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001File 員工個人資料登記表 ......................................2
002File 員工資料統計表 .............................................6
003File 員工工作證 ....................................................9
004File 各部門員工資料統計表 .................................13
005File 員工資料查詢卡 ...........................................16
006File 員工通訊錄 ..................................................19
007File 幹部一覽表 ..................................................19
008File 臨時人員雇用資料表 ....................................20
009File 員工年資統計表 ...........................................20
010File 公司人數統計表 ...........................................21
員工資料歸檔管理是檔案管理中的一部分，可以為人力資源部門甚至業務部門在出現緊急事件
時有詳實的資訊可供參考資料，而且還可以透過對每一組資料的分析，獲得更加豐富的人力發展相
關資料和結論，對企業招聘、培訓、晉昇、薪酬福利制度的制定等，提供真實可靠的依據。
員工資料一般應該包括員工的基本資料，如姓名、性別、出生年月、籍貫、身份證字號、婚姻
及家庭狀況、血型、學歷、職務、個人經歷、獎懲狀況、興趣愛好等，還應包括員工的聯繫方式，
如地址、手機號碼、email等。除此之外，還應包括個人及家庭生活等其他主要狀況，以及緊急通訊
聯絡方式，個人教育背景和受訓狀況等等。
員工資料歸檔管理01Chapter
常見員工資料歸檔管理表格製作2
❈效果圖❈ ❈關鍵技巧❈
文件製作過程
步驟1：啟動Excel 2010程式新增活頁簿
1 在桌面上按兩下 Excel 2010快捷方式圖示。
2 即可啟動 Excel 2010程式並自動新增一個新的
空白活頁簿。
步驟2：輸入文字並合併指定儲存格
1 輸入員工個人資料登記表的相關文字。
2 選取 A1:H1儲存格範圍，按一下「跨欄置中」右
側倒三角按鈕。
3 按一下「跨欄置中」選項。
1. 新增活頁簿2. 輸入文字3. 插入列4. 透過對話框合併儲存格5. 利用「字型」頁籤命令設定字體格式
6. 快速為表格新增框線
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員工個人資料包括員工的姓名、性別、出生年月、籍貫、身份證字號、婚姻及家庭狀況、血型、學歷、職務、個人經歷、獎懲狀況、興趣愛好以及員工的聯繫方式等。
001File員工個人資料登記表
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Chapter 01 員工資料歸檔管理 3
文件製作過程
步驟3：合併其他儲存格
此時選取的儲存格範圍合
併為一個儲存格，然後合
併 B2:D2，F2:H2，G3:H6，B7:H7和B8:H8儲存格範圍。
步驟4：插入列
1 選取要插入列位置所在列並按滑鼠右鍵點選。
2 按一下「插入」命令。3 即可在選取列之前插入空列，再用相同方法插入兩
列。
步驟5：設定字體與字型大小
1 選取 A1:H1儲存格範圍。2 在「字型」下拉清單中選擇「標楷體」選項。
3 在「字型大小」下拉清單中選擇「20」選項。
步驟6：更改文字的字體色彩並為文字新增底線
1 按一下「字體色彩」右側倒三角按鈕。
2 選擇「藍色」。3 按一下「底線」右側倒三角按鈕。
4 按一下「雙底線」選項。
員工個人資料包括員工的姓名、性別、出生年月、籍貫、身份證字號、婚姻及家庭狀況、血型、學歷、職務、個人經歷、獎懲狀況、興趣愛好以及員工的聯繫方式等。
001File員工個人資料登記表
合併儲存格後效果
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Chapter 02 人事動態管理 39
公司為什麼需要增加人員？需要增加多少人？這些問題都需要人事部門做出清楚的說明。不能說增加就增加。它主要就人員增加情況做出詳細的說明。
016File 人員增加說明表
❈效果圖❈ ❈關鍵技巧❈
1. 透過選單內「方向」按鈕來變更文字方向
