CAPTULO II

MARCO TERICO

Antecedente de la Investigacin

Una vez definido el planteamiento del problema y precisados los objetivos que van a determinar los fines de la investigacin, se hace necesario sustentarla con teoras de estudios realizados. Dentro del Marco Terico se muestran bases e ideas esenciales que van a formar diversos conceptos, clasificaciones y teoras que orientan el sentido del estudio realizado. En consecuencia, cualquiera que sea el punto de partida para la delimitacin y el tratamiento del problema que requiere la definicin conceptual y la ubicacin del contexto terico que orienta el sentido de la investigacin.

A continuacin se describen algunos trabajos que sirven de antecedentes a sta investigacin:

Alvarado y Vsquez, (2010), realizaron un trabajo de investigacin titulado: Anlisis de los procedimientos Administrativos de las rdenes de pago en la oficina Regional de Presupuesto de la Universidad Nacional Experimental Politcnica (UNEXPO). Presentado al Instituto Universitario Rodolfo Loero Arismedi, para optar al ttulo de Tcnico Superior Universitario en la Carrera de Administracin Industrial. Los Temas se relacionan directamente.

El objetivo de la investigacin fue analizar los procedimientos de las ordenes de pagos en la Oficina Regional de Presupuesto de la Universidad Nacional experimental Politcnica Antonio Jos de Sucre (UNEXPO), tipo de diseo de la investigacin descriptiva, documental y de campo, la poblacin estaba representada por ocho (08) personas. Las tcnicas e instrumento de recoleccin de datos utilizados fueron observacin directa, encuestas, lista de cotejo y cuestionario.

Llegaron a la conclusin que los procedimientos administrativos de las rdenes de pago que se utilizan en la UNEXPO no cumplen con todos los requisitos correspondientes consiguiendo con esto que la elaboracin de las mismas no se realicen satisfactoriamente, debido a que no existe un manual de normas y procedimientos para la elaboracin de dichas ordenes, de igual manera carecen de flujograma que indique cual es el recorrido que debe tener una orden de pago, donde se muestre las unidades involucradas as como los responsables.

Barreto y Carreo, (2010), en la investigacin titulado: Anlisis del Proceso de Pagos a Proveedores en el Departamento de Cuentas por Pagar del Primer Semestre 2010 de la Corporacin Venezolana de Guayana Puerto Ordaz-Estado Bolvar. Presentado al Instituto Universitario Rodolfo Loero Arismedi, para optar al ttulo de Tcnico Superior Universitario en la Carrera Administracin Industrial. Las investigaciones se relacionan con los procedimientos administrativos.

El objetivo de la investigacin fue Analizar el Proceso de pago en el Departamento de Cuentas por pagar del primer semestre 2010 de la Corporacin Venezolana de Guayana en Puerto Ordaz-Estado Bolvar. El Tipo de diseo de la investigacin descriptiva, la poblacin estaba representada por treinta (30) personas. Las tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos utilizados fueron encuestas y cuestionarios.

Carrillo y Gutirrez, (2010), realizaron un trabajo de investigacin titulado Anlisis de los procedimientos para la adquisicin de los bienes y servicios en el departamento de Compras en el Hospital de de Clnicas Caron, Puerto Ordaz-Estado Bolvar. Presentado al Instituto Universitario Rodolfo Loero Arismedi, para optar al cargo de ttulo de Tcnico Superior Universitario en la Carrera Administracin Industrial. Los temas se relacionan directamente ya que analizan los procedimientos.

El objetivo de la investigacin fue analizar el procedimientos para la adquisicin de los bienes y servicios en el departamento de Compras en el Hospital de de Clnicas Caron, Puerto Ordaz-Estado Bolvar, tipo de diseo de la investigacin descriptiva, documental y de campo, la poblacin estaba representada por tres (03) personas. Las tcnicas e instrumento de recoleccin de datos utilizados fueron observacin directa, encuestas y cuestionario.

Concluyeron que el departamento de compras no cuenta con un manual de normas y procedimientos actualizados, el departamento relacionado a la emisin de bienes y servicios no enva las facturas a tiempo, no existen control en el intercambio de documento en tramitacin y presentan debilidades internasen cuanto a la agilizacin eficaz y oportuna de las emisiones de adquisicin.

