Hướng dẫn sử dụng hộp thư điện tử

SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỂN THÔNG TỈNH LÂM ĐỒNGTRUNG TÂM QUẢN LÝ CỔNG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ

–––––––––––––––––––––––––

TÀI LIỆUHƯỚNG DẪN SỬ DỤNGHƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤTHƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤTỈNH LÂM ĐỒNG

http://mail.lamdong.gov.vn

Tháng 8 năm 2011

MỤC LỤC

PHẦN I - MỞ ĐẦU.................................................................................................1

1. Giới thiệu.....................................................................................................................1

2. Các thông số cơ bản của hệ thống:....................................................................1

3. Một số qui định về khai thác, sử dụng thư điện tử trên hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh Lâm Đồng...........................................................................................1

3.1. Đặt tên hộp thư:...............................................................................................1

3.2. Cấp phát và thay đổi hộp thư......................................................................2

3.3. Liên hệ hướng dẫn, hỗ trợ:..........................................................................2

PHẦN II - SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TRÊN INTERNET – WEBMAIL CLIENT..................................................................................................................3

1. Mở và đóng hộp thư:................................................................................................3

1.1. Mở hộp thư:.......................................................................................................3

1.2. Đóng hộp thư ( Đăng xuất ):........................................................................5

2. Giao diện chính và tương tác với người dùng:................................................5

2.1. Giao diện chính................................................................................................5

2.2. Một số tính năng tương tác với người dùng...........................................7

3. Thao tác với thư:.......................................................................................................8

3.1. Soạn và gửi thư...............................................................................................8

3.2. Nhận thư và đọc thư.....................................................................................15

3.3. Hồi âm và chuyển tiếp thư..........................................................................18

3.4. Tùy biến giao diện mục “Thư đến”...........................................................18

3.5. Các tính năng dùng cho xử lý thư............................................................18

4. Các chức năng khác của hệ thống thư:...........................................................20

4.1. Quản lý thư mục lưu trữ..............................................................................20

4.2. Quản lý Sổ liên lạc (Contacts)...................................................................21

4.3. Chức năng Lịch làm việc (Calendar).......................................................24

4.4. Chức năng Tác vụ (Task)...........................................................................26

5. Một số thiết lập cơ bản..........................................................................................27

5.1. Cài đặt vùng:...................................................................................................28

5.3. Thay đổi mật khẩu đăng nhập:..................................................................30

5.4. Thiết lập bộ lọc thư.......................................................................................31

5.6. Tạo lập và sử dụng chữ ký.........................................................................35

5.7. Chặn thư rác...................................................................................................35

PHẦN III - DUYỆT THƯ BẰNG ỨNG DỤNG OUTLOOK EXPRESS.................37

I. Giới thiệu :..................................................................................................................37

II. Cấu hình kết nối......................................................................................................38

III. Chèn hình ảnh trong nội dung soạn thảo thư điện tử :..............................44

PHẦN IV – MỘT SỐ VẤN ĐỀ LIÊN QUAN.........................................................47

1. Đảm bảo an toàn khi sử dụng thư điện tử......................................................47

2. Một số lưu ý khi giao tiếp bằng thư điện tử....................................................48

Trung tâm Quản lý Cổng TTĐT Lâm Đồng Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

PHẦN I - MỞ ĐẦU

1. Giới thiệu.Hiện nay, sử dụng thư điện tử trở thành nhu cầu cần thiết với mọi cá

nhân, tổ chức. Đối với các cơ quan nhà nước, Chính phủ đã có Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 3 tháng 12 năm 2008 về tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử trong cơ quan nhà nước.

