BANCO CENTRAL DE COSTA RICA

DEPARTAMENTO DE PROVEEDURÍA

LICITACIÓN PÚBLICA2013LN-000002-BCCR

CONTRATACION DE SERVICIOS PROFESIONALES EN AUDITORIA EXTERNA PARA EL DICTAMEN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL BANCO CENTRAL DE COSTA RICA

ABRIL, 2013INDICE

Pág.

1. RENGLÓN ÚNICO: Contratación de servicios profesionales en Auditoría Externa…………..……………………………………………………….

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2. ADMISIBILIDAD DE LAS OFERTAS……………….……………………

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3. METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN…………..……….…………….……

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4. CONDICIONES GENERALES……………………..…………………………

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5. ADJUDICACIÓN……………………………………………….……….…………

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6. CONDICIONES ESPECÍFICAS…………….…………………………….…

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7. ASPECTOS LEGALES………………………………………………………...…

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8. DEL ADJUDICATARIO O CONTRATISTA………………………….….

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ANEXO No. 1: METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN…………….……….

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ANEXO No. 2: INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA……………………

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LICITACIÓN PÚBLICA

2013LN-000002-BCCR

CONTRATACION DE SERVICIOS PROFESIONALES EN AUDITORIA EXTERNA PARA EL DICTAMEN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL BANCO CENTRAL DE

COSTA RICA

El Departamento de Proveeduría del Banco Central de Costa Rica (BCCR) recibirá ofertas por escrito hasta las 10:00 horas del día 10 de junio del 2013, según reloj marcador de la Proveeduría, para la adquisición de lo siguiente:

1.RENGLÓN ÚNICO: CONTRATACION DE SERVICIOS PROFESIONALES EN AUDITORIA EXTERNA, PARA EL DICTAMEN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL BCCR PARA LOS PERIODOS 2013, 2014, 2015 y 2016 CONFORME A LAS NORMAS INTERNACIONALES DE AUDITORIA (NIAS).

1.1 REUNIÓN PREVIA:A los posibles oferentes interesados en participar en esta licitación se les invita a asistir a una reunión previa a la recepción de ofertas, la cual se realizará por única vez, el día 10 de mayo del 2013, a las 10:00 horas, en las oficinas del Departamento de Proveeduría, en el primer piso del edificio principal del BCCR, con la finalidad de evacuar consultas.

1.2 OBJETIVO:Contratar los servicios profesionales de una firma de auditores externos que emita el Dictamen sobre los Estados Financieros del BCCR, para los años 2013, 2014, 2015 y 2016 conforme a las Normas Internacionales de Auditoria (NIAS).

1.3 ALCANCE:

El período a evaluar serán los años que terminan al 31 de diciembre del 2013, 2014, 2015 y 2016. El trabajo deberá realizarse de acuerdo a las Normas Internacionales de Auditoría,

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que establecen que debe hacerse un estudio apropiado y una evaluación del sistema de control interno existente; así como de los sistemas tecnológicos que apoyan al proceso financiero contable.

2.ADMISIBILIDAD DE LAS OFERTAS

2.1 Se admite a concurso las ofertas que cumpla con las condiciones generales, específicas, legales y técnicas solicitadas en el presente cartel.

2.2 Cada oferta deberá venir firmada por el oferente por alguna de las personas que se encuentren autorizadas por la empresa oferente en el Registro de Proveedores.

2.3 La empresa oferente deberá cumplir y comprobar lo siguiente:

2.3.1Tener un mínimo de 10 años de ser socio o miembro de una firma Internacional que se dedique a realizar servicios profesionales en auditorías en el campo de la Contaduría Pública, para lo cual deberá aportar una Declaración Jurada rendida ante Notario Público en la cual haga constar tal condición

2.3.2Haber realizado el proceso de auditoría externa a estados financieros en al menos en tres entidades del Sistema Bancario Nacional en los últimos cinco años y que cuenten con un nivel de activos totales mayor o igual a los 500 mil millones de colones, para lo cual deberá aportar cartas de experiencia original o copia autenticada por Notario Público de los trabajos realizados, dichas cartas deberán contener como mínimo la siguiente información:

Nombre de la entidad bancaria que recibió el servicio (Nombre, dirección, teléfono, fax y cualquier otro dato que permita su localización y comunicación en caso necesario.

Descripción general del servicio en el que se compruebe que corresponde a auditoría de estados financieros según lo requerido.

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El período de tiempo de realización del servicio contratado.

La satisfacción del cliente por el servicio recibido.

Nombre, teléfono, fecha de emisión y cargo de la persona que firma la carta de referencia.

2.3.3Estar inscrito y activo en el registro profesional del Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica, para lo cual deberá aportar una certificación emitida por dicho colegio en el cual haga constar tal condición.

2.3.4La empresa oferente deberá tener un amplio conocimiento de las NIA´s, de las NIIF´s, de las operaciones, transacciones financieras y sistema de control interno en al menos una entidad del sistema bancario nacional para el trabajo de auditoría a realizar, para lo cual deberá aportar carta original o copia autenticada por Notario Público en el cual haga constar que cumple con dicha condición.

2.3.5La empresa oferente deberá estar certificada en el campo de la Auditoria y Contabilidad, para lo cual deberá aportar documento emitido por el Colegio de Contadores Públicos en el que haga constar tal condición y se señala que el despacho puede ofrecer los servicios profesionales conforme a lo establecido en el artículo 7 de la Ley de Regulación de la Profesión del Contador Público.

2.4 EQUIPO DE TRABAJO

2.4.1La empresa oferente deberá contar como mínimo con un equipo de trabajo compuesto por los siguientes profesionales:

o Socio director de auditoría

o Supervisor a cargo de la auditoría

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o Auditor a cargo del equipo de auditores

o Auditores asistentes

o Expertos en sistemas

2.4.2Requisitos del equipo de trabajo:

2.4.2.1 Socio director de auditoría:

Contador Público Autorizado, para lo cual deberá aportar certificación emitida por el Colegio de Contadores Públicos en el cual haga constar tal condición.

