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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAUNIVERSIDAD NORORIENTAL PRIVADA
“GRAN MARISCAL DE AYACUCHO”VICERRECTORADO ACADEMICO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALESESCUELA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
PASANTIA LABORAL
EVALUACION DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE COBRANZA. COORDINACION ADMINISTRATIVA. UNIVERSIDAD NORORIENTAL PRIVADA GRAN MARISCAL DE AYACUCHO NUCLEO CIUDAD GUAYANA. (2013)
Autor: Diquez, Gabriel C.I.N°: 20.224.409
Tutor Académico: Licdo. Jose Garcia Tutor Metodológico: Licda. Luisa Delfin Tutor Industrial: Licda. Gailmar Mora
Ciudad Guayana, Junio, 2013
CAPITULO I
MARCO CONTEXTUAL
1.1 Identificación de la Empresa
Los inicios de la Universidad Nororiental privada Gran Mariscal de Ayacucho
se remontan al año 1985, cuando el Dr. Eduardo González Reyes, acompañado de
otros visionarios, impulsó su creación, esfuerzo que se vio materializado mediante
Decreto Presidencial No. 1.511 publicado en la Gaceta Oficial No. 33.692 del 03
de abril de 1987 que autorizó su funcionamiento con el nombre de Universidad
Nororiental (UNOR), teniendo como sede principal la ciudad de Barcelona,
Estado Anzoátegui, Venezuela. La adopción del nombre “Universidad Nororiental
Privada Gran Mariscal de Ayacucho”, incluyendo el acrónimo UGMA, se
concretó en 1993 con la incorporación de la Sociedad Civil Promotora de la
Universidad, presidida por el Dr. Arístides Maza Tirado, quien con el resto de
integrantes, añadió el esfuerzo necesario en materia de gerencia y motivación, que
permitió alcanzar el grado de desarrollo que hoy presenta. Contaba la UGMA para
entonces (1993), con las carreras de Odontología, Economía e Ingeniería de
Mantenimiento, Mención Industrial, que integraron las Facultades de
Odontología, Ciencias Económicas y Sociales e Ingeniería, con la posterior
incorporación de Salud Bucal, Administración de Empresas e Ingeniería
Ambiental y Recursos Naturales respectivamente. Más tarde, el 25 de noviembre
de 1994 se aprobó la creación de la Facultad de Derecho y luego, en 1996, el
Consejo Nacional de Universidades (CNU) autorizó la creación del Núcleo de la
Región Guayana, con sedes en Ciudad Bolívar, Puerto Ordaz y San Félix.
Culminó este proceso en febrero del 2000 cuando, previa evaluación de las
instalaciones, el Consejo Nacional de Universidades (CNU) ratificó la creación de
los Núcleos de Anaco, Cumaná y Maturín. El Rector fundador de la UGMA fue el
Dr. Eduardo González Reyes, quien dio paso en 1993 al Dr. Genaro Mosquera
Castellanos, desempeñando éste el cargo hasta 1997, cuando es designado el Dr.
Milton Granados Pomenta, de larga trayectoria en la más alta posición de la
UGMA que finaliza en diciembre de 2010, cuando cede el paso al actual Rector,
MSc Edgar Ortiz Ordaz, quien ocupó previamente los cargos de Vicerrector
Académico y Vicerrector Administrativo. La UGMA es una referencia
institucional educativa privada relevante en la Venezuela contemporánea, ya que
su comunidad está integrada aproximadamente por 17.500 estudiantes, 1.100
docentes y 400 empleados y obreros, cifras que la mantienen como una de las
principales universidades privadas del país y definitivamente la más importante
del oriente y la región de Guayana.
1.2 Misión - Visión, Organización y Funciones
Misión
La UGMA como Comunidad Académica, generadora, constructora,
transmisora de saberes y con sentido de pertinencia social, forma integralmente a
profesionales para el hacer, ser y convivir, con capacidad crítica, valores éticos,
morales, sensibilidad social, aptitudes y conocimientos que les permitan contribuir
con el desarrollo científico, tecnológico, humanístico y cultural del país
Visión
Ser una comunidad Académica líder de la Educación Superior Privada en el
oriente y sur del país, abierta a la sociedad y tolerante a la pluralidad de ideas.
