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BURO

CRATI

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BURO

CRATI

ZAÇÃ

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1. E-mailtambémédocumento.

2. Evitecoleçãodeautógrafos.

3. Todareuniãodeveterumapauta.

4. Precisadeumainformação?Useotelefone.

5. Simplifiquesuacomunicação.

6. Deleguemaisemelhor.

7. Vocêagecomboafé.Osoutrostambém.

8. Crieredundânciapositivaeeviteredundâncianegativa.

9. Opróximoclientepodeservocêmesmo.

10.Questione-sesempre.

Dez Mandamentos da

Desburocratização

Oe-mailinstitucionalemitidoporservidorpúblicofederal,noexercíciodesuasfunções,éconsideradodocumentopúblicoereveste-sedamesmaconfiabilidadedadaàcomunicaçãointernaempapel.Comefeito,acorrespondênciaeletrônicaéumatoadministrativo,compresunçãodeveracidadeecomforçaprobatória.

Acorrespondênciaeletrônicaémaisveloz(economiadetempo),nãoconsomepapel(economiaderecursos)eédefácilarquivamento(logística).Oe-mailinstitucional(@ufabc)deve,paulatinamente,substituirodocumentointernodenominadocomunicaçãointerna(CI)comoformapreferencialdecomunicaçãoentreossetoresadministrativos.

Eviteenviarcópiasdoseue-mailadezenasdepessoas.Apenascopiepessoasquerealmenteestãoenvolvidasetêminteressenoassuntotratado,evitandoassimabanalizaçãodesseinstrumento.Quandoacaixadee-mailsficaexcessivamentecheia,atendênciaéapresentarmosdificuldadeemsepararoqueérealmenteimportantedaquiloquenãooé.

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E-mail também é documento.1

Umprocessodeveserumcaminhorápidoparaumadecisãoenãouma“coleçãodeautógrafos”.Aoreduziraquantidadedeassinaturas,carimboseautorizações,reduzimosotempodetramitaçãoeacargadetrabalhodosenvolvidos.

Idealmenteumaatividadepontualdevenecessitardeumaúnicaautorização(assinatura),pelainstânciacerta.

Atividadesrepetidasdevemfazerusodeformulários,editais,termosdereferência,textos-padrão,etc.,pré-aprovados,quenãoprecisamsersubmetidosàautorizaçãosuperiorouàanálisejurídicacadavezqueessaatividaderepetidaéexecutada.

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Evite coleção de autógrafos.2

Reuniõesprodutivasnãosãoconversaslivresnembate-papos.Elasdevemterumapauta,informadacomantecedência,identificandoclaramenteosprincipaisassuntosaseremtratados.Anãoserquesejamemergenciais,assuntosnãoprevistosnapautadevemficarparaofinaldareuniãoouparaoutraocasião.

Reuniõesdevemterentreseusresultadosumtextolistandoositensdapauta,osparticipanteseasprincipaisdecisõestomadas,masessetextonãoprecisaserumaatacompleta,quandoumsimplesresumoouumamemóriadareuniãoésuficiente.

Umareuniãodevecomeçarnohorárioagendado.AcontagemdoquórumapenasénecessárianasreuniõesdeConselhosSuperioresedecomissõesecomitêsdeliberativos.Emreuniõestécnicasoconceitodoquórumnãoéaplicado.

Emreuniõestécnicasnãodeveseraplicadaalógicaderepresentaçãodesetoresnecessáriaparareuniõespolíticaseestratégicas(ex.:“umdocentedecadacentro”ou“umdissente,umdocenteeumTA”).Nolugardisso,parareuniõestécnicasdevemserchamadososespecialistaseosindivíduosdiretamenteenvolvidosnoassunto.

3 Toda reunião deve ter uma pauta.

Otelefonefrequentementeéaformamaisrápidaparaobterinformações.Seoimportanteforapenasainformaçãoemsienãooregistrodelaporescrito,otelefonedevesempreserpreferidoaoe-mail.Searapidezdacomunicaçãoforimportante,otelefonetambémdeveserpreferidoàreuniãopresencial.

Emconversaspessoaisainformaçãoétransmitidadeformaverbal,porgestosemímica,epelatonalidadedavoz.Estudosmostramqueacomunicaçãonãoverbal(gestos,mímicaetonalidade)éfundamentalparagarantirainterpretaçãocorretadacomunicação.Noe-mail,apenastemosacessoaoconteúdoverbaldacomunicação.Otelefonefrequentementerepresentaomeio-termoidealentreaconversapresencialeoe-mail,porquepreservaatonalidadedavozeainteratividadedaconversapessoal,perdidasnoe-mail,eémuitomaisrápidodoqueoagendamentodeumareuniãopresencial.

