Objeto
El Código Ético de Mediapost establece las pautas de comportamiento
que deben regir en aquellas cuestiones de índole ética que surjan
durante el desempeño del traba- jo diario de nuestros
colaboradores, cualquiera que sea su posición en la organización,
su nivel de responsabilidad, la modalidad contractual que determina
su relación con la compañía o el lugar en el que desarrollan sus
actividades.
El Código recoge también las conductas esperadas de los
colaboradores de la organización en aquellas materias recogidas en
el vigente Código Penal español, que la direc- ción de la
organización entiende más relevantes dadas sus características y el
mercado en el que opera.
El presente Código no modifica ni reemplaza ninguna de las
políticas, normas y/o procedimientos internos existen- tes en la
organización, sino que sirve como marco para todos ellos.
Tanto el Código Ético como el resto de los procedimientos y
normativa interna están publicados en la intranet corpo-
rativa.
Misión, visión y valores
En Mediapost ayudamos a las empresas a crear y mante- ner
relaciones comerciales responsables y sostenibles con sus clientes
a través del marketing relacional.
Nuestra misión es desarrollar vínculos entre las empresas y sus
clientes para fidelizarlos y rentabilizar sus relaciones
comerciales buscando los máximos ingresos por cliente.
La variabilidad del entorno empresarial y social, como
resultado de los cambios en el mercado —evolución tec-
nológica constante, mayor segmentación, globalización y
deslocalización— los cambios en la distribución —alta
competitividad y especialización— y los cambios en el
consumidor —más informado, selectivo y emocional—, es un
factor que, desde el prisma del marketing relacional, se
vuelve indispensable para comprender cómo deben inte-
ractuar mejor las empresas con sus clientes.
La creación y gestión de sistemas de información es fun- damental
no sólo para el análisis de los datos de negocio y del mercado,
sino también para conocer al consumidor y
así adaptar y cuidar las acciones de comunicación de las empresas y
marcas en todos los canales.
El marketing relacional empieza en nosotros desde la propia
raíz. Somos las raíces del marketing dando soporte y
visibilidad a las campañas, acompañando al cliente en la toma de
decisiones estratégicas basadas en el conoci- miento e impulsando
toda la operatividad necesaria desde su inicio y puesta en marcha
hasta la consecución de sus objetivos. La fortaleza de las
relaciones comerciales está sustentada por las raíces del marketing
relacional, ayudan- do a las empresas a crecer y a mejorar los
vínculos con sus clientes y su entorno.
La cultura de marketing relacional de Mediapost hace que veamos de
manera integrada en la organización a cada uno de nuestros
clientes.
El conocimiento, la innovación, la empatía,
el compro- miso y la transparencia son los
principios que vertebran nuestra visión y nuestra manera de
relacionarnos con nuestros clientes y colaboradores.
Los valores que acompañan a cada una de nuestras accio- nes
reflejan nuestra ética y forma de ser, siendo siempre generosos
compartiendo nuestra experiencia, cercanos y accesibles ante los
retos, coherentes en nuestro des- empeño y respetuosos con el
entorno, las relaciones y la sociedad en general.
Somos realistas y conocedores de los cambios en el entor- no actual
y de sus consecuencias; somos idealistas y cree- mos en el
compromiso de las empresas con la sociedad.
Desde Ideas Imprescindibles, una iniciativa de Mediapost,
queremos promover y difundir mensajes que contribuyan a crear una
sociedad más consciente y crítica.
Estamos comprometidos con la Agenda 2030 y el cumpli- mento de los
17 Objetivos para el Desarrollo Sostenible.
Vamos más allá del cumplimiento de los mínimos regla- mentarios, de
los requisitos de los clientes, usuarios, acuerdos, normas
internacionales de gestión o requisitos internos.
Mediapost colaboró en la redacción del Código Ético de la
Asociación de Marketing de España, que tiene como valores
fundamentales la responsabilidad, la honestidad y veracidad, la
transparencia informativa y la profesionali- dad en el desarrollo
de su actividad
La ética impregna todas las decisiones y actuaciones de las
personas con responsabilidad en la compañía y deben tener un
comportamiento ejemplar en este sentido forman- do parte sustancial
de la cultura corporativa.
Las relaciones con los empleados son prioritarias, asegu- rando
unas condiciones de trabajo seguras, saludables y
sostenibles.
Trabajamos con respeto y compromiso para proteger el
medioambiente.
La empresa se integra en las comunidades de las que forma parte,
respondiendo a las necesidades sociales, y estando en equilibrio
los intereses de la empresa con los del entorno.
Estamos adheridos como empresa comprometida con el código de buenas
prácticas para la gestión del talento y la mejora de competitividad
de la empresa de la Asociación Española de Ejecutivos y
Consejeros.
Programa de Prevención de Delitos
Política de Prevención de Delitos o Compliance penal
El Consejo de Administración elabora la política en materia de
prevención de delitos en la que se compromete a cum- plir con la
normativa aplicable y prevenir conductas irregu- lares,
estableciendo su compromiso de actuar en contra de actos de
corrupción y soborno que pudieran darse en la actividad de la
compañía.
Asignación de responsabilidades
El órgano de administración de Mediapost es el responsa- ble de
supervisar el efectivo cumplimiento del Código.
Para la gestión del Programa de Prevención de Delitos o Compliance
Penal se establecen diferentes responsabili- dades a través de toda
la estructura jerárquica y funcional de la compañía.
Además, se instauran figuras específicas para la evalua- ción y
control del cumplimiento: “Responsable de Com- pliance Corporativo”
y el “Comité de Cumplimiento”.
Todos los coladores de Mediapost deben conocer el conte- nido y
comprender los requisitos del Código.
Compromisos
El Código Ético de Mediapost debe ser conocido y se deben
comprometer a su cumplimiento todos sus stake- holders.
Identificación de las áreas de riesgo
En Mediapost se realiza una identificación y evaluación de riesgos
penales y se establecen los mecanismos para la prevención de
delitos penales, poniendo especial atención en aquellas áreas y
puestos que impliquen mayor riesgo.
Mediapost forma parte del Grupo La Poste que identifica,
fundamentalmente, 8 situaciones de riesgo:
1. Regalos e invitaciones 2. Relaciones con los socios (proveedores
de bienes y
servicios, subcontratistas) 3. Conflicto de intereses 4. Patrocinio
y mecenazgo
5. Tráfico de influencias Cabildeo o representación de
intereses
6. Pago de facilitación 7. Elección de los intermediarios 8.
Adquisición de empresas, toma de participaciones
minoritarias o búsqueda de socios estratégicos
Mediapost planifica las acciones encaminadas a minimizar los
riesgos penales identificados por el Grupo y por Media- post.
Planificación
En Mediapost se planifican las acciones encaminadas a la prevención
de delitos para lo que establece medidas de control y otras que
pretenden prevenir la comisión de deli- tos y que puedan generar
daños a la compañía e indirecta- mente, a todas las partes
interesadas.
Comunicación
Mediapost ha establecido dos canales de comunicación
independientes:
1.- El “canal de consultas”: destinado a recibir preguntas
relativas a actuaciones dudosas donde pudiera haber ries- go o
indicios de conductas irregulares.
La dirección de correo de este canal es compliance@me-
diapost.es
2.- El “canal de denuncias”: destinado a recibir comunica- ciones
sobre conductas supuestamente son constitutivas incumplimientos del
presente código, faltas graves e inclu- so constitutivas de delito
penal.
La dirección de correo para las denuncias es:
[email protected]
Acción correctiva
Los incumplimientos identificados son analizados y re- sueltos por
el Comité de Cumplimiento de acuerdo con la normativa interna y
externa que resulte de aplicación y de conformidad con el
procedimiento establecido al efecto, estableciendo la aplicación de
la medida correctora ade- cuada a cada situación y poniendo en
marcha, en su caso, el procedimiento sancionador.
Supervisión y monitorización
El Comité de Cumplimiento vela por el conocimiento, com- prensión y
cumplimiento del presente Código Ético y se asegura del adecuado
funcionamiento de los mecanismos de prevención establecidos.
Además, debe monitorizar el cumplimiento del Código en la
organización y el reporte del desempeño del sistema al órgano de
administración de Mediapost.
Mejora continua
Mediapost se compromete a desarrollar la normativa inter- na, los
procedimientos así como los elementos de control que sean
necesarios para la implantación efectiva de los compromisos
recogidos en su Código Ético.
Ámbito de aplicación
El presente Código Ético va dirigido a todos los stakehol- ders de
Mediapost con independencia de la posición que ocupen, del tipo de
contracto que determine su relación con la compañía o del lugar en
el que desempeñen su trabajo.
Mediapost promueve e incentiva a sus proveedores, socios y otros
colaboradores externos la adopción del presente Código Ético.
