CÁC THAO TÁC CHUNGxml18.quangtri.gov.vn/xml_hailang/VBDI/huong_dan.docx · Web viewGiao diện xử lý của cán bộ sẽ được hiển thị, cán bộ thực hiện chọn

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

HỆ THỐNG MỘT CỬA ĐIỆN TỬ LIÊN THÔNG

2019

MỤC LỤC

1. CÁC THAO TÁC CHUNG....................................................................................................11.1. Đăng nhập hệ thống........................................................................................................11.2. Đăng xuất hệ thống.........................................................................................................21.3. Cập nhật thông tin cá nhân..............................................................................................31.4. Thay đổi mật khẩu...........................................................................................................51.5. Đăng ký nhắc việc...........................................................................................................61.6. Nhận ủy quyền................................................................................................................71.7. Cách đăng ký OTP..........................................................................................................91.8. Quản trị SMS................................................................................................................101.8.1. Gửi SMS nội bộ.....................................................................................................101.8.2. Tin nhắn đã gửi cá nhân........................................................................................11

1.9. Tra cứu thủ tục, hồ sơ và xử lý......................................................................................111.9.1. Tra cứu thủ tục......................................................................................................111.9.2. Tra cứu hồ sơ.........................................................................................................131.9.3. Các trường hợp xử lý hồ sơ...................................................................................141.9.4. Bổ sung hồ sơ........................................................................................................221.9.5. Gia hạn hồ sơ.........................................................................................................23

2. CÁN BỘ TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ.......................................................................252.1. Các trường hợp tiếp nhận..............................................................................................252.1.1. Tiếp nhận trực tiếp................................................................................................25

2.2. Trả kết quả.....................................................................................................................292.2.1. Tiếp nhận kết quả..................................................................................................292.2.2. Trả kết quả.............................................................................................................29

3. CHUYÊN VIÊN...................................................................................................................314. LÃNH ĐẠO PHÒNG...........................................................................................................325. LÃNH ĐẠO SỞ....................................................................................................................335.1. Sổ theo dõi hồ sơ...........................................................................................................335.2. Thống kê theo biểu đồ...................................................................................................335.3. Thống kê theo lĩnh vực.................................................................................................345.4. Thống kê chi tiết theo đơn vị........................................................................................355.5. Ký duyệt........................................................................................................................36

CÁC NỘI DUNG CẦN LƯU Ý

Sau khi TTPVHCC đi vào hoạt động chính thức, từ ngày ///// cán bộ có chức năng thể truy nhập hệ thống qua địa chỉ hoặc http://dichvucong.quangtri.gov.vn để thực hiện xử lý hồ sơ nộp trực tiếp tại TTPVHCC hoặc hồ sơ nộp trực tuyến qua cổng dịch vụ công https://motcua.quangtri.gov .vn/

Tài khoản đăng nhập hệ thống:

Tên đăng nhập: giống như tên đăng nhập đang sử dụng trên hệ thống một cửa hiện tại.

Mật khẩu: cung cấp trong buổi tập huấn. Cán bộ có thể đổi mật khẩu sau khi đăng nhập hệ thống.

1. CÁC THAO TÁC CHUNG

1.1. Đăng nhập hệ thống

BƯỚC THAO TÁC

1Mở trình duyệt web: Chrome, Cốc Cốc, Mozilla FireFox, IE,...

2Vào địa chỉ website một cửa: https://motcuaquangtri.vnptigate.vn

3Nhấn chọn Đăng nhập

4

Nhấn chọn Cán bộ đăng nhập

5

Điền thông tin tin Tên đăng nhập và Mật khẩu. Sau đó nhấn chọn Đăng nhập

(*) Lưu ý:- Phần mềm có phân biệt đăng nhập dành cho cán bộ và đăng nhập dành cho công dân. Vì thế phải chọn đúng đường dẫn là [Cán bộ đăng nhập] để login vào hệ thống.- Tên đăng nhập và mật khẩu có phân biệt hoa thường, vì thế cần chú ý bàn phím có đang bật chế độ viết hoa (Caps Lock), chú ý nhập chậm và chính xác từng ký tự.- Khi đăng nhập sai 3 lần thì webiste yêu cầu nhập mã xác nhận, khi đó cán bộ sẽ điền lại tên đăng nhập, mật khẩu và điền mã xác nhận nhìn thấy trên màn hình, nhập chính xác các ký tự, có phân biệt hoa thường và chọn [Đăng nhập] để login vào hệ thống (xem hình dưới)

-1-

https://motcuaquangtri.vnptigate.vn/

- Cán bộ đăng nhập sai quá 6 lần thì nên dừng lại và gọi hỗ trợ, hoặc có thể tắt trình duyệt và mở trình duyệt khác để đăng nhập lại. Tuy nhiên, không cố gắng khi sai quá 6 lần vì hệ thống sẽ khóa tài khoản.