Bases Tericas

Las bases se corresponden al sustento sobre el cual se fundamentar tericamente la investigacin.

Control interno

Segn Koontz y Weihrich, (2004): el control en La funcin administrativa de la medicin y correccin del desempeo a fin de garantizar que se han cumplido los objetivos de la empresa y los planes ideados para alcanzarlo.(p 640).

La funcin de la administracin que se aplica de ltimo es el del control; primero se fijan las metas de la organizacin o empresa (planeacin), se formulan planes (planeacin), se define o decide la estructura (organizacin), se contrata y se capacita al personal (direccin); cuando se tiene todo esto en conjunto es necesario comparar el desempeo real con las metas y objetivos fijados para identificar si hay alguna desviacin significativa y as aplicar el control y poder retomar el rumbo de lo planeado administrativamente.

Clasificacin del control interno

Los principios de la contabilidad y Normas y Procedimientos de Auditoria de Aceptacin General en Venezuela y Otras Publicaciones Tcnicas (1999) al respecto exponen que:

El control interno se clasifican en:

a) Control interno administrativo

b) Control Interno Contable

Control Interno Administrativo

Comprende el plan de la organizacin, los procedimientos y los registros que se refieren al proceso de decisiones conducentes a la autorizacin de transcripciones por la gerencia. Tal autorizacin es una funcin de la gerencia directamente asociada con la responsabilidad de realizar los objetivos de la organizacin y es el punto de partida para establecer el control contable de las transacciones.

Control Interno Contable

Comprende el plan de la organizacin, los procedimientos y los registros que se refieren a la proteccin de los activos y a la contabilidad de los registros financieros y consecuentemente estn diseados para suministrar seguridad razonable de que:

a) Las transacciones se ejecuten de acuerdo con la autorizacin general especfica de la gerencia.

b) Las transacciones se registran con forme es necesario 1) para permitir la preparacin de estados financieros de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados o, con cualquier otro criterio aplicable a dichos estados y 2) para mantener datos relativos a la responsabilidad sobre los activos.

c) El acceso a los activos solo se permite con autorizaciones de la gerencia.

d) Los datos registrados relativos a los activos son comparados con los activos existentes durante los intervalos razonables y toman las medidas apropiadas con respecto a cualquier diferencia.

Objetivos del Control Interno

Javier R. Lpez (1997) expresa que los objetivos bsicos del control interno son los siguientes:

1. Proteccin de los activos de la empresa

2. Obtencin de informacin financiera veraz y confiable.

3. Promocin de eficiencia en la operacin de negocio.

4. Ejecucin de las operaciones congruentes con las polticas establecidas por la administracin.

Al cumplimiento de los dos primeros objetivos mencionados anteriormente se le conoce como control interno contable y al de los dos ltimos como control interno administrativo. (Pg. 280)

Finalidad del Control Interno

Segn Perdomo (1998), la finalidad de los controles internos es:

1. Asegurar que la poltica empresarial diseada por la alta direccin sea ejecutada correctamente por los diferentes departamentos y en los distintos niveles jerrquicos de la organizacin

2. Asegurar la veracidad de la informacin elaborada en el interior de la organizacin, que sirve de soporte a la toma de decisiones que dan contenido a la poltica de la empresa.

3. Disminuir los riesgos y errores e irregularidades y, mientras ms efectivo y adecuado sea el sistema, menor seria el riesgo y menos amplio el examen detallado y las pruebas necesarias.

Elementos del Control Interno

Rodrguez (2000). Expone que los principales elementos del control interno son:

Estructura Organizacional

El objeto principal de la organizacin es hacer que cada uno de los miembros que conozca las actividades que va a ejecutar. Cuando la asignacin es definida el logro del objetivo puede centrarse en el. Y el riesgo de sufrir malas interpretaciones o confusiones en el mnimo respeto de quien es el que va a hacer que. Es ms, puede fijarse las relaciones de trabajo dentro de una empresa. (Pg. 54)

Procedimientos

Los procedimientos indican como hacer el trabajo que proceso utilizar y la mayora de la informacin general respecto al trabajo. El procedimiento est orientado hacia las tareas: lo recomendable es que deben estar dispuestas por escrito en documentos formales segmentados en tareas que deben ser efectuadas. El propsito primario del procedimiento tiene una naturaleza de instruccin. (Pg. 54)

Personal

Se puede considerar que el ambiente interno de una organizacin est compuesto por varios subsistemas principales. EL subsistema personal est compuesto por varios individuos y grupos de interaccin.

