Código: PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACIÓN Y GF-PR-01

Código: GF-PR-01 Versión: 05 Rige a partir de su publicación en el SIG

El Ministerio de Educación Nacional declara como única documentación válida la ubicada en el aplicativo SIG, la cual entra en vigencia a partir de su publicación, toda copia de este

se declara COPIA NO CONTROLADA.

PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACIÓN Y

FISCALIZACIÓN DE INGRESOS

1. Objetivo, alcance y convenciones

Objetivo Clasificar, registrar, identificar y analizar el recaudo de los recursos Ley 21 de 1982 y Estampilla Pro-Universidad Nacional de Colombia y demás Universidades Estatales Colombia, con el fin de mantener la información actualizada con oportunidad y confiabilidad.

Alcance El proceso inicia para Ley 21 de 1982 con la generación de reportes de ingresos de las entidades financieras recaudadoras. Para los registros de DTN y Ley 1697 de 2013, se inicia con los reportes de saldos por imputar del SIIF Nación, correspondiente a las consignaciones realizadas en el Banco República al código portafolio del MEN, el proceso continúa con la verificación de saldos en extractos, el registro de información en los sistemas SIIF – Nación y finaliza con la reclasificación por rubro concepto de los ingresos.

Convenciones

Punto de Verificación

Nota Evidencias Interacción con otros procesos

Tiempos

Mínimo Máximo

2. Disposiciones Generales

1. La información de recaudo por Ley 21 de 1982 y Estampilla Pro Universidad Nacional de Colombia y demás Universidades

Estatales Colombia, se deben registrar en los sistemas de información de forma veraz y oportuna garantizando la confiabilidad de la misma.

2. La revisión y análisis de los ingresos, a entidades obligadas debe realizarse respetando los principios de economía y de

eficacia; por lo tanto, en primera instancia se debe realizar la gestión a través de las diferentes herramientas como son llamadas telefónicas, comunicaciones escritas, reuniones y documentos, solo cuando sea necesario se practicaran inspecciones






oculares en la entidad, con el fin de contar con un mayor número de entidades obligadas al día, y así cumplir con la proyección del recaudo de los aportes (Ley 21/1982 y Ley 1697 de 2013).

3. La verificación de los pagos se realizará para cada vigencia completa, y en caso de que la entidad se encuentre en mora

durante un periodo de 12 meses, se le informará en debida forma mediante comunicación escrita.

4. Las solicitudes de devoluciones y compensaciones de mayores valores pagados o pagados por error se tramitarán con el lleno de todos los requisitos, conforme a las normas vigentes (Resolución 338 de 2006 y Resolución 9662 de 2016).

5. Los diferentes actores de este proceso deberán efectuar las actividades con diligencia, dentro de los términos legales y

atendiendo los plazos establecidos en este documento.

6. El Coordinador del Grupo de Recaudo, direcciona la ejecución de las actividades necesarias para el suministro de la información (identificación, registro y seguimiento) del recaudo de Ley 21 y la Estampilla Pro Universidad Nacional de Colombia y demás universidades Estatales de Colombia, así como de liderar, hacer seguimiento y garantizar todas las acciones y recursos necesarios para que con las actividades de fiscalización se cuente con información oportuna y confiable, que evite la caducidad de la acción de cobro y permita realizar las actividades necesarias para su respectiva titularización.

3. Descriptivo del Procedimiento

No. Descripción de actividades Responsable Tiempos Evidencia

IDENTIFICAR APORTES LEY 21

1

RECIBIR Y ORGANIZAR ARCHIVOS (PILA – BANCOS) a.) Descargar del aplicativo del operador la base de información

de pagos realizados por PILA.

b.) Consolidar los archivos planos provenientes de ACH.

Profesional Grupo de Recaudo

1 días 3 días

Archivos Planos






c.) Recibir, consolidar y organizar la información de recaudo de bancos suministrada por el Grupo de Tesorería del Ministerio de Educación Nacional (MEN).

2

CONCILIACIÓN DE PAGOS PILA VS BANCOS Valida que la información de aportes procesada corresponda a la información de la entidad obligada.

¿La información es consistente?

Si: Continúa con la actividad 3 No: Continuar con la actividad 6.


1 días 3 días

Archivos Planos

3

GENERAR ARCHIVOS DE IDENTIFICACIÓN

Genera los siguientes archivos que permiten identificar los aportes recibidos por concepto de recursos Ley 21: las notas crédito identificadas de las cuentas bancarias; el cruce con bases de datos de DIAN, DANE y Datos Generales que contiene la información de identificación completa de la entidad obligada; la clasificación de aportantes en Obligados, No Obligados, Cajas de Compensación y Fiduciarias; la verificación de correspondencia del NIT con la razón social; la Identificación de posibles pagos de deuda e imputación de pagos de cobro persuasivo y pagos de resoluciones.


1 días 3 días

Archivos Planos

4

ENVIAR ARCHIVO PARA REGISTRO

Remitir la identificación de pagos (Aportes de Obligados, Pagos de No Obligados, Pagos de Cobro Persuasivo y Pagos de Resoluciones) para Registro Contable de Ingresos en SIIF y para registro en el sistema de información de recaudo.

Coordinador del Grupo de

Recaudo

1 días 3 días

Archivo Excel de Identificación

de Aportes






1 El archivo de Identificación de Aportes por fecha de generación, se remite a los Grupos de Contabilidad y Tesorería.

5

GENERAR BASE DE DATOS PARA CONFIRMAR LOS PAGOS A LAS ENTIDADES APORTANTES Consolidar en un archivo toda la información de los registros de aportes verificados con los datos generales, para generar una base de datos que contenga los campos necesarios para el envío de la confirmación de pago a las entidades aportantes. El procedimiento finaliza.