1.2. Đăng xuất hệ thống

Có 2 cách để đăng xuất khỏi hệ thống:* Cách 1:

BƯỚC THAO TÁC

1

Tại góc trên bên phải trình duyệt, chọn Cá nhân

2

Nhấn chọn Đăng xuất

-2-

* Cách 2:BƯỚC THAO TÁC

1

Tại góc trên bên trái trình duyệt, ngay bên dưới tên cán bộ, chọn vào trạng thái của cán bộ

2

Nhấn chọn Đăng xuất

1.3. Cập nhật thông tin cá nhân

Cán bộ đăng nhập thành công hệ thống, thường sẽ nhìn thấy trang cá nhân đầu tiên. Tại đây, cán bộ sẽ có thể xem và thay đổi thông tin cá nhân.

BƯỚC

THAO TÁC

1

Chọn Menu Cá nhân > Chọn Trang cá nhân

-3-

2

Tại Trang cá nhân, thông tin được hiển thị ở bên phải trang, cán bộ xem và có thể chọn Cập nhật để chỉnh sửa lại thông tin cá nhân.

3 Hệ thống hiển thị thông tin cá nhân để cán bộ thực hiện cập nhật lại thông tin. Sau khi thực hiện cập nhật xong, cán bộ nhấn chọn Cập nhật để lưu thông tin

+ Họ tên: Không thể thay đổi, nếu sai thì liên hệ quản trị để đổi lại.+ Giới tính: Cán bộ có thể tự thay đổi.+ Địa chỉ: Cán bộ tự thay đổi+ Ngày sinh: Cán bộ tự thay đổi.+ Số CMND: Cán bộ tự thay đổi

-4-

+ Số điện thoại: Cán bộ tự thay đổi+ Trang mặc định: Cán bộ tự chọn trang đầu tiên nhìn thấy sau khi đăng nhập. Nếu có chọn trang mặc định, cán bộ cần đăng xuất khỏi hệ thống và đăng nhập lại sẽ thấy hiện trang vừa chọn.+ Ảnh cá nhân: Chọn nút [Choose file] để tải lên ảnh cá nhân. Nếu không muốn dùng đến ảnh cá nhân, cán bộ có thể check vào ô [Không dùng hình ảnh].

(*) Lưu ý- Số điện thoại nên để số điện thoại di dộng, vì hệ thống có chức năng gửi tin nhắn đến cán bộ, nếu để số điện thoại bàn hoặc sai số thì không nhận được tin nhắn gửi đến.

1.4. Thay đổi mật khẩu

Quản trị trang web tạo tài khoản cho cán bộ sẽ lấy một mật khẩu chung. Vì thế sau khi đăng nhập hệ thống, cán bộ cần đổi mật khẩu để bảo vệ tài khoản không bị đánh cắp.

BƯỚC THAO TÁC

1

Chọn Menu Cá nhân > Chọn Đổi mật khẩu

2

Cán bộ nhập mật khẩu cũ 1 lần và 2 lần mật khẩu mới => Chọn Đồng ý

(*) Lưu ý- Mật khẩu có phân biệt hoa thường, vì thế cần nhập chính xác từng ký tự, đặc biệt là mật khẩu mới.

-5-

- Sau 1 thời gian sử dụng nên thay đổi mật khẩu.- Mật khẩu nên có ký tự và chữ số, hoặc kèm theo ký tự đặc biệt như: !, @, #, $, ... và độ dài tùy ý.

1.5. Đăng ký nhắc việc

- Hệ thống sẽ tự động gửi tin nhắn thông báo có hồ sơ đến hạn hoặc trễ hạn vào số điện thoại đã đăng ký. Thời gian nhận tin là khoảng 8h sáng và 14h chiều.- Với những cán bộ thường xuyên không đăng nhập vào phần mềm một cửa hoặc đi công tác thì nên đăng ký nhận tin nhắc việc.

