Manual Pengguna Role: Mahasiswa Sistem Informasi Bidik Misi Universitas Indonesia

© 2013 Direktorat Kemahasiswaan UI

Dikembangkan oleh: Andika Yudha Utomo, Imanuel Sukrisna, M. Fadhil, dan M. Umar Abdul Aziz

Mahasiswa Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer UI.

2

Contents 1. Introduction .......................................................................................................................................... 3

1.1 About This Product ....................................................................................................................... 3

1.2 Purpose ......................................................................................................................................... 3

1.3 Definitions, Acronyms and Abbreviations..................................................................................... 3

1.4 References .................................................................................................................................... 3

1.5 Overview ....................................................................................................................................... 3

2. Alur Program ......................................................................................................................................... 5

2.1 Mengisi Laporan ............................................................................................................................ 5

2.2 Melihat Pesan ............................................................................................................................. 11

2.3 Melihat Status Laporan ............................................................................................................... 12

3

User Manual

1. Introduction

1.1 About This Product

Sistem Informasi Beasiswa Bidik Misi UI merupakan sistem berbasis web yang digunakan

untuk mendigitalisasi proses pembuatan laporan mahasiswa penerima beasiswa bidik misi di UI.

Sistem ini mencakup keselutruhan siklus laporan; mulai dari penentuan tanggal pembuatan

laporan, pengisian laporan oleh mahasiswa, analisis data oleh mahalumistrator, hingga

rekapitulasi data dalam bentuk excel untuk dilaporkan kepada DIKTI.

1.2 Purpose

Tujuan dari pembangunan sistem ini adalah untuk memudahkan berbagai pihak yang

terlibat dalam siklus laporan beasiswa ini. Dengan adanya sistem ini, semua proses tidak perlu

dilakukan secara manual. Mahasiswa cukup mengisi laporan dari manapun tempat yang

memiliki koneksi internet. Mahalum dapat memantau dan memeriksa laporan dengan mudah.

Pihak mahalum beasiswa pun dapat melihat relapitulasi laporan hanya dengan beberapa

langkah. Sistem ini juga akan membuat data tersimpan secara rapi dan dapat digunakan secara

maksimal.

1.3 Definitions, Acronyms and Abbreviations

Bidik Misi : Beasiswa yang diberikan oleh Ditjen Pendidikan Tinggi untuk mahasiswa

SIBIDIK : Sistem Informasi Beasiswa Bidik Misi UI

Mahalum : Manajer Kemahasiswaan dan Hubungan Alumni Fakultas

1.4 References

N/A

1.5 Overview

N/A

4

Buku Manual untuk pengguna dengan role Mahalum Fakultas

Secara umum, peran mahasiswa dalam sistem ini adalah untuk mengisi laporan

perkembangan akademik dan non akademik setiap semester. Mahasiswa juga akan mendapatkan

masukan secara langsung dari mahalum fakultasnya dan dari pihak direktorat kemahasiswaan.

Secara singkat, alur kerja sistem berdasarkan role yang ada adalah sebagai berikut;

Pada halaman berikutnya akan dijelaskan secara rinci tahapan yang akan dilakukan oleh mahasiswa;

5

2. Alur Program

2.1 Mengisi Laporan

Gambar 17.1 Halaman utama

Mahasiswa memilih menu Isi/Ubah Laporan dan sistem akan menampilkan halaman isi laporan

yang terdiri dari laporan akademik, laporan non akademik, laporan keuangan dan juga keterangan.

6

Gambar 17.2 Tata Cara Pengisian Laporan

Laporan akademik

Laporan akademik akan terisi secara otomatis oleh sistem dan mengambil data langsung dari SIAK

masing-masing mahasiswa.

Gambar 17.3 Laporan Akademik

7

Laporan Non-akademik

Laporan non-akademik terdiri dari 6 laporan:

- Laporan Organisasi

- Laporan Kepanitiaan

- Laporan Penulisan Karya Ilmiah

- Laporan Keikutsertaan Seminar

- Laporan Kegiatan Lain

- Laporan Prestasi

Mahasiswa dapat mengisi masing-masing laporan sesuai dengan kegiatan yang diambilnya dan

juga menyertakan bukti dengan file upload yang bertipe file PDF atau file gambar JPG, BMP, atau

PNG dengan ukuran dibawah 1 MB.

Berkas untuk setiap laporan adalah scan sertifikat atau surat keterangan

Untuk menambah masukan, tekan tombol yang berada di setiap bagian laporan

Untuk mengurangi masukan, tekan tombol X yang berada di bagian kanan laporan

Untuk mengubah berkas upload, tekan tombol Ubah yang berada di bagian kanan form upload

Untuk laporan penulisan karya ilmiah, berkas yang diupload adalah soft copy tulisan

Format upload berkas: 20121_NPM_NamaOrg/Seminar (contoh: 20121_1006777444_BEMFMIPA

Gambar 17.4 Upload File

8

Gambar 17.5 Laporan Organisasi, Kepanitiaan, Karya Ilmiah

Gambar 17.6 Laporan Seminar, Kegiatan Lain, Prestasi

9

Gambar 17.7 Laporan Penggunaan Dana, Tambahan.

Setelah Mahasiswa telah menyelesaikan pengisian semua laporan, mahasiswa bisa mengirimkan

laporan dengan meekan tombol Submit.

Akan muncul pesan konfirmasi di bawah ini.

Jika masih ada yang belum lengkap tekan Cancel dan user akan kembali ke halaman isi/ubah

laporan

Klik OK jika memang sudah benar

Gambar17.8 Pesan Konfirmasi Kirim Laporan

10

Akan muncul pesan notifikasi setelah berhasil mengirimkan laporan:

Gambar 17.9 Notifikasi Laporan Berhasil

11

2.2 Melihat Pesan

Mahasiswa dapat melihat pesan yang telah dikirim oleh mahalum/admin dengan memilih menu

Melihat Pesan.

Gambar 18.1 Melihat Pesan

12

2.3 Melihat Status Laporan

Mahasiswa dapat melihat status laporan dari laporan yang telah dibuat sebelumnya.

Terdapat 4 kriteria dari status laporan yang ada:

- Belum dilihat (laporan belum dilihat oleh mahalum)

- Telah diperiksa (laporan telah dilihat oleh mahalum)

- Diterima (laporan sudah lengkap dan disetujui oleh mahalum)

- Perlu Perbaikan (laporan belum lengkap dan perlu diperbaiki)

Gambar 19.1 Status Laporan Diterima

Gambar 19.2 Status Laporan Perlu Perbaikan