Profesional del Grupo de Recaudo

1 días 3 días

6

REALIZAR REQUERIMIENTOS A ENTIDADES, BANCOS, OPERADORES E INTERMEDIARIOS Requerir mediante oficio u otro medio de comunicación válido, la información de aportes no identificados y aclaraciones. Igualmente, solicitar al operador de información de las planillas faltantes y la identificación de los terceros que realizan los aportes a través de intermediarios. Finaliza el procedimiento


1 días 3 días

Comunicaciones Externas

REGISTRAR APORTES DE LEY 21

1

¿ES REGISTRO AUTOMATICO?

Si: Continúa con la actividad 2.

No: Continúa con la actividad 5.

1 días 3 días






2

CONVERTIR INFORMACIÓN A ESTRUCTURA BASE DE DATOS

Adecuar el archivo de identificación de aportes a la estructura de la base de datos del sistema de información de recaudo para realizar el respectivo cargue.


1 días 3 días

Archivo de identificación

de Aportes

3

VALIDAR ARCHIVO

Identificación y registro realiza la validación del archivo de identificación de aportes para evitar errores en el cargue de información. Si se detectan errores, pasa a la actividad Convertir información a estructura base de datos.

1 En la validación se verifica los siguientes campos: Nombre de la Entidad, NIT, Código de Ciudad, Código del Departamento, Tipo de Entidad (Código Tipo). Como resultado de la validación de esta Información, puede detectarse que existen entidades que por primera vez están realizando los aportes parafiscales y estas entradas nuevas una vez son plenamente identificadas se relacionan en un archivo plano con el fin de cargarlas en forma masiva en el aplicativo de recaudo Ley 21. Posterior al ingreso de las nuevas entidades en el aplicativo de recaudo, se procede a cargar la información relacionada con los pagos que han efectuado las entidades en el Aplicativo de Recaudo Ley 21, mediante un archivo plano identificado por fecha.

2 El archivo de aportes PILA (por fecha), se traslada a un formato de Excel con el fin de remitir dicha información al Grupo de Fiscalizadores Ley 21, para su consulta.


1 días 3 días

Archivo de identificación

de Aportes






4

CARGAR INFORMACIÓN SISTEMA RECAUDO El Profesional del Grupo de Recaudo responsable de identificación y registro, carga en el sistema de información de recaudo la base de datos de identificación de aportes archivos compilados.

Profesional grupo de recaudo

1 días 3 días

Base de datos de

identificación de aportes archivos

compilados

5

REVISAR Y ANALIZAR DOCUMENTACIÓN El Profesional del Grupo de Recaudo responsable de identificación y registro revisa y analiza la documentación allegada por entidades obligadas y no obligadas información que verifica frente al sistema de información de recaudo para evidenciar si existen novedades para registro.

¿Existen novedades para registro?

Si: Continúa con el procedimiento No: Continuar con la actividad 11.


1 días 3 días

6

ENVIAR PARA REGISTRO El Profesional del Grupo de Recaudo responsable de identificación y registro envía para registro la información de pagos, IBC u otras novedades y remite la planilla de registro y los soportes recibidos de las entidades e intermediarios.


1 días 3 días

GF-FT-06 Planilla de

registro

Soportes recibidos de las

entidades e intermediarios.

7 REVISAR SISTEMA DE INFORMACIÓN


1 días 3 días






El Profesional del Grupo de Recaudo responsable de identificación y registro una vez recibe la solicitud de registrar las novedades encontradas, realiza la revisión del sistema de información de Recaudo para verificar si dichas novedades se encuentran registradas.

¿La información se encuentra registrada en la base datos?

Si: Continúa con la actividad 11

No: Continuar con el procedimiento.

8

REGISTRAR EN BASE DE DATOS

El Profesional del Grupo de Recaudo responsable de identificación y registro registra las novedades reportadas en el sistema de información de recaudo. Si se encuentra que la entidad nunca ha realizado aportes, previo visto bueno del Coordinador del Grupo de Recaudo, se procede a crearla en el sistema y registrar la información que de ella se tenga. Cuando la información es por ajustes, el Profesional responsable de identificación y registro de aportes carga la información en el sistema.


1 días

1 días

9

VERIFICAR INFORMACIÓN REGISTRADA

El Profesional del Grupo de Recaudo que realiza Fiscalización verifica en el sistema de información Ley 21 si la información enviada para registro fue registrada adecuadamente

¿Existen inconsistencias en el registro?


1 días

1 días






Si: Continuar con el procedimiento

No: Continúa con la actividad 11

10

CORREGIR INFORMACIÓN

El Profesional del Grupo de Recaudo responsable de identificación y registro realiza la corrección de la información que fue registrada erróneamente.

Continuar con la actividad 9.


1 días

1 días

11

ENVIAR PARA ARCHIVO

El Profesional del Grupo de Recaudo responsable de identificación y registro envía para archivo la documentación que no requiere ningún trámite, pues la información ya se encuentra registrada en el sistema de información Ley 21.

Finaliza el procedimiento.


