Laskumappi - Apix Messaging · Sinikalliontie 9, 02630 Espoo ALV rek., Y-tunnus 2332748-7 [email protected], 15 Posteljoonin käyttämät otsikot nimi1 / name1: vastaanottajan nimi (pakollinen)

Apix-palvelun lisäominaisuus

Laskumappi Pikaohje 08.02.2017 Versio 3.0

Apix Messaging Oy Sinikalliontie 9, 02630 Espoo

ALV rek., Y-tunnus 2332748-7 [email protected], www.apix.fi

1

Sisältö

Yleistä ................................................................................................................................................................ 2

Käyttäjät ............................................................................................................................................................ 3

Näkymät ............................................................................................................................................................ 3

Kirjautumisnäkymä ........................................................................................................................................ 4

'Etusivu’-näkymä ........................................................................................................................................... 5

Ikonien selitykset ........................................................................................................................................... 6

’Lasku Info’ – Näkymä .................................................................................................................................... 6

’Yksittäinen lasku’ – näkymä ......................................................................................................................... 7

’Arkisto’ –näkymä .......................................................................................................................................... 8

’Ostolasku’-näkymä ....................................................................................................................................... 9

’Myyntilasku’-näkymä ................................................................................................................................. 11

Posteljooni ....................................................................................................................................................... 12

Kirjeet .......................................................................................................................................................... 12

Kirjeen luonti .......................................................................................................................... 12

Osoitekirja ................................................................................................................................................... 13

Vastaanottajien lisääminen .................................................................................................... 13

Vastaanottajien tuonti tiedostosta .......................................................................................... 13

Posteljoonin käyttämät otsikot ................................................................................................ 15

CSV-tiedoston tallennus MS Excelissä ......................................................................................................... 15

Kirjeen lähetys ....................................................................................................................... 16

Järjestelmän tuottamat sähköpostit ............................................................................................................... 17

Ilmoitus saapuneesta laskusta ..................................................................................................................... 17

Ilmoitus eräpäivää lähestyvistä laskuista .................................................................................................... 17

Tilitoimistoon lähetetyt laskut..................................................................................................................... 18

Asiatarkastajalle lähetetty ilmoitus tarkistettavasta laskusta ..................................................................... 18



2

Yleistä

Laskumappi on Apix Messaging Oy:n kehittämä lisäpalvelu, jolla voi hallinnoida muun muassa vastaanotettuja laskuja. Laskumappi sopii erinomaisesti pienille yrityksille, joilla ei ole omaa ostoreskontraa tai siitä puuttuu ominaisuuksia, esimerkiksi kierrättää laskuja. Laskumappi mahdollistaa yrityksen laskuliikenteen helpon seurannan sekä lähtevien että vastaanotettujen laskujen arkistoinnin. Laskuarkistosta voit tarkastella menneitä laskuja aina 6+1 vuoden ajalta. Myös muualta saapuneiden ostolaskujen kirjaaminen järjestelmään käy helposti ja niitä pystyy lähettämään asiatarkastajalle tai tilitoimistoon nappia painamalla. Järjestelmän ominaisuuksiin kuuluvat:

Laskuluettelo, jonka voi järjestää haluamansa kriteerin mukaan ja josta näkee

yhdellä silmäyksellä maksamiseen tarvittavat tiedot

Maksuyhteenveto, josta näkee erääntyvien ja maksatuksessa olevien laskujen

yhteissummat 0-3, 4-7 ja 8- päivän aikavälillä

Laskun maksun tilan seuranta: ’Maksamatta’ tai ’Maksettu’

Laskun käsittelyn tilan seuranta:

o ’Uusi’

Lasku on saapunut järjestelmään ja sitä ei ole siirretty

ostoreskontraan tai lähetetty tilitoimistoon

o ’Odota’

Lasku on pysäytetty Laskumappi-järjestelmään ja sitä ei voi hakea

ostoreskontraan

o ’Valmis’

Lasku on käsitelty Laskumappi-järjestelmässä ja se on valmis

siirrettäväksi ostoreskontraan

Apix Laskumappi-palvelun ulkopuolella vastaanotetun ostolaskun lisääminen

järjestelmään (Esimerkiksi kirjeenä tullut lasku) tai vaihtoehtoisesti sen

siirtäminen skannaus-palveluun

Yksittäisen laskun näkymä, jossa on yksittäisen laskun kuva ja liitteet.