Dicho subsistema est formado por la conducta individual y la motivacin, las relaciones de status de rol, dinmica y sistema de la influencia. (Pg. 54)

Vigilancia

Un tipo fundamental de retroalimentacin en las organizaciones es la vigilancia, o sea la recoleccin, anlisis y evaluacin de toda la informacin relacionada con las actividades que se trata de administrar el administrador recibe constantemente la informacin que procede del interior y del exterior de la unidad orgnica que este coordina y que le indica de qu manera se est comportando. Debe ser capaz de evaluar la relevancia y el significado de esa informacin, porque no toda tiene igual importancia. (Pg. 55)

Componentes del Control Interno

Holmes (1979) seala que los componentes del control interno son los siguientes:

Ambiente de control

Consiste en establecer un entorno que estimule e influencie el control del personal y sus actividades, ya que el mismo proporciona disciplina y estructura. Cabe destacar que sus factores influyen la integridad, los valores ticos y la competencia, la filosofa y el estilo de operacin de la administracin en cuanto a cmo asigna su autoridad y responsabilidad y como organiza a su personal, y la atencin y direccin por parte de la gerencia de la entidad.

Valoracin de los Riesgos

Cabe destacar que cada entidad enfrenta una variedad de riesgos tanto de fuentes internas como de fuentes externas, las cuales deben valorarse, y una condicin clave en el establecimiento de los objetivos.

La valoracin de riesgo no es ms que la identificacin y anlisis claros de los riesgos relevantes en consecucin de los objetivos, ya que constituye uan base fundamental para determinar cmo se debe administrar los riesgos, para as lograr: salvaguardar los bienes, mantener una buena competencia, conservar su imagen, mantener e incrementar su solidez financiera, y lograr un buen crecimiento de la organizacin.

Actividades de control

Son las polticas y procedimientos, para cumplir diariamente con las actividades asignadas, adems asegura que se tomen las acciones necesarias para orientar los riesgos as la consecucin de los objetivos de la organizacin. Estas actividades se dan en todo lo largo de la organizacin, en todos los niveles y en todas las funciones, entre las cuales se destacan: las actividades de aprobacin, la autorizacin, la aprobacin la verificacin, la conciliacin, la aplicacin y la revisin de los indicadores de rendimiento.

Informacin y comunicacin

Dentro y fuera de una organizacin, debe identificarse y comunicarse informacin pertinente y necesaria dentro del tiempo indicado, de manera que permita a los empleados cumplir con sus responsabilidades, a su vez de los sistemas de informacin produce reportes que contienen informacin operacional y financiera, ya que esto hace posible controlar y operar de manera eficiente a la organizacin. Cabe destacar que se debe tomar en cuenta no solo la informacin interna, sino tambin las externas que son necesarias en la toma de decisiones. La comunicacin efectiva debe darse en sentido amplio que fluya a lo largo y ancho de la organizacin.

Principio del Control Interno

Segn Cepeda (1997) hae referencia a que El ejercicio del control interno implica que este se debe hacer siguiendo los principios de igualdad, eficiencia, economa, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoracin de los costos ambientales.

1. El principio de igualdad consiste en que el sistema de control interno debe velar porque las actividades de la organizacin estn orientadas efectivamente hacia el inters general, sin otorgar privilegios a grupos especiales

2. Segn el principio de moralidad, todas las operaciones se deben realizar no solo acatando las normas aplicables a la organizacin sino los principios ticos morales que rigen la sociedad.

3. El principio de eficiencia vela para que en igualdad de condiciones de calidad y oportunidad, la provisin de bienes y/o servicios se hagan al, mnimo costo, con la mxima eficiencia y el mejor uso de los recursos disponibles.

4. El principio de economa vigila que la asignacin de los recursos sea la mas adecuada en funcin de los objetivos y metas de la organizacin.