Orientada a la creación y difusión del conocimiento con pertinencia social y a la
formación de profesionales competentes y emprendedores comprometidos
éticamente con los valores y principios de nuestra sociedad y con el desarrollo
regional y nacional.
Organigrama
La Universidad Nororiental Privada Gran Mariscal de Ayacucho presenta una
organización formal, de resultados satisfactorios en todos los niveles,
comprendida por direcciones y divisiones donde se visualiza una estructura
vertical en función de la jerarquía de los cargos y una horizontal en el vínculo de
cargos similares (Ver GRAFICO 1).
Cabe destacar que cuenta con empleados calificados para dar cumplimiento
con todas sus funciones para el desarrollo de las tareas, es importante resaltar que
la autoridad y responsabilidad constituyen los pilares fundamentales de esta
empresa permitiendo promover la eficiencia de la organización.
GRAFICO 1 Estructura Organizacional elaborada por el autor
Funciones
El Analista de Cuentas por Cobrar: Tiene la responsabilidad de registrar
diariamente y de forma automatizada en el Sistema Administrativo, todas las
operaciones relacionadas con las cuentas por cobrar de los estudiantes. Entre sus
funciones más importantes tenemos:
Solicitud de facturas y puntos de cuentas (reintegro de dinero) de los
estudiantes.
Emitir estados de cuentas y solvencias administrativas a los estudiantes de
pregrado y postgrado.
Emitir aranceles (constancias de estudio, notas simples y certificadas, buena
conducta, reparación, intensivo, retiro de la institución, otros) a los estudiantes
de pregrado y postgrado.
Realizar listado de convenios (BAUXILUM, SIDOR, VENALUM,
CÁMARA DE COMERCIO, etc.) y aplicar notas de créditos a los estudiantes
beneficiarios (BAUXILUM, SIDOR, VENALUM, CÁMARA DE
COMERCIO, etc.)
Informar a la coordinación administrativa el estatus de las cuentas por cobrar
de cada una de las escuelas: FACES, Ingeniería, Derecho y década una de las
especializaciones y diplomados.
Revisar a diario los ingresos recibidos y enviarlos a la Coordinación
Administrativa.
Apertura y cierre de periodo académico previamente autorizado.
Llevar un analítico de las cuentas por cobrar de todos los participantes de
Pregrado y Postgrado por periodos.
1.3. Ambiente Organizacional
A pesar de ser una coordinación Integrada por cinco personas, el clima
organizacional es agradable, el personal es bien tratado por su superiores, existe
flexibilidad de parte de los supervisores hacia sus subordinados, hay
responsabilidad y compromiso individual y mucha colaboración con sus
compañeros, se observa que se reconoce el trabajo realizado por los analistas
todos trabajan de forma integrada, para lograr los objetivos y políticas de la
coordinación y por ende de la universidad.
1.4. Políticas económicas, sociales y tecnológicas.
Políticas Sociales:
Ofrecer a las estudiantes adecuadas instalaciones educativas, deportivas,
culturales y acceso a la información necesaria para su formación
profesional.
Desarrollar una política de extensión que promueva la investigación de la
U.G.M.A con la comunidad, contribuyendo a consolidar sus valores y la
configuración.
Políticas Tecnológicas
Capacitar a sus profesionales en la más avanzada metodología y estrategias
de enseñanzas.
Ofrecer al estudiante una excelente formación académica sustentada en los
últimos adelantos de la ciencia, la tecnología y las humanidades que le
permitan una visión integral del mundo moderno e impulsar la investigación
científicas – tecnológica para contribuir el desarrollo oriental.
Coordinación
Administrativa
(Dpto. Cuenta por cobrar)
Misión: registrar diariamente y de
forma automatizada, todas las
operaciones relacionadas con las
cuentas por cobrar de los
estudiantes.
FORTALEZAS: DEBILIDADES:
1. Respuesta efectiva a todas las
solicitudes Administrativas.
2. El Dpto. es de fácil acceso a la
comunidad estudiantil.