Principios de conducta
Principio básico: de diligencia debida
En Mediapost todos los colaboradores deben desarrollar sus
responsabilidades profesionales con especial cuidado con respecto a
los principios de conducta que se sinteti- zan a
continuación.
Cumplimiento normativo
Todos los colaboradores de Mediapost deben cumplir estrictamente
las normas internas y las disposiciones legales que resulten de
aplicación a la organización y a su propia actividad.
Para ello, Mediapost pone a disposición de los colabora- dores los
requisitos legales aplicables a la organización, facilita la
formación de sus empleados y pone a disposi- ción de todas las
partes interesadas el canal de consultas.
La asunción de este compromiso constituye la base del
comportamiento ético que se espera de todas las perso- nas que
colaboran con la organización.
Las personas de Mediapost deben ejercer, en todas las
circunstancias, un comportamiento ético y evitar activida- des de
naturaleza tal que pudieran perjudicar los intereses materiales o
prestigio social de Mediapost. Tampoco pueden colaborar con
terceros en actividades que pudie- ran violar la ley o perjudicar
la confianza de terceros en la organización.
Respeto a los Derechos Humanos
Las actividades de Mediapost deben desarrollarse con estricto
respeto a la Declaración Universal de los Derechos Humanos y las
libertades públicas, de acuerdo con las leyes y prácticas
internacionalmente aceptadas.
Mediapost no admite, bajo ninguna circunstancia, prácti- cas
contrarias a este principio, que hace referencia a la libertad
sindical, negociación colectiva y a la eliminación del trabajo
infantil y el trabajo forzoso. Tampoco admite estas prácticas entre
sus proveedores, contratistas o, en general, empresas
colaboradoras.
Control interno y prevención del fraude
Uso y protección de activos
Las personas de Mediapost disponen de los medios que necesitan para
el desarrollo de sus obligaciones profesio- nales.
Las personas de Mediapost deben proteger y hacer buen uso de los
recursos y activos que Mediapost pone a su dis- posición y
utilizarlos de una forma responsable para evitar su daño, pérdida,
robo o uso inadecuado según establece la política de Uso Aceptable
de los recursos tecnológicos.
Con carácter general, los recursos de Mediapost deben ser
utilizados, a menos que la organización determine lo con- trario,
exclusivamente para el desempeño de las funciones que las personas
de la organización tienen asignadas. No obstante, Mediapost permite
ocasionalmente el empleo de activos de la compañía para usos
personales siempre y cuando su utilización sea esporádica, se trate
de activos de uso cotidiano, como el teléfono y el ordenador perso-
nal, su coste para la compañía sea marginal y no afecte
negativamente a la productividad del empleado. Esta autorización
está limitada al uso del navegador de Internet o llamadas urgentes
y justificadas de teléfono, no está permitida la instalación de
ningún tipo de software por parte del usuario sea cual sea su fin.
En cualquier caso, las personas de Mediapost consultan con su
superior je- rárquico en caso de duda y en ningún caso deben
utilizar los activos de la compañía para desarrollar actividades
socialmente inaceptables o conductas inadecuadas.
En ningún caso se pueden utilizar estos medios para ac- ceder o
distribuir material que intimide, acose, amenace, tenga un
contenido sexualmente explícito o sea de otra manera ofensivo o
inadecuado, ni remitirán ninguna co- municación falsa, despectiva o
malévola o que pueda ser ofensiva para el receptor.
Tampoco se puede hacer uso de fondos o tarjetas de crédi- to
facilitados por la organización para sufragar gastos per- sonales
no autorizados, ni relacionados con las actividades de la sociedad
en la que prestan sus servicios, prácticas inapropiadas o conductas
socialmente inaceptables, rela- cionadas con los asuntos anteriores
o con cualquier otro.
Con la aceptación de este Código Ético, los colaboradores de la
compañía reconocen el derecho de ésta a la vigi- lancia,
supervisión, inspección y control de los equipos informáticos que
la sociedad pone a su disposición.
Propiedad intelectual
Las personas de Mediapost deben cumplir estrictamente con lo
establecido en la normativa interna y externa res- pecto a la
protección de la propiedad intelectual. Ello in- cluye derechos de
patentes, marcas comerciales y marcas de servicios, nombres de
dominios, derechos de reproduc- ción (incluso los derechos de
reproducción de software), derechos de diseños, de extracción de
bases de datos o derechos sobre conocimientos técnicos
especializados.
El uso de la información debe realizarse según la política de
clasificación de la información de la compañía.
Con la aceptación de este Código Ético, los colaboradores de la
compañía reconocen el derecho de ésta a la vigilan- cia,
supervisión, inspección y control de los documentos y datos que la
sociedad pone a su disposición.
Correo electrónico
Con la aceptación de este Código Ético, los colaboradores de la
compañía reconocen el derecho de ésta a la vigilan- cia,
supervisión, inspección y control de las comunica- ciones
electrónicas y de los equipos informáticos que la sociedad pone a
su disposición.
Protección de datos
Las personas de Mediapost deben asimismo cumplir la legislación
vigente en materia de protección de datos, incluidos los de
carácter personal. Para ello en Mediapost existe la figura de
“delegado de protección de datos” que
asesora en la materia y vigila el cumplimiento de la norma- tiva
específica.
Para dirigirse al delegado de protección de datos se facilita un
canal de comunicación específico
[email protected]
Confidencialidad de la información
Con carácter general, la información a la que las personas de
Mediapost tengan acceso en el desarrollo de sus obli- gaciones
profesionales debe ser considerada restringida y ha de ser empleada
exclusivamente para el desarrollo de las funciones que cada cual
tenga asignadas.
En ningún caso pueden acceder a información a la que no estén
autorizados.
Los colaboradores de Mediapost se comprometen a guar- dar secreto,
sobre aquella información a la que tengan acceso en el desempeño de
sus obligaciones profesiona- les y no deben revelar ningún tipo de
información a otras personas mientras no se haya hecho
pública.
Tampoco pueden hacer duplicados, ni reproducir, ni ha- cer más uso
de la información que el necesario para el desarrollo de sus
tareas.
La obligación de mantener secreto sobre la información de Mediapost
persistirá aun cuando su vinculación con la organización hubiera
terminado y comprende la obli- gación de devolver cualquier
material relacionado con la compañía que tenga en su poder el
empleado en el mo- mento del cese de su relación con la
sociedad.
Control de la información financiera y contable
Gestión transparente
El órgano de administración de Mediapost y el conjunto de las
personas de la organización se comprometen a garan- tizar la
supervisión periódica de la eficacia del sistema de control interno
sobre la elaboración de la información financiera y contable.
Los colaboradores de Mediapost deben reflejar con clari- dad y
precisión las transacciones, hechos y eventos en los registros de
la organización y deben poner especial cui- dado respecto a la
fiabilidad de la información financiera y contable introducida en
los sistemas de la organización por lo que la organización se
compromete a poner a dispo- sición de su personal la formación que
resulte necesaria para que conozcan, comprendan y cumplan con los
com- promisos establecidos por la organización en materia de
control interno de la información financiera.
Si los colaboradores de la organización observaran cir- cunstancias
que, de acuerdo con su leal saber y entender, supongan un quebranto
de los principios de conducta anteriores en materia de control
interno de la información financiera, deberán ponerlo en
conocimiento del Comité de Cumplimiento.
Corrupción, soborno y relaciones con terceros
Tolerancia cero
Las personas de Mediapost deben rechazar la corrupción en todas sus
formas y no pueden recurrir a prácticas no éticas para influir en
la voluntad de terceros con el objetivo de obtener algún beneficio
para la empresa o para sí mis- mos.
Se prohíbe expresamente:
• Los pagos, obsequios o atenciones indebidas a cualquier persona o
entidad, pública o privada, con la intención de obtener o mantener
negocios u otros beneficios o ventajas.
El importe máximo orientativo de las atenciones a terceros
otorgadas por Mediapost se sitúa en 60€ al año por persona. Este
importe incluye comidas y/o detalles navideños.
De manera excepcional, cuando sea necesario supe- rar este límite,
será el responsable global de Media- post quien autorizará, en su
caso, importes de hasta 120€ por persona. La naturaleza de estos
gastos debe referirse estrictamente a gastos de desplaza-
miento.
Todas estas atenciones con terceros deben ser re- gistradas en la
organización.
• Tampoco se puede recibir, de forma directa o indi- recta,
beneficios u obsequios que superen los 30€ anuales. En este
sentido, los colaboradores de Me- diapost deben aplicar su criterio
profesional y sentido común para determinar la frontera entre lo
aceptable y lo inaceptable, en función de los usos socialmente
adecuados.