5. El principio de celeridad es uno de los principales aspectos sujeto a control, debe ser la capacidad de respuesta oportuna por parte de la organizacin, a las necesidades que atae su mbito de competencia.

6. Los principios de imparcialidad y publicidad consisten en obtener la mayor transparencia en las actuaciones de la organizacin, de tal manera que nadie pueda sentirse afectado en sus intereses o ser objeto de discriminacin, tanto en oportunidades como en el acceso a la informacin.

7. El principio de la valoracin de costos ambientales consiste en que la reduccin al mnimo del impacto ambiental debe ser un factor importante en la toma de decisiones y en la conduccin de sus actividades rutinarias en aquellas organizaciones en las cuales su operacin pueda tenerlo.

Los principios que fundamentan el sistema de control interno coinciden con los principios de la funcin administrativa: en consecuencia, se debern concebir y organizar de tal manera que su ejercicio sea intrnseco al desarrollo y funcin para lo cual han sido creados.

Evaluacin del Control Interno

Por su parte, Surez (1991), todo trabajo de auditora ya sea esta externa o interna, comporta la realizacin de numerosas comprobaciones, pruebas sustantivas o procedimientos de auditora, al objeto de verificar las cantidades que figuran en los estados financieros. El nmero de pruebas sustantivas a realizar ser mucho menor cuando el control interno contable funcione de modo eficaz, y de ah la conveniencia de que todo trabajo auditor comience por una evaluacin del sistema de control interno contable, con el fin de descubrir sus debilidades y posibles fallos.

Sobre aquellos aspectos o reas de la actividad econmica financiera de la empresa en los que el control interno funciona peor, el nmero de las pruebas sustantivas de auditoras a realizar, as como de exhaustividad, tendrn que ser bastante mayores.

La evaluacin del sistema de control interno contable concluye con un papel de trabajo en el que se resumen los puntos fuertes y dbiles del sistema. Este papel de trabajo tambin contiene un resumen de las recomendaciones a formular al cliente, para que refuerce los puntos dbiles de su sistema de control.

En funcin de esas debilidades o puntos fuertes del sistema de control interno contable se revisa el programa de trabajo de la auditoria, incrementando el nmero de grado de exhaustividad de las pruebas sustantivas a realizar en aquellas reas en las que el control interno es ms dbil reducindolas en las restantes. (Pag 31)

Importancia del Control Interno

Catcora (1996), expone que el control interno proporciona a la administracin la seguridad de que los informes contables en los que se basan sus decisiones, tomadas por la administracin se convierte en poltica que deben ser transmitidas a toda la organizacin y ser respaldada en forma consciente. Los controles internos ayudan a salvaguardar el cumplimiento de las polticas en la entidad. La administracin, tiene adems, la responsabilidad directa de mantener un registro contable y producir informacin financiera adecuada y digna de crdito. El control interno proporciona seguridad de que tal responsabilidad se est cumpliento. (Pag 115)

Sistema de Control Interno

De acuerdo al sistema de Control Administrativo Interno, segn Chiavenato (2001):

Comprende el plan de organizacin, las polticas de las normas asi como los mtodos de procedimientos, adaptados para la autorizacin, procesamiento, clasificacin, registro, verificacin, evaluacin, seguridad y proteccin fsica de los activos, incorpotados en los procesos administrativos y operativos para alcanzar los objetivos generales del organismo o entidad (Pag 3)

Concepto de procedimientos

Las empresas para poder ejecutar sus actividades de manera efectiva necesitan poner en prctica ciertas tcnicas y mtodos que conllevan a desarrollar coordinadamente las operaciones. Dentro de estas tcnicas se encuentran los procedimientos como medios de trabajos que facilitan la efectividad de las operaciones diarias. A tal efecto. Gmez, R. (2002), define procedimiento de la siguiente manera:

Los procedimientos tienen una actuacin muy importante en la consecucin de los objetivos de toda organizacin progresista, puesto que estos indican la manera de ejecutar las diferentes rutinas laborales que all se llevan a cabo, facilitando las funciones administrativas (p.3-2).

De acuerdo a lo antes planteado el autor deduce que los procedimientos son los pasos a seguir para realizar las diferentes tareas con eficiencia y eficacia para lograr los objetivos planteados en el desempeo de las funciones establecidas por cada uno de los integrantes que conforma un rea o departamento en una institucin.

