?

Trabajo es el esfuerzo necesario para realizar una tarea. Existen dos tipos de trabajo: el trabajo de recursosindividuales en una tarea y el trabajo total en la tarea. Por ejemplo, si tres pintores trabajan dos días de 8horas en una tarea, el trabajo de cada recurso es 16 horas. El trabajo total en la tarea es 48 horas. El


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trabajo afecta a la duración, puesto que duración = trabajo / recursos. Por ejemplo, si asigna tres pintorespara trabajar dos días de 8 horas, el trabajo es 48 horas (2 días * 8 horas * 3) pintores. La duración es 2días. 48 horas / (3 pintores * 8 horas)

Cambiar el trabajo de los recursosNormalmente, Microsoft Project calcula la cantidad de trabajo que cada recurso dedica a una tarea. Pero

puede ajustar su programación definiendo la cantidad de trabajo que realiza cada recurso. Por ejemplo,supongamos que tiene un recurso caro y otro barato trabajando ambos en una tarea de 40 horas. Si esimportante mantener bajos los costos, el recurso caro podría trabajar sólo 12 horas en la tarea y el barato28 horas.

Ver el trabajoLa vista Uso de tareas muestra cada tarea, el trabajo total para la tarea y la cantidad de trabajo que serealizará en ella cada día. También muestra el trabajo total que cada recurso realizará en la tarea y eltrabajo que cada recurso realizará cada día. Puede modificar el trabajo en la vista Uso de tareas, pero debehacerlo con cuidado. La modificación del trabajo puede tener efectos distintos en función del tipo de tareaque se modifique.

Programación condicionada por el esfuerzo

Cuando se asignan o se quitan personas en una tarea, Microsoft Project amplía o reduce su duración paraadaptarla al mayor o menor número de recursos, pero no cambia el trabajo total de la tarea. Esteprocedimiento se denomina programación condicionada por el esfuerzo y es el método predeterminado queutiliza Microsoft Project para asignar recursos.

Aunque se agreguen recursos a una tarea, el trabajo total permanece inalterado. Sin embargo, sí cambia lacantidad de trabajo que se distribuirá entre los recursos asignados a la tarea.La programación condicionada por el esfuerzo sólo es aplicable a los recursos que se agregan o quitan enuna tarea. No se aplica a las reglas de cálculo que emplea Microsoft Project para cambiar los valores detrabajo, duración y unidad de los recursos que ya están asignados a las tareas.Cuando se trabaja con la programación condicionada por el esfuerzo, debe tenerse en cuenta lo siguiente:

Los cálculos condicionados por el esfuerzo sólo serán efectivos después de asignar el primer recurso a la tarea. Una vez que se aplica un recurso a una tarea, el valor del trabajo no cambiarácon la asignación de nuevos recursos ni con la reducción de éstos.

Los cálculos condicionados por el esfuerzo no se aplican a la asignación simultánea de variosrecursos cuando éstos sean las primeras asignaciones en una tarea. No obstante, tras estaasignación inicial de diversos recursos, el valor del trabajo no cambiará al asignar nuevos recursosni al quitarlos.

Si el tipo de tarea asignado es Unidades fijas, la asignación de recursos adicionales reducirá laduración de la tarea.

Si el tipo de tarea asignado es Duración fija, la asignación de recursos adicionales reducirá losvalores unitarios individuales de los recursos.

Si el tipo de tarea asignado es Trabajo fijo, la asignación de recursos adicionales reducirá laduración de la tarea.

La opción condicionada por el esfuerzo no puede estar activada para las tareas de resumen ni paralos proyectos insertados.

Nota Las versiones anteriores de Microsoft Project se comportan como si estuviese desactivada la

programación condicionada por el esfuerzo. Al agregar asignaciones en estas versiones anteriores seincrementaba el trabajo, pero no se alteraba la duración de la tarea.

TAREAS DE DURACIÓN FIJAMicrosoft Project por defecto asume que la duración de una tarea esta condicionada por el esfuerzo de losrecursos asignados a esa tarea. Hay tareas en las que no importa el aumento o disminución de los recursossiembre deben durar los mismo, tienen una duración fija. El procedimiento para que una tarea sea deduración fija es el siguiente:

Hacer doble clic en el nombre de la tarea


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Aparecerá la ventana de Información de tareas Ir a la tarjeta Avanzado, la cual se muestra a continuación:

En la lista desplegada Tipo de Tareas, hacer clic en Duración Fija

ASIGNACIÓN DE RECURSOS EN GRUPOS DE TRABAJOPara abrir este cuadro de diálogo, asigne un recurso a una tarea. En el menúHerramientas, elija Grupo de trabajo y haga clic en Asignar equipo. Haga clic en Todaslas tareas o en Tareas seleccionadas y después en Aceptar.

En el mensaje Asignar equipo, haga clic en Asignar recursos. Utilice este cuadro dediálogo para asignar recursos adicionales en el cuadro de diálogo

Asignar equipo. Se muestran todos los recursos de trabajo del proyecto que esténconfigurados para comunicación del grupo de trabajo. Haga clic en el nombre delrecurso y después en Asignar. El recurso se añade a la tabla de asignaciones en elmensaje Asignar equipo.

