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UNIVERSIDAD MARIANO GÁLVEZ DE GUATEMALAMAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOSCENTRO UNIVERSITARIO GUASTATOYA, EL PROGRESOCURSO: SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIALING. M.A. ESTUARDO MORALES
Ensayo: Sistema de Información Gerencial: base para la
Toma de DecisionesTeresa del Carmen Morales Moscoso 1828-06-10486
Guastatoya, El Progreso 03 de mayo del 2014
ESTRUCTURA DE LA CALIFICACIÓN
Heteroevaluación Autoevaluación Coevaluación Calificación Final100 pts. 10 pts. 100 pts. 3 pts 100 pts. 2 pts. 15 pts.
1
INTRODUCCIÓN
Los sistemas de información gerencial base para la toma decisiones ayuda
analizar cada problemática encontrada y evaluar cuál es la mejor alternativa para
dar la solución más acorde a la situación actual de la empresa.
El propósito fundamental del presente documento consiste en establecer los
aspectos y factores principales de un sistema de información, que apoyan la toma
de decisiones en las organizaciones, así como el impacto de los mismos.
La toma de decisiones en la organización es fundamental para el éxito o el
fracaso de la misma, debido a que la persona o colaboradores a cargo de darle
solución a una situación en particular, deberán analizar los aspectos internos y
externos que esta conlleva.
Los sistemas de información simplifican la tarea de tomar decisiones por parte
de las personas encargadas, pues brindan un panorama más amplio y permiten
realizar un análisis profundo de la situación actual a resolver.
Esto también permite que no solo las personas que estén en altos cargos
tomen las decisiones, sino que también los colaboradores de los niveles
inferiores, porque los sistemas de información orientan toda la información en el
momento justo cuando se necesita.
Cuando hace mención hoy en día a los sistemas de información gerenciales se
asocian directamente con las tecnologías de información debido a que lo ideal es
invertir en actualizar el sistema manual existente en la organización y es aquí
donde se puede cuestionar lo siguiente ¿invertir o no en un sistema de
información actualizado? ¿Qué ventajas y desventajas proporcionará el sistema
de información? ¿Ayudara a reducir los costos? ¿Obtendrán beneficios la
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empresa y sus colaboradores? Al analizar este documento se podrá solucionar
dichas interrogantes.
Iniciando el escrito con la definición de sistemas de información, el cual está
compuesto por tres actividades principales como las entradas, procesamiento y
salidas, luego se expone la definición de toma de decisión en donde se da
respuesta a una problemática existente, por medio de la búsqueda de diversas
alternativas y la elección de la mejor.
Los Sistemas de Información Gerencial, se dividen en Sistemas de
Procesamiento de Transacción (TPS), Sistemas de Información Gerencial (MIS),
Sistemas de Soporte de Decisiones (DSS) y Sistemas para inteligencia de
Negocios (BIS).
Los tipos de decisiones pueden ser tomadas en la organización de manera
individual o grupal, esto va a depender de la forma que se presenta la situación
actual en la empresa.
Las fases para la toma de decisiones son comprensión, diseño y selección; la
comprensión es donde se determina cual es el problema, el diseño se buscan
varias alternativas para darle solución a la problemática encontrada y luego la
selección donde se elige la mejor alternativa.
La toma de decisiones con una adecuado Sistema de Información Gerencial,
ayudará hacer más eficaces y eficientes los procesos en una organización y con
esto alcanzará el éxito y obtendrá una fidelidad de los clientes de forma
permanente.
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Sistemas de Información Gerencial: base para la toma de decisiones
Cuando se aborda el tema Sistemas de Información Gerencial, es necesario
precisar un conjunto de elementos que deben de llevarse a cabo, para
implementar un sistema en la organización, debido a que este es un proceso de
forma secuencial donde se ingresa la información, se procesa y almacena, para
que luego toda la información se distribuye donde corresponda, de manera que la
empresa junto con sus directivos o la gerencia general pueda tomar decisiones
fundamentadas sobre los objetivos trazados
Los Sistemas de Información según los autores Laudon y Laudon (citado en
Fernández, 2006) la definen como “un conjunto de componentes interrelacionados
que recolectan (recuperan), procesan, almacenan y distribuyen información para
apoyar la toma de decisiones y el control de una organización” (p. 12).
