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Universidad Nacional Mayor de San MarcosFacultad de Ciencias
ContablesCPC. Walter Poma TorresSISTEMAS EMPRESARIALES DE
NEGOCIOSSISTEMAS DE INFORMACIN GERENCIAL
CASOPROYECTO ERP - MEJOREMOS
PUCPhttp://www.pucp.edu.pe/mejoremospucp/sobre-el-proyecto/11Antecedentes2007Nuestra
Universidad contrat a la consultora Deloitte para evaluar la
infraestructura y el soporte tecnolgico de la Catlica y determinar
una solucin adecuada para las necesidades institucionales.2008El
estudio de Deloitte sugiri la implementacin de un ERP (Enterprise
Resource Planning). Un estudio encargado a la consultora Ernst
& Young confirm la necesidad de llevar a cabo cambios en cuanto
a nuestra gestin en recursos humanos.2009La Catlica decide optar
por un ERP de nivel mundial. Se design como responsable del
proyecto al Vicerrector Administrativo, Carlos Fosca, y a Jos
Flores, director del Instituto para la Calidad como director
ejecutivo del proyecto.2010Se ven de cerca las experiencias de
otras universidades en su proceso de implementacin de un ERP.
Asimismo, se efectan diferentes estudios con usuarios de nuestros
sistemas administrativos. Luego de una exhaustiva evaluacin, en
noviembre del 2010 se eligi implementar PeopleSoft , ERP de Oracle,
y designar como implementadora a la consultora Quanam.2011A inicios
del ao se hace la estimacin de los recursos tecnolgicos requeridos
por el proyecto y se evalan equipos y empresa implementadora,
concurso que es obtenido por IBM. A su vez, la consultora BDOinici
el Proyecto de Gestin de Seguridad de la Informacin. El 14 de
febrero se inici formalmente el proyecto integrado inicialmente por
30 especialistas de nuestra administracin central.Estudios
realizadosLa elaboracin de muchas de las propuestas desarrolladas a
lo largo de la implementacin del Proyecto Mejoremos PUCP, han sido
recogidas de diferentes estudios realizados al interior de nuestra
institucin.Estudios encargados por el ProyectoInforme preliminar
sobre lineamientos para la reasignacin de derechos de decisin. Mag.
Edmundo Beteta, Diciembre 2011. Percepciones del funcionamiento de
la Direccin de Administracin y Finanzas de la Pontificia
Universidad Catlica del Per por parte de sus colaboradores.
Instituto para la Calidad, Julio 2011. Documento diagnstico de los
usuarios. Proyecto BPR/ERP, Octubre 2010. Informes
InstitucionalesEvaluacin Final del Plan Estratgico Institucional
2007-2010. Direccin Acadmica de Planeamiento y Evaluacin, 2011.
Estudio sobre Centros e Institutos de la PUCP. Comisin ad-hoc,
Agosto 2010. Estudio de percepcin sobre las unidades de apoyo
acadmico y administrativo PUCP. Comisin ad-hoc, Agosto 2010.
Instituto para la Calidad, Informes de focus group y
entrevistas:Direccin de Administracin, Octubre 2010. Direccin de
Administracin, Setiembre 2009. Direccin de Informtica, Mayo 2009.
Direccin de Servicios Econmicos, Noviembre 2006. Direccin de
Servicios Econmicos, Diciembre 2005BeneficiosA nivel de Toma
decisionesMejorar la planificacin integral del uso de nuestros
recursos y de nuestros procesos de toma de decisin al contar con
una informacin precisa y oportuna. Optimizar nuestros sistemas de
control, brindando mayor transparencia a todo nivel de gestin.
