CASE VR: Intra SharePoint-pilvestä

Intranet ja Sharepoint puhtaana pilvitoteutuksena isossa organisaatiossa

Tausta – onko pilvessä järkeä

Pilvivalmius – mitä se tarkoittaa

SharePoint ja IT peruspalvelujen linjaukset

Projektin vaiheet ja missä ollaan nyt

Pohja jatkokehittämiselle

SharePoint HPR, 7.5.2014

Jukka-Pekka Suonikko

VR Group, CIO

SharePoint taustaa 1: Mistä kaikki alkoi? (H1/2011)

• Tarve siirtyä laajalla rintamalla kohti pilvipalveluja

• Eri vaihtoehtojen puntarointia – tarjooma ja toimittajat?

- Mitä ratkaisuja markkinoilla ylipäätään on?

• ”Microsoftin pilvipalvelun BPOS sähköposti perustuu vielä Exchange 2007 –versioon”

• ”Microsoft uusimassa koko pilvipalveluaan ”Office 365”

1. Exhange Online – Exchange 2010 –pohjainen sähköposti

2. Office 365 Pro – Office-tuotteet selaimen kautta pilvestä

3. LYNC Online – globaali video-, pikaviestintä yms. Kommunikointiratkaisu (entinen OCS = VR Mese)

4. SharePoint Online – Sharepoint pilvestä”

• ”Office 365 tulossa markkinoille Suomessa kesäkuusta alkaen

- Nyt käytettävissä ns. Beta-asiakkailla”

SharePoint taustaa 2: Miten edetä pilveen?

• Argumentointi edelleen yleispätevää, käytössä ja validia?

• ”Poistuvaan ratkaisuun ei enää kannata mennä

• ”Nyt mietittävä kokonaisvaltainen pilveen siirtyminen

• Office 365 Pron kautta saadaan Office-tuotteet edullisimmin operatiivisen henkilöstön ja infokioskityyppiseen käyttöön

• LYNC Onlinen kautta (video&pikaviestintä) saadaan uudistettua VRMese

• SharePoint Onlinen kautta saadaan toteutettua sidosryhmäyhteydet ja jatkossa jopa koko Verstas siirrettyä pilveen”

• ”Kokonaisvaltaisella pilviratkaisulla luvassa kustannussäästöjä

• Yhdistettynä tulevaan ”kevytpääte” työasemaratkaisuun lisenssien määrää (sekä työasemien tukipalveluita) voidaan rajusti leikata

• Sähköposti- ja Office-palveluiden yhteydessä saatavissa pikaviestintä ja Sharepoint lähes ”kaupan päälle”

• Edellyttää vielä lisää kaupallisia neuvotteluja ja sopimuksen teon”

SharePoint taustaa 3: Mitä on ”pilvivalmius”?

• ”Ensin täytyy saattaa IT-infra pilvivalmiuteen”

• ”Suunnitellaan ja toteutetaan sähköpostin siirto pilvipalveluun”

• ”Siirrytään Office-ohjelmilla pilviratkaisuun”

• ”Suunnitellaan ja tehdään Sharepoint Online pilottitoteutukset”

• Rohkea eteneminen päätösvaiheeseen

• ”Teemme strategisen päätöksen pilvipalveluihin siirtymisestä ja niiden maksimaalisesta hyödyntämisestä”

- ”Siirrämme lisenssien avulla toteutetut palvelut O365–palveluun mahdollisimman laajasti”

- ”Hyväksymme, että olemme O365–käyttäjänä Suomessa eturintamassa palvelun kaikkia haasteita ei vielä tiedetä”

- ”Pilvipalveluiden käytettävyys tiedetään erittäin hyväksi”

- ”Mahdollisia riskejä VR:llä vuosien saatossa sähköpostin

varaan räätälöidyt eri tietojärjestelmien toiminnallisuudet”

Cloud Services - Positions in the market (2011)(Gartner, Avanade)

LeadersChallengers

VisionariesNiche Players

Microsoft

BPOS

CiscoAT&T

Google

Microsoft Office365

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

7 | Microsoft Confidential

EA Office Licensing

SharePoint taustaa 4: Viimein pilvessä

• MS O365 lanseeraus kesällä 2011

- Teknisiä haasteita: Multiforest-tuki ja muutokset AD rakenteisiin, suunnitelmien muutoksia