3. Se realiza cobranza a través Punto de
Venta.
4. Personal académicamente preparado
para el cargo.
1. El sistema está centralizado por
Barcelona.
2. El sistema no procesa pagos por
transferencia bancarias.
3. Congestionamiento en el Dpto.
por tramites que podrían ser ejecutados
a través de la página web.
OPORTUNIDADES: ESTRATEGIA FO ESTRATEGIA DO
1. La población estudiantil
está interesada en las
carreras ofrecidas en la
universidad.
2. Estrecha relación con el
Banco Caroní.
(F1-O1) Aprovechar las respuestas
efectivas para seguir atrayendo a la
población estudiantil.
(F3-O2) Aprovechar la estrecha relación
que se tiene con el Banco Caroní para
colocar puntos de ventas fijos en todas las
sedes de la universidad.
(D1-O1) Aprovechar el interés en la
población estudiantil para descentralizar el
sistema y así ser más eficientes.
(D2,D3-O2) Usar la estrecha relación con el
Banco Caroní para innovar el sistema y
poder procesar pagos a través de
transferencias bancaria por medio de la
página web.
AMENAZAS: ESTRATEGIA FA ESTRATEGIA DA
1. Mal funcionamiento del sistema
eléctrico nacional.
2. Inestabilidad económica en el país
3. Problemas sociales en el estado
(Protestas, paros sindicales,
inseguridad).
4. Deserción estudiantil en las
universidades de la zona.
(F1-A1) Aprovechar las respuestas
efectivas a todas las solicitudes
administrativas a través de una buena
atención al cliente para aminorar las quejas
por el mal funcionamiento del sistema
eléctrico nacional.
(F4-A5) Dar a conocer el perfil académico
del personal a toda la población estudiantil
de la zona a través de la pagina web
(D1-A1) Comprar un sistema de respaldo
eléctrico para cada núcleo, que cubra la
demanda energética del departamento para
que cuando se vaya la luz en Barcelona no
falle el sistema en los otros núcleos.
(D3-A3) Actualizar la plataforma de la
página web para que la comunidad
estudiantil pueda realizar trámites varios a
través de la misma y no existan protestas de
los estudiantes
1.5. Detección de necesidades
Matriz FODA
CAPÍTULO II
PLANTEAMIENTO DE LA PASANTÍA
2.1 Definición de la Pasantía
La pasantía es una actividad pedagógica obligatoria, de contenido práctico, cuya
finalidad es contribuir a la formación profesional de los estudiantes mediante el
cumplimiento de programas preestablecidos entre la Facultad y las Empresas
seleccionadas en las áreas de especialización de los estudiantes de las diferentes
Escuelas. La pasantía coloca al estudiante en contacto con el mundo empresarial y el
mercado laboral dándose a conocer como futuros profesionales.
Se conoce como pasantía a la práctica profesional que desempeñan los estudiantes,
generalmente durante los últimos años de la carrera o inmediatamente después de
graduados, para poner en práctica los conocimientos y las facultades aprendidas.
Podríamos decir que el pasante, tal como se denomina al individuo que desempeña
una pasantía, es un aprendiz que lleva adelante la pasantía con el claro objetivo de
lograr experiencia en su campo de estudio o profesión.
2.2 Cronograma de Actividades y/o tareas asignadas
En él se describe las actividades a realizar en el tiempo previsto, con la finalidad
de asegurar el cumplimiento de las metas establecidas. Ver cuadro Nro. 2.
Cuadro Nro. 2 Cronograma de actividades
Realizado por el autor (2013)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 13 14 15 16
Inducción a las áreas de la Coord. Administrativa: RRHH, Ctas.
por Cobrar, SHA y Serv. generales
Revisión y Conocimiento del Archivo del Dpto. de RRHH
Recepción de las solicitudes de los trabajadores
Conocimientos de Formas del IVSS 14.100 14.02 14.03
Manejo de expedientes. Estadísticas del personal Docente
y Administrativo
Conocer y evaluar los procedimientos de las cuentas por
cobrar
Identificar las fortalezas y debilidades del Dpto. Cuentas por
cobrarEmitir aranceles a los estudiantes
Presentación del informe
ACTIVIDADES MARZO ABRIL MAYO JUNIO
12Presentación de áreas y Dptos. Dela Coord. Administrativa. Misión,Visión y Objetivos.