Los Sistemas de Información llevan a cabo un proceso donde cada elemento
depende del otro para continuar y así lograr tener toda la información necesaria
para poder tomar las mejores decisiones en beneficio de la organización y del
personal que la conforman.
Los autores Laudon y Laudon mencionan los componentes que se relacionan
entre sí; pero no es lo esencial, debido a que si no se cuenta con datos confiables
en la organización, cuando se realice todo el proceso integrado de los sistemas de
información, toda esta información va a estar errónea; entonces ¿es de gran
utilidad contar con un sistema de información actualizado, si los datos para
generar la información no es la adecuada?; aquí es donde se analiza, que los
autores hacen énfasis únicamente en los sistemas de información como la
solución a toda la problemática que se suscita en una organización; pero esto
dependerá de la cantidad de datos confiables que se ingresen al sistema.
4
Los autores Pablos, López, Martín-Romo y Medina (2011) hacen mención de
las funciones de los Sistemas de Información Gerencial, se dividen en tres
actividades siguientes: recibe datos de las fuentes internas o externas como
elementos de un proceso (INPUTS); almacena información y actúa sobre los
datos para generar y producir información (PROCESSING) y distribuye
información elaborada por el usuario final (directores, ejecutivos, administradores,
etc. (OUTPOUTS) p. 24.
Las actividades que mencionan los autores son de gran importancia tomarlas
en cuenta; pero esto no ayudará en gran medida si todo el proceso no se lleva de
una manera secuencial y en desacuerdo que no únicamente existen estas
actividades hay una que es indispensable, la cual se puede agregar que es la
retroalimentación, esta es necesaria para detectar si todo lo realizado con
anterioridad está encaminado hacia el objetivo a cumplir, o si hay que desarrollar
una corrección a la misma. Todas estas actividades son necesarias y requieren
contar con una base de datos fidedigna para llevar a cabo un proceso eficiente y
eficaz en la utilización de los sistemas de información.
En el Anexo A, se describe las actividades principales de los Sistemas de
Información Gerencial y así como el entorno que rodean dichas actividades.
Tomando en cuenta que los Sistemas de Información Gerencial son una parte
fundamental en toda organización y que ayudan a mejorar la toma de decisiones,
los autores Morris y Maisto (2005) detallan que la toma de decisión es “un tipo
especial de solución de problemas en el que ya se conocen todas las posibles
soluciones u opciones. La tarea no es buscar más soluciones sino identificar la
mejor solución disponible o la opción que más se acerque a la satisfacción de las
necesidades y metas” (p. 242).
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En el mundo empresarial la definición antes propuesta por los autores, se
enfatiza en que la toma de decisiones es encontrar los puntos clave o estratégicos
para darle solución a una problemática encontrada; esto en Sistemas de
Información Gerencial, va a depender mucho de la calidad de información que se
ha ingresado y que luego será procesada, derivado de esto la toma de decisiones
se basará en fundamentos confiables en este caso será la información recabada
dentro de la organización.
Pero uno de los mayores problemas que puede pasar, si se tomará en cuenta
soló la definición que los autores Morris y Maisto le dan a la toma de decisiones;
es que muchos colaboradores piensan que contar con varias alternativas mejorará
la decisión que se vaya a tomar, pero esto creará en algunos casos confusión,
debido a que se tienen distintos escenarios y caminos a tomar para resolver la
problemática.
¿Es necesario tener varias alternativas? Esta es una de las muchas
interrogantes que se pueden plantear; la respuesta a la misma dependerá de la
situación por la cual atraviesa la empresa, lo ideal es analizar la problemática y
plantear dos o tres alternativas, y así dar una solución eficiente y eficaz.