• Kaupallinen malli

- Siirtymä työasemakohtaisista lisensseistä käyttäjäkohtaiseen palvelumaksuun tarkka harkinta ja arviointi tarpeen

• Lync pilvestä käyttöön jouluksi 2011

- Alkuvirittelyn jälkeen käyttökokemus hyvä

• Projektin pitkittyminen

- Koko AD / Exchange –alueen siivoaminen

- Sovellusriippuvuuksien kattava läpikäynti

• Älypuhelinkäytön tuki

- Palvelupakettien sisällön arviointi

- Muutokset puhelinalustoissa (Symbian, Windows Phone)

- Yhteensopivuudet pilven kanssa laajoja puhelinvaihtoja

• Täysimittainen käyttöönotto syksyllä 2012 talvi 2013

Active Directory Consolidation On-premises - Phase I

Current State

VR.NET LOGISTIC

EXCHANGE

RESOURCE

Target State

VR.NET

EXCHANGE

RESOURCE

Move:

- Users

- Groups

- Profiles

- SID History

- Workstations ?

Active Directory Synronization and Federation with Office365 –

Phase II

Target State

VR.NET

EXCHANGE

RESOURCE

Directory

Syncronization

Active Directory

Federation

Federation

Gateway

Microsofft

Online

Internet

Pilvipalveluiden kokonaislinjaus 2013

• O365 täysimääräisesti käyttöön v. 2013 alkaen

- Toteuttaa valittua pilvipalvelujen käyttöönoton strategiaa

• Microsoftin tarjoama korkean käytettävyyden pilvipalvelu

- Palvelu tuotetaan netin yli Dublinista ja Amsterdamista

• Nyt käytössä:

• Jatkossa mahdollista:

Sähköposti pilvestä

Ryhmätyöskentely pilvestä

Pikaviestintä = Vrmesepilvestä

Office-ohjelmistotpilvestä

”Sisäinen sosiaalinenmedia” = tiimit, ryhmät

• Kokorajoitukset jäävät käytännössä historiaan• Tähän asti vakio ollut XX MB

• Pilvessä joko 1 tai 25 GB

• Mobiilikäyttö saadaan kokonaan uudelle tasolle• Ei tarvita enää sisäverkkoon pääsyä

• Office 365 tukee suoraan uusimpia päätelaitteita

• Erinomainen käyttökokemus erityisesti Nokian Lumia-malleilla

• Synkronointiongelmat poistuneet kokonaan

• Liitetiedostojen lukeminen ja käsittely erittäin sujuvaa

• Sähköposti kaikkien ulottuville• Koko henkilöstölle selainpohjainen sähköposti

• Älypuhelinsähköposti ilman erillisveloitusta

• Evergreen olemme mukana kehityksen kärjessä• Saamme uudet versiot käyttöön ilman IT-projektia

• Jatkossa painopiste palvelussa ei ”pannuhuoneessa”

Muutokset sähköpostipalvelussa

SharePoint valintaa 2: On-Premises – Hybridi – Pilvi?Arvioi 2013 esitettyjä perusteluja…

• On-premise

• O365

Edut Huomioitavaa

Kontrolli ympäristöön suurempi kuin

pilvimallissa

SharePointin kaikki ominaisuudet

käytettävissä (Enterprise –lisenssillä)

Data on organisaation sisäverkossa

Versiopäivitykset edellyttävät

(pien)projektin

Päivitystahti hitaampi kuin

pilviympäristössä

Edut Huomioitavaa

Maksetaan vain todellisista käyttäjistä

Voidaan valita palvelupaketit erikseen

tietotyöläisille ja muille

Hyvityksiin perustuva 99,9% käyttöaikatakuu

(SLA)

Kehittyy jatkuvasti (uusia ominaisuuksia 90

päivän välein)

Mahdollistaa pääsyn mistä tahansa

Skaalautuu rajattomasti asiakkaan tarpeisiin

Palvelu sijaitsee Euroopassa Microsoftin

datakeskuksessa

SharePointin kaikki ominaisuudet ei

käytettävissä

AuditTrail seuranta rajatumpaa

Kehityksen muutokset tehdään suoraa

tuotantoympäristöön

Kertakirjautuminen palveluun toteutetaan

ns. Active Directoryn federoinnilla ja

synkronoinnilla.