Y en cualquier caso queda prohibido recibir im- portes en
metálico.
• Los pagos para la agilización de trámites, salvo los propios de
la tramitación administrativa, consisten- tes en la entrega de
dinero u otras cosas de valor, cualquiera que sea su importe, a
cambio de asegurar o agilizar el curso de un trámite o actuación
frente a cualquier órgano judicial, administración pública u
organismo oficial.
• Los pagos en metálico que resulten inusuales, los realizados
mediante cheques al portador o aquellos efectuados en divisas
distintas de la previamente acordada.
• Los pagos realizados a/por terceros no mencionados en los
correspondientes contratos, así como a los realizados en cuentas
que no resulten las habituales en las relaciones con una
determinada entidad, or- ganización o persona y revisar con
especial atención aquellos pagos no previstos en los acuerdos o
contra- tos correspondientes.
• Los pagos a personas, compañías, entidades o cuen- tas abiertas
en países o lugares calificados como paraísos fiscales por la
normativa española aplicable, ni a entidades en las que no sea
posible identificar al socio, propietario o beneficiario
último.
Todos somos los interesados, todos somos vigilantes
Las personas de Mediapost deben permanecer alerta para evitar que
terceros hagan uso de estas prácticas en su relación con Mediapost.
Aplicarán el principio de diligen- cia debida para evitar colaborar
con terceros que pudiesen servir de cobertura a actividades
terroristas o delictivas.
Conflictos de interés
La organización respeta la participación de sus colaboradores en
otras actividades sociales, financieras o empresariales, siempre
que la normativa interna no disponga lo contrario, que no exista
cláusula de exclusividad en el contrato que les vincula y que tales
actividades sean legales y no entren en competencia u originen
posibles conflictos de interés con sus responsabilidades en
Mediapost o con los intereses de la organización.
En cualquier caso, las personas de la compañía no pueden aprovechar
en beneficio propio oportunidades de las que hayan tenido
conocimiento en su condición de colaborado- res de la
Mediapost.
Ningún empleado puede prestar servicios como consultor, consejero,
directivo, empleado o asesor a un competidor de la organización, a
excepción de los servicios que pudieran prestarse a solicitud de
Mediapost con su autorización.
Libre competencia
Los colaboradores de Mediapost deben poner especial cuidado en
asegurar que se cumplen las condiciones establecidas en los
contratos y en el adecuado funcionamiento de los servicios para
evitar el incumplimiento de las condiciones establecidas.
En el desarrollo de sus actividades comerciales, las per- sonas de
Mediapost promocionarán los productos y servi- cios de la
organización sin desacreditar en ningún caso a la competencia o
falsear sus condiciones o las caracterís- ticas de sus productos o
servicios.
La búsqueda de información de mercado o acerca de las compañías del
sector se desarrolla de forma ética y se deben rechazar los datos
sobre competidores obtenidos de forma improcedente o violando la
confidencialidad bajo la que la mantienen sus legítimos
propietarios.
Se debe poner especial cuidado en no violar secretos de empresa en
los casos de incorporación de profesionales provenientes de otras
organizaciones del sector.
Relación con proveedores
La selección de proveedores debe realizarse previa evalua- ción de
cumplimiento de los requisitos preestablecidos.
Para garantizar la calidad de los servicios se debe recha- zar
material de procedencia dudosa.
Las personas de Mediapost deben vigilar el respeto a la imagen y
reputación de la organización por parte de con- tratistas,
subcontratistas, socios, colaboradores y provee- dores.
Mediapost difundirá los contenidos y principios de este Código
entre sus proveedores, socios, contratistas y sub- contratistas
animándoles a reportar aquellas prácticas irregulares por parte de
personas de Mediapost a través del canal de denuncias establecido
al efecto.
Mediapost tiene establecido un protocolo que vela por el hecho de
que los proveedores cumplan con las normativas vigentes en materia
laboral, fiscal y PRL.
Ética en la Inteligencia Artificial
Mediapost tiene un fuerte compromiso con la ética y con
proporcionar información y llevar a cabo actuaciones para el “bien”
no sólo de nuestros clientes sino también de la so- ciedad en su
conjunto. En este sentido, realizamos nuestros análisis
cuantitativos y aplicamos los modelos de IA con total transparencia
y haciendo todo lo posible para minimi- zar posibles sesgos que
puedan tener efectos perniciosos.
Con este fin, nos esforzamos por seguir estos principios:
Principios generales
Formular claramente los problemas y utilizar metodologías
rigurosas
El propósito y el alcance de nuestros análisis se formula
claramente para que se comprendan los objetivos que se intentan
alcanzar. El enfoque y la orientación conceptual y metodológica son
apropiados para el problema y se des- criben. La lógica del
análisis muestra cómo los métodos y procedimientos seleccionados
son apropiados para lograr los objetivos de este. Cuando se
considere necesario, se
incluyen varios modelos en el análisis y se lleva a cabo un estudio
de sensibilidad.
Usar datos y evidencia adecuados y verificables
La recopilación y selección de datos se describe adecua- damente,
incluyendo cómo, cuándo y con qué propósito son recopilados. En su
caso, se solicita el reconocimiento explícito del usuario al
recopilar los datos de los usuarios siempre de acuerdo a la
normativa vigente y en particular la GDPR. Los datos son
anonimizados tan pronto como sea posible y los datos
identificativos son eliminados. Los datos sólo se utilizan para la
finalidad para la que fueron recogi- dos. Se indica claramente
cualquier limitación acerca de la cantidad o calidad de los
datos.
Garantizar la privacidad
La privacidad es una de nuestras principales prioridades. En
nuestro análisis sólo se utilizan datos anónimos (o debida- mente
anonimizados).
Evitar el sesgo
Nuestra principal prioridad es evitar sesgos en nuestros
resultados, tanto en el análisis causal como en el predicti- vo. En
nuestros modelos tratamos de eliminar los sesgos perniciosos.
En nuestros algoritmos de aprendizaje automático somos muy
cautelosos al incluir alguna variable directamente re-
lacionada con la raza, el género, la religión u otra informa- ción
delicada sociodemográfica y solo lo haríamos tras un cuidadoso
análisis ético. Aun así, pueden existir variables proxy no
detectadas fuertemente relacionadas con esas características. Por
ello, en la medida de lo posible, desa- rrollamos mecanismos para
corregir o/y detectar sesgos en los algoritmos utilizados, como:
(1) forzar la represen- tación de todos los colectivos en los
resultados finales, (2) proporcionar mecanismos de auditoría de los
resultados para evitar cualquier sesgo involuntario.
Ser totalmente transparentes y proporcionar explicación de las
decisiones
Somos transparentes en todas nuestras actuaciones, especialmente de
cara a los usuarios afectados por las decisiones automatizadas. Los
procedimientos y técnicas utilizados para el análisis se describen
de forma precisa y transparente. Las pruebas y los hechos se
presentan de manera que puedan ser verificados y reproducidos por
otros. Al utilizar el aprendizaje automático hacemos todo lo
posible para explicar el proceso de toma de decisiones de los
algoritmos utilizando las tecnologías disponibles. Se incluye
información sobre las circunstancias que pue- dan tener
implicaciones para la validez o interpretación de los resultados o
de las conclusiones. Adicionalmente se proporciona toda la
información que permita el estado de la técnica sobre el proceso de
decisión seguido por el algoritmo.
Proporcionar resultados e informes concisos y de calidad
Nuestro objetivo es que los resultados sean siempre pre- cisos y
rigurosos. Los informes son claros, con los más altos estándares
editoriales y lingüísticos y utilizando plantillas y formatos
adecuados.
Las conclusiones se presentan de manera que permitan comprender
fácilmente los datos, la metodología y los resultados. Todas las
suposiciones, limitaciones y preocu- paciones son explicadas y
justificadas.
Gestión de personas
Respeto y dignidad de la persona
Las personas de Mediapost deben tratarse de forma respe- tuosa,
profesional y amable, para generar un clima social seguro.
Del mismo modo, las relaciones entre las personas de Mediapost y
sus clientes, proveedores, contratistas y em- presas colaboradoras
deben estar basadas en el respeto.
Mediapost rechaza de manera expresa el abuso de autori- dad, y
cualquier tipo de acoso, físico, psicológico o moral, así como
cualquier otra conducta que pueda generar un entorno de trabajo
intimidatorio, ofensivo u hostil. A tal efecto se elabora un
protocolo de actuación frente al aco- so que de deberá poner en
marcha ante cualquier denun- cia de cualquier conducta de presunto
abuso.
Las condiciones de trabajo en Mediapost deberán ser lo más
favorables para prevenir y/o evitar cualquier daño a la salud
física, mental y social del trabajador.