Tại Lâm Đồng, UBND tỉnh đã đầu tư và đưa vào sử dụng hệ thống thư điện tử (email) công vụ nhằm trang bị cho cán bộ công chức thuộc cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị xã hội thuộc tỉnh để trao đổi thông tin, văn bản trong công tác chuyên môn. Hệ thống này ngoài việc đáp ứng các tính năng và tiêu chuẩn do nhà nước quy định còn có tính bảo mật cao, ổn định. Với giao diện tiếng Việt, ngoài tính năng chính là gửi nhận thư, hệ thống còn có các ứng dụng kèm theo như lập lich, theo dõi công việc, ghi chép, lưu trữ tài liệu,… Hệ thống có hỗ trợ giao thức truy cập IMAP và POP nên người dùng có thể xử lý thư trực tuyến trên nền web hoặc chạy trong các phần mềm duyệt thư trên máy trạm như Oulook Expess, Microsoft Outlook, Thunderbird,…

Tài liệu này hướng dẫn sử dụng những tính năng cơ bản của webmail client, là ứng dụng trên nền web để duyệt thư điện tử tại máy tính của người dùng. Phần cuối tài liệu hướng dẫn cách thiết lập và sử dụng trên phần mềm Microsoft Outlook 2003.

2. Các thông số cơ bản của hệ thống:

Địa chỉ trên Internet: mail.lamdong.gov.vnIncoming mail server: mail.lamdong.gov.vn

Server Port number incoming mail (POP3): 110Outgoing mail server: mail.lamdong.gov.vn

Port number outgoing mail (SMTP): 25

Trình duyệt hỗ trợ: Microsoft Internet Explorer,Mozilla Firefox,Macintosh SafariVà một số trình duyệt thông dụng

3. Một số qui định về khai thác, sử dụng thư điện tử trên hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh Lâm Đồng.

3.1. Đặt tên hộp thư:Hộp thư của người dùng (còn gọi là tài khoản, ID, user, địa chỉ thư điện tử)

của hệ thống thư điện tử cơ quan nhà nước tỉnh Lâm Đồng được đặt tên theo quy ước có dạng: tênhộpthư@lamdong.gov.vn, trong đó phần @lamdong.gov.vn là không thay đổi đối với mọi tài khoản. Có 2 loại hộp thư người dùng: loại dành cho đơn vị và loại dành cho cá nhân:

1. Hộp thư dành cho các cơ quan, tổ chức, phòng, ban, bộ phận,… được gọi là hộp thư đơn vị có dạng: tênđơnvị@lamdong.gov.vn

1

Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ Trung tâm Quản lý Cổng TTĐT Lâm Đồng––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Tên đơn vị sẽ viết tắt, nếu tên đơn vị viết tắt gây khó hiểu thì sẽ viết tắt một phần hoặc viết đầy đủ.

Ví dụ: Sở Kế hoạch và Đầu tư: [email protected]

Hội Chữ thập đỏ: [email protected]

2. Hộp thư dành cho cá nhân: cán bộ công chức viên chức, viên chức chuyên môn thuộc các cơ quan trực thuộc tỉnh sẽ có địa chỉ hộp thư có dạng:

tênhọđệ[email protected], trong đó:

- Tên: là tên của cán bộ công chức, viết không dấu, không chứa các ký tự mà trên bàn phím máy tính không có, như đ, ư, ơ, ô, ê (đ viết thành d, ư viết thành u,…)

- Họđệm: là họ và tên đệm của cán bộ công chức, phần này được viết tắt.

Ví dụ: hộp thư của Lê Thanh Liêm sẽ được đặt là [email protected]ếu cán bộ, công chức trùng tên sẽ có chỉ dẫn thêm hai chữ số thứ tự

đăng ký hoặc tên đơn vị công tác kèm dấu chấm.

Ví dụ: [email protected] hoặc [email protected]. Cấp phát và thay đổi hộp thư.Hiện tại, Trung tâm Quản lý Cổng Thông tin Điện tử Lâm Đồng được

UBND tỉnh giao nhiệm vụ quản trị, vận hành hệ thống thư điện tử của tỉnh. Các sở, ngành, các tổ chức chính trị, xã hội, UBND các huyện, thị cùng các đơn vị trực thuộc, các xã, lập danh sách gửi về Trung tâm để tạo lập, thay đổi, hủy bỏ địa chỉ thư.

