1

特許庁業務・システム最適化計画の実施について

【資料２】

平成２５年１月２８日特許庁

2

１．プロジェクト推進・監理の実運用プロセスについて

3

新たな推進・監理体制（プロジェクト全体推進・監理）

特許庁内の推進体制特許庁内の推進体制

経済産業省ＰＭＯ（府省全体管

理組織：官房情報システム厚生課、商情局情

報プロジェクト室）省内の最適化計画を統括

し、推進。

ユーザー

全体推進・監理体制については、前回委員会における審議結果を踏まえ、１月１５日付けで庁内関連規定を施

行し、正式に発足した。同日、特許庁情報化推進本部メンバーに対して辞令を発令。

知的財産権の積極的活用

特許庁情報システムに

関する技術検証委員会特許庁情報システムに係る技

術的検証や計画の進捗状況の

確認及び必要な措置等につい

て審議し、大臣に報告。

技術評価チーム技術検証委員会の下部組織と

して、新たなシステム開発計

画の策定に関する詳細な技術

的事項を審議し、技術検証委

員会に報告。

大臣

外部ＩＴベンダや

学識経験者等民間におけるシステム開

発等の技術的知見

民間有識者等による民間有識者等による

監査体制監査体制

経済産業省経済産業省

報告 指示

情報システムの構築に関するニーズ把握

情報提供・利便性向上

特許庁ＣＩＯ（特許技監）特許庁長官

特許庁情報化推進本部

情報システムに関し「特許庁の経営判断」に

相当する重要事項について検討。

最適化にかかるプロジェクト推進に当たり、・最適化計画等の策定・改定、・必要となる資源（予算・人員等）確保といった機能を担う。

加えて、プロジェクト実行段階において、・各プロジェクトからの進捗報告評価・各プロジェクトへの改善指示・各プロジェクト間の技術的整合性確保といった推進・監理機能を強化すべく事務局を

