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Documento del apoyo en el seguimiento y
monitoreo de la fuente de protección específica y
detección temprana de las Entidades de Planes de
Beneficio (EAPB) y Direcciones Territoriales de Salud
(DTS) periodo 2013-2014
Dirección De Epidemiología Y Demografía
Bogotá mayo 2014
Versión 1
2
Contenido
Siglas ......................................................................................................................................................................................... 3
Introducción ........................................................................................................................................................................... 4
1. Estado de la fuente de información al inicio del convenio. ........................................................................ 5
1.1 Talento Humano ................................................................................................................................................. 5
1.2 Documentación ................................................................................................................................................... 5
1.3 Información para procesamiento ................................................................................................................. 5
2. Elaboración y desarrollo del plan de Trabajo .............................................................................................. 5
3. Ejecución plan de Trabajo ................................................................................................................................... 6
3.2 Acompañar y retroalimentar a cada una de las instituciones que originan el dato primario,
de las fuentes de información..................................................................................................................................... 6
3.2.1 Proceso de Retroalimentación.................................................................................................................. 6
3.2.1.1 Asistencia Técnica Telefónica .................................................................................................................... 7
3.2.1.2 Asistencia técnica Personalizada ........................................................................................................... 10
3.3 Resultados de cargue de información ..................................................................................................... 11
3.4 Indicadores de gestión de la fuente: cobertura, calidad y oportunidad ..................................... 16
4. Auditoria .................................................................................................................................................................. 19
5. Recomendaciones generales ................................................................................................................................ 23
6. Referencias bibliográficas ...................................................................................................................................... 24
3
Siglas
SGSSS Sistema General de Seguridad Social en Salud
SISPRO Sistema Integral de Información de la Protección Social
DED Dirección de Epidemiología y Demografía
DTS Direcciones Territoriales de Salud
EPS Entidades Promotoras de Salud
IPS Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud
SIS Sistema de Información en Salud
MSPS Ministerio de Salud y Protección Social
OPS Organización Panamericana de la Salud
OTIC Oficina de Tecnologías de Información y Comunicación
PHVA Planificar-Hacer-Verificar-actuar
EAPB Entidades Administradoras de Planes de Beneficios
PISIS Plataforma de Integración del Sistema Integral de Información de la Protección
Social
PEDT Protección Específica y Detección Temprana
EOR Entidades Obligadas a Reportar
4
Introducción
Para el año 2000 el Ministerio de Salud estableció la Resolución 412 de 2000 “Por la cual se
establecen las actividades, procedimientos e intervenciones de demanda inducida y obligatorio
cumplimiento y se adoptan las normas técnicas y guías de atención para el desarrollo de las
acciones de protección específica y detección temprana y la atención de enfermedades de interés
en salud pública”.
El sistema de información de estos datos fue normado por la Resolución 3384 de 2000, en donde
el reporte de las actividades de Protección Específica y Detección Temprana se realizaban
entregando datos numéricos de las actividades realizadas.
A través del tiempo se observó que este tipo de información no reflejaba el estado de salud de la
población colombiana y si realmente dichas actividades estaban llegando a toda la población
objeto de dichas guías de atención.
Por tal razón se crea la necesidad de establecer un sistema de información nominal el cual permita
observar a cada afiliado al sistema de salud que tipo de actividades de Protección Específica y
Detección Temprana se le han realizado, y de esta forma realizar una adecuada gestión del riesgo
de la población objeto de dichas actividades.
De esto surge la Resolución 4505 de 2012, la cual por medio de su anexo técnico nos permitirá
observar la cobertura poblacional de las actividades de Protección Específica y Detección Temprana
realizada a la población.
Partiendo de lo anterior la Dirección de Epidemiologia y Demografía establece un plan de acción el
cual requiere un equipo de trabajo que realice el acompañamiento y seguimiento a las entidades
obligadas a reportar, como el desarrollo de la documentación que permita soportar el
funcionamiento de la fuente de información de las actividades de Protección Específica y Detección
Temprana.
Ministerio de Salud y Protección Social establece el convenio 310 con la Organización
Panamericana de la Salud (OPS) con el propósito de dar cumplimiento a lo establecido en el plan
de acción.
5
1 Estado de la fuente de información al inicio del convenio.
1.1 Talento Humano
La fuente de información de Protección Específica y Detección Temprana cuenta con un profesional
a cargo del Ministerio de Salud y Protección Social el cual es el líder de la fuente información desde
el proceso, dos profesionales de apoyo pertenecientes al convenio 031 OPS – Ministerio los cuales
se encuentran encargados de realizar el apoyo en el acompañamiento y seguimiento del manejo
de los datos reportar por la entidades obligadas a reportar.
Para completar el equipo de trabajo se vinculó un profesional líder el cual se encargara de apoyar
la fuente de información realizando acompañamiento, seguimiento y generación de
documentación que permita soportar el funcionamiento continuo y adecuado de la fuente.
