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ELABORACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y CONTROL DE LA
INFORMACIÓN DOCUMENTADA ESTABLECIDA EN EL
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO - SGI
Código: PC-SEI-01
Versión: 1
Fecha:
Octubre - 2019
Página 1 | 13 COPIA NO CONTROLADA
1. OBJETIVO
Establecer las actividades para identificar, elaborar, actualizar, derogar, revisar, aprobar, oficializar,
divulgar y controlar los documentos correspondientes a los procesos establecidos en el Sistema de
Gestión Integrado - SGI.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para la documentación de los procesos que conforman el SGI, inicia con
el estudio de viabilidad para la elaboración, actualización o eliminación de un documento,
continúa con la verificación al cumplimiento de los lineamientos establecidos y termina con la
socialización del documento por parte de los responsables de los procesos.
3. DEFINICIONES
o Actividad: es la elaboración o desarrollo de algo
o Actualización: actividad mediante la cual un documento se adecúa a las condiciones o
prácticas actuales.
o Código: Conjunto de caracteres alfanuméricos, compuesto por la identificación del tipo de
documento, el proceso, el consecutivo respectivo.
o Copia controlada: Documento en físico o digital que está sujeto al control de su tenencia una
vez sea aprobado.
o Copia no controlada: Documento que no está sujeto al control de su tenencia y distribución.
o Documento: Escrito en papel u otro tipo de soporte que contiene Información.
o Documento de origen externo: Documento no creado por el IGAC, que es necesario para la
planificación y operación de los procesos del Sistema de Gestión Integrado.
o Documento obsoleto: Documento que debido a una actualización o eliminación deja de ser
vigente.
o Documento oficializado: El que se encuentra soportado mediante circular emitida por la Jefe
de la Oficina Asesora de Planeación y publicado en el repositorio del Listado Maestro de
Documentos dispuesto por la entidad.
o Documento propuesta: El que está en proceso de creación y/o actualización.
o Listado Maestro de Documentos: Medio de información que relaciona toda la documentación
existente para apoyar el control y la operación de los procesos, garantizando su actualización,
disponibilidad y su uso; utilizando una codificación y estructura específica para su identificación.
o Mapa de Procesos: Diagrama de valor que representa, a manera de inventario gráfico, los
procesos de una organización en forma interrelacionada.
o OAP: Oficina Asesora de Planeación
o Políticas de operación: lineamientos que se deben cumplir para garantizar el adecuado
desarrollo del procedimiento y el cumplimiento de su objetivo.
o Punto de control: es una actividad dentro de un procedimiento o tarea en un instructivo, que
implica la revisión, verificación, validación o inspección del cumplimiento de unos parámetros
establecidos previamente. Normalmente después de un punto de control se deriva una
decisión.
o Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades realizadas.
o Tablas de Retención Documental – TRD: Listado de series con sus correspondientes tipos
documentales, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en el archivo de gestión,
archivo central y disposición final.
o Tarea: forma detallada de llevar a cabo una actividad. Las tareas son identificadas en un
instructivo.
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o UOC: Unidad Operativa de Catastro
o SGI: Sistema de Gestión Integrado
4. NORMATIVIDAD
o Ley
Ley 1581 de 2012: “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos
personales”
Ley 1712 de 2014: “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de
Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”
o Decretos
Decreto 1072 de 2015: “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del
Sector Trabajo”
Decreto 1377 de 2013, por el cual se reglamenta parcialmente la le Ley 1581 de 2012.
o Resoluciones
Resolución 0312 de 2019: “Por la cual se definen los estándares mínimos del Sistema de
Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST”
Resolución 933 del 10 de agosto de 2017 - Resolución por la cual se implementa la política
pública de protección de datos personales en el Instituto Geográfico Agustín Codazzi
o Normas Técnicas:
Norma ISO/IEC 17025:2017 Requisitos generales para la competencia de los laboratorios de
calibración y ensayo.