2. 自動調整列高3. 設定對齊方式
當企業需要任命某人擔任某項職務或免去某人所任某項職務時，需要發布一份任免通知，讓員工瞭解任免情況。
017File 員工任免通知書
❈效果圖❈ ❈關鍵技巧❈
1. 拖曳列標手動調整列高2. 手動換列，在同一個儲存格中輸入多段文字
3. 透過「Excel選項」對話框隱藏格線
常見人事動態管理表格製作40
員工離開公司時，要在離職前進行相關事項的結算。員工離職處理是否得當，某種程度上決定了企業運轉狀態，因為不當的處理會影響公司工作進度情況。
018File 員工離職結算表
❈效果圖❈ ❈關鍵技巧❈
1. 插入方框2. 利用【Shift】鍵手動輸入底線
3. 文字自動換列
職務調動申請表是職員向單位請求調動工作的書面要求文書，它有助於工作調動的順利進行，能讓主管充分瞭解你的工作能力。
019File 職務調動申請表
❈效果圖❈ ❈關鍵技巧❈
1. 在選單裡設定對齊方式2. 繪製線條並更改線條色彩3. 設定框線色彩為灰色
儲備人員是指公司培養或是預聘的補充人員，主要針對人員突然離職或是人員調動等狀況，以確保工作進度順暢。儲備人員明細表則是記錄後備人員的詳細情況。
020File 儲備人員明細表
❈效果圖❈ ❈關鍵技巧❈
1. 手動繪製框線2. 清除多餘框線3. 設定文字靠右對齊
Chapter 03 員工招聘與甄選 47
招聘流程是企業招聘人員的完整過程，即從職缺發布開始到人員錄用為止的整個過程，一般包括發布職缺、篩選簡歷、通知初試、面試和筆試、人員甄選、複試和錄用幾個階段。
022File招聘流程圖
❈效果圖❈ ❈關鍵技巧❈
1. 繪製圓形和箭頭2. 設定圓形的框線及填滿 效果
3. 手動排列圖案4. 手動旋轉圖形
文件製作過程
步驟1：繪製圓形
1 啟動 Excel 2010，切換至「插入」頁籤下，按一下
「圖案」按鈕。
2 按一下「橢圓」圖示。3 按住【Shift】鍵，在工作表的適當位置，按一下滑
鼠左鍵，進行繪製。
1
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常見員工招聘與甄選表格製作48
文件製作過程
步驟2：在圖形上新增文字
1 按滑鼠右鍵點選繪製的圓形。
2 按一下「編輯文字」選項。3 啟動圖形上的文字方塊，輸入需要的文字即可。
步驟3：套用圖案樣式設定圖形格式
1 切換至「繪圖工具 -格式」頁籤下，按一下「圖案樣
式」的快捷鈕，從展開的
樣式清單中選擇需要的樣
式即可。
2 選取圖形。3 在「字型」頁籤中設定「字型」為「新細明體」、
「 加 粗 」、「12 級 」、「 黑色」。
步驟4：複製圖案
1 選取繪製的圓形圖案，按住【Ctrl】鍵拖曳，即可用半透明圖案標示複製得
到的新圖形位置。
2 用相同的方法，複製得到共 7個圓形圖案，並將文字更改為對應的流程。
複製圖案
選取圖案，按下【Ctrl+C】鍵即可將其複製到剪貼簿中，再按下【Ctrl+V】鍵貼上，然後拖曳調整圖案位置也可得到步驟4中的圖形。
操作技巧
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常見員工業績管理表格製作152
企業一般會以季度為基準對員工工作情況進行考核，它以員工本季度的業績作為考核的依據，劃分等級分別進行獎勵。
074File員工季度業績排名表
❈效果圖❈ ❈關鍵技巧❈
1. 另存為活頁簿2. 套用RANK函數3. 使用「向下填滿」功能複製公式
4. 套用CHOOSE函數
文件製作過程
步驟1：複製工作表
開啟第 8章 \原始文件 \員工季度業績評定 .xlsx。1 按滑鼠右鍵點選「員工月度業績表」工作表標籤。
2 按一下「移動或複製」命令。
3 選擇新活頁簿並勾選「建立複本」核取方塊。
4 按一下「確定」按鈕。
步驟2：另存為活頁簿
1 此時將選定工作表複製到新活頁簿中，按一下「檔
案」按鈕。
２ 按一下「另存新檔」按鈕。３ 彈出「另存新檔」對話框，選擇儲存位置。
４ 輸入檔案名稱，按一下「確定」按鈕即可儲存新活
頁簿。
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Chapter 08 員工業績管理 153
企業一般會以季度為基準對員工工作情況進行考核，它以員工本季度的業績作為考核的依據，劃分等級分別進行獎勵。
074File員工季度業績排名表
❈效果圖❈ ❈關鍵技巧❈
1. 另存為活頁簿2. 套用RANK函數3. 使用「向下填滿」功能複製公式
4. 套用CHOOSE函數
文件製作過程
步驟1：複製工作表
開啟第 8章 \原始文件 \員工季度業績評定 .xlsx。1 按滑鼠右鍵點選「員工月度業績表」工作表標籤。
2 按一下「移動或複製」命令。
3 選擇新活頁簿並勾選「建立複本」核取方塊。
4 按一下「確定」按鈕。
步驟2：另存為活頁簿
1 此時將選定工作表複製到新活頁簿中，按一下「檔