En el Anexo B, se observa el proceso de la toma de decisiones, el cual consta
de ocho pasos.
Los niveles de toma de decisiones gerenciales deben ir de la mano con los
Sistemas de Información, esto es para que la organización sea más exitosa y
mantenga su liderazgo en el mercado.
Una empresa tiene sistemas que deben de proporcionar soporte en todos los
niveles administrativos de la organización entre ellos se pueden mencionar:
Sistemas de procesamiento de transacciones (TPS), sistemas de información
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gerencial (MIS), sistemas de soporte de decisiones (DSS) y sistemas para
inteligencia de negocios (BIS).
Los sistemas de procesamiento de transacciones (TPS) son los que llevan el
registro de las actividades y transacciones, elementales de la organización,
como ventas, recibos, depósitos en efectivo, nóminas, decisiones de créditos y
el flujo de materiales en una fábrica.
Los sistemas de información gerencial (MIS) proveen a los gerentes de este
nivel reportes sobre el desempeño actual de la organización. Esta información
se utiliza para supervisar y controlar la empresa, además de predecir su
desempeño en el futuro. Además estos sistemas sintetizan e informan sobre
las operaciones básicas de la compañía mediante el uso de datos
suministrados por los sistemas de procesamiento de transacciones.
Los sistemas de soporte de decisiones (DSS) brindan apoyo a la toma de
decisiones que no es rutinaria. Se enfocan en problemas que son únicos y
cambian con rapidez, para los cuales el proceso para llegar a una solución tal
vez no éste por completo predefinido de antemano. Tratan de responder a
preguntas como éstas: ¿Cuál sería el impacto en los itinerarios de producción
si se duplicarán las ventas en el mes de diciembre?
Los sistemas para inteligencia de negocios (BIS) se encargan de las
decisiones no rutinarias que requieren de juicio, evaluación y perspectiva,
debido a que no hay un procedimiento acordado de antemano, para llegar a
una solución (Laudon y Laudon, 2012, pp. 45 – 50).
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Cada tipo de Sistema de Información desempeña una función distinta a la del
otro, lo único es que muchas veces los mismos sistemas necesitan información de
otros sistemas para poder completar el proceso.
Los diferentes tipos de Sistemas de Información se relación con los niveles de
la organización, como el estratégico, administrativo y operacional. En el Anexo C,
se observa la relación de los niveles de la organización y los sistemas de
información.
Los Sistemas de Información Gerencial pueden ser la base para la toma de
decisiones cuando:
Los grupos requieren de trabajar en forma conjunta para tomar decisiones
estructuradas o semiestructuradas, un sistema de apoyo a la toma de
decisiones en grupo (GDSS, Group Decision Support System) podría ser la
solución. Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones en grupo tienen el
propósito de unir a un grupo en la búsqueda de la solución a un problema con
la ayuda de diversas herramientas como lo son los sondeos, cuestionarios, la
lluvia de ideas y la creación de escenarios.
Los sistemas de apoyo a los ejecutivos (ESS, Executive Support System)
ayudan a estos últimos a organizar sus actividades relacionadas con el entorno
externo mediante herramientas gráficas y de comunicaciones, por lo general
se encuentran en salas de juntas o en oficinas corporativas personales
(Kendall y Kendall, 2005, p. 4).
La información recabada por medio de los datos, se puede utilizar para la toma
de decisiones en una organización; los directivos o gerentes necesitan saber qué
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hacer en cuanto a cuestiones financieras, contables, como está posicionada la
empresa frente a la competencia, si los clientes están satisfechos con lo que se
les ofrece, en fin una serie de situaciones donde es imprescindible tomar las
decisiones más oportunas.