2.3 Objetivos de la Investigación
2.3.1 Objetivo General
Evaluar los Procedimientos Administrativos de cobranza en el departamento de
Cuentas por Cobrar de la Coordinación Administrativa de la Universidad Nororiental
Privada Gran Mariscal de Ayacucho Núcleo Ciudad Guayana.
2.3.2 Objetivos específicos
- Revisar la gestión de cobro que efectúa la Coordinación Administrativa de la
Universidad Nororiental Privada Gran Mariscal de Ayacucho Núcleo Ciudad
Guayana.
- Considerar las fortalezas y las debilidades existentes en el proceso de
cobranzas de la Coordinación Administrativa de la Universidad Nororiental
Privada Gran Mariscal de Ayacucho Núcleo Ciudad Guayana.
- Calificar los procedimientos que se efectúan en el departamento de cuentas
por cobrar de la Coordinación Administrativa de la Universidad Nororiental
Privada Gran Mariscal de Ayacucho Núcleo Ciudad Guayana.
2.4 Importancia y Justificación
Importancia
La importancia de este estudio radica en que evaluar los procedimientos de
cobranza en cualquier empresa debería ser una necesidad ya que a medida que se
vayan examinando los procedimientos se puede saber cuáles son las fortalezas o
debilidades que sufre el mismo y con eso se puede determinar cuáles son las medidas
que se deben tomar para mejorar los procesos para que sean lo más eficientes posible.
Teniendo procedimientos simples pero eficientes se lograría disminuir
considerablemente el índice de morosidad por parte de la clientela.
El reto que enfrenta el Departamento de Cobranza es el de identificar claramente
cuáles cuentas presentan un riesgo superior al permitido y dirigir principal atención
hacia ellas. Sin embargo, no es menos crucial, saber diferenciar entre las cuentas
anteriores, cuáles deben ser evaluadas para un aumento de límite o sencillamente se
recuperarán solas mediante los pagos necesarios.
Justificación
Evaluar consiste en analizar o estudiar, en este caso los procedimientos
administrativos, con el fin de determinar el grado de eficiencia en el que se están
aplicando, apreciar los resultados de la acción y compararlos con el plan establecido,
permitiéndonos estimar las causas de las desviaciones y las posibles medidas de
corrección.
2.5 Referencia Teórica
Procedimiento de cobranzas
El Procedimiento administrativo es el medio o conjunto de procedimientos que
tienen como objetivo obtener un resultado determinado, ya sea en el campo de la
ciencia, tecnología, las artes o en otra actividad. Es el proceso a través del cual se
busca transformar la realidad para determinados propósitos.
Chiavenato (2001), define un procedimiento de cobranza como el conjunto de
operaciones necesarias para transformar un activo exigible - documentado o no -
(Créditos) en un activo líquido (Disponibilidades). Comienza con la existencia de un
derecho representado en una cuenta o un documento a cobrar, y trae como resultado
el ingreso de dinero o algún título representativo de dinero - cheque u orden de pago.
Horngren, Harrison, Bambre (2003) señalan que las cuentas por cobrar son los
derechos monetarios sobre las empresas o individuos. Las cuentas por cobrar de un
negocio son la cantidad que deberá cobrarse a los clientes.
Partiendo de todas estos conceptos se puede definir que las cobranzas es el
esfuerzo que hace la empresa después de que haya expirado el plazo de pago
convenido entre el deudor y el acreedor, considerando que uno de ellos incumplió con
el compromiso pactado.
Los procedimientos de cobranza deben ser anticipados y planificados
sistematizadamente de modo que sigan una serie de pasos o etapas en forma regular y
ordenada, porque el propósito de un buen procedimiento de cobranza es la
maximización del cobro y minimización de las pérdidas de cuentas por cobrar.
A fin de lograr prontitud y regularidad en los pagos, se recomienda dar los
siguientes pasos preliminares para establecer un procedimiento adecuado de
cobranza:
Todo procedimiento de Cobranza tiene cuatro etapas tradicionales conocidas: el
recordatorio, exigir respuesta, la insistencia y finalmente la acción drástica.
