CAP 4 MS-Project 2000-1

5/13/2018 CAP 4 MS-Project 2000-1 - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/cap-4-ms-project-2000-1 1/16

UNIVERSIDAD NACIONAL DEL ALTIPLANO

Prof.: William Parillo Mamani

PROGRAMACIÓN CAPITULO 4

OBJETIVOS Crear Tareas resumen

Ver números de esquema

Información de la tarea (menú Proyecto)

Formulario de la vista: Formulario de tareas

Analice y cambie la forma de programar las tareas

Escriba y realice el seguimiento de información de los costos del Proyecto

Costos Totales del Proyecto Asignación de recursos

Métodos para ver los costos del proyecto

Costos por Tarea

Costos por Recurso

Cuestionario

Caso por resolver

CREAR TAREAS RESUMEN

Organice las tareas con un esquema

Organícese esquematizando la lista de tareas para crear una jerarquía y resumir las tareasrelacionadas. Puede esquematizar toda la lista de tareas o sólo parte de ella. Puede utilizar el esquemapara:

Facilitar la lectura de una lista amplia de tareas. Dividir el proyecto en fases distintas, para seguir su progreso más fácilmente.

Crear una imagen general del proyecto para que lo revise el administrador.

Estructure las tareas en un esquema lógico

Una vez que ha especificado la lista de tareas, tal vez descubra que algunas de ellas resumen el trabajode tareas más pequeñas. Puede establecer una jerarquía para reflejar exactamente cómo serelacionan. Los esquemas pueden resultar de gran ayuda para organizar las tareas en tareas deresumen y sub tareas. De forma predeterminada, las tareas de resumen aparecen en negrita y las subtareas aparecen con sangrías debajo de ellas. Las fechas de comienzo y fin de una tarea de resumense determinan en función de las fechas de comienzo y fin de su primera y última sub tarea.

Esquema: Estructura jerárquica de un proyecto que muestra cómo algunas tareas encajan engrupos mayores. En Microsoft Project, las sub tareas se sitúan bajo las tareas de resumen mediantela aplicación de sangrías.

______________________________________________________________________________________

Fuente: ESAN Curso: Investigación Operativa II

- 1 -





El esquema tiene iconos propios que se hallan al inicio de la Barra de Formatos:

1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea en la que desee aplicar o anular la sangría.

3. Haga clic en Aplicar sangría para aplicar una sangría a la tarea o haga clic en Anular

sangría para eliminar la sangría de la tarea.

Tarea de resumen: Tarea que secompone de sub tareas y que tambiénresume dichas sub tareas. La característicade niveles de esquema de Microsoft Projectse utiliza para crear las tareas de resumen.Microsoft Project determinaautomáticamente la información de la tareade resumen (duración, costo, etc.) utilizandola información de las sub tareas.

Sugerencias

Si necesita crear una tarea nueva para hacer una tarea de resumen, haga clic en Nueva tareaen el menú Insertar.

Utilizando el mouse (ratón) puede aplicar o anular una sangría rápidamente en una tarea. Sitúeel puntero sobre la primera letra del nombre de la tarea. Cuando el puntero se convierta en unaflecha de dos puntas, arrastre hacia la derecha para aplicar la sangría o arrastre hacia laizquierda para anularla.

Para deshacer un esquema, anule las sangrías de todas las sub tareas hasta que todas lastareas tengan el mismo nivel.

Sub. tarea: Tarea que forma parte de una tarea de

resumen. La información de las sub tareas está incluidaen la tarea de resumen. Pueden designar sub tareasutilizando la característica de niveles de esquema deMicrosoft Project.

Mostrar y ocultar las sub tareas

En un esquema puede mostrar u ocultar las sub tareas de una tarea de resumen. Por ejemplo, tal vezdesee ocultar las sub tareas para mostrar solamente las tareas de nivel superior y, después, imprimir esa vista para crear un informe de resumen del proyecto; o tal vez desee mostrar únicamente las subtareas que le interesen. Al mostrar todas las sub tareas, podrá ver rápidamente todas las tareas de

todos los niveles de esquema existentes en todo el proyecto.

______________________________________________________________________________________


- 2 -






2. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea de resumen que contenga las sub tareas quedesea mostrar u ocultar.

3. Haga clic en Mostrar sub tareas para mostrar las sub tareas o en Ocultar sub tareas

para ocultarlas.

Para mostrar todas las sub tareas, haga clic en Mostrar todas las sub tareas.

Sugerencias También puede mostrar u ocultar sub tareas haciendo clic en el símbolo de esquemade la tarea de resumen. Los símbolos de esquema indican si una tarea de resumenmuestra o no muestra las sub tareas.

Puede reorganizar fácilmente las fases de un proyecto enuna programación esquematizada. Al mover o eliminar una tarea de resumen, se mueven o se eliminanautomáticamente todas las sub tareas asociadas a ella.

¿Cómo?