Tener cinco años de experiencia en labores de auditoria en el Sistema Bancario Nacional, para lo cual deberá aportar una declaración jurada rendida ante Notario Público en la cual haga constar el nombre de los clientes a los cuales le ha prestado el servicio de auditoria y la fecha de ejecución de los mismos.

2.4.2.2 Supervisor a cargo de la auditoría:

Contador Público Autorizado, para lo cual deberá aportar certificación emitida por el Colegio de Contadores Públicos en el cual haga constar tal condición.

Tener cinco años de experiencia en labores de auditoria en el Sistema Bancario Nacional, para lo cual deberá aportar una declaración jurada rendida ante Notario Público en la cual haga constar el nombre de los clientes a los cuales le ha prestado el servicio de auditoria y la fecha de ejecución de los mismos.

2.4.2.3 Auditor a cargo del equipo de auditores:

Contador Público Autorizado, para lo cual deberá aportar certificación emitida por el Colegio de

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Contadores Públicos en el cual haga constar tal condición.

Tener cinco años de experiencia en labores de auditoria en el Sistema Bancario Nacional, para lo cual deberá aportar una declaración jurada rendida ante Notario Público en la cual haga constar el nombre de los clientes a los cuales le ha prestado el servicio de auditoria y la fecha de ejecución de los mismos.

2.4.2.4 Auditores asistentes:

Contar con el grado mínimo de bachillerato en Administración de Empresas con énfasis en Contaduría Pública, debidamente incorporado al colegio profesional respectivo, para lo cual deberá aportar certificación emitida por dicho colegio en el cual haga constar tal condición.

Tener mínimo dos años de experiencia en la actividad supervisada en auditorías, para lo cual deberá aportar declaración jurada rendida ante Notario Público en la cual haga constar el nombre de los clientes a los cuales ha prestado el servicio de auditoria y la fecha de ejecución de los mismos.

2.4.2.5 Experto en sistemas de información:

Ingeniero Informático preferiblemente incorporado al colegio profesional respectivo, para lo cual deberá aportar documento idóneo en el cual demuestre dicha condición.

Tener mínimo cinco años de experiencia en labores de auditorías externas de estados financieros, para lo cual deberá aportar una declaración jurada rendida ante Notario Público en la cual haga constar el nombre de los clientes a los cuales le ha prestado el servicio de auditoria y la fecha de ejecución de los mismos.

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2.4.3El equipo de trabajo propuesto deberá formar parte de la planilla de la empresa oferente a tiempo completo, para lo cual deberán aportar copia de la último mes de la planilla de la Caja Costarricense de Seguro Social.

2.4.4Se deberá adjuntar el currículo vitae de los miembros del equipo de trabajo propuestos, la información aportada deberá tener aspectos, tales como: Nombre, título profesional, fecha de incorporación al Colegio, relación laboral con la firma, tiempo de servir a la firma, patronos anteriores, principales trabajos en que ha participado, con indicación de su papel en ellos y la empresa, así como otra información que permita establecer antecedentes y experiencia en el ramo, aportando copias certificadas rendidas ante Notario Público de los títulos que ostenta.

2.5 El oferente ya sea la firma de auditoría externa o auditor externo independiente, no podrá haber brindado servicios profesionales al Banco Central de Costa Rica en los últimos tres años en los siguientes tópicos:

o Contabilidad y otros servicios relacionados con los registros contables o estados financieros de la entidad.

o Diseño e implementación de sistemas de información financiera.

o Estimación o valoración.

o Actuariales.

o Auditoría Interna.

o Asesoría en materia de riesgos.

Para lo cual se deberá aportar una declaración jurada rendida ante Notario Público, en la cual haga constar dicha condición.

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2.6 Además, se consideran como inadmisibles las ofertas que incumplan con la no presentación de la garantía de participación, en los términos establecidos en el presente cartel (ver punto 7.4 del cartel) y en el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa (R.L.C.A.).

2.7 Toda oferta que se presente en forma extemporánea no será considerada.

3.METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN

3.1 Con las ofertas admisibles para una eventual adjudicación, se procederá a realizar la calificación bajo la metodología de evaluación que se describe en el ANEXO No. 1 de este cartel.

4.CONDICIONES GENERALES

4.1 Es necesario que el oferente se encuentre debidamente inscrito y sus datos actualizados en el Registro de Proveedores del Banco.

4.2 La oferta deberá presentarse por escrito, en sobre cerrado y debidamente identificado, en el Departamento de Proveeduría del BCCR, ubicado en el primer piso del Edificio Principal, avenida central y primera, calles 2 y 4. Cualquier documento que se genere producto de esta contratación o previo a la recepción de la oferta deberá ser dirigido al Departamento de Proveeduría, con la siguiente leyenda:

“Señores Departamento de Proveeduría – Banco Central de Costa Rica, Licitación Pública N° 2013LN-000002-BCCR Contratación de Servicios Profesionales en Auditoría Externa para el Dictamen de los Estados Financieros del Banco Central de Costa Rica”

4.3 La oferta se deberá redactar en idioma español, presentarse de manera ordenada y completa, comprensible, con suficiente detalle para que sea fácilmente entendida en todos sus aspectos por parte

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del Banco, sin manchas, tachaduras, borrones u otros defectos que la puedan hacer de difícil interpretación; las correcciones deben salvarse por nota.

4.4 La oferta original y una copia de la misma deben ser identificadas respectivamente como documento “original” o bien “copias”, y estar firmadas por el oferente, la persona que ostente la representación legal de la empresa o bien por la persona autorizada por éste; para ello se debe adjuntar a la oferta la documentación que compruebe lo anterior. Se requiere que todas las hojas de la oferta original sean numeradas en forma consecutiva, y preferiblemente también los panfletos (brochures) y/o literatura que se adjunten.

4.5 El oferente deberá precisar su razón social, número de cédula jurídica, teléfono, fax, domicilio, nombre del contacto, puesto, teléfono y dirección electrónica.

4.6 No se aceptará la presentación de ofertas en las que intervengan en forma conjunta dos o más oferentes.

4.7 La oferta que se presente deberá ajustarse estrictamente al objeto definido en el cartel; es decir no se aceptarán configuraciones alternas, complementarias u opcionales, a menos que se indique explícitamente lo contrario. No se aceptarán cotizaciones parciales.