El Recordatorio
Este primer caso es de carácter preventivo, puesto que se realiza con fechas
anteriores a aquellas en que el deudor debe efectuar el pago puesto que su finalidad es
prevenir casos de mora en el pago.
La práctica común, tanto en organizaciones comerciales que venden si el
consumidor como a empresas mayoristas, minoristas o detallistas en general, como
los distribuidores y representantes, convienen en enviar al cliente un AVISO DE
VENCIMIENTO o un ESTADO DE SITUACIÓN de la cuenta, en la cual figuran
detalladamente los distintos montos que registran el total adeudamiento. Tales estados
sirven como recordatorios y dan al cliente la oportunidad de verificar su exactitud y
conformidad de las deudas que tienen pendientes de cancelar.
Este aviso debe ser moderado e impersonal, dándole al cliente la sensación que no
ha sido individualizado, sino que está recibiendo idéntico trato como a todos los
demás clientes que se encuentran en esa situación.
De igual forma, este aviso debe mandarse aún en el caso de que el cliente
estuviese al día en sus pagos, por una razón de precaución o para reforzar el control
de la cobranza. Se incluye en esta calificación al TALONARIO DE CUPONES, que
también es usado frecuentemente por empresas cuya necesidad les permite tener
mayor control de sus avisos de vencimiento.
Para clientes no locales este aviso debe ser enviado a tiempo, eligiendo la vía más
rápida y segura. El uso de “Courier” o contratar empresas de mensajería son las más
apropiadas para este servicio.
Uno de los requisitos esenciales de un procedimiento de cobranza es la prontitud
con que se entrega o remite el primer aviso, así como conseguir su atención al
requerimiento de pago, si estas actitudes captan la intención de deudor, entonces
obtendremos una respuesta rápida a nuestro requerimiento.
Pero la técnica más recomendable para clientes locales, son las llamadas
telefónicas porque demandan atención, hace que la persona requerida suspenda sus
actividades y permite conseguir respuestas rápidas, además de concluirse con
facilidad, establece una relación personal y privada.
Exigir Respuestas
Los deudores que no reaccionan ante el primer aviso deberán ser automáticamente
objeto del siguiente paso; al cabo de un determinado número de días (de 3 a 5 días
después de la fecha de vencimiento); por medio de cartas de cobranza y llamadas
telefónicas más insistentes, no sólo se recordara al deudor que está en mora, sino
también se le solicitará una respuesta del porqué de su tardanza en el pago de su
deuda.
El tono seguirá siendo amable y cortés, pero con la salvedad de que ya hubo un
primer aviso. De todos modos es lógico suponer que existe algún motivo justificado o
injustificado a la falta de pago, como por ejemplo, iliquidez transitoria, llegada tarde
de la mercadería pocas perspectivas de ventas, etc.
El objeto principal de esta segunda etapa es provocar alguna reacción del deudor,
con el fin de averiguar la demora en el pago y así tratar de dar alguna solución al
problema presentado. Se recomienda, en caso de que el cliente sea local, después de
enviar el segundo recordatorio, que el cliente sea visitado por el cobrador.
Posteriormente si este no responde a las cartas enviadas, se le hace recordar por
medio de diferentes instrumentos de cobranza; que su cuenta se ha vencido y que su
requerimiento al cumplimiento de la deuda es urgente.
Insistir en el Pago
Si los anteriores pasos fracasan, la cobranza pasa a una etapa de insistencia o
persecución. Este procedimiento busca ejecutar un programa de acciones sucesivas
para aplicarse a intervalos regulares según sea que el deudor no responda a los
esfuerzos de cobranza. En este caso la actitud será distinta, porque a estas alturas ya
puede sospecharse que el cliente tiene mala voluntad o que no tenga intenciones de
cancelar la deuda; por lo tanto se justifica una actitud más drástica en las acciones de
cobro; Este paso puede comprender diversos intentos de apercibimiento, severidad y
puede insistirse mediante.
- Teléfono.
- Cartas Notariales.