Todo lo anteriormente expuesto se basa en un adecuado Sistema de
Información Gerencial, que es el que permite obtener información fidedigna y un
panorama más amplio de la situación real por la que la empresa atraviesa, y es
allí donde se lleva a cabo la toma de decisiones la que puede ser individual o
grupal.
Si existe diversidad de tipos de sistemas de información para los distintos tipos
de niveles de la organización, pero en sí son las personas las que toman las
decisiones de acuerdo a los escenarios planteados en la empresa.
“Los tipos de decisiones individuales son las que una persona hace uso de su
razonamiento y pensamiento para elegir una decisión o un problema que se
presente” (Díaz, 2010, p. 101).
“Los tipos de decisiones en forma grupal o participativa lo que varía de la
individual es la intervención de integrantes del grupo en cada uno de los pasos”
(Hitt, 2006, p. 318).
Los directivos de la organización son los que deben de tomar en cuenta si es
factible que las decisiones se tomen en forma individual o con la participación de
algunos colaboradores, esto puede tener sus ventajas y desventajas, debido a
que hay decisiones en las cuales está en juego toda la organización, es allí donde
los directivos se realizan la incógnita ¿será necesario tomar decisiones
individuales o en forma grupal?; esta respuesta dependerá de la situación en que
se encuentre en ese momento la empresa y la capacidad de discernir y evaluar
cuándo y cómo se toman las decisiones empresariales.
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Los Sistemas de Información confiables pueden apoyar a los administradores
en general a identificar la situación actual, cual es el problema y las posibles
alternativas que se puedan tomar para solucionarlo; las decisiones inteligentes
depende en gran medida de los datos proporcionados con anterioridad.
Por consiguiente se puede deducir que un Sistema de Información Gerencial
ayuda a la toma de decisiones, esto lo exponen más ampliamente los autores
Cotoz y Taboada (2010) donde dice que cada problema de toma de decisiones
puede ser estructurado en tres grandes fases:
Comprensión: se determina el problema. En esta fase se obtienen los datos
“crudos”, los cuales son procesados y examinados para detectar posibles
oportunidades y problemas. Las funciones de adquisición, almacenamiento
recuperación y gestión de los SIG permiten modelar la situación real sobre la
base de datos geográfica. Los SIG actuales dan un soporte adecuado o la fase
de inteligencia, ya que ofrecen capacidades insuperables para integrar,
manipular, analizar y presentar eficientemente cantidades de datos
almacenados en múltiples formatos.
Diseño: se identifican las posibles alternativas. Consiste en descubrir,
desarrollar y analizar el conjunto de posibles soluciones, al problema
identificado en la fase de comprensión. Cuando la selección de alternativas
implica preferencias que entren en conflicto entre sí, estas funciones no
proporcionan el suficiente apoyo analítico, ya que no tienen en cuenta las
percepciones del tomador de decisiones.
Selección: se determina la mejor alternativa. En este punto se valora cada
alternativa en términos de una regla de decisión específica (p. 121).
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En el Anexo D se observa el esquema de las fases de un proceso de decisión.
La toma de decisiones mejora cuando se cuenta con un Sistema de
Información en la organización, y esto ayuda a optimizar todos los procesos que
se llevan a cabo en la misma.
Los Sistemas de Información Gerencial hoy en día facilitan la toma de
decisiones para los gerentes de las organizaciones, el panorama en el mundo real
como menciona Laudon (2005) expone que “los sistemas de información no
pueden mejorar todos los tipos distintos de decisiones que se llevan a cabo en
una organización” (p. 458).
En contraste con Laudon y Laudon puede ser que los sistemas de información
no mejoran todas las decisiones a tomar en una organización, pero sí facilitan en
gran parte la misma, debido a que presenta una perspectiva amplia y concreta de
la situación real del problema.
Esto les da a los colaboradores un panorama más real enfocado en las
diversas situaciones que puedan acontecer en el ambiente de trabajo; lo que
produce reacciones más eficaces y eficientes al momento de cualquier imprevisto
que se pueda dar.
