Tehostamalla kohti järjestelmäuudistusta

Case Study

© Copyright 2011 Efima Oy

Case AlkoAlkon tavoitteena on, että alkoholijuomien vastuullinen myynti on tasa-painossa hyvän asiakaspalvelun ja taloudellisen tehokkuuden kanssa. Tämä toimii pohjana myös Alkon taloushallinnolle. Alko pyrkii olemaan vuonna 2012 vastuullisella toiminnallaan ja asiakaspalvelullaan Suomen paras vähittäiskauppa. Koska kasvua ei tavoitella, on toiminnan tehok-kuuden parantaminen erittäin tärkeää. Talousjohtaja Minna Alitalo teetti Efimalla konsultointiprojektin, jossa saatiin tulokseksi paitsi vaatimukset järjestelmäuudistukselle, myös nopeasti lisätehoa tuovia kehitysalueita. Tämän työn pohjalta Alko tekee taloushallinnon järjestelmäuudistusta.

Välttämätön järjestelmäuudistusAlkon käyttämät järjestelmät taloushallin-nossa ja tilaus-toimitusprosessissa olivat vanhentuneet, ja tietohallintahankkeena oli lähdetty miettimään tulevaisuuden järjestel-mäarkkitehtuuria. Ensimmäisten selvitystöi-den jatkoksi Alko valitsi Efiman konsultiksi tekemään

1. vaatimusten määrittelyn taloushallinnon järjestelmälle ja

2. tavoitetilakuvaukset talouden proses-seille.

Sinällään prosessit olivat kunnossa ja sähköi-siä, mutta Alitalon sanoin Alkossa oli ”erillis-järjestelmien viidakko”, ja kirjanpitojärjestel-mänkin tuki oli päättynyt. Paljon aikaa kului esimerkiksi lukujen oikeellisuuden tarkistami-seen, koska järjestelmät eivät keskustelleet keskenään. Oli siis korvausinvestointien aika.

Suosituksilla lisätehoaEfiman vetämässä konsultointiprojektissa taloushallinnon henkilöstö oli tiiviisti mu-kana työskentelyssä. Yhdessä määritellyt vaatimukset sitouttivat henkilöstön näin jo etukäteen edessä olevaan järjestelmäuu-distukseen. Projektin lopputulemana Alko sai vaatimusmäärittelyt taloushallinnon

uudelle järjestelmälle ja kuvaukset toimiviksi prosesseiksi. Projektin tavoitteeksi asetet-tiin myös kehityskohteiden etsiminen niin, että järjestelmäriippumattomat asiat saatiin toteutettua heti, ja loput toteutetaan yhdessä uusien järjestelmien käyttöönoton kanssa. Näin saatiin n. 50 kehitysaihiota prosessien kehittämiseen. Niistä osa on jo toteutettu, esimerkkinä sähköisten laskujen määrän lisäys ja automaattitiliöintien laajempi käyt-töönotto.

Alitalo sanoo olevansa tyytyväinen lop-putulokseen ja kuvaa Efiman työskentelyä laadukkaaksi ja suoraviivaiseksi. ”Saimme vä-litöntä hyötyä”, hän toteaa. ”Erityisesti arvos-tan lopputyön laatua. Saimme konkreettisia ehdotuksia hyvin dokumentoituna, ei siis isoja linjoja, niin kuin tällaisissa projekteissa usein käy. Ja suositukset olivat oikeita suosituksia”, hän päättää.

Lähemmäs lukujen merkitystäJärjestelmävalinnat on nyt tehty, ja vuoden 2011 aikana Alko toteuttaa uudistuksen niin, että 2012 alusta päästään täyteen vauhtiin uusilla talousjärjestelmillä. Talousjärjestel-mäksi Alko valitsi Microsoft Dynamics AX –ratkaisun. Minna Alitalo uskoo taloushallin-non työn muuttuvan prosessissa. Hän toivoo erityisesti raportoinnin laadun parantuvan.

Alko on itsenäinen, valtion kokonaan omistama osakeyhtiö, joka kuuluu sosiaali- ja

terveysministeriön hallinnonalaan ja valvontaan. Alkolla on Suomessa yksinoikeus

alkoholin vähittäismyyntiin. Sillä on 343 myymälää 207 kunnassa. Alkon stategian

mukaan sen tavoitteena on olla vuonna 2012 niin vastuulliselta toiminnaltaan kuin

asiakaspalvelultaankin Suomen paras vähittäiskauppa.

Efima kehittää suurten ja keskisuurten yritysten taloushallintoa ja liiketoimintapro-

sesseja. Tarkoituksenmukaiset ratkaisut rakennetaan asiakkaan liiketoimintatavoit-

teiden pohjalta vahvalla taloushallinnon prosessi- ja järjestelmäosaamisella sekä yli

10 vuoden kokemuksella pilvipalveluista ja sähköisestä taloushallinnosta. Efiman

valikoimaan kuuluvat konsultointi, ulkoistus ja pilvipalveluina tarjottavat ohjelmistot.

Talousjohtaja Minna Alitalo, Alko

”Saimme välitöntä hyötyä – konkreettisia ehdotuksia hyvin dokumentoituna”.

Pähkinänkuoressa

Lähtötilanne• vanhentuneen taloushallintojärjestel-

män uusiminen• tavoitetilakuvaukset prosesseille• raportoinnin helpottaminen ja no-

peuttaminen• enemmän aikaa myymälöiden tuelle

Valittu ratkaisu• Efima 360°- analyysi• Efima Consulting: projektipäällikköpalve-

lu järjestelmien käyttöönottoon

Hyödyt• laadukkaasti dokumentoitu loppu-

raportti• toimenpide-ehdotukset välittömästi

toteutettavista kehityskohteista• selkeät suositukset toiminnan kehit-

tämiselle

© Copyright 2011 Efima Oy info@efima.com Tel. +358 10 470 5450 www.efima.com

Taloushallinnon toimenkuvat tulevat muut-tumaan, ja muutoksen myötä päästään perusvientien tekemisestä lähemmäs lukujen merkitystä ja analysointia. Tiimi voi paremmin tukea laajaa myymäläverkostoa ja tehostaa toimintaa kokonaisvaltaisesti.