Grupo de trabajoGrupo de personas compuesto por el administrador y los miembros del grupo de trabajoque trabajan en el mismo proyecto. El administrador del grupo de trabajo asigna tareasa los miembros del grupo, que pueden recibir mensajes del administrador y contestar alos mismos. Con Microsoft Project, el administrador del grupo de trabajo puede enviar mensajes a través del correo electrónico, de una intranet o de World Wide Web.

Comando Asignar equipo

Notifica a un recurso a través del correo electrónico o de Microsoft Project Central queel jefe de proyecto desea asignar una tarea al recurso. Se puede obtener acceso alcomando Asignar equipo en la barra de herramientas Grupo de trabajo o en el submenúGrupo de trabajo (menú Herramientas).

Utilice el comando Asignar equipo y los otros comandos del submenú Grupo de trabajo,para comunicarse con los recursos de forma rápida y eficaz mediante un sistema de


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grupos de trabajo. Para mostrar el cuadro de diálogo Asignar equipo, el usuario debeencontrarse en una vista de tareas.

Si tiene una tarea seleccionada cuando se tiene acceso al comando Asignar equipo,aparecerá un cuadro de diálogo, en el que deberá especificar Todas las tareas o Tareas

seleccionadas.


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CUESTIONARIO

El objeto de hacer este cuestionario es que revise su manual e investigue usando el comando "?,

Contenido e índice"

En la Hoja de Recursos, existe la columna Prorrateo, para que sirve

Cual es el procedimiento para cambiar la Cantidad Máxima de un Recurso que esta en porcentajea valores decimales.

Resuelva las sobre asignaciones que hay en el proyecto # 1del caso "Whiniphu".

Explique el significado de que una tarea este condicionada por el esfuerzo.

Muestre la vista "Formulario de Recursos"

Nota: El cuestionario debe ser entregado a la siguiente clase por escrito. En algunos casospuede usar el método de imprimir pantalla (Print Screen), si no lo conoce pida al profesor que se lo explique


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CASO POR RESOLVER

NORMAS PARA LA SOLUCION DE CASOS

1. El trabajo es personal2. El trabajo debe ser elaborado en Ms Project 2000 0 98.

3. El trabajo deberá ser entregado impreso, en limpio y encuadernado4. El trabajo deberá ser explicado a la clase, al inicio de la sesión.

CASO # 1

El proyecto WINIPHU deberá empezar el 1 de Abril del 2000, el calendario llamado “Whinipu” tiene elhorario siguiente 9:00 a 17:00 con 1 hora de refrigerio, se trabaja el sábado de 9: 00 a 14:00, el proyectotiene recursos que deberá ingresar y asignar. El proyecta tiene una estructura esquematizada.

El participante deberá indicar cuanto cuesta el proyecto Cuando termina Muestre como se distribuyen los recursos por tareas Cuales tareas deben realizar los recursos asignados.

Nombre de la Tarea Duración Predecesores Nombre del Recurso1 PROYECTO WINIPHU 0 días2 Inicio 0 días3 PERFIL 0 días4 Presupuestos 6 días 2 ING. CIVIL, COMPUTADORA5 Inf. Técnico 7 días 4 ING. CIVIL, COMPUTADORA6 PRE- FACTIBILIDAD 0 días7 Ing. Detalle 17 días 4 ARQUITECTO, ING. CIVIL, DIBUJANTE8 Dibujo 5 días 4 DIBUJANTE, ARQUITECTO, COMPUTADORA9 Memoria Descriptiva 6 días 8,5 ARQUITECTO, ING. CIVIL, COMPUTADORA

10 Inf. Legal 20 días 9 ABOGADOS, COMPUTADORA11 Convocatoria del Concurso 4 días 7,1012 Informes y Consultas 4 días 9 ARQUITECTO, ING. CIVIL, ABOGADOS13 MS-PROYECT 0 días14 Planeamiento Estratégico 3 días ING. CIVIL, ABOGADOS15 Planeamiento Táctico 17 días 12,14 ING. CIVIL, ARQUITECTO, ECONOMISTA16 Fin del Proyecto 0 días 11,15

RECURSO GRUPOUNIDMAX

TASAESTANDARD

COSTO PORUSO

arquitecto rhp 1 $45.00/hr $10.00/hr Whinipu

dibujante rht 1 $12.00/hr $10.00/hr Whinipu

ing. civil rhp 3 $40.00/hr $10.00/hr Whinipucapataz rht 1 $15.00/hr $5.00/hr Whinipu

economista rhp 1 $50.00/hr $10.00/hr Whinipu

computadora eqp 1 $0.00/hr $60.00 Whinipu

abogados rhp 1 $55.00/hr $0.00/hr Whinipu

microproyectos s.a. pexterna 1 $1,800.00/hr $0.00/hr Whinipu


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Documents

CAP 3 Ms-Project 2000-1