La toma de decisiones en una organización es fundamental, ya que de estas
depende muchas veces el éxito o el fracaso de un negocio; se debe de hacer uso
de las tecnologías de que se disponen en la actualidad, para que las
organizaciones sean competitivas en un mundo cambiante.
Los Sistemas de Información Gerencial brinda el soporte necesario a las
empresas al momento de tomar una decisión a nivel general, por ejemplo en un
proceso de ventas en una cadena de electrodomésticos, el personal de ventas
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necesita tomar decisiones rápidas y exactas, cuando se trata de descuentos
especiales o si se trata de qué margen de descuentos se puede aplicar a distintos
productos; aquí los sistemas de información son más que necesarios porque
brindan una respuesta inmediata a los clientes, es decir el proceso de venta se
lleva a cabo cumpliendo con las expectativas de los clientes, en este caso un
cliente satisfecho es redituable y fiel a la organización le ofrece un servicio de
excelencia. Si el proceso de venta se lleva a cabo de una manera empírica, sin
mayor información disponible con un sistema obsoleto y lento, el cliente termina
desestimando su compra y se retirará, esto traerá pérdidas cuantiosas para las
empresas.
En este punto se pueden comparar dos factores importantes, los cuales
radican en la diferencia si invertir en un Sistema de Información con tecnología de
punta o dejar un Sistema de Información manual, el cual sería más lento. Es aquí
donde la empresa se pregunta ¿estaré en el camino correcto? ¿Se podrá
mantener la participación en el mercado por un periodo largo? ¿Las decisiones se
tomarán en base a información confiable? Al final todas estas interrogantes y
muchas otras saldrán a la luz cuando se presenten los problemas potenciales,
derivado a la falta de planificación adecuada de cómo guiar a la empresa hacia el
cumplimiento de los objetivos.
Por otro lado hay que hacer énfasis que los sistemas de información no
poseen una varita mágica para solucionar una problemática, son los
colaboradores que se apoyaran en los sistemas de información para tomar la
mejor decisión posible.
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CONCLUSIÓN
En relación al documento que se presenta y la exposición del tema de
Sistemas de Información Gerencial la base para la toma de decisiones se puede
deducir que es importante contar en la organización con este tipo de
herramientas necesarias para que la empresa se mantenga en un mercado cada
vez más competitivo y cambiante.
Los sistemas de información gerencial apoyan la toma de decisiones porque
proporcionan a los directivos, a los colaboradores y a toda la organización
información veraz, confiable, estructurada y oportuna.
Se puede deducir que de acuerdo al análisis de este documento que son
varios los aspectos y factores que los sistemas de información proporcionan para
la toma de decisiones; en general todo sistema de información inicia con
actividades necesarias para desarrollar la recopilación de la información como es
el ingreso de los datos, almacenar, generar y producir información y distribuir la
misma a la persona o usuario que la va a utilizar. Estas actividades son
transcendentales para obtener una información con aspectos como la calidad,
confiabilidad y la veracidad de la misma.
Los sistemas de información gerencial dan soporte a las organizaciones con
diferentes sistemas de información disponibles, para los distintos niveles de la
empresa; los sistemas de procesamiento de transacciones son utilizados por el
nivel operativo; los sistemas de información gerencial el nivel medio; los sistemas
de soporte de decisiones, los colaboradores del nivel alto y el sistema para
inteligencia de negocios que éste unifica a los anteriores sistemas, es decir que
necesita de los otros para completar el proceso.
Los sistemas de información no pueden mejorar todo tipo de decisiones, pero
sí facilitar el proceso de comprender, diseñar y seleccionar la mejor alternativa
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para darle solución a una problemática en particular; de manera que cada
problema es estructurado en una forma más amplia y analizando los aspectos
internos y externos que las mismas conllevan.