Las vistas Uso de recursos y Uso de tareas muestran la asignación de recursos y tareas con unasangría similar a la de las sub tareas. Puede mostrar u ocultar asignaciones del mismo modo que lassub tareas. Para mostrar u ocultar asignaciones independientemente de las sub tareas, haga clic enMostrar asignaciones o en Ocultar asignaciones.

VER NÚMEROS DE ESQUEMA

Cuando se organiza la programación en forma de esquema, Microsoft Project asigna automáticamenteun número de esquema a cada tarea. Estos números de esquema se actualizan automáticamentecuando se mueve alguna tarea de la programación.

1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt

2. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, en la ficha Vista.

3. En Opciones de esquema, active la casilla de verificación Mostrar números de esquema.

Nota Los números de esquema integrados se muestran con la tarea en el campo Nombre de tarea yno se pueden modificar.

Utilice una estructura de descomposición del trabajo EDT

Los números de esquema integrados se utilizan como códigos predeterminados de la estructura dedescomposición del trabajo (EDT) en Microsoft Project. Puede agregar su propio sistema de

______________________________________________________________________________________


- 3 -





numeración a las tareas de la programación cambiando los números de esquema predeterminados acódigos EDT personalizados en el campo EDT.

1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt2. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea a la que desea asignar un código EDT.3. Haga clic en Información de la tarea4. Haga clic en la ficha Avanzado.5. En el cuadro Código EDT, escriba el código que desee asignar a la tarea.

Notas Los códigos EDT no cambian los números de esquema integrados. Para mostrar, escribir o

modificar códigos EDT directamente en la hoja de tareas, es necesario insertar una columnapara el campo EDT.

¿Cómo?

Dado que los códigos EDT no se calculan automáticamente entre tareas de resumen y subtareas, tendrá que escribirlos para cada tarea individual.

A diferencia de los números de esquema integrados, los códigos EDT no se actualizanautomáticamente al agregar, mover, eliminar o reorganizar tareas. Los códigos EDT se debenajustar manualmente.

Sugerencias También puede mostrar u ocultar sub tareas haciendo clic en el símbolo de esquema de la

tarea de resumen. Los símbolos de esquema indican si una tarea de resumen muestra o nomuestra las sub tareas.

Puede reorganizar fácilmente las fases de un proyecto en una programación esquematizada. Almover o eliminar una tarea de resumen, se mueven o se eliminan automáticamente todas lassub tareas asociadas a ella.

¿Cómo?

Las vistas Uso de recursos y Uso de tareas muestran la asignación de recursos y tareas conuna sangría similar a la de las sub tareas. Puede mostrar u ocultar asignaciones del mismomodo que las sub tareas. Para mostrar u ocultar asignaciones independientemente de las subtareas, haga clic en Mostrar asignaciones o en Ocultar asignaciones.

INFORMACIÓN DE LA TAREA (MENÚ PROYECTO)

Muestra información de la tarea, el recurso o la asignación seleccionados.Puede utilizar el cuadro de diálogo Información de la tarea para ver y cambiar la configuración general(como las fechas de comienzo y fin), especificar las tareas predecesoras, asignar recursos, establecer opciones avanzadas (como delimitaciones de tareas) y escribir notas acerca de la tarea.

Puede utilizar el cuadro de diálogo Información del recurso para ver y cambiar la configuración general(como la disponibilidad), establecer períodos laborables, introducir información de costos y escribir notas acerca del recurso. Puede utilizar el cuadro de diálogo Información de la asignación para ver ycambiar la configuración general (como el trabajo y las fechas de comienzo y de fin), realizar unseguimiento de la información y escribir notas acerca de la asignación.

______________________________________________________________________________________


- 4 -





Para mostrar la vista de "Información de laTarea", haga cualquiera de las siguientescosas:

1. Clic en el Icono que se hallaen la Barra Estándar

2. Escoja el comando Proyecto,Información de la Tarea

FORMULARIO DE LA VISTA: FORMULARIO DE TAREAS

Abrir y cerrar una vista en la sección inferior

Puede revisar información del proyecto de dos formas distintas a la vez abriendo una segunda vista enla sección inferior. Por ejemplo, mientras revisa la información de todo el proyecto en el Diagrama deGantt, puede abrir el Formulario de tareas en la sección inferior para ver información específica de latarea seleccionada.

La sección inferior de las vistas combinadas sólo muestra información de las tareas o recursos que seencuentren seleccionados en la sección superior.

1. En el menú Ventana, haga clic en Dividir.2. Haga clic en cualquier punto de la sección inferior.3. En la Barra de vistas, haga clic en la vista que desee que aparezca en la sección inferior.4. Para cerrar la vista, haga clic en Quitar división en el menú Ventana.

Para utilizar una vista que no esté en la Barra de vistas, haga clic en Más vistas; a continuación, hagaclic en la vista que desee utilizar de la lista Vistas y después en Aplicar.