4.8 La oferta debe de indicar muy explícitamente que el oferente acepta o no los términos y condiciones generales establecidos por el Banco, de no aceptar las condiciones debe de explicar los motivos de sus decisión.

4.9 El cartel deberá ser contestado siguiendo el mismo orden y numeración que el Banco ha utilizado en éste, y para todos los puntos, el oferente deberá suministrar toda la información que la Administración requiere para poder valorar su oferta, respondiendo con claridad a cada uno de los puntos de conformidad con el qué, cuánto y cómo pretende ofrecer. Sin embargo, para facilitarle la presentación de su oferta, en los puntos que así considere conveniente, el oferente puede indicar que se da por enterado, acepta y cumple con lo señalado. Esto no aplica para aquellos puntos en los cuales el oferente está obligado a dar una respuesta ampliada que permita evaluar alguna característica que está ofreciendo como respuesta a un requerimiento del cartel.

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Si se respondiera en forma general un requerimiento técnico, esto se tomará como una omisión de una característica técnica, y es importante recordar que omisiones sobre las características técnicas no son subsanables y, por lo tanto, descalifican la oferta.

4.10 Todo documento que provenga de un original y se presente en fotocopia deberá venir certificado por un Notario Público dando fe de que es copia fiel del original.

4.11 Los documentos emitidos en el exterior deberán de cumplir con los trámites de consularización respectivos.

4.12 Los documentos que formen parte de la oferta y estén escritos en idioma diferente al idioma español, deberán contar con traducción oficial al idioma español.

4.13 La negociación que se formalice entre el BCCR y el oferente, como producto de la aceptación de la oferta presentada, se entenderá sometida a las leyes y tribunales de Costa Rica.

4.14 La documentación en referencia, conjuntamente con los anexos, serán propiedad exclusiva del BCCR.

4.15 El BCCR se reserva el derecho a verificar la información aportada, ya sea por el oferente o por el adjudicatario según corresponda, cuando considere necesario.

4.16 PRECIO:

4.16.1El precio se entenderá cierto y definitivo.

4.16.2Deberá consignarse en números y letras coincidentes. En caso de existir divergencias entre estas dos formas de expresión, prevalecerá la consignada en letras.

4.16.3El oferente deberá presentar el precio total de la propuesta de trabajo a realizar por cada año de trabajo (colones ó dólares) e indicación expresa del precio por la hora técnica profesional (considerando todos los costos y demás aspectos involucrados en este servicio independientemente de los días y horas en que se efectúe el mismo), y la cantidad de horas técnicas profesionales que

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comprende el servicio, según lo que indique el oferente en el plan de trabajo y el cronograma, hasta contar con el recibido conforme de cada informe por parte del Encargado General de la Contratación.

4.16.4 IMPUESTOS: De conformidad con la Ley Orgánica del BCCR (Ley No. 7558, artículo 12, del 3 de noviembre de 1995), el Banco está exento del pago de impuestos, salvo el IMPUESTO DE VENTAS, según lo establecido en el artículo 17, inciso i, de la Ley No. 8114 del 9 de julio del 2001.

4.17 MEJORA DE PRECIO Todo oferente podrá ofrecer una única rebaja en sus precios cotizados, la cual deberá ser presentada en sobre cerrado al Departamento de Proveeduría dentro de las siguientes 24 horas naturales después de la recepción de ofertas (si ese plazo no es un día hábil, se entenderá hasta las 10:00 horas del día hábil siguiente a la fecha de recepción de ofertas), dicho sobre no será abierto hasta tanto no haya transcurrido el plazo antes citado. Todo lo anterior de conformidad con el artículo 42, inciso n) de la L.C.A y 28 bis del R.L.C.A.; para efectos de evaluación se tomará el último precio que propongan los respectivos oferentes, cabe destacar que este precio no podrá ser ruinoso o no remunerativo. Para la aplicación de esta cláusula, el oferente se encuentra obligado a justificar con toda claridad las razones de la disminución del precio.

4.18 El Banco no reconocerá ningún costo adicional que no haya sido incluido en el servicio ofrecido

4.19 En caso de recibir cotizaciones en otro tipo de moneda diferente al colón y para efectos de comparación, se utilizará el tipo de cambio de referencia para la venta calculado por el BCCR y vigente al momento de la apertura de las ofertas.

4.20 El BCCR contestará las aclaraciones según lo establecido en el artículo 60 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, reservándose al menos cinco días hábiles antes de la apertura para responder lo que proceda.

5. ADJUDICACIÓN

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5.1 El BCCR resolverá este concurso en un plazo máximo igual al doble del plazo fijado para la apertura de las ofertas.

5.2 Siempre y cuando la oferta que obtenga el mayor puntaje en la Metodología de Evaluación, cumpla con las condiciones legales y los requerimientos técnicos solicitados en este cartel, será la oferta adjudicataria (ver ANEXO No. 1 de este cartel).

6. CONDICIONES ESPECÍFICAS

6.1 PRESENTACIÓN DE INFORMES:

Los informes deberán presentarse de acuerdo al cronograma establecido y a los plazos de entrega ofrecidos.

Todos los informes deberán presentarse en idioma español; en tres (3) tantos cada uno y en archivo electrónico debidamente firmado digitalmente.

Todos los Informes, conjuntamente con todos los anexos, serán propiedad exclusiva del BCCR.

Todos los informes serán entregados al Encargado General de la Contratación, para el trámite respectivo, para poder emitir el recibido conforme.

Todos los informes estarán sujetos a aclaraciones que soliciten los involucrados en el proceso de auditoría, las cuales deberán ser atendidas en forma oportuna.

Informes parciales y adicionales: De conformidad con la realización de visitas se requerirá la presentación de dos informes emitidos en diferentes tiempos dentro del proceso del servicio y con anterioridad a la finalización de la auditoria.

Primer informe parcial: Emitido aproximadamente cuando haya transcurrido

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un 40 %, del plazo estimado para la realización del servicio, según el plan de trabajo y cronograma indicado en la oferta, de modo que se indiquen los aspectos relevantes, hallazgos, observaciones, recomendaciones, acciones correctivas, plazos de cumplimiento entre otros que se detecten sobre la marcha del servicio contratado, que permita ejecutar acciones correctivas y a su vez el plazo necesario para generar el segundo informe en el que se indique la verificación de las mismas.Dicho informe deberá presentarse y estar debidamente formalizado 10 días hábiles antes del cierre de operaciones del año auditado.