SharePoint valintaa 1: On-Premises – Hybridi – Pilvi?Arvioi 2013 esitettyjä perusteluja…

Mahdollisen hybrid-mallin keskeinen haaste tällä hetkellä on, että ympäristöt

eivät synkronoidu tietojen osalta. Tämä johtaa esim. seuraavien tietojen

monistumiseen: navigaatio, haku, käyttäjäprofiilit, syötevirta, keskitetty

metadata

Keskeisimmät rajoitukset pilvimallissa nykyisen konseptin osalta:

Content Driven Search web osat: konsepti perustuu keskeisesti haun

hyödyntämiseen tiedon duplikoitumisen vähentämiseksi. Näin toteutetaan esim.

etusivun nostot jne. Ei tuettu pilvessä.

Image renditions: kuvien skaalaaminen palvelinpäässä. Helpottaa yhtenäisen

ulkoasun luontia ja sisällöntuotantoa. Kuvien koon muuttamiseen ja rajaamiseen

ei tarvita erillisiä työkaluja kuten Photoshopia. Ei tuettu pilvessä.

Usage analytics: käytön analytiikka puuttuu, jolloin esimerkiksi hakua ei voida

tehostaa

Search Refiners: Hakutarkenteet / hakusuotimet puuttuvat, poislukien OOTB

suotimet: Tyyppi, laatija ja muokkauspäivä.

Vanha Verstas (Sharepoint 2003) Uusi Verstas (Sharepoint 2010)

Miten liiketoiminnot hyötyvät uudesta?

Työhön liittyvä ajantasainen tieto löytyy nopeasti

Vastuuhenkilöt löytyvät nopeasti

Kaikilla työntekijöillä mahdollisuus hyödyntää Verstasta, myös mobiilikäyttö on tulossa

Yhdessä työskenteleminen helpottuu

Vuorovaikutus lisää tiimihenkeä ja sitoutumista

Vuorovaikutus kiihdyttää kehittämistä ja kehittymistä

Vuorovaikutus tukee esimiestyötä

Mikä muuttuu, mitä uutta?

Pysyy ennallaan

• Etusivu, uutiset

• Informatiivinen sisältö (nykyinen Työntuki)

• Työtilat

• Omat linkit ja sovellukset

• Järjestelmäalustana SharePoint.

Muuttuu

• Oman yksikön uutiset saavat enemmän näkyvyyttä

• Enemmän informatiivista sisältöä ja siihen useita eri lähestymispolkuja

• Mahdollisuus kutsua ulkopuolisiakin käyttäjiä projektien työtiloihin

• Turhaa päällekkäistä tietoa karsitaan

• Omiin työkaluihin pääsee helposti kaikista Verstaan osista

• Käyttöön saadaan SharePointin uusin pilviversio.

Kokonaan uutta

• Käyttäjälähtöinen navigaatio ja selkeä tietorakenne

• Tehokas ja monipuolinen haku joka löytää sisällöstä, henkilöiden tiedoista, osaamistiedoista ja keskusteluista

• Hakutuloksia voi esikatsella ja rajata

• Vuorovaikutus-mahdollisuudet kaikille

• Verstasta voi käyttää tablet-laitteilla, älypuhelimilla ja kotikoneilla

• Yksiköiden Verstas-vastaavat ohjaavat Verstaan käyttöä yksiköissä.

Oma yksikkö

Asiakkaat

Esimies

Sisäisenviestinnänkanavat

Kahvipöytä

Palaverit

Työohjeet

Aloite-toiminta

Ilmoitus-taulut

Julkinen media

Linked Matkaan

Vastuu-raportti

DivariAy-lehti

Luottamus-mies

Työkaverit

Koulutus

Nyt-lehtiKonserni-viestintä

Kehitys-keskustelu

Sähköposti

Perehdytys

Infonäytöt

Uusi VerstasTyöpaikan tietokoneKannettava tietokone

Tablet-laiteÄlypuhelinKotikone

Lync

Yhteisö

Verstaan pääosat

Viestintä Työskentely

UutiskeskusInformatiivinen

sisältöTyöryhmät

OneDriveeli Omat sivut

Keskitetty uutisoinnin, tiedottamisen ja viestinnän paikka

Kaikille avoin Selkeät

kategoriat ja divisioonakohtaiset näkymät

Pikalinkit Henkilöstö Palvelut Konserni Ohjeistavat,

kaikille yhteiset sivut

Elinkaaren hallinta

Käyttäjähallinta Työtilojen

mallipohjat, joita voi tarvittaessa muokata.