3.3. Liên hệ hướng dẫn, hỗ trợ:- Địa chỉ đơn vị quản trị hệ thống, hỗ trợ người dùng: Trung tâm Quản lý

Cổng Thông tin Điện tử Lâm Đồngg, 19 Lê Hồng Phong, Đà Lạt, Lâm Đồng.

- Hỗ trợ trực tuyến : http://danhba.lamdong.gov.vn

- Hỗ trợ qua thư điện tử: [email protected].

- Hỗ trợ qua điện thoại: (063)3700122.

2

mailto:[email protected]

http://danhba.lamdong.gov.vn/




PHẦN II - SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TRÊN INTERNET – WEBMAIL CLIENT

1. Mở và đóng hộp thư:1.1. Mở hộp thư:Hộp thư điện tử công vụ tỉnh Lâm Đồng có thể truy cập bằng hai cách: sử

dụng bằng trình duyệt web (Internet Explorer, Firefox,…) hoặc dùng 1 chương trình Mail Client (Microsoft Outlook, Outlook Express, Mozilla Thunderbird…)

Sử dụng trình duyệt web sẽ thuận tiện hơn vì dù đi bất cứ đâu, chỉ cần có máy vi tính nối mạng Internet là có thể sử dụng được.

Sau đây là các bước truy nhập hộp thư bằng trình duyệt web:

- Bước 1: Mở trình duyệt web (trong hướng dẫn này là Internet Explorer, các trình duyệt khác thì thực hiện tương tự):

Bằng một trong các cách:

+ Cách 1: Vào menu Start Programs Internet Explorer

+ Cách 2: Click kép (bấm kép chuột) vào biểu tượng Internet Explorer tại màn hình Desktop:

3


- Bước 2: Tại ô địa chỉ của trình duyệt (Address), gõ vào địa chỉ của hệ thống thư trên mạng Internet:

- Đường chính thức (tốc độ cao) : http://mail.lamdong.gov.vn- Đường dự phòng: http://mail1.lamdong.gov.vnXuất hiện giao diện đăng nhập của hệ thống:

- Bước 3: Lần lượt nhập tên tài khoản và mật khầu của bạn vào vùng đăng nhập.

Lưu ý:Lưu ý:- Đăng nhập tài khoản chỉ cần nhập phần tên, không cần

nhập phần @lamdong.gov.vn (ví dụ: địa chỉ đầy đủ của hộp thư là [email protected] thì chỉ nhập liemlt).

- Mật khẩu mặc định cho hộp thư mới khởi tạo lần đầu do quản trị đặt, người dùng cần tự thay đổi ngay. Xem hướng dẫn ở phần sau.

4

Click đôi vào biểu tượng Internet Explorer trên màn

hình Desktop


http://mail.caobang.gov.vn/


Nếu tên hộp thư hoặc mật khẩu không đúng sẽ xuất hiện thông báo:

Lưu ý:Lưu ý:

- Một số tên tài khoản và mật khẩu có thể hiện ra không- Một số tên tài khoản và mật khẩu có thể hiện ra không đúng khi đang bật chế độ nhập tiếng Việt cho bàn phím.đúng khi đang bật chế độ nhập tiếng Việt cho bàn phím.

- Hãy đảm bảo tắt chế độ Caps Lock của bàn phím. Mật- Hãy đảm bảo tắt chế độ Caps Lock của bàn phím. Mật khẩu có phân biệt chữ hoa, chữ thường.khẩu có phân biệt chữ hoa, chữ thường.

Nếu nhập đúng, hệ thống sẽ tải hộp thư của bạn về máy và bắt đầu một phiên làm việc.

1.2. Đóng hộp thư ( Đăng xuất ):Để kết thúc phiên làm việc, hãy bấm chọn Thoát:

Lưu ý:Lưu ý:Trước khi thoát khỏi ứng dụng duyệt thư, kể cả khi chuyển

sang trang web khác, cần phải đăng xuất khỏi hộp thư. Nếu không, người khác dùng chung máy tính có thể truy nhập vào tài khoản hộp thư của bạn.