Segundo informe parcial: Emitido cuando haya transcurrido aproximadamente un 75 % del plazo estimado para la realización del servicio total, según el plan de trabajo y cronograma indicado en la oferta; con los nuevos aspectos relevantes, hallazgos, observaciones, recomendaciones, acciones correctivas, plazos de cumplimiento entre otros que se detecten sobre la marcha; además el seguimiento y atención de los aspectos indicados en el primer informe de modo que todas las recomendaciones y acciones correctivas se puedan ejecutar dentro de lo posible, antes de la finalización de la Auditoría.

Informes adicionales: En el proceso del servicio contratado, los auditores externos, cuando detecten posibles actos o hechos irregulares o ilegítimos durante el desarrollo de la auditoria independientemente del proceso en que se encuentre, deberán informarlo en forma oportuna mediante un informe adicional.

Informe Final:Publicación de un juego completo de estados financieros auditados acompañados de un dictamen a los estados financieros al 31 de cada período auditado, conforme a las Normas Internacionales de Auditoria (NIAS). Entre ellos:

Carta de Gerencia con el resultado de la evaluación de la estructura del sistema de control interno y de la seguridad y confiabilidad de los sistemas de información.

Informe especial con comentarios, observaciones pertinentes derivados del trabajo de auditoría, asientos de ajuste y reclasificaciones, conclusiones y recomendaciones sobre los registros contables o alguna debilidad del control interno.

Otros asuntos que el Auditor juzgue pertinente, aportando las evidencias suficientes que permitan cuando corresponda, determinar responsabilidades.

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Conferencia final: Sobre los resultados obtenidos en la auditoría externa a los estados financieros en cada período con las instancias pertinentes, incluyendo la Auditoría Interna y el Comité de Auditoria.

6.2 PLAN DE TRABAJO CON CRONOGRAMA: Incluir en la oferta un plan de trabajo con suficiente detalle del trabajo a realizar en días hábiles del BCCR, con el cronograma que muestre las fases y plazo de entrega ofrecido en cada etapa parcial y total, hasta el recibido conforme del informe final.

En el programa se deben indicar las necesidades de información de los diferentes sistemas institucionales o cualquier otro tipo de información requerida, para agilizar por parte del Banco la entrega de la misma y no entorpecer la labor de campo.

Este plan deberá ser actualizado y entregado al Encargado General de la Contratación, dentro de los cinco días hábiles siguientes al comunicado de entrega de la orden de compra respectiva (una vez formalizado y refrendado el contrato).

La empresa ofertante deberá proporcionar un Plan de Trabajo que incluya al menos las siguientes etapas o fases con sus respectivas fechas de cumplimiento: Inicio del Plan de Trabajo de Auditoría Reunión de Planteamiento Confirmación de cuentas contables de los Estados Financieros

seleccionadas Proceso del trabajo de Auditoría Preliminar (primera visita) Proceso del trabajo de Auditoría Intermedio (segunda visita) Revisión de Informes y Estados Financieros al cierre de cada

período Dictamen a los Estados Financieros e Informes Adicionales y

conferencia final. El cronograma deberá de indicar fechas de entrega de informes

en donde el primero de ellos deberá estar presentado, y formalizado 10 días hábiles, previos al cierre de operaciones del año auditado. En cuanto al informe final el mismo será presentado dentro de los cuarenta días hábiles siguientes al cierre anual.

6.3 ROTACIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO:

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El Banco Central de Costa Rica realizara una evaluación de los miembros del equipo de trabajo cada dos años, con el fin de determinar su idoneidad o solicitar un cambio parcial o total del equipo asignado por la firma auditora.

En caso de requerirse cambios en el equipo de trabajo estos deben cumplir con los requisitos enumerados en los puntos 2.4.2.1 al 2.4.2.5.

6.4 Sin perjuicio de cualquier situación que a criterio del Banco, pueda afectar la imparcialidad de la firma auditora y su equipo de trabajo, deberán cumplir con las condiciones de independencia establecidas en las Normas Internacionales de Auditoría, así como con las limitaciones establecidas en la Ley de Regulación de la Profesión de Contador Público y Creación del Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica, su Reglamento, el Reglamento de Ética Profesional y sus Reformas y el Código de Ética de los Contadores Profesionales emitido por la Federación Internacional de Contadores.

6.5 DEL OFERENTE:

El oferente deberá acompañar a su oferta la siguiente información y documentos:

Descripción de la organización del Despacho que incluya: fecha de inicio de actividades, registro legal profesional de la firma, porcentajes de tiempo dedicado a cada una de las actividades de la empresa, firma internacional a la cual representa o están asociados.

Certificado de actualización profesional del colegio respectivo.

Información sobre políticas de la firma, procedimientos y herramientas que aseguren el control de calidad de los trabajos de autoría realizados, programas de capacitación para su personal.

Acreditar que periódicamente se somete a revisiones internas y externas de calidad, con el fin de verificar que el sistema de control de calidad establecido asegura el cumplimiento de la

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normativa aplicable a los servicios de auditoría externa.

6.6 INICIO DEL SERVICIO Y PLAZOS DE ENTREGA DEL SERVICIO:

A partir del día hábil siguiente a la aprobación del Refrendo Contralor del contrato, se procederá a emitir la orden de compra respectiva, el plazo de entrega empezará a contar a partir del décimo día hábil siguiente al comunicado de retiro de la orden de compra, según lo indicado en el plan de trabajo y cronograma respectivo presentado en la oferta, actualizado y aprobado por el Encargado General de la Contratación.La entrega de los dos informes parciales deberá estar claramente indicada en el cronograma según el plan de trabajo, emitido por el oferente.Para la entrega del informe final conteniendo el dictamen de los estados financieros hasta su recibido conforme por el Encargado General de la Contratación, el contratista contará con un plazo máximo de 35 días hábiles, a partir de la aprobación y refrendo de los estados financieros por la Gerencia y Auditoría Interna del BCCR respectivamente.

