CAPITULO V “PLAN ESTRATEGICO PARA LA EMPRESA AGRO ... · “PLAN ESTRATEGICO PARA LA EMPRESA AGRO-MIGUELEÑO EN EL DEPARTAMENTO DE SAN MIGUEL” 5.1 Etapas de la Planeación Estratégica

94

CAPITULO V

“PLAN ESTRATEGICO PARA LA EMPRESA AGRO-MIGUELEÑO EN EL

DEPARTAMENTO DE SAN MIGUEL”

5.1 Etapas de la Planeación Estratégica

5.1.1 Etapa 1: Formulación.

Según el proceso de planeación estratégica de Fred R. David, tal como se

describió en el Capítulo 2, la etapa de formulación está compuesta por la

definición de la misión, visión, objetivos de las organizaciones, identificación de

oportunidades y amenazas, determinación de fortalezas y debilidades; todo ello

llevado a cabo por los estrategas o altos mandos de una organización.

A continuación se presenta la aplicación de la etapa de Formulación para el Agro-

Migueleño, el que actualmente no posee misión y visión.

5.1.1.1 Misión actual

A la fecha no cuenta con una misión establecida.

MISIÓN

”Satisfacer las necesidades de productos agrícolas y veterinarios de nuestros

clientes, a quienes brindamos servicios y artículos de calidad, acompañados de

una excelente atención”

95

5.1.1.2 Visión actual

A la fecha no cuenta con una visión establecida.

VISIÓN

5.1.1.3 METAS

Posicionar el Agro-Migueleño en el mercado nacional.

Desarrollar la estructura organizacional

Aumentar la satisfacción de los clientes

Ampliar las líneas de productos

5.1.1.4 VALORES

Desarrollo Humano.

Compromiso con la Comunidad y Empleados.

Justicia, Equidad y Democracia al interior de la empresa.

Manejo y resolución de los conflictos con ética, respeto y participación.

Actitud responsable y propositiva.

“Ser una empresa de oportunidades agrícolas y veterinarios con

reconocimiento mundial, que acompaña a sus clientes consumidores,

regionales y co-distribuidores, en sus actividades productivas brindándoles

apoyo y estimulándolos a continuar creciendo y desarrollando el agro con sus

habilidades empresariales”.

96

Manejo Adecuado de los Recursos de la Empresa.

5.1.1.5 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

Para la elaboración del Plan Estratégico para el Agro-Migueleño se ha delimitado

el alcance de los objetivos, así como las estrategias planteadas en un rango de 3

años, periodo en el cual se deberá llevar a cabo el desarrollo de dicho Plan

Estratégico.

Objetivo General

Mejorar la operatividad de la empresa Agro-Migueleño para desarrollar los planes

futuros de forma más eficiente y eficaz, lo que contribuirá a que la empresa

aumente su participación en el mercado nacional.

Objetivos Específicos

Alcanzar y mantener al 100% un control de los inventarios del Agro–Migueleño.

Buscar nuevos mercados en los que poder incursionar a nivel regional (países

centroamericanos).

Definir una estructura organizativa, en la que las funciones asignadas sean

claras y delimitadas para cada puesto de trabajo.

Capacitar a todo el recurso humano, enfocándolo en la calidad del servicio, de

acuerdo a las funciones realizadas en las que se destaquen las habilidades de

cada quien.

Alcanzar una mayor presencia de Agro-Migueleño en ferias agrícolas

desarrolladas en el país.

97

Consolidar alianzas estratégicas con representantes en los países de la región.

Buscar y desarrollar nuevas líneas de producto de mejor calidad o que puedan

ser ofrecidos a precios más competitivos al público.

Actualmente, Agro-Migueleño lleva el control de sus inventarios mediante una

herramienta llamada “Kardex”, que en estos tiempos de constantes cambios

tecnológicos, podría ser considerada hasta obsoleta, por lo que como uno de sus

principales objetivos, está la adquisición de un programa que le permita manejar

datos como proveedores y sus contactos, precios y fechas de compra para poder

hacer comparaciones entre los precios de compra entre un período y otro, así

como cantidades de entradas y salidas de producto y puntos de reorden, para

evitar el desabastecimiento de productos que finalmente impacta a los clientes y

por consiguiente las ventas.

Los inventarios representan una de las áreas más débiles de la empresa pero a su

vez es una de las más importantes de todo negocio, porque es aquí donde se da

el movimiento del dinero, son el punto de partida de todo sistema contable a través

del cual se puede hacer un análisis de la rentabilidad del negocio y lograr

armonizar la relación costos-utilidad.

La definición de una estructura organizativa, es fundamental para el Agro-

Migueleño, ya que únicamente de esta forma podrá delimitar las funciones que

deben realizarse desde los propietarios hasta el personal operativo, así como las

98

obligaciones y responsabilidades por cada puesto de trabajo y así evitar duplicidad

de funciones.

La capacitación al recurso humano es otro de los objetivos más importantes que

Agro-Migueleño debe buscar alcanzar, ya que de esta forma podrá estandarizar el

nivel de conocimiento de sus empleados en relación a aquello que necesitan para

el desempeño de sus labores, de la misma forma aumentará la productividad de

cada uno de ellos, evitando los reprocesos, que generan atrasos en el servicio y

mala imagen ante el cliente por que demuestran falta de conocimiento acerca de

los productos o servicios brindados.

Es imperativo que todo el recurso humano este enfocado hacia la calidad en el

servicio, ya que es precisamente el servicio al cliente la clave del éxito del negocio

anudado definitivamente a la calidad de los productos y precios ofrecidos. El

servicio al cliente es determinante, para generar la relación de fidelidad de los

clientes hacia el Agro-Migueleño, ya que éstos cada vez se vuelven más exigentes

al momento de hacer negocios.

La búsqueda de nuevos mercados en los que poder incursionar a nivel regional,

es otro de los objetivos que deben estar en el tintero del Agro-Migueleño, ya que

de esta forma podrá expandirse a otros países centroamericanos, mediante la

formalización de alianzas estratégicas que le permitan traspasar las fronteras a

nuevos destinos que puedan representar mayores utilidades.