強化。

具体的機能

１．各プロジェクト横断的な進捗管理２．技術的な全体整合性確保３．本部事務局機能

特許庁ＰＭＯ（本部事務局）

最新ＩＴ技術や開発事例等の

知見を積極的に活用

・本部長：特許庁長官・本部長代理：特許技監・本部員：総務部長、審査業務部

長、主要関係課室長（・臨時本部員：個別プロジェク

トを担当する関係課室長）・アドバイザー：ＣＩＯ補佐官→

本部会合を随時開催し、重要

事項についての検討を行う。

構成メンバー

個別プロジェクトチーム各個別プロジェクトについて責任を持って実行

・本部ＷＧ員：各課補佐等→

ＷＧを随時開催し、必

要に応じて本部会合の事前

検討を行う。

電子行政推進体制電子行政推進体制

政府ＣＩＯ政府全体としての戦略策定や、

各府省における取り組みの進捗

管理を実施。

総務省行政管理局各府省における取り組みと、政

府方針（ガイドライン）との整

合性を確認。

4

新たな推進・監理体制（特許庁ＰＭＯ内の体制概要）

技術担当

プロジェクト管理担当

特許庁ＰＭＯ（本部事務局）

・システムアーキテクチャの詳細に関す

る企画立案、見直し

・標準規約類（設計書標準等）の整備と

維持管理、遵守チェック

等々

・プロジェクト全体の技術的整合性の確保

（成果物レビュー等）

・個別プロジェクトの進捗管理

・個別プロジェクトへのアドバイス・支援

・プロジェクト監理に関するノウハウの蓄

積、継承

等々

・技術検証委員会（技術評価チーム）への対応

・本部会合、本部ＷＧ会合対応

・長期システム開発計画立案と原課間調整等々・担当責任者：情報システム室長・事務局員：１３名

・担当責任者：総務課調査官・事務局員：５名（うち専業者２名）・サポート：２名（システム開発室職員）・技術専門家等：２名・外部業者

・担当責任者：情報技術企画室長・事務局員：１０名（うち専業者４名）・技術専門家等：３名

総括担当（PMO事務局、総合調整等）

PMO業務の総合調整を実施

各個別プロジェクトの進捗管理と支援を実施

システムアーキテクチャ等の整備と、プロ

ジェクト全体の技術的整合性確保を実施

5

新たな推進・監理体制（特許庁CIOの役割を明確化）

特許庁情報化推進本部の本部長代理を務める特許庁ＣＩＯ（特許技監）は、特に以下の役割を

果たしつつ、プロジェクト推進の中核を担うことを明確化。

○最適化計画の推進・監理にあたって重要な機能を果たす特許庁○最適化計画の推進・監理にあたって重要な機能を果たす特許庁PMOPMOがプロジェがプロジェ

クト全体の進捗把握、技術的整合性確保といった機能を十分に発揮するよう監クト全体の進捗把握、技術的整合性確保といった機能を十分に発揮するよう監

督督するする

○最適化計画全体の進捗状況を随時に把握し、リスクが予見される場合に必要な○最適化計画全体の進捗状況を随時に把握し、リスクが予見される場合に必要な

リソースの投入も含めて、迅速かつ適切な対処をとるよう現場リソースの投入も含めて、迅速かつ適切な対処をとるよう現場をを指導指導するする

○今後あるべきシステム構造の全体像、現在のシステム開発スケジュールを踏ま○今後あるべきシステム構造の全体像、現在のシステム開発スケジュールを踏ま

え、新たに対応すべき優先的政策課題のシステム対応を実現時期、内容等につえ、新たに対応すべき優先的政策課題のシステム対応を実現時期、内容等につ

いて検討・調整するよういて検討・調整するよう現場を現場を指導指導するする

○システムで実現する機能が早期に確定するよう、原課とのコミュニケーション○システムで実現する機能が早期に確定するよう、原課とのコミュニケーション

を十分に取り、原課の意見も踏まえた上で迅速かつ円滑なを十分に取り、原課の意見も踏まえた上で迅速かつ円滑な意思意思決定がなされる決定がなされる

よう対応よう対応するする

6

最適化計画の全体監理プロセスの概要①

特許庁情報化推進本部及び特許庁ＰＭＯは、以下のプロセスに従い、個別プロジェクト

（プロジェクト責任者）とも連携しながら、プロジェクトの推進及び全体監理を実施する。

≪各個別プロジェクトについての推進・監理に関するプロセス≫○プロジェクト計画プロセス：個別プロジェクトの設置後、各個別プロジェクトが必要事項をプロジェクト計画書中で明確化し、関

係者間で認識を共有するプロセス。各プロジェクトの目的、体制、詳細スケジュール等も明確化。

○プロジェクト進捗管理プロセス：特許庁ＰＭＯが、個別プロジェクトから進捗状況や工程完了状況について報告を受け、個別プロ

ジェクトだけでなく計画全体としての課題やリスクを早期に発見し、早期解決へと導くプロセス。

○プロジェクト計画変更プロセス：プロジェクト責任者が提案した変更案を本部会合で承認するまでのプロセス。

○プロジェクト完了プロセス：本部及び特許庁ＰＭＯが個別プロジェクトの完了を確認し、最適化計画の着実な進行を把握する

プロセス。

≪全個別プロジェクトを横断的に見渡し、計画全体を推進・監理するプロセス≫○最適化計画リスク管理プロセス：特許庁ＰＭＯが計画全体としてのリスク・課題を早期に発見し、早期解決に導くプロセス。