1 días

1 días

IDENTIFICAR Y REGISTRAR RECAUDO LEY 1697 DE 2013

1

IDENTIFICAR Y REGISTRAR RECURSOS

El profesional del Grupo Recaudo descarga diariamente del SIIF el reporte de saldos por imputar que contengan los pagos realizados por concepto de Estampilla Pro-Universidad Nacional de Colombia y demás Universidades Estatales Colombia:

1 Para reporte de pago en bancos ingresar con: Perfil “Pagador, Unidad Ejecutara 22-01-01,


1 días

30 días

Reporte de saldos por

imputar






Reportes/ING/Informes/Saldos por Imputar de Ingresos Presupuestales”, posteriormente ingresa rango de fecha y periodo a consultar y en la opción “Origen Recaudo por Clasificar” se marca Bancos. 1 Para reporte de compensaciones perfil pagador, Unidad Ejecutora 22-01-01-00Q: Reportes/ING/Informes/Saldos por Imputar de Ingresos Presupuestales, se ingresa rango de fecha periodo de consulta y en la opción “Origen Recaudo por Clasificar” se marca Compensación.

¿El pago se realizó a través de bancos?


No: Se realizó a través de Compensación de Deducciones - continúa con la actividad 6.

2

RECLASIFICAR LA SUBUNIDAD EJECUTORA

Exporta el reporte de los pagos a Excel y reclasifica los ingresos de la unidad 22-01-01 a la subunidad 22-01-01-00Q

1 para este proceso se debe ingresar a SIIF al módulo de entidad pagador central subunidad 22-01-01 /ING / Asignación documentos recaudo por clasificar y se digita uno a uno los números de DRXC asignados en el listado de saldos por imputar con el modo de recaudo bancos y se elige la opción de vincular con la PCI destino 22-01-01-00Q, de esta manera ya quedan los documentos asociados a la subunidad ejecutora que maneja los ingresos de recaudo de estampilla.


1 días

1 días






3

UBICACIÓN DE ENTIDAD Y FORMA DE PAGO

Ingresa a la página del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, información contable opción “Notas Crédito y Consignaciones” para ubicar los soportes de las consignaciones realizadas en efectivo o cheque, y así identificar la entidad que realizó el pago

1 Respecto a las transferencias electrónicas se debe ubicar los soportes enviando correos electrónicos o llamadas telefónicas a las entidades que realizaron estas transacciones.


1 días

30 días

4

UBICAR SOPORTES DE INFORMACIÓN

Ubica los soportes y confirma los datos reportados en el listado de saldos por imputar, procede a realizar el registro de los ingresos realizados en el Banco República, diligencia la estructura de archivo plano, especificada por SIIF en el cual se crea un documento maestro y detalle de la información.


1 días

30 días

5

VALIDAR LOS ARCHIVOS MEDIANTE FIRMA DIGITAL

Realizar la validación de los archivos, mediante firma digital, para posteriormente ingresar al SIIF módulo de entidad presupuesto ingresos/ subunidad 22-01-01-00Q Fondo Nacional de las Universidades Estatales de Colombia/ ING/ CARGA, una vez culminada esta actividad arroja un log en el cual se identifican los pagos exitosos y rechazados del archivo, generando el consecutivo del documento de causación y recaudo.


1 días

2 días

6

IDENTIFICACIÓN DE RECURSOS INGRESADOS A TRAVÉS DE COMPENSACIÓN DE DEDUCCIONES


1 días

2 días






Generado el reporte se exporta a Excel, se traslada a la base de pagos para su identificación la cual se hace con el reporte solicitado previamente al Ministerio de Hacienda y Crédito Público el cual indica Numero del documento de recaudo, valor, fecha, entidad, Nit de la entidad y PCI origen de la misma. Posteriormente a la identificación de los pagos se solicita mediante correo electrónico y llamadas, el cuadro de recaudo necesario para la imputación del pago.

7

ELABORAR ESTRUCTURA DE ARCHIVO Y VALIDA

Diligencia la estructura de archivo plano especificada por SIIF, en el cual se crea un documento maestro y detalle de la información, se realiza la validación de los archivos, mediante firma digital, para posteriormente ingresar al SIIF módulo de entidad presupuesto ingresos/ subunidad 22-01-01-00Q Fondo Nacional de las Universidades Estatales de Colombia/ ING/ CARGA. 1 Una vez culminada esta actividad arroja un log en el cual se identifican los pagos exitosos y rechazados del archivo, generando el consecutivo del documento de causación y recaudo.

2 La entidad Obligada debe adjuntar al Sistema de Información de Reporte de Información de Estampilla y Liquidación el comprobante de pago de la consignación para el caso de consignación y el reporte del documento pendiente por reclasificar de SIIF para la compensación de deducciones, a la liquidación de pago (planilla) realizada en dicho sistema de información. En caso contrario, cuando la entidad no remite dichos soportes, el funcionario encargado del registro de recaudo, requerirá mediante llamada telefónica, correo electrónico o comunicación por correo


1 días

2 días






certificado, a la entidad obligada, la constancia de la operación para proceder a realizar el ingreso de los valores recaudados

VERIFICACIÓN DE LA CORRECTA RETENCIÓN Y OPORTUNO TRASLADO DE LA CONTRIBUCIÓN PARAFISCAL

1

REQUERIR INFORMACIÓN.

El servidor público con funciones de apoyo administrativo del Grupo Recaudo deberá proyectar para firma de la Subdirección de Gestión Financiera, un requerimiento escrito (Masivo) para el suministro de información, estableciendo un plazo de acuerdo con el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. En dicho requerimiento solicitará la siguiente información:

• Constancia de los valores trasladados al Fondo Nacional de Universidades Estatales de Colombia mediante el SIIF Nación o al Banco República.