1.2 Documentación
Se recibe la fuente de información con la siguiente documentación:
Anexo Técnico
Flujo de Información sin aprobación
Ciclo PHVA aprobado
Catálogo de Variables.
Plan de Asistencia Técnica
Validaciones de Estructura y Contenido
1.3 Información para procesamiento
Se inicia este proceso contando con un cargue de información realizado por las EOR el día 31 de
Julio de 2013.
2 Elaboración y desarrollo del plan de Trabajo
Para el plan de trabajo se establecieron las responsabilidades dirigidas al cumplimiento del objeto
contractual en el convenio 310 relacionado con la fuente de información de Protección Específica
y Detección Temprana, las actividades programadas corresponden a las acciones a realizar en pro
del mejoramiento de la fuente de información, ver Anexo 1: Plan de trabajo, con las acciones
pertinentes y tiempos de entrega de la información.
6
3 Ejecución plan de Trabajo
3.1 Evaluar las fuentes de información en los formatos definidos por el MSPS
Para el mes de Agosto se estableció como actividad la generación de todos los formatos que
soporten el funcionamiento de la fuente de información los cuales a continuación se nombran
Normograma.
Flujo de información con los respectivos soportes de concertación con los referentes de la
fuente.
Matriz de seguimiento la cual entrega el resultado actual de la fuente y evaluación de la
fuente.
Plan de acción
Estrategia a realizar para socializar la fuente.
Informes de gestión de la fuente de información
Catálogo de variables.
Dicha información actualmente ya se encuentra publicada en el siguiente link
http://www.minsalud.gov.co/sites/rid/Lists/BibliotecaDigital/RIDE/VS/ED/GCFI/Informede
Caracterización de la fuente PEDT1.zip
3.2 Acompañar y retroalimentar a cada una de las instituciones que originan el dato
primario, de las fuentes de información
3.2.1 Proceso de Retroalimentación
Para la realización del proceso de retroalimentación se determinaron dos formas de trabajo en la
cuales se daría a conocer la información hallada en los cargues de la información:
Retroalimentación presencial: Se realizan reuniones programadas con las entidades
obligadas a reportar, como asistencias técnicas presenciales.
Retroalimentación telefónica: para la realización de esta actividad se tuvo en cuenta el
siguiente proceso:
1. Trabajo con ingeniero de TIC, de cómo sería la forma de presentar la información a las
diferentes entidades que realizaron el cargue de la información.
2. Solicitud de reporte de información a oficina de TIC.
7
3. Se recibe archivo único por parte de ingeniero de TIC con la información las inconsistencias
encontrados en los cargues de información.
4. Teniendo en cuenta que la información se entregada de informa individual se generaron 98
archivos los cuales contienen la información a retroalimentar, es de resaltar que este
archivo contiene el total de errores generados por cada entidad.
5. En este orden de ideas se enviaron 98 correos a cada entidad que reporto la información
6. Simultáneamente se realizó él envió de los correos que genera la OTIC, en el cual se
entregan los 100 primero errores encontrados en un archivo.
7. Se realizó una bitácora con la cual se determinaran la cantidad de retroalimentaciones
realizadas a cada entidad.
3.2.1.1 Asistencia Técnica Telefónica
En el proceso de acompañamiento a las entidades Direcciones Territoriales de Salud(DTS),
Entidades Administradoras de Planes de Beneficios (EAPB), se establece un plan de asistencias
técnica telefónica el cual busca mantener un contacto permanente con las personas encargadas
del proceso en cada entidad, para la realización de esta actividad se construye un directorio de las
entidades obligadas a reportar , y posteriormente se diligencia una bitácora que permite tener la
trazabilidad de las asistencias, y aclarar dudas especificas del proceso de reporte de la fuente de
información de las actividades de Detección Temprana y Protección Específica.
Tabla 1 Distribución de llamadas por Régimen
REGIMEN NUMERO DE LLAMADAS
Contributivo 563
Subsidiado 758
Especial 180
Excepción 60
No Asegurada 500
TOTAL 2061
Fuente Bitácora de seguimiento grupo fuentes de información Resol 4505 de 2012
8
El total de asistencias técnicas telefónicas corresponde a los procesos de acompañamiento de
cargue de información de los registro de RPED, NPED y BIPS, y a la retroalimentación de
inconsistencias presentadas en los reportes cargados en cada trimestre.
El total de llamadas realizadas evidencia un número mayor de llamadas a las EAPB del régimen
subsidiado por ser la segunda proporción más alta de entidades a nivel nacional, seguido por las
EAPB del régimen contributivo, en cuanto al número de llamadas realizadas a las DTS aunque son
la proporción más alta de entidades el número de registros cargados es inferior al régimen
subsidiado por lo que no se requirieron tantas llamadas como en el otro caso. Es de anotar que las
DTS presentan a inicio de año problemas recurrentes como son la falta de contratación o
dificultades con la firma digital para la realización de los cargues requeridos, lo cual aumenta el
tiempo de proceso de seguimientos.
