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CapitolVertragsverwaltung
Am Beispiel Pachtvertrag
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Inhaltsverzeichnis
1. Verpachtung - Einnahme
a) Vertragskonditionen in Capitol als Zuordnung hinterlegen
b) Muster Vertrag als Dokumentenvorlage in Capitol
hinterlegen
2. Anpachtung – Ausgabe
a) Vertragskonditionen in Capitol als Zuordnung hinterlegen
3. Auswertung
a) Von befristeten Verträgen
3
1 Verpachtung – EinnahmeVertragskonditionen in Capitol
als Zuordnung hinterlegen
4
Vertragskonditionen aus Vertrag entnehmen
Konditionen:Vertragspartner:
Hausverwaltung Mooser
Dahlienstraße 555
83026 Rosenheim
Grundstück:Sepp-Heindl-Straße 55 Rosenheim,
Flur: 66889, Flurstück: 5597878,
1580m²
Pachtvertragsnummer:
223369-2013
Pachtdauer & Zeitraum: fünf Jahre,
16.10.2013 – 15.10.2018
Pachtpreis: 5 € / m²
5
Zuordnung für Vertrag anlegen- Person neu hinterlegen
Konditionen:Vertragspartner: Hausverwaltung MooserDahlienstraße 55583026 Rosenheim
Grundstück:Sepp-Heindl-Straße 55 Rosenheim, Flur: 66889, Flurstück: 5597878, 1580m²
Pachtvertragsnummer: 223369-2013
Pachtdauer & Zeitraum: fünf Jahre,16.10.2013 – 15.10.2018
Pachtpreis: 5 € / m²
1. Öffnen Sie das Zuordnungsmodul
2. Klicken Sie auf hinzufügen
3. Wählen Sie unter „Personendaten“ neu anlegen
4. Es öffnet sich das Personenmodul.
5. Geben Sie hier alle Informationen zur Person an.
6. Klicken Sie auf Speichern
7. Die Person wurde hinterlegt.
6
Zuordnung für Vertrag anlegen- Grundstück neu hinterlegen
Konditionen:Vertragspartner: Hausverwaltung MooserDahlienstraße 55583026 Rosenheim
Grundstück:Sepp-Heindl-Straße 55 Rosenheim, Flur: 66889, Flurstück: 5597878, 1580m²
Pachtvertragsnummer: 223369-2013
Pachtdauer & Zeitraum: fünf Jahre,16.10.2013 – 15.10.2018
Pachtpreis: 5 € / m²
1. Wählen Sie unter „Objektdaten“ neu anlegen
2. Es öffnet sich das Objektmodul.
3. Geben Sie hier alle Informationen zum Objekt an.
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Zuordnung für Vertrag anlegen- Grundstück neu hinterlegen
Konditionen:Vertragspartner: Hausverwaltung MooserDahlienstraße 55583026 Rosenheim
Grundstück:Sepp-Heindl-Straße 55 Rosenheim, Flur: 66889, Flurstück: 5597878, 1580m²
Pachtvertragsnummer: 223369-2013
Pachtdauer & Zeitraum: fünf Jahre,16.10.2013 – 15.10.2018
Pachtpreis: 5 € / m²
1. Wechseln Sie auf den Reiter Flächen. Geben Sie
hier die Grundstücksfläche an.
2. Klicken Sie auf Speichern
3. Das Grundstück wurde bei der Zuordnung
hinterlegt.
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Zuordnung für Vertrag anlegen- Pachtvertragsnummer und Dauer hinterlegen
Konditionen:Vertragspartner: Hausverwaltung MooserDahlienstraße 55583026 Rosenheim
Grundstück:Sepp-Heindl-Straße 55 Rosenheim, Flur: 66889, Flurstück: 5597878, 1580m²
Pachtvertragsnummer: 223369-2013
Pachtdauer & Zeitraum: fünf Jahre,16.10.2013 – 15.10.2018
Pachtpreis: 5 € / m²
1. Geben Sie unter Zuordnungsdaten die
Pachtvertragsnummer als Kurzbezeichnung ein.