BƯỚC THAO TÁC

1

Chọn Menu Cá nhân > Chọn Đăng ký nhận tin nhắc việc

2

Điền số di động => Check ô Đồng ý đăng ký => Nhấn nút Cập nhật

3Hệ thống xác nhận đã đăng ký thành công, như vậy là việc đăng ký nhận tin nhắn nhắc việc đã thực hiện xong

Cách xóa đăng ký nhắc việcBƯỚC THAO TÁC

1 Chọn Menu Cá nhân > Chọn Đăng ký nhận tin nhắc việc

-6-

2

Bỏ check ô Đồng ý đăng ký => Nhấn nút Cập nhật

(*) Lưu ý- Mỗi tin nhắn nhắc việc gửi đến cán bộ sẽ thu phí tin nhắn, giá tùy theo mạng di động (Vina, Mobi,...).

1.6. Nhận ủy quyền

Chức năng Nhận ủy quyền được sử dụng khi một cán bộ đang có việc không thể giải quyết được (đi công tác, đang làm công việc khác, …) sẽ ủy quyền giải quyết hồ sơ cho một cán bộ khác. Chức năng Nhận ủy quyền được thực hiện trên tài khoản của cán bộ nhận được ủy quyền xử lý hồ sơ.

BƯỚC THAO TÁC1 Chọn Menu Cá nhân > Chọn Nhận Ủy quyền

-7-

2

Tại ô chọn cán bộ ủy quyền, chọn tên người đã ủy quyền

3

Nhấn nút [Cập nhật] để hệ thống chuyển qua quyền của user đã ủy quyền. Khi đó sẽ có hiển thị như hình bên dưới, đồng thời các menu nhắc việc của cán bộ đã ủy quyền sẽ hiển thị trên màn hình:

Cách bỏ ủy quyền sau khi xử lý hồ sơ của cán bộ ủy quyền

BƯỚC THAO TÁC1 Chọn Menu Cá nhân > Chọn Ủy quyền2 Tại ô chọn cán bộ ủy quyền, chọn lại tên của chính mình và nhấn nút Cập nhật

-8-

Khi đó user sẽ có lại các quyền và menu nhắc việc cá nhân

(*) Lưu ý- Chỉ khi có người đã ủy quyền cho cán bộ thì ở ô chọn cán bộ ủy quyền mới hiển thị tên người đã ủy quyền trong danh sách chọn.- Chỉ những user có quyền quản trị cán bộ mới có thể thực hiện chức năng ỦY QUYỀN CHO CÁN BỘ.- Khi cán bộ xử lý hồ sơ trên hệ thống qua ủy quyền thì tên người đã ủy quyền vẫn được hệ thống ghi nhận.- Những cán bộ ủy quyền và được ủy quyền sẽ lưu lại trên hệ thống.

1.7. Cách đăng ký OTP

OTP được sử dụng cho chức năng đăng nhập. Sau khi đăng ký OTP, cán bộ khi đăng nhập bắt buộc phải điền mã xác thực mới có thể đăng nhập vào hệ thống.

BƯỚC THAO TÁC

1

Chọn Menu Cá nhân > Chọn Đăng ký OTP

2

Điền số điện thoại đăng ký di động vào ô Số điện thoại => Nhấn nút Đồng ý đăng ký

-9-

1.8. Quản trị SMS

1.8.1. Gửi SMS nội bộ

BƯỚC

THAO TÁC

1

Chọn Menu Quản trị SMS > Chọn Gửi SMS nội bộ

2

Điền nội dung tin nhắn vào ô Nội dung tin nhắn

3

Chọn cán bộ để gửi tin

4 Nhấn nút Gửi tin nhắn => Chọn Đồng ý để thực hiện gửi tin

-10-

(*) Lưu ýĐể nhận được tin nhắn cán bộ cần điền số điện thoại di động vào thông tin cá nhân của mình

1.8.2. Tin nhắn đã gửi cá nhân

Giúp người dùng có thể xem lại các tin nhắn đã gửiBƯỚC THAO TÁC

1

Chọn Menu Quản trị SMS > Chọn Tin nhắn đã gửi cá nhân

2

Hệ thống hiển thị danh sách gồm: nội dung các tin đã gửi, danh sách người nhận.