2. Giao diện chính và tương tác với người dùng:2.1. Giao diện chính.Giao diện chính cho người dùng của hệ thống thư có dạng như sau:

5


Giao diện có 6 vùng chính:

Tìm kiếm – Search Bar. Thể hiện công cụ hỗ trợ tìm kiếm.

Các ứng dụng cơ bản – Application Tabs. Ngoài chức năng gửi nhận thư, hệ thống còn cung cấp thêm các chức năng làm việc khác, thể hiện dưới các thẻ (tab) ứng dụng.

Thanh công cụ – Toolbar. Trình bày các công cụ phục vụ người dùng nhằm thực hiện chức năng, hành vi nào đó. Trên hình thể hiện các công cụ trong ứng dụng Thư (vì tab Thư đang được kích hoạt).

Khung Tổng quan – Overview Pane. Còn gọi là Khung bên trái, thể hiện cơ cấu các thư mục, gồm các thư mục của hệ thống (như Thư đến, Thư đã gửi, Thư nháp, Thư rác, Thùng rác, …) và các thư mục hoặc các thẻ đánh dấu do người dùng tạo lập. Với mỗi ứng dụng khác nhau, khung này thể hiện khác nhau phụ thuộc cơ cấu thư mục của ứng dụng.

Bảng duyệt – Content Pane. Một bảng trình bày theo tiêu đề của tài liệu dưới dạng hàng, cột. Hiện thị của bảng này tùy thuộc ứng dụng đang dùng. Với Thư, nếu chọn “Thư đến” thì bảng này hiện thị danh sách các thư có trong hộp thư đến.

Vùng đọc – Reading Pane. Hiện thị nội dung chi tiết của một mục được chọn ở bảng duyệt. Trong trạng thái duyệt thư, nó hiện thị chi tiết nội dung thư. Khung này có thể thay đổi được vị trí, do người dùng thiết lập.

6


2.2. Một số tính năng tương tác với người dùng.Phần mềm duyệt thư có nhiều tính năng tương tác thuận tiện cho người

dùng.

Thực đơn xổ xuống - Down-arrow menus. Một số nút công cụ có hình mũi tên nhỏ bên cạnh . Bấm vào nút sẽ thực hiện một hành động, còn bấm vào hình mũi tên sẽ hiển thị danh sách lựa chọn mở rộng.

HÌnh dưới biểu thị khi người dùng bấm vào hình mũi tên bên cạnh nút Mới.

Kéo và thả. Bấm giữ chuột và kéo một thông điệp để di chuyển nó sang thư mục khác.

Thực đơn bấm chuột phải - Right-click menus. Bấm nút chuột phải trên một khoản mục nào đó sẽ xuất hiện một “thực đơn” tắt, cho phép người dùng lựa chọn thực hiện một hành động nào đó. Tận dụng tính năng này có thể tiết kiệm được nhiều thao tác.

7


Kiểm tra dung lượng hộp thư: Bấm chuột trái - Left-click menus. Bấm nút chuột trái tại tên người sở hữu hộp thư, sẽ hiển thị dung lượng hộp thư đã sử dụng.

3. Thao tác với thư:3.1. Soạn và gửi thưTại giao diện chính, bấm vào thẻ Thư để làm việc với chức năng thư điện

tử.Để soạn một bức thư (thông điệp) mới, bấm chọn nút công cụ Mới ngay

dưới thẻ Thư (không phải là bấm vào hình mũi tên nhỏ):

8


Một cửa sổ soạn thảo thư mới xuất hiện dưới dạng một tab - có tên là Soạn thảo. Tiến hành nhập các thông tin cần thiết và soạn nội dung thông điệp muốn gửi. Cụ thể:

* Nhập địa chỉ người nhận.Ô Đến (To) dùng để nhập đầy đủ địa chỉ thư điện tử của người nhận. Nếu

muốn gửi tới nhiều địa chỉ: sau một địa chỉ hãy đánh dấu chấm phẩy (;) rồi nhập địa chỉ tiếp theo. Sau đó nhập tiếp địa chỉ vào các ô Cc, Bcc nếu cần.