2. Wählen Sie die Zuordnungsart „Verpachtung“ aus
3. Geben Sie den Vertragsbeginn an.
4. Klicken Sie auf „Befristet“.
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Zuordnung für Vertrag anlegen- Pachtvertragsnummer und Dauer hinterlegen
Konditionen:Vertragspartner: Hausverwaltung MooserDahlienstraße 55583026 Rosenheim
Grundstück:Sepp-Heindl-Straße 55 Rosenheim, Flur: 66889, Flurstück: 5597878, 1580m²
Pachtvertragsnummer: 223369-2013
Pachtdauer & Zeitraum: fünf Jahre,16.10.2013 – 15.10.2018
Pachtpreis: 5 € / m²
1. Geben Sie die Laufzeit in Monaten an.
2. Klicken Sie auf rechnen.
3. Das Ablaufdatum wird automatisch berechnet.
4. Bestätigen Sie mit OK.
5. Das Ablaufdatum wurde hinterlegt.
6. Wählen Sie den Zahlungszyklus „jährlich“ aus.
7. Geben Sie bei Monat „Oktober“ an.
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Zuordnung für Vertrag anlegen- Pachtpreis hinterlegen
Konditionen:Vertragspartner: Hausverwaltung MooserDahlienstraße 55583026 Rosenheim
Grundstück:Sepp-Heindl-Straße 55 Rosenheim, Flur: 66889, Flurstück: 5597878, 1580m²
Pachtvertragsnummer: 223369-2013
Pachtdauer & Zeitraum: fünf Jahre,16.10.2013 – 15.10.2018
Pachtpreis: 5 € / m²
1. Markieren Sie unter „aktuelle Sollzahlungen“ das
Konto „Pacht“.
2. Klicken Sie auf Zahlungsentwicklung
3. Klicken Sie auf neu
4. Wählen Sie die Funktion „Einzelpreis
5. Geben Sie den m² Preis an.
6. Klicken Sie auf rechnen.
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Zuordnung für Vertrag anlegen- Pachtpreis hinterlegen
Konditionen:Vertragspartner: Hausverwaltung MooserDahlienstraße 55583026 Rosenheim
Grundstück:Sepp-Heindl-Straße 55 Rosenheim, Flur: 66889, Flurstück: 5597878, 1580m²
Pachtvertragsnummer: 223369-2013
Pachtdauer & Zeitraum: fünf Jahre,16.10.2013 – 15.10.2018
Pachtpreis: 5 € / m²
1. Der gesamte Pachtpreis wird berechnet.
2. Bestätigen Sie die Eingabe mit OK.
3. Die Sollzahlung wurde übernommen.
4. Speichern Sie die Zuordnung ab.
5. Der Pachtvertrag wurde in Capitol hinterlegt.
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1 Verpachtung – EinnahmeMuster Vertrag als Dokumentenvorlage
in Capitol hinterlegen
13
Mustervertrag als Dokumentenvorlage anlegen- Dokument in Datenbank laden
1. Öffnen Sie das Modul Dokument.
2. Klicken Sie auf hinzufügen.
3. Wählen Sie neues Dokument aus Datei laden.
4. Laden Sie das gewünschte Dokument.
5. Das Dokument wurde in die Datenbank
geladen.
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Mustervertrag als Dokumentenvorlage anlegen- Textersetzungsoptionen raussuchen
1. Klicken Sie nun auf Textersetzungsoptionen.
2. Suchen Sie die benötigten
Textersetzungsoptionen aus der Liste und
wählen Sie diese über doppelklick aus.
3. Hierzu können Sie das gewünschte Modul
vorher auswählen.
15
Mustervertrag als Dokumentenvorlage anlegen- Textersetzungsoptionen raussuchen
1. Auswahl der benötigten
Textersetzungsoptionen Ihre
Dokumentenvorlage zu Hand und markieren
Sie alle benötigten Felder.
2. Bei der Auswahl der Felder hilft Ihnen auch
unser Handbuch unter: www.capitol-classic.de
Benötigte Felder:
Person: Name, Straße, PLZ, Ort
Objekt: Gemarkung, Flur, Flurnummer, Fläche,
Zuordnung: Pachtvertragsnummer,
Vertragsbeginn, Vertragsende
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Mustervertrag als Dokumentenvorlage anlegen- Textersetzungsoptionen Personenmodul
1. Wählen Sie Person aus.
2. Wählen Sie die gewünschten Felder über
Doppelklick aus.
Name
Straße
Ort
Postleitzahl
Benötigte Felder:
Person: Name, Straße, PLZ, Ort
Objekt: Gemarkung, Flur, Flurnummer, Fläche
Zuordnung: Pachtvertragsnummer,
Vertragsbeginn, Vertragsende
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Mustervertrag als Dokumentenvorlage anlegen- Textersetzungsoptionen Objektmodul
1. Wählen Sie Objekt aus.
2. Wählen Sie die gewünschten Felder über
Doppelklick aus.
Benötigte Felder:
Person: Name, Straße, PLZ, Ort
Objekt: Gemarkung, Flur, Flurnummer, Fläche
Zuordnung: Pachtvertragsnummer,
Vertragsbeginn, Vertragsende
Flur
Flurnummer
Gemarkung
Fläche
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Mustervertrag als Dokumentenvorlage anlegen- Textersetzungsoptionen Zuordnungsmodul
1. Wählen Sie Zuordnung aus.
2. Wählen Sie die gewünschten Felder über
Doppelklick aus.