99

En relación a los objetivos operacionales, Agro-Migueleño deberá destinar una

mayor parte de su presupuesto a la participación en ferias agrícolas desarrolladas

en el país o en aquellos en los que se pretenda tener algún tipo de

representatividad, de esta forma estará dándose a conocer en el mercado y

buscando ubicarse en el mismo como una de las primeras alternativas de compra

para los clientes.

Las alianzas estratégicas, podrían ser de mucha ayuda para Agro-Migueleño ya

que de esta forma se estaría creando un bloque comercial más sólido que

facilitaría enfrentar a la competencia directa y las amenazas de un mercado más

globalizado que con la apertura de tratados de libre comercio ha aumentado la

cantidad y calidad de los productos agrícolas ofrecidos en el país.

El ofrecimiento de nuevas líneas de producto con mejor calidad o que puedan ser

ofrecidos a precios más bajos y competitivos a los clientes, es otro de los grandes

objetivos de Agro-Migueleño, con ello y con un servicio al cliente de calidad, podrá

ser capaz de posicionarse en uno de los lugares de mayor importancia en el

mercado.

5.1.1.6. ANALISIS FODA

El presente análisis se ha realizado a partir de las siguientes condiciones

específicas: El análisis interno (Fortalezas y Debilidades) de Agro-Migueleño, se

hace a partir de la investigación de campo realizada. En cuanto al análisis externo

(Oportunidades y Amenazas) se realiza de acuerdo a la situación actual del sector

100

y de la competencia, las cuales fueron obtenidas en la investigación de campo

realizada, y reforzada a través del análisis y el conocimiento propio del grupo. El

resultado del análisis FODA es el siguiente:

Fortalezas

1. Aún con los inconvenientes que presenta el personal, en su mayoría estos

gozan de antigüedad laboral, haciéndoles sujetos de confianza.

2. El personal por la antigüedad que posee, se ha vuelto poli funcional, con

capacidad de desarrollarse en diferentes áreas operativas dentro de la

empresa.

3. La dirección empresarial ha desarrollado una confianza mutua con el personal.

4. Las empresas que proveen productos agros veterinarios, han brindado un voto

de confianza al Agro Migueleño, lo que les ha permitido crecer de manera

sostenida en el tiempo.

5. Se encuentran ubicados estratégicamente.

6. Cuentan con equipo de transporte que les ha permitido satisfacer las

demandas geográficas de sus productos.

7. Gozan de respaldo del sistema financiero de la región por haber hecho un uso

satisfactorio de los recursos que estos les han provisto.

8. Los clientes, aún con sus recomendaciones y comentarios, se encuentran

satisfechos por la atención y servicio que les brindan.

9. Los propietarios gozan de juventud empresarial, que les hace sujetos de

capitalizar experiencias y les convierte en ejecutivos potenciales para

enfrentar con asertividad, los retos competitivos mundiales.

101

10. Cuentan con la propiedad de la infraestructura, lo que les genera estabilidad

geográfica.

11. La experiencia que poseen los propietarios y el personal, les permite asimilar

con mayor facilidad, las innovaciones de los productos que ofertan en el

mercado.

12. La dirección empresarial, cuanta con capacidad de infraestructura, para

continuar creciendo.

13. Administrativamente, al contar con un despacho contable que desarrolla todas

sus operaciones de registros, les descarga de gastos de administración y

personal de planta, así como de toda responsabilidad fiscal por un mala

declaración.

Debilidades

1. La empresa se caracteriza, entre otras, por una estructura de dirección

familiar, lo que en algunas ocasiones conlleva a que las dificultades del hogar

trasciendan en las decisiones empresariales.

2. Estructura Organizativa sin definir, generando confusión operativa, dualidad de

mando.

3. Ausencia de estrategias sistematizadas, que impiden enfrentar de una manera

más agresiva la competencia del mercado y asumir ventaja de las

oportunidades se le pueden presentar.

4. No se ha definido una misión y visión, se carece de objetivos, que guíen los

esfuerzos empresariales.

102

5. Carencia de programas y estrategias administrativos y financieros, que

permitan optimizar los recursos.

6. Ausencia de una visión innovadora que incorpore tecnologías ad- hoc,

permitiéndoles ser competitivos y mejorar la atención a los clientes, aplicando

el principio del Justo a Tiempo.

7. No existe un incentivo salarial, que motive al personal y que conlleve a un Wa

laboral28.

8. No cuentan con programas de capacitación.

9. Debido al crecimiento acelerado que están registrando, el personal se ha

confiado y descuidado el contexto competitivo.

10. No se realizan estudios de posicionamiento del mercado periódicos.

11. No cuentan con programas de mercadeo y publicidad.

12. Los mecanismos de control interno, por la confianza que se posee en el

personal, no han sido fortalecidos, lo que coloca en riesgos potenciales los

inventarios e inversiones empresariales.

Oportunidades

1. Existe apertura comercial y las desregulaciones se están haciendo presente,

lo cual brinda oportunidad para expandirse a mercados internacionales y

modernizar las líneas de los productos que ofrecen a los clientes.

2. Los ágiles medios de comunicación, permiten una atención personalizada y

directa con el cliente.

28 El Wa laboral, es un término utilizado dentro de las administraciones orientales y que identifica las

condiciones de felicidad laboral, producto de un ambiente armónico y prospero.

103

3. Agro Migueleño tiene la oportunidad de formar bloques comerciales, potenciar

la realización de acuerdos y alianzas estratégicas empresariales y

comerciales.

4. La dirección empresarial tienen la oportunidad de capacitar el personal,

derivado de la proliferación de centros de capacitación técnica.

5. Dado que la zona oriental esta en pleno proceso de crecimiento, Agro

migueleño tiene oportunidad de aprovechar esta coyuntura para crecer más.

6. Agro migueleño debe aprovechar la tecnología de la comunicación, para

desarrollar mayor gestión de mercadeo y ventas vía internet, reduciendo así

sus costos de comercialización.

7. Ante los nuevos estilos de mercadeo, promoción y merchandising, la dirección

de Agro migueleño, debe implantar formas de hacer mercadeo, accesibles y

con impacto en la atención al cliente.

Amenazas

1. Globalización del mundo, con características de aumento de la inversión

extranjera y por ende, competencia directa, las cuales no han sido

consideradas objetivamente por la dirección empresarial. .