Caractersticas de los procedimientos

No son de aplicacin general: son especficos, es decir pueden elaborarse diferentes procedimientos para una misma labor dependiendo de las necesidades y caractersticas particulares de cada organizacin.

Son continuos y sistemticos: Por lo tanto son de gran aplicacin en los trabajos que se repiten, y de esta manera se evita a la gerencia a tomar decisiones cada vez que tenga que ejecutarse ese trabajo.

Son estables: Porque siguen una misma secuencia elaborada con antelacin.

Son flexibles: Esto es, que pueden adaptarse a las exigencias de nuevas situaciones y circunstancia; como son instrumentos, medios para alcanzar objetivos, su condicin est supeditada a tales situaciones, lo que significa que sus modificaciones y alteraciones, depende en lo esencial, del curso de los objetivos, por eso, los procedimientos deben mejorar en cuenta para su implantacin y aplicacin de los elementos disponibles: el personal, trabajo, objetivos, materiales.

Importancia de los procedimientos

La importancia de los procedimientos radica en que son medios utilizados para facilitar la realizacin de las labores especificas y respectivas que conforman funciones administrativas y productivas. Ninguna empresa puede lograr xito continuo sin prestar atencin a mantener buenos sistemas de procedimientos actualizados por escrito que sirvan de gua a todos los interesados en la ejecucin de sus asignaciones de trabajo.

Procedimientos administrativos

Son aquellos que se identifican con la funcin administrativa en su sentido ms amplio. Quedan comprendidos en este grupo aquellos procedimientos meramente identificados como operaciones de oficina, tales como: manejo, documentacin, tenedura de libros, informes proyectos, programas de trabajo y asuntos similares. Los procedimientos administrativos pueden ser manualmente o por mquinas y empleados.

Caractersticas de los procedimientos administrativos

Enfocar el efecto completo de una decisin por anticipado. Suministrando datos completos, exactos y oportunos para los procesos de planeacin y toma de decisiones. Emplea datos y mtodos ordinarios en la preparacin de planes de largo y corto plazo.

Reduce el tiempo y volumen de informacin requerida mediante una informacin de cada nivel de direccin, de slo los grados de detalles necesarios.

Satisface las necesidades de cada unidad de la organizacin, con un mnimo de duplicacin sirviendo al mismo tiempo a la organizacin como un todo.

Presenta los datos a quienes son responsables de la toma de decisiones y planeacin, en forma tal que disminuye al mnimo el tiempo o esfuerzo necesario para su anlisis e interpretacin.

Importancia de los procedimientos administrativos

Los procedimientos administrativos son importantes debido a que existen negocios similares, cuya diferencia exclusiva est en la forma de proceder, lo que se traduce, por ejemplo, en una prestacin ms oportuna del servicio y de mejor calidad respecto a la competencia. Y en la medida que estos procedimientos se aplican una y otra vez la experiencia les permitir mejorarlos. Frecuentemente el xito de un negocio reside ms en la forma cmo se hace que en lo qu se hace.

La operacin de una empresa, ya sea grande o pequea, no puede depender de los mtodos de tanteo o de juicios empricos. La Administracin debe mantenerse al tanto de los constantes adelantos del mercado y crear, tan eficientemente como sea posible, los medios y maneras de competir por un lugar preferente en el mercado. El uso de sistemas de procedimientos ayuda a la direccin de las empresas a emplear el criterio adecuado y adquirir la eficiencia necesaria para ello.

Los procedimientos administrativos son de suma importancia en las organizaciones porque sirven de ayuda al perfeccionamiento de las rutinas laborales, facilitan las funciones administrativas de: Planificacin, Organizacin, Coordinacin y, Control y Supervisin en genera.

Sin lugar a dudas los procedimientos administrativos para proporcionan a las entidades una adecuada organizacin por cuanto permite, que los individuos que trabajan en grupos cumplan con su actividad en el rea en la que saben cmo encaja el objetivo de su trabajo en el esfuerzo colectivo, a la vez que dispongan de la autoridad necesaria para realizar la tarea y de las herramientas e informacin adecuada para llevarla a cabo. Adems, fijar responsabilidades y crear la cadena de mandos necesarios para ejecutar el programa de la empresa.