案」按鈕。
２ 按一下「另存新檔」按鈕。３ 彈出「另存新檔」對話框，選擇儲存位置。
４ 輸入檔案名稱，按一下「確定」按鈕即可儲存新活
頁簿。
文件製作過程
步驟3：利用函數記憶功能選擇輸入函數
1 在現有表格右側新增「名次」和「等級」欄位，選
取 G3儲存格。２ 在其中輸入「=rank」，將自動顯示下拉清單要求選
擇函數。
３ 按 一 下「RANK.EQ」 選項，即可將該函數輸入到
儲存格中。
步驟4：完成公式
繼續輸入函數引數，在輸入過
程中可以按下【F4】鍵更改儲存格參照方式。
步驟5：顯示計算結果
公 式 輸 入 完 成 後， 按 下
【Enter】鍵，即可在 G3儲存格中，顯示 F3儲存格中資料在 F欄資料組中的名次。
步驟6：利用自動填滿功能複製公式
1 將滑鼠游標置於 G3儲存格右下角，待游標呈 字
狀，按住滑鼠左鍵向下拖
曳。
２ 拖曳至適當位置後放開滑鼠即在儲存格中顯示計算
結果。
３ 按一下「自動填滿選項」按鈕，按一下「填滿但不
填入格式」選項。
輸入
計算結果
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Chapter 10 員工薪資管理 193
薪資條是員工所在單位發給員工本人的薪資詳細憑條，但並不是所有單位都給員工薪資條，有的單位會將薪資的各項明細表發給員工，但是有的單位是沒有的。
095File員工薪資憑條
❈效果圖❈ ❈關鍵技巧❈
1. 套用MOD函數2. 套用ROW函數3. 向下自動填滿資料4. 向右自動填滿資料
文件製作過程
步驟1：計算應發工資和實發工資
開 啟 第 10 章 \ 原 始 文 件 \員工薪資明細表 .xlsx，將Sheet1工作表複製新活頁簿中。
1 新增「應發薪資」和「實發薪資」欄位。
2 在 K4儲存格中輸入公式計算應發薪資額。
3 在 L4儲存格中輸入公式計算實發薪資，注意應發
薪資在 5000以上需要繳納 15%的個人所得稅。
步驟2：使用巢狀函數參照資料
1 新增 Sheet2工作表。2 在 A1 中輸入公式「=IF
(MOD(ROW(),2)=0,INDEX (Sheet1!$A:$L,INT(((ROW() +1)/2))+3,COLUMN()), Sheet1!A$3)」，按下【Enter】鍵。
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常見員工薪資管理表格製作194
文件製作過程
步驟3：向右填滿複製公式
1 選取 A1:L1儲存格範圍。2 按一下「填滿」按鈕。3 按一下「向右填滿」選項。
步驟4：向下填滿複製公式
1 因為員工薪資明細表有31列，因此在此需選取A1:L62儲存格範圍。
2 按一下「填滿」按鈕。3 按一下「向下填滿」選項。
步驟5：顯示複製公式參照結果
此時，選取儲存格中複製公式
參照了隔列標題及員工薪資明
細資料。
計算結果
步驟6：調整儲存格列高
採用公式填滿法製作薪資條不
能自動插入空列，給列印後的
裁切帶來一定的麻煩，所以在
製作時建議調高儲存格的列高
與欄寬來解決這個問題。調整列高
季度獎金是與員工一個季度的業績密切相關的，符合以工論酬的基本規則，能客觀評價員工的工作成果，是企業根據員工工作品質等級給予的薪資補助。
096File 員工季度獎金
❈效果圖❈ ❈關鍵技巧❈
1. 設定貨幣格式2. 套用 IF函數3. 套用CHOOSE函數
現在企業為了方便員工薪資的發放，大多數採取透過銀行轉帳來執行。這就需要員工
上交統一銀行的帳號，然後從薪資表中提取出實發薪資額，進行轉帳發放。
097File 員工銀行帳戶轉帳表
❈效果圖❈ ❈關鍵技巧❈
1. 利用簡單公式計算應發與實發薪資
2. 套用 IF函數3. 透過VLOOKUP函數參照 資料
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常見辦公用品管理表格製作272
辦公用品庫存統計表是用來統計辦公用品的出庫、入庫和庫存情況的，它可以使管理人員掌握辦公用品的庫存情況，以便及時補充庫存，避免影響工作。
138File 辦公用品庫存統計表
❈效果圖❈ ❈關鍵技巧❈
1. 自動填滿資料2. 使用公式計算資料3. 自動填滿公式
為了更直觀的瞭解辦公用品費用的花費比例，使用者可以將購買各項辦公用品的費用製作成一個圓形圖。
139File 年度採購辦公用品費用花費比較圖
❈效果圖❈ ❈關鍵技巧❈
1. 插入圖表2. 變更圖表版面配置3. 設定圖表樣式4. 設定圖表標籤5. 新增並設定圖表標題
當企業掌握了當年度辦公用品的採購費用資料時，可以此為依據，採用移動平均法計算明年度每個月的辦公用品費用預算金額。
140File 明年度辦公用品費用預算表
❈效果圖❈ ❈關鍵技巧❈
1. 移動平均法使用2. 隱藏目前公式與範圍中的其他不一致的公式錯誤提
示圖示
3. 套用AVERAGE函數