• Certificación debidamente suscrita por parte del Jefe de la Oficina Jurídica, Director de Contratación o quien haga sus veces, en relación con los contratos de obra, conexos de obra y adiciones que haya suscito la entidad en la(s) vigencia(s) objeto de verificación de la correcta y oportuna retención de la contribución parafiscal, bajo las normas de derecho público o privado.

• Certificación de los pagos realizados a los contratos en la vigencia objeto de verificación.

1 Dentro de la gestión verificación, estos requerimientos también los podrá proyectar el verificador o el abogado que tenga asignada alguna entidad, individualmente considerada.


1 días

2 días

Comunicación Oficial






2

VERIFICACIÓN DE SOPORTES DE PAGO Partiendo de la constancia de los valores trasladados al Fondo Nacional de Universidades Estatales de Colombia mediante el SIFF Nación o al Banco República, el servidor público con funciones de la verificación del efectivo pago de la estampilla debe: a) Verificar que las Entidades Obligadas hayan reportado los

pagos inmersos en la constancia a través del Sistema de Información del Reporte de Información de Estampilla y Liquidación (RIEL).

b) Revisar liquidaciones de pago (planillas) consistentes con el valor soporte de pago de compensación de deducciones o consignación, el Sistema de Información RIEL realiza la liquidación final de capital e interés a nivel de contrato, tomando como parámetros la fecha efectiva de pago, periodo objeto de pago y el valor de órdenes de pago de los contratos inmersos en la liquidación.

c) Si la liquidación de pago realizada a través de una planilla en estado pagada en RIEL no es consistente con el valor soporte de pago de compensación de deducciones o consignación, el Grupo de Recaudo procederá a cambiar el estado de la planilla estado rechazado, informando a través de RIEL la inconsistencia que presenta la planilla, para que la Entidad Obligada procesa a realizar el efectivo ajuste a la misma.

d) Gestionar con la Entidad Obligada el reporte efectivo de los pagos (ingresos) inmersos en la constancia de valores trasladados a favor del Fondo Nacional de Universidades Estatales de Colombia, pendientes de reporte a través de RIEL. Asimismo, debe realizar el seguimiento de la efectiva corrección de las planillas rechazadas.


1 días

3 días






1Sistema de Información RIEL tiene como alcance el reporte de contratos por parte de la Entidad Obligada, creación de planillas con la información general de pago, asociación de contratos objeto de pago de la estampilla, diligenciamiento de órdenes de pago, liquidación de pago, adjuntar comprobante de pago a la planilla previamente creada y verificar el efectivo ingreso de la planilla liquidada a través de la aplicación. 2La obligación del reporte de soportes de pago por parte de las Entidades Obligadas, en cuanto a creación de planillas con la información general de pago, asociación de contratos objeto de pago de la estampilla, diligenciamiento de órdenes de pago, liquidación de pago, adjuntar comprobante de pago a la planilla previamente creada en RIEL, es en una frecuencia semestral de conformidad al Artículo 2.5.4.1.2.2. del decreto 1075 de 2015.

3

IDENTIFICACIÓN DE CONTRATOS El Grupo de Recaudo identifica los contratos y sus adiciones objeto de pago de la estampilla Pro-UNAL y demás Universidades Estatales a través de las siguientes fuentes de información: a) Solicitud de certificación anual por parte del Jefe de la Oficina

Jurídica, Director de Contratación o quien haga sus veces, en donde se relaciones cada uno de los contratos de obra, conexos de obra y sus adiciones que hayan sido suscritas por la Entidad Obligada durante la vigencia solicitada, adjuntado copia de los contratos de los hechos económicos relacionados en dicha certificación.

b) Solicitud de certificación anual de pagos realizados a los contratos de obra, conexos de obra y sus adiciones, objeto de


1 días

20 días






pago de la estampilla Pro UNAL y demás Universidades Estatales de Colombia.

c) Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP, de conformidad con el artículo 2.5.4.1.2.3. del decreto 1075 de 2015.

Contratos reportados por las Entidades Obligadas en el Sistema de Información RIEL.

4

IMPUTACIÓN DE PAGO El Grupo de Recaudo teniendo como insumo la identificación de contratos, ejecución de pagos y la verificación de pagos a través de RIEL, inicia el proceso de imputación de ingresos de capital e interés, de los contratos identificados y contenidos en la base general de contratos verificados de las Entidades Obligadas: a. Relacionar la información general de los contratos de obra,

conexos de obra y adiciones identificadas en las fuentes de información antes descritas.

b. Abrir en periodos semestrales los contratos de obra, conexos de obra y sus adiciones, de conformidad con la fecha de suscripción, plazo de ejecución y certificación de pago allegada por la Entidad Obligada.

c. Verificar la contribución a pagar a nivel de periodo semestral de conformidad con la tarifa a aplicar al hecho económico, y al valor de la orden de pago reportado a través de RIEL y/o certificación de pagos.

d. Imputar el valor de capital e interés por contrato por periodo semestral.

e. Conclusión del resultado de la verificación de la efectiva retención de la Estampilla Pro UNAL y demás Universidades Estatales de Colombia.


1 días

30 días

hábiles






1 En caso de presentarse la necesidad de requerir información adicional, el servidor público con funciones de verificador podrá requerir a la entidad contratante utilizando cuando sea necesario la figura constitucional del Derecho de Petición. 2 El cálculo se realizará tomando en cuenta a la tasa de usura vigente determinada por la Superintendencia Financiera de Colombia, para el respectivo periodo en que se genere la mora.