Sugerencia Si la vista que desea abrir en la sección inferior se encuentra en la lista Barra de vistas,puede abrirla rápidamente presionando la tecla MAYÚS y haciendo clic en la vista que desee de laBarra de vistas. Para cerrar la vista de la sección inferior, presione la tecla MAYÚS y haga clic en lavista de sección única (en la Barra de vistas) que desee mostrar.

Los detalles de un formulario constan de columnas, objetos o notas, como se muestra en el ejemplo

que aparece a continuación. Cada columna muestra un campo de información diferente, como Nombrede recurso y Unidades. Para mostrar diferentes tipos de información de recursos en un formulario,señale Detalles en el menú Formato y, a continuación, haga clic en los detalles que desee.

ANALICE Y CAMBIE LA FORMA DE PROGRAMAR LAS TAREAS

Una vez configurada la programación inicial y después de realizar las comprobaciones necesarias por siexisten errores, incoherencias u otros problemas, probablemente encontrará áreas que puede mejorar.Para ello, tendrá que probar las distintas soluciones para las áreas con problemas.Una forma de mejorar la programación consiste en cambiar la configuración de algunas tareas paraconseguir una programación más lógica y más acorde con la realidad. Microsoft Project le ayuda adecidir qué cambios se ajustan mejor a sus necesidades.

______________________________________________________________________________________


- 5 -





Conceptos fundamentales sobre el análisis y el ajuste

Una vez agregada la información de tareas, duraciones, dependencias y recursos a su proyecto, llega elmomento de evaluar la programación para detectar errores, incoherencias y áreas en las que se puedemejorar.

Lo más eficaz es analizar y efectuar los cambios en las primeras fases del proceso de planeación y,mejor todavía, antes de poner en marcha el proyecto. No obstante, una vez iniciado el proyecto,también podrá revisar la programación y ajustarla cuando sea necesario.Los aspectos de la programación que se deben evaluar dependen de la información contenida en laprogramación y del nivel de detalle con que se esté administrando el proyecto. Al evaluar laprogramación, es necesario examinar el uso del tiempo, los recursos y los costos de la programación:

La ubicación de la ruta crítica La fecha de fin del proyecto El modo en que las tareas están vinculadas utilizando dependencias de tareas Las tareas que no tienen dependencias Las tareas que no siguen un orden lógico Los recursos que podrían estar asignados a tareas que no les corresponden Las tareas que no tienen recursos asignados El costo del proyecto El nivel de trabajo de los recursos

PROYECTO SANTA PATRICIA:

Practique ingresando las duraciones pesimista, optimista y normal, siga el procedimiento indicado:para las tareas de modo que tenga un resultado similar al siguiente:

PLANEACIÓN Y DESEMPEÑO DEL COSTO

Además de establecer un programa de línea de base, también es necesario desarrollar un presupuestode línea de base.

Línea de base:Plan original del proyecto que se utiliza para realizar un seguimiento del progreso de un proyecto. Elplan previsto creado al guardar el proyecto con línea de base, incluye información relacionada con lossiguientes puntos:

Tareas (fechas de comienzo y de fin, duración, trabajo, costo, divisiones, trabajo de fasetemporal y costo de fase temporal)

Recursos (trabajo, costo, trabajo de fase temporal y costo de fase temporal) Asignaciones (fechas de comienzo y de fin, trabajo, costo, trabajo de fase temporal y costo de

fase temporal)

______________________________________________________________________________________


- 6 -





Cuando se prepara una propuesta para el proyecto, se estiman los costos del mismo. Una vez que setoma la decisión de seguir adelante con el trabajo propuesto, es necesario preparar un presupuesto , oplan, de cuando y como se gastaran los fondos. Una vez que se inicia el proyecto, es importantesupervisar los costos reales y el desempeño del trabajo para asegurar que todo se encuentre deacuerdo al presupuesto. Se debe supervisar a intervalos regulares los siguientes parámetrosrelacionados con el costo:

Cantidad real acumulada y gastada desde el inicio del proyecto Valor devengado y acumulado del trabajo desde el inicio del proyecto Cantidad presupuestada y acumulada que se planea gastar, sobre la base del programa del

proyecto y desde el inicio del mismo.

ESTIMACIÓN DEL COSTO DEL PROYECTO

La planeación del costo se inicia con la propuesta para el proyecto. Los costos se estiman durante eldesarrollo de la propuesta por el contratistas o por el equipo del proyecto . Los elementos del costo son:

Mano de obra: Los costos se calculan sumando los costos brutos totales del recurso humano entreel número total de horas al año. Este calculo se conoce como Tasa Estándar , también se puede

incluir la tasa de horas extras y el costo por uso.Costo por uso: Tarifa fija por el uso de un recurso. Este costo puede ser adicional o sustituir a uncosto variable o costo por hora del recurso. En el caso de recursos de trabajo, el costo por uso seacumula cada vez que se utiliza el recurso. En el caso de recursos materiales, el costo por uso sólose acumula una vez al asignarlos, independientemente de las unidades.