Benötigte Felder:
Person: Name, Straße, PLZ, Ort
Objekt: Gemarkung, Flur, Flurnummer, Fläche
Zuordnung: Pachtvertragsnummer,
Vertragsbeginn, Vertragsende
Pachtvertragsnummer
Vertragsbeginn
Vertragsende
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Mustervertrag als Dokumentenvorlage anlegen- Textersetzungsoptionen in Dokument einfügen
1. Wurden alle Textersetzungsoptionen gefunden
klicken Sie auf „in Zwischenablage kopieren“.
2. Bestätigen Sie die Eingabe mit OK.
Benötigte Felder:
Person: Name, Straße, PLZ, Ort
Objekt: Gemarkung, Flur, Flurnummer, Fläche
Zuordnung: Pachtvertragsnummer,
Vertragsbeginn, Vertragsende
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Mustervertrag als Dokumentenvorlage anlegen- Textersetzungsoptionen in Dokument einfügen
1. Klicken Sie auf Dokument bearbeiten.
2. Fügen Sie die Textersetzungsoptionen in der
Zwischenablage in das Dokument ein.
3. Setzen Sie die einzelnen Optionen als
Platzhalter an den gewünschten Stellen im
Dokument.
4. Speichern und Schließen Sie das Dokument
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Mustervertrag als Dokumentenvorlage anlegen- Dokument als Vorlage abspeichern
1. Die Textersetzungsoptionen im Dokument
wurden übernommen.
2. Geben Sie einen Betreff für das Dokument an.
3. Wählen Sie „Dokument-Vorlage“ aus
4. Speichern Sie das Dokument ab.
5. Die Dokumentenvorlage wurde in Capitol
hinterlegt.
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Mustervertrag als Dokumentenvorlage anlegen- Dokumentenvorlage überprüfen
1. Öffnen Sie das Zuordnungsmodul.
2. Wählen Sie die gewünschte Zuordnung.
3. Wechseln Sie auf den Reiter Dokumente.
4. Klicken Sie auf Dokument hinzufügen.
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Mustervertrag als Dokumentenvorlage anlegen- Dokumentenvorlage überprüfen
1. Klicken Sie auf Dokument aus Vorlage.
2. Wählen Sie die Dokumentenvorlage über
Doppelklick aus.
3. Das Dokument wurde geladen.
4. Klicken Sie auf Textersetzung.
5. Die Textersetzung wurde durchgeführt.
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Mustervertrag als Dokumentenvorlage anlegen- Dokumentenvorlage überprüfen
1. Über Doppelklick auf die
Dokumentenvorschau wird das Dokument
geöffnet.
2. Überprüfen Sie, ob alle
Textersetzungsoptionen korrekt ersetzt
wurden.
3. Wurde alles korrekt ersetzt, kann das
Dokument bei der Zuordnung hinterlegt
werden.
Hinweis:Die Dokumentenvorlagen müssen nur einmal hinterlegt werden und können jederzeit verwendet werden. Je mehr Platzhalter vorhanden sind desto dynamischer kann die Vorlage verwendet werden
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2 Anpachtung – AusgabeVertragskonditionen in Capitol
als Zuordnung hinterlegen
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Vertragskonditionen aus Vertrag entnehmen
Konditionen:Vertragspartner:
Stadtverwaltung Musterstadt
Musterstraße 1
12345 Musterstadt
Grundstück:Flurstück 0098, Flur: 0098,
Flurstück: 0098, 1000m²
Pachtvertragsnummer:
369369-2013
Pachtdauer & Zeitraum: vierJahre,
16.10.2013 – 15.10.2017
Pachtpreis: 5 € / m²
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Zuordnung für Vertrag anlegen- Vorhandene Person verknüpfen
Konditionen:Vertragspartner: Stadtverwaltung Musterstadt Musterstraße 112345 Musterstadt
Grundstück:Flurstück 0098, Flur: 0098, Flurstück: 0098, 1000m²
Pachtvertragsnummer: 369369-2013
Pachtdauer & Zeitraum: vier Jahre,16.10.2013 – 15.10.2017
Pachtpreis: 5 € / m²
1. Öffnen Sie das Zuordnungsmodul
2. Klicken Sie auf hinzufügen
3. Wählen Sie unter „Personendaten“ Person
suchen
4. Es öffnet sich die Personensuche
5. Wählen Sie die Person über Doppelklick aus
6. Die Person wurde hinterlegt.
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Konditionen:Vertragspartner: Stadtverwaltung Musterstadt Musterstraße 112345 Musterstadt
Grundstück:Flurstück 0098, Flur: 0098, Flurstück: 0098, 1000m²
Pachtvertragsnummer: 369369-2013
Pachtdauer & Zeitraum: vier Jahre,16.10.2013 – 15.10.2017
Pachtpreis: 5 € / m²
Zuordnung für Vertrag anlegen- Vorhandenes Grundstück verknüpfen 1. Wählen Sie unter „Objektdaten“ Objekt suchen.