5

COMUNICAR A LA ENTIDAD CONTRATANTE:

Comunicar a la Entidad Obligada el resultado de la verificación de la efectiva retención de estampilla por vigencia analizada, vía correo certificado mediante el procedimiento GD-PR-04 Envío de comunicaciones oficiales, informando cuando se detecte que la entidad no efectúo la retención o la hizo incorrectamente, el presunto valor dejado de transferir por concepto de la contribución parafiscal. Si cumplidos los términos de ley, el presunto obligado no responde, pasar a la actividad 7. 1 El Grupo Recaudo de ser necesario contactar al presunto obligado para realizar la verificación o solicitar información, podrá utilizar cualquiera de los canales de comunicación disponibles en la Entidad.


1 días

2 días


6 ANALISIS DE RESPUESTA ENTIDAD OBLIGADA


1 días

60 días

hábiles






Si la entidad obligada responde a la comunicación externa enviada por el MEN sobre la verificación de la efectiva retención estampilla Pro UNAL y demás Universidades, remitiendo soportes de pago del presunto valor dejado de transferir previamente comunicado, el Grupo Recaudo procederá a realizar la actividad número 2 “verificación de soportes de pago”.

Si la entidad obligada responde a la comunicación externa enviada por el MEN sobre la verificación de la efectiva retención estampilla Pro UNAL y demás Universidades, mostrando intención de pago, el Grupo Recaudo dará respuesta recordando los medios de traslado habilitados para el efectivo pago de la Estampilla Pro UNAL y demás Universidades Estatales de Colombia.

Si la entidad obligada responde a la comunicación externa enviada por el MEN sobre la verificación de la efectiva retención estampilla Pro UNAL y demás Universidades, que no hay lugar a la retención o que la hizo en debida forma, el Grupo de Recaudo procederá a dar respuesta al analizar la información soporte allegada, si da a lugar, y expondrá los argumentos de derecho, de conformidad con las disposiciones legales vigentes y los lineamientos e interpretación jurídica realizada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) de la Ley 1697 de 2013 y decreto único reglamentario 1075 de 2015. Esta actividad se realizará por única vez.

Si la DIAN no ha realizado interpretación jurídica frente a los argumentos realizados por la Entidad Obligada, el Grupo Recaudo procederá a realizarle la consulta a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Una vez el Ministerio de Educación Nacional obtenga los lineamientos e interpretación jurídica por






parte de la DIAN, procederá a dar respuesta exponiendo los argumentos de derecho a la Entidad Obligada.

1 En la respuesta da esa comunicación, el MEN debería tomar una posición sobre el caso particular, reiterando si es del caso, el valor que presuntamente se ha dejado de trasladar al Fondo, y que podrá, como agente retenedor acudir ante la DIAN como acreedor y sujeto activo de la contribución en virtud de la Ley.

2 Previa reiteración realizada por el MEN o redirección a DIAN para respuesta de argumentos jurídicos, el Grupo Recaudo iterará la imputación de pagos con base a los documentos soportes allegados por la Entidad Obligada.

7

PREPARACIÓN DE LOS DOCUMENTOS PARA TRASLADO A PROCESO DE FISCALIZACIÓN Y COBRO COACTIVO DIAN.

Procede a preparar el expediente para remisión a la DIAN, el cual deberá contener como mínimo los siguientes documentos:

• Copia del requerimiento anual de información realizado por el Grupo de Recaudo del MEN a la Entidad Obligada.

• Copia de la respuesta al requerimiento allegado por la Entidad Obligada.

• Copia de la comunicación remitida a la Entidad Obligada informando el resultado de la verificación de la efectiva retención de estampilla por vigencia analizada.

• Copia de la comunicación externa recibida de la Entidad Obligada allegando soportes de la efectiva retención y/o argumentos jurídicos (si da lugar).


1 días

15 días

hábiles






• Copia de respuesta del Grupo de Recaudo dando argumentos de derechos y análisis de soportes de pago allegados por la Entidad Obligada (si da a lugar).

• Copia de solicitud de interpretación jurídica realizada por el MEN a la DIAN (si da a lugar).

• Copia de la respuesta DIAN, de la consulta de interpretación jurídica solicitada por el MEN (si da a lugar).

• Lista de chequeo de los documentos remitidos.

• Informe del expediente.

8

REMISIÓN DEL EXPEDIENTE A DIAN

El Ministerio de Educación Nacional, expide comunicación externa

y oficial GD-PR-04 Procedimiento de envío de comunicaciones oficiales, remitiendo la documentación preparada para el inicio del proceso de fiscalización, determinación y cobro coactivo por parte de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN.

Profesional grupo de recaudo.

1 días

2 días


9

ACTUALIZACIÓN DE PAGOS A LA DIAN

El Grupo de Recaudo informará a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN pagos (ingresos) realizados contratos inmersos en remisiones realizadas por el MEN, evidenciando la información general del ingreso, información general del contrato e imputación.


1 días

2 días

10

ACTUALIZACION DE PRESUNTOS SALDOS PENDIENTES POR TRANSFERIR

En atención a las solicitudes realizadas por la DIAN se realiza la actualización de los presuntos saldos pendientes por transferir de






las entidades que se encuentran en fiscalización por parte de la DIAN.

11

INFORME GENERAL DE INGRESOS

El Grupo Recaudo informará anualmente a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales el recaudo de la contribución parafiscal de las entidades aportantes.