2. Agro Migueleño, no esta corriendo al mismo ritmo que los cambios económico,

social, político, cultural,

3. La Dirección de Agro Migueleño se ha confiado y no se ha preocupado por la

formación de bloques económicos, constituyendo una amenaza al buscar

enfrentar de manera individual a la competencia.

104

4. Agro Migueleño no ha buscado consolidar las ventajas comparativas en el

mercado, con el objeto de afianzar segmentos especializados de los mercados

de la región.

5. La dirección empresarial no está considerando como competencia formal el

entorno internacional.

6. Empresas caracterizadas por el control de costos sin sacrificar la clientela.

7. No se está aplicando un proceso de reconversión constante: sea tecnológica,

gerencial, financiera y organizacional, conforme a la dinámica del mercado

internacional.

El análisis del entorno externo se enfoca en las oportunidades y amenazas que

Agro-Migueleño pueda tener. Para esto se evalúan las variables económicas,

sociales, políticas o legales, tecnológicas, demográficas y geográficas que se

presentan a continuación:

VARIABLES

Económicas

Inflación

Dolarización

Consumismo

Impuesto al valor agregado (IVA)

Precios de productos elevados

Economía informal

Mano de obra calificada

Globalización

Sociales Desempleo

Índice de criminalidad

Estilo de vida

105

Hábitos de compra

Nivel de riesgo por la seguridad

pública

Consumidores exigentes

Nivel educativo de la fuerza

productiva

Demográficas

Incremento en la tasa de natalidad

Incremento de la tasa o mercado

laboral

Inmigración

Tecnológicas Tecnología en los procesos de la

empresa

Geográficas

Crecimiento de pequeñas ciudades

Nuevos mercados

Plantas industriales en otros países

Nuevos competidores en el mercado

Proveedores internacionales

Idioma

Cultura o costumbres diferentes

Participación en ferias internacionales

especializadas

Políticas o Legales Patentes

Normas de etiquetado de cada país

Distribución de productos

Los indicadores anteriores forman parte del entorno externo de Agro-Servicio

Migueleño, algunos de ellos pueden ser ventaja y otros pueden ser perjudiciales a

la competitividad de la empresa.

106

Una de las ventajas que El Salvador cuenta es tener la tasa de inflación más baja

en toda Centroamérica, debido principalmente a la dolarización del país en el

2001, lo que determinó un tipo de cambio fijo, reducción de las tasas de intereses

y apertura bancaria. Esto es una ventaja considerando que durante los años

anteriores las tasas de interés provocaban que las empresas no pudieran acceder

fácilmente a capitales de trabajo.

Por otra parte, es importante denotar que los tratados de libre comercio (TLC)

pueden generar una amenaza para Agro-Migueleño, ya que puede enfrentarse a

la competencia con productos extranjeros que tengan precios más bajos.

En las variables socioeconómicas, sobresalen el desempleo, el bajo poder

adquisitivo de la población, la migración del campo a la ciudad, la pobreza

extrema, que son factores que contribuyen a disminuir el consumo de productos

agro-veterinarios.

Finalmente, Agro-Migueleño, tiene la oportunidad de ser mas competitivo por

medio del aprovechamiento de la tecnología en cuanto a sistemas de facturación y

control de inventarios bajando sus costos y haciéndolos más atractivos al

consumidor.

107

5.1.1.7. MATRIZ FODA

Estrategias FO

Usar las fortalezas para aprovechar oportunidades.

Modernizar las líneas de productos ofrecidas a los clientes apoyándose en el

respaldo del sistema financiero (F7, O1)

Implementar el servicio post-venta para mejorar la atención al cliente (F8, O2)

Crear alianzas estratégicas comerciales aprovechando la confianza

empresarial existente (F4, O3)

Capacitar y formar al personal de la empresa de acuerdo a sus habilidades

poli-funcionales (F2, O4)

Satisfacer las demandas geográficas aprovechando el crecimiento y red vial

(F6, O5)

Innovar los productos a través de los nuevos estilos disponibles y de

promociones que impacten la atención al cliente (F11, O7)

Estrategias DO

Minimizar las debilidades aprovechando oportunidades.

Plan de Capacitación (D8,O4)

Mejoras en la comunicación en función al servicio al cliente (D6, O2)

Maximizar los recursos de ventas y entrega de productos (D5, O5)

108

Apertura de pagina web y ofrecer ventas on-line (D6, O1)

Estrategias FA

Usar las fortalezas para evitar o reducir el impacto de la amenazas

Maximizar el recurso humano establecido una estructura organizativa (F2, A6)

Crear alianzas estratégicas con proveedores y sistema financiero para

enfrentar la competencia directa (F4, F7, F9, A1)

Aprovechar la infraestructura propia y ubicación a destacar propia y ubicación a

destacar sus ventajas comparativas. (Sala de ventas, amplia bodega, fácil

acceso y rampa de carga) (F10, F5, A9)

Estrategias DA

Minimizar las debilidades y evitar amenazas

Realizar un plan de mercadeo tomando en cuenta las ventajas comparativas

(D3, A4, D11, D12,A2)

Definir una visión, misión y objetivos para evolucionar empresarialmente (D4,

A2)

Implementar un sistema de seguridad para disminuir faltantes de inventarios de

bodega y sala de venta (D12, A7)

109

5.2 Etapa 2: Implementación.

Como parte de la implementación de las estrategias, se ha tomado en cuenta la

puesta en marcha de la organización del personal con que cuenta el Agro-

Migueleño, en esta medida se sugiere un modelo de organigrama como el

siguiente:

5.2.1 ESTRUCTURA ORGANICA AGRO-MIGUELEÑO

Junta Directiva

Gerente General

Auditor Externo

Despacho Contable Externo

Administrador

Encargado de Compras Encargado de Ventas Encargado de Bodega Encargado de Finanzas

Vendedor de Mostrador 1




Motorista

Vendedor Rutero 2

Vendedor Rutero 3

Vendedor Rutero 1

Cajero

110

Tomando en cuenta que parte fundamental de toda implementación de estrategias

es la clara definición de una estructura organizacional, donde se muestre de

manera precisa cada una de las funciones y responsabilidades de los involucrados

para dicha aplicación, se detalla a continuación la definición de la previa estructura

organizacional.

111

MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE AGRO MIGUELEÑO

PAG. No.