Actividades de los procedimientos administrativos

Comprenden actividades interrelacionadas tales como:

Planeacin: Formular objetivos, fijar metas, visin y misin, promover estrategias, tcnicas y polticas, confeccionar programas centro de responsabilidad, elaborar presupuestos, establecer procedimientos, normas y reglas, entre otras.

Organizacin: Definir tareas, agrupar cargos, determinar responsabilidades, estructura organizativa, establecer lneas de autoridad caractersticas, jerarquizar, relacionar unidades, departamentalizar y elaborar un subsistema de informacin, entre otras.

Direccin: Motivacin, activacin, ambientacin, sistemas administrativos, liderazgo, estilos gerenciales, comunicacin, delegacin y coordinacin, entre otros.

Control: Confeccionar estndares, medir rendimiento-detectar desvos, comparar estndares-analizar las causas, corregir desviaciones-medidas correctivas y ajustar entre otros.

Ventajas de los procedimientos administrativos

Estas ventajas se pueden resumir de la siguiente manera:

Se ofrece un marco de trabajo conceptual.

Proporciona fundamentos para el estudio de la Administracin promoviendo el entendimiento de lo que es la administracin.

Son factibles de las contribuciones de otras escuelas administrativas, ya que puede usarse lo mejor del pensamiento contemporneo administrativo.

Se obtiene flexibilidad, si bien es aplicable a una variedad de situaciones, se da al usuario el margen necesario para adoptarlo a un conjunto particular de situaciones.

Se reconoce flexibilidad y arte de la administracin y se fomenta la mejor manera de utilizarlo en una forma prctica.

Se proporciona una genuina ayuda a los practicantes de la administracin. El patrn del proceso hace que el gerente analice y entienda el problema y lo lleve a determinar los objetivos y los medios para alcanzarlos.

Fundamentos Legales

Los fundamentos legales comprenden al conjunto de Cdigo, Leyes, Reglamentos, Decretos y Normas que regulan a un ente, empresas, instituciones y personas entre otras, para este caso se hace necesario del conocimiento de las leyes que regulan rdenes de Pago con el fin de realizar un anlisis de la Gerencia de Administracin del Consejo Municipal de Derechos de Nios, Nias y Adolescentes Caron, acorde a las leyes que rigen la materia.

Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela (1999).

De la Administracin Pblica

Artculo 141.La Administracin Pblica est al servicio de los ciudadanos y ciudadanas y se fundamenta en los principios de honestidad, participacin, celeridad, eficacia, eficiencia, transparencia, rendicin de cuentas y responsabilidad en el ejercicio de la funcin pblica, con sometimiento pleno a la ley y al derecho.(P.87)

Por anteriormente sealado, el autor refiere que Administracin Pblica esta a la orden de la ciudadana y su personal debe trabajar en funcin a la atencin de la comunidad con celeridad, eficiencia, cordialidad y respeto, dando siempre explicacin de del desempeo de las actuaciones realizadas.

Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico (2007).

De la Ejecucin del Presupuesto de la Repblica y de sus Entes Descentralizados sin Fines Empresariales

Artculo 55. El Reglamento de esta Ley establecer las normas sobre la ejecucin y ordenacin de los compromisos y los pagos, las piezas justificativas que deben componer los expedientes en que se funden dichas ordenaciones y cualquier otro aspecto relacionado con la ejecucin del presupuesto de gastos que no est expresamente sealado en la presente Ley.

Los ordenadores de pagos podrn recibir las propuestas y librar las correspondientes solicitudes de pago por medios informticos. En este supuesto, la documentacin justificativa del gasto realizado quedar en aquellas unidades en las que se reconocieron las obligaciones, a los fines de la rendicin de cuentas.

Por su parte, el autor describe que el reglamento de esta Ley explicaran los pasos a seguir para la realizacin de las rdenes de pago deben estar acompaadas de una justificacin como parte de recaudos para su aprobacin y ejecucin.

Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico, Sobre El Sistema Presupuestario (2005).