Norma ISO 27001:2013 Sistemas de Gestión de Seguridad de la Información
Norma ISO 14001:2015 Sistemas de Gestión Ambiental
Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9001:2015. Sistemas de Gestión de la Calidad.
Requisitos.
5. POLÍTICA DE OPERACIÓN
o Los servidores públicos y contratistas deben garantizar que la documentación del SGI esté
actualizada y disponible, según la normatividad vigente y las necesidades o cambios del
proceso.
o La Oficina Asesora de Planeación – OAP oficializa y/o deroga, previa aprobación de los
responsables de la documentación del SGI, mediante circular revisada por el Jefe de la OAP.
o Los profesionales de la Oficina Asesora de Planeación orientan metodológicamente la
creación, actualización o derogación de los documentos a cargo de los procesos.
o El (la) Director (a) General, el (la) Secretario (a) General, los Subdirectores y/o los Jefes de
Oficina delegan, en caso de ser necesario, un responsable para la verificación técnica de los
documentos y la socialización a los servidores públicos y/o contratistas involucrados en el
proceso sobre los documentos que sean elaborados, actualizados o eliminados.
o El (la) Director (a) General, el (la) Secretario (a) General, los Subdirectores, los Directores
territoriales, los Jefes de Oficina y Coordinadores de Grupos Internos de Trabajo deben promover
que los servidores públicos y/o contratistas que participan en los procesos conozcan y cumplan
con lo establecido en los documentos vigentes.
o Los tipos de documentos que hacen parte del Sistema de Gestión Integrado son:
o Caracterización de proceso: Documento que describe las características generales del
proceso para que cumpla con su objetivo, esto es, los rasgos diferenciadores del mismo.
Debe haber tantas caracterizaciones como número de procesos identificados existan.
o Manual: Documento de gestión institucional que contiene en forma explícita, ordenada
y sistemática los lineamientos y objetivos de un tema en particular teniendo como marco
de referencia los propósitos de la entidad.
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o Procedimiento: Documento que describe el modo de realizar las actividades del
proceso de manera secuencial y detallada.
o Instructivo: Documento que describe en forma detallada, clara y precisa la forma de
realizar una actividad de un procedimiento. También sirve para explicar el
diligenciamiento de un formato.
o Formato: Documento para registrar información o resultados de una actividad, con la
cualidad del documento de archivo que asegura que su contenido permanece
completo y sin alteraciones a lo largo del tiempo.
o Si la actividad o grupo de actividades corresponden a etapas de un proceso, se debe generar
un procedimiento y actualizar la caracterización del proceso involucrado, si es necesario. Si se
requiere detallar el cómo realizar una actividad de un procedimiento, se debe elaborar un
instructivo y actualizar el procedimiento, si es necesario.
o La consulta y utilización de los documentos establecidos en el SGI se debe realizar en el
repositorio dispuesto por la entidad o a través de la copia controlada que sea entregada por el
responsable del proceso en los casos que aplique.
o En casos excepcionales, los documentos del SGI que en cumplimiento de políticas públicas o
normatividad aplicable, se deben elaborar o documentar por primera vez y en consecuencia
existan aspectos en los que se tenga incertidumbre o falte claridad para operativizarse, bien
sea por temas legales, técnicos, administrativos, funcionales o de recursos, se presentan en
Comité Institucional de Gestión y Desempeño y de ser aprobadas, se oficializan para su
aplicación en etapa de prueba piloto hasta ajustarse a conformidad, para lo cual se tendrá un
(1) año a partir de su publicación para quedar en firme. Su calidad de documento en prueba
piloto se identificará en el alcance y se dará claridad en la circular de oficialización.
o Todos los instructivos y formatos deben estar asociados a un procedimiento.
o Únicamente se imprime un ejemplar, identificado como ORIGINAL, en el cual se registran las
firmas de quienes intervinieron en su elaboración o actualización, revisión técnica y
metodológica y aprobación. Este documento se custodia en la OAP, de acuerdo con las TRD
vigentes.