Igualdad de oportunidades y diversidad
Mediapost rechaza la discriminación por género, raza, orientación
sexual, creencias religiosas, opiniones políti- cas, nacionalidad,
origen social, discapacidad o cualquier otra característica que
pudiera originarla.
Los procesos de selección y promoción en la organización están
basados en la igualdad de oportunidades.
Las promociones y el sistema de remuneración variable se basan en
los méritos y en el cumplimiento de objetivos y competencias y
habilidades constatables. Los procesos de selección son abiertos y
públicos y se deben conocer los criterios de selección.
Mediapost pone a disposición de sus trabajadores los medios para
contribuir al aprendizaje y desarrollo profesio- nal facilitando la
formación continua de los mismos así como el desarrollo de sus
existentes y potenciales com- petencias. Las personas de Mediapost
deben aprovechar los recursos que Mediapost pone a su disposición
para mejorar su empleabilidad.
Disponibilidad y trabajo en equipo
La organización promueve, facilita e incentiva la colabora- ción y
el trabajo en equipo, independientemente del área funcional en el
que desempeñen su actividad.
Todos los colaboradores deben mostrar espíritu de cola- boración,
poniendo a disposición de quien lo precise sus conocimientos,
habilidades y talento para contribuir de este modo a la consecución
de los objetivos e intereses globales de la compañía.
Asimismo, las personas de Mediapost trabajan de forma eficiente,
aprovechando al máximo, y en beneficio de la organización, el
tiempo y los recursos que la organización pone a su
disposición.
Seguridad y salud de las personas
En Mediapost se garantizan las condiciones de trabajo que establece
la normativa en materia de seguridad y salud.
Todas las personas de Mediapost son responsables de cumplir
rigurosamente las normas de salud y seguridad en el trabajo,
velando por su propia seguridad y, en general, por la de todas las
personas afectadas por sus actividades.
Asimismo, deben utilizar de manera responsable los equi- pos que se
les facilita, y divulgar entre sus compañeros y vigilar el
cumplimiento de las medidas de seguridad por parte de los
subordinados.
La embriaguez o consumo de drogas en el trabajo son infracciones
graves y muy graves si son conductas habi- tuales y repercuten en
el trabajo.
Mediapost vigila el cumplimiento de la normativa de segu- ridad y
salud de sus proveedores y colaboradores.
Objetivos ODS
Desde 2016 somos socios estratégicos de REDS- Red Española para el
Desarrollo Sostenible-, la iniciativa dependiente de Naciones
Unidas que tiene el objetivo de crear y poner en marcha soluciones
para el desarrollo sostenible y cumplir con la Agenda 2030.
A través del conocimiento empresarial de Mediapost, cola- boramos
en la creación de una red interdisciplinar que se hace patente en
los desayunos que celebramos alrededor de los Objetivos de
Desarrollo Sostenible.
Para la sensibilización de nuestros stakeholders y de la sociedad
en general hemos creado la marca social Ideas Imprescindibles, cuyo
objetivo es compartir conocimiento y prácticas que contribuyen al
desarrollo sostenible teniendo en cuenta factores sociales,
económicos y ambientales.
Aceptación y cumplimiento del Código
Las personas de Mediapost son responsables de conocer, comprender y
cumplir las normas internas, requisitos legales y otros asumidos
por la organización.
La compañía, por su parte, pone a su disposición los medios
necesarios para facilitar el conocimiento y la com- prensión de la
normativa y legislación más relevante para el desempeño de sus
funciones profesionales así como de este Código.
Ningún trabajador de Mediapost independientemente de su posición en
la organización, está autorizado para con- travenir o solicitar a
un trabajador que contravenga lo esta- blecido en el presente
Código Ético. De la misma manera, tampoco podrá justificar una mala
práctica amparándose en una indicación de un superior o en el
desconocimiento del Código Ético.
Todos los trabajadores de Mediapost deben leer y com- prender el
presente Código y firmar su aceptación.
Notificación de conductas irregulares
Todas las personas de Mediapost tienen la obligación de consultar
sus dudas y notificar las conductas irregulares que pudieran
observar a través de los canales establecidos al efecto.
En Mediapost se cuenta con un procedimiento que garanti- za la
confidencialidad de las comunicaciones e incluso el anonimato.
Mediapost no tolera represalias cometidas sobre aquellas personas
que hagan uso de los procedimientos estableci- dos para la
comunicación de conductas irregulares.
Para las consultas y denuncias en esta materia se estable- cen
varios canales de comunicación y de denuncias, inde- pendientes
entre sí. Las consultas y las denuncias pueden enviarse a las
direcciones de correo específicas:
Consultas:
[email protected] Denuncias:
[email protected]
Además en cada centro se instala un Buzón de Denuncias en papel de
manera que la persona que quiera denunciar una situación de forma
anónima pueda hacerlo. El acceso al buzón queda restringido al
personal que integra el Comi- té de Cumplimiento.
La obligación de informar se extiende también a aquellos casos en
los que puedan detectarse conductas irregulares por parte de
terceros proveedores, contratistas o empre- sas
colaboradoras.
Para la evaluación de los supuestos incumplimientos, se constituye
el Comité de Cumplimiento.
El Comité de Cumplimiento debe:
Asegurar el buen funcionamiento del procedimiento de notificación y
consulta para la comunicación de conductas irregulares.
Fomentar el conocimiento y la comprensión del Código en la
organización.
Reportar al órgano de administración de Mediapost acerca del grado
de cumplimiento del Código Ético, proponiendo las recomendaciones
que considere necesarias.
Todas las personas de Mediapost encargadas de gestio- nar materias
relacionadas con el Código Ético pondrán la mayor atención en velar
por el derecho al honor de las personas.
Ante un incumplimiento del Código Ético, la empresa valo- rará
positivamente que el empleado infractor haya recono- cido o
colaborado en la investigación de los hechos objeto de sanción. En
función de dicha colaboración, de la repara- ción o disminución de
las consecuencias de la infracción, la empresa podrá atenuar o,
excepcionalmente, eximir de responsabilidad al trabajador.
Responsabilidades
Los colaboradores de Mediapost deben:
Conocer, entender y cumplir con los compromisos de con- ducta
recogidos en este Código, así como con las normas y procedimientos
aplicables a su puesto de trabajo.
Contribuir, en la medida de sus posibilidades, al conoci- miento,
comprensión y cumplimiento del Código.
Solicitar ayuda en caso de duda.
Informar de las conductas irregulares que pudieran observar.
Prestar su colaboración en el buen funcionamiento de los sistemas
de control interno implantados por la organiza- ción para velar por
el cumplimiento del Código Ético y del resto de normas internas de
conducta de la organización.
Vigencia del Código
El Código Ético entrará en vigor desde su aprobación por el órgano
de administración de Mediapost y su publicación y divulgación entre
los colaboradores para su aceptación.
Permanecerá vigente mientras no se apruebe su actuali- zación,
revisión o derogación y estará actualizado en la intranet de la
empresa y las webs corporativas.
Sanciones
Principios generales
Solo se recurrirá a la sanción cuando el mantenimiento del respeto
a las normas del Código Ético lo requiera por no ser sufi-cientes
al respecto otras medidas formales o informales de advertencia,
consejo y formación, u otras de estímulo positivo de buenas
prácticas preventivas.
Solo podrá sancionarse a quien con con-ciencia de ello o por
negligencia haya in-fringido alguna norma de conducta incluida en
el Código Ético o en alguna de sus normas de desarrollo.
La elección de la sanción se realizará con-forme al princi- pio de
proporcionalidad, lo que supone que se impondrá la sanción mínima
de entre las adecuadas para la pre-ven- ción de tal tipo de
conductas, y que el contenido aflictivo de la sanción no podrá ser
desproporcionado en relación con el contenido de la conducta.
Infracciones
Constituyen infracciones sancionables las infracciones de las
normas de conducta contenidas en el Código Ético y en sus normas de
desarrollo.
También constituyen infracciones sancio-nables:
a) Cualquier tipo de amenaza, re-presalia o difamación hacia el
Comité de Cumplimiento.
b) La falta de colaboración con el Comité de Cumpli- miento cuan-do
tal colaboración haya sido requerida formalmente.
c) La falta de comunicación de posibles riesgos e incumpli-mientos
por parte de las per-sonas respon- sables de la em-presa.
d) La quiebra de sus deberes de confidencialidad por parte de
cualquiera de los miembros del Comité de Cumplimiento.
Sanciones
Las sanciones a imponer serán las previs-tas en el Estatu- to de
los Trabajadores y en el convenio colectivo.
La sanción a los miembros del Comité de Cumplimiento comportará su
cese en tales responsabilidades.
Criterios para graduar la entidad de la in-fracción.