Näkymässä on mahdollisuus lisätä liitteitä ja hallinnoida muita laskun tietoja

Kommenttien lisääminen laskulle

Ostolaskujen lähettäminen järjestelmästä tilitoimistolle

o Finvoice-muotoinen aineisto, laskun kuva (PDF), annetut kommentit

(CSV) ja mahdolliset liitteet



3

Ostolaskujen lataaminen järjestelmästä omalle koneelle

o Finvoice-muotoinen aineisto, laskun kuva (PDF), annetut kommentit

(CSV) ja mahdolliset liitteet

Ostolaskujen lataaminen ostoreskontraan Apix Vastaanota-napilla suoraan

ostoreskontrasta

OstoLaskun lähettäminen asiatarkastajalle kommentoitavaksi

o Kommentit tallentuvat järjestelmään

o Asiatarkastaja voi lisätä laskulle liitteitä

Laskun asiatarkastajien hyväksynnän seuranta: ’Hyväksytty’, ’Hylätty’ tai

’Neutraali’

Ilmoitus uusista saapuneista laskuista sähköpostilla (tai tekstiviestinä)

Ilmoitus erääntyvistä laskuista sähköpostilla (tai tekstiviestinä)

Mahdollisuus tuhota laskuja järjestelmästä

Myyntilaskun luominen ja lähettäminen vastaanottajalle

Arkisto ostolaskuista ja myyntilaskuista

Järjestelmä koostuu viidestä erilaisesta näkymästä ja sillä voi olla kahdentasoisia käyttäjiä.

Käyttäjät

Järjestelmän pääkäyttäjä voi tehdä järjestelmässä kaikki toimenpiteet ja asiatarkastaja voi käsitellä vain erikseen osoitettuja laskuja (Kommentoida, lisätä liitteitä, lähettää laskun seuraavalle asiatarkastajalle ja ladata laskun omalle koneelleen). Pääkäyttäjä käyttää järjestelmään kirjautuakseen Apix-palveluita käyttöönotettaessa luotua käyttäjätunnusta ja salasanaa (samoja tunnuksia kuin verkkokaupassa). Asiatarkastaja pääsee käyttämään järjestelmää hänelle tarkastettavaksi lähetetyn laskun mukana tulleella henkilökohtaisella linkillä.

Näkymät

Järjestelmää käytetään selaimella osoitteessa https://laskumappi.fi



4

Kirjautumisnäkymä

Järjestelmään kirjaudutaan käyttäen samoja tunnuksia kuin verkkokauppaan kirjautuessa.



5

'Etusivu’-näkymä

‘Etusivu’-näkymässä on esitetty kaikki järjestelmässä olevat laskut ja maksuyhteenveto laskujen maksutilanteesta.

Toiminnot: 1. Päänäkymä – Tätä painamalla pääsee aina takaisin etusivun näkymään.

2. Liikenne – Lähetetyt, vastaanotetut ja käsittelyssä olevat laskut löytyvät täältä.

3. Arkisto – Tästä voi siirtyä tarkastelemaan arkistoituja laskuja.

4. Ostolaskujen luonti.

5. Myyntilaskujen luonti.

6. Posteljooni – Posteljoonin kautta voit helposti lähettää asiakastiedotteita kirjeenä

tai sähköpostina.

7. Asetukset – Täältä voi asettaa haluamansa käyttökielen sekä

sähköpostiosoitteen ilmoituksille saapuvista laskuista ja lähestyvistä eräpäivistä.

8. Kirjaudutaan ulos Laskumappi-palvelusta.

9. Tästä voi etsiä laskuja helposti laskujen pvm:llä tai eräpäivällä.

10. Yhteenveto laskujen maksutilanteesta. Tietoihin vaikuttaa eräpäivä ja ”Maksun

tila” asetus laskulla.