- Vistitas del Jefe de Cobranza.
Un proceso de confrontación severa por parte del Jefe o Encargado de Cobranzas
puede ayudarnos a tener una idea del comportamiento y las actividades del deudor.
Si el crédito fue dado con Fianza o Aval, la persecución se efectúa para ambas
partes. Se recomienda que el resultado de estas acciones sean comunicada a la
Gerencia para prever las acciones correspondientes.
Adoptar Medidas Decisivas
En el caso de fracasar los anteriores pasos, se debe tomar una medida decisiva o
drástica. (Vencidos los diez días después de la última notificación por escrito). En el
ínterin de tiempo es recomendable que se haga un último análisis de la situación del
cliente antes de tomar decisiones drásticas.
Los deudores que no responden satisfactoriamente a la presión de las gestiones
antes detalladas, pueden ser clasificados en dos grupos:
Primer grupo
Se hallan incluidos aquellos deudores que están dispuestos a pagar, pero que se
encuentran imposibilitados de hacerlo a corto plazo, (iliquidez transitoria). En este
caso es recomendable prestarles asistencia, permitiéndoles pagos parciales y
prórrogas incluida una reprogramación de su deuda si el caso lo amerita.
Segundo grupo
Se hallan aquellos deudores que estando en condiciones de pagar no lo hacen o se
resisten a hacerlo. En este caso la empresa puede tomar la decisión de pasar la deuda
a un abogado especialista, un gestor de cobranza o al asesor legal si la empresa lo
tuviera. Las acciones inmediatas serán sobre la cobranza judicial o extrajudicial
(Cobranza Judicial).
Si existiera un contrato que lo permita, como ocurre en las ventas a plazos (con
retención de propiedad), quizás convengan ejecutar el cobro mediante embargo
preventivo o entrega de los bienes según cláusulas establecidas.
No es posible establecer normas generales de cobranza para todo tipo de clientes
sean estos naturales o jurídicos por lo que se recomienda elaborar un reglamento
operativo y dinámico de cobranza para cada tipo de negocios que requieran una
cobranza efectiva y sobre todo preventiva, tal como lo señalamos en el punto anterior.
CAPÍTULO III
DESCRIPCIÓN DE LA PASANTÍA
3.1 Descripción de Actividades
El proceso de ejecución de la pasantía comienza con el ingreso a la organización
en calidad de pasante, para luego ser ubicado en un departamento cuya actividad se
adapte a la carrera estudiada y al título del informe.
3.1.1 Técnico Administrativas
3.1.1.1 Objetivos planteados:
1. Revisar la gestión de cobro que efectúa la Coordinación
Administrativa de la Universidad Nororiental Privada Gran Mariscal de
Ayacucho Núcleo Ciudad Guayana.
Este objetivo se formuló mediante la observación directa y la recopilación de
evidencias. Dicho en forma simple, es algo subjetivo revisar ciertos trabajos ya que
la "gestión" no es una profesión. No hay requisitos legales o culturales establecidos
con respecto a la educación o al conocimiento para que un individuo devenga en
gerente, no hay parámetro de por medio.
En el particular, comenzando la observación desde el departamento hasta la
actividades vinculada con cobrar, se pudo establecer una gestión funcional, esto es,
se trabaja en departamentos con una definición poco clara de la jerarquía y no se
concentra la atención en el resultado de las actividades de cada persona.
Se puede identificar fallos y aciertos en la actividad, demasiados desvíos que se
pueden tabular.
2. Considerar las fortalezas y las debilidades existentes en el proceso de
cobranza de la Coordinación Administrativa de la Universidad
Nororiental Privada Gran Mariscal de Ayacucho Núcleo Ciudad
Guayana.
La herramienta estratégica ideal para plasmar la misión, la visión, las metas, los
objetivos y las estrategias de una empresa, departamento o actividad, es el Plan de
trabajo, pero, realizando correctamente el análisis FODA se pueden establecer las
estrategias Ofensivas, Defensivas, de Supervivencia y de Reordenamiento necesarias
para cumplir con los objetivos empresariales planteados. Útil para la consecución de
los objetivos.