o Los originales de los documentos derogados que se conserven impresos, deben ser identificados
como documento OBSOLETO y mantenerse en el archivo de gestión de la OAP durante el
tiempo establecido en la TRD vigente.
o Los documentos elaborados para el SGI, derivados de la vinculación laboral o contractual, son
propiedad intelectual del Instituto Geográfico Agustín Codazzi – IGAC y, por lo tanto, se reserva
el derecho para realizar la creación, actualización o derogación que considere pertinente por
diferentes circunstancias. Bajo ningún evento se requiere la autorización del funcionario o
contratista que elaboró la primera versión, para su actualización o derogación.
o En el documento del SGI actualizado se conservarán únicamente los nombres de los servidores
públicos y/o contratistas que intervinieron en la última revisión o actualización.
o Los procedimientos e instructivos del SGI deben contener los puntos de control que por
desarrollo de las actividades o tareas se generen. Los puntos de control deben estipular todos
los criterios de aceptación o rechazo, cuando aplique.
o Se entiende como documentos no controlados, los ubicados en el repositorio dispuesto por la
entidad, una vez que éstos sean impresos, la entidad no responde por su uso inadecuado.
o Los responsables de los procesos que generen información clasificada, reservada o que
recolecte datos personales, deben identificar el tratamiento por parte de la entidad
garantizando la aplicación de la normatividad vigente y los lineamientos que establezca el
IGAC al respecto.
o Se identifican como documentos de origen externo para la sede central:
Normas técnicas vigentes.
Fichas técnicas de los equipos de medición.
Manuales de operación y/o instrucciones de fabricación de equipos para la generación
de productos y servicios misionales.
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Fichas técnicas y hojas de seguridad de las sustancias peligrosas.
Guías y metodologías expedidas por entidades u organizaciones externas.
Revistas científicas.
o Se identifican como documentos de origen externo para las Direcciones Territoriales:
Fichas técnicas de los equipos de medición.
Fichas técnicas y hojas de seguridad de las sustancias peligrosas.
Manuales de operación de equipos para la generación de productos y servicios
misionales.
o La normatividad legal no se identifica como documento de origen externo, debe ser tratada
según las actividades descritas en el procedimiento “Actualización del Normograma
Institucional” vigente.
o El responsable del proceso identifica y aprueba el uso de los documentos de origen externo
para cumplir con las actividades de su proceso, realiza la gestión para su adquisición y lo guarda
en el repositorio dispuesto por la entidad; además, controla la distribución, conservación y
custodia de aquellos documentos externos utilizados en la ejecución de las actividades
realizadas en el proceso, garantizando que el documento externo permanezca vigente.
o Frente a la nueva versión de un formato cuyo uso sea la trazabilidad de un expediente, proceso
o similar, se seguirá utilizando la versión anterior, hasta tanto se cierre totalmente el caso o hasta
que deba empezar a diligenciar un nuevo formato por agotarse el que se está usando, lo que
ocurra primero.
o Cuando existen documentos que, a criterio del (a) Secretario (a) General, Subdirectores y/o
Jefes de Oficina no deben publicarse por su condición confidencial, solicitan por correo
electrónico a la Oficina Asesora de Planeación para que en vez del documento aparezca un
aviso informativo con el número de la extensión telefónica y la identificación de la persona con
la que se puede solicitar copia física del documento. Sólo los responsables de procesos
correspondientes pueden emitir copias de estos documentos con la identificación de COPIA
CONTROLADA.
o Cuando sea necesario entregar una copia controlada, se debe diligenciar el formato “Control
de copias controladas”. Una vez se determine que ya no se requiere más para su uso, devolver
la copia al Coordinador del GIT o responsable del proceso al que pertenece. Todas las copias
controladas se deben recuperar y/o destruir.