Figura 1. Número de llamadas realizadas para la gestión de la resolución 4505 de 2012, agosto de
2013 a Mayo de 2014
Fuente Bitácora de seguimiento grupo fuentes de información Resol 4505 de 2012
Durante el proceso de llamadas se evidencian claramente dos picos, el primer pico durante los
meses de Octubre y Noviembre, tiempo en el que se realizó la retroalimentación del primer y
segundo cargue, lo que requirió el acompañamiento permanente siete horas diarias para la
adecuada gestión en la corrección de los mismos, el segundo pico se presentó para el mes de los
meses de Febrero y Abril por la necesidad de realizar un nuevo cargue del anexo técnico de BIPS y
por el alto número de inconsistencias presentado para el mes de Abril del 2014.
0100200300400500600
Nú
me
ro d
e ll
amad
as
Meses
Número de llamadas realizadas para la gestión de la resolución 4505 de 2012
9
Durante el proceso de acompañamiento y retroalimentación se obtuvo una serie de datos que
permiten observar la gestión de las llamadas realizadas a las entidades obligadas a reportar, dichos
datos se categorizaron de la siguiente forma ver tabla N 2
Tabla 2. Resultado de la gestión de llamadas realizadas, agosto de 2013 a Mayo de 2014
RESULTADO DE LA GESTION CONTEO
Llamada efectiva, con terminación del
proceso
1282
Llamada efectiva, sin terminación del
proceso
256
Llamada efectiva, requiere soporte por
correo electrónico
41
Llamada Fallida 482
TOTAL 2061
Fuente Bitácora de seguimiento grupo fuentes de información Resol 4505 de 2012
Se estableció con llamada efectiva con terminación del proceso cuando la entidad cumplía con la
información sin presentar inconsistencias en los datos reportados, llamada efectiva sin terminación
del proceso cuando la entidad presenta inconsistencia que no fueron corregidas, llamada efectiva,
requiere soporte por correo electrónico, son todas aquellas llamadas que adicionalmente requerían
correo electrónico por no tener a la información de retroalimentación a la mano y por último se
considera llamada fallida a toda aquella que no contestaban o no se podía establecer
comunicación con el responsable.
El alto número de llamadas efectivas pero sin terminación del proceso tiene varias causas, una de
ellas es la alta rotación del personal responsable y el re-proceso que esto significa en el número
de asistencias telefónicas permanentes que se deben realizar.
10
3.2.1.2 Asistencia técnica Personalizada
Durante el proceso de retroalimentación presencial se realizaron dos reuniones de nivel Nacional
para las EAPB y DTS de nivel Departamental y Distrital, de las cuales se evidencia una respuesta
frente a la convocatoria realizada que describe a continuación ver tabla 3 y 4.
Tabla 3. Número de asistentes a la retroalimentación de inconsistencias según Régimen
RÉGIMEN ESPERADAS ASISTENTES PORCENTAJE
CONTRIBUTIVO 20 19 95%
SUBSIDIADO 39 35 90%
ESPECIAL 10 7 70%
EXCEPCIÓN 4 4 100%
DTS 36 18 50%
TOTAL 109 83 76%
Fuente: Bitácora de seguimiento grupo fuentes de información Resol 4505 de 2012
Tabla 4. Número de inscritos vs asistentes a la retroalimentación de primer cargue según régimen
REGIMEN INSCRITOS ASISTENTES PORCENTAJE
CONTRIBUTIVO 29 33 114%
SUBSIDIADO 49 59 120%
ESPECIAL 10 12 120%
EXCEPCION 6 10 167%
DTS 95 55 58%
TOTAL 189 114 60%
Fuente: Bitácora de seguimiento grupo fuentes de información Resol 4505 de 2012
Dichas retroalimentaciones se realizaron con el fin de dar a conocer los resultados del primer
cargue de información realizado por las entidades obligadas a reportar.
Posterior a esta actividad se han realizado asistencias técnicas a las entidades obligadas a reportar
ya sea desde el Ministerio de Salud y Protección Social o haciendo presencia en los departamentos
esto para aclarar dudas relacionadas con el anexo técnico y las responsabilidades de los actores del
proceso, a continuación la tabla de asistencias técnicas realizadas por régimen ver tabla 5.
11
Tabla 5. Número de asistencias técnicas realizada según régimen
REGIMEN NUMERO DE ASISTENCIAS TECNICAS
CONTRIBUTIVO 2
SUBSIDIADO 5
ESPECIAL 0
EXCEPCIÓN 2
NO ASEGURADO 12
TOTAL 21
Fuente: Bitácora de seguimiento grupo fuentes de información Resol 4505 de 2012.