Nombre del Puesto Depende de

Gerente General Junta Directiva

Función Básica del puesto: Verificar y ejercer el control de todos los puntos claves de la empresa Agro Migueleño. Funciones Específicas de puesto:

- Contratar todas las posiciones de mandos medios de la empresa.

- Administrar correctamente los recursos

- Realizar evaluaciones periódicas acerca del cumplimiento de las funciones de los diferentes mandos medios de la empresa.

- Planear y desarrollar metas a corto y largo plazo, junto con sus objetivos anuales y entregar las proyecciones de dichas metas para la aprobación de la Junta Directiva.

- Coordinar con el administrador para asegurar que los registros de sus funciones y las de sus dependientes se estén llevando correctamente.

- Crear y mantener buenas relaciones con los clientes, Co-distribuidores y proveedores para mantener el buen funcionamiento de la empresa.

- Lograr que las personas que laboran en la empresa Agro-Migueleño quieran hacer lo que tienen que hacer y no hacer lo que quieran hacer.

- Examinar y evaluar la confiabilidad del sistema de control interno en el área administrativa-financiera ejecutada por los niveles de la empresa, para asegurar un mejor aprovechamiento de los recursos.

- Convocar a asamblea de junta directiva, para someter a aprobación el inventario y balance general, además de exponer una radiografía clara de la situación general de la empresa.

Revisó:

Firma

Fecha:

112


PAG. No.


Administrador Gerente General

Función Básica del puesto: Llevar la correcta coordinación y operación de todas las áreas de la empresa Agro-Migueleño. Funciones Específicas de puesto:

- Administrar correctamente los ingresos y costos de la empresa Agro Migueleño.

- Proponer estrategias de mercadeo y ventas que apoyen los planes y presupuestos generados por los encargados de las distintas áreas de la empresa.

- Organizar y Planear las actividades de todas las áreas para alcanzar los objetivos de la empresa.

- Controlar todas las áreas operativas y realizar cruces de información que permitan poseer un examen real de la empresa.

- Establecer un ambiente de armonía y comunicación entre todos los puestos de trabajo.

- Crear los mecanismos para motivar a los empleados de las distintas áreas.

- Presentar toda la documentación que exija el despacho contable externo y Auditoría.

- Firmar cheques de pagos.

Revisó:

Firma

Fecha:

113


PAG. No.


Encargado de Compras Administrador

Función Básica del puesto: Establecer la estrategia a seguir en las compras para asegurar la competitividad de la empresa en todos los productos que se comercializaran. Funciones Específicas de puesto:

- Hacer la planificación de las compras para el año.

- Elaboración de presupuesto.

- Verificar existencias de productos.

- Evaluación de proveedores, negociar costos y condiciones.

- Elaborar órdenes de pedido y presentarlas al administrador para su autorización.

- Comprobar que la orden de pedido concuerde con la factura cuando el pedido ingrese a bodega.

- Llevar registro de las compras en el sistema y físico a través de las órdenes de compra.

- Búsqueda continua de nuevos proveedores para garantizar la calidad, servicio y mejores precios.

- Presentar informe de compras mensual al administrador.

- Retacear y proponer precios de venta según el mercado.

Revisó:

Firma

Fecha:

114


PAG. No.


Encargado de Ventas Administrador

Función Básica del puesto: Organizar, planear y dirigir las ventas de la empresa Agro-Migueleño. Funciones Específicas de puesto:

- Preparar planes y presupuestos de venta.

- Establecer metas y objetivos.

- Distribuir la cartera de clientes entre los vendedores.

- Entregar y recibir las facturas de cobros.

- Liquidar facturas de cobro contra recibo con el administrador.

- Proponer incentivos para vendedores de mostrador y vendedores de zona.

- Buscar constantemente nuevos nichos de negocios y clientes.

- Presentar informe de ventas al administrador.

- Realizar orden de requisición de productos de sala de venta.

Revisó:

Firma

Fecha:

115


PAG. No.


Encargado de Bodegas Administrador

Función Básica del puesto: Administrar eficientemente las bodegas internas de la empresa Agro-Migueleño.

Funciones Específicas de puesto:

- Recibir productos y verificar orden de compra.

- Ingresar facturas al sistema.

- Llevar actualizado el kardex de productos.

- Despacho de productos hacia sala de venta con previa orden de requisición.

- Informe semanal de existencias en el inventario, por proveedor y producto.

- Analizar inventario; rotación de productos, productos estancados, vencimiento de productos, y presentar informe.

- Despacho de productos para Co-distribuidores y su descarga en el Kardex.

Revisó:

Firma

Fecha:

116


PAG. No.


Encargado de Finanzas Administrador

Función Básica del puesto: Administrar eficientemente los recursos financieros de la empresa Agro-Migueleño. Funciones Específicas de puesto:

- Ordenar y llevar registros de las cuentas de los bancos

- Verificar saldos de las cuentas.

- Llevar el registro y pagos de los créditos en los bancos.

- Elaboración de quedan a proveedores.

- Elaboración de cheques.

- Ordenar y verificar la información que se enviará al despacho contable externo.

- Realizar los pagos de planilla, ISSS, AFP, renta, IVA y pago a cuenta etc.

- Analizar y verificar los balances y estados de resultados.

- Realizar las remesas en los bancos.

Revisó:

Firma

Fecha:

117


PAG. No.


Vendedores de Mostrador Encargado de Ventas

Función Básica del puesto: Atender a los clientes en sala de venta.


- Saludar y recibir amablemente a los clientes.

- Mostrar productos que el cliente solicite.

- En caso que no haya el producto necesitado, mostrar y sugerir productos similares.

- Ordenar y limpiar los productos en sala de venta.

- Mostrar al cliente promociones u ofertas del mes y su ahorro.

- Aclarar amablemente las dudas sobre el producto, sus dosis, etc.

- Despachar cordialmente a los clientes y poner a la orden la empresa para sus nuevas compras.

Revisó:

Firma

Fecha:

118


PAG. No.


Vendedores de Ruta Encargado de Ventas

Función Básica del puesto: Visitar y vender productos agrícolas y veterinarios a Co-distribuidores y clientes directos de la empresa Agro-Migueleño.


- Realizar plan de trabajo de la zona mensualmente.

- Visitar clientes directos y Co-distribuidores.

- Ofrecer y vender productos y sus alternativas a la vez, de resolver cualquier consulta sobre el producto o su precio.