Constituirán criterios para graduar la enti-dad de la infrac-
ción:
a) Su afectación a bienes e intereses de las personas que trabajan
en la empresa o de terceros y la im- por-tancia de tales bienes e
intereses.
b) Su afectación a la correcta activi-dad de la compañía. c) Su
afectación a la reputación de la compañía. d) La concurrencia de
circunstancias atenuantes.
Constituirán también criterios para graduar la entidad de la
infracción:
a) Si la misma ha sido cometida con dolo o con impru- dencia, y el
grado de gravedad de esta.
b) La posición del infractor en el or-ganigrama empre- sarial,
siendo más grave la infracción cuanto más ele-vada sea tal
posición.
Será calificada en todo caso como muy grave la infracción que sea
constitutiva de delito.
Circunstancias atenuantes
Constituyen circunstancias atenuantes las siguientes
situaciones:
a) Que la detección de la infracción se haya debido al propio
recono-cimiento al respecto del infractor.
b) Que el infractor haya colaborado en la investigación acerca de
las razones y las consecuencias de su incumplimiento.
ETHICAL CODE MEDIAPOST
Object
Mediapost’s Code of Ethics establishes the guidelines of behavior
that must govern those questions of ethical nature that arise
during the performance of the daily work of our collaborators,
whatever their position in the organi- zation, their level of
responsibility, the contractual modality that determines their
relationship with the company or the place where they develop their
activities.
The Code also includes the conduct expected of the or- ganisation’s
employees in those matters covered by the current Spanish Criminal
Code, which the organisation’s management considers most relevant
given its characteris- tics and the market in which it
operates.
This Code does not modify or replace any existing internal
policies, rules and/or procedures of the organization, but serves
as a framework for all of them.
Both the Code of Ethics and the rest of the internal pro- cedures
and regulations are published on the corporate intranet.
Mission, Vision and Values
At Mediapost we help companies to create and maintain responsible
and sustainable business relationships with their customers through
relationship marketing.
Our mission is to develop links between companies and their
customers in order to build up their loyalty and make
- mum revenue per customer.
The variability of the business and social environment, as a result
of changes in the market - constant technological evolution,
greater segmentation, globalization and delocali- zation - changes
in distribution - high competitiveness and specialization - and
changes in the consumer - more infor- med, selective and emotional
-, is a factor that, from the prism of relationship marketing,
becomes indispensable for understanding how companies should better
interact with their customers.
The creation and management of information systems is fundamental
not only for the analysis of business and mar- ket data, but also
to know the consumer and thus adapt and take care of the
communication actions of companies and brands in all
channels.
Relationship marketing starts in us from the very root. We are the
roots of marketing giving support and visibility to campaigns,
accompanying the client in strategic decisions based on knowledge
and promoting all the necessary operations from the beginning and
implementation to the achievement of their objectives. The strength
of business relationships is underpinned by the roots of
relationship marketing, helping companies to grow and improve the
links with their customers and their environment.
Mediapost’s relationship marketing culture makes us see each of our
clients as part of the organization.
Knowledge, innovation, empathy, commitment and trans- parency are
the principles that underpin our vision and our way of relating to
our clients and collaborators.
ethics and way of being, always being generous in sharing our
experience, close and accessible in the face of challen- ges,
consistent in our performance and respectful of the environment,
relationships and society in general.
We are realistic and aware of the changes in the current
environment and their consequences; we are idealists and believe in
the commitment of companies to society.
From Ideas Imprescindibles, a Mediapost initiative, we want to
promote and spread messages that contribute to create a more
conscious and critical society.
of the 17 Goals for Sustainable Development.
We go beyond compliance with regulatory minimums, cus- tomer, user,
agreement, international management stan- dards or internal
requirements.
Mediapost collaborated in the drafting of the Code of Ethics of the
Spanish Marketing Association, which has as its fundamental values
responsibility, honesty and truth- fulness, information
transparency and professionalism in the development of its
activity
Ethics permeate all decisions and actions of people with
responsibility in the company and they must behave in an exemplary
manner in this regard, forming a substantial part of the corporate
culture.
Employee relations are a priority, ensuring safe, healthy and
sustainable working conditions.
We work with respect and commitment to protect the envi-
ronment.
The company is integrated into the communities of which it forms
part, responding to social needs, and balancing the interests of
the company with those of the environ- ment.
We are a company committed to the code of good practice for talent
management and improving the competitiveness of the company of the
Spanish Association of Executives and Directors.
Crime Prevention Program
Crime Prevention or Criminal Compliance Policy
The Board of Directors draws up the policy on crime pre- vention in
which it undertakes to comply with the applica- ble regulations and
prevent irregular conduct, establishing its commitment to act
against acts of corruption and bri- bery that may occur in the
company’s activity.
Assignment of responsibilities
The administrative body of Mediapost is responsible for supervising
the effective compliance with the Code.
For the management of the Crime Prevention or Criminal Compliance
Program, different responsibilities are establi- shed throughout
the hierarchical and functional structure of the company.
In addition, specific figures are established for the evalua- tion
and control of compliance: “Corporate Compliance Officer” and the
“Compliance Committee”.
All Mediapost sifters must know the content and unders- tand the
requirements of the Code.
Commitments
Mediapost’s Code of Ethics must be known and all its stakeholders
must be committed to comply with it.
Identification of risk areas
In Mediapost, a criminal risk identification and assessment is
carried out and mechanisms for the prevention of crimi- nal
offences are established, paying special attention to those areas
and positions that imply greater risk.
Mediapost is part of La Poste Group, which identifies, basi- cally,
8 risk situations:
1. Gifts and invitations 2. Relations with partners (suppliers of
goods and servi-
ces, subcontractors) 3. Conflict of interest 4. Sponsorship and
patronage 5. Influence peddling Lobbying or interest representation
6. Facilitation payment 7. Choice of intermediaries 8. Acquisition
of companies, acquisition of minority
shareholdings or search for strategic partners
Mediapost plans the actions aimed at minimizing the cri- minal
risks identified by the Group and by Mediapost.
Planning
In Mediapost, actions aimed at crime prevention are plan- ned for
which control measures are established, as well as others that aim
to prevent the commission of crimes that may generate damage to the
company and indirectly to all interested parties.
Communication
Mediapost has established two independent communica- tion
channels:
1.- The “consultation channel”: designed to receive ques- tions
regarding dubious actions where there may be a risk or signs of
irregular conduct.
The email address for this channel is compliance@media-
post.es
2.- The “complaints channel”: designed to receive communi- cations
on conduct that is alleged to constitute breaches of this code,
serious misconduct or even a criminal offence.
The e-mail address for complaints is
[email protected]
Corrective Action
The non-compliances identified are analyzed and resolved by the
Compliance Committee in accordance with the inter- nal and external
regulations that apply and in accordance with the procedure
established for this purpose, establi- shing the application of the
appropriate corrective measu- re for each situation and
implementing, where appropriate, the sanctioning procedure.
Supervision and monitoring
The Compliance Committee ensures that this Code of Ethics is known,
understood and complied with, and that the established prevention
mechanisms work properly.
In addition, it must monitor compliance with the Code in the
organization and report the system’s performance to the Mediapost
management body.
Continuous improvement
Mediapost is committed to develop the internal regula- tions,
procedures and control elements that are necessary for the
effective implementation of the commitments con- tained in its Code
of Ethics.
Scope of application
This Code of Ethics is addressed to all Mediapost stake- holders
regardless of the position they hold, the type of contract that
determines their relationship with the com- pany or the place where
they carry out their work.
Mediapost promotes and encourages its suppliers, part- ners and
other external collaborators to adopt this Code of Ethics.
Principles of conduct
In Mediapost all employees must develop their professio- nal
responsibilities with special care regarding the princi- ples of
conduct summarized below.
Regulatory compliance
All Mediapost employees must strictly comply with the internal
rules and legal provisions that apply to the organi- zation and its
own activity.
For this purpose, Mediapost makes available to the colla- borators
the legal requirements applicable to the organi- zation,
facilitates the training of its employees and makes available to
all interested parties the consultation channel.
The assumption of this commitment is the basis of the ethical
behavior expected of all people who collaborate with the
organization.
Mediapost people must exercise, in all circumstances, an ethical
behavior and avoid activities of such nature that could damage the
material interests or social prestige of Mediapost. Nor can they
collaborate with third parties in activities that could violate the
law or harm the trust of others in the organization.
Respect for Human Rights
Mediapost’s activities must be carried out with strict res- pect
for the Universal Declaration of Human Rights and public freedoms,
in accordance with internationally accep- ted laws and
practices.
Mediapost does not, under any circumstances, admit prac- tices
contrary to this principle, which refers to freedom of association,
collective bargaining and the elimination of child labour and
forced labour. Nor does it admit such practices among its
suppliers, contractors or, in general, collaborating
companies.