Cc: Viết tắt của cụm từ "carbon copy" ("bản sao"). Có thể hiểu như “Đồng gửi”. Những người nhận ở trong Cc được nhận 1 bản sao của thông điệp. Mọi người nhận khác đều biết là bạn gửi cho ai bao gồm những người có địa chỉ ở “Gửi tới” và “Cc”.

Bcc: Người nhận có địa chỉ ở Bcc (Blind carbon copy) thì những người nhận ở “Gửi tới” và “Cc” không biết được.

Muốn hiện ô Bcc, cần phải bấm vào Hiện thị BCC ở ô Tùy chọn. Chọn Hiển thị BCC như hình dưới

9


Sử dụng Sử dụng Sổ địa chỉSổ địa chỉ để điền địa chỉ người nhận: để điền địa chỉ người nhận: Trong giao diện soạn thư, nhấn vào “Đến” sẽ xuất hộp thoại chứa các địa chỉ đã được lưu. Tại đây, có thể nhấn chuột để chọn lấy địa chỉ rồi nhấn chọn Đến hoặc Cc hoặc Bcc. Các địa chỉ được chọn sẽ xuất hiện ở phần bên phải cửa sổ đồng thời được tự điền vào các ô Đến, Cc, Bcc của thông điệp.

Để tìm nhanh địa chỉ nào thì gõ tên hoặc một phần tên vào ô bên cạnh hình kính lúp rồi bấm nút Tìm kiếm.

Sau khi đã chọn xong danh sách từ sổ địa chỉ, bấm nút Ok để chấp nhận đồng thời đóng sổ địa chỉ lại.

10


Tự động hoàn thành nhập địa chỉ:Tự động hoàn thành nhập địa chỉ:

Tính năng này đưa ra gợi ý khi người dùng nhập địa chỉ trong các mục Đến, Cc, Bcc. Một danh sách địa chỉ có thể hiện ra phía dưới đồng thời lúc gõ địa chỉ.

Cách dùng: Với danh sách hiện ra, chọn 1 trong các thao tác:

Bấm phím Enter để chọn tên đầu tiên trong danh sách.

Dùng phím mũi tên xuống (trên bàn phím) di chuyển đến dòng muốn chọn rồi bấm phím Enter (hoặc dấu phẩy, hoặc dấu chấm phẩy).

Trỏ chuột vào địa chỉ muốn chọn rồi bấm chuột.

Muốn làm mất danh sách gợi ý, hãy bấm phím Esc.

Gõ địa chỉ tắt:Gõ địa chỉ tắt:

Chỉ áp dụng cho các địa chỉ thư cùng trong hệ thống. Nhập địa chỉ email không kèm theo phần tên miên (@lamdong.gov.vn) như hình dưới.

11


Bấm nút kiểm tra tên sẽ có kết quả

Danh sách địa chỉ hiện ở các ô trên có được từ Sổ liên lạc của người dùng. Bạn có thể tạo nhiều sổ liên lạc khác nhau. Có thể thiết lập cho việc hiện thị địa chỉ gợi ý ở tùy chọn Sổ liên lạc - Xem mục Quản lý sổ liên lạc trong phần Các tính năng khác của hệ thống thư.

* Nhập tiêu đề thư: Nhập vào ô Chủ đề như hình dưới. Sau khi hoàn thành nhập tiêu đề thư, tên tab cửa sổ soạn thảo mang tên tiêu đề thư.

* Soạn thảo nội dung thư: Soạn trong vùng A như hình dưới.

12


Các tùy chọn khi soạn nội dung thư:Các tùy chọn khi soạn nội dung thư:

Nút công cụ Tùy chọn (công cụ trong cửa sổ soạn thư – không phải tab Tùy chọn) cho phép người dùng các lựa chọn sau:

Định dạng theo HTML: Tùy chọn này cung cấp khả năng soạn thảo nội dung có định dạng văn bản, gồm định dạng chữ (font, cỡ, màu sắc), màu nền, bảng, và tạo liên kết (link),… Tuy nhiên, một số phần mềm đọc thư không đọc được các thư có định dạng HTML.