Materiales: Se diferencia dos tipos de recursos Trabajo (Work) y materiales, los materiales sonconsumibles, los materiales tienen un tratamiento diferente a partir de Ms PROJECT 2000, serequiere definir un recurso como material y luego en la etiqueta de materiales indicar cual es launidad en la que se a medir, luego se ingresa el costo unitario.

Subcontratistas y consultores: Este tipo de costos pueden tener dos formas de ingresar loscostos: Como costo fijo en la Tabla de Costos cuando hay un costo total o como una tasa estándar

por hora que se ingresa en la Hoja de Recursos.

Maquinarias y equipos: El costo de este rubro incluye la depreciación, el costo operativo y elmantenimiento. El calculo de la depreciación se basa en el valor de la factura más los costos deinstalación, se debe acumular todos los costos hasta que la maquinaria o equipo este operativo, elvalor de recupero, es el valor de venta al final de la vida útil. La vida útil o duración del bien, terminacuando ya no esta operativo o es obsoleto.

Contingencias: Este costo generalmente no se considera, pero la incertidumbre de gastar masde lo presupuestado como consecuencia de hechos no previstos como inundaciones, terremotos,falta de energía por un periodo prolongado u otros, por lo que debe costearse una partida en elpresupuesto que tenga en cuenta tareas que hay que efectuar si fallan otras, conocidas comoPlanes de contingencia y Planes de compras alternativos si nuestros proveedores no pueden cumplir

con sus entregas.

ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO DEL PROYECTO

El proceso de elaborar el presupuesto incluye dos pasos:

El costo estimado de las tareas: Se costea los diversos recursos del proyecto en la hoja derecursos, luego se asignan los recursos a las tareas, recién entonces las tareas tienen un costovariable ( ya que varia en relación a la duración de la tarea) salvo que las tareas sean de duraciónfija. Los costos fijos se incluyen en la tabla de costos. El costo total acumula el costo variable y fijomás las el costo de horas extras y el costo por uso cuando existen.

La presentación de los resultados: Cuando se guarda el Plan del Presupuesto, entonces se puede

ver e imprimir los resultados, en esta etapa es muy importante que el proyecto este esquematizado

______________________________________________________________________________________


- 7 -





con una clara estructura de descomposición hacia abajo (WBS) de modo que se puede tener costosacumulados por tareas de nivel superior con el detalle siguiente:

Flujo de Caja: En el comando Ver – Informes – Costos, es un flujo de caja semanal donde emuestra el costo de cada tarea por semana.

Presupuesto: En el comando Ver – Informes – Costos, es un presupuesto detallado por tarea.

Valor Acumulado: Medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha de estado o la fechaactual. El valor acumulado utiliza las estimaciones originales de costo guardadas con una línea debase y el trabajo real hasta el momento presente para mostrar si los costos reales realizados estándentro del presupuesto. Es decir, el valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que deberíahaberse gastado, teniendo en cuenta el volumen de trabajo realizado hasta el momento, y el costoprevisto para la tarea, la asignación o el recurso. El valor acumulado también se conoce como costopresupuestado del trabajo realizado (CPTR).

El análisis del valor acumulado es un método para medir el rendimiento del proyecto. Indica lacantidad del presupuesto que debería haberse gastado, teniendo en cuenta la cantidad de trabajorealizado hasta el momento y el costo previsto para la tarea, la asignación o el recurso. El valor

acumulado también se conoce como costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR).

Costo por tareas: Combinando el uso de tareas con la Tabla de costos se puede tener un detallemuy interesante: el costo de todas las tareas con los recursos que trabajan en cada tarea,

Costo por recursos: Combinando el uso de recursos con la Tabla de costos se puede tener undetalle muy interesante: el costo de todos los recursos y las tareas en que trabajan.

CPTP (Costo presupuestado del trabajo programado)

Campo de valor acumulado que indica la cantidad del presupuesto que debería haberse gastado,teniendo en cuenta el costo previsto de la tarea, la asignación o el recurso. El CPTP se calcula comolos costos previstos de fase temporal acumulados hasta la fecha de estado o la fecha actual.

El costo previsto de la tarea es 0, mientras que no se guarde , tiene un valor igual al costo total de latabla de costos cuando ya esta guardada la línea de base.

El CPTP cuyo procedimiento de calculo se indica en las páginas 312 y 313, se aplica para el calculomanual., según la metodología que se indica usando la estructura EDT, Ms PROJECT 2000 en losproyectos que tienen una estructura WBS efectúa el calculo de costos acumulando los costos en larama ascendente de la estructura, es por eso que es muy importante que la tarea de nivel mas altosea el nombre del Proyecto, de modo que en la tabla de entrada nos muestre la duración total delProyecto y la fecha de finalización y en la tabla de costos nos muestre el costo total del proyecto

COSTO PRESUPUESTADO ACUMULADO

Una vez que se ha establecido el costo total presupuestado, el paso siguiente para el proceso deelaboración del presupuesto del proyecto es distribuir cada costo CTP a lo largo de la duración de cadaunidad del EDT y mostrar el resultado semanalmente, tal como se indica en la página a la página 316,Ms PROJECT 2000 lo calcula automáticamente y los muestra en el flujo de caja.