Internal control and fraud prevention
Use and protection of assets
Mediapost people have the means they need to carry out their
professional duties.
Mediapost’s people must protect and make good use of the resources
and assets that Mediapost makes available and use them in a
responsible way to avoid their damage, loss, theft or improper use
as established in the Accepta- ble Use Policy of technological
resources.
In general, Mediapost resources must be used, unless the
organization determines otherwise, exclusively for the performance
of the functions that the people of the organi- zation have been
assigned. However, Mediapost occasio- nally allows the use of
company assets for personal use as long as their use is sporadic,
they are assets of daily use, such as the telephone and personal
computer, their cost to the company is marginal and does not
negatively affect the employee’s productivity. This authorization
is limited to the use of the Internet browser or urgent and
justified phone calls, no installation of any software is allowed
by the user for any purpose. In any case, Mediapost people consult
with their superior in case of doubt and in no case should they use
the company’s assets to develop socially unacceptable activities or
inappropriate behaviors.
Under no circumstances may these media be used to access or
distribute material that intimidates, harasses, threatens, has
sexually explicit content or is otherwise offensive or
inappropriate, nor shall they forward any com- munication that is
false, derogatory or malicious or that may be offensive to the
recipient.
Nor may funds or credit cards provided by the organization be used
to cover unauthorized personal expenses, or ex- penses related to
the activities of the society in which they provide their services,
inappropriate practices or socially unacceptable conduct, related
to the above matters or any other.
By accepting this Code of Ethics, the company’s emplo-
yees acknowledge the company’s right to monitor, super- vise,
inspect and control the computer equipment that the
company places at their disposal.
Intellectual Property
Mediapost’s people must strictly comply with what is es- tablished
in the internal and external regulations regarding the protection
of intellectual property. This includes patent rights, trademarks
and service marks, domain names, re- production rights (including
software reproduction rights), design rights, database extraction
rights or rights to tech- nical expertise.
The use of the information must be in accordance with the company’s
information classification policy.
By accepting this Code of Ethics, the company’s emplo-
yees acknowledge the company’s right to monitor, super- vise,
inspect and control the documents and data that the
company makes available to them.
Email address
By accepting this Code of Ethics, the company’s emplo-
yees acknowledge the company’s right to monitor, super- vise,
inspect and control the electronic communications
and computer equipment that the company places at their
disposal.
Data protection
Mediapost staff must also comply with current legislation on data
protection, including personal data. For this pur- pose, in
Mediapost there is a “data protection delegate” who advises on the
subject and monitors compliance with specific regulations.
A specific communication channel is provided to the data protection
delegate
[email protected]
Confidentiality of information
In general, the information to which Mediapost persons have access
in the development of their professional obli- gations must be
considered restricted and must be used exclusively for the
development of the functions assigned to each person.
Under no circumstances may they access information to which they
are not authorized.
Mediapost collaborators are committed to keep secret, about that
information to which they have access in the performance of their
professional obligations and they must not reveal any kind of
information to other people until it has been made public.
Nor can they make duplicates, nor reproduce, nor make more use of
the information than necessary for the develo- pment of their
tasks.
The obligation to keep Mediapost’s information secret will persist
even when their relationship with the organiza-
tion has ended and includes the obligation to return any
company related material in the employee’s possession
at the time of termination of their relationship with the
company.
Transparent management
The administrative body of Mediapost and all the people of the
organization are committed to ensuring the regular supervision of
the effectiveness of the internal control system on the preparation
of financial and accounting information.
Mediapost’s collaborators must clearly and accurately reflect the
transactions, facts and events in the organiza- tion’s records and
must pay special attention to the reliabi- lity of the financial
and accounting information introduced in the organization’s
systems. Therefore, the organization commits to make available to
its personnel the necessary training so that they know, understand
and comply with the commitments established by the organization
regarding internal control of financial information.
If the organisation’s employees observe circumstances which, to the
best of their knowledge, constitute a breach of the above
principles of conduct regarding internal control of financial
information, they must inform the Com- pliance Committee.
Corruption, bribery and third party relations
Zero tolerance
Mediapost people must reject corruption in all its forms and cannot
resort to unethical practices to influence the will of third
parties with the aim of obtaining some benefit for the company or
for themselves.
It is expressly forbidden:
• Improper payments, gifts or entertainment to any person or
entity, public or private, with the intent to obtain or retain
business or other benefits or advan- tages.
The maximum indicative amount of care provided to third parties by
Mediapost is 60 ? per person per year. This amount includes meals
and/or Christmas details.
Exceptionally, when it is necessary to exceed this li- mit, it will
be the global responsible of Mediapost who will authorize, if
necessary, amounts up to 120 ? per person. The nature of these
expenses must be strictly related to travel expenses.
All such care with third parties must be registered
with the organization.
• Nor may you receive, directly or indirectly, benefits or gifts
exceeding 30 euros per year. In this sense, Me- diapost’s
collaborators must apply their professional criteria and common
sense to determine the border between what is acceptable and
unacceptable, accor- ding to socially appropriate uses.
And in any case, it is forbidden to receive amounts in cash.
• Payments for the expediting of procedures, except those for
administrative procedures, consisting of the delivery of money or
other things of value, whatever the amount, in exchange for
insuring or expediting the course of a procedure or action before
any judicial body, public administration or official agency.
• Unusual cash payments, payments made by bearer cheques or
payments made in currencies other than the previously agreed
one.
• Payments made to/by third parties not mentioned in the
corresponding contracts, as well as those made to accounts that are
not the usual ones in relations with a certain entity, organization
or person and to re- view with special attention those payments not
provi- ded for in the corresponding agreements or contracts.
• Payments to persons, companies, entities or accounts opened in
countries or places qualified as tax havens by the applicable
Spanish regulations, or to entities where it is not possible to
identify the partner, owner or ultimate beneficiary.
We’re all the stakeholders, we’re all the watchers
Mediapost people must remain alert to prevent third par- ties from
using these practices in their relationship with Mediapost. They
shall apply the principle of due diligence to avoid collaborating
with third parties who could serve as cover for terrorist or
criminal activities.
Conflicts of interest
The organization respects the participation of its colla- borators
in other social, financial or business activities, provided that
internal regulations do not provide otherwi- se, that there is no
exclusivity clause in the contract that links them and that such
activities are legal and do not compete or create possible
conflicts of interest with their responsibilities at Mediapost or
with the interests of the organization.
In any case, the people of the company cannot take advan- tage for
their own benefit of opportunities of which they have become aware
in their condition of collaborators of the Mediapost.
No employee may provide services as a consultant, advi- sor,
manager, employee or consultant to a competitor of the
organization, except for services that may be provided at the
request of Mediapost with its authorization.
Free competition
Mediapost collaborators must take special care to ensure that the
conditions set out in the contracts are met and that the services
work properly to avoid non-compliance with the established
conditions.
In the development of their commercial activities, Media- post’s
people shall promote the organization’s products and services
without discrediting the competition or distor- ting its conditions
or the characteristics of its products or services.
The search for market information or information about companies in
the sector is carried out in an ethical manner and data about
competitors obtained in an improper man- ner or in violation of the
confidentiality under which they are kept by their legitimate
owners must be rejected.
Special care must be taken not to violate company secrets in cases
of incorporation of professionals from other orga- nizations in the
sector.
Relationship with suppliers
The selection of suppliers must be made after evaluating their
compliance with the pre-established requirements.
To ensure the quality of services, material of dubious ori- gin
should be rejected.
Mediapost’s people must monitor the respect for the ima- ge and
reputation of the organization by contractors, sub- contractors,
partners, collaborators and suppliers.
Mediapost will disseminate the contents and principles of this Code
among its suppliers, partners, contractors and subcontractors
encouraging them to report those irregular practices by Mediapost’s
people through the channel of complaints established for that
purpose.
Mediapost has established a protocol that ensures that su- ppliers
comply with current regulations on labor, tax and PRL
Ethics in Artificial Intelligence
Mediapost has a strong commitment to ethics and to providing
information and carrying out actions for the “good” not only of our
customers but also of society as a whole. In this sense, we carry
out our quantitative analyses and apply AI models with total
transparency and doing everything possible to minimize possible
biases that could have harmful effects.
To this end, we strive to follow these principles:
General principles
We never accept projects whose objectives are ethically
reprehensible.
Clearly formulate the problems and use rigorous methodo-
logies
The purpose and scope of our analysis is clearly formula- ted so
that the objectives to be achieved are understood. The conceptual
and methodological approach and guidan- ce are appropriate to the
problem and are described. The logic of the analysis shows how the
selected methods and procedures are appropriate to achieve the
objectives of the analysis. When deemed necessary, various models
are in- cluded in the analysis and a sensitivity study is carried
out.