3.3 Resultados de cargue de información
3.4
Para determinar los resultados del cargue de información se ha llevado un registro con el
seguimiento de cada una de las entidades obligadas a reportar:
Al 31 de Abril de 2014 se completó el primer año del reporte de actividades de detección
Temprana y Protección Específica del anexo técnico de la Resolución 4505 de 2012, encontrando lo
siguiente. Ver tabla 6
Tabla 6. Número de Registros cargados por periodo
REGIMEN Número de
registros I cargue
Número de
registros II cargue
Número de
registros III
cargue
Número de
registros IV
cargue
CONTRIBUTIVO 14.508.019 15.736.350 15.766.788 21.213.381
SUBSIDIADO 3.518.914 5.386.631 5.796.216 20.827.704
EXCEPCION 37.486 39.281 42.104 46.521
ESPECIAL 419.339 66.557 455.214 978.765
NO ASEGURADO 78.753 254.670 274.668 293.289
TOTAL GENERAL 18.562.511 21.483.489 22.334.990 43.359.660
Fuente: Reporte SISPRO
Se observa el aumento progresivo en reporte de registros y se debe aclarar que para el último
reporte registrado del primer trimestre de 2014 la mayoría de entidades cargaron el total de la
población afiliada, compromiso establecido con anterioridad para obtener como resultado en el
primer año de reporte de información el total de la población en el registro independiente de la
realización o no de actividades de Protección Específica y Detección Temprana.
12
En cuanto a las tendencias observadas se encuentra un aumento para todos los regímenes
situación presentada por la instrucción de cargar el 100 % de los usuarios afiliados, tanto para el
régimen contributivo como subsidiado superando los 20 millones para el último cargue, en cuanto
a las DTS el cargue se ha mantenido constante, dado que no tiene un denominador poblacional
específico ver tabla 7.
Tabla 7. Cobertura de cargue por período
REGIMEN
Entidades que
cargan II
trimestre
Entidades que
cargan III
trimestre
Entidades que
cargan IV trimestre
Entidades que
cargan I trimestre
2014
CONTRIBUTIVO 20 20 19 19 18 18 17 17
SUBSIDIADO 39 38 38 38 36 35 35 35
EXCEPCION 4 2 4 1 4 2 4 2
ESPECIAL 10 9 10 9 10 10 10 10
NO ASEGURADO 36 33 36 34 36 35 36 34
TOTAL GENERAL 109 102 107 101 104 100 102 98
Fuente: Reporte SISPRO
Para la cobertura de entidades obligadas a reportar por cargue, los mayores porcentajes se
presentó para el segundo y cuarto cargue realizado hasta el momento pasando de un 93 % en el
primer cargue realizado, 94 % en el segundo cargue y 96 % para los dos últimos, sin embargo por
razones administrativas el porcentaje más bajo lo presentaron las DTS y el régimen de excepción el
segundo con tan sólo un 50 % de entidades que obligadas que realizaron el cargue ver tabla 8.
Tabla 8. Número de inconsistencias totales según el cargue
REGIMEN
Número de
inconsistencias
inicial por cargue
I
Número de
inconsistencias
inicial por cargue
II
Número de
inconsistencias
inicial por cargue
III
Número de
inconsistencias
inicial por cargue
IV
CONTRIBUTIVO 62.405.132 7.847.354 397.319 9.908.386
SUBSIDIADO 11.732.513 3.367.803 1.818.467 63.318.643
EXCEPCION 4.394.479 6.020 99.166 383.564
ESPECIAL 39.417 36.842 17.455 21.564
13
NO ASEGURADO 183.205 521.187 760.093 167.028
TOTAL GENERAL 78.754.746 11.779.206 3.092.500 73.798.185
Fuente: Reporte SISPRO
En el número de inconsistencias la tendencia es cambiante, en el primer y segundo cargue se
observa un porcentaje más alto en las entidades del régimen contributivo, situación esperada
teniendo en cuenta que para todos los cargues son las instituciones con mayor número de
registros cargados, para el tercer y cuarto cargue el porcentaje de inconsistencias disminuye de
manera importante para el régimen contributivo y refleja un porcentaje más alto para el subsidiado
con el 58,8 y 85,8 %. En cuanto a las DTS presentaron porcentajes importantes de inconsistencias
para el segundo y tercer cargue, sin embargo el porcentaje de registros cargados por ellos es muy
inferior en comparación con las otras entidades ver tabla 9.