6.7 GARANTÍA DEL SERVICIO:El oferente deberá indicar en su oferta en qué consiste la garantía ofrecida para el servicio requerido y el plazo en meses por el servicio realizado, en el cual el contratista podrá atender consultas adicionales, posteriores a la recepción definitiva de los informes por parte del Banco, por un plazo no menor a un año.6.7.1Deberá brindar la atención inmediata a la realización de

aclaraciones o ampliación de los aspectos considerados en los estudios realizados, participación en las reuniones programadas por el Banco cuando lo considere necesario, además de las que el mismo contratista requiera, en el desarrollo y recepción del servicio contratado.

6.7.2La garantía deberá ser extendida únicamente por el oferente, no resultando válida la indicación de otra persona física o jurídica que no sea parte legitimada en la negociación.

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6.8 HORARIO DE TRABAJO DEL BANCO:

El horario laboral actual del Banco en general es el siguiente: de las 09:00 a las 17:00 horas de lunes a viernes, el cual puede variar levemente según la normativa al respecto.

Debido a que el contratista y su equipo de trabajo deberán efectuar el servicio con información y sistemas en uso en el Banco deberá coordinar de previo, con el Encargado General de la Contratación, su permanencia en las instalaciones del Banco y el suministro de la información de modo que no se afecten las funciones del Banco, ni se ocasionen demoras en el servicio contratado.

7. ASPECTOS LEGALES

Los participantes en esta licitación deberán cumplir con los siguientes aspectos:

7.1 VIGENCIA DE LA OFERTA: El oferente deberá indicar la vigencia de su oferta. Sin embargo, en ningún caso ésta podrá ser inferior a sesenta días hábiles, contado a partir de la fecha señalada para la apertura de las ofertas.

7.2 CONTRATO: Según se dispone en La Gaceta No. 42 del 28 de febrero del 2013, toda contratación igual o superior a ¢248.000.000,00 deberá perfeccionarse mediante un contrato en documento por separado, el cual deberá ser refrendado por la Contraloría General de la República. El costo de los timbres para la firma del citado contrato, debe ser pagado por partes iguales entre el Banco y el contratista. El oferente debe manifestar estar de acuerdo con lo estipulado en este punto.

7.3 VIGENCIA DEL CONTRATO: El adjudicatario deberá prestar el servicio por el plazo establecido, reservándose el Banco el derecho de rescindir el contrato para lo cual bastará que lo haga del conocimiento del contratista, por escrito, con treinta (30) días naturales de anticipación. En caso de que el Banco de por rescindido el presente contrato por causas

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imputables al contratista, el Banco deberá liquidarle únicamente la parte que haya sido efectiva y correctamente ejecutada.

7.4 FORMA DE PAGO: Se podrán realizar como máximo tres pagos parciales, uno por cada informe parcial programado presentado en el plan de trabajo y cronograma con el recibido de conformidad del Encargado General de la Contratación, por un monto equivalente al 10% del monto total adjudicado por el primer informe parcial y un 30% por el segundo informe parcial, y monto restante (60%), se pagará por el informe final con el dictamen de los estados financieros de cada período recibido conforme por el Encargado General de la Contratación. Esta forma de pago aplica para cada año que se encuentre vigente el contrato.

El pago se realizará por medio de transferencia bancaria dentro de los 10 días hábiles siguientes al recibo del servicio a entera satisfacción del Encargado General de la Contratación. El adjudicatario deberá darle seguimiento a su pago por medio de la página WEB del Banco, cuya dirección es www.bccr.fi.cr /contratación administrativa/pago a proveedores, una vez presentada su factura.

7.5 GARANTÍA DE PARTICIPACIÓN: El oferente deberá presentar una garantía de un 1% sobre el monto anual del primer año cotizado.

La garantía de participación deberá tener una vigencia mínima de 60 días hábiles, contados a partir de la apertura de las ofertas. Para la adjudicación, la garantía de participación deberá estar vigente al menos hasta la presentación de la garantía de cumplimiento.

Cuando la garantía es rendida en dinero en efectivo, cheque certificado o cheque de gerencia, el oferente deberá presentarla antes de la hora de apertura de las ofertas en el Área de Cajas en el primer piso del edificio principal del BCCR, y entregar copia del recibo emitido al Departamento de Proveeduría, antes de la apertura de las ofertas. En el caso de presentación de bonos, certificados a plazo, o carta de garantía el oferente deberá de entregarlos antes de la hora de apertura de las ofertas en el Departamento de Proveeduría.

La garantía de participación se regirá por las disposiciones contenidas en los artículos 37 a 45 del R.L.C.A.

7.6 PRESENTACIÓN DE TIMBRES: Se debe adjuntar a la oferta el timbre de ¢200.00 (Doscientos colones exactos) del Colegio de Profesionales en Ciencias Económicas (Ley 7105) y un timbre de ¢20.00 (Veinte colones exactos) de La Ciudad de Las Niñas (Ley 6496).

7.7 CERTIFICACIONES: El oferente deberá presentar lo siguiente:

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7.7.1Certificación de la Personería Jurídica; donde adicionalmente se indique la cantidad de años de constituida la empresa.

7.7.2Cuando se trata de una sociedad costarricense colectiva, en comandita, anónima o de responsabilidad limitada, deberá acompañar con su propuesta una CERTIFICACIÓN PÚBLICA SOBRE LA NATURALEZA Y PROPIEDAD DE SUS CUOTAS O ACCIONES. Si las cuotas o acciones fueren nominativas y éstas pertenecieren a otra sociedad, deberá igualmente aportarse certificación pública respecto de esta última en cuanto a la naturaleza de sus acciones. Las certificaciones serán emitidas:a. En cuanto a la naturaleza de las cuotas o acciones; por el

Registro Público o por un notario público, con vista en los libros del Registro.

b. En cuanto a la propiedad de las cuotas o acciones, por un notario público o contador público autorizado, con vista en los libros de la sociedad. No obstante, si se tratare de una sociedad inscrita dentro del año anterior al requerimiento de la certificación, o modificada a acciones nominativas dentro del período indicado, la certificación sobre ambos extremos podrá ser extendida por el Registro Público o por un notario.

