Manual Pengguna Role: Mahasiswa Sistem Informasi Bidik Misi Universitas Indonesia
© 2013 Direktorat Kemahasiswaan UI
Dikembangkan oleh: Andika Yudha Utomo, Imanuel Sukrisna, M. Fadhil, dan M. Umar Abdul Aziz
Mahasiswa Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer UI.
2
Contents 1. Introduction .......................................................................................................................................... 3
1.1 About This Product ....................................................................................................................... 3
1.2 Purpose ......................................................................................................................................... 3
1.3 Definitions, Acronyms and Abbreviations..................................................................................... 3
1.4 References .................................................................................................................................... 3
1.5 Overview ....................................................................................................................................... 3
2. Alur Program ......................................................................................................................................... 5
2.1 Mengisi Laporan ............................................................................................................................ 5
2.2 Melihat Pesan ............................................................................................................................. 11
2.3 Melihat Status Laporan ............................................................................................................... 12
3
User Manual
1. Introduction
1.1 About This Product
Sistem Informasi Beasiswa Bidik Misi UI merupakan sistem berbasis web yang digunakan
untuk mendigitalisasi proses pembuatan laporan mahasiswa penerima beasiswa bidik misi di UI.
Sistem ini mencakup keselutruhan siklus laporan; mulai dari penentuan tanggal pembuatan
laporan, pengisian laporan oleh mahasiswa, analisis data oleh mahalumistrator, hingga
rekapitulasi data dalam bentuk excel untuk dilaporkan kepada DIKTI.
1.2 Purpose
Tujuan dari pembangunan sistem ini adalah untuk memudahkan berbagai pihak yang
terlibat dalam siklus laporan beasiswa ini. Dengan adanya sistem ini, semua proses tidak perlu
dilakukan secara manual. Mahasiswa cukup mengisi laporan dari manapun tempat yang
memiliki koneksi internet. Mahalum dapat memantau dan memeriksa laporan dengan mudah.
Pihak mahalum beasiswa pun dapat melihat relapitulasi laporan hanya dengan beberapa
langkah. Sistem ini juga akan membuat data tersimpan secara rapi dan dapat digunakan secara
maksimal.
1.3 Definitions, Acronyms and Abbreviations
Bidik Misi : Beasiswa yang diberikan oleh Ditjen Pendidikan Tinggi untuk mahasiswa
SIBIDIK : Sistem Informasi Beasiswa Bidik Misi UI
Mahalum : Manajer Kemahasiswaan dan Hubungan Alumni Fakultas
1.4 References
N/A
1.5 Overview
N/A
4
Buku Manual untuk pengguna dengan role Mahalum Fakultas
Secara umum, peran mahasiswa dalam sistem ini adalah untuk mengisi laporan
perkembangan akademik dan non akademik setiap semester. Mahasiswa juga akan mendapatkan
masukan secara langsung dari mahalum fakultasnya dan dari pihak direktorat kemahasiswaan.
Secara singkat, alur kerja sistem berdasarkan role yang ada adalah sebagai berikut;
Pada halaman berikutnya akan dijelaskan secara rinci tahapan yang akan dilakukan oleh mahasiswa;
5
2. Alur Program
2.1 Mengisi Laporan
Gambar 17.1 Halaman utama
Mahasiswa memilih menu Isi/Ubah Laporan dan sistem akan menampilkan halaman isi laporan
yang terdiri dari laporan akademik, laporan non akademik, laporan keuangan dan juga keterangan.
6
Gambar 17.2 Tata Cara Pengisian Laporan
Laporan akademik
Laporan akademik akan terisi secara otomatis oleh sistem dan mengambil data langsung dari SIAK
masing-masing mahasiswa.
Gambar 17.3 Laporan Akademik
7
Laporan Non-akademik
Laporan non-akademik terdiri dari 6 laporan:
- Laporan Organisasi
- Laporan Kepanitiaan
- Laporan Penulisan Karya Ilmiah
- Laporan Keikutsertaan Seminar
- Laporan Kegiatan Lain
- Laporan Prestasi
Mahasiswa dapat mengisi masing-masing laporan sesuai dengan kegiatan yang diambilnya dan
juga menyertakan bukti dengan file upload yang bertipe file PDF atau file gambar JPG, BMP, atau
PNG dengan ukuran dibawah 1 MB.
Berkas untuk setiap laporan adalah scan sertifikat atau surat keterangan
Untuk menambah masukan, tekan tombol yang berada di setiap bagian laporan
Untuk mengurangi masukan, tekan tombol X yang berada di bagian kanan laporan
Untuk mengubah berkas upload, tekan tombol Ubah yang berada di bagian kanan form upload
Untuk laporan penulisan karya ilmiah, berkas yang diupload adalah soft copy tulisan
Format upload berkas: 20121_NPM_NamaOrg/Seminar (contoh: 20121_1006777444_BEMFMIPA
Gambar 17.4 Upload File
8
Gambar 17.5 Laporan Organisasi, Kepanitiaan, Karya Ilmiah
Gambar 17.6 Laporan Seminar, Kegiatan Lain, Prestasi
9
Gambar 17.7 Laporan Penggunaan Dana, Tambahan.
Setelah Mahasiswa telah menyelesaikan pengisian semua laporan, mahasiswa bisa mengirimkan
laporan dengan meekan tombol Submit.
Akan muncul pesan konfirmasi di bawah ini.
Jika masih ada yang belum lengkap tekan Cancel dan user akan kembali ke halaman isi/ubah
laporan
Klik OK jika memang sudah benar
Gambar17.8 Pesan Konfirmasi Kirim Laporan
10
Akan muncul pesan notifikasi setelah berhasil mengirimkan laporan:
Gambar 17.9 Notifikasi Laporan Berhasil
11
2.2 Melihat Pesan
Mahasiswa dapat melihat pesan yang telah dikirim oleh mahalum/admin dengan memilih menu
Melihat Pesan.
Gambar 18.1 Melihat Pesan
12
2.3 Melihat Status Laporan
Mahasiswa dapat melihat status laporan dari laporan yang telah dibuat sebelumnya.
Terdapat 4 kriteria dari status laporan yang ada:
- Belum dilihat (laporan belum dilihat oleh mahalum)
- Telah diperiksa (laporan telah dilihat oleh mahalum)
- Diterima (laporan sudah lengkap dan disetujui oleh mahalum)
- Perlu Perbaikan (laporan belum lengkap dan perlu diperbaiki)
Gambar 19.1 Status Laporan Diterima
Gambar 19.2 Status Laporan Perlu Perbaikan