- Cuando el cliente directo solicite la aplicación del producto comprado se hará de acuerdo al plan de trabajo.

- Buscar nuevos cliente con buen record crediticio.

- Cobrar facturas vencidas y liquidar con el encargado de ventas.

- Informar sobre productos nuevos y estrategias de venta de la competencia.

- Realizar seguimiento de las ventas a los clientes, llamarlos una vez por semana.

Revisó:

Firma

Fecha:

119


PAG. No.


Motorista Encargado de Bodegas

Función Básica del puesto: Realizar la entrega de los productos a los clientes.


- Realizar los mantenimientos de los vehículos.

- Lavar y mantener ordenados los vehículos de la empresa.

- Realizar las entregas de los productos donde y como el cliente lo solicite.

- Recibir y entregar las facturas de envío firmadas y selladas por el cliente.

- Realizar las rutas de entrega utilizando el menor tiempo y recursos posibles.

- Llevar las remesas a los bancos.

Revisó:

Firma

Fecha:

120


PAG. No.


Cajera Encargado de Compras

Función Básica del puesto: Facturar y recibir efectivo de clientes de mostrador. Funciones Específicas de puesto:

- Facturar los productos de las cuentas de los vendedores de mostrador.

- Recibir el efectivo y entregar factura al cliente.

- Administrar caja chica.

- Cuadrar 2 veces al día con el administrador.

- Realizar requisición de productos a bodega una vez por semana o cuando sea necesario.

Revisó:

Firma

Fecha:

121

5.2.2 DESARROLLO DE ESTRATEGIAS

5.2.2.1 Estrategia de Capacitación del Personal

Estrategia: Plan de Capacitación y Desarrollo de Recursos Humanos Objetivos: -Elevar el nivel de rendimiento de los empleados y, con ello, el incremento de la productividad y rendimiento de la empresa. -Mejorar la interacción entre los empleados y, con ello, elevar el interés por el aseguramiento de la calidad en el servicio. -Satisfacer más fácilmente requerimientos futuros de la empresa en materia de personal. -Generar conductas positivas y mejoras en el clima de trabajo, la productividad y la calidad. -La compensación indirecta, especialmente entre las administrativas, que tienden a considerar así la paga que asume la empresa para su participación en programas de capacitación. -Mantener al colaborador al día con los avances tecnológicos, lo que alienta la iniciativa y la creatividad y ayuda a prevenir la obsolescencia de la fuerza de trabajo.

Temas de la Capacitación Responsables Duración Presupuesto Control - Planeamiento Estratégico

- Administración y organización

- Cultura Organizacional

- Gestión del Cambio

- Relaciones Humanas

- Relaciones Públicas

- Mejoramiento del Clima Laboral

Lic. Cesar Guerrero Consultor-Facilitador de Customer Care Solution

7 semanas $1,793.93

Encuestas y Evaluaciones a

Empleados

122

ACTIVIDAD DE LA EMPRESA

AGRO-MIGUELEÑO SA DE CV es una empresa comercial, dedicada a la

comercialización y distribución de productos agrícolas y veterinarios.

JUSTIFICACIÓN

El recurso más importante en cualquier empresa lo forma el personal implicado

en las actividades laborales. Esto es de especial importancia en una empresa

comercial, en la cual la conducta y rendimiento de los empleados influye

directamente en las ventas y optimización de los recursos.

Un personal motivado y trabajando en equipo, son los pilares fundamentales en

los que las empresas exitosas sustentan sus logros. Estos aspectos,

constituyen dos fuerzas internas de gran importancia para que una empresa

alcance elevados niveles de competitividad.

La esencia de una fuerza laboral motivada está en la calidad del trato que

recibe en sus relaciones individuales que tiene con los mandos de la empresa,

en la confianza, respeto y consideración que sus jefes les prodiguen

diariamente. También son importantes el ambiente laboral y la medida en que

éste facilita o inhibe el cumplimiento del trabajo de cada persona.

Sin embargo, en la mayoría de empresas de nuestro País, ni la motivación, ni el

trabajo en equipo tienen el nivel de trato que sea deseable, dejándose con ello

123

de aprovechar significativos aportes de la fuerza laboral y por consiguiente el

de obtener mayores ganancias y posiciones más competitivas en el mercado.

Tales premisas conducen automáticamente a enfocar inevitablemente el tema

de la capacitación como uno de los elementos vertebrales para mantener,

modificar o cambiar las actitudes y comportamientos de las personas dentro de

las empresas, direccionado a la optimización de los recursos en la

comercialización de productos agrícolas y veterinarios.

En tal sentido se plantea el presente Plan de Capacitación en el área del

desarrollo del recurso humano y mejora en la calidad del servicio al cliente.

ALCANCE

El presente plan de capacitación es de aplicación para todo el personal que

trabaja en la empresa AGRO-MIGUELEÑO SA DE CV.

OBJETIVOS DEL PLAN DE CAPACITACIÓN

Siendo su propósito general impulsar la eficacia organizacional, la capacitación

se lleva a cabo para contribuir a:

- Elevar el nivel de rendimiento de los empleados y, con ello, el incremento de

la productividad y rendimiento de la empresa.

- Mejorar la interacción entre los empleados y, con ello, elevar el interés por

el aseguramiento de la calidad en el servicio.

124

- Satisfacer más fácilmente requerimientos futuros de la empresa en materia

de personal.

- Generar conductas positivas y mejoras en el clima de trabajo, la

productividad y la calidad.

- La compensación indirecta, especialmente entre las administrativas, que

tienden a considerar así la paga que asume la empresa para su

participación en programas de capacitación.

- Mantener al colaborador al día con los avances tecnológicos, lo que alienta

la iniciativa y la creatividad y ayuda a prevenir la obsolescencia de la fuerza

de trabajo.

META

Capacitar al 100% al gerente, administrador y personal operativo de la empresa

AGRO-MIGUELEÑO S.A. DE C.V.

ACCIONES A DESARROLLAR

Las acciones para el desarrollo del plan de capacitación para la empresa Agro-

Migueleño están respaldadas por los temarios que permitirán a los empleados

capitalizar los temas, y el esfuerzo realizado que permitirán mejorar la calidad de

los recursos humanos, para ello se está considerando lo siguiente:

125

TEMAS DE LA CAPACITACIÓN

- Planeamiento Estratégico

- Administración y organización

- Cultura Organizacional

- Gestión del Cambio

- Relaciones Humanas

- Relaciones Públicas

- Mejoramiento del Clima Laboral

Los temas serán desarrollados para todos los empleados de Agro-Migueleño,

incluyendo a sus propietarios, siendo de una forma dinámica al intercambiar

opiniones con el expositor.