Cuadro Nro. 2 Matriz FODA (Actividad de cobranza)
Factores Internos FORTALEZAS: DEBILIDADES:
MATRIZ FODA
1. Rapidez en cuanto a
los diferentes
procedimientos.
2. Sistema automatizado
1. Tiempo de ocio entre
solicitudes.
2. Falta de métodos
operativos ante
cualquier anomalía.
3. Inseguridad relativa
del sistema
Factores externos OPORTUNIDADES: AMENAZAS:
1. Actualización
permanente del
software (Uxxi)
2. Métodos operativos
de trabajo.
1. Fallas Eléctricas
2. Virus informáticos
3. Calificar los procedimientos que se efectúan en el departamento de
cuentas por cobrar de la Coordinación Administrativa de la
Universidad Nororiental Privada Gran Mariscal de Ayacucho Núcleo
Ciudad Guayana.
Debería ser el objetivo más fácil de lograr, lamentablemente la unidad no cuenta
con MOT (Método operativo de trabajo), por lo cual dificulta y desafía la razón de ser
de este objetivo.
Este se lograra mediante el análisis de los datos suministrado por los objetivos que
lo antecede. Para ello se establecerán las diferentes estrategias que servirán como
directriz del proceso.
3.1.1.3 Métodos, técnicas y procedimientos aplicados
Observación directa: ya que se estuvo en contacto directo con el área, se observa la
necesidad de realizar la investigación. Haciendo referencia a la observación directa,
Arias (2006) expresa lo siguiente:
“La observación es una técnica que consiste en visualizar o captar
mediante la vista, en forma sistemática, cualquier hecho, fenómeno o
situación que se produzca en la naturaleza o en la sociedad, en función de
unos objetivos de investigación preestablecidos” (Pág. 69)
Matriz FODA:
La matriz FODA es una herramienta de análisis que puede ser aplicada a cualquier
situación, individuo, producto, empresa, etc, que esté actuando como objeto de
estudio en un momento determinado del tiempo.
Es como si se tomara una “radiografía” de una situación puntual de lo particular
que se esté estudiando. Las variables analizadas y lo que ellas representan en la
matriz son particulares de ese momento. Luego de analizarlas, se deberán tomar
decisiones estratégicas para mejorar la situación actual en el futuro.
El análisis FODA es una herramienta que permite conformar un cuadro de la
situación actual del objeto de estudio (persona, empresa u organización, etc.)
permitiendo de esta manera obtener un diagnóstico preciso que permite, en función de
ello, tomar decisiones acordes con los objetivos y políticas formulados.
3.1.2 Actividades de Campo
No se realizó actividad de campo ya que el desarrollo del informe no lo amerita.
3.2 Análisis de Resultado
Tomando en cuenta los datos y sus diferentes variables, se puede considerar las
siguientes estrategias:
(F1-O1) Mantener actualizado el software y tener un plan de mantenimiento
preventivo a los ordenadores.
(F1-O2) Hacer los lineamientos para cada actividad, para así mantener o
aumentar la capacidad de respuesta del proceso.
(F2-01) Estar a la vanguardia en cuanto a sistemas de cobranzas, seguros y
eficaces, que no generen ambigüedades en el proceso.
(F2-O2) Permitir al sistema tener opciones de ayuda para las diferentes facetas
en la actividad, permitir al operador consultar cualquier anomalía posible, sin
necesidad de llamar o crear retrasos a los usuarios.
(D1-O1) Delegar mayor funciones al operador, permitiendo hacer mas
actividades en el ordenador correspondiente al puesto.
(D2-O1) Permitir al sistema integrar pestaña de auto ayuda y esquema del
proceso.
(D3-O1) Hacer el sistema más seguro, no permitiendo al operador salir del
software destinado al cargo.
(D3-O2) Cada operador del sistema deberá tener una clave única y que
jerárquica, que esta pueda discriminar el ingreso o no al sistema, esta clave de
poder ser cambiada a voluntad del operador.
(F1-A1) Tener un sistema alternativo de energía eléctrica
(F2-A2) Limitar a los operadores a utilizar el software y herramientas
destinadas a su trabajo, con el fin de no introducir virus al sistema.