Fomentar una cultura de evaluacin, implementando un modelo de
gestin centrado en resultados y rendicin de cuentas.A nivel de
ProcesosAdoptar las mejores prcticas mundiales en la gestin
acadmico-administrativa, la gestin de recursos humanos y la gestin
comercial, econmica y financiera. Reducir la complejidad de
nuestras operaciones y tiempos de respuesta para mejorar la
productividad. Reducir los costos operativos a partir de la
automatizacin y la estandarizacin de procesos y la maximizacin de
economas de escala. A nivel de ServiciosSe enfocar en las
actividades principales de las unidades. Identificar las
oportunidades de mejora en nuestras operaciones y optimizar la
estructura de costos de nuestros servicios. Ampliar nuestra
cobertura de servicios, optimizando los flujos de trabajo y
descentralizando la gestin.
1. Qu es un proceso?Es una secuencia defases o etapasordenadase
interdependientes, a travs de las cuales la Universidad presta sus
servicios y genera valor a sus usuarios y a la sociedad.Por
ejemplo: Proceso educativo
2. Qu tipos de procesos existen?Existen dos tipos de
procesos:Los procesos fundamentales que son parte del servicio
final de la organizacin
Los procesos de soporte que ayudan a los procesos
fundamentales.
3. Qu son los procedimientos?Cada proceso a su vez se compone de
una serie de etapas. Cuando estas pueden ser identificadas a partir
de tareas especficas estamos hablando de un procedimiento.4. Qu
significa una gestin por procesos?
Un sistema de Gestin por Procesos estructura, estandariza y
mejora las actividades administrativas llevadas a cabo por las
diferentes Unidades, mediante la documentacin de procesos y el
anlisis funcional correspondiente.Estandarizar nuestros procesos y
procedimientos nos permitir la ejecucin correcta y oportuna de
nuestras labores, adems de formalizar nuestra gestin y facilitar la
transparencia, supervisin y evaluacin de nuestro trabajo.La
aplicacin de este sistema permitir un mejor aprovechamiento de los
recursos de la Universidad y el ahorro de tiempo y esfuerzo en la
ejecucin del mismo (evitando la repeticin de funciones y las
tierras de nadie).5. En que consiste el rediseo de procesos?
El rediseo de procesos o BPR (Business process reengineering)
consiste en la revisin de los procesos crticos de la institucin y
en el diseo e implementacin de propuestas de mejora. El principal
criterio para identificar la criticidad de un proceso es el valor
generado al usuario final. De esta forma, el rediseo mejorar:El
rendimiento actual de nuestros procesos administrativos en trminos
de satisfaccin del cliente,Reduccin de tiempos de
atencin,Automatizacin de procesos,Minimizacin de fuentes de
error,Disponibilidad de la informacin y transparencia,Reduccin de
costos y mayor flexibilidad.6. Cmo se implementa el rediseo de
procesos?Una vez identificados los procesos crticos se identifican
losresultados deseadospara estos procesos. Para esto se hace uso de
la siguiente gua:Ubicar clientes o usuarios:Por qu hacemos lo que
hacemos?, Qu necesidades satisface? Reconocer la necesidad de
cambiar:Por qu lo hacemos como lo hacemos?, Qu debera suceder para
que el proceso funcione de manera ptima? Visualizacin del nuevo
proceso: Delinear una imagen mental del resultado que se pretende
alcanzar. Identificar las actividades crticas del proceso, aquellas
que le generan valor. Una forma complementaria de abordar el
rediseo de procesos consiste en identificar un problema crtico, una
oportunidad de cambio o una nueva manera de prestar un servicio que
posea un gran impacto sobre la organizacin y nuestros usuarios7.
Cmo afecta el ERP PeopleSoft al rediseo de procesos?
Adems de permitirnos incorporar las mejores prcticas en la
gestin administrativa, la implementacin del ERP PeopleSoft nos
permitir reducir la complejidad de nuestras operaciones, reduciendo
tiempos de respuesta a partir de la automatizacin de las
transacciones manuales, la estandarizacin de los procesos y la
maximizacin de economas de escala.La mayor parte del trabajo
improductivo de una organizacin es debido a los lmites
administrativos entre las unidades, verdaderas fronteras internas
creadas dentro de la organizacin. En el da a da, se pretende
liberar el tiempo que el trabajador dedica a coordinaciones,
esperas, verificaciones, conciliaciones, controles, eliminando el
trabajo que no agrega valor.