La capacitación será impartida en 7 módulos de dos horas cada uno los días

sábados por la tarde, ofreciéndoles a todos los participantes.

RECURSOS

- HUMANOS

126

Lo conforman todos los empleados de Agro-Migueleño, sus propietarios y el

Lic. Cesar Guerrero, Consultor–Facilitador de Customer Care Solution, quien

será el encargado de impartir la capacitación.

- MATERIALES E INFRAESTRUCTURA.

Las actividades de la capacitación se desarrollaran en el salón de reuniones de

la empresa Agro-Migueleño ya que cuenta con aire acondicionado, pizarra,

mesa de trabajo, plumones, computador personal, proyector, TV-DVD, baño.

El material Técnico-Educativo será proporcionado por el Lic. Cesar Guerrero

quien impartirá la capacitación el cual será reproducido por la empresa Agro-

Migueleño para ser entregado a los empleados de la misma.

En el control de la capacitación se realizaran evaluaciones a los empleados y

se les pasará una encuesta para verificar que el expositor haya realizado bien

su trabajo de capacitación.

FINANCIAMIENTO

El monto de inversión de este plan de capacitación, será financiada con

recursos propios presupuestados de la empresa.

PRESUPUESTO

Comprende los siete módulos de dos horas cada uno impartidos.

127

DESCRIPCION UNIDAD CANTIDAD COSTO

UNITARIO

COSTO

TOTAL

Separatas anilladas unidad 15 $2,00 $30,00

Lapiceros unidad 15 $0,25 $3,75

Plumones de colores unidad 3 $1,00 $3,00

Refrigerios unidad 105 $1,00 $105,00

Proyector Hora /día 14 $8,00 $112,00

Computador personal Hora /día 14 $6,00 $84,00

Encuestas unidad 15 $0,05 $0,75

Paquete de papel para

anotaciones 100 hojas 1 $4,15 $4,15

Honorarios de

Consultor horas/día 14 $100,00 $1,400,00

SUB-TOTAL $1,742.65

Imprevistos % 3% $52.28

TOTAL $1,794.93

128

L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D

Seminario: Planteamiento Estrategico

Seminario: Cultura Organizacional

Taller: Relaciones Humanas

Seminario: Administración y Organización

Seminario: Relaciones Publicas

Seminario: Gestion del cambio

Seminario: Mejoramiento del Clima Laboral.

ACTIVIDADES A DESARROLLARSEMANA 6 SEMANA 7SEMANA 1 SEMANA 2 SEMANA 3 SEMANA 4 SEMANA 5

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DE CAPACITACION DEL PERSONAL

129

5.2.2.2 Estrategia de Equipamiento

Estrategia: Implementar un sistema de control de inventarios en bodegas y salas de venta Objetivo: Modernizar el ambiente de control interno, ahorrar costos, optimizar recursos, contar con información oportuna y actualizada.

Acciones Responsables Duración Presupuesto Indicador

Adquirir un sistema completo de facturación e inventario. Gerente General 1 semana $1,000.00

Selección, capacitación y especialización de personal vinculado al manejo del sistema y asignación de claves de usuario.

Proveedor 3 semanas Proveedor

Instalar la red de alimentación de bases de datos Proveedor 2 semanas $300.00

Ejecución de pruebas de comprobación del funcionamiento eficiente del programa Proveedor 2 semanas -

130

JUSTIFICACIÓN

Una de las áreas vulnerables de toda empresa y que requiere atención, por el

riesgo e inversión que representan, es el de los inventarios.

Muchos inversionistas, han descuidado los stock de inventarios, bajo el criterio

que son de bajo costo, sin considerar que su pérdida continua, les puede llevar a

iliquidez o quiebra técnica, ya que en muchas ocasiones son estos los que

respaldan muchas operaciones financieras, como garantías o como carta de

presentación para una negociación.

Si bien es cierto, muchas empresas están tratando los stock de inventarios

suficientes o necesarios a través de la política de Justo a Tiempo, su adecuado

control igualmente les puede permitir adoptar decisiones en el momento

oportuno, sin que ello les represente costos de almacenaje o movilización,

llevándoles a optimizar tanto recursos financieros, como logísticos de transporte

o almacenaje.

Con base a lo antes expuesto, la empresa Agro Migueleño, debe buscar

implantar un procedimiento de control de inventarios, con el objeto de optimizar

el destino de sus recursos y evitar pérdidas consecuentes por su mal manejo,

deterioro o sencillamente hurto o sustracción, además de constituir un

instrumento valioso en el caso de asegurar los mismos en daños contra

131

ALCANCE

La introducción de adecuados mecanismos de control interno y en este caso de

control de inventarios, permitirá a la dirección empresarial de AGRO-

MIGUELEÑO S.A DE C.V., asegurar sus inversiones y adoptar u optimizar

decisiones, en el momento de negociar nuevos pedidos o respaldar futuras

ventas.

Entre otros, permitirá contar con inventarios actualizados al tener en línea todas

las operaciones de la empresa, descargado automáticamente las ventas desde el

momento de su venta y despacho o alimentar los kardex electrónicos con el

ingreso de mercadería, contando con información oportuna en el momento

preciso.

FINES DE LA ESTRATEGIA

Generar las condiciones de control interno para asegurar las inversiones de

los accionistas (propietarios) de la empresa.

Contar con información oportuna y precisa para la toma de decisiones y

optimización de los recursos.

OBJETIVOS DE LA ESTRATEGIA

Modernizar el ambiente de control interno.

Ahorrar costos,

Optimizar recursos,

132

Contar con información oportuna y actualizada,

Otras.

METAS

Capacitar el 100% del personal en el manejo del sistema de control de

inventarios, con énfasis en el personal operativo de la empresa Agro-Migueleño.

Mantener actualizados los registros de inventarios.

.

ACCIONES A DESARROLLAR

Adquirir un sistema completo de facturación e inventario.

Selección, capacitación y especialización de personal vinculado al manejo del

sistema y asignación de claves de usuario.