DETERMINACIÓN DEL COSTO REAL

Una vez que se inicia el proyecto, es necesario mantener el seguimiento del costo real y comprometidopara poderlo comparar con el CPA.

Costo real: Para mantener el seguimiento del costo real de un proyecto, es necesario establecer un sistema para recopilar, sobre una base periódica y oportuna, información sobre los fondosrealmente gastados. Se debe establecer el plan contable general del proyecto de modo, que lascuentas principales tenga dentro de lo posible la misma estructura WBS.

______________________________________________________________________________________


- 8 -





El costo real en Ms PROJECT 2000 se ingresa en la tabla de costos:

El campo Costo real muestra los costos contraídos por el trabajo realizado por un recurso en unatarea. Puede introducir todos los costos reales o dejar que Microsoft Project los calcule.

Cómo se calcula Mientras no se especifique el trabajo real en una asignación, el contenido delcampo Costo real será 0 $. Puede dejar que Microsoft Project calcule todos los costos realescuando el recurso asignado a la tarea notifique el trabajo real. Éste será el costo del trabajo realmás cualquier costo por uso de la asignación. Cómo y cuándo se calculan los costos realesdependerá del trabajo real y del trabajo de horas extra real realizados, así como de los valores deTasa estándar, Tasa de horas extra, Costo por uso y Acumulación de costos asignada en el cuadrode diálogo Información del recurso.

Costo real = (Trabajo real * Tasa estándar) + (Trabajo real de horas extra * Tasa dehoras extra) + Costos por uso

Agregue el campo Costo real a la parte de hoja de la vista Uso de tareas o Uso de recursos paramostrar o modificar los gastos resultantes de una asignación, basados en el trabajo real y en lastasas por hora de los recursos asignados, junto con cualquier otro costo. Puede utilizar este campomientras una tarea progresa para ver si no se desvía del presupuesto. También puede utilizar estainformación, una vez completada la tarea, como ayuda para planear costos de otras tareas y defuturos proyectos.

COSTO COMPROMETIDO

En muchos proyectos se gastan grandes cantidades de dinero en materiales o servicios que secancelan en una sola factura, no relacionada a una tarea o lapso de tiempo, se efectúa un costo real yel saldo es un costo comprometido. El programa Ms PROJECT 2000 no considera este costo.

COMPARACIÓN DEL COSTO REA CON EL COSTO PRESUPUESTADO

Se puede comparar el costo real con el costo presupuestado, en la tabla de costos esto se calcula en laforma siguiente:

El campo Variación de costo muestra la diferencia entre el costo previsto y el costo total de una tarea.El costo total es la estimación actual de costos realizada a partir de los costos reales y los costosrestantes.

Cómo se calcula Microsoft Project calcula la Variación de costo como sigue:

Variación de costo = Costo – Costo previsto

Agregue el campo Variación de costo a una hoja de tareas cuando desee ver si una tarea se sitúa por debajo o por encima del presupuesto, o si se ajusta exactamente a él. Esta información puede ser útildurante un proyecto para evaluar el rendimiento presupuestario hasta la fecha. Al finalizar un proyecto,utilice este campo como ayuda en el análisis de costos y en la creación de futuros proyectos.

Costo previsto

Costo original del proyecto según se muestra en el plan previsto. El costo previsto es una instantáneadel costo en el momento en que se guardó el plan previsto. Realizar un seguimiento de los costosprevistos y compararlos con los costos reales puede ayudar a controlar el rendimiento de los mismos ycalcular la información del valor acumulado. Costo total

Programado para una tarea, un recurso o una asignación, o para un proyecto completo. En algunasocasiones se denomina costo actual o presupuesto.

Costo restante

______________________________________________________________________________________


- 9 -





El campo Costo restante muestra el gasto programado restante que se producirá al completar el trabajorestante asignado a un recurso. Este valor se aplica a todo el trabajo asignado al recurso en todas lastareas asignadas.

Cómo se calcula Cuando se agrega un recurso por primera vez, el contenido del campo Costorestante es igual al del campo Costo. Una vez que el recurso comienza a notificar trabajo real en

una tarea, Microsoft Project calcula el costo restante como sigue:

Costo restante = (Trabajo restante * Tasa estándar) + Costo de horas extra restante Agregue el campo Costo restante a una hoja de recursos para revisar cuánto se debe gastar todavía enun recurso.

Análisis del valor acumulado

Utiliza tres valores fundamentales de cada tarea:

El costo presupuestado del trabajo programado (CPTP), que es la parte del costo que estáprevisto gastar en una tarea entre la fecha de comienzo y la fecha de estado de la tarea. Por ejemplo, el presupuesto total planeado para una tarea de cuatro días es 100 $ y comienza unlunes. Si la fecha de estado está establecida para el miércoles siguiente, el CPTP es 75 $.