1.9. Tra cứu thủ tục, hồ sơ và xử lý

1.9.1. Tra cứu thủ tục

Tra cứu thủ tục dùng để tra cứu các thủ tục hiện có của cơ quan đang công tác hoặc cơ quan có kiêm nhiệm đến.Diễn giải một số tiêu chí để chọn khi tra cứu như sau: Ô Cơ quan: Mặc định là cơ quan cán bộ đang công tác, nhưng nếu cán bộ này có kiêm nhiệm qua cơ quan khác thì phải chọn Cơ quan muốn tra cứu thủ tục ở đây. Ô Lĩnh vực: Là lĩnh vực thủ tục, chọn Lĩnh vực có thủ tục cần tra cứu để lọc. Ô Trạng thái hoạt động: Là Trạng thái hoạt động của thủ tục, thông thường sẽ để ở trạng thái “Tất cả”. Ô Cấp thủ tục: Thường để mặc định là “Tất cả”. Chỉ có một số thủ tục có liên thông từ xã->huyện thì sẽ chọn Cấp thủ tục là “Liên thông Xã->Huyện” để chỉ lọc ra những thủ tục theo cấp này.

-11-

Ô Mức độ: Lọc ra những thủ tục có mức độ 2, 3 hoặc 4. (Mức độ 2 là tiếp nhận tại cơ quan nhà nước; mức độ 3 thì nộp trực tiếp hoặc online đều được nhưng lệ phí nộp tại cơ quan nhà nước ; mức độ 4 thì được nộp hồ sơ online có đóng lệ phí online) Ô Hình thức cấp: Để mặc định là “Tất cả”. Ô Đóng/Mở: Chọn Mở. Thủ tục đang sử dụng trên hệ thống sẽ ở trạng thái Mở, ngược lại nếu thủ tục không sử dụng nữa thì ở trạng thái Đóng (vì thủ tục có hồ sơ nên không thể xóa, Đóng để lưu trữ về sau).

BƯỚC THAO TÁC

1

Chọn Menu Tra cứu thủ tục > Chọn Tra cứu thủ tục

2

Chọn Cơ quan, nếu có kiêm nhiệm thì ở ô Cơ quan sẽ có thêm Tên cơ quan kiêm nhiệm đến.

3

Chọn Lĩnh vực cần tra cứu

4

Ngoài các tiêu chí ở Bước 2 và Bước 3, cán bộ có thể chọn thêm các tiêu chí khác hay nhập từ khóa để tìm kiếm thủ tục. Sau khi đã thêm các tiêu chí và từ khóa, cán bộ chọn Lọc dữ liệu

5 Danh sách các thủ tục sẽ được hiển thị

- Cán bộ có thể xem thông tin các giấy tờ của thủ tục, biểu mẫu kèm theo giấy tờ

-12-

bằng cách nhấn vào tên thủ tục- Cán bộ có thể xem quy trình của thủ tục bằng cách chọn vào mục Thao tác và chọn Quy trình

Danh sách các quy trình của thủ tục

Chi tiết quy trình của thủ tục

1.9.2. Tra cứu hồ sơ

BƯỚC

THAO TÁC

1

Chọn nút Tra cứu HS => Chọn Theo Cá nhân hoặc Theo đơn vị hoặc Toàn cơ quan

2 Cán bộ có thể thực hiện chọn vào các nhóm hồ sơ trên bảng nhắc việc

-13-

Ngoài ra, cán bộ có thể thực hiện lọc dữ liệu hồ sơ thông qua các tùy chọn tìm kiếm nâng cao

Sau khi chọn các tiêu chí lấy dữ liệu, tiến hành chọn Tra cứu

Bảng kết quả các hồ sơ sẽ được hiển thị

1.9.3. Các trường hợp xử lý hồ sơ

1.9.3.1. In phiếu tiếp nhận

Phiếu tiếp nhận chỉ được in bởi Bộ phận tiếp nhận và trả kết quảBƯỚ

CTHAO TÁC

1Chọn Vừa tiếp nhận trên Menu nhắc việc

2 Nhấn chọn hồ sơ trong danh sách hồ sơ

-14-

3Nhấn chọn In phiếu tiếp nhận

4Nhấn chọn In trang

1.9.3.2. In phiếu kiểm soát

Phiếu kiểm soát có thể được in bởi tất cả các cán bộ có tham gia xử lý vào trong quy trìnhBƯỚ