1 días

2 días


12

SOLICITUD DE COPIA DE ACTOS ADMINISTRATIVOS EXPEDIDOS Y ACTUACIONES REALIZADAS

Solicitar semestralmente ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, copia de los actos administrativos expedidos en calidad de sujeto activo de la relación jurídico-tributaria de conformidad con lo preceptuado en el artículo 7º de la Ley 1697 de 2013, por los cuales se determine oficialmente obligaciones derivadas de la estampilla Pro UNAL y demás Universidades Estatales de Colombia y las actuaciones realizadas frente a las entidades remitidas, con el fin de actualizar la información del Fondo y registros contables a que hubiere lugar.


1 días

2 días


13

DEVOLUCIÓN DE SUMAS DE DINERO CONSIGNADAS EN EXCESO O QUE NO CORRESPONDEN AL FONDO NACIONAL DE UNIVERSIDADES ESTATALES DE COLOMBIA.

1 Se realizará conciliaciones de forma mensual entre los grupos internos de trabajo de la Subdirección de Gestión Financiera de Tesorería y Contabilidad, respecto de la información de los valores recibidos y registrados en la cuenta de la Dirección del Tesoro Nacional, así como la información registrada en los Estados Contables del Ministerio.


1 días

50 días

hábiles






2 Las solicitudes de compensación por parte de las entidades de orden nacional, deberán ser tramitadas de acuerdo al procedimiento establecido mediante la Resolución No. 9662 de fecha 2016 expedida por parte del Ministerio de Educación Nacional. 3 Las solicitudes de compensación por parte de las entidades de orden nacional, deberán ser tramitadas de acuerdo a lo establecido para el efecto por el Estatuto Tributario.

4 Para las solicitudes de devolución en las que la entidad de orden nacional las tramite en los términos señalados en la Resolución 338 de 2006 de MINHACIENDA, el Ministerio de Educación Nacional, gestionará y expedirá con destino a la Dirección del Tesoro Nacional, el correspondiente certificado de viabilidad, orden de pago y acto administrativo que ordena el reconocimiento de las sumas de dinero solicitadas.

5 Agotado el trámite de respuesta y envío de las comunicaciones por parte del Verificador, se debe remitir al Servidor encargado de la base general de contratos verificados.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

REALIZAR FISCALIZACIÓN RECURSOS LEY 21

1

SOLICITUD DE IBC

El profesional del grupo de Recaudo responsable de la fiscalización, realiza oficio masivo a todas las entidades obligadas solicitando el IBC.


1 días

2 días

GF-FT-11






2

SOLICITUD DE BASE A TECNOLOGIA

El profesional del grupo de Recaudo responsable de la identificación, realiza depuración de la información y remite a fiscalizadores para proyección de cartera.


1 días

2 días

2

PROYECCIÓN DE CARTERA

El Profesional del grupo de Recaudo responsable de fiscalización revisa la base recibida, verifica en el sistema de información de recaudo, y en los casos que aplique en el expediente (carpetas), el estado de aportes de la entidad obligada, es decir, si se encuentra con sus pagos al día, y con la información completa incluyendo novedades y realiza proyección de cartera.

¿Información para registro?


No: Continúa con la actividad 4

3 ENVIAR A REGISTRO


1 días

2 días






El Profesional del grupo de Recaudo responsable de fiscalización envía a registro la información de pagos, IBC u otras novedades, encontradas en la revisión realizada.

4

GENERAR INFORME MENSUAL DEL ESTADO DE APORTES DE ENTIDADES OBLIGADAS

El Profesional del grupo de recaudo responsable de fiscalización genera el informe mensual del estado de aportes de entidades obligadas.

1 días

2 días

5

CLASIFICAR ENTIDAD

El Profesional del grupo de Recaudo responsable de fiscalización con la información generada en el punto anterior, clasifica las entidades obligadas en las siguientes categorías: al día o en mora.

1 En la clasificación y recolección de información el servidor del grupo de Recaudo debe indagar si la entidad se encuentra en trámite de Ley 550 e informarlo de inmediato al Coordinador y al servidor responsable de titularizar la deuda.

¿Entidad en mora?


No: Finaliza el procedimiento


1 días

15 días

6 REALIZAR GESTIÓN A ENTIDAD EN MORA


1 días

365 días

GF-FT-16 Formato






El Profesional del grupo de Recaudo responsable de fiscalización realiza las siguientes gestiones de acuerdo con el periodo en mora que registra la entidad obligada.

1. Realizar llamadas e informar los periodos que se encuentran en mora y/o remitir información vía correo electrónico.

2. Solicitud de información de pago en conjunto. Emitir solicitud anual a las entidades obligadas, solicitando si realizan pagos de manera conjunta.

3. Primera Comunicación emitida por el MEN con destino a la Entidad Deudora mediante la cual se le informa que presenta un Saldo en Mora. (Cartera con mora de 1 a 120 días.)

4. Segunda Comunicación emitida por el MEN con destino a la Entidad Deudora mediante la cual se le reitera que presenta un Saldo en Mora. (Cartera con mora de 121 a 240 días)

5. Comunicación Periodos Acumulados: Emitida por el MEN con destino a la Entidad Deudora mediante la cual se le reitera que presenta un Saldo en Mora acumulado. (Cartera con mora superior a 241 días.). Mediante esta comunicación se solicita certificar los IBC de los pagos de las nóminas de los diferentes periodos y vigencias.