El costo real del trabajo realizado (CRTR), que es el costo real total en el que se incurremientras se realiza el trabajo en una tarea durante un período determinado. Por ejemplo, si latarea de cuatro días genera un costo total de 35 $ durante cada uno de los dos primeros días,el CRTR de ese período es 70 $ (pero el CPTP sigue siendo 60 $).

El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR), que es el porcentaje del presupuesto quedebería haberse gastado para un determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea.Por ejemplo, si después de dos días se ha completado el 60% del trabajo de una tarea, podríaesperar un gasto del 60% del presupuesto total de la tarea, o 60 $.

A partir de estos tres valores fundamentales, se determinan otros muchos valores clave. Los más

comunes y útiles son:• Variación de costo (VC), que es la diferencia entre el costo estimado y el costo real de una

tarea. VC = CPTR - CRTR

• Variación de programación (VP), que es la diferencia entre el progreso actual y el progresoprogramado de una tarea en términos de costo. VP = CPTR - CPTP

• El índice de rendimiento de costos (IRC), que es la relación entre los costos presupuestados ylos costos reales. IRC = CPTR/CRTR

• El índice de rendimiento de la programación (IRP), que es la relación entre el trabajo realizadoy el trabajo programado. IRP = CPTR/CPTP

RECURSO DE COSTO FIJO

Existen tareas que tienen un costo fijo, que puede ser único o que haya un costo fijo más el costo quees producto de los recursos asignados y dependientes del esfuerzo, a este último se le cataloga comocosto variable, a mayores recursos costos diferentes, la suma de ambos constituye el costo total. Elprocedimiento para ingresar el costo fijo es el siguiente:

______________________________________________________________________________________


- 10 -





Debe estar en la Lista de Tareas del Diagrama de Gantt Seleccionar la tarea que tiene el costo fijo Clic en el comando VENTANA DIVIDIR Escoger duración Fija en la caja Tipo de Tarea Clic en el comando FORMATO DETALLES COSTO DEL RECURSO Mostrara la ventana siguiente, con un costo de $ 48 Ingresar 0 en Unidades y el costo fijo en la columna de Costo Luego hacer clic en Aceptar

ESCRIBA Y REALICE EL SEGUIMIENTO DE LA INFORMACIÓN DE COSTOS

Como administrador de proyectos, la comprensión de los costos puede ser un parte importante a lahora de programar el proyecto. Microsoft Project puede ayudarle con los presupuestos y ofrece variasformas de especificar y seguir algunos o todos los costos del proyecto. En función de los costos fijos ocostos de recursos que asigne, Microsoft Project calcula los costos de cada tarea y de todo el proyecto.En la tabla Costo es donde mejor puede ver la información general de costos del proyecto, mientras quelas vistas Uso de recursos y Uso de tareas pueden ayudarle a ver en detalle los costos del proyecto a lolargo del tiempo.

Ingrese los Costos de Tareas y de RecursosPuede escribir información de costos para cada recurso y tarea. Para costos de recursos, puede escribir las tasas de pago o el costo por uso y establecer el método de acumulación. Para tareas, puede asignar un costo fijo o asignar un recurso que tiene un costo.

Realice el seguimiento del presupuestoSi desea realizar un seguimiento del presupuesto de todo el proyecto, tendrá que guardar una línea debase después de escribir los datos iniciales del proyecto y antes de comenzar a escribir datos reales.Microsoft Project totaliza automáticamente los costos del proyecto tomando como base la informaciónde trabajo real que escriba para cada tarea o recurso. Después puede revisar los costos totales delproyecto para comprobar si se mantienen dentro del presupuesto.

COSTOS TOTALES DEL PROYECTOPuede ver los costos actuales, previstos, reales y restantes del proyecto (actualizados cada vez que

Microsoft Project vuelve a calcular el proyecto) para consultar si se encuentra dentro de los límites delpresupuesto global.

1. En el menú Proyecto, haga clic en Información del proyecto.

2. Haga clic en Estadísticas.

______________________________________________________________________________________


- 11 -





Para consultar el estado global de loscostos del proyecto, también puede utilizar elinforme Resumen del proyecto. En el menú Ver,haga clic en Informes, haga clic en Generales y,a continuación, en Seleccionar. Elija Resumendel proyecto y, a continuación, haga clic en

Seleccionar.

En los proyectos combinados puede ver los costos totales del proyecto en la tarea resumen delproyecto. En la Barra de vistas, haga clic en Uso de tareas y después seleccione la tarea resumen delproyecto de la que desee comprobar los costos. Para ver los costos, señale Detalles en el menúFormato y después haga clic en Costo.

En los proyectos combinados puede ver los costos totales del proyecto en la tarea resumen delproyecto. En la Barra de vistas, haga clic en Uso de tareas y después seleccione la tarea resumen delproyecto de la que desee comprobar los costos. Para ver los costos, señale Detalles en el menú

Formato y después haga clic en Costo.