CTHAO TÁC

1

Chọn công việc chứa hồ sơ cần thực hiện in phiếu- Đối với cán bộ tiếp nhận và trả kết quả thường là công việc Tiếp nhận,

Tiếp nhận kết quả, Trả kết quả, …

- Đối với chuyên viên xử lý thường là công việc Thụ lý, …- Đối với lãnh đạo phòng thường là công việc Phân công thụ lý, Trình lãnh

đạo ký, …- Đối với lãnh đạo Sở thường là công việc Ký duyệt, …

2

Nhấn chọn hồ sơ trong danh sách hồ sơ

3

Nhấn chọn In phiếu > Phiếu kiểm soát

4Nhấn chọn In trang

-15-

1.9.3.3. Xác nhận Hồ sơ giấy

Trong các quy trình xử lý yêu cầu đối chiếu số liệu trên hồ sơ giấy hay phải trực tiếp làm việc trên hồ sơ giấy thì ở bước cấu hình cho công việc sẽ thực hiện tùy chọn Xác nhận hồ sơ giấy trước khi bắt đầu xử lý công việc.

BƯỚC

THAO TÁC

1

Cán bộ thực hiện chọn công việc cần thực hiện trên thanh menu nhắc việc- Đối với cán bộ tiếp nhận và trả kết quả thường là công việc Tiếp nhận,

Tiếp nhận kết quả, Trả kết quả, …- Đối với chuyên viên xử lý thường là công việc Thụ lý, …- Đối với lãnh đạo phòng thường là công việc Phân công thụ lý, Trình lãnh


2

Danh sách các hồ sơ ứng với công việc được chọn sẽ được hiển thị

3 Có 2 cách để thực hiện Xác nhận hồ sơ giấy

Cách 1

Check chọn hồ sơ cần xác nhận

Nhấn chọn Xác nhận hồ sơ giấy

Cách 2

Nhấn chọn hồ sơ cần xác nhận hồ sơ giấy

Giao diện xử lý của cán bộ sẽ được hiển thị, cán bộ thực hiện chọn Xác nhận hồ sơ giấy

-16-

1.9.3.4. Chọn người nhận trực tiếp

Trong quá trình xử lý hồ sơ, có những công việc cần chỉ định cán bộ thực hiện ở bước sau thì có thể thực hiện tùy chỉnh cấu hình cho phép chọn người nhận để cán bộ xử lý được phép chọn cán bộ để chuyển hồ sơ.

BƯỚC

THAO TÁC

1




2


3

Nhấn chọn hồ sơ cần giải quyết

Thực hiện xử lý, nhập ý kiến xử lý. Trên giao diện xử lý cho phép cán bộ có thể chọn cán bộ muốn chuyển hồ sơ đến ở bước xử lý kế tiếp. Thực hiện nhấn chọn cán bộ cần chuyển và nhấn Chuyển bước kế tiếp để chuyển hồ sơ đi.

-17-

1.9.3.5. Tạm dừng hồ sơ

Tạm dừng hồ sơ là tùy chọn đối với quy trình xử lý mà cán bộ có thể gặp phải trong thực tế cần phải dừng quy trình như: bổ sung hồ sơ, công việc cần xác nhận, ý kiến, họp bàn với một cơ quan đơn vị khác trong quá trình xử lý, …

BƯỚC

THAO TÁC

1




2


3 Có 2 cách để thực hiện Tạm dừng hồ sơ

Cách 1

Chọn Tạm dừng hồ sơ trên menu ứng với hồ sơ

Cách 2

Nhấn chọn hồ sơ cần tạm dừng

-18-

Giao diện xử lý của cán bộ sẽ được hiển thị, cán bộ thực hiện chọn Thao tác > Tạm dừng hồ sơ

1.9.3.6. Thu hồi hồ sơ

Thu hồi hồ sơ là tùy chọn cho phép cán bộ sau khi đã thực hiện xử lý hồ sơ và chuyển thực hiện đến bước kế tiếp nhưng phát hiện sai sót trong quá trình xử lý hoặc chuyển nhầm về lại bước xử lý của mìnhBƯỚC THAO TÁC