○技術的整合性検証プロセス：特許庁ＰＭＯが、個別プロジェクトの成果物について、アーキテクチャ標準仕様及び標準・規約類

に従っているかを確認するプロセス。

7

最適化計画の全体監理プロセスの概要②

特許庁ＰＭＯ特許庁ＰＭＯ定期的に推進監理

最適化計画の実施に向けた準備期間である現状においては、複数ある推進・監理プロセスのうち、

以下の２つが特に重要となることから、次頁において更に詳細なプロセスを説明する。

○プロジェクト計画プロセス：○プロジェクト進捗管理プロセス：

準備 プロジェクトＸ

開始 実施 完了

システム稼働

計画プロセス

推進監理プロセス

計画変更プロセス

完了プロセス

推進監理プロセス

進捗管理プロセス

計画変更プロセス

特許庁情報化推進本部特許庁情報化推進本部

必要に応じて計画変更

準備 プロジェクトＢ システム稼働

準備 プロジェクトＡ システム稼働

最適化計画リスク

管理プロセス

技術的整合性検証プロセス

≪≪各個別プロジェクトの推進・監理に関するプロセス≫各個別プロジェクトの推進・監理に関するプロセス≫≪≪横断的に見渡し、計画全体を推進・監理≫横断的に見渡し、計画全体を推進・監理≫

定期的に推進監理

・・

8

プロジェクト計画プロセスについて：概要

個別プロジェクト計画書において、目的、スコープをはじめ、想定成果物、スケジュール、マイルストー

ン、体制、会議体、リスク等を明確化し、関係者間で認識を共有することで、無用のトラブルを未然に

防ぎ、リスクを軽減する。【個別プロジェクト設置後】

プロジェクト計画プロセス

プロジェクト設

置が

承認

されたら、随

時

本部ＷＧ個別プロジェクト

特許庁ＰＭＯ(本部事務局）本部会合

プロジェクト責任者、プロジェクトマネージャの

任命

個別プロジェクト計画書受理

記載確認

記載が十分

計画書を取りまとめ、ＷＧに提示

計画書は承認可能か？

記載・内容が十分

個別プロジェクト計画書の承認

個別プロジェクト計画書作成・提出

本部員会合での承認事項と整合しているか？

整合している

個別プロジェクト設置の承認

特許庁情報化推進本部（仮称）特許庁情報化推進本部

不備があれば差し戻す

・プロジェクト名・プロジェクト責任者名・目的・プロジェクトの範囲・成果物一覧・推進方針・体制・スケジュール・マイルストーン・予算・会議体・リスク管理・プロジェクト計画是正処置基準etc.

不備があれば差し戻す

提出された計画書を検討し、コメントを提出

コメントを元に、必要に応じ計画書を再提出させ、本

部員会合にて報告修正・提出

○個別プロジェクト計画書を作成する中で、・目的・スコープ・成果物・体制・会議体・スケジュールとマイルストーン・リスク等を明確化し、プロジェクト内の関係者の合意を取った上