Omat profiilitiedot ja niiden täydentäminen

Omat linkit ja sovellukset

Omat tehtävät Oma tallennustila Oma blogi Yhteenveto itseä

koskevista päivityksistä

Jakaminen, seuraaminen, kommentointi, maininnat ja keskustelut!

Etusivun leiskamäärittely-dokumentista

Työversiosta (leikkialusta) informatiivisen sisällön näkymä:Ylänavigaatio metatietoon perustuvaVasen navigaatio rakenteellinenNavigaatiot rakennetaan palvelulähtöisesti, ei organisaatiolähtöisesti

23

Uusi VerstasOnline

SharepointVanha VerstasSharePoint 2003

CMS 2002SharePoint 20105000 käyttäjää4000 työtilaa

1 teratavu dataa

Räätälöity ratkaisu kaikilla

herkuilla Hallintamalli hajonnut

olemattomiin

Yksiköiden pääkäyttäjät

9 000 käyttäjää, joista 4 000 uuttaYamme

rTehokäyttäjät

Aloittelevat käyttäjät

Hallintamalli

Lisenssit

Mobiilikäyttöresponsiivisuus

Arkistointi

Migraatio-työkalu

OOTB

YhteisöllisyysSome-

periaatteet

Käyttöönotto

Salaus

Muut SharePoint-

ratkaisut

Yleisfiilis

• Ollaan tekemässä jotain, jota ei ole Suomessa tehty tässä mittakaavassa aiemmin

- Puhdas Online pilvitoteutus

- 9000 käyttäjää, joista puolet uusia

- Pääosa uusista mobiilikäyttäjiä

- Yammer-integraatio

- Kaikki osapuolet enemmän tai vähemmän opiskelevat asiaa

• Takana 8 vuotta SharePoint 2003-2010 –tuttavuutta

- 4000 aktiivista työtilaa

- Dataa 1 Tt

- Paljon myös edistyneitä käyttäjiä

• Iso organisaatio, jossa kaikenlaisia käyttäjiä: ketterästi uusia työkaluja omaksuvia tietotyöläisiä ja tietotekniikan pariin varovasti tulevia noviiseja, iso massa peruskäyttäjiä

toiveet ja vaatimukset erittäin moninaiset; erittäin tärkeäksi nousee helppokäyttöisyys kaikille käyttäjille ja kaikilla päätelaitteilla

Haasteita tekemisessä

• Online Sharepoint muuttuu koko ajan se toiminto, jonka varaan tänään määritelty, on kuukauden päästä jo muuttunut jatkuvaa määrittelyä

• Kukaan ei tunnu pysyvän ihan kärryllä, mikä toiminnallisuus on virallisesti käytettävissä/testikäytössä/tulossa ”lähiaikoina” tai ei käytössä eikä tule. Monesti keskustellaan ihan Microsoftin pääkallonpaikkaa myöten tilanteesta.

• Tavoitteena pitäytyä OOTB-ominaisuuksissa perusteltava, miksi ei ole järkevää toteuttaa kaikkia herkkuja konfiguroinneilla/räätälöinneillä pitää

oppia hyväksymään riittävän hyvä, joka voi sitten ollakin yksinkertaisuudessaan parempi ja helppokäyttöisempi

• Hyvien hallinnointityökalujen puute vaivaa edelleen SharePointia. Tämä yhdessä versiopäivityksistä tulevien haasteiden kanssa korostaa hallintamallin merkitystä.