Use adequate and verifiable data and evidence
The collection and selection of data is adequately des- cribed,
including how, when and for what purpose it is collected. Where
appropriate, the explicit recognition of the user is requested when
collecting user data, always in accordance with current regulations
and in particular the GDPR. The data is anonymized as soon as
possible and the identifying data is deleted. The data is only used
for the purpose for which it was collected. Any limitations on the
quantity or quality of data are clearly indicated.
Ensuring privacy
Privacy is one of our top priorities. Only anonymous (or duly
anonymised) data are used in our analysis.
Avoiding Bias
Our main priority is to avoid bias in our results, both in causal
and predictive analysis. In our models we try to eliminate the
pernicious biases.
In our automatic learning algorithms we are very cautious about
including any variable directly related to race, gen- der, religion
or other sensitive socio-demographic informa- tion and we would
only do so after careful ethical analysis. Even so, there may be
undetected proxy variables strongly related to those
characteristics. Therefore, as far as pos- sible, we develop
mechanisms to correct and/or detect biases in the algorithms used,
such as (1) force represen- tation of all groups in the final
results, (2) provide mecha- nisms for auditing results to avoid any
unintended bias.
Be fully transparent and provide explanation of decisions
We are transparent in all our actions, especially towards users
affected by automated decisions. The procedures and techniques used
for the analysis are described preci- sely and transparently.
Evidence and facts are presented in a way that can be verified and
reproduced by others. By using machine learning we do our best to
explain the deci- sion making process of the algorithms using the
available technologies. Information is included on circumstances
that may have implications for the validity or interpretation of
the results or conclusions. Additionally, all the informa- tion
that allows the state of the art on the decision process followed
by the algorithm is provided.
Provide concise and quality results and reports
Our aim is that the results are always accurate and rigo- rous. The
reports are clear, with the highest editorial and linguistic
standards and using appropriate templates and formats.
The conclusions are presented in a way that allows easy
understanding of the data, methodology and results. All
assumptions, limitations and concerns are explained and
justified.
People management
Respect and dignity of the person
Mediapost people must treat each other in a respectful,
professional and friendly way, to generate a safe social climate.
Similarly, relations between Mediapost’s people and its customers,
suppliers, contractors and collaborating com- panies must be based
on respect.
Mediapost expressly rejects abuse of authority, and any type of
harassment, physical, psychological or moral, as well as any other
conduct that may generate an intimida- ting, offensive or hostile
work environment. To this end, a protocol of action against
harassment is drawn up and must be implemented in the event of any
report of alleged abusive behaviour.
The working conditions at Mediapost must be as favoura- ble as
possible to prevent and/or avoid any damage to the physical, mental
and social health of the worker.
Equal opportunities and diversity
Mediapost rejects discrimination on the basis of gender, race,
sexual orientation, religious belief, political opinion,
nationality, social origin, disability or any other characteris-
tic that could give rise to it.
The selection and promotion processes in the organization are based
on equal opportunities.
Promotions and the variable remuneration system are ba- sed on
merit and on the fulfilment of objectives and verifia- ble skills
and competences. The selection processes are open and public and
the selec- tion criteria must be known.
Mediapost provides its employees with the means to con- tribute to
learning and professional development by facili- tating their
continuous training as well as the development of their existing
and potential skills. Mediapost people should take advantage of the
resources that Mediapost makes available to improve their
employability.
Availability and teamwork
The organization promotes, facilitates and encourages collaboration
and teamwork, regardless of the functional area in which they carry
out their activity.
All employees must show a spirit of collaboration, making their
knowledge, skills and talent available to anyone who needs them,
thus contributing to the achievement of the company’s global
objectives and interests.
Likewise, Mediapost’s people work efficiently, making the most of
the time and resources that the organization makes available to
them, for the benefit of the organiza- tion.
Safety and health of people
In Mediapost, the working conditions established by the health and
safety regulations are guaranteed.
All Mediapost people are responsible for strictly complying with
the health and safety at work regulations, watching over their own
safety and, in general, that of all the people affected by their
activities.
They must also use the equipment provided to them in a responsible
manner, and disclose it to their colleagues and monitor compliance
with security measures by their subordinates.
Drunkenness or drug use at work are serious and very se- rious
infractions if they are habitual behavior and have an impact on
work.
Mediapost monitors compliance with health and safety regulations of
its suppliers and collaborators.
ODS objectives
Since 2016 we are strategic partners of REDS- Spanish Network for
Sustainable Development-, the initiative under the United Nations
that aims to create and implement solutions for sustainable
development and comply with Agenda 2030.
Through Mediapost’s business knowledge, we collabora- te in the
creation of an interdisciplinary network that is evident in the
breakfasts we hold around the Sustainable Development Goals.
To raise awareness among our stakeholders and society in general,
we have created the social brand Essential Ideas, whose objective
is to share knowledge and practices that contribute to sustainable
development, taking into account social, economic and environmental
factors.
Acceptance and compliance with the Code
Mediapost people are responsible for knowing, understan- ding and
complying with internal rules, legal requirements and others
assumed by the organization.
The company, for its part, provides the necessary means to
facilitate the knowledge and understanding of the most relevant
regulations and legislation for the performance of its professional
duties as well as this Code.
No Mediapost worker, regardless of his position in the
organization, is authorized to contravene or request a wor- ker to
contravene this Code of Ethics. Similarly, it cannot justify a
malpractice on the basis of an indication from a superior or
ignorance of the Code of Ethics.
All Mediapost employees must read and understand this Code and sign
its acceptance.
Notification of Irregular Behavior
All Mediapost people have the obligation to consult their doubts
and to notify the irregular conducts that could be observed through
the channels established for that purpose.
In Mediapost there is a procedure that guarantees the con-
fidentiality of communications and even anonymity. Mediapost does
not tolerate reprisals committed on those people who make use of
the procedures established for the communication of irregular
conducts.
For consultations and complaints in this area, several channels of
communication and complaints are establi- shed, which are
independent of each other. Inquiries and complaints can be sent to
the specific mailing addresses:
Inquiries:
[email protected] Complaints:
[email protected]
In addition, a paper-based Complaints Box is installed in each
centre so that anyone wishing to report a situation anonymously can
do so. Access to the mailbox is restric- ted to staff members of
the Compliance Committee.
The obligation to inform also extends to those cases in which
irregular conduct by third party suppliers, contrac- tors or
collaborating companies can be detected. For the evaluation of
alleged non-compliance, the Com-
pliance Committee is established.
The Compliance Committee must:
To ensure the proper functioning of the notification and
consultation procedure for the communication of irregular
conduct.
To promote knowledge and understanding of the Code within the
organization.
To report to the administrative body of Mediapost about the degree
of compliance with the Code of Ethics, propo- sing the
recommendations it considers necessary.
All Mediapost persons in charge of managing matters rela- ted to
the Code of Ethics will pay the greatest attention to ensure the
right to the honour of people.
In the event of a breach of the Code of Ethics, the com- pany will
consider it positive that the offending employee has acknowledged
or collaborated in the investigation of the facts that are the
subject of the sanction. Depending on this collaboration, on the
reparation or diminution of the consequences of the infringement,
the company may mitigate or, exceptionally, exempt the worker from
respon- sibility.
Responsibilities
Mediapost collaborators must:
To know, understand and comply with the commitments of conduct
contained in this Code, as well as with the rules and procedures
applicable to their job.
Contribute, to the extent possible, to the knowledge, un-
derstanding and compliance with the Code.
Ask for help in case of doubt.
Report any irregular behavior you may observe.
To collaborate in the proper functioning of the internal con- trol
systems implemented by the organization to ensure compliance with
the Code of Ethics and other internal rules of conduct of the
organization.
Validity of the Code
The Code of Ethics will come into force from its approval by the
administrative body of Mediapost and its publica- tion and
dissemination among the collaborators for its acceptance.
It will remain in force until it is approved for updating, revi-
sion or repeal and will be updated on the company intranet and
corporate websites.
Sanctions
General principles
Sanctions will only be used when the maintenance of res- pect for
the rules of the Code of Ethics requires it because other formal or
informal measures of warning, advice and training, or others of
positive encouragement of good pre- ventive practices, are not
sufficient in this respect.
Only those who knowingly or negligently have violated any rule of
conduct included in the Code of Ethics or any of its implementing
regulations may be sanctioned.
The choice of penalty shall be made in accordance with the
principle of proportionality, which means that the minimum penalty
shall be imposed from among those appropriate for the prevention of
such conduct, and that the conflicting content of the penalty shall
not be dispro- portionate to the content of the conduct.
Infringements
Violations of the rules of conduct contained in the Code of Ethics
and its implementing regulations are punishable.