8. La automatizacin de procesos implica la despersonalizacin en
los servicios que brinda la Universidad?
Ciertamente la implementacin de un ERP remplazar muchos de
nuestros procesos que hoy son manuales; sin embargo, la ejecucin
manual de dichos procesos no agrega mayor valor a la institucin;
por el contrario, muchas veces retardan los procesos y representan
una posible prdida de fiabilidad.Dicha automatizacin permitir que
este personal administrativo pueda dedicarse ahora a funciones en
las que generen mayor valor a la institucin, como el planeamiento,
la evaluacin, el control y, por sobre todo, el servicio al
usuario.9. Qu pasar con las personas que hoy en da realizan los
procesos que sern automatizados?
Una vez que el sistema est estabilizado, se evaluar la
redistribucin de tareas de nuestro personal de la PUCP.10. Qu
beneficios trae consigo el rediseo de procesos?
El rediseo de procesos a mediano plazo permitir:Definir los
roles y responsabilidades en torno a la ejecucin y el control del
proceso. Desarrollar un enfoque pensado en la atencin a los
usuarios finales. Reducir las comprobaciones y controles, sustentar
el rediseo de procesos en un sistema de autocontrol y reporte.
Eliminar pasos que no agregan valor al proceso: inspecciones,
firmas, transcripciones, reportes intermedios, duplicidades.
Ingresar la informacin una sola vez y capturar la informacin de
esta nica fuente. Considerar la descentralizacin sin perder las
bondades (por economa de escala) de la centralizacin. Implementar
una cultura de planificacin y proyeccin de necesidades por parte de
las unidades. Cambiar el orden secuencial tradicional por el orden
natural de los procesos y detectar desviaciones: por controles, por
polticas, personalizaciones o limitaciones del sistema. Empezar a
trabajar para nuestros clientes, esta ser la base para el
desarrollo de una nueva cultura del servicio al cliente.
11. Cmo se espera lograr la implementacin de estas mejoras?
Entendemos que la resistencia al cambio es un proceso natural y
que normalmente las iniciativas de gran alcance generan una serie
de temores, fricciones y resistencias. Es por eso que se ha diseado
un programa de capacitacin y participacin para todos los usuarios
de este nuevo sistema.Nuestro objetivo es preparar a la Universidad
para recibir el cambio de una manera controlada que nos permita
atender las expectativas y percepciones sobre el proyecto. Para
ello, es importante el compromiso que esperamos de todos los
miembros de nuestra comunidad.DESARROLLO
18Qu es un ERP?
Un ERP (Enterprise Resource Planning), o sistema de Planificacin
de Recursos Institucionales, es un sistema de gestin de informacin
que integra y automatiza los procesos operativos y administrativos
y est basado en las buenas prcticas de instituciones lderes a nivel
mundial.2. Cules son las principales caractersticas de un ERP? Un
ERP cuenta principalmente con tres caractersticas:IntegradoIntegra
todas las reas y procesos enviando la informacin a una nica base de
datos centralizada, lo cual facilita el acceso a informacin,
reduccin de tiempo y costos.ModularCada rea o proceso es gestionado
en un mdulo independiente, pero que al mismo tiempo permita
compartir la informacin con mdulos desde una base de datos
centralizada.AdaptableSe puede personalizar de acuerdo a cada tipo
de institucin y a sus necesidades particulares.3. Qu beneficios
trae implementar un ERP?Los beneficios de implementar un ERP
son:Mejorar la eficiencia general a travs de la optimizacin de los
procesos.Transparencia y acceso a toda la informacin de forma
confiable, precisa y oportuna (integridad de datos).Conocer de
manera integrada el estado de todas las operaciones de la
institucin.Incrementar la satisfaccin de usuarios y
clientes.Minimizar los errores humanos por digitacin de
datos.Facilitar el aprendizaje organizacional, al brindar la
posibilidad de compartir informacin entre todas las personas de la
institucin.Eliminacin de labores y operaciones que no generan
valor.4. Se ha evaluado los beneficios de su implementacin en la
PUCP?Segn un estudio encargado en el ao 2008 a la firma consultora
Deloitte, la Universidad reducira un nmero significativo de horas
hombre por verificacin de informacin, procesos manuales, generacin
de reportes y por bsqueda de informacin de origen
(trazabilidad)1.Asimismo, esta visin espera resolver un escenario
actual de los sistemas de la Universidad que no soportan
integralmente los procesos administrativos, por lo cual existe una
gran cantidad de procesos mixtos o manuales que generan riesgo de
ejecucin errnea, inexacta e inconsistente.1 Se entiende
trazabilidad como el conjunto de aquellos procedimientos
preestablecidos y autosuficientes que permiten conocer el histrico,
la ubicacin y la trayectoria de un producto o lote de productos a
lo largo de la cadena de suministros en un momento dado, a travs de
unas herramientas determinadas.5. Cmo se determin el alcance del
ERP?