• Vaikka moni asia muuttuu teknisestikin, on suurin muutos toimintatavoissa, kulttuurissa: vuorovaikutus, käyttäjälähtöinen rakenne, haku, mobiilikäyttö, hallintamalli jne päähuomio ja satsaus pitäisi olla

käyttöönotossa sen resurssoinnissa ja mahdollistamisessa, tämä kuitenkin haasteellista nykyisessä taloudellisessa tilanteessa

Plussat

Toiminnallisuudet:

• Käyttäjän profiilisivu: organisaatiotiedot, osaamisen löytyminen

• HAKU

• Metadataan perustuva navigaatio rakenteellisen navigaation rinnalla

• Helppokäyttöisyys yleisesti

• Työtilojen elinkaaren hallinta

• Aiempaa helpompi pääsynhallinta (jakaminen)

Online:

• Mobiilikäyttö ja pääsy kotikoneilta helppoa

• Talon ulkopuolisten henkilöiden kutsuminen mukaan yhteistyöhön helppoa

• Korjauksia ja uusia ominaisuuksia tulee käyttöön tiheästi

• Tavoitteena pitäytyä OOTB-ominaisuuksissa

• Integroituminen O365-pakettiin

Yammer:

• Yammer-integraatio tuo monipuolisen työkalun mm. keskusteluun

26

Miinukset

Online:

• Tavoitteena pitäytyä OOTB-ominaisuuksissa

• Oma mahdollisuus vaikuttaa versiopäivityksiin pienenee

• Tiheiden versiopäivitysten myötä ison ja moninaisen käyttäjäkunnan osaamisen varmistaminen käy haastavaksi

• Luotava uusi prosessi versiopäivitysten seurantaan ja hallintaan

• Tietoturva asettaa erityisiä haasteita

• Integraatiomahdollisuuksien rajallisuus

Lisenssit:

• Tietyt toiminnallisuudet sidottu lisenssitasoihin. Kun talossa useita eri lisenssityyppejä, pitää toteutus ratkaista alimman lisenssityypin mukaan

• Lisenssit ovat palvelupaketteja – hinnat ja sisällöt ovat eläneet paljon

Yammer:

• Yammer-ratkaisussa menetetään Newsfeedin dokumentin seuraaminen ja muutoksista tulevat ilmoitukset Newsfeediin

Tammikuu Helmikuu Maaliskuu Huhtikuu Toukokuu Kesäkuu Heinäkuu Elokuu Syyskuu

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40

Konseptintarkistus

Sisällönrakenteensuunnittelu

Toteutussprintit 0-3Test.

Sisällöntuotantoja asiatarkastus

Koulutus

Koulutus Vers

taan

julk

ais

ukoko

henkilöstö

lle

Korjaukset, käytön tuki

Työtilojen pilottikäyttö

Tuotantotestaus

Koordinoi, suunnittelee

Kouluttaa, tukee

Koulutus

Toimittaja

Sisällöntuottajat

Työtilapilotti

Projektiryhmä

Verstasvastaavat

Sisällön tuotanto, asiatarkastus ja syöttö

Informatiivinensisältö

Testauksen tulokset

Alustavatietorakenne

Toiminnallinen määrittely

Lokakuu Marraskuu Joulukuu 2015

41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52

Toimittaja

Kaikki käyttäjät

Projektiryhmä

Ryhmätyöskentely työtiloissa, keskustelut, vuorovaikutus

Kirjoittaa, tarkistaa ja ylläpitää Verstaan informatiivista sisältöä

Kouluttaa, tukee, suunnittelee, kehittää

Hyv. testaus

Toteutusprojektinpäätös.

Sisällöntuottajat

Verstasvastaavat

Siirtyminen vanhasta uuteen, päävaiheet

Uuden Verstaan julkaisu

•Kaikille avoin ohjeistava sisältö julkaistaan

•Pilottityötilat käytössä

•Työtilojen siirtäminen alkaa

Vanhan Verstaan asettaminen ”vain luku”-tilaan

•Työtila kerrallaan alkaen syyskuusta 2014

•Kaikki 1.2.2015 mennessä

•Vanhoista työtiloista voi ottaa materiaalia, mutta ei tallentaa

Vanhan Verstaan sulkeminen 2015 aikana

•Vanhasta Verstaasta otetaan varmuuskopio ≠ nykyinen Verstas

Rooli

HenkilötTehtävätennen 2.6.

Tehtävät2.6.-15.9.

