Các DN đã thực hiện nộp tờ khai khai thuế qua mạng (và sẽ đăng ký, thực hiện nộp thuế điện tử) cần chú ý các vấn đề sau:

1-Vấn đề thư điện tử

Địa chỉ thư điện tử giúp cho DN kiểm soát thông tin từ web của Tổng cục thuế trả về khi thực hiện một nghiệp vụ nào đó cũng như các thông tin do Chi cục thuế Diên Khánh gởi đến cho các DN. Khi DN thực hiện khai thuế qua mạng hay nộp thuế điện tử, thông tin (các thông báo, các lỗi,…..) từ trang web của Tổng cục thuế, từ Ngân hàng thương mại luôn được trả về địa chỉ email mà DN đã đăng ký trên hệ thống.

Qua kiểm tra, hiện nay có rất nhiều DN sử dụng địa chỉ email do tổ chức cấp chứng thư số đăng ký giúp cho DN, do DN chưa có địa chỉ email, điều này sẽ đlàm cho nhiều thông tin từ web của Tổng cục thuế trả về DN sẽ không nhận được, không thực hiện sửa lỗi do các DN khác (cùng sử dụng chung địa chỉ email với DN của các anh (chị)) đã vào xem và xóa các email không liên quan đến DN họ.

Đặc biệt, khi các anh (chị) thực hiện nộp thuế điện tử, các anh chị rất khó kiểm soát xem giấy nộp tiền của mình được nộp thành công hay chưa.

Điều này dể dẫn đến việc cơ quan thuế sẽ xử lý hành chính DN của các anh (chị) về hành vi chậm cung cấp thông tin, chậm nộp hộ sơ bổ sung,… khi hệ thống báo lỗi mà các anh chị không nhận được email để khắc phục.

Quan trọng hơn, khi DN thực hiện thay đổi thông tin đăng nhập, nhất là thay đổi mật khẩu, các thông tin về DN không còn được bảo mật, khi mật khẩu đăng nhập bị lợi dụng, hậu quả mà DN gánh chịu không thể lường trước được.

Vì vậy các DN đang dùng địa chỉ email với tên đăng nhập (nickname) sau đây: vnptkkt2014@gmail.com; kha.viettel@gmail.com; thanhdung2008@gmail.com;

vnpt-ca@vnptkhanhhoa.vn; kekhaimang@gmail.com; matkhaukhach2014@gmail.com;

là địa chỉ email do tổ chức cấp chứng thư số cung cấp cho DN, các DN cần phải đăng ký mới.

Cách kiểm tra địa chỉ email của DN đang sử dụng như sau:

Sau khi đăng nhập, các anh (chị) vào menu Tài khoản click vào nút “Thay đổi thông tin” và xem tại ô “Thư điện tử” sẽ biết DN mình có địa chỉ email là một trong các địa chỉ email đã liệt kê ở trên không.

Nếu địa chỉ email mà DN đang sử dụng thuộc một trong các địa chỉ trên, đề nghị DN, các anh (chị) làm kế toán cho DN đăng ký ngay địa chỉ email riêng để sử dụng.

Sau khi đăng ký mới, các anh (chị) phải cập nhật ngay thông tin này trên phần mềm HTKK của DN đang sử dụng để Chi cục thuế liên hệ với DN theo địa chỉ email này. Đối với các DN chưa cập nhật thông tin địa chỉ email trên phần mềm HTKK phải thực hiện cập nhật đầy đủ thông tin này (đây là qui định bắt buộc)

Trường hợp các DN hoặc các anh (chị) làm kế toán cho DN không đăng ký được địa chỉ email riêng cho DN mình, vui lòng liên hệ với Chi cục thuế Diên Khánh, số điện thoại 058 3773 977 (trong giờ hành chính gặp anh Ngô Văn Tàu), hoặc số 0935 262 567 để được hỗ trợ.

2-Vấn đề quản lý mật khẩu:

a)Đổi mật khẩu: Vấn đề mật khẩu liên quan mật thiết với việc bảo mật thông tin của DN, tránh bị DN khác lợi dụng, do đó định kỳ 6 tháng 1 lần, DN nên thực hiện đổi mật khẩu, khi DN bị quên mật khẩu đăng nhập thì cũng sử dụng chức năng đổi mật khẩu để có mật khẩu sử dụng dịch vụ khai, nộp thuế qua mạng mà không phải liên hệ với cơ quan thuế hoặc nhà cung cấp dịch vụ chứng thư số.

Cách đơn giản và dể thực hiện nhất như sau:

Tại màn hình đăng nhập, sau khi nhập MST của DN, các anh (chị) click vào nút “lấy lại mật khẩu”

Màn hình thay đổi mật khẩu xuất hiện, các anh (chị) cắm chứng thư số vào và tiến hành nhập mật khẩu mới vào ô “Mật khẩu mới” và “ Nhập lại mật khẩu”, sau đó click vào nút “Cập nhật” (hình dưới)

b)Sử dụng mật khẩu thống nhất:

Về nguyên tắc, khi các DN thực hiện đăng ký nộp thuế điện tử (nộp thuế qua mạng); các Ngân hàng thương mại và cổng thông tin điện tử ngành Thuế (trang web của Tổng cục thuế) sẽ cấp cho các DN một mật khẩu để nộp thuế điện tử riêng. Như vậy các DN sẽ có 2 mật khẩu: 1 mật khẩu dùng để nộp tờ khai thuế và 1 mật khẩu dùng để nộp thuế điện tử. Đôi khi việc quản lý cùng lúc 2 mật khẩu sẽ dẫn đến nhầm lẫn do đó DN sẽ không đăng nhập được để thực nhiện các dịch vụ trên trang web của Tổng cục thuế.

Vì vậy cơ quan thuế không qui định bắt buộc nhưng khuyến cáo các DN nên sử dụng chung 1 mật khẩu đăng nhập.

Việc thực hiện thay đổi mật khẩu đăng nhập ở phần nộp thuế điện tử tương tự như thay đổi mật khẩu đăng nhập kê khai thuế.

Nếu các anh (chị) gặp khó khăn trong quá trình sử dụng dịch vụ khai, nộp thuế điện tử, vui lòng liên hệ với Chi cục thuế Diên Khánh, số điện thoại 058 3773 977 (trong giờ hành chính gặp anh Ngô Văn Tàu), hoặc số 0935 262 567 để được hỗ trợ.

3-Cơ quan thuế yêu cầu các DN cập nhật số điện thoại di động của chủ DN hoặc kế toán để cơ quan thuế thông báo thông tin mới nhất liên quan đến việc khai, nộp thuế qua mạng hoặc các thay đổi về chính sách thuế qua tin nhắn SMS.