で特許庁ＰＭＯへ提出。

○特許庁ＰＭＯのプロジェクト管理担当において、承認基準に

照らして、記載内容が十分かどうかレビュー。○不十分と判断される場合、再提出を依頼。○プロジェクト責任者は、不十分な点を修正して再提出。

○特許庁ＰＭＯにおいて記載内容が十分と判断

した計画書は本部会合に報告。

○計画書の内容が不十分であると本部が判

断した場合、差し戻して再作成を指示。

9

プロジェクト進捗管理プロセス

本部ＷＧ個別プロジェクト

特許庁ＰＭＯ（本部事務局）本部会合

プロジェクト進捗報告書の作成・提出

報告書類の記載確認

・進捗状況・現時点での高リスク項目・課題状況・品質管理

記載十分である

不備があれば差し戻す

特許庁ＰＭＯ進捗会議の開催

参加

進捗が順調

改善策の実施

各プロジェクトの進捗報告書を取りまとめ、

全体進捗報告（及び必要に応じ改善策（案））をＷＧに提示

全体進捗報告の承認

進捗について検討

プロジェクト計画の変更を含めた改善策（案）を

作成

○進捗管理や課題管理、リスク管理が適切に行われているか判断○場合に応じて改善指示、技術支援

プロジェクトの進捗の詳細を報告

特許庁情報化推進本部

特別進捗会議の開催

進捗悪化の場合

必要と判断

全体計画進捗報告書及び改善策（案）に対するコ

メントを提出

コメントを元に、全体計画進捗報告書及び改善策（案）を修正し、本部会合にて報告

（ＥＶＭ）進捗管理表

リスク管理表

課題管理表

工程完了報告書

状況に応じ添付

計画変更が必要

参加

計画変更プロセスへ

改善策（案）を元に改善策を検討

改善策の決定

進捗悪化

改善指示

改善策の実施

計画変更プロセスへ 計画変更プロセスへ

必要

計画変更が必要？

不要

プロジェクト進捗管理プロセスについて：概要

プロジェクト内に生じた課題・問題をできるだけ早期に把握するため、プロジェクトの実施中には、個

別プロジェクトから特許庁ＰＭＯへ進捗報告を行う（原則として週１回）

。そして、特許庁ＰＭＯから本

部会合等へ定期的に進捗報告を行う。これらの報告に加えて、各個別プロジェクト毎にＰＭＯ担当者

を明確にし、日常的にコミュニケーションをとりつつ状況把握を行う。

○プロジェクト責任者が各システム毎の進捗状況を取りまとめ、

個別プロジェクトの進捗報告書を作成して特許庁ＰＭＯへ提出。

また、定量的に進捗状況を把握するための指標として、課題管

理表（開発段階においてはＥＶＭ進捗状況表も）も提出。○主要マイルストーンを置いた工程が完了した場合には、工程

完了報告書も作成して特許庁ＰＭＯに報告。

○特許庁ＰＭＯメンバによる進捗会議においてプロジェクトの進捗を把握。○必要に応じ、プロジェクト責任者も出席する進捗会議を開催し、現場の

詳細な状況の確認を行う。状況に応じ、改善策を検討して指示を発出。○プロジェクト責任者は、指示に従い改善策を遂行。

○特許庁ＰＭＯのプロジェクト管理担当が進捗状況を取りまとめ、全

体計画進捗報告書※として本部会合へ報告。

※全体進捗報告書は、主要プロジェクトの進捗状況（概要、ＥＶＭ）と、プロジェク

ト間の相互関係に基づく全体計画への影響の有無等をまとめたもの。

○進捗が芳しくない等の場合、本部からＰＭＯの

プロジェクト管理担当やプロジェクト責任者に改

善策の検討指示。

危機的状況にあり、

早急に経営判断を要

する場合、臨時本部

会合を開催することも

ある。

１．個別プロジェクトから特許庁ＰＭＯへの進捗報告（原則週１回）

２．

特許庁ＰＭＯから特許庁ＣＩＯへの進捗報告（原則週１回）

３．特許庁ＰＭＯから特許庁長官及び本部員への進捗報告（原則月１回）

４．特許庁ＰＭＯから庁職員への進捗報告（原則３ヶ月に１回）

10

プロジェクト進捗管理プロセスについて：進捗状況の庁内共有①

情報化推進本部及び特許庁ＰＭＯが中核となって、長官、特許技監をはじめとする庁の経営層に

至るまで、プロジェクト全体の進捗状況を共有することにより、全庁一丸となって最適化計画を実現す

ることが重要である。このため、次のような進捗報告プロセスを定め、特許庁全体として、進捗状況の把握と共有を図る

こととする。

１．個別プロジェクトから特許庁ＰＭＯへの進捗報告（原則週１回）

（１）目的

個別プロジェクトにおける自己管理を促すとともに、特許庁ＰＭＯが週