Tehtävät15.9. jälkeen

Verstas-vastaava

• N.N. • Sisällön rakenteen suunnittelu

• Sisällön kartotus• Sisällön tuotanto• Osallistuminen

koulutuksiin

• Verkkokirjoittaminen• Sisällön syöttäminen

työpajoissa• Sisällön tekemisen

ohjaaminen• Työtilojen käyttäminen• Muu sisällönhallinnan työ

• Käyttöönoton ja käyttäjien tukeminen

• Koulutustenjärjestäminen

• Sisällönhallinnan työt• Työtilojen luominen

Sisällön-tuottajat

• M.M.• K.K.• L.L.

• Sisältötekstien tuottaminen

• Osallistuminen koulutuksiin

• Verkkokirjoittaminen

• Sisällön syöttäminen työpajoissa

• Sisällön vienti järjestelmään

• Muu sisällönhallinnan työ

• Sisällön vienti järjestelmään

• Työtilojen käyttäminen

• Muu sisällönhallinnan työ

Asiantuntijat

• P.P. Sisältötekstien kirjoittaminen

• Sisältötekstien kirjoittaminen

• Sisältötekstien päivittäminen

Testikäyttäjät

• R.R.• S.S.

• Määritellään erikseen

Työtilapilotti

• V.V. • Työtilojen luominen, täyttäminen ja käyttäminen

Työtilan vastuuhenkilö

• W.W. • Hallinnolliset päätökset

Työtilan omistajat

• Rakenteen, käyttäjien ja sisällön hallinta

Työtilan jäsenet • Sisällön hallinta

Roolinmukaiset tehtävät, organisaatio A

Koulutussuunnitelma

Koulutuksen tai tietoiskun aihe Kohderyhmä

Verkkokirjoittaminen Sisällöntuottajat maalis-huhtikuu

SharePoint ja Verstas-koulutus: rakenteen hallinta, sivupohjat, sisällöntuotanto

Verstaan pääkäyttäjät touko-kesäkuu

Verstaan hallintamalli ja toiminnallisuudet: rakenteet, web-osien käyttö, työtilojen luominen ja muokkaaminen, käyttöoikeudet

Verstas-vastaavat toukokuu

Työtilojen luominen ja käyttäminen, käyttöoikeudet, hallintamalli Työtilapilotit toukokuu

Uusi toimintatapa, hallintamalli, rakenne, asiasanat Sisällöntuottajat toukokuu

Sisällönsyöttäminen ja sivupohjien käyttäminen Sisällöntuottajat toukokuu

Uutistuotanto Uutistoimittajat elo-syyskuu

Julkaisu

Vuorovaikutus Verstaalla Käyttäjät elo-syyskuu

Tiedon löytyminen Verstaalta Käyttäjät elo-syyskuu

Työtilojen luominen ja käyttäminen Käyttäjät elo-syyskuu

Omat sivut Käyttäjät elo-syyskuu

Uusi Verstas: avoimuus, vuorovaikutus, uudet toiminnallisuudet, tiedon hakeminen, työtilojen käyttö

Käyttäjät syys-lokakuu

Työtilojen luominen ja käyttäminen, käyttöoikeudet, hallintamalli Työtilojen omistajat syys-lokakuu

Verstaan mobiilikäyttö: tabletti, älypuhelin, kotikone Käyttäjät syys-lokakuu

Verstaan käyttäminen Käyttäjät loka-marraskuu

Käyttötapausesimerkkejä

Budjetti

Käyttäjä hakee johtoryhmän materiaalia hakutoiminnolla

Budjetti

Budjetti

Hakutulossivulla voidaan tehdä tarkennuksia hakuun joko- Asiasanojen- Dokumentin tyypin- Tekijän- Luontipäivän jne. mukaan

Hakutulossivulla dokumentteja voidaan esikatsella viemällä hiiri hakutulosten päälle, jos kyse on office –dokumentista, se siitä näkyy esikatseluruutu hakutuloksen vieressä.

2013 Q4 budjetti

2013 Q4 budjetti

Budjetti

Materiaalia voidaan selata myös navigaation kautta: Työryhmät osiossa näkyvät ne työtilat, joihin käyttäjällä on oikeus.

Johtoryhmän työtilaan voi päästä myös henkilön itsensä ylläpitämien omien linkkien kautta.