11. Info – Plus-merkkiä painamalla saa lisää tietoa laskusta.

12. Laskun numero – Painamalla laskunumeroa siirrytään ”Yksittäinen lasku”-

näkymään.

13. Laskun toimittajaa voi etsiä syöttämällä haettava nimi ”Suodata nimellä”-

kenttään.

14. Laskun viivakoodi – Virtuaaliviivakoodi, joka voidaan syöttää verkkopankkiin

maksua varten.



6

Ikonien selitykset

Laskumappi-palvelussa on käytössä erilaisia ikoneita selkeyttämässä laskun tilannetta.

Laskun eräpäivä on jo mennyt.

Laskun eräpäivä on lähestymässä.

Lasku on haettu.

Lasku on lähetetty kirjanpitäjälle.

Lasku on odotustilassa.

Lasku on lähetetty tarkastettavaksi. Eriväriset pekalot kuvaavat tarkastuksen tilaa: positiivinen/negatiivinen/neutraali.

’Lasku Info’ – Näkymä

1. Halutun laskun kohdalla on painettu ’+’ –merkistä, jolloin laskusta avautuu lisää tietoa.

2. Tästä voit ladata laskun .xml – tiedoston. 3. Tästä voit ladata laskun .pdf – kuvatiedoston. 4. Kohdassa näkyy tieto jos lasku on lähetetty tarkastajalle. 5. Laskuja on mahdollista myös kommentoida ja ne näkyvät tässä. 6. Tästä voit lähettää laskun helposti kirjanpitäjälle sähköpostiin. 7. Lataa – nappia painamalla saat ladattua koko laskun .zip –tiedostona.



7

’Yksittäinen lasku’ – näkymä

1. Yleistä tietoa laskusta. Tästä voit myös muuttaa laskun tilan valmiiksi sekä maksun tilan "Maksamatta" tai ”Maksettu”.

2. Laskun kuva näkyy automaattisesti näkymään siirryttäessä. 3. Tuhoa lasku. Lasku poistuu järjestelmästä. 4. Lataa lasku .zip – tiedostona 5. Laskulle voi lisätä liitetiedostoja. 6. Lähetä lasku tarkastajalle. 7. Lähetä lasku kirjanpitäjälle. 8. Tässä näkyvät kaikki laskuun liittyvät tiedostot esimerkiksi lasku ja liitteet.

Painikkeita painamalla vaihtuu valittu liite näkymään kohdassa 2. 9. Laskulle voi lisätä myös omia kommenttejaan.



8

’Arkisto’ –näkymä

1. Arkistossa näkyy sekä vastaanotetut sekä lähetetyt laskut. Tarkasteltavaa arkistoa voi vaihtaa painamalla "Vastaanotetut" tai "Lähetetyt". Arkistot ovat ulkonäöltään ja toiminnaltaan samankaltaiset keskenään.

2. Haluttujen laskujen etsimiseen on käytössä useita eri hakuvaihtoehtoja. Laskujen kuvia ja xml-tiedostoja voi ladata "Kuva" ja "Data/XML" kohdista. 3. Laskuja voi järjestellä eri kenttien mukaan aakkosittain tai

numerojärjestykseen sekä hakea nopeasti vastaanottajan nimellä syöttämällä sen "suodata nimellä" -kenttään.

Laskuista näkee myös tarkempaa tietoa painamalla laskun info-kohdasta ’+’-painikketta.



9

’Ostolasku’-näkymä

Apix Laskumappi-palvelulla saapuneiden laskujen lisäksi järjestelmällä voidaan luoda muita ostolaskuja hallittavaksi ’Ostolasku’-näkymässä. Laskusta muodostetaan järjestelmässä Finvoice-muotoinen aineisto, jota voidaan sen jälkeen käsitellä myös järjestelmissä, jotka tukevat kyseistä muotoa (ostoreskontra, tilitoimiston järjestelmät). Laskun luomiseksi tarvitaan laskusta myös laskun kuva (Kuvan tulee olla PDF-tiedosto). Se voi olla skannattu paperilaskusta tai sähköpostilla saapunut laskun kuva. Kun laskun kuva on valittu voidaan se lähettää suoraan skannauspalveluun tai syöttää laskun tiedot käsin.