Tabla 9. Número de registros con inconsistencias residuales según el cargue
RÉGIMEN
Número de
registros con
inconsistenci
as I cargue
%
Número de
registros con
inconsistencias
II cargue
%
Número de
registros con
inconsistenci
as III cargue
%
Número de
registros con
inconsistencias
IV cargue
%
CONTRIBUTIV
O 70216 0,5 74735 0,5 165426 1,0 25854 0,1
SUBSIDIADO 313988 8,9 627015 11,6 201579 3,5 1067317 5,1
EXCEPCION 0 0,0 4736 12,1 0 0,0 0 0,0
ESPECIAL 303 0,1 9166 13,8 1 0,0 9867 1,0
NO
ASEGURADO 27602 35,0 98358 38,6 10139 3,7 21620 7,4
TOTAL
GENERAL 412109 2,2 814010 3,8 377145 1,7 1124658 2,6
Fuente: Reporte SISPRO
Tabla 10. Número de entidades con inconsistencias residuales, por régimen de afiliación
REGIMEN
N° de
entid
ades
que
carga
ron
N° de
entidade
s con
inconsist
encias
%
N° de
entid
ades
que
carga
ron
N°
entidade
s con
inconsist
encias
%
N° de
entid
ades
que
carga
ron
N°
entidade
s con
inconsist
encias
%
N° de
entid
ades
que
carga
ron
N° de
entidad
es con
inconsis
tencias
%
CONTRIB
UTIVO 20 5
25
,0 19 3
15
,8 18 2
11
,1 17 3
17,
6
14
SUBSIDIA
DO 38 7
18
,4 38 0
0,
0 35 2
5,
7 35 4
11,
4
EXCEPCIO
N 2 0
0,
0 1 0
0,
0 2 0
0,
0 2 0 0,0
ESPECIAL 9 1 11
,1 9 0
0,
0 10 1
10
,0 10 0 0,0
NO
ASEGURA
DO
33 13 39
,4 34 1
2,
9 35 2
5,
7 34 3 8,8
TOTAL
GENERAL 102 26
25
,5 101 4
4,
0 100 7
7,
0 98 10
10,
2
Fuente: Reporte SISPRO
Posterior al proceso de retroalimentación permanente realizado a partir del mes de Agosto de
2013, se encuentra que pese a las múltiples llamadas a las entidades que mantenían
inconsistencias en la información reportada el primer cargue de información quedó con un 25,5 %
de instituciones con inconsistencias residuales, el cargue que presentó el menor porcentaje de
instituciones con inconsistencias fue el segundo, el cuarto cargue de nuevo presenta un aumento
en la proporción de instituciones con inconsistencias residuales, ante lo cual se debe mantener el
seguimiento permanente de la fuente, la comunicación constante con las EAPB y DTS todo lo
anterior con el fin de mantener una fuente de información depurada.
Tabla 11. Número de instituciones que cargaron de manera oportuna por período
REGIMEN
Entidades que
cargan II trimestre
Entidades que
cargan III
trimestre
Entidades que
cargan IV trimestre
Entidades que
cargan I trimestre
2014
CONTRIBUTIV
O
20
27
19 15 18 9 17 10
SUBSIDIADO 39 38 30 36 16 35 11
EXCEPCION 4 0 4 0 4 1 4 0
ESPECIAL 10 0 10 6 10 5 10 4
NO
ASEGURADO
36 9 36 20 36 15 36 15
TOTAL
GENERAL
109 36 107 71 104 46 102 40
Fuente: Reporte SISPRO
15
Según la oportunidad del cargue, el trimestre que reportó la mejor indicador fue el segundo
cargue con un 66,4 % momento en que el seguimiento a las EAPB y DTS fue permanente teniendo
en cuenta que fue coyuntural con la retroalimentación del primer cargue, en cuanto al tercer y
cuarto cargue el porcentaje de oportunidad ha ido disminuyendo, a un 44,2 y 39,2 %
respectivamente, este comportamiento se puede atribuir por una parte a inconsistencias de
estructura que no permitían subir la información a la plataforma, por otra parte la alta rotación del
personal encargado del reporte y algunos por inconvenientes administrativos con la firma digital
ver tabla 12.
Tabla 12 Número de intentos de cargue por régimen en todos los archivos
RÉGIMEN
I cargue II cargue III cargue IV cargue
N
inten
tos
en
todo
s los
archi
vos
N de
entid
ades
que
carga
ron
Prom
edio
de
intent
os de
cargu
e
N
inten
tos
en
todo
s los
archi
vos
N de
entid
ades
que
carga
ron
Prom
edio
de
intent
os de
cargu
e
N
inten
tos
en
todo
s los
archi
vos
N de
entid
ades
que
carga
ron
Prom
edio
de
intent
os de
cargu
e
N
inten
tos
en
todo
s los
archi
vos
N de
entid
ades
que
carga
ron
Prom
edio
de
intent
os de
cargu
e
CONTRIB
UTIVO
717 20 35,85 586 19 30,84 428 18 23,78 323 17 19
SUBSIDIA
DO
441 38 11,61 218 38 5,74 215 35 6,14 455 35 13
EXCEPCIO
N
38 2 19,00 5 1 5,00 21 2 10,5 20 2 10
ESPECIAL 55 9 6,11 22 9 2,44 46 10 4,60 26 10 2,6
NO
ASEGURA
DO
195 33 5,91 110 34 3,24 155 35 4,43 166 34 4,88
TOTAL
GENERAL
1446 102 14,18 941 101 9,32 865 100 8,65 990 98 10,10
2
Fuente: Reporte SISPRO
En cuanto al intento en el número de cargues se observan avances en relación a la disminución del
número de intentos, para el primer cargue se presentaron aproximadamente 14 por cada una de
las entidades obligadas a reportar, número que ha ido disminuyendo, sin embargo no muestra una
disminución importante en el número de intentos, teniendo al régimen contributivo con el mayor
número de intentos, con un 35,8 % para el primer cargue y del 19 % para el cuarto cargue, sin
16
embargo se debe mantener el apoyo permanente a la fuente para reducir estos porcentajes y
mejorar la gestión por parte de las entidades obligadas a reportar.