Registro de Llamadas

GF-FT-10

Requerimiento por pago en

conjunto

GF-FT-11 Formato de llamado a

Prevención

7

REALIZAR Y REMITIR LIQUIDACIÓN OFICIAL DE PAGO

El Profesional del grupo de Recaudo responsable de fiscalización realiza y remite la liquidación oficial de pago de la deuda con el fin de que la entidad obligada se ponga al día en el pago de sus aportes.


1 días

30 días

GF-FT-16 Formato

Liquidación de deuda aporte parafiscal Ley

21 de 1982






¿Entidad paga?

Si: Finaliza el procedimiento

No: Continuar con el procedimiento

8

REMITIR INFORMACIÓN PARA TITULARIZACIÓN

El Profesional del grupo de Recaudo responsable de fiscalización remite la liquidación oficial de la deuda para que se proceda a titularizarla mediante acto administrativo

1 El Profesional del grupo de Recaudo responsable de fiscalización remite la información y la liquidación oficial de pago si esta entidad definitivamente no paga, con las gestiones de fiscalización realizadas anteriormente.

2 Para proyectar la resolución de liquidación se requiere la siguiente información actualizada: liquidación de la deuda que detalle los conceptos de la deuda, datos de identificación y notificación, entre otros.


1 días

30 días

8

VERIFICAR INFORMACIÓN DE LA TITULARIZACIÓN

El Profesional del grupo de Recaudo responsable de titularización verifica la información remitida para titularizar la deuda, entre otros: NIT de la entidad, valores y conceptos de la liquidación.


1 días

30 días

9

PROYECTAR RESOLUCIÓN DE LIQUIDACIÓN DE DEUDA

El Profesional del grupo de recaudo responsable de titularización proyecta la resolución de liquidación oficial de pago.


(Titularización)

1 días

30 días

GF-FT-08 Modelo






Resolución Titularización

10

REVISAR RESOLUCIÓN DE LIQUIDACIÓN DE DEUDA

El Coordinador del grupo de Recaudo revisa la consistencia y coherencia de la información de la resolución de liquidación de pago. Si la encuentra adecuada la pasa para aprobación y firma del Subdirector de Gestión Financiera, de lo contrario la devuelve al servidor del Grupo de Recaudo para que realice los ajustes pertinentes


Recaudo

1 días

30 días

11

FIRMAR RESOLUCIÓN DE LIQUIDACIÓN DE DEUDA

El Subdirector de Gestión Financiera revisa la resolución de liquidación oficial de la deuda, si la encuentra adecuada procede a firmarla.

Subdirector de

Gestión Financiera

1 días

5 días

12

NUMERAR Y PUBLICAR ACTOS ADMINISTRATIVOS

Realizar la numeración y notificación de la resolución de liquidación oficial de pago de la deuda.

¿Entidad demuestra pago o paga?


No: Continuar con la actividad 14

Unidad de Atención al Ciudadano

13

ENVIAR A AUTO DE ARCHIVO


1 días

5 días

GF-FT-09 Formato De

Auto de Archivo






Una vez la entidad obligada realiza el pago total de la deuda, el Profesional del grupo de Recaudo responsable de titularización envía para auto de archivo la resolución de liquidación oficial de la deuda.

1 El auto de archivo se da cuando la entidad obligada paga la totalidad de la deuda o demuestra que efectuó el pago total previamente.

2 Es importante realizar seguimiento después de normalizada la deuda, con el fin de prever que la entidad vuelva a presentar mora.


14

¿INTERPUSO RECURSO DE REPOSICIÓN?



N/A 1 días

1 días

15

¿EL RECURSO ES VIABLE?



1 La viabilidad del recurso de reposición está dada por su procedencia, por la oportunidad, presentación y el cumplimiento de los requisitos de carácter legal.


1 días

60 días






16

REVISAR INFORMACIÓN DEL RECURSO

El Profesional del grupo de Recaudo responsable de titularización revisa la información presentada por la entidad obligada en el recurso de reposición.

1 La entidad obligada en el recurso de reposición puede presentar información que evidencia el pago de los aportes o aclara novedades del pago.

2 Si en la revisión se recibe información de aportes se remite para identificación y registro.


(Titularización)

1 días

60 días

17

PROYECTAR RESOLUCIÓN QUE RESUELVE EL RECURSO DE REPOSICIÓN

El Profesional del grupo de Recaudo responsable de titularización proyecta la resolución que lo resuelve confirmando, modificando o revocando la resolución de liquidación de deuda.

1 La confirmación de la resolución de liquidación oficial de pago implica que este acto administrativo está debidamente ejecutoriado.


(Titularización)

1 días

60 días

18

REVISAR RESOLUCIÓN QUE RESUELVE EL RECURSO DE REPOSICIÓN

El Coordinador del grupo de Recaudo revisa la consistencia y coherencia de la información de la resolución que resuelve el recurso de reposición. Si la encuentra adecuada la pasa para aprobación y firma del Subdirector de Gestión Financiera, de lo


Recaudo

1 días

60 días






contrario la devuelve al Profesional del Grupo de Recaudo para que realice los ajustes pertinentes.

19

FIRMAR RESOLUCIÓN QUE RESUELVE EL RECURSO DE REPOSICIÓN

El Subdirector de Gestión Financiera revisa la resolución que resuelve el recurso de reposición, si la encuentra adecuada procede a firmarla.

Subdirector de Gestión

Financiera

1 días

1 días

20

CONFIRMAR RESOLUCIÓN

Si la entidad obligada no interpone recurso de reposición o si el recurso de reposición interpuesto no es viable, Profesional del grupo de Recaudo responsable de titularización confirma la resolución de liquidación oficial de pago.