o La codificación de los documentos que pertenecen al SGI es responsabilidad de la OAP, este
es un carácter que identifica el tipo de documento y el proceso al que pertenece y los
documentos relacionados en los casos que aplica, según se detalla a continuación:
Las dos primeras letras identifican el tipo de documento, así:
Tipo de documento Letras
CARACTERIZACIÓN CT
MANUAL MN
PROCEDIMIENTO PC
INSTRUCTIVO IN
FORMATO FO
Las tres letras siguientes indica el proceso al que pertenece el documento, así:
PROCESO LETRAS
1 CONTROL DISCIPLINARIO CDI
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PROCESO LETRAS
2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Y PLANEACIÓN DEP
3 GESTIÓN AGROLÓGICA GAG
4 GESTIÓN CARTOGRÁFICA GCA
5 GESTIÓN CATASTRAL GCT
6 GESTIÓN CONTRACTUAL GCO
7 GESTIÓN DE COMUNICACIONES Y MERCADEO GCM
8 GESTIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS GSA
9 GESTIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN GTI
10 GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO, INVESTIGACIÓN E INNOVACIÓN GCI
11 GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO GTH
12 GESTIÓN DOCUMENTAL GDO
13 GESTIÓN FINANCIERA GFI
14 GESTIÓN GEODÉSICA GGD
15 GESTIÓN GEOGRÁFICA GGG
16 GESTIÓN INFORMÁTICA DE SOPORTE GIS
17 GESTIÓN JURÍDICA GJU
18 REGULACIÓN REG
19 SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN INSTITUCIONAL SEI
20 SERVICIO AL CIUDADANO Y PARTICIPACIÓN SCP
Los dos últimos números representa el consecutivo del documento
Nota: para el caso de los formatos e instructivos, antes de los dos últimos números se identifica el
procedimiento al que pertenecen con las letras PC y el consecutivo del mismo.
6. DESARROLLO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
(Dependencia)
1.
Identificar la
necesidad de crear,
actualizar o derogar
un documento.
Informa al Coordinador de Grupo Interno
de Trabajo o Jefe de Oficina, según sea
el caso y facilitador del SGI, la necesidad
o la situación susceptible de mejora en los
documentos del SGI.
Servidores Públicos.
(Todas las
dependencias,
Direcciones Territoriales y
UOC)
2.
Revisar la necesidad
de crear, actualizar
o derogar un
documento.
© Revisa si la propuesta presentada para
crear, actualizar o derogar un documento
es viable y necesaria de realizar, para lo
cual podría solicitar opinión del facilitador
SGI
¿Aprueba la propuesta?
SI: Continua con la actividad N° 3
NO: Fin del Procedimiento
Coordinador del Grupo
Interno de Trabajo o Jefe
de Oficina
(Todas las
Dependencias)
3.
Designar el
responsable del
documento
Designa al servidor público o contratista
responsable del documento y le informa
de esta asignación
Coordinador del Grupo
Interno de Trabajo o Jefe
de Oficina
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N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
(Dependencia)
¿Qué acción requiere realizar?
Si va a crear o actualizar un documento
continúe con la actividad N° 5.
Si va a derogar un documento continúe
con la actividad N° 4.
(Todas las
Dependencias)
4.
Solicitar la
derogación del
documento SGI.
Remite solicitud de derogación de
documentos a través de memorando
interno de tramitación dirigido al Jefe de la
OAP indicando:
o Nombre del documento.
o Código vigente.
o Circular a derogar.
o Motivo de la derogación.
Si es un procedimiento, se debe derogar
con todos sus documentos asociados.
Continúa con la actividad 13.
Director (a) General
Secretario (a) General
Subdirectores
Jefes de Oficina
(Todas las
Dependencias)
5.
Generar propuesta
de documento
nuevo y/o
actualizado.
Define el tipo de documento que requiere
crear o actualizar y solicita
acompañamiento al profesional enlace
de la OAP.