La implementación de un Sistema de Información en una empresa conlleva
ciertos costos y gastos, que ameritan una planificación financiera adecuada y de
acuerdo a las posibilidades económicas de la empresa.
Aunado a esto se puede indicar que los costos que contraerá la
implementación de un sistema de información gerencial en la organización,
quedará disminuido al momento que la empresa obtenga los beneficios del
mismo; estos beneficios podrían ser mantenerse en un mercado cada vez más
competitivo, mejorar los procesos, entre algunos que se pueden mencionar.
Finalmente hay que precisar que los sistemas de información son una
herramienta que facilita la toma de decisiones, pero quien toma las decisiones
finales son los colaboradores de los distintos niveles de la organización. Por ello
es necesario llevar a cabo todo el proceso de manera gradual y de forma eficiente
y eficaz; ya que de esto dependerá el resultado final obtenido.
14
BIBLIOGRAFÍA
Amaya, J. (2010). Sistemas de Información. Segunda edición. Bogotá. Ecoe
Ediciones.
Cotos, J. y Taboada, G. (2005). Sistemas de Información medioambiental.
Primera Edición. España. Netbiblo.
Díaz, P. (2010). Orientación sociolaboral e iniciativa personal. Primera edición.
Madrid, España. Ediciones Paraninfo, S.A.
Fernández, V. (2006). Desarrollo de sistemas de información: una metodología
basada en el modelado. Primera Edición. Barcelona. Ediciones UPC.
Hitt, M. (2006). Administración. Novena Edición. México. Pearson Educación.
Kendall, K. y Kendall, J. (2005). Análisis y Diseño de Sistemas. Sexta edición.
México. Pearson Educación
Laudon, K. y Laudon, J. (2012). Sistemas de Información Gerencial. Decima
segunda edición. México. Pearson Educación.
Morris, C. y Maisto, A. (2005). Introducción a la Psicología. Pearson, Educación.
15
Pablos, C., López, J., Martín-Romo, S. y Medina, S. (2011). Organización y
transformación de los sistemas de información en la empresa. Primera edición.
Madrid. Esic, Editorial.
Robbins, S. y Coulter, M. (2005). Administración. Octava edición. México.
Pearson, Educación.
Rodríguez, D. (2014). Análisis y Desarrollo de Sistemas de Información.
Disponible en internet en:
http://adsi571985.blogspot.com/2014_02_01_archive.html
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ANEXOS
Anexo AActividades principales de los Sistemas de Información Gerencial
Fuente: Rodríguez, D. (2014). Análisis y Desarrollo de Sistemas de Información. Documento consultado en
http://adsi571985.blogspot.com/2014_02_01_archive.html
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Anexo BProceso de Toma de Decisión
Proceso de Identificación de un problema
Toma de Decisión
Identificación de criterios de
decisión
Ponderación de los criterios
Desarrollo de Alternativas
Análisis de Alternativas
Selección de una Alternativa
Implementación de Alternativa
Evaluar la Eficacia de la Decisión
Fuente: Elaboración propia. Información obtenida de: Robbins, S. y Coulter, M. (2005). Administración.
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Anexo CTipos de Sistemas de Información
CLASES DE SISTEMAS GRUPOS SERVIDOS
NIVEL ESTRATÉGICO DIRECTORES SENIOR
NIVEL ADMINISTRATIVO MANDOS MEDIOS
NIVEL DE CONOCIMIENTO TRABAJADORES DE
DATOS Y DE
CONOCIMIENTO
NIVEL OPERACIONAL ADMINISTRADORES
DE OPERACIONESVentas & mercadeo Fabricación Finanzas Contabilidad Recursos
Humanos
Fuente Elaboración propia. Información obtenida de: Amaya, J. (2010). Sistemas de Información.
Comprensión
Selección
Diseño
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Anexo DFases de un proceso de Decisión
Fuente Elaboración propia. Información obtenida de: Malezewski (citado en Cotos y Toboada, 2005). Sistemas de
Información medioambiental.