3.5 Indicadores de gestión de la fuente: cobertura, calidad y oportunidad
Se establecieron los siguientes indicadores
Porcentaje de cobertura poblacional reportada fuente PEDT.
Porcentaje de registros con inconsistencia de la fuente PEDT.
Porcentaje de oportunidad en el reporte de la fuente PEDT.
Estos tres indicadores van por niveles de desagregación por EAPB, DTS e IPS
A la fecha del 31 de Abril de 2014 se completó el primer año de inicio de cargue de información de
reporte de actividades de detección Temprana y Protección Específica del anexo técnico de la
Resolución 4505 de 2012, encontrando lo siguiente en el global de reporte en los cuatros cargues
de información:
Tabla 13. Indicadores de cobertura, calidad y oportunidad, de los tres primeros cargues de
información
Indicadores/Cargue Cobertura Calidad Oportunidad
Primer Cargue 94 % 0,8 % 33 %
Segundo cargue 97 % 18,3 % 66,35 %
Tercer cargue 96 % 12,7 % 44,23 %
Cuarto Cargue 96% 10,2% 39%
Fuente: Reporte SISPRO
En el reporte global se pueden evidenciar los avances que ha tenido la fuente en especial en su
indicador de cobertura de la información que se ha mantenido superior al 95 % en los últimos
cargues, esperando que se incorporen las fuerzas armadas y policía y así llegar al 100 % de la
cobertura, en cuanto a la oportunidad se ve una disminución en el tercer y cargo cargue, así como
en el indicador de calidad, reflejado por el número de inconsistencias residuales posteriores al
cierre de la plataforma.
17
De acuerdo al documento de perfilamiento de la fuente recibido por parte de SISPRO, se puede
dar una mirada inicial a los datos contenidos actualmente en la base, aclarando que está aún no ha
sido integrada a la bodega de datos.
De acuerdo a los porcentajes de las variables relacionadas con la gestión del riesgo se puede
observar el alto porcentaje para la opción del no aplica, situación preocupante en variables como
obesidad o desnutrición proteico calórica, condición que debe ser valorada en todos los pacientes,
así mismo para la variable riesgo sexual con el alto porcentaje en la opción riesgo no evaluado
(Tabla N° 15).
En cuanto a la calidad de algunas variables se observan con preocupación datos como el alto
porcentaje de casos de lepra multibacilar y paucibacilar, situación que no es coherente con el
número de casos que se presentan regularmente para este evento.
Así mismo preocupa el bajo número de usuarios con reporte de control de placa bacteriana, siendo
esta una actividad a realizar en el 100 % de los usuarios mayores de dos años.
Tabla 14. Indicadores de cobertura, calidad y oportunidad, de los tres primeros cargues de
información
Variable Número de
registros positivos
Sintomático respiratorio 1865806
Tuberculosis multidrogoresistente 14128
Lepra multibacilar 39548
Lepra paucibacilar 11325
Control de placa bacteriana 8246739
Fuente: Reporte SISPRO
Tabla 15. Resultado según el perfilamiento para las variables de riesgo
Evaluación de
riesgo
Gestación Hipertensión
inducida en la
gestación
Hipotiroidism
o congénito
Sintomático
respiratorio
TBC
multidrogorresist
ente
Lepra Obesidad o
desnutrición
proteico
calórica
Riesgo de
violencia
sexual
Riesgo cáncer
de cérvix
Riesgo cáncer
de seno
Númer
o
% Númer
o
% Númer
o
% Númer
o
% Número % Númer
o
% Númer
o
% Númer
o
% Númer
o
% Númer
o
%
No aplica 626617
94
62,
62
882482
46
88,
18
936361
13
93,
57
42037484 42,01 580964
30
58,
05
897977
16
83,
87
0 0 159371
40
43,
47
196941
75
53,
72
No 224261
19
22,
41
11241 0,0
1
366530
0
3,6
6
565360
97
56,
50
40327702 40,30 419250
62
41,
89
154902
37
14,
47
264612
08
26,
45
110792
71
30,
22
0 0,0
0
Riesgo no
evaluado
138305
86
13,
82
239770
5
2,4
0
276565
1
2,7
6
416704
62
41,
64
17693051 17,68 39548 0,0
4
114698
5
1,0
7
735693
92
73,
55
964101
6
26,
30
169412
88
46,
21
Si 115386
6
1,1
5
941517
3
9,4
1
5301 0,0
1
186580
6
1,8
6
14128 0,01 11325 0,0
1
637427 0,6
0
0 0 6186 0,0
2
28150 0,0
8
Total 100072
365
100 100072
365
100 100072
365
100 100072
365
100 10007236
5
100 100072
365
100 107072
365
100 100030
600
100 366636
13
366636
13
100
Fuente: Perfilamiento enviado por SISPRO
19
Auditoria
La fuente de información en la norma que soporte el reporte de la información Resolución
4505 de 2012 estableció que la información reportada al Ministerio de Salud y Protección
Social seria causal de auditoria, por tal razón en el mes de Enero se inicio el proceso de
auditoría a las entidades que se priorizaron teniendo en cuenta el tipo de muestreo, este
proceso finalizo en el mes de Abril, con la auditoria de 21 entidades y 4925 historias
clínicas, para ver los hallazgos encontrados durante este proceso ver anexo 2 informe de
auditoría de las actividades de protección específica y detección temprana auditoria.