Realiza propuesta de documento de
acuerdo a los lineamientos expuestos en
las plantillas respectivas, las cuales se
encuentran disponibles en la IGACNET:
o Plantilla de Caracterización de
procesos
o Plantilla de Manual
o Plantilla de Procedimiento
o Plantilla de Instructivo
o Plantilla de formato
Todo documento nuevo inicia en versión 1.
Si se procede a realizar una actualización,
solicita por correo electrónico el
documento editable a la OAP y realiza los
ajustes necesarios.
Elabora el flujograma y verifica la
coherencia del desarrollo de las
actividades del procedimiento.
Envía al Coordinador de Grupo Interno de
Trabajo, Jefe de Oficina o designado,
según sea el caso.
Servidor Público o
contratista designado
(Todas las
Dependencias)
6. Revisar
técnicamente.
© Revisa el documento teniendo en
cuenta los siguientes lineamientos:
o Desarrollo del documento
teniendo en cuenta los criterios
técnicos que deben ser
contemplados para la creación
y/o actualización del documento
o Normatividad asociada en los
casos que aplique, según
Coordinador de Grupo
Interno de Trabajo, Jefe
de Oficina o designado
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N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
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procedimiento “Actualización
Normograma Institucional”.
o Responsable de desarrollar las
actividades o tareas debidamente
definidas en los casos que aplique.
¿El documento cumple con los
lineamientos?
SI: Continua con la actividad N° 7.
NO: Se devuelve a la actividad N° 5,
informando las observaciones para que se
modifique la propuesta de documento
7.
Enviar solicitud de
revisión
metodológica a la
OAP.
Envía correo electrónico con los adjuntos
(cuando aplique) al profesional enlace del
SGI de la OAP.
Profesional universitario
-Facilitador SGI-
(Todas las
Dependencias)
8. Revisar
metodológicamente.
© Revisa el documento de acuerdo a los
siguientes lineamientos:
o Estandarización del documento de
acuerdo a las plantillas definidas.
o Estandarización de formatos en los
casos que aplique.
o Correspondencia del flujograma con el
desarrollo del procedimiento.
o Orden coherente de actividades y
responsables, así como flujo de la
información
o Relación de formatos asociados.
o Control de cambios detallados, los
cuales irán relacionados en la circular
posteriormente.
o Que las normas relacionadas en el
documento estén actualizadas en el
normograma y en el repositorio de
documentos externos correspondiente.
¿El documento cumple con los
lineamientos?
SI: Continúa con la actividad N° 9.
NO: Se envía por correo electrónico el
documento con las observaciones al
facilitador SGI, quien informa al
Coordinador GIT, Jefe de Oficina o
designado. Devuelve a la actividad N° 5.
Profesional especializado
-enlace del SGI-
(Oficina Asesora de
Planeación)
9. Enviar para
aprobación.
Una vez se considere que el documento
nuevo o actualizado se encuentra listo
para aprobación:
o Cambia el estado del documento
de PROPUESTA a ORIGINAL en el
pie de página.
o Envía correo electrónico al
Facilitador SGI del proceso
Profesional especializado
-enlace del SGI-
(Oficina Asesora de
Planeación)
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N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
(Dependencia)
solicitante, requiriendo que se
remita por correo electrónico el
documento aprobado y
adjuntando en los casos que
aplique:
Flujograma editable versión
final.
Formatos en versión final.
10.
Aprobar documento
creado o
actualizado
Envía por correo electrónico a la Jefe de la
OAP, con copia al profesional enlace del
SGI de la OAP, indicando que el
documento creado o actualizado se
encuentra aprobado y adjunta en los
casos que aplique:
o Documento original
o Flujograma editable versión final
o Formatos en versión final
En caso que sean documentos
CONTROLADOS, informar la extensión
telefónica y la dependencia donde se
puede solicitar la copia.