10

Toiminnot:

1. Viivakoodi – jos laskulla on viivakoodi (tai virtuaalinen viivakoodi) se voidaan

syöttää tähän kenttään. Viivakoodin perusteella täytetään osa kentistä.

2. Laskun perustiedot – Kaikki luetellut kentät ovat pakollisia.

3. Laskun rivitiedot – Laskulta ei syötetä yksittäisiä rivejä vaan ainoastaan

verokannoittain verottomat yhteissummat. Järjestelmä laskee veron määrän ja

yhteissumman.

4. Valmis – Lasku siirtyy järjestelmään hallittavaksi ja näkymäksi vaihtuu

’Yksittäinen lasku’-näkymä, jossa laskulle voi lisätä liitteitä.



11

’Myyntilasku’-näkymä

Toiminnot: 1. Laskuttajan tiedot

2. Laskun tiedot.

3. Maksajan tiedot.

4. Laskulle lisätään tuotteita rivikohtaisesti. Uuden laskurivin saa painamalla rivin

päässä olevaa '+' -merkkiä.

5. Laskua voi esikatsella ennen valmistumista.

Myyntilaskut-osion alla on myös erillinen ”Lataa”-välilehti, jonka kautta voi lähettää laskuja Finvoice-muotoisena xml-tiedostona. Yhdessä xml-tiedostossa saa olla kerrallaan 10 laskua. Laskuille luodaan laskunkuvat Apixin järjestelmässä.



12

Posteljooni

Posteljooni on Laskumappi-palvelun toiminto, jonka avulla voi lähettää sähköpostilla tai tulostupalvelun kautta kirjeitä useille vastaanottajille.

Kirjeet

Kirje koostuu yhdestä tai useammasta dokumentista. Dokumentti voi olla vapaavalintainen PDF-tiedosto, tai Posteljoonin editorilla luotu sivu. Lähetysvaiheessa kaikki dokumentit yhdistetään yhdeksi PDF-tiedostoksi, joka toimitetaan eteenpäin. Kirjenäkymässä näkyy kaikki Posteljooniin lisätyt kirjeet, dokumenttien määrä kirjeessä, viimeisimmän kirjeen lähetyksen päivämäärä sekä vastaanottajien määrä. Klikkaamalla kirjeen nimeä voi esikatsella ja poistaa kirjeitä.

Kirjeen luonti

Uuden kirjeen voi luoda painamalla Lisää kirje -nappia Kirje-välilehdellä. PDF-tiedosto lisätään painamalla Valitse tiedosto-nappia. Luo dokumentti-napilla aukeaa editori, jonka avulla voi tehdä uuden sivun kirjeeseen. Editori tukee ”kuumia kenttiä”, joihin täytetään vastaavat vastaanottajan tiedot lähetysvaiheessa. ”Custom”-kentät ovat samalla tavalla toimivia, asiakaskohtaisesti määriteltävissä, olevia kenttiä.



13

Osoitekirja

Vastaanottajien lisääminen

Posteljooniin voi lisätä itse viestien vastaanottajia Osoitekirjan ”Lisää vastaanottaja” kautta.

1. Asiakkaan tiedot 2. Valitse mihin ryhmään asiakas kuuluu tai luo uusi ryhmä 3. Asiakkaan sähköpostiosoite. Jos sähköpostiosoitekenttä on täytettynä lähetetään

kirje sähköpostilla 4. Custom 1-4 kentät ovat asiakaskohtaisesti määriteltävissä olevia tietoja.

Asiakaskirjeeseen lisätty Custom-kenttä näkyy vain niille asiakkaille, keille se on määritelty asiakastiedoissa.