Định dạng theo văn bản thường: Chỉ nhập được văn bản thường (plain text) với font chữ duy nhất mà không thể định dạng.

Yêu cầu hồi báo đọc: Nếu tính năng này được gắn với thư, sau khi người nhận đã đọc, hệ thống thư của người nhận sẽ gửi trả cho người gửi một thông báo về việc thông điệp đã được đọc. Tuy nhiên, người nhận cũng có thể thiết lập tài khoản của họ từ chối hồi đáp.

=> Hiển thị Bảng tùy chọn

* Đính kèm tập tin: Nếu muốn gửi kèm tập tin (file, tệp tin) cùng với thông điệp, cần nhấn vào

nút công cụ Đính kèm tập tin.

Sẽ xuất hiện hộp thoại để thực hiện đính kèm tập tin.

13


Nhấn nút Duyệt (Browse) để tìm đến tập tin lưu trên máy, lúc này hệ thống thư sẽ chuyển quyền điều khiển cho hệ điều hành phục vụ người dùng chọn tập tin. Khi chọn được tập tin muốn chọn, bấm Open. Lặp lại cho đến khi chọn hết số tập tin muốn gửi kèm rồi nhấn nút Đính kèm để hoàn tất.

Lưu ý: Nên đóng tập tin lại nếu đang mở trước khi thực hiện

đính kèm theo thư.

Để đối phó với virus, một số người nhận hoặc một số hệ thống thư có thể đã thiết lập cấu hình từ chối nhận một số kiểu tập tin như là .EXE, SCR,… kể cả đã khi đã được nén. Trong trường hợp đó, nếu bạn gửi đi thì người dùng sẽ không nhận được thư.

Nếu tập tin đính kèm bị nhiễm vi-rút, các máy chủ thư sẽ cách ly thư đồng thời gửi một thông điệp cảnh báo tới người nhận, thư của người gửi sẽ không được chuyển đến cho người nhận.

Tổng dung lượng tập tin đính kèm của hệ thống thư là có giới hạn. Quản trị hệ thống quy định hạn ngạch căn cứ vào khả năng đáp ứng của hệ thống.

* Gửi đi: Sau khi đã hoàn tất bức thư, nhấn nút Gửi để gửi thông điệp đi.

Nếu chưa hoàn thiện bức thư, tạm thời chưa muốn gửi, có thể lưu bức

thư đang soạn này lại: Bấm nút , thư sẽ được lưu vào thư mục “Bản thảo”.

14


Khi đang soạn thảo một thư mới (cũng như khi hồi âm, chuyển tiếp) có thể hủy bỏ việc soạn thảo bằng cách bấm nút , tuy nhiên hệ thống sẽ đưa ra cảnh báo, người dùng bấm chuột chọn một quyết định:

:- Nút OK : Không lưu gì cả và đóng cửa sổ soạn thư.- Nút Cance: Trở lại cửa sổ soạn thảo, tiếp tục soạn thư.

Xử lý Xử lý thư không phát đượcthư không phát được - - Undeliverable mailUndeliverable mail ::

Đôi khi bạn nhận được thư với tiêu đề có chứa cụm từ tiếng Anh “Undelivered mail”, đó là các thư bị trả lại (hồi chuyển) người gửi do các hệ thống máy chủ không chuyển được tới địa chỉ nhận. Lý do có thể là: địa chỉ người nhận không đúng; hoặc hộp thư của người nhận bị đầy trên máy chủ (quá dung lượng lưu trữ cho phép); hoặc có thể chưa thiết lập đúng các thông số cần thiết nếu bạn gửi thư bằng ứng dụng thư máy trạm.

Trong thông điệp hồi chuyển thường chứa một phần của thư gốc bạn gửi cùng với thông tin báo lỗi của máy chủ dịch vụ thư cho biết lý do trả lại.

3.2. Nhận thư và đọc thư

Để kiểm tra thư mới, nhấn vào nút , máy tính người dùng sẽ tải thư mới từ máy chủ. Ngầm định, sau 5 phút, trình duyệt thư tự động liên lạc với máy chủ để tải thư mới về.