ASIGNACIÓN DE RECURSOS (CUADRO DE DIÁLOGO)Para abrir este cuadro de diálogo, asigne un recurso a una tarea. En el menú Herramientas, elija Grupode trabajo y haga clic en Asignar equipo. Haga clic en Todas las tareas o en Tareas seleccionadas y

después en Aceptar. En el mensaje Asignar equipo, haga clic en Asignar recursos.Utilice este cuadro de diálogo para asignar recursos adicionales en el cuadro de diálogo Asignar equipo.Se muestran todos los recursos de trabajo del proyecto que estén configurados para comunicación delgrupo de trabajo. Haga clic en el nombre del recurso y después en Asignar. El recurso se añade a latabla de asignaciones en el mensaje Asignar equipo.

Grupo de trabajoGrupo de personas compuesto por el administrador y los miembros del grupo de trabajo que trabajan enel mismo proyecto. El administrador del grupo de trabajo asigna tareas a los miembros del grupo, quepueden recibir mensajes del administrador y contestar a los mismos. Con Microsoft Project, eladministrador del grupo de trabajo puede enviar mensajes a través del correo electrónico, de unaintranet o de World Wide Web.

Comando Asignar equipo

Notifica a un recurso a través del correo electrónico o de Microsoft Project Central que el jefe deproyecto desea asignar una tarea al recurso. Se puede obtener acceso al comando Asignar equipo enla barra de herramientas Grupo de trabajo o en el submenú Grupo de trabajo (menú Herramientas).

Utilice el comando Asignar equipo y los otros comandos del submenú Grupo de trabajo, paracomunicarse con los recursos de forma rápida y eficaz mediante un sistema de grupos de trabajo.Para mostrar el cuadro de diálogo Asignar equipo, el usuario debe encontrarse en una vista de tareas.

Si tiene una tarea seleccionada cuando se tiene acceso al comando Asignar equipo, aparecerá uncuadro de diálogo, en el que deberá especificar Todas las tareas o Tareas seleccionadas.

MÉTODOS PARA VER LOS COSTOS DEL PROYECTO

Existe un número de razones por las que examinar cuidadosamente los costos de forma periódica. Por ejemplo, al revisar los detalles de los costos de tareas y recursos, puede:

Centrarse en los costos de cada tarea para administrar de cerca el proyecto.

______________________________________________________________________________________


- 12 -





Utilice la información de costo de las tareas o de todo el proyecto para la creación de informes. Evalué los costos de los recursos individuales y grupos de recursos.

Microsoft Project permite ver los detalles de costos específicos de distintas formas. Por ejemplo, sidesea ver:

Cuánto suman los costos de asignación de recursos y los costos fijos de una tarea enparticular, puede ver el costo por tarea.

Cuánto dinero se gasta en trabajo normal y horas extra o los costos de los recursos por uso,puede ver el costo por recurso.

Si el proyecto se encuentra dentro del presupuesto global, puede ver el costo total de todo elproyecto.

COSTO POR TAREA

Si el costo total del proyecto no se ajusta al presupuesto, examine el costo total de cada tareaindividualmente para estimar los cambios que se pueden realizar.


2. En el menú Ver, haga clic en Tabla y, a continuación,elija Costo.

3. Arrastre la barra de división hacia la derecha paramostrar el campo Costo total.

Sugerencias

En vez de arrastrar la barra de división puede desplazarse al campo Costo total. También puede ver cómo se distribuyen los costos a lo largo de la duración de una tarea en la

vista Uso de tareas mostrando los detalles de los costos. En la Barra de vistas, haga clic en

Uso de tareas. En el menú Formato, señale Detalles y, a continuación, haga clic enCosto.

COSTO POR RECURSO

Puede obtener el costo total por recurso para ver cuánto suman los costos estándar, por horas extra ypor uso.

1. En la Barra de vistas, haga clic en Hoja de recursos.

2. En el menú Ver, señale Tabla y, a continuación, elija Costo.

Sugerencias

Puede ver los costos por recurso con más detalle haciendo clic en Uso de recursos enla Barra de vistas, señalando Detalles en el menú Formato y, a continuación, haciendo clic enCosto.

Puede ver los costos totales por recurso de forma gráfica haciendo clic en Gráfico de recursos

en la Barra de vistas, señalando Detalles en el menú Formato y, a continuación,haciendo clic en Costo o Costo acumulado.

______________________________________________________________________________________


- 13 -





Los costos por Recurso se muestran a continuación:

CUESTIONARIOEl objeto de hacer este cuestionario es que revise su manual e investigue usando el comando "?,Contenido e índice"

Debe insertar varias tareas en una estructura EDT, como procede Microsoft Project 2000 conlos códigos EDT de estas tareas ¿

Deberá crear tareas repetitivas que controlen el proyecto Santa Patricia, del capitulo anterior,se llamaran Supervisión N # 1, N # 2 y N # 3.