Si la certificación hubiese sido presentada en algún otro concurso de contratación administrativa anterior, se admitirá sobre las mismas bases, aportando las referencias del expediente en que consta la certificación. La certificación tiene una vigencia de un año.

7.8 DECLARACIÓN JURADA: La oferta deberá contener una declaración jurada del oferente que indique: Nos encontramos al día en el pago de todo tipo de impuestos nacionales

(Art. 65 R.L.C.A.). Que no nos alcanza ninguna de las prohibiciones que prevé el artículo

22 y 22 bis de la L.C.A. y 65 del R.L.C.A. Cumplimos con lo estipulado en la Directriz No. 34 del Poder Ejecutivo,

publicada en La Gaceta No. 39 del 25 de febrero del 2002, con el deber ineludible de cumplir las obligaciones laborales y de seguridad social que rigen en el país.

7.9 ARTÍCULO 74 Ley Constitutiva de la CCSS: Será requisito indispensable que a la fecha y hora establecidas para el acto de la apertura, el oferente se encuentre al día con sus obligaciones obrero patronales con la Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS), para lo cual deberá aportar junto con la oferta la certificación de la CCSS donde conste lo indicado; o bien que mantiene un arreglo de pago aprobado por ésta. El oferente será responsable de mantenerse al día con sus

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obligaciones durante el proceso de selección y ejecución del objeto contractual. El Banco se reserva el derecho de solicitar al oferente o adjudicatario según sea el caso, la certificación respectiva cuando lo considere necesario, en particular previo a la adjudicación y al pago respectivo.

7.10 DISPOSICIONES NORMATIVAS: En la presente solicitud rigen las disposiciones normativas contenidas en las siguientes regulaciones: Ley #6227 Ley General de la Administración Pública, Ley #7494 Ley de Contratación Administrativa, Decreto Ejecutivo #33411-H del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, Directrices para la contratación de servicios de auditoría externa en el Sector Público (D-3-2009-CO-DFOE), y demás cuerpos legales que por su conexión u otras razones jurídicas sean aplicables.

8. DEL ADJUDICATARIO O CONTRATISTA

Una vez en firme el acto de adjudicación el contratista deberá tomar en cuenta lo siguiente: 8.1 GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO: El adjudicatario deberá presentar

como garantía un 5% sobre el monto anual ofertado y adjudicado.

La garantía de cumplimiento deberá tener una vigencia mínima de quince meses a partir de la entrega de la orden de compra (para efectos de este cartel un mes corresponde a 30 días naturales).

Cuando la garantía es rendida en dinero en efectivo, cheque certificado o cheque de gerencia, el oferente deberá presentarla cuando corresponda y antes del retiro de la Orden de Compra en el Área de Cajas en el primer piso del edificio principal del BCCR, y entregar copia del recibo emitido al Departamento de Proveeduría. En el caso de presentación de bonos, certificados a plazo, o carta de garantía el oferente deberá de entregarlos cuando corresponda y antes del retiro de la Orden de Compra en el Departamento de Proveeduría.

La garantía de cumplimiento se regirá por las disposiciones contenidas en los artículos 37 a 45 del R.L.C.A.

8.2 RETIRO DE LA ORDEN DE COMPRA: El adjudicatario dispondrá de un máximo de dos días hábiles para retirar la Orden de Compra,

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contados a partir del comunicado emitido (vía correo electrónico o llamada telefónica) por el Departamento de Proveeduría.

8.3 ESPECIES FISCALES: Para el retiro de la Orden de Compra es necesaria la presentación de las especies fiscales correspondientes, según se establece en el inciso 2) del artículo 272 del Código Fiscal. El cálculo del monto de esos timbres deberá calcularse multiplicando el principal adjudicado por 0.0025.

8.4 REVISIÓN DEL PRECIO:

8.4.1Para los efectos de revisiones del precio el contratista se somete a la fórmula matemática desglosada a continuación:

PV≡Pc [MO ( iMOtmiMOtc )+ I ( iIti

iItc )+GA ( iGAtgiGAtc )+U ]

Donde:

PV= Precio variadoPc= Precio de cotización MO= Porcentaje costo de mano de obra sobre cotización I= Porcentaje costo de insumo sobre cotización GA= Porcentaje costo administrativo sobre cotización U= Porcentaje utilidad en precio de cotizacióniMOtm= Índice costo de mano de obra en fecha de variacióniMOtc= Índice costo de mano de obra en fecha de cotizacióniIti= Índice costo de insumos en fecha de variacióniItc= Índice costo de insumo en fecha de cotizacióniGAtg= Índice de gastos administrativos en fecha de variacióniGAtc= Índice de gastos administrativos en fecha de cotización

La información sobre cada uno de los índices aplicables para la fórmula de servicios pertenece a las siguientes fuentes:

Mano de obra: Decreto de Salarios Mínimos publicado en el Diario Oficial La Gaceta (para profesionales).

Insumos: Índice de Precios al Productor Industrial sin combustible, Nivel Índice General (IPPI), elaborado por el BCCR.

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Gastos Administrativos: Índice de Precios al Consumidor, Nivel Índice General (IPC), elaborado por el Instituto Nacional de Estadísticas y Censos (INEC).

Ambos índices (IPPI e IPC), se encuentran en la página Web del BCCR www.bccr.fi.cr siguiendo la dirección: Indicadores Económicos/Índices/ Precios.

8.4.2Estructura de costos del precio cotizado: El oferente deberá indicar el desglose porcentual de la estructura de costos correspondiente al precio cotizado y aplicable a la fórmula establecida (mano de obra, insumos, gastos administrativos y utilidad), a saber:

P≡% MO+%I+%GA+%UP≡100%

Donde:P= Precio cotizado %MO= Porcentaje en Mano de Obra %I= Porcentaje en Insumos%GA= Porcentaje en Gastos Administrativos %U= Porcentaje en Utilidad

8.4.3El contratista deberá pagar al menos el salario mínimo al personal que va a realizar el servicio solicitado en el cartel, según lo establecido por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.

8.4.4No se revisará la utilidad prevista.

8.4.5Si la cotización es en otra moneda diferente al colón, no procede establecer alguna fórmula de revisión del precio.