1

Sau khi cán bộ nhấn Chuyển bước kế tiếp, trên menu nhắc việc sẽ xuất hiện công việc Thu hồi hồ sơ. Cán bộ thực hiện nhấn chọn Thu hồi hồ sơ

2

Danh sách các hồ sơ ứng với công việc sẽ được hiển thị

3 Có 2 cách để thực hiện Thu hồi hồ sơ

Cách 1

Check chọn hồ sơ cần thu hồi và nhấn chọn Thu hồi hồ sơ

Cách 2

Nhấn chọn hồ sơ cần thu hồi

-19-

Giao diện xử lý của cán bộ sẽ được hiển thị, cán bộ thực hiện chọn Thao tác > Thu hồi hồ sơ

1.9.3.7. Trả ngược hồ sơ

Hồ sơ khi chuyển qua bước kế tiếp, nếu chưa đạt yêu cầu thì sẽ bị trả ngược lại. Thao tác này chỉ có thể thực hiện khi trong quy trình quy định công việc cho phép trả ngược hồ sơ nên hay sử dụng đối với các công việc trình lên lãnh đạo.

BƯỚC THAO TÁC

1

Thực hiện nhấn chọn hồ sơ

2

Nhấn chọn Thao tác > Chọn Trả ngược lại

3 Chọn bước cần trả ngược lại

-20-

4

Điền nội dung khi trả ngược hồ sơ và nhấn chọn Đồng ý để xác nhận chuyển bước

-21-

1.9.4. Bổ sung hồ sơ

Bước 1: Chuyên viên vào hồ sơ cần yêu cầu bổ sung, vào Thao tác Trả ngược lại cho Cán bộ Một cửa

Ghi chú: NỘI DUNG Ý KIẾN XỬ LÝ CỦA CÁN BỘ cần ghi: Hồ sơ chờ bổ sung/Hồ sơ yêu cầu bổ sungBước 2: Cán bộ Một cửa vào menu Trả ngược lại, liên hệ đến người dân bổ sung hồ sơ

Bước 3: Sau khi người dân bổ sung hồ sơ, cán bộ Một cửa thực hiện cập nhật lại ngày tiếp nhận hồ sơChọn hồ sơ ở Thanh menu nhắc việc Vừa tiếp nhận Vào chi tiết hồ sơ Cập nhật lại ngày ở Cập nhật ngày tiếp nhận

-22-

1.9.5. Gia hạn hồ sơ

Bước 1: Chuyên viên vào Tra cứu hồ sơ Gia hạn hồ sơ

Bước 2: Chọn Thêm (1) Tìm kiếm hồ sơ ở (2) Thêm thông tin ở (3) Cập nhật (4)

-23-

Bước 3: Cán bộ Một cửa thực hiện xác nhậnVào Tra cứu hồ sơ Gia hạn hồ sơTick vào biểu tượng Duyệt phiếu để kích hoạt trạng thái Gia hạn hồ sơ

-24-

2. CÁN BỘ TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ

2.1. Các trường hợp tiếp nhận

2.1.1. Tiếp nhận trực tiếp

Tiếp nhận trực tiếp là kiểu tiếp nhận mà người dân sẽ đến trực tiếp cơ quan công quyền, gặp cán bộ một cửa đăng ký nộp hồ sơ

BƯỚC THAO TÁC

1Nhấn nút Tiếp nhận ở góc trên bên phải màn hình

2

Thực hiện chọn Lĩnh vực.

3 Vì thủ tục được phân theo lĩnh vực nên chọn lĩnh vực trước để hệ thống lọc ra các thủ tục, giúp người dùng dễ tìm kiếm thủ tục cần nộp hồ sơ. Thực hiện chọn Thủ tục

-25-

4

Một thủ tục có thể có nhiều quy trình xử lý khác nhau. Cán bộ chọn Quy trình để tiếp nhận hồ sơ

5 Cán bộ tiếp nhận tiến hành nhập các thông tin để tiếp nhận hồ sơ- Thông tin người nộp

- Thông tin khác

- Phí, lệ phí hồ sơ

-26-

- Thành phần hồ sơ (Đối với một số mẫu đơn có sẵn, cán bộ có thể thực hiện việc tải mẫu)