Instalar la red de alimentación de bases de datos,

Ejecución de pruebas de comprobación del funcionamiento eficiente del

programa.

RECURSOS

HUMANOS

- Constituirán recursos estratégicos en este apartado, todo el personal, con

énfasis en el personal que maneja inventarios, incluyendo el

involucramiento directo de la dirección empresarial y su alto grado de

conciencia de la necesidad de implantar cambios.

- Capacitador a impartir el aprendizaje del sistema adquirido.

133

MATERIALES E INFRAESTRUCTURA.

Salón de reuniones, con pizarrón, proyector/cañón, plumones, entre otros.

Material bibliográfico (manual), para estudio de cada uno de los participantes.

Papelería y lápices para uso del personal.

Computadoras destinadas la ejecución de pruebas o en definitiva para la

instalación de los programas de control de inventarios.

FINANCIAMIENTO

El monto de la inversión de este sistema será realizado con recursos de la

empresa Agro-Migueleño, ya que es un medio de evolucionar internamente en

su control integral. El proveedor de este sistema ha incluido en el precio, la

capacitación y la instalación en las computadoras a utilizar en sala de venta,

bodegas y oficina de administración, así también el cableado de red entre las

computadoras, que agilizará la información que se requiera. Solamente se

realizará la compra del cable.

134

PRESUPUESTO


UNITARIO

COSTO

TOTAL

Sistema de facturación e

inventario unidad 1 $1,000.00 $1,000.00

Capacitación del personal

Cableado de red interna metro 100 $3.00 $300.00

SUB-TOTAL $ 1,300.00


TOTAL $ 1,413.00

Se buscará formalizar o negociar un contrato con el capacitador, para que se le de

seguimiento a la implementación del sistema con el propósito de dejar un

consolidado de información real que permita tener la seguridad física del inventario

y su control en las áreas de incidencia, además de corroborar su eficiencia y

eficacia en el funcionamiento.

Entre otros la empresa Scrish, S.A. de C.V. proveerá toda la papelería a utilizar y

contar con sus propios recursos para la capacitación, es decir, computadora,

proyector y material de auxilio para los capacitados.

135

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

1 2 3 4 1 2 3 4

1. Adquirir un sistema completo de inventario. x

2. Selección, capacitación y especialización de personal vinculado al manejo delsistema y asignación de claves de usuario.

x x x

3. Instalar la red de alimentación de bases de datos x x4. Ejecución de pruebas de comprobación del funcionamiento eficiente delprograma. x x

Actividad/ Mes- SemanaMes 1 Mes 2

RETROALIMENTACIÒN

Debe enfatizarse, que no basta con haber adquirido y aplicado el sistema antes

expuesto, la dirección empresarial, debe estar en la disposición de retroalimentar y

revisar la información para su evaluación y fortalecimiento, al menos una vez al

mes.

136

5.2.2.3 ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACION DE SERVICIO POST-VENTA

Estrategia: Implementación de Servicio Post-Venta

Objetivo: Corroborar la adecuada aplicación de los productos y verificar sus resultados

Ventajas: Mayor satisfacción al cliente, mejor imagen de la empresa y del producto, mejor conocimiento directo del mercado,

recepción más rápida de la información, mayor objetividad en las prestaciones, probable incremento de las ventas, más posibilidad

de aplicación de medidas correctoras sobre el mercado, incrementa la frecuencia de contacto con el cliente, permite revivir cuentas

dormidas.

Desventajas: Gastos, necesidad de control, posible aumento del número de reclamaciones, mayores exigencias de servicio y

calidad, incidencias, relaciones beneficio/coste.


Visitas de Campo Vendedor Rutero 12 meses $1,483.20 Numero de Reclamos

137

Identificación de Clientes

En Agro-Migueleño se han determinado tres tipos de clientes29, de acuerdo a la

frecuencia de compra.

Alta Rotación: Son aquellos clientes que adquieren productos

veterinarios, sus compras son constantes durante todo el

año.

Mediana Rotación: Son aquellos clientes que adquieren productos del área

agrícola, sus compras las efectúan dependiendo de los

cultivos en temporada.

Baja Rotación: Son aquellos clientes que adquieren equipos agrícolas,

son los productos con menos rotación en Agro-Migueleño

Determinación de Necesidades

En la investigación de campo se determino que los clientes se encuentran

satisfechos con los productos ofrecidos por Agro-Migueleño, pero se ha

identificado que no existe un seguimiento en la venta, no se puede corroborar si

un producto fue bien utilizado y los resultados obtenidos, por lo que se ha pensado

implementar un servicio post-venta, para poder evaluar estas situaciones.

29 Fuente Ing. José Edgardo Sánchez, Propietario de Agro-Migueleño.

138

Servicio Post-Venta

Implementar un servicio post-venta a través de visitas de campo, con el fin de

corroborar la adecuada aplicación de los productos y verificar sus resultados,

brindando una adecuada asesoría técnica y de ser necesario coordinar una visita

de campo, estableciendo así una vía de comunicación directa con el cliente y

pudiendo así identificar sus necesidades.

Para Agro Servicio Migueleño la satisfacción de los clientes es determinante y

prioritaria. Es por eso que resulta beneficioso establecer una buena relación. Esto

se lograra a través de visitas de campo, donde se le preguntara por el producto

adquirido, cuál fue su modo de aplicación y los resultados obtenidos.

Los servicios postventa siempre generarán una inversión de dinero, pero a la larga

es compensada con una mejor atención al cliente, lo que fortalece sus ventas y

mejorará su relación con el cliente. Considerando que trabajaremos con la

estructura de que se realizará el servicio de postventa, tendremos:

VENTAJAS DESVENTAJAS

Mayor satisfacción al cliente,

Mejor imagen de la empresa y del

producto,

Gastos,

Necesidad de control,

Posible aumento del número de

139

Mejor conocimiento directo del

mercado,

Recepción más rápida de la

información,

Mayor objetividad en las

prestaciones,

Probable incremento de las

ventas,

Más posibilidad de aplicación de

medidas correctoras sobre el

mercado,

Incrementa la frecuencia de

contacto con el cliente,

Permite revivir cuentas dormidas

reclamaciones,

Mayores exigencias de servicio y

calidad

Incidencias,

Relaciones beneficio/coste.