2. Es öffnet sich die Objektsuche.
3. Wählen Sie das gewünschte Objekt über
Doppelklick aus.
4. Das Grundstück wurde bei der Zuordnung
hinterlegt.
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Konditionen:Vertragspartner: Stadtverwaltung Musterstadt Musterstraße 112345 Musterstadt
Grundstück:Flurstück 0098, Flur: 0098, Flurstück: 0098, 1000m²
Pachtvertragsnummer: 369369-2013
Pachtdauer & Zeitraum: vier Jahre,16.10.2013 – 15.10.2017
Pachtpreis: 5 € / m²
Zuordnung für Vertrag anlegen- Pachtvertragsnummer und Dauer hinterlegen 1. Geben Sie unter Zuordnungsdaten die
Pachtvertragsnummer als Kurzbezeichnung ein.
2. Wählen Sie die Zuordnungsart „Anpachtung“ aus
3. Geben Sie den Vertragsbeginn an.
4. Klicken Sie auf „Befristet“.
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Konditionen:Vertragspartner: Stadtverwaltung Musterstadt Musterstraße 112345 Musterstadt
Grundstück:Flurstück 0098, Flur: 0098, Flurstück: 0098, 1000m²
Pachtvertragsnummer: 369369-2013
Pachtdauer & Zeitraum: vier Jahre,16.10.2013 – 15.10.2017
Pachtpreis: 5 € / m²
Zuordnung für Vertrag anlegen- Pachtvertragsnummer und Dauer hinterlegen 1. Geben Sie die Laufzeit in Monaten an.
2. Klicken Sie auf rechnen.
3. Das Ablaufdatum wird automatisch berechnet.
4. Bestätigen Sie mit OK.
5. Das Ablaufdatum wurde hinterlegt.
6. Wählen Sie den Zahlungszyklus „jährlich“ aus.
7. Geben Sie bei Monat „Oktober“ an.
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Konditionen:Vertragspartner: Stadtverwaltung Musterstadt Musterstraße 112345 Musterstadt
Grundstück:Flurstück 0098, Flur: 0098, Flurstück: 0098, 1000m²
Pachtvertragsnummer: 369369-2013
Pachtdauer & Zeitraum: vier Jahre,16.10.2013 – 15.10.2017
Pachtpreis: 5 € / m²
Zuordnung für Vertrag anlegen- Pachtpreis hinterlegen
1. Markieren Sie unter „aktuelle Sollzahlungen“ das
Konto „Pacht Anpachtung“.
2. Klicken Sie auf Zahlungsentwicklung
3. Klicken Sie auf neu
4. Wählen Sie die Funktion „Einzelpreis
5. Geben Sie den m² Preis an.
6. Klicken Sie auf rechnen.
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Zuordnung für Vertrag anlegen- Pachtpreis hinterlegen
Konditionen:Vertragspartner: Hausverwaltung MooserDahlienstraße 55583026 Rosenheim
Grundstück:Sepp-Heindl-Straße 55 Rosenheim, Flur: 66889, Flurstück: 5597878, 1580m²
Pachtvertragsnummer: 223369-2013
Pachtdauer & Zeitraum: fünf Jahre,16.10.2013 – 15.10.2018
Pachtpreis: 5 € / m²
1. Der gesamte Pachtpreis wird berechnet.
2. Bestätigen Sie die Eingabe mit OK.
3. Die Sollzahlung wurde übernommen.
4. Speichern Sie die Zuordnung ab.
5. Die Anpachtung wurde in Capitol hinterlegt.
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3 AuswertungBefristete Verträge
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Auswertung befristete Verträge- Filtereinstellungen festlegen 1. Öffnen Sie das Zuordnungsmodul
2. Wechseln Sie unter Filter auf den Reiter
„Vertragsverwaltung“.
3. Wählen Sie hier Laufzeit = nur befristete
4. Klicken Sie auf suchen
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Auswertung befristete Verträge- Auswertung starten 1. Es werden alle befristeten Verträge angezeigt
2. Klicken Sie auf Drucken / Nutzerliste
3. Capitol generiert die Auswertung
4. Auf der Nutzerliste erhalten Sie sogleich eine
Übersicht der Ablaufdaten.
Diese Liste kann beliebig bearbeiten werden.
36
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Tel.: +49 80 31 – 24881
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