- Thành phần hồ sơ khác (Đối với các giấy tờ nhận thêm không có trong danh sách thành phần hồ sơ, cán bộ tiếp nhận có thể thực hiện việc thêm bổ sung các giấy tờ vào mục này)

- Thông tin cung cấp thêm (Đối với một số thủ tục cần có thêm một số thông tin khác sẽ được thiết kế thêm một biểu mẫu kèm theo để cán bộ tiếp nhận điền thêm thông tin phục vụ việc thống kê hay trích xuất thông tin để đưa vào Giấy chứng nhận, Giấy phép, …)

-27-

6

Khi việc tiếp nhận cần bổ sung thêm thành phần hồ sơ hay cần cung cấp thêm thông tin, cán bộ có thể thực hiện việc Hoàn trả và chờ bổ sung. Đồng thời In phiếu hướng dẫn bổ sung cho công dân.

Nếu hồ sơ đã đầy đủ các thông tin, cán bộ tiếp nhận sẽ thực hiện Tiếp nhận

7

Khi đã thực hiện tiếp nhận hoàn tất, cán bộ sẽ thực hiện việc vào hồ sơ vừa tiếp nhận. Cán bộ thực hiện chọn Vừa tiếp nhận trên thanh nhắc việc


8

Cán bộ tiếp nhận thực hiện việc Chuyển bước kế tiếp để việc xử lý hồ sơ được bắt đầu

-28-

2.2. Trả kết quả

2.2.1. Tiếp nhận kết quả

Khi hồ sơ đã được thực hiện xử lý xong, hồ sơ sẽ được chuyển về Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Bước Tiếp nhận kết quả là bước cán bộ tiếp nhận các giấy tờ, chứng nhận, cấp phép, … bản giấy từ việc xử lý hồ sơ có được.

BƯỚC THAO TÁC

1

Cán bộ thực hiện chọn Tiếp nhận kết quả trên thanh nhắc việc


2

Cán bộ nhấn Chuyển bước kế tiếp để xác nhận và hoàn tất việc Tiếp nhận kết quả

2.2.2. Trả kết quả

Khi công dân đến nhận kết quả xử lý, cán bộ sẽ thực hiện trả kết quả cho công dânBƯỚ

CTHAO TÁC

1

Cán bộ thực hiện chọn Tiếp nhận kết quả trên thanh nhắc việc


2 Đối với trường hợp có lệ phí, cán bộ sẽ thực hiện In phiếu lệ phí

-29-

Sau khi công dân thực hiện việc nộp lệ phí xong, cán bộ sẽ cập nhật trạng thái thanh toán trên hồ sơ

3Cán bộ nhấn Trả kết quả để xác nhận và hoàn tất việc Trả kết quả

-30-

3. CHUYÊN VIÊN

Cán bộ xử lý khi thực hiện đăng nhập vào sẽ thấy danh sách các công việc được hiển thị trên menu nhắc việc

Menu nhắc việc được hiển thị dưới dạng gom nhóm các công việc mà cán bộ được phân công xử lý. Cán bộ có thể thực hiện chọn vào nhóm các công việc này để thực hiện việc xử lý.Bên cạnh đó, cán bộ có thể thực hiện tra cứu danh sách hồ sơ được phân công bằng chức năng tra cứu (Tra cứu HS > Theo cá nhân)

Trên giao diện, cán bộ thực hiện chọn nhóm công việc

Thực hiện chọn hồ sơ cần xử lý

Cán bộ thực hiện việc xử lý hồ sơ. Sau khi hoàn tất, cán bộ thực hiện nhập Ý kiến xử lý của cán bộ và nhấn chọn Chuyển bước kế tiếp để hoàn tất việc xử lý.

-31-

4. LÃNH ĐẠO PHÒNG

BƯỚC

THAO TÁC

1

Lãnh đạo sẽ thấy hiển thị trên thanh menu Xem xét, soát xét. Lãnh đạo sẽ chọn vào nút nhấn này.

2


3

Chọn cán bộ cần chuyển hồ sơ đến

4 Nhấn chọn Chuyển bước kế tiếp để hoàn tất

-32-

5. LÃNH ĐẠO SỞ

5.1. Sổ theo dõi hồ sơ

Sổ theo dõi hồ sơ lưu những hồ sơ đã tiếp nhận theo từng ngày, theo dõi tình trạng giải quyết hồ sơ, giúp lãnh đạo có thể theo dõi sâu sát tình hình giải quyết hồ sơ.

