Centrale Aanpak van AGION-dossiers… 8 oktober 2009

Centrale Aanpak van AGION-dossiers…

8 oktober 2009

2

De Leielandscholen

• 5 secundaire scholen

Lyceum Onze-Lieve-Vrouw van Vlaanderen: ASO Sint-Niklaasinstituut: TSO-BSO Sint-Niklaasinstituut Gemeente Zwevegem: 1ste en 2de

graad ASO-TSO-BSO Sint-Theresia-Instituut: TSO-BSO Stella-Marisinstituut: TSO-BSO

• Aantal leerlingen 3750• Aantal personeelsleden 585

8 okt. 2009 Administratieve directeurs DPB Brugge

Administratieve directeurs DPB Brugge 3

Raad van Bestuur

• Centralisatie enkel mogelijk dankzij

sturingén ondersteuning

door de leden van de Raad van Bestuur

8 okt. 2009

4

Raad van Bestuur

• 17 raadsleden

• Verschillende werkgroepen samen met directies

• Volgens de competenties van de leden

• Een beperkt aantal leden per werkgroep

• Terugkoppeling vanuit de werkgroep naar de Raad van Bestuur


5

Raad van Bestuur

• Werkgroepen betrokken bij bouwdossiers

Bouwcomité3 raadsleden + CADI

Werkgroep Masterplan: alle raadsleden + 1 directie per school + CADI + ALDI

Financieel comité: 4 raadsleden + financieel directeur


6

Raad van Bestuur

• Bouwcomité

3 leden van de Raad van Bestuur Centraal Administratief Directeur - CADI

volgen alle AGION-dossiers op voor de 5 scholen overleggen met de lokale directie over de inhoud brengen in elke Raad van Bestuur verslag uit van de

stand van zaken


7

Masterplan

Masterplan = basisdocument voor uitvoering van infrastructuurwerken

• Oplijsten Lokale directies geven noden aan infrastructuurwerken door aan

CADI In volgorde van prioriteiten met raming van kostprijs

CADI lijst op

• Timing Voorstel door lokale directies Cadi past masterplan aan


8

Masterplan

Masterplan = basisdocument voor uitvoering van infrastructuurwerken

• Bespreking met de werkgroep masterplan Bespreking van prioriteiten van infrastructuurwerken

• Bespreking met het bouwcomité Beoordelen van de voorgestelde infrastructuurwerken In overleg met lokale directie

• Bespreking met het financieel comité Bespreking van financiële haalbaarheid in financieel comité


9

Wijziging Masterplan

Nieuwe noden• Motivering van vraag door lokale directie

• Kostenraming door lokale directie ondersteund door CADI

• Bij het indienen van de begroting

• Bespreking met het bouwcomité Beoordelen van de voorgestelde infrastructuurwerken In overleg met lokale directie

• Bespreking met het financieel comité Bespreking van financiële haalbaarheid in financieel comité


10

Aanstelling van Architecten, Studiebureau en Veiligheidscoördinator

CADI

• Ontwerp van offertevraag

• Offertevraag voorleggen aan leden bouwcomité

• Offertes ontvangen en analyseren

• Overzicht bespreken met leden bouwcomité

• Aanstelling door bouwcomité

• Contracten opstellen en laten ondertekenen


11

Aanvraag AGION

• Bespreking van het concrete project met Leden bouwcomité CADI TAC en/of lokale directie Preventieadviseur Architect (afhankelijk van complexiteit van dossier) Studiebureau


12

Aanvraag AGION

CADI

• Aanvraagdossier opmaken

• Communicatie naar DIKO en/of AGION

• Bestek opgesteld door: Architect TAC CADI

• Offertevraag bij onderhandelingsprocedure

• Opvolgen openbare aanbesteding


13

Aanvraag AGION

• Analyse van offertes bij onderhandelingsprocedure

o TACo CADI

bij openbare aanbesteding o door architect

• CADI bespreekt analyse van offertes met bouwcomité

• CADI zorgt voor communicatie met DIKO en/of AGION

• CADI controleert of de aannemers in orde zijn met RSZ en inkomstenbelasting op de website: https://www.socialsecurity.be/site_nl/Applics/30bis/index.htm

• Gunning door leden van bouwcomité


https://www.socialsecurity.be/site_nl/Applics/30bis/index.htm

https://www.socialsecurity.be/site_nl/Applics/30bis/index.htm

14

Opvolging werken

CADI• Elke werfvergadering volgen steeds in communicatie

ofwel samen met lokale directie of TAC en PA ofwel alleen maar dan met een samenvattende communicatie

naar de lokale directie of TAC• De leden van het bouwcomité op de hoogte houden van

het verloop van de werken noodzakelijke meerkosten

• Overleg met de leden van het bouwcomité bij keuzemogelijkheden in de uitvoering gewenste meerwerken

• Maandelijks rapporteren van stand van zaken aan de Raad van Bestuur


15

Facturen en subsidie

CADI• Na controle van vorderingsstaat door architect

• Controle van de aannemers met het oog op de inhoudingplicht voor RSZ en inkomstenbelasting

• Kopie van facturen naar centrale boekhouding

• Communicatie met DIKO en AGION

• Kopie van brief van AGION met mededelen van subsidie bezorgen aan centrale boekhouding


16

Oplevering

CADI

• Opleveren van het werk samen met lokale directie en een lid van bouwcomité

• Opvolgen van de opmerkingen van de voorlopige oplevering

• Vrijgeven borg


17

Voordelen centrale werking

- 1 contactpersoon voor alle grote dossiers

- 1 contactpersoon voor de leden van het bouwcomité

- ervaring stijgt naargelang je meerdere dossiers moet opvolgen

- 1 offerte-adres en 1 facturatieadres

- 1 contactpersoon ivm. bouwdossiers voor de centrale boekhouding, dus overzichtelijker


18


- Verlichten taakbelasting van lokale directie centraliseren administratieve beslommeringen vervangen lokale directie op werfvergaderingen

waar mogelijk centraliseren communicatiestroom en

correspondentie centraliseren van de communicatie met

aannemers = tijdswinst voor lokale directie


19


- 1 contactpersoon voor de architecten- voor meerdere werken- verhoogt de betrokkenheid

- 1 contactpersoon voor de aannemers- versterkt de motivatie- vergemakkelijkt de administratieve opvolging


20

Voordelen bouwcomité

- Gedeelde verantwoordelijkheid Ondersteuning door ervaren mensen uit de

Raad van Bestuur Maandelijks overleg met bouwcomité Ad hoc ondersteuning bij dringende vragen Rechtstreekse communicatie tussen leden

van bouwcomité en Financieel comité en Raad van Bestuur.


Zijn er nog vragen???

vzw Leielandscholen

Beverlaai 75

8500 Kortrijk

056 24 97 72

[email protected]

mailto:[email protected]

Documents

Centrale Aanpak van AGION-dossiers… 8 oktober 2009