8.4.6El adjudicatario deberá solicitar por escrito ante el Departamento de Proveeduría la revisión del precio cuando corresponda, para lo cual es necesario que desarrolle la fórmula matemática indicada anteriormente y que adjunte fotocopia de los índices utilizados.

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8.5 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA:

8.5.1El oferente debe comprometerse a que en caso de resultar adjudicataria, no traspasará por ningún motivo, ni cederá a terceros el objeto de esta contratación.

8.5.2Si el contratista por razones especiales, requiere sustituir alguno de los miembros del equipo de trabajo ofrecido, deberá presentar, de previo a la sustitución, una solicitud al Encargado General de la Contratación para su aprobación. Esta solicitud debe incluir el currículum y los atestados de la persona propuesta, los cuales no podrán ser inferiores a los del miembro del equipo que se está sustituyendo.

El Encargado General de la Contratación dispondrá de al menos diez días hábiles para responder.

El contratista debe capacitar a los nuevos miembros del equipo de trabajo que se incorporan en sustitución de aquellos que por alguna razón sean remplazados, en todos los aspectos técnicos de la auditoría externa y de conocimiento de las operaciones sujetas a estudio en la auditoria que se está realizando en el BCCR.

8.5.3El BCCR no asumirá responsabilidad alguna por demandas de carácter laboral, comercial, civil o penal, generada entre el contratista y sus empleados o por actuaciones realizadas por los empleados de la empresa contratista o de subcontratos que procedan, aun cuando aquellas se deriven de la ejecución contractual.

8.5.4El contratista y sus empleados se encuentran en la obligación de acatar todas las políticas y medidas que el Banco considere necesarias para la correcta ejecución del servicio, dentro de las cuales se incluyen aspectos de Seguridad física, Seguridad Tecnológica, horario de trabajo, manejo y confidencialidad de la información, dispuestas según las circunstancias.

8.6 PRIVACIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN:8.6.1Privacidad: El contratista y su personal, deberán

comprometerse a manipular y procesar todos los datos institucionales dentro de un ámbito de discreción, privacidad

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e integridad, de acuerdo con las políticas de control y seguridad institucionales. Bajo ninguna circunstancia el contratista podrá utilizar información del Banco para propósitos no contemplados en los procedimientos normales de desarrollo del servicio solicitado. La utilización indebida o negligente de los recursos institucionales, por prácticas imputables al adjudicatario, serán consideradas factores de incumplimiento a la contratación y objeto de las sanciones administrativas y penales correspondientes.Es obligación del contratista presentar, ante el Encargado General de la Contratación, dentro de los ocho días hábiles siguientes a la entrega de la Orden de Compra, copia de la carta enviada a su personal, con la obligación de cumplir con esta disposición.

8.6.2 Información confidencial: El término información confidencial se refiere a toda aquella información obtenida directa o indirectamente del BCCR, sin importar el medio en que ésta se encuentre (a manera de ilustración, sin limitarse únicamente a ellos, se pueden citar los siguientes medios de almacenamiento de información: físico, electrónico, ideas, conceptos, conocimiento –“know how”, técnicas), excepto en los siguientes casos.i. Cuando la información sea de dominio público o se reciba

de otra fuente distinta al Banco, sin que, en ambos casos, haya existido violación de una obligación de confidencialidad.

ii.Cuando la contraparte correspondiente por parte del Banco le indique al adjudicatario —expresamente y por escrito— que cierta información no se considera confidencial.

8.6.3Uso de información confidencial: El contratista, empleados y cualquier otro personal del mismo, no podrán utilizar la información confidencial del Banco para fines distintos a los alcances y objetivos contemplados. Asimismo, el contratista no podrá divulgar ni transferir a terceros, bajo ningún motivo, la información confidencial del Banco.,.Las excepciones a lo anterior serán:i. Si la Ley así lo obliga, en cuyo caso el adjudicatario hará

todo lo posible por notificar al Banco de tal obligación, de

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forma tal que éste último pueda interponer las objeciones que considere oportunas.

ii.Que así lo requiera el trabajo contratado, en cuyo caso el adjudicatario requerirá la autorización explícita y por escrito del Encargado General de la Contratación.

8.6.4Aseguramiento de la información confidencial: El contratista está obligado a procurar mecanismos que protejan la confidencialidad e integridad de la información confidencial obtenida del Banco, resultado de su interacción con éste.

8.6.5Divulgación autorizada de información confidencial: El contratista solamente podrá revelar información confidencial cuando medie una autorización explícita y por escrito del Gerente del BCCR o de la persona que éste oficialmente designe para tales efectos.

8.7 El Banco se compromete a poner a disposición del personal asignado por parte del adjudicado el espacio físico, los escritorios, las sillas y los suministros mínimos necesarios para el desarrollo satisfactorio del servicio para el trabajo que se requiera realizar en las instalaciones del Banco.

Los equipos y demás implementos necesarios para realizar el servicio por parte del adjudicatario y su personal designado, deberán ser suministrados por el adjudicatario.

8.8 CLÁUSULA PENAL: Por concepto de cláusula penal se aplicará un 1% (uno por ciento) del monto correspondiente servicio respectivo, por cada día hábil de atraso en la realización del servicio según el plan de trabajo (cronograma) previamente aprobado, hasta un 25% del monto respectivo.

8.9 ENCARGADO GENERAL DE LA CONTRATACIÓN: Con el objeto de supervisar esta contratación, gestionar, facilitar la coordinación de todos los aspectos técnicos y administrativos que se requieran, formalizar mediante minutas o actas los alcances interpretativos que se produzcan durante la ejecución contractual, regular todo lo relativo a la correcta ejecución de la misma, y velar por el perfecto cumplimiento de cada una de las obligaciones indicadas en el cartel y en el contrato, el Banco ha designado como Encargado General de la Contratación al Director de la División de Finanzas y Contabilidad.