Linkit voidaan tehdä päätyötilaan, alatyötilaan tai mihin tahansa www-osoitteeseen joihin käyttäjällä on oikeus.

Linkit käyttäjä tekee ylläpitää itse.

Johtoryhmä

n työtila

Linkkilista avautuu ikkunana viemällä hiiri Omat linkit –sanan päälle.

Lista esitetään muun sisällön päällä.

Omat linkit –toiminto näkyy kaikilla Verstaan sivuilla.

Johtoryhmä

Alisivustot

Johtoryhmän työtila voi olla myös divisioonan työtilan alatyötila.

Sijoitus määritellään rakennetta luotaessa.

Käyttämällä sisältöhaku web-osaa, ei kaiken johtoryhmien materiaalien tarvitse fyysisesti samassa osiossa. Käyttöoikeuksia rajaamalla ja asiasanoja käyttäen sisällöt voidaan yhdistää hakutoiminnolla.

TeemaSyötetään hakusanaksi Teema

Teema

TeemaKaikki Henkilöt Keskustelut Uutiset ja tiedotteet Työryhmät

Hakutulossivulla esitetään kaikki sisältö, jossa on asiasanalistassa tai sen sisällössä on sana Teema

Teema

TeemaKaikki Henkilöt Keskustelut Uutiset ja tiedotteet Työryhmät

Tarkennetaan hakua klikkaamalla hakutuloksen yläpuolelta hakua täsmentämään ”Henkilöt”. Hakuloksessa näkyvät henkilöt, joiden osaamisalueeseen on määritelty Teema (osaamisalueen tiedot kukin käyttäjä ylläpitää itse – tämä ohjeistetaan käyttöönottovaiheessa).

Valitaan haluttu henkilö, hänen henkilökorttinsa oikeassa reunassa näkyy myös organisaatiokaavio.

Organisaatio

Organisaatiokaaviossa esitetään valittu henkilö, hänen kollegansa omasta yksiköstä sekä esimies.

Valitsemalla esim. esimiehen tästä kaaviosta, esitetään hänen kollegansa ja hänen esimiehensä.

Organisaatiokaavion tiedot tulevat AD:stä / henkilötietojärjes-telmästä (HR master).

Osaamistiedot löytyvät ”näytä lisää” –linkin takaa.Henkilö ylläpitää itse omaa osaamis-historiaansa.

Teema

Henkilön tiedot ovat osin itse ylläpidettäviä, organisaatioon liittyvä tieto tulee HR masterista.

Verstas

UutisetMatkustaja-liikenteen

työtila

Juna-luntit

tiimi

W8 –puhelimessa voidaan tehdä erilaisia pikanostoja, ”linkkilaatikkoja” haluttuihin sisältökokonaisuuksiin tai sovelluksiin.Nämä voidaan osin esiasentaa, osin käyttäjä hallinnoi näkymää itse.Tässä nostettu esim:1. Linkki Verstaan

mobiiliversion pääsivulle2. Oman yksikön uutissivulle3. Oman yksikön päätyötilaan4. Oman tiimin työtilaan5. Junaluntteihin6. Tai Veturihuoltokirjaan- Eri käyttäjillä näkymä voi olla erilainen

Mobiiliverstaan aloitussivu:1. Haku2. Omat linkit (samat kuin

”perus-Verstaalla”3. Uutisvirta (syöte)4. Uutiskeskus5. Työn tueksi –osio6. Henkilöstöosio7. Yksikön uutiset

Omat sivut

• Omien työtilojen, ryhmien ja aihealueiden seuraaminen keskittyy omille sivuille

• Keskustelu sivulla luo uutta viestintäkulttuuria (tiedon jakaminen, yhdessä tekeminen, läpinäkyvyys)

Tehtävät

Minun sivuni (Aboutme): Kuva, perustiedot organisaatiosta, postiosoite, puhelinnumerot, esimies, assistentti, sijainti organisaatiossa sekä itse lisätty sisältö: vastuut, erikoisosaaminen, projektit jne.

Oma blogi

Uutisvirta (Newsfeed): Ilmoitukset niistä ihmisistä, dokumenteista, sivuista, keskusteluista aihealueista, joita olen päättänyt seurata (vrt. Facebookin etusivu)