Secretario (a) General
Subdirectores
Jefes de Oficina
(Todas las
Dependencias)
11. Codificar el
documento original.
Solicita la asignación de código al
responsable de la codificación de los
documentos del SGI.
Posteriormente codifica original
aprobado.
Envía por medio de correo electrónico al
facilitador del SGI de la dependencia
solicitante el documento en PDF, para
impresión y firma.
Profesional especializado
-enlace del SGI-
(Oficina Asesora de
Planeación)
12. Conseguir firmas del
documento original.
Imprime el documento y consigue las
firmas de los servidores o contratistas que
intervinieron en la elaboración o
actualización, revisión técnica y
aprobación.
Entrega el documento original firmado
con los adjuntos en los casos que aplique
al Técnico operativo de la OAP.
Profesional universitario
-Facilitador SGI-
(Todas las
Dependencias)
13.
Proyectar circular
para oficializar o
derogar del
documento
Elabora, imprime y consigue la firma de la
Jefe de la Oficina Asesora de Planeación,
de la circular para oficializar o derogar el
documento. Entrega la circular firmada a
la Secretaria Ejecutiva
En caso de creación o actualización de
procedimientos e instructivos elabora la
carátula del documento original.
Cambia el estado del documento de
ORIGINAL a COPIA NO CONTROLADA o
CONTROLADA (según aplique) en el pie de
Técnico operativo
(Oficina Asesora de
Planeación)
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(Dependencia)
página del documento y lo convierte a
14. Radicar y socializar la
circular
Se radica la circular para oficializar o
derogar el documento en el aplicativo de
correspondencia.
Escanea y envía por correo electrónico la
circular a todos los servidores y contratistas,
indicando que el documento creado o
actualizado se encuentra disponible en el
Listado Maestro (si aplica)
Entrega la circular al Técnico operativo
Secretaria Ejecutiva
(Oficina Asesora de
Planeación)
15.
Actualizar el listado
maestro de
documentos y
archivar
Actualiza el listado maestro de
documentos del SGI, adjuntando la
circular y el documento actualizado o
creado.
Identifica con sello los documentos
derogados como “DOCUMENTOS
OBSOLETOS”
Archiva los documentos originales o los
documentos derogados conforme a los
lineamientos de la Tabla de Retención
Documental.
Técnico operativo
(Oficina Asesora de
Planeación)
16 Socializar el
documento.
Una vez actualizado el Listado Maestro de
Documentos socializa el documento
publicado o la circular de derogación
según corresponda, dejando evidencia
de la socialización.
Secretario (a) General
Subdirectores
Jefes de Oficina
(Todas las
Dependencias)
Fin del Procedimiento
7. FLUJOGRAMA
©
Todas las dependencias,
Direcciones Territoriales y UOCTodas las Dependencias Todas las Dependencias Todas las Dependencias
Servidores PúblicosCoordinador del Grupo Interno de
Trabajo o Jefe de Oficina
Director (a) General
Secretario (a) General
Subdirectores
Jefes de Oficina
Servidor Público o contratista
designado
Inicio
Identificar la necesidad
de crear, actualizar o
derogar un documento.
1.
Designar el responsable
del documento .
3.
Solicitar la derogación
del documento SGI .
4.
Generar propuesta de
documento nuevo y/o
actualizado..
5.
Revisar la necesidad de
crear, actualizar o
derogar un documento.
2.
¿Aprueba
propuesta?
¿Qué acción requiere realizar?
Fin
SI
NO
13
Actulizar
/ Nuevo
Derogar
A
Memorando interno
de tramitación
Documento
Propuesto
Correo Electrónico
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© ©
Todas las Dependencias
Secretario (a) General
Subdirectores
Jefes de Oficina
Todas las Dependencias Todas las Dependencias Oficina Asesora de Planeación
Coordinador de Grupo Interno de
Trabajo, Jefe de Oficina o
designado
Profesional universitario
-Facilitador SGI-Profesional especializado
-enlace del SGI-
Revisar técnicamente.