Ordenacin de pagos

Artculo 94. Ningn pago podr ser ordenado sino para pagar obligaciones vlidamente contradas y causadas, salvo las provisiones de fondos de carcter permanente, por concepto de fondos en anticipo girados a los responsables de las unidades administradoras, conforme a lo previsto en el presente Reglamento y a las normas que al respecto establezcan la Oficina Nacional del Tesoro y la Oficina Nacional de Contabilidad Pblica, en las respectivas reas de sus competencias.

Por lo expuesto, el autor deduce que para que se ordene un pago debe ser vlidamente contrado y originado por la administracin para su posterior pago de acuerdo a los reglamento y normas que establecidas. Salvo las indicadas en el reglamento.

Reglamento N 1 De La Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico, Sobre El Sistema Presupuestario (2002).

Requisitos de las rdenes de Pagos

Artculo 61. Las rdenes de pago que se emitan directamente a favor de sus beneficiarios, contendrn como mnimo, los siguientes requisitos:

1. Nombre del beneficiario.

2. Nmero del documento de identificacin o de informacin fiscal del beneficiario.

3. Monto a pagar en nmero y letras.

4. Lugar de pago.

5. Entidad financiera y nmero de cuenta.

6. Fecha de pago de la obligacin.

7. Identificacin del organismo.

8. Identificacin y firma del funcionario ordenador o de su delegado.

9. Fecha de emisin.

10. Numeracin consecutiva de la orden.

11. Ejercicio e imputacin presupuestaria.

12. Fuente de financiamiento.

13. Otros requisitos que establezca la Oficina Nacional de Contabilidad.

La emisin de las rdenes de pago directas se sustentar en los documentos que comprueben la legalidad y sinceridad del gasto efectuado.

Por lo tanto, el autor resulta para que las rdenes de pago emitidas por el ordenador a favor del beneficiario se realizaran de acuerdo al reglamento siguiendo cada una de sus pautas indicadas en el mismo y deber soportarse con los documentos que comprueben su legalidad.

Trminos Bsicos

Anlisis: en sentido amplio, es la descomposicin de un todo en partes para poder estudiar su estructura, sistemas operativos, funciones, etc. (http://es.wikipedia.org/wiki/An%C3%A1lisis).

Anlisis Administrativo: Tcnica administrativa que tiene por objeto determinar y conocer en detalle las actividades que se realizan y / o se deben realizar en toda la organizacin respecto a la planeacin, organizacin, coordinacin, direccin y control de todos los recursos (humanos,mfinancieros,mmaterialesmymtcnicos).( http://es.scribd.com/doc).

Diagnstico: Es un proceso mediante el cual se estudia, se analiza, se escruta el pasado y el presente de una situacin actual puede ser social, econmica, poltica, entre otros. (Melinkoff, 1990,p.30).

Objetivos: Son los que se espera lograr en el futuro, hacia ellos se dirigen todos esfuerzos de la organizacin. (ID).

Orden de Pago: Es la obligacin de un organismo gubernamental, extendida para liquidar deudas y pagaderas inmediatamente por el tesoro de la unidad gubernamental correspondientes. (Kohler, 1.990, Pg.36).

Pago: Entrega voluntaria de dinero u otros valores, para cumplir con una obligacin. (Diccionario de Economa y Finanzas, 1.991, Pg.286).

Presupuesto: Es una representacin de trminos contabilsticos de las actividades a realizar por una organizacin, para alcanzar determinadas metas, y que sirve como instrumento de planificacin de coordinacin y de control de funciones. (Gmez, Francisco, 1.981, Pg.10).

Procedimientos: Es un plan de trabajo, preciso, detallado y minucioso, previamente elaborado y verificado en la prctica experimental. (Gmez, 1.993, Pg.3-4).

Procesos: Son una serie de acciones u operaciones que se realizan de a cuerdo con unas normas, unos principios leyes y reglas. (Melinkoff, 1.990, Pg.27).

Proveedores: Son las personas o casas comerciales a quienes debemos por haberles comprado mercancas o servicios a crdito, sin darles ninguna garanta documental (Lara, 1979, p.10).

Requisicin para compras: es unaautorizacin del Departamento de Compras con el fin de abastecer bienes o servicios. sta a su vez es originada y aprobada por el Departamento que requiere los bienes o servicios. (http://es.wikipedia.org/wiki/Requisici%C3%B3n_de_compra).