Presupuesto

Para el presupuesto se ha tomado como base aquellos clientes que adquieren

productos o equipos que ameritan un seguimiento de la venta, que según el Ing.

José Edgardo Sánchez propietario de Agro-Migueleño oscila entre un 20 a 25%

del total de clientes, es decir, 344 clientes los que serán repartidos entre los tres

140

técnicos vendedores ruteros, los cuales planificaran 10 visitas al mes, para poder

cubrir el total de clientes en el transcurso de un año, y se desarrollara esta

actividad por tres años consecutivos, dicha visita la efectuaran cuando se

encuentren en la zona en donde realizan su venta planificado, ahorrándose así los

gastos de viáticos, parte de combustible y depreciación de vehículos.

PRESUPUESTO DE SERVICIO POST-VENTA


UNITARIO

COSTO

TOTAL

Combustible Gl 720 $3,00 $2,160,00

Depreciación de

vehículos Km 21,600 $0,10 $2,160,00

SUB-TOTAL $4,320,00


TOTAL $4,449.60

141

Cronograma de Actividades del Servicio Post-Venta30

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMB OCTUBRE NOVIEMBACTIVIDADES A DESARROLLAR

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3

Visitas de Campo Vendedor Rutero 1



30 La estrategia se desarrollara en tres años, cronograma representa un año de actividades

142

5.2.2.4 Estrategia de Asociatividad

Estrategia: Conservar y aprovechar las alianzas estratégicas con empresas nacionales e internacionales. Objetivo: Obtener una ventaja competitiva y comparativa en relación a su competencia directa e indirecta.


Asistir a ferias internacionales y contactar posibles aliados comerciales Gerente General Permanente -

Numero de ferias

asistidas

Desarrollar alianzas estratégicas con proveedores nacionales e internacionales Gerente General Permanente -

Numero de nuevos

proveedores

143

Modernizar las líneas de productos ofrecidos a los clientes, teniendo como

objetivo principal la obtención de una ventaja competitiva y comparativa en

relación a su competencia directa e indirecta.

Esta modernización, puede alcanzarse a través de la búsqueda de nuevos

productos de alta calidad y de ser posible a un menor costo, ya existentes en

el mercado internacional pero que aún no están presentes en el país, y

contactar a los proveedores o fabricantes de los mismos para poder

consolidar alianzas estratégicas, y ponerlos al alcance de los clientes.

En la consolidación de estas alianzas, debe negociarse planes de

capacitación para los empleados del Agro-Migueleño relacionadas a las

propiedades y modo de empleo de los productos y así ofrecerlos a los

clientes con una mayor propiedad, así como un acuerdo en el que los

proveedores se comprometan a mantener actualizado al Agro-Migueleño

acerca de todos los avances y mejoras realizadas a los productos. La

capacitación en el manejo y las visitas de campo, son otras de las cláusulas

que deben ser estipuladas en la negociación, ya que a través de ellas puede

tenerse un mejor conocimiento del producto, el cual será trasladado al

cliente al momento de la compra del mismo.

Agro-Migueleño ya cuenta con buenas relaciones comerciales, lo que le

servirá de gran apoyo para la consolidación de todo lo anterior con empresas

internacionales, obteniendo buenos resultados en las negociaciones de los

144

precios y plazos de pago que contribuyan a mantener los precios

competitivos.

Tan pronto los colaboradores de Ventas del Agro-Migueleño tengan un

conocimiento claro de las propiedades y beneficios del uso de los productos

ofrecidos, podrán hacerlo notar al momento de que un cliente exponga su

situación y lo que necesita o anda buscando, demostrando un mayor

conocimiento y proyectando una imagen mucho más profesional,

impactando a los clientes con un mejor servicio al cliente, que es el propósito

final de esta estrategia, lograr alcanzar una ventaja comparativa que a su

vez vuelva a la empresa más competitiva en el mercado, a través de un

servicio personalizado que haga sentir a los clientes importantes ya que es

claro que no es únicamente el precio de los productos lo que determina la

fidelidad de los clientes hacia la empresa, pero cuando éstos perciben un

mejor servicio más profesional puede llegar a pesar más que el precio

mismo.

Una de las acciones a realizar es la participación en ferias internacionales de

productos agrícolas y veterinarios, con el objetivo de aprovechar las

oportunidades de negocio y alianzas estratégicas con potenciales

proveedores.

145

5.2.2.5 PRESUPUESTO DE PLAN ESTRATEGICO

PRESUPUESTO DE PLAN ESTRATEGICO

Estrategia de Capacitación del Personal $1,794.93

Estrategia de Equipamiento $ 1,413.00

Estrategia de implementación de servicio post

venta $4,449.60

TOTAL $7,657.53

5.3 Etapa 3: Evaluación.

Para realizar la evaluación de las estrategias implementadas en el Agro-

Migueleño, se utilizarán los indicadores para el control de la eficacia de las

estrategias, los cuales serán revisados cada 6 meses con el fin de identificar

si las estrategias han sido eficientes y generar una retroalimentación para

evaluar si las estrategias deberán de ser reestructuradas o eliminadas del

plan de acción.

5.4 Beneficios de la implementación del Plan Estratégico

1. Que el Agro-Migueleño logre posicionarse como el mejor agro-servicio de

la zona oriental del país, caracterizado por un servicio al cliente de calidad

146

y profesional, beneficiándose con la preferencia de los clientes por el

mismo.

2. Mejor control de los inventarios, lo que le impactará dramáticamente en

las utilidades del negocio, evitando robos o pérdidas de productos, así

como un registro de los precios de compra con lo que se pueden negociar

precios en compras futuras.

3. Contar con un personal capacitado y conocedor de los productos

disponibles a la venta, lo cual será bien visto por los clientes al solicitar el

servicio del Agro-Migueleño.

4. Adquirir nuevas líneas de productos a precios competitivos, generando

mayor diversidad de productos con los que cuenta Agro-Migueleño

repercutiendo de manera directa en las ventas.

Documents

CAPITULO V “PLAN ESTRATEGICO PARA LA EMPRESA AGRO ... · “PLAN ESTRATEGICO PARA LA EMPRESA AGRO-MIGUELEÑO EN EL DEPARTAMENTO DE SAN MIGUEL” 5.1 Etapas de la Planeación Estratégica