6.
¿El documento cumple con
los lineamientos?
Revisar
metodológicamente.
8.
¿Cumple con los
lineamientos?SI
NO
SI
5
NODocumento
Propuesto
Correo Electrónico
A
Enviar solicitud de revisión
metodológica a la OAP.
7.
Enviar para aprobación.
9
Documento
Propuesto
Correo Electrónico
5
Aprobar documento
creado o actualizado.
10
Documento
aprobado
Correo Electrónico
Codificar el documento
original.
11
Documento
codificado en PDFCorreo Electrónico
Conseguir firmas del
documento original.
12
Documento Fírmado
B
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Fecha:
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8. FORMATOS ASOCIADOS
o Control de copias controladas
9. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA CAMBIO VERSIÓN
Oct/2019
Se adopta como versión 1 debido a cambios en la Plataforma Estratégica
(actualización del mapa de procesos), nuevos lineamientos frente a la
generación, actualización y derogación de documentos del SGI tales como:
cambios de tipos documentales y nueva codificación por procesos. Emisión
Inicial Oficial.
1
Oficina Asesora de Planeación Todas las Dependencias
Secretaria ejecutiva
Director (a) General
Secretario (a) General
Subdirectores
Jefes de Oficina
Oficina Asesora de Planeación
Técnico operativo
B
Radicar y socializar la
circular .
14.
Fin
Proyectar circular para
oficializar o derogar del
documento
13.
Ev idencias
socializaciónCircular firmada
Actualizar el listado
maestro de documentos y
archivar
15.
Listdo Maestro de
Documentosactualizado
Circular radicada
Correo electrónico
Socializar el documento.
16.
4
ELABORACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y CONTROL DE LA
INFORMACIÓN DOCUMENTADA ESTABLECIDA EN EL
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Código: PC-SEI-01
Versión: 1
Fecha:
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FECHA CAMBIO VERSIÓN
Se presenta fusión del Manual de Procedimientos “Elaboración, Actualización
Y Control De Documentos Establecidos en el Sistema de Gestión Integrado -
SGI” Código P12000-04/18.V15, y la Guía “Presentación de documentos y
formatos establecidos en el Sistema de Gestión Integrado - SGI” Código
G12100-01/14.V9.
Se cambia el nombre de Manual de Procedimientos ”Elaboración,
Actualización y control de documentos establecidos en el Sistema de Gestión
Integrado - SGI” a Procedimiento “Elaboración, Actualización Y Control de la
Información documentada establecida en el Sistema de Gestión Integrado –
SGI”
De acuerdo con el mapa de procesos vigente, el documento pasa del proceso
Mejora Continua al nuevo proceso Seguimiento y Evaluación Institucional.
Se ajusta el contenido de los tipos documentales.
Se eliminan como tipos documentales el Manual de Procedimientos, la
Metodología, la Guía, Especificaciones Técnicas, Catálogo de objetos,
Programas y el Formato Modelo.
Se actualizó el capítulo del Desarrollo y el Flujograma conforme las actividades
y responsabilidades, buscando la eficiencia y simplificación del procedimiento.
Se revisan y ajustan los capítulos de objetivo, alcance, definiciones,
normatividad y políticas de operación.
Se verifica que las normas relacionadas en el documento estén actualizadas
en el normograma.
Se elimina el anexo 1 “Estructura para elaborar documentos establecidos en el
Sistema de Gestión Integrado – SGI” y la Guía “Presentación de documentos y
formatos establecidos en el Sistema de Gestión Integrado - SGI” Código
G12100-01/14.V9 y en su reemplazo se dispondrán en la IGACNET plantillas para
estandarizar la presentación de los documentos del SGI.
Se actualiza el formato “Control de copias controladas” que pasa del código
F12100-04/17.V6 al código FO-SEI-PC01-01.