Unidad administradora: Estn constituidas por las organizaciones administrativas de los organismos, que tienen la responsabilidad de ejecutar los crditos presupuestarios manejados mediante rdenes de pago directa al proveedor o beneficiario, avances o adelantos de fondos a funcionarios (Manual para el registro de fondos en avance, remuneraciones al personal, Ministerio de Finanzas de la Repblica Bolivariana de Venezuela,1999).

Variables: Es una caracterstica o cualidad; magnitud o cantidad, que puede sufrir cambios, y que es objeto de anlisis, medicin, manipulacin o control en una investigacin.(Arias, 2006,p.57).

Operacionalizacin de las variables: Aun cuando la palabra operacionalizacin no aparece en la lengua hispana, este tecnicismo se emplea en investigacin cientfica para designar al proceso mediante el cual se transforma la variable de conceptos abstractos a trminos concretos, observables y medibles, es decir, dimensiones e indicadores. Por ejemplo, la variable actitud no es directamente observable, de all que sea necesario operacionalizarla o traducirla en elementos tangibles y cuantificables. (Arias, 2006, p.57).

OBJETIVOS GENERAL: Analizar el control de las rdenes de pagos en la Gerencia de Administracin del Consejo Municipal de los Derechos de Nios, Nia y Adolescentes (CMDNNA), ubicado en el Municipio Caron Estado Bolvar.

OBJETIVO ESPECFICOS

VARIABLES

DEFINICIN

DIMENSIONES

INDICADORES

TEMS

Diagnosticar la situacin actual Gerencia de Administracin CMDNNA CARON en relacin al control de emisin de rdenes de pagos.

Situacin Actual

Estado en que se halla a las actividades del medio a estudiar.

Gerencia de Administracin

Informacin

Oportunidad

Requisitos

1

2

3

Describir los procedimientos para elaboracin y control de las rdenes de pago en la Gerencia de Administracin CMDNNA CARON.

Procedimientos

Planes especficos que norman el criterio y la accin que debe seguirse. Implica la eleccin de los medios que se emplean teniendo como caractersticas fundamental sealar las secuencias cronolgicas.

Instrumento Administrativo

Formatos

Manuales

Flujogramas

Ejecucin

Control

4

5

6

7

8

Identificar las fallas existentes en el proceso de elaboracin de rdenes de pagos en la Gerencia de Administracin del CMDNNA CARON.

Fallas

Es un conjunto de medidas, normas y objetivos que deben respetarse dentro de una organizacin.

Procedimientos Operativos

Sistemas

Trmites

Funciones

9

10

11

1) Cree usted que tiene la informacin idnea para la elaboracin y control de las rdenes de pagos en la gerencia de la Administracin de la Institucin?

Siempre__ Algunas veces__Nunca__

2) Considera usted que las ordenes de pagos se elaboran en el momento oportuno?

Siempre__ Algunas veces__Nunca__

3) Conoce usted los procesos de elaboracin y control de las rdenes de Pagos?

Si__ No__

3) Conoce usted cules son los requisitos de elaboracin y control de las rdenes de Pagos?

Si__ No__

4) Existe un formato adecuado para la elaboracin de las rdenes de Pagos?

Si__ No__

5) Son auditadas los formatos de las Ordenes de Pago para evitar vicios en estas?

6) Se ha creado algn manual para la elaboracin y control de las rdenes de Pago en la Institucin?

Si__ No__

7) Existen flujogramas donde se describan el recorrido de las rdenes de Pagos para su control y aprobacin?

Si__ No__

8) Considera usted que son ejecutados los procedimientos para la elaboracin y Control de las rdenes de Pago de acuerdo a la Ley?

Si__ No__

9) Cree usted que lleva un control cronolgico de las actividades que proceden de las rdenes de Pago?

Si__ No__

10) Existe un sistema apropiado para la elaboracin y control de las rdenes de Pago?

Si__ No__

11) Se llevan a cabo los trmites correspondientes para la elaboracin y control de las rdenes de Pago?

Si__ No__

12) Cree usted que est capacitado para ejercer funciones en el sistema existente en la gerencia para la elaboracin y control de las rdenes de Pago?

Si__ No__

Fuentes: Caneln (2013).

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