They also constitute punishable offences:
a) Any kind of threat, retaliation or defamation towards the
Compliance Committee.
b) Lack of collaboration with the Compliance Committee when such
collaboration has been formally requested.
c) The lack of communication of possible risks and non-compliance
by the people responsible for the company.
d) The breach of their confidentiality duties by any of the members
of the Compliance Committee.
Penalties
The sanctions to be imposed shall be those provided for in the
Workers’ Statute and in the collective agreement .
Sanctioning the members of the Compliance Committee will result in
their cessation of such responsibilities.
Criteria for grading the entity of the offence.
They shall constitute criteria for grading the entity of the
offence:
• Its effect on the assets and interests of persons wor- king in
the company or third parties and the importan- ce of such assets
and interests.
• Its effect on the correct activity of the company. • His affect
on the company’s reputation. • The concurrence of mitigating
circumstances.
The following shall also constitute criteria for grading the entity
of the offence:
• Whether the offence was committed with malice afo- rethought or
recklessly, and the degree of seriousness of the offence.
• The position of the offender in the business organi- sation, the
higher the position, the more serious the infringement.
In any case, the infringement that constitutes a crime shall be
qualified as very serious.
Mitigating circumstances
The following situations constitute extenuating circum-
stances:
• That the detection of the infringement was due to the offender’s
own recognition of it.
• That the offender has cooperated in the investigation into the
reasons for and consequences of his failure to comply.
CODE ETHIQUE MEDIAPOST
Objet
Le Code d’éthique de Mediapost établit les lignes directri- ces de
comportement qui doivent régir les questions de nature éthique qui
se posent lors de l’exécution du travail quotidien de nos
collaborateurs, quels que soient leur position dans l’organisation,
leur niveau de responsabilité, la modalité contractuelle qui
détermine leur relation avec l’entreprise ou le lieu où ils
développent leurs activités.
Le code comprend également le comportement attendu des employés de
l’organisation dans les domaines couverts par le code pénal
espagnol actuel, que la direction de l’organi- sation considère
comme les plus pertinents compte tenu de ses caractéristiques et du
marché sur lequel elle opère.
ou procédures internes existantes de l’organisation, mais sert de
cadre à toutes ces politiques, règles et/ou procé- dures.
Le code d’éthique et le reste des procédures et règlements internes
sont publiés sur l’intranet de l’entreprise.
Mission, vision et valeurs
Chez Mediapost, nous aidons les entreprises à créer et à maintenir
des relations commerciales responsables et durables avec leurs
clients grâce au marketing relationnel.
Notre mission est de développer les liens entre les entre-
leurs relations commerciales en recherchant un revenu maximum par
client.
La variabilité de l’environnement commercial et social, qui résulte
des changements du marché - évolution technolo- gique constante,
segmentation accrue, mondialisation et délocalisation -, des
changements de la distribution - com- pétitivité et spécialisation
élevées - et des changements du consommateur - plus informé, plus
sélectif et plus émotionnel -, est un facteur qui, du prisme du
marketing relationnel, devient indispensable pour comprendre
comment les entreprises devraient mieux interagir avec leurs
clients.
La création et la gestion de systèmes d’information sont
fondamentales non seulement pour l’analyse des données commerciales
et de marché, mais aussi pour connaître le consommateur et ainsi
adapter et prendre en charge les actions de communication des
entreprises et des marques sur tous les canaux.
Le marketing relationnel commence en nous dès la racine. Nous
sommes les racines du marketing, en apportant soutien et visibilité
aux campagnes, en accompagnant le client dans la prise de décisions
stratégiques basées sur la connaissance et en promouvant toutes les
opérations nécessaires depuis le début et la mise en œuvre jusqu’à
la réalisation de leurs objectifs. La force des relations com-
merciales est soutenue par les racines du marketing rela- tionnel,
qui aide les entreprises à se développer et à amé- liorer les liens
avec leurs clients et leur environnement.
La culture du marketing relationnel de Mediapost nous fait voir
chacun de nos clients comme faisant partie de l’orga-
nisation.
Connaissance, innovation, empathie, engagement et transparence sont
les principes qui sous-tendent notre vision et notre manière
d’entrer en relation avec nos clients et collaborateurs.
Les valeurs qui accompagnent chacune de nos actions
toujours généreux dans le partage de notre expérience,
performances et respectueux de l’environnement, des rela- tions et
de la société en général.
Nous sommes réalistes et conscients des changements de
l’environnement actuel et de leurs conséquences ; nous sommes
idéalistes et croyons à l’engagement des entrepri- ses envers la
société.
A partir d’Ideas Imprescindibles, une initiative de Media - post,
nous voulons promouvoir et diffuser des messages qui contribuent à
créer une société plus consciente et plus critique.
Nous nous sommes engagés à respecter l’Agenda 2030 et à atteindre
les 17 objectifs de développement durable.
Nous allons au-delà du respect des minimums réglemen- taires, du
client, de l’utilisateur, de l’accord, des normes de gestion
internationales ou des exigences internes.
Mediapost a collaboré à l’élaboration du code de déonto- logie de
l’Association espagnole de marketing, dont les
valeurs fondamentales sont la responsabilité, l’honnêteté
et la véracité, la transparence de l’information et le pro-
fessionnalisme dans le développement de son activité
L’éthique imprègne toutes les décisions et actions des per- sonnes
responsables dans l’entreprise et celles-ci doivent se comporter de
manière exemplaire à cet égard, ce qui consti- tue une partie
substantielle de la culture d’entreprise.
Les relations avec les employés sont une priorité, garantis- sant
des conditions de travail sûres, saines et durables.
Nous travaillons avec respect et engagement pour protéger
l’environnement.
L’entreprise est intégrée dans les communautés dont elle fait
partie, en répondant aux besoins sociaux et en équilibrant les
intérêts de l’entreprise et ceux de l’environnement.
Nous sommes une entreprise engagée dans le code de bonne pratique
pour la gestion des talents et l’amélioration de la compétitivité
de l’entreprise de l’Association espag- nole des cadres et
directeurs.
Programme de prévention de la criminalité
Politique de prévention de la criminalité ou de respect des lois
pénales
Le conseil d’administration élabore la politique de préven- tion de
la criminalité dans laquelle il s’engage à respecter la
réglementation applicable et à prévenir les comporte- ments
irréguliers, en établissant son engagement à agir contre les actes
de corruption et les pots-de-vin qui peu- vent se produire dans
l’activité de l’entreprise.
Attribution des responsabilités
L’organe administratif de Mediapost est chargé de supervi- ser le
respect effectif du code.
Pour la gestion du programme de prévention de la crimi- nalité ou
de conformité pénale, différentes responsabilités sont établies
dans la structure hiérarchique et fonctionne- lle de
l’entreprise.
En outre, des chiffres spécifiques sont établis pour l’éva- luation
et le contrôle de la conformité : “Corporate Com- pliance Officer”
et “Compliance Committee”.
Tous les tamiseurs de Mediapost doivent connaître le con- tenu et
comprendre les exigences du code.
Engagements
Le code d’éthique de Mediapost doit être connu et toutes ses
parties prenantes doivent s’engager à le respecter.
Identification des zones à risque
À Mediapost, une identification et une évaluation des risques
criminels sont effectuées et des mécanismes de prévention des
infractions pénales sont établis, en accor- dant une attention
particulière aux domaines et aux postes qui impliquent un risque
plus important.
Mediapost fait partie du groupe La Poste, qui identifie, en gros, 8
situations à risque :
1. Cadeaux et invitations 2. Relations avec les partenaires
(fournisseurs de biens
et de services, sous-traitants) 3. Conflit d’intérêts 4. Parrainage
et mécénat 5. Trafic d’influence Lobbying ou représentation
d’in-
térêts 6. Paiement de facilitation 7. Choix des intermédiaires 8.
Acquisition d’entreprises, prise de participations mi-
noritaires ou recherche de partenaires stratégiques
Mediapost planifie les actions visant à minimiser les ris- ques
criminels identifiés par le Groupe et par Mediapost.
Planification
Dans le cadre de Mediapost, des actions visant à prévenir la
criminalité sont prévues, pour lesquelles des mesures de contrôle
sont établies, ainsi que d’autres qui visent à em- pêcher la
commission de crimes susceptibles de générer des dommages à
l’entreprise et indirectement à toutes les parties
intéressées.
Communication
Mediapost a mis en place deux canaux de communication indépendants
:
1.- Le “canal de consultation” : destiné à recevoir les ques- tions
concernant des actions douteuses lorsqu’il peut y avoir un risque
ou des signes de comportement irrégulier.
L’adresse électronique de cette chaîne est compliance@
mediapost.es
2.- Le “canal des plaintes” : conçu pour recevoir des com-
munications sur des comport