Dic/2018
Se ajusta el manual de procedimientos a la nueva estructura de la Oficina
Asesora de Planeación, acorde con la Resolución 1042 de 2018, en la cual no
aparece el GIT de Desarrollo Organizacional. Se incluye el uso del módulo
SOFIGAC para la publicación de los documentos y formatos, sin excluir por ahora
el uso del listado maestro de documentos de la IGACNET. Se actualizó el nombre
de las dependencias, Se actualizaron los años de las versiones de las normas
técnicas y sistemas de gestión. Se incluyen políticas de operación frente a
actividades o responsabilidades que involucran a las Direcciones Territoriales
para su validación, a los controles asociados a los mapas de riesgos (gestión y
corrupción), frente a la nueva versión de un formato cuyo uso sea la trazabilidad
de un expediente, proceso o similar, se seguirá utilizando la versión anterior,
hasta tanto se cierre totalmente el caso o hasta que deba empezar a diligenciar
un nuevo formato por agotarse el que se está usando, lo que ocurra primero.
Se especifica que los documentos que sean reclasificados en otros procesos o
dependencias, se debe realizar su actualización, respetando la continuidad de
la versión que trae el documento y el código del nuevo proceso al que
pertenece. Se incluye como nuevo tipo documental, la Especificación Técnica
(ES) Se incluyó un nuevo control relacionado con los formatos que posean listas
desplegables o características como fórmulas entre otros. En los documentos
que por actualización cambien de tipo documental, se dará inicio nuevamente
desde 1 a su versión, pero dentro del contenido del documento debe ir la
identificación de cambios. En los lineamientos y recomendaciones generales del
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ELABORACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y CONTROL DE LA
INFORMACIÓN DOCUMENTADA ESTABLECIDA EN EL
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO - SGI
Código: PC-SEI-01
Versión: 1
Fecha:
Octubre - 2019
Página 13 | 13 COPIA NO CONTROLADA
FECHA CAMBIO VERSIÓN
anexo 1, se solicita a la persona designada para documental que el contenido
de los documentos sea especifico y claro. Se actualizó el anexo 1. “Estructura
para elaborar documentos establecidos en el Sistema de Gestión Integrado –
SGI”, incluyendo nuevas recomendaciones para la documentación; se incluyó
“Mantenimiento” como un nuevo capítulo en el tipo documental Instructivo y se
adicionó la información correspondiente para las Especificaciones técnicas (ES)
como un nuevo tipo documental. Se actualizó el anexo 2. Flujograma. De
acuerdo con lo solicitado por la Oficina de Informática y Telecomunicaciones,
en los manuales de procedimientos que se elaboren o actualicen, y que tengan
relación con datos personales, se debe dar cumplimiento a las disposiciones de
la Ley 1581 de 2012 de protección de datos personales, y al Decreto 1377 de
2013. El cual debe quedar estipulado dentro del numeral 5.1 Normas Legales de
dicho documentos.
Elaboró y/o Actualizó: Revisó Técnicamente: Revisó
Metodológicamente: Aprobó:
Nombre:
Laura Isabel González
Barbosa
Cargo:
Profesional Universitario
Firma:
____________________
Nombre:
Milena Patricia Rojas
Moreno
Cargo:
Profesional
Especializado
Firma:
____________________
Nombre:
Marcela Y. Puentes
Castrillón
Cargo:
Profesional
Especializado
Firma:
____________________
Nombre:
Diana Carolina Oviedo
León
Cargo:
Jefe Oficina Asesora
de Planeación
Firma:
____________________
Nombre:
Luis Alberto Conde
Alonso
Cargo:
Profesional Universitario
Firma:
____________________
Nombre:
Karen Lorena Cañizales
Manosalva
Cargo:
Profesional
Especializado
Firma:
____________________
Nombre:
Cesar Eduardo Monroy
Rodríguez
Cargo:
Profesional
Especializado
Firma:
____________________