Cuales son las opciones de las restricciones de una tarea. Pruebe el comando Ventana Dividir y explique para que sirve. Explique el significado de que una tarea este condicionada por el esfuerzo. Muestre la vista "Formulario de Recursos" Ingrese Costos fijos para las tareas de Caso adjunto, de acuerdo a la tabla adjunta

Ing. Detalle $ 3.000Memoria Descriptiva $ 4.000Inf. Legal $ 5.000Convocatoria del Concurso $ 1.500Planeamiento Estratégico $ 8.000

Planeamiento Táctico $ 9.000

Nota: El cuestionario debe ser entregado a la siguiente clase por escrito. En algunos casospuede usar el método de imprimir pantalla (Print Screen), si no lo conoce pida alprofesor que se lo explique

CASO PARA RESOLVER

NORMAS PARA LA SOLUCION DE CASOS

1. El trabajo es personal2. El trabajo debe ser elaborado en Ms Project 2000 0 98.3. El trabajo deberá ser entregado impreso, en limpio y encuadernado4. El trabajo deberá ser explicado a la clase, al inicio de la sesión.

______________________________________________________________________________________


- 14 -





CASO # 1Desarrollar el Proyecto Zorritos, esquematizando las tareas, de modo que “Proyecto L.T.Zorritos” es latarea de mayor nivel, le siguen las tareas que están en mayúsculas, además deberá incluir los códigosEDT. El proyecto empieza el 2 de Abril, debe imprimir la Carta Gantt y Pert.1 LISTA DE TAREAS DURACION PREDECESORES RECURSOS2 Proyecto L.T. Zorritos 154,5 días3 Orden de Proceder 0 días4 Movilización 7,5 días 2 Chofer; Camioneta5 INGENIERIA LINEAS DE

TRANSMICION 92,5 días6 Trazado Final de Línea 2,5 días 3CC+2 días ing. Civil;ing. Electricista,;Computadora, [2]7

Levantamiento Topográfico 75 días 5ing. Civil;Topógrafo;Teodolito;Camioneta;Chofer

8 Distribución de Apoyo 45 días 6FC-30 días ing. Civil9 Metrados Finales L.T. 5 días 7FC-15 días Topógrafo;ing. Electricista,;Computadora,10

Documentos Técnicos L.T. 5,63 días 8CCComputadora, [3];ing. Civil;ing.Electricista,;Secretaria

11 ESTUDIOS ESPECIALES 132 días12 Impacto Ambiental 45 días 3FC+15 días ing. Ambientalista13

Geología y Geotecnia 60 días 15Ing. Geólogo;Topógrafo;Camioneta;Chofer;Computadora,

14 Resistividad del terreno 30 días 9 Capataz;ing. Electricista,15 INGENIERIA DE

SUBESTACIONES 52,5 días16

Levantamiento Topográfico S.E. 30 días 6FC-15 díasing. Civil;Topógrafo;Teodolito;Camioneta;Chofer

17 Ingeniería y Planos deConstrucción 15 días 15 Dibujante ;ing. Civil;Computadora, ;Autocad 14

18 Metrados Finales S.E. 7,5 días 16FC-15 días Electricistas[2];Topógrafo;Capataz19

Documentos Técnicos S.E. 15 días16FC-30días;17

ing. Civil;ing.Electricista,;Secretaria;Computadora, [3]

CASO PARA RESOLVER

CASO #2

ESQUEMATIZAR PROYECTO

La lista de tareas del proyecto UPID que se muestra a continuación debe ser organizada por diferentesniveles de esquematización, siguiendo las indicaciones dadas en clase, las tareas resumen tienenduración 0, salvo inicio o fin y están en mayúsculas.

Insertar una columna que muestra la numeración WBS.Imprima la carta de Gantt

1 PROYECO UPID Duración Predecesores2 INICIO 0 días3 POLITICA COMERCIAL 0 días 24 Reunión 1 2 días 25 Reunión 2 2,25 días 46 OBJETIVOS, METAS, PREMISAS DE PLANIFICACION 1,88 días 57 UNIDAD DE DESARROLLO 4,5 días 2

______________________________________________________________________________________


- 15 -





8 PERFIL DE PUESTOS 3 días 79 CAPTACION DE PERSONAL 0 días10 Presentación de alternativas 2 días 811 Reunión (Selección) 2 días 1012 EXPLICAR PERFIL DE PUESTOS 2 días 1013 CAPTACION, EVALUACION Y SELECCION DE CANDIDATOS 5 días 6,11,1214 ENTREVISTA DEL PERSONAL SELECCIONADO 3 días 1315 UBICACION FISICA. COMPRA DE EQUIPO Y MATERIALES 0 días16 Instalación de cables y puntos 2 días 817 Compra de equipos y materiales 4 días 1618 Instalación de equipos y entrega de materiales 2 días 1719 PRESENTACION DE EL / LOS INTEGRANTE(S) 1 día 1420 ENTREGA DE MANUAL DE FUNCIONES Y POLITICA

COMERCIAL 1 día 1921 FUNCIONAMIENTO DE LA UNIDAD 0 días 18,2022 FIN 0 días 21

______________________________________________________________________________________


- 16 -

Documents

CAP 4 MS-Project 2000-1