Vastaanottajien tuonti tiedostosta

Posteljooni tukee vastaanottajien tuontia CSV-tiedostosta. CSV:n ensimmäinen rivi käsitellään otsikkotietoina, joiden avulla tiedot siirretään oikeisiin kenttiin. CSV:n merkistökoodauksen tulee olla ISO-8859-1 tai ISO-8859-15 -muodossa.



14

1. Valitse Tuo tiedostosta

2. Valitse tuotava tiedosto

3. Tarkista tuotavien osoitteiden tiedot. Hylättyjä vastaanottajia ei tuoda osoitekirjaan, vaan ne tulisi korjata CSV-aineistolle ja suorittaa tiedoston tuonti uudelleen. Kun aineisto on kunnossa, hyväksy tuonti painamalla Hyväksy tuonti-nappia. HUOM! Vastaanottajien tuonti CSV:stä korvaa kaikki jo olemassaolevat vastaanottajat, myös käsin erikseen posteljoonin kautta lisätyt.



15

Posteljoonin käyttämät otsikot

nimi1 / name1: vastaanottajan nimi (pakollinen)

nimi2 / name2: vastaanottajan nimi, lisärivi

katu1 / street1: katuosoite (pakollinen)

katu2 / street2: katuosoite, lisärivi

postinumero / postcode: postinumero (pakollinen)

postitoimipaikka / postoffice: Postitoimipaikka (pakollinen)

maakoodi / countrycode: 2-kirjaiminen (ISO 3166-1 alpha-2) maakoodi

ryhmä / group: Vastaanottajan ryhmä

custom1: Vapaa kenttä 1




Jos jokin pakollisista tiedoista puuttuu, ei kyseistä vastaanottajaa tuoda osoitekirjaan. Jos maakoodi puuttuu, asetetaan se oletuksena olemaan FI.

CSV-tiedoston tallennus MS Excelissä

Aineisto saadaan tallennettua Excelissä CSV-tiedostoksi valitsemalla Tallenna nimellä ja valitsemalla avautuvasta ikkunasta tiedostomuodoksi CSV(luetteloerotin) (*.csv). Tällöin Excel tallentaa aineiston Posteljoonin tukemaan muotoon. Excel varoittaa tallentaessa että työkirjoissa on ominaisuuksia, joita käytettävä tiedostomuoto ei tue, mutta näistä varoituksista ei tarvitse välittää.

1. Syötä tiedot siten että otsikkotiedot ovat ensimmäisellä rivillä



16

2. Tallenna tiedosto CSV (luetteloerotin)(*.csv) -tyyppisenä.

3. Hyväksy varoitukset.

Kirjeen lähetys

Kirjeen voi lähettää tulostuspalveluun klikkaamalla Kirje-välilehdeltä Lähetä kirje-linkkiä. Tällöin aukeaa uusi sivu, josta voi valita kirjeen vastaanottajat. Kun vastaanottajat on valittu, voi kirjeen lähettää käsittelyyn painamalla yläreunaan ilmestyvää Lähetä kirje-nappia. Lähetetyt kirjeet kirjautuvat Laskumapin lähetys-sivulle, sekä arkistoon.



17

Vastaanottajia voi suodattaa ryhmien perusteella. Valituille vastaanottajille näkyy kirjeen toimitustapa. Jos asiakkaalle on asetettu sähköpostiosoite, kirje välitetään sähköpostina. Muussa tapauksessa kirje lähtee paperilla. Sivun oikeassa alalaidassa näkyy lähetyksen jälkeen viesti onnistuneesta lähetyksestä.

Järjestelmän tuottamat sähköpostit

Ilmoitus saapuneesta laskusta

Ilmoitus eräpäivää lähestyvistä laskuista



18

Tilitoimistoon lähetetyt laskut

Asiatarkastajalle lähetetty ilmoitus tarkistettavasta laskusta



19

Documents

Laskumappi - Apix Messaging · Sinikalliontie 9, 02630 Espoo ALV rek., Y-tunnus 2332748-7 [email protected], 15 Posteljoonin käyttämät otsikot nimi1 / name1: vastaanottajan nimi (pakollinen)