El proceso de auditorio se estableció en dos fases, las cuales e describen a continuación.
Primera fase: En esta fase se realizó un muestreo por conveniencia para seleccionaran las
instituciones a las que se les realizara la auditoria de campo, dicha selección será basada
en los siguientes criterios:
1. Instituciones con un alto N° de afiliados
2. Instituciones con alto N° de registros enviado
3. Instituciones con alto N° de errores encontrados en el cargue de información
Segunda fase: En esta fase se realizó un muestreo aleatorio con remplazo, en cada una de
las instituciones seleccionadas en la fase 1, con el fin de seleccionar los registros que serán
auditados en la auditoria de campo.
La población objeto fueron las EAPB y las DTS que reportaron información del anexo
técnico de la Resolución 4505 de 2012 al Ministerio de Salud y Protección Social. Para la
segunda fase la población objeto serán los registros reportados por cada EAPB y DTS que
quedaron seleccionadas en la primera fase
El marco muestral para la primera fase se definió como la lista de EAPB y las DTS que
reportan información de la resolución 4505 de 2012 al Ministerio de Salud y Protección
Social. Para la segunda fase el marco maestral es la lista de los registros reportados por
cada EAPB y DTS.
Con base en los resultados se tomó 52 entidades para realizar la auditoria de campo con
las cuales se realizar la segunda fase. Calculo del muestreo aleatorio simple con reemplazo.
20
Posterior a esto se realizó el cálculo para el tamaño de muestra para cada una de las
entidades que reportaron información para el segundo trimestre de 2013 y de acuerdo al
N° de registros cargados para este corte.
Se realizó a través de una calculadora para cálculo de tamaño de muestra, la estimación
para un nivel de confianza del 90 % y una precisión del 5 % de acuerdo al tiempo y
personal estimado para la realización de esta actividad pero con el fin de dar
representatividad de acuerdo al N° de registros cargados (Ver tabla Tamaño de muestra
por EAPB o DTS) ver tabla Tabla 14. Resultados de la auditoría por entidad visitada
Tabla 4 Informe general de auditoria
ENTIDAD Total
Registros
Auditados
Registros con
Evaluación del
Riesgo
Registros sin
Evaluación del
Riesgo
Coincidente No
Coincidente
Sin Soporte
No. No. % No. % No. % No. % No. %
ALIANSALUD EPS 258 201 78% 57 22% 252 97,7% 6 2,3% 0 0%
COMFACUNDI 263 191 73% 72 27% 195 74,1% 68 25,9% 0 0%
FONDO PASIVO SOCIAL FERROCARRILES NACIONALES DE
COLOMBIA
266 78 29% 188 71% 255 95,9% 12 4,5% 0 0%
CAPRECOM EPS 267 231 87% 36 13% 190 71,2% 5 1,9% 71 27%
SURA - COMPAÑÍA SURAMERICANA DE SERVICIOS DE SALUD 266 252 95% 14 5% 266 100% 0 0,0% 0 0%
COOMEVA EPS S A 267 242 91% 25 9% 259 97,0% 8 3,0% 0 0%
COMFAMILIAR - CARTAGENA 267 51 19% 216 81% 266 99,6% 1 0,4% 0 0%
COMFAMILIAR HUILA 266 165 62% 101 38% 244 91,7% 4 1,5% 18 7%
PIJAOS SALUD EPS –I 256 74 29% 182 71% 241 94,1% 3 1,2% 12 5%
ASMET ESS 251 180 72% 71 28% 165 65,7% 0 0,0% 86 34%
INSTITUTO DEPARTAMENTAL DE SALUD NORTE DE
SANTANDER
237 225 95% 12 5% 173 73,0% 22 9,3% 42 18%
EMDISALUD ESS-EPS-S 265 67 25% 198 75% 247 93,2% 6 2,3% 12 5%
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE SALUD DE ARAUCA 150 147 98% 3 2% 52 34,7% 0 0,0% 98 65%
DTS DEPARTAMENTO DE SANTANDER 104 11 11% 93 89% 104 100,0% 0 0,0% 0 0%
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE SALUD DEL
PUTUMAYO
52 52 100% 0 0% 46 88,5% 6 11,5% 0 0%
EMSSANAR ESS 267 22 8% 245 92% 262 98,1% 5 1,9% 0 0%
SECRETARIA DEPARTAMENTAL DE SALUD DEL MAGDALENA 252 37 15% 215 85% 238 94,4% 14 5,6% 0 23%
DUSAKAWI EPSI 251 198 79% 53 21% 188 74,1% 63 25,9% 0 0%
CAPRESOCA EPS 249 242 97% 7 3% 114 45,4% 135 54,6% 0 0%
GOBERNACIÓN DEL QUINDÍO 243 125 51% 118 49% 170 70,0% 73 30,0% 0 0%
DIRECCION TERRITORIAL SALUD DE CALDAS 228 147 64% 81 36% 187 82,0% 41 18,0% 0 0%
TOTAL 4.925 2.938 59,2% 1.987 40,8% 4.114 83,6% 472 9,5% 339 6,9%
22
Como una de las principales medidas según los resultados se debieron eliminar por las
instituciones 812 registros del total de las entidades auditadas.