次で進捗状況を把握できるようにすることで、進捗悪化の兆候（リスク）を

できるだけ早期に把握し、見える化する。

（２）報告頻度、方法

個別プロジェクト責任者は、原則週に１回、特許庁ＰＭＯに対して進捗

状況を報告する（報告事項は次ページ参照）。特許庁ＰＭＯのプロジェク

ト管理担当は、毎週報告内容をチェックし、必要に応じて個別にヒアリン

グを行って、それぞれの進捗状況を把握する。

（参考）個別プロジェクトから特許庁ＰＭＯへ報告する事項

11

＜企画段階＞ ＜開発段階＞

●進捗率（進捗状況表）

●三段階評価、定性的状況

●高リスク項目

●課題状況（課題管理表）

●所感

●進捗率（ＥＶＭ表、ガントチャート）

・三段階評価、定性的状況

・高リスク項目

●課題状況（課題管理表）

・事業者への要請事項、対応状況

・品質状況

・所感

（●は週１回必須

・は月１回必須）※マイルストーンを設定した工程の完了時には、工程完了報告書を提出（・成果物評価、・計画との差異、・申し送り事項、・責任者のコメント）

プロジェクト進捗管理プロセスについて：進捗状況の庁内共有②

12

２．特許庁ＣＩＯへの進捗報告（原則週１回）

（１）目的

特許庁ＰＭＯが個別プロジェクトの進捗状況を客観的立場から分析・評

価し、週次で報告することで、特許庁ＣＩＯが現場の生の状況を常に把握

できるようにし、特許庁ＣＩＯの指導の下で迅速な対策を講じる。

（２）報告頻度、方法

特許庁ＰＭＯは、毎週、個別プロジェクトの進捗状況の評価を行ってコメントを付した上で、特許庁ＣＩＯへ全体的な進捗状況を報告する。

必要に応じて特許庁ＰＭＯ同席のもと、個別プロジェクト責任者がより詳細な状況を特許庁ＣＩＯに直接報告する。

プロジェクト進捗管理プロセスについて：進捗状況の庁内共有③

13

３．特許庁長官（本部長）及び本部員への進捗報告（原則月１回）

（１）目的

特許庁長官（本部長）及び本部員に対して、月次で個別プロジェクトの

進捗状況を報告することにより、早い段階で個別プロジェクトの進捗悪化

を把握するとともに対処を可能とする。

（２）報告頻度、方法

特許庁ＰＭＯは、毎月、全体的なプロジェクト進捗状況の報告を行う。

個別プロジェクトの進捗が悪化し、特許庁の経営判断レベルでの意思決定が必要な場合には、改善策（案）を審議し、意思決定を行う。

４．庁議への進捗報告（原則３ヶ月に１回）

（１）目的

全体的なプロジェクト進捗状況や本部の経営判断について特許庁全体

で情報共有を行うことで、全庁一丸となって最適化計画を遂行していく。

（２）報告頻度、方法

特許庁ＰＭＯ（本部事務局）は、３ヶ月に一回、庁議において、全体的な

プロジェクト進捗状況や本部の決定事項等を報告する。

プロジェクト進捗管理プロセスについて：進捗状況の庁内共有④

14

最適化計画の実施により得られる成果のうち、特に重要性の高い成果が得られる時点にマイルストーンを設

定し、これらのマイルストーンにおいて予定の成果が得られているか否かにより進捗状況を確認する。

進捗に遅れが見られる場合には、ＰＭＯにおいて次のような対策を講じる。

・個別プロジェクトの状況に応じて、状況改善や課題解決に向けたアドバイスを実施。

・マスタースケジュールへの影響を分析し、計画変更も含めた解決策を検討。

・状況改善のための対処案を作成し本部会合に報告。本部会合は、本対処案をもとに改善指示を行う。

進捗管理は、個別プロジェクトそれぞれが責任を持って行う。同時にＰＭＯも、個別プロジェクトが計画通りに

進んでいるかをきめ細かくチェックすることにより、個別プロジェクトの遅れを未然に防止する仕組みを構築。

マイルストーンによる進捗確認

各プロジェクトの進捗管理

進捗に遅れが生じた場合

2 ＪＰＯシステム要件整理原課情シス

3業務共通要件整理前提条件修正

ＳＩ

4 再見積 ＡＰ

5 執行計画取りまとめ 情シス

6 契約起案 情シス

7 システム開発 情シス

9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2

1 システム要件整理表作成 2012.11.16 ▲

2 前提条件（修正版）作成 2012.12.14 　　▲

3 再見積書作成 2013.01.10 　▲

4 執行計画作成 2013.02.28 ▲