Precisa de uma informação? Use o telefone.4

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Oprocessoidealdeve-sesesustentaremtrêsbases:umrequerimento,umainformação,umadecisão.Devemossimplificartextosedocumentosaomáximo,eliminarformalidadesdesnecessáriaseevitardizeroóbvio.Alinguagemdeveserclara,precisaeconcisa.

Simplifique sua comunicação.5

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Devemostentarresolverproblemasnomicroambienteantesderepassá-lasparaomacroambiente.Muitasvezesasoluçãodesenvolvidaporquemtrabalhacomoassuntonoseudia-a-diaémelhorqueasoluçãopropostapelosuperiorquenãoconheceosdetalhesdoassunto.Acentralizaçãoexcessivadatomadadedecisõesreduzaqualidadeeaagilidadedelas.

Atividadesecompetênciasdevemserdelegadassemmedo.Aodelegardeveseestabeleceroalcancedadelegaçãoeummecanismodesupervisãodosresultados,lembrandoquedelegarumaatividadesignificacompartilharasresponsabilidadesentrequemdáequemrecebeadelegação.

Decentralizaredelegarsãoatosqueexigemcoragem:dosuperiorqueabremãodeumapartedocontroleedopoderque,hierarquicamente,temedoservidorquecomeçaaassumirmaioresresponsabilidadesearefletirmaissobreosdesdobramentosglobaisdoseutrabalho.

Delegue mais e melhor.6

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Todomundoéinocenteatéaprovadocontrário.Devemostratarosalunos,TAsedocentesdaUFABCeosmembrosdacomunidadeexternacomconfiança.

Aoreceberumainformaçãoouumdocumentodevemospartirdapresunçãodequeessefoielaboradocomlealdade,honestidadeeprobidade.Aopassarumainformaçãoeaoelaborarumdocumentodevemosusarosmesmoscritérios!

Você age com boa-fé. Os outros também.7

Redundânciapositiva:Paracadaatividadeadministrativaeoperacionaldevehaverpelomenosdoisservidorescapacitadosparaevitarinterrupçõesedescontinuidadesduranteafastamentoseemfunçãodemudançasnosquadros.Aredundâncianacapacitaçãodoquadrodeservidoresdecadasetorgarantemaiorestabilidadeedespersonalizaçãonosprocessoseatividades.

Redundâncianegativa:Doisservidoresfazendorotineiramenteomesmotrabalho,duasassinaturasondebastauma,informaçõesdisponíveisemumsetordaUniversidadesendocompiladasdenovoporoutro,etc.

Crie redundância positiva e evite redundância negativa.8

Ocliente(aluno,docente,TAoumembrodacomunidadeexterna)quefizerumaperguntaousolicitarumaatividadeaumsetordeverecebernoprazomaiscurtopossívelumretorno,comumaconfirmaçãodorecebimentoeinformaçõessobreotrâmiteaserseguido.Ointeressadotemodireitodeacompanharesaberdasetapasdeseurequerimento,ecomessasinformações,compreenderofluxonoqualsuasolicitaçãoestáinserida.

Não“engavete”umrequerimentoouprocessopornãosaberoquefazer.Nocasodedúvidasdeve-sebuscarorientaçãoe“fazeroprocessoandar”.

Emtodasasatividadesadministrativasdevemosbuscaracooperaçãoentretodososenvolvidos,questionaranecessidadedecriaçãodenovasregraseprocedimentosantesquesejamimplementadosefocarmaisnafinalidadedanossaatuaçãoemenosnosmeiosqueutilizamosparaalcançá-la.

O próximo cliente pode ser você mesmo.9

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Tendemosarepetirprocedimentosepadrõessemnosquestionarmossesãorealmenteimprescindíveis.Comisso,reproduzimoscomportamentosenraizadosquemuitasvezesjánãofazemmaissentidooucriamosnovos,igualmentedesnecessários.Aoquestionarmo-noscotidianamentesobreosentidoeutilidadedenossasações,podemosaprimorarprocessos,descartarexcessosemelhoraraqualidadedonossotrabalho.

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E lembre-se sempre: esses mandamentos são apenas guias.

Toda regra tem suas exceções!

Questione-se sempre.10