El alcance para la primera etapa de este proyecto se determin
sobre la base de un estudio de requerimiento institucionales RFP
(Request for Proposal), encargado a la consultora Ernst & Young
a mediados del 2010, el cual recogi los requerimientos funcionales
de las diferentes unidades administrativas.En un primer momento se
relevaron cerca de 841 requerimiento funcionales
6. Quines son nuestros aliados estratgicos en este proyecto?
Como parte del proyecto de implementacin del ERP, la Universidad
ha contratado los servicios de las siguientes empresas:Oracle:
Software ERP y Bases de Datos; Quanam: consultora de
implementacin;IBM: hosting Hardware y Claro: conectividad7. Cmo
eligi la Universidad el ERP que implementar?
En el ao 2008, se le encarg a la firma consultora Deloitte un
estudio a fin de identificar y evaluar las tecnolgicas informticas
disponibles tanto a nivel local como internacional para dar soporte
a los procesos administrativos de la Universidad. Evaluado los
requerimientos funcionales y de informacin, los productos
propuestos fueron ORACLE PeopleSoft y SAP ERP.La alta direccin de
nuestra Universidad design una comisin ad-hoc que evalu las
propuestas tcnicas y econmicas de ambas compaas. Es esta instancia
la que elige implementar el ERP PeopleSoft en nuestra
Universidad.
8. Qu es el ERP PeopleSoft? Este es un software integrado de
Oracle que ofrece una gran variedad de aplicaciones de gestin para
ayudar en la ejecucin del da a da y el funcionamiento de los
procesos de back-office de la universidad, lo que permite: aumentar
la productividad, acelerar el rendimiento de la institucin y
disminuir sus costos de propiedad.PeopleSoft se compone de una
estructura de mdulos interrelacionados que comparten una nica base
de informacin9. Otras universidades utilizan PeopleSoft en su
gestin?S, muchas universidades en EEUU y Latinoamrica utilizan
PeopleSoft en su gestin administrativa y acadmica.Asimismo, Oracle
es un referente tecnolgico en el segmento de educacin superior,
como muestra este estudio anual dirigido por Institute of Higher
Education, Shanghai Jiao Tong University
10. Cmo se implementar el ERP PeopleSoft?La PUCP adopt Q-MAP,
diseada por la consultora Quanam, como metodologa de administracin
e implementacin del proyecto. Dicha metodologa est basada en los
criterios del PMI (Project Management Institute) y establece las
diferentes etapas a lo largo de su ciclo de vida, considerando las
reas de conocimiento definidas como: alcance, tiempo, costo,
recursos humanos, comunicaciones, calidad y riesgos.A partir de
esto, se realiza una gestin profesional y ordenada del proyecto que
permite un manejo adecuado respecto de los costos, la eficiencia y
la entrega11. Quin se encarga de la implementacin del ERP
PeopleSoft?