BƯỚC

THAO TÁC

1Chọn nút Tra cứu hồ sơ => Chọn Sổ theo dõi hồ sơ

2

Chọn tiêu chí để thực hiện lọc dữ liệu (Thời gian, lĩnh vực, đơn vị tiếp nhận, tiến độ thực hiện, hình thức tiếp nhận) và chọn Lọc danh sách

Kết quả lọc dữ liệu cho danh sách các hồ sơ

3Cán bộ có thể chọn nút In danh sách hoặc Xuất Excel để in hoặc xuất file excel lưu trữ.

5.2. Thống kê theo biểu đồ

BƯỚC THAO TÁC

1

Chọn nút Báo cáo thống kê hồ sơ => Chọn Thống kê theo biểu đồ

2 Hệ thống hiển thị trang thống kê dạng biểu đồ hình tròn, cột và các tab thống kê theo tháng như hình bên dưới

-33-

5.3. Thống kê theo lĩnh vực

BƯỚC THAO TÁC

1

Chọn nút Báo cáo thống kê hồ sơ => Chọn Thống kê theo lĩnh vực

2 Chọn tiêu chí để thực hiện lọc dữ liệu (Ngày tháng, lĩnh vực, đơn vị) và chọn Lọc danh sách

Kết quả của việc lọc dữ liệu

Trong đó, ý nghĩa tên cột là:- Từ ngày - đến ngày: Mốc thời gian người dùng đã chọn để thống kê.

-34-

- Số lượng TTHC: Số lượng thủ tục hành chính.- Báo chí: Tên các lĩnh vực đã chọn.- SL: Số lượng.- TL: Tỷ lệ, tính theo phần trăm.

3 Cán bộ có thể chọn nút In báo cáo hoặc Xuất Excel để in hoặc xuất file excel lưu trữ.

5.4. Thống kê chi tiết theo đơn vị

Thống kê chi tiết theo đơn vị là thống kê các hồ sơ tiếp nhận, giải quyết đúng hạn, trễ hạn, hủy, theo số lượng và phần trăm tỷ lệ theo đơn vị, theo tổ chuyên môn và theo từng cán bộ.

BƯỚC THAO TÁC

1

Chọn nút Báo cáo thống kê hồ sơ => Chọn Thống kê theo lĩnh vực

2 Chọn tiêu chí để thực hiện lọc dữ liệu (Ngày tháng, lĩnh vực) và chọn Lọc danh sách

Kết quả của việc lọc dữ liệu

Trong đó, ý nghĩa tên cột là:- Cột <Số HS xử lý>: Là số hồ sơ được chuyển đến đơn vị theo quy trình xử lý.- Cột <Số lần xử lý>: Là số lần (số công việc) thực hiện xử lý trên hồ sơ đã chuyển đến, 1 hồ sơ có thể có hơn 1 bước xử lý trong quy trình nên số lần xử lý sẽ bằng hoặc lớn hơn cột <Số HS xử lý>.- Các cột <Trước hạn>, <Đúng hạn>, <Trễ hạn> với <SL> là số lượng hồ sơ và <%> thể hiện tỷ lệ phần trăm được quy đổi từ số lượng. Phần trăm tỷ lệ = Số lượng HS (đúng hoặc trước hoặc trễ) *100/Tổng số HS của đơn vị.- Ở cột <Trễ hạn> người dùng còn có thể xem được danh sách hồ sơ trễ hạn và

-35-

xem quy trình để biết trễ ở bước nào, cán bộ nào bằng cách nhấp vào số lượng hồ sơ trễ ở cột <Trễ hạn> <SL>

5.5. Ký duyệt

BƯỚC THAO TÁC

1

Lãnh đạo thực hiện chọn Ký duyệt trên thanh nhắc việc


2

Nhập ý kiến xử lý và nhấn chọn chuyển bước

-36-

Documents

CÁC THAO TÁC CHUNGxml18.quangtri.gov.vn/xml_hailang/VBDI/huong_dan.docx · Web viewGiao diện xử lý của cán bộ sẽ được hiển thị, cán bộ thực hiện chọn