(D1-A1) Tener métodos alternativos cuando ocurra eventualidades con el
servicio eléctrico.
(D1-A2) Destinar tiempo para hacer mantenimiento y escáner al sistema en
busca de virus o patrones anormales en el ordenador.
(D2-A1) Formato y divulgación del mismo ante cualquier anomalía en el
sistema eléctrico.
3.2.1 Alcances y Logros en los Aspectos Técnicos – Laborales
Con el informe se deduce obtener situaciones positivas para la Universidad
Nororiental Privada Gran Mariscal de Ayacucho, ya que la información que se obtuvo
puede servir para llevar con sistemas más avanzados y apropiados las cobranzas de la
empresa.
También se analizaron las gestiones de cobro que realiza la Universidad
Nororiental Privada Gran Mariscal de Ayacucho, con el objetivo de saber si estas son
efectivas.
Todas las actividades desarrolladas en la pasantía dieron a conocer todos los
procedimientos, gestiones fortalezas y dificultades encontradas en el área de cuentas
por cobrar de la Universidad Nororiental Privada Gran Mariscal de Ayacucho. Dichas
dificultades no han sido superadas ya que se necesita presupuesto para establecer
primero un sistema más avanzado para llevar a cabo los procedimientos de cobranzas
a los estudiantes. La manera de realizar los trabajos de cobranzas son centralizados, lo
que proporciona rigidez al proceso, convirtiéndose en tarea tediosa tanto para el
personal encargado como para los usuarios del mismo, debido a que cada sede no
cuenta con una taquilla que les ahorre el traslado a la sede principal del núcleo para
tramitar cualquier asunto relacionado con la cancelación de deudas. Asimismo la
Universidad tiene como medida no manejar dinero en efectivo en ninguna de sus
operaciones, por esta razón los pagos realizados por los alumnos se manejan a través
de depósitos bancarios o pagos a través de punto de venta.
A través de la observación directa que se realiza dentro del departamento
administrativo se puede notar que existen diferentes factores que intervienen en el
escenario; como insuficiencia en el tiempo invertido para la recuperación en las
cuentas por cobrar, es por eso que las mismas no son exigidas al momento preciso,
deficiencias en el sistema informativo utilizado para manejar la nómina estudiantil y
status de los alumnos, escasos recursos económicos destinados a la optimización del
proceso de cobranzas, grandes márgenes de error por parte de los alumnos al
momento de realizar los depósitos bancarios de pago con los códigos emitidos por el
sistema para tal fin, poco aprovechamiento de la tecnología informática y de
telecomunicación.
3.2.2 Vinculación del Trabajo con las Asignaturas de la Carrera
Las prácticas profesionales, permiten al estudiante emplear en un los
conocimientos adquiridos en su formación universitaria, y de esa forma tener la
oportunidad de ejercer actividades en roles y contextos organizacionales sobre
situaciones reales, con la colaboración y guía del personal conocedor del campo
laboral. Entre las asignaturas vinculadas con la pasantía laboral están las siguientes:
- Contabilidad IV está vinculada al trabajo porque dicha materia presenta todo lo
referente a las cuentas por cobrar y todo lo concerniente al tema.
- Sistemas y Procedimientos Administrativos está asignatura está ligada a la pasantía
debido a que existen métodos de planeación y control, tanto para los proyectos, como
para las diferentes actividades que se realizan en la organización. Estos son métodos
gráficos que permiten representar hechos. Ellos expresan gráficamente las distintas
operaciones que componen un procedimiento, estableciendo su secuencia cronológica
entre esos métodos podemos mencionar: La Gráfica de Gantt y el Organigrama.
- Administración de Recursos Humanos la cual consiste en la planeación,
organización, desarrollo y coordinación, así como también control de técnicas,
capaces de promover el desempeño eficiente del personal, los conocimientos
adquiridos en dicha materia fueron aplicados en la pasantía durante varias semanas.
- Gerencia Estratégica está cátedra se vincula porque se aprende todos los pasos y
pautas para realizar una matriz FODA, en el desarrollo del informe sirvió mucho ya
que el material de apoyo de esta materia es excelente.