La PUCP ha contratado los servicios de la consultora Quanam,
Business Partner Platinum de ORACLE, para esta implementacin; la
cual tiene experiencia regional en Amrica Latina en
implementaciones en educacin superior con ms de 30 aos en el
mercado y 14 en el Per.Dentro de sus clientes, tenemos las
siguientes universidades: Pontificia Universidad Javeriana (Bogot y
Cali), Universidad de Santiago de Chile, Universidad Alberto
Hurtado (Chile), Universidad Andrs Bello (Chile), Universidad El
Bosque (Colombia), Universidad de Palermo (Argentina) y UNISINOS
(Universidade do Vale do Rio Sinos, Brasil).12. PeopleSoft
remplazar los sistemas actuales?
No, la implementacin del PeopleSoft ir remplazando
paulatinamente los actuales sistemas de la Universidad (SIPUCP,
SICOP, Campus Virtual), pero por el momento ser necesaria la
coexistencia entre estas plataformas, las cuales en algunos casos
funcionarn en paralelo (como en el caso de Contabilidad y
Presupuestos).
13. Cunto tiempo tomar la estabilizacin del sistema?
Tomar aproximadamente cuatro meses que el sistema funcione sin
mayor problema. Sin embargo, toma aproximadamente unos 18 meses que
un ERP responda a plenitud de su capacidad.Como todo proceso de
cambio, se presentarn algunos problemas cotidianos a los que no
estaremos acostumbrados. Para superarlos de la manera ms eficiente
es necesaria su amplia colaboracin y comprensin.14. El ERP
PeopleSoft se comunicar con nuestros sistemas actuales PUCP?
S, durante esta primera etapa ser necesaria integrar la
informacin entre ambos sistemas. Para llevar esto a cabo, la
Direccin de Informtica DIRINFO viene desarrollando algunas
interfaces.Las interfaces son conexiones informticas que facilitan
el intercambio de datos entre diferentes sistemas
15. El ERP PeopleSoft se comunicar con la informacin que generan
nuestros sistemas actuales PUCP?
S, la implementacin del Peoplesoft requiere la migracin de datos
entre estos sistemas. Para ello, se requiere convertir el formato
de los datos de los sistemas actuales PUCP al formato de datos que
soporta el ERP PeopleSoft.
16. En qu momento se produce la migracin de datos al ERP
PeopleSoft?
Para la realizacin de la migracin de datos y la puesta en
productivo de las fases generadas ser necesario anticipar un cierre
contable, lo cual implica un periodo durante el cual no se podr
realizar registros, autorizaciones y atencin de pedidos desde los
sistemas PUCP.Este cierre ser programado y notificado a toda la
comunidad universitaria con anticipacin y se sealarn las
alternativas dispuestas para que los servicios de la Universidad no
se vean interrumpidos.17. Dnde se almacena la data una vez
implementado el ERP?
La informacin de las transacciones se almacenar en la base de
datos del sistema en donde se ejecutan. Sin embargo, la
actualizacin de la informacin correspondiente a los maestros de
informacin (data maestra) ser desarrollada exclusivamente desde el
ERP. Esto incluye las siguientes catlogos de datos: Catlogo de
Proveedores, Estructuras Contables, Activos Fijos, Cuentas
Bancarias, Artculos de Inventario, Clientes, Proyectos de Inversin,
Proyectos de Investigacin, Empleados (docentes y administrativos),
Estructura de Posiciones, y Conceptos y Procesos de Nmina.18. Se
podr acceder a la informacin anterior a PeopleSoft?
La informacin de las solicitudes anteriores podr ser vistas
desde los sistemas, ya que se mantendrn todas las consultas desde
Campus Virtual, SICOP y SIPUC.Sin embargo, las solicitudes
pendientes de atencin se encontrarn en PeopleSoft a partir de su
implementacin
Qu significa trabajar con un servidor externo (hosting)?
Actualmente toda nuestra informacin est concentrada en un slo
nodo en el campus universitario. La implementacin del PeopleSoft y
Hyperion se alojar en los Campus Tecnolgicos de IBM ubicados en los
distritos de La Molina y San Isidro; lo que permitir que al
presentarse alguna incidencia en alguno de los nodos, el segundo
est preparado para soportar el 100% de la carga productiva.