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Original firmadoJose Antonio Rodríguez C.DIRECTOR ADMINISTRATIVO

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ANEXO No. 1

METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN

Nota mínima para ser considerado como posible adjudicatario: El puntaje mínimo que un oferente, debe poseer para ser calificado y poder ser considerado como un posible adjudicatario, debe ser como mínimo de ochenta (80) puntos. En el caso de que ninguna de las ofertas alcance la nota mínima especificada, el Banco se reserva el derecho de seleccionar la oferta que haya obtenido el mayor puntaje, o bien, declarar desierto el renglón, según la mejor conveniencia para sus intereses públicos.

Factores de redondeo: Para aquellos casos en donde existan puntajes con dígitos decimales, únicamente serán tomadas en cuenta los dos primeros dígitos (truncado a dos dígitos), de tal forma que la estructura numérica comprenderá el siguiente formato: ###.##.

Criterios de desempate: En caso que dos o más oferentes presenten igualdad de puntos en sus respectivas evaluaciones, se tomará un criterio de desempate con base en la evaluación obtenida por cada una de las empresas empatadas en los criterios siguientes, en su respectivo orden:

Precio de la oferta Experiencia del oferente Estructura y experiencia del equipo de trabajo asignado

Finalmente de continuar el empate, se establecerá un procedimiento de rifa, previa comunicación y convocatoria, por parte del Departamento de Proveeduría, a los representantes legales de las empresas que se encuentran en esta situación.

Con las ofertas admisibles para una eventual adjudicación, se procederá a realizar la calificación bajo la siguiente metodología de evaluación:

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TABLA DE EVALUACIÓN

Factores de Evaluación Puntos

a. Precio de la oferta 50b. Experiencia del oferente 25c. Estructura y experiencia del equipo de trabajo asignado 25

Total 100a. PRECIO DE LA OFERTA (50 puntos)

El precio que se considerará para efectos de evaluación será el precio total anual del servicio. Para determinar el puntaje correspondiente en el factor precio se aplicará la siguiente fórmula:

FP≡[ P minPx ]×50

Donde:FP= Puntaje obtenido por la oferta para el Factor PrecioPmin= Precio total más bajoPx= Precio total por la oferta en evaluación

El precio total a utilizar será el indicado en la oferta que corresponde al punto 4.16 del cartel.

b. EXPERIENCIA DEL OFERENTE (25 puntos)

Detalle de calificación en el factorExperiencia en trabajos de auditoría externa de estados financieros realizados a entidades del sistema bancario nacional en los últimos cinco años, que cuenten con un nivel de activos mayor o igual a los 500 mil millones de colones, se asignará la puntuación de la siguiente forma:

Por cada auditoría externa de estados financieros, realizada adicional a la requerida en admisibilidad, respaldada en la carta de referencia respectiva se asignará 5 puntos.

El total a reconocer será 15 puntos que corresponde a la puntuación máxima en el factor experiencia del oferente.

Experiencia en trabajos de auditoría externa de estados

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financieros realizados en banca central en los últimos cinco años se asignará la puntuación de la siguiente forma:Por cada auditoría externa de estados financieros, realizada, respaldada en la carta de referencia respectiva se asignará 5 puntos

El total a reconocer será 10 puntos que corresponde a la puntuación máxima en el factor experiencia del oferente.

c. EXPERIENCIA DEL EQUIPO DE TRABAJO ASIGNADO (25 puntos)

Experiencia del personal asignado se evaluará según lo indicado en el cartel, del cuadro indicado se obtendrá la información para obtener el factor experiencia del equipo de trabajo ofrecido, respaldada en la declaración con la información de cada trabajador ofrecido, autenticada por un notario, tabulada de la siguiente forma para cada oferta:

NOMBRE DEL EMPLEADO

TRABAJOS REALIZADOS PARA CADA MIEMBRO

DEL EQUIPO DE TRABAJO PROPUESTO

EXPERIENCIA TOTAL EN AÑOS

COMPLETOS REPORTADA

MENOS EXPERIENCIA,

MÍNIMA REQUERIDA

EXPERIENCIA TOTAL EN

AÑOS COMPLETOS

APLICABLE EN LA

EVALUACIÓNXxxXxx

Totales

Experiencia promedio Equipo Oferta≡ Experiencia AñosNúmero Profesionales

Donde: Experiencia años = Sumatoria de los años de experiencia de cada

profesional de la oferta evaluada.Número Profesionales =Número de profesionales indicados en la oferta

para el equipo de trabajo ofrecido.

El oferente con la mayor cantidad de años promedio de experiencia objeto de evaluación (De acuerdo a la aplicación de la formula anterior) obtendrá el total de puntuación 25 puntos en este factor.

Para los restantes aplicará la siguiente fórmula:

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Puntaje Experiencia Oferta≡( Experiencia promedio Oferta EvaluadaMayor Experiencia )×25

Donde: Experiencia promedio Oferta Evaluada = Experiencia promedio del

equipo de profesionales indicado en la oferta evaluada

Mayor Experiencia = Mayor experiencia promedio resultante por equipo de las ofertas evaluadas.

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ANEXO No. 2

INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA

1. Ley No. 6756 De Asociaciones Cooperativas y creación del Instituto Nacional de Fomento Cooperativo.

2. Ley No. 7092 Del Impuesto sobre la renta.

3. Ley No.7558 Orgánica del Banco Central de Costa Rica.

4. Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y Entidades y Órganos sujetos a su fiscalización. Publicado en el Diario Oficial La Gaceta N0. 107 del 5 de junio del 2002, y modificaciones publicadas en La Gaceta No. 248 del 24 de diciembre del 2003.

5. Ley No. 8292 General de Control Interno.

6. Directrices para la contratación de servicios de auditoría externa en el Sector Público (D-3-2009-CO-DFOE).

7. La Ley No.1644 denominada Ley Orgánica del Sistema Bancario Nacional, en su artículo 1, establece quienes integran el Sistema Bancario Nacional:

“1) El Banco Central de Costa Rica;2) El Banco Nacional de Costa Rica;3) El Banco de Costa Rica;4) Derogado.( Derogado por el artículo 1º de la Ley de Disolución del Banco Anglo Costarricense Nº 7471 de 20 de diciembre de 1994)5) El Banco Crédito Agrícola de Cartago;6) Cualquier otro banco del Estado que en el futuro llegare a crearse; y7) Los bancos comerciales privados, establecidos y administrados conforme con lo prescrito en el Título VI de esta ley”.

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