1 La confirmación de la resolución de liquidación oficial de pago implica que este acto administrativo está debidamente comprobado.


1 días

1 días

21

REVISION DE ENTIDADES A ENVIAR A COBRO ADMINISTRATIVO COACTIVO

El Profesional del Grupo de Recaudo responsable de la fiscalización consulta el aplicativo de recaudo de Ley 21 con el fin de verificar si las entidades que se encuentran en mora y que van a ser remitidas para cobro coactivo, presentan deudas.


1 días

8 días

22 REPORTAR A LA CONTADURIA GENERAL DE LA NACION Profesional del

Grupo de Recaudo

1 días

3 días






El Profesional del Grupo de Recaudo responsable de ingresos elabora y actualiza el Boletín de deudores morosos y se remite a contabilidad.

23

REPORTAR AL GRUPO DE CONTABILIDAD LA CUENTAS POR COBRAR

El Profesional del Grupo de Recaudo reporta al Grupo de contabilidad las cuentas por cobrar para lo de su competencia.


1 días

15 días

24

ENVIAR A COBRO ADMINISTRATIVO COACTIVO ENTIDADES CON RESOLUCIÓN EJECUTORIADA

El Profesional del Grupo de Recaudo responsable de ingresos envía las entidades obligadas en mora con resolución debidamente ejecutoriada, una vez la Unidad de Atención al Ciudadana allegue al Grupo Recaudo las resoluciones ejecutoriadas.

1 Se debe anexar a la solicitud de inicio de cobro administrativo coactivo las resoluciones de liquidación oficial de pago, el reporte de entidades a enviar a cobro coactivo y los dos (2) requerimientos de pago al deudor o deudores, posteriores a la ejecutoria del acto administrativo.


1 días

10 días

25

GJ-PR-03 GESTIÓN JURÍDICA/EJERCER JURISDICCIÓN

COACTIVA Realizar el cobro administrativo coactivo de los aportes por concepto Ley 21.


Oficina Asesora Jurídica






4. Control de Cambios

Versión Fecha de entrada en vigencia

Naturaleza del cambio

01 25-04-2018

Migración total de Ficha Técnica, A-FT-FI-CI-01-01, A-FT-FI-CI-02-01, A-FT-FI-CI-05-01 denominadas Administrar Información Recaudo (Ley 21, Estampilla Pro UN), Registrar ingresos de Ley 21, Estampilla Pro UN y Educación Superior y Realizar Fiscalización Recaudo (Ley 21/1982 y Ley 1697) al procedimiento GF-PR-01 denominado Procedimiento: Administración y fiscalización de ingresos. El cambio en la codificación obedece a la actualización en el mapa de procesos y en el formato de documentación del Ministerio de Educación Nacional. Las fichas técnicas A-FT-FI-CI-01-01, A-FT-FI-CI-02-01, A-FT-FI-CI-05-01 llegaron hasta la versión 7, 6 y 4 cuya última actualización bajo este código fue el 05/06/2015, 04/11/2014 y 05/06/2015 respectivamente, por tal motivo este documento conserva el flujo de aprobación de dicha versión

02 13-11-2018

Se actualiza el logo y los colores de este documento de acuerdo con el nuevo manual de imagen institucional generado por la Presidencia de la Republica para todas las entidades del Gobierno, lineamiento recibido de la Oficina Asesora de Comunicaciones el 31-08-2018. Al ser este un ajuste de forma y no de contenido conserva el flujo de aprobación de la versión anterior y no requiere aprobación por parte del líder del proceso.

03 28-12-2018

Ajustes generales al contenido del procedimiento generada por las siguientes situaciones:

1. Implementación del Aplicativo RIEL mediante el cual las entidades obligadas a retener la contribución parafiscal de la ley 1697 de 2013, en el cual se debe ingresar la información de contratos y pagos.

2. Traslado de información a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN quien es el sujeto activo de la relación jurídico-tributaria de la contribución de la Ley 1697 de 2013 y es quien debe ejercer la función de fiscalización y cobro coactivo de la contribución.






04

14-03-2019

Se actualiza nuevamente el logo de este documento de acuerdo con el manual vigente de imagen institucional generado por la Presidencia de la República para todas las entidades del Gobierno. Al ser este un ajuste de forma y no de contenido conserva el flujo de aprobación de la versión anterior y no requiere aprobación por parte del líder del proceso.

05

El documento entra en vigencia a partir de su publicación en el SIG

Ajustes generales al contenido del procedimiento generad por las siguientes situaciones:

1. Inclusión de tiempos en el procedimiento. 2. Actualización de los códigos de los formatos que se utilizan a lo largo del procedimiento. 3. Inclusión de actividades nuevas respecto al procedimiento conjunto que se realiza con la

Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN quien es el sujeto activo de la relación jurídico-tributaria de la contribución de la Ley 1697 de 2013 y es quien debe ejercer la función de fiscalización y cobro coactivo de la contribución.

5. Ruta de aprobación

Elaboró Revisó Aprobó

Nombre Diana Patricia Clavijo Yate Nombre Jose Francisco Arias Pachon Lina Mercedes Durán Martínez

Nombre Magda Mercedes Arevalo

Cargo Profesional Especializado SGF

Cargo Contratista SGF Profesional Especializado SDO

Cargo Subdirectora de Gestión Financiera

Documents

Código: PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACIÓN Y GF-PR-01