5 契約起案作成 2013.03.22 ▲

6 契約締結 2013.04.01 ▲

26年度25年度24年度項番 主要マイルストーン 実施予定

各原課のシステム要件整理

システム要件確認、前提条件修正

再見積

執行計画

起案

H25FY開発

業務運用整理

システム課題（質問・回答）

要件取込については要検討

H26FY開発

マイルストーンでの進捗状況確認

プロジェクト進捗管理プロセスについて：進捗管理方法①

15

●プロジェクトを適切に管理することにより、リスクや課題を早期発見し、迅速に問題解決に当たる

ことが可能。●プロジェクトの管理に当たっては、①個別プロジェクト内での管理、及び、②プロジェクト全体の

管理という観点が必要。●さらに、企画段階、設計・開発段階、テスト段階といったプロジェクトの段階に応じた管理手法の

検討も必要。したがって、プロジェクト管理手法の検討は、以下の６つに分類して行う。なお、管理の主体は、個別のプロジェクト管理については個別プロジェクト、プロジェクト全体の

管理については特許庁ＰＭＯとなる。

個別プロジェクトを管理

（実施主体：個別プロジェクト）

プロジェクト全体を管理

（実施主体：特許庁ＰＭＯ）

企画段階 管理手法①

タスクの進捗管理表、課題管理表によ

る管理

管理手法②

タスクの達成度合いや課題数の推移に

よる管理

設計・開発

段階

設計・開発 管理手法③

ＥＶＭ、ガントチャート、課題管理表に

よる管理

管理手法④

ＥＶＭの推移、ガントチャート、課題数の

推移による管理

結合テスト （+テスト項目数やバグ数の推移による管理） （+テスト項目数やバグ数の推移による管理）

総合テスト 管理手法⑤

ＥＶＭ、ガントチャート、課題管理表、テ

スト実施実績表、障害（バグ）管理表に

よる管理

管理手法⑥

ＥＶＭの推移、ガントチャート、テスト項目

数、課題数、バグ数の推移による管理

プロジェクト進捗管理プロセスについて：進捗管理方法②

16

２．業務可視化資料のメンテナンスについて

業務可視化資料のメンテナンス責任について（案）

17

修正責任（業務原課または各プロジェクト）

・業務内容の検討・修正・影響範囲の調査

Ａ課 Ｂ課 Ｃ課

修正版の受入・追加登録

修正のための最新版の払い出し

可視化資料（修正中）

資料修正

可視化資料原本管理環境（改版履歴含む）

原本管理/検証

・業務－アクタ対応表・システム領域可視化資料とのトレーサビリティ表・書類一覧

- 書類名と書類分類の対応マトリックス- 書類名と項目名の対応マトリックス- 書類と根拠法令・内規・運用ルールの対応マトリックス

・業務用語定義一覧

業務説明書

概要業務フロー図

デシジョンテーブル

原本管理責任（統合運営基盤企画室）

・版管理、構成管理・整合性検証・払い出し管理

業務可視化資料の修正契機

・

システム開発による業務変更・

法改正等による業務や書類の変更・

業務見直しによる業務改廃または追加・

組織再編による業務移管

等

①システム利用業務だけでなく、人手による業務に変更が生じた際も、漏れなく修正が必要。定期的な修正を依頼（総務課）

②システム開発を伴うプロジェクト発足にあたっては、ＰＭＯが業務可視化資料の修正可否を判断、適時、情報を提供（ＰＭＯ）

連絡・調整（必要に応じて総務課またはＰＭＯが支援）

（ＰＭＯ）

修正推進責任

・業務可視化資料修正の働きかけ

（総務課）

定期的な依頼

情報提供

報 告①

②

可視化資料のメンテナンスにおいては、各業務原課または各プロジェクトが責任を持って修正する体制とする。また、可視化資料の位

置づけや意義、成果物のメンテナンス体制等については、文書で明示することにより全職員における認識共有を図る予定。

業務可視化資料のメンテナンスイメージ

18

原本管理環境

Aプロジェクト

AsIs版

2015年度運用開始版

2013年度 2014年度 2015年度

要件定義工程 開発工程 運用段階

△2015年度運用開始Bプロジェクト

払い出し

統 合

△予算要求向け見積

（必要に応じ）

適宜修正

修正

修正

可視化資料（修正中）

AsIs版

版管理

メンテナンス手順書を整備し関係者間で共有の上、実施

2016年度運用開始版