De los registros considerados no válidos, se encontraron las siguientes variables con mayor
peso porcentual:
Tabla 16. Variables con mayor porcentaje de inconsistencias
Variable Porcentaje
Variables relacionadas con peso y talla 32 %
Control de placa bacteriana 9,5 %
Variables relacionadas con vacunación 7,9 %
Valoración de la agudeza visual 2,9 %
Variables relacionadas con la identificación de
los usuarios
2,9 %
Fuente: Google drive reporte de auditoria
Los principales hallazgos identificados en la auditoria fueron
1. No validación de los usuarios reportados, se encontró un alto volumen de usuarios
activos en el régimen subsidiado y contributivo, reportados como población pobre
no asegurada.
2. Registros sin soporte, por error de digitación (ver soportes de comunicaciones
refiriendo lo anterior).
3. Registros sin soporte, por uso inadecuado de las respuestas en cada variable.
4. Registros no coincidentes por fechas no acordes a las reportadas.
5. Registros no coincidentes por no concordancia de los datos personales.
6. Actividades no reportadas por parte de la entidad con soporte.
23
4 Recomendaciones generales
Continuar el convenio con OPS para apoyo y seguimiento a las entidades
obligadas a reportar actividades de PEDT y a aquellas que fueron objeto de
auditoría teniendo en cuenta los acuerdos y planes de mejoramiento sugeridos.
Implementar sistemas de capacitación propuestos por el grupo de OPS y del
MSPS hacia los actores involucrados en reporte de actividades de PEDT.
Realizar a nivel territorial nuevas asistencias técnicas teniendo en cuenta los
indicadores actuales y las dificultades que permanecen para la adecuada gestión
del dato.
El documento Base de Banco de Preguntas se encuentra disponible para
complementarse de acuerdo a la experiencia de seguimiento de las EAPB, DTS e
IPS y contar con su publicación en página web.
Teniendo en cuenta las deficiencias presentadas en las IPS primarias como
generadoras del dato, se recomienda implementar con Superintendencia Nacional
de Salud, mecanismos de vigilancia y control en implementación y reporte de
actividades de PEDT.
Realizar informes periódicos a las EAPB y DTS con los principales hallazgos
encontrados en cada uno de los cargues de información realizados.
De acuerdo a lo reflejado en el comportamiento de los indicadores durante el
primer año, y la inestabilidad que aún presenta las bases de datos que ya reposan
en SISPRO, se aconseja continuar con un equipo de apoyo de por lo menos tres
personas durante mínimo un año, esperando una estabilización de la fuente de
información para una adecuada gestión y disposición del dato.
Por ser 4505 un proceso que requiere de personal permanente a nivel territorial y
de EAPB, una de las principales dificultades evidenciadas es la alta rotación de
personal por lo anterior el equipo de respuesta por parte del MSPS debe ser
permanente para dar respuesta de manera eficaz y oportuna.
Continuar con equipo de trabajo de 3 personas por dos años mas.
24
5 Referencias bibliográficas
1. Minsalud. Sistema Integrado de Información SISPRO. Disponible en:
http://www.minsalud.gov.co/salud/Paginas/SistemaIntegraldeInformaci%C3%B3nSISPRO.a
spx).
2. Ministerio de Salud y Protección Social. Normatividad. Disponible en:
http://www.minsalud.gov.co/Paginas/Normatividad.aspx
Cuenta de Alto Costo. Biblioteca Manual de Auditoria. Disponible en:
http://www.cuentadealtocosto.org/patologias/ERC/mediciones/062013/docs/MANUAL%20
DE%20AUDITORIA%20ERC%20jun2013.pdf
Minsalud. Sistema Integrado de Información SISPRO. Disponible en:
http://www.sispro.gov.co/recursosapp/app/Pages/Normatividad.aspx
DANE Biblioteca Línea de base de Indicadores. Disponible en:
http://www.dane.gov.co/files/sen/planificacion/cuadernillos/LineaBaseIndicadoresWeb.pdf
Ministerio de Salud y Protección Social. Documentos. Marco Lógico Disponible en:
http://www.minsalud.gov.co/Documentos%20y%20Publicaciones/PRESENTACI%C3%93N%
20METODOLOG%C3%8DA%20NH%20-Septiembre%2015.pdf#search=marco%20logico
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