Nếu có thư chưa đọc, mục Thư đến sẽ trở thành chữ đậm nét và bên cạnh là con số trong ngoặc đơn cho biết số thư thư chưa đọc.

Trong danh sách các thư đã đến (ở bảng duyệt thư), những thư chưa đọc sẽ thể hiện bằng chữ đậm. Muốn đọc thư nào thì bấm vào tiêu đề của bức thư đó.

15


Phần khung đọc của giao diện sẽ là nội dung chi tiết của thông điệp (thư) đang chọn.

16


Khi nhận được thư có chứa tập tin đính kèm, Phần đính kèm sẽ có một danh sách các tập tin kèm. Bấm chuột phải tại tập tin, người dùng sẽ có các lựa chọn Mở Open), Tải về (Save Target As…)

Nếu bấm Tải về, sẽ có hộp thoại xuất hiện hỏi bạn lưu vào máy tính (save). Giao diện của hộp thoại phụ thuộc vào trình duyệt Internet bạn đang sử dụng.

Lưu ý:Lưu ý:1. Một số tập tin nhận được có thể không mở được trên

máy tính của người dùng. Điều này xảy ra do các nguyên nhân sau:

Phiên bản ứng dụng tạo ra tập tin từ người gửi không phù hợp với phiên bản của ứng dụng đọc tập tin trên máy người dùng.

Máy tính của người dùng chưa cài đặt ứng dụng để đọc loại tập tin đó.

Tên tập tin của người gửi không có phần mở rộng xác định kiểu tập tin.

Có lỗi trong quá trình nạp tập tin đính kèm của người gửi hoặc lỗi do quá trình tải tập tin về. Khả năng này ít xảy ra.

2. Nếu tập tin nhận về được phần mềm chống vi-rút phát hiện có nhiễm vi-rút, có thể có cảnh báo hoặc bị cách ly, thậm chí bị xóa ngay, phụ thuộc vào thiết lập của phần mềm chống vi-rút.

17


3.3. Hồi âm và chuyển tiếp thư.

Chọn thư muốn hồi âm (trả lời) rồi bấm nút công cụ :

Nhập các thông tin tương tự như soạn thư mới. Phần Đến có sẵn địa chỉ người nhận hồi âm (là người đã gửi thư đến), người dùng vẫn có thể thêm những địa chỉ khác.

Hệ thống tự động gắn thêm “RE:” vào đầu chủ đề thư của thư gốc, người dùng có thể để nguyên chủ đề hoặc thay đổi cho phù hợp với nội dung thư. Sau khi hoàn tất soạn thảo, bấm Gửi để gửi thư đi.

Trường hợp muốn chuyển tiếp thư đó gửi cho một hay nhiều người khác thì hãy bấm vào Chuyển tiếp để thực hiện. Thực hiện các bước giống như khi soạn thư mới rồi cuối cùng bấm nút Gửi.

3.4. Tùy biến giao diện mục “Thư đến”.“Thư đến” là một thư mục luôn có sẵn của hệ thống dùng để chứa các thư

nhận được. Ngoài thư mục này còn có các thư mục khác cùng cấp như Thư đã gửi, Thư nháp, Thư rác,… Những tùy biến giao diện các thư mục tương tự nhau, nên ở đây hướng dẫn riêng cho thư mục Thư đến.

3.5. Các tính năng dùng cho xử lý thư.Ngoài các tính năng đã đề cập đến ở các phần trước của tài liệu này, hệ

thống còn có những tính năng khác trong việc quản lý các thông điệp, chúng được thể hiện trên thanh công cụ như hình dưới.

Khi trỏ chuột vào một nút trên thanh công cụ, một “tool tip” hiện ra cho biết tính năng của nút cùng với phím tắt cho tính năng đó.

Khi người dùng chưa chọn một thông điệp nào, các nút ở trạng thái không sẵn sàng đáp ứng, hình của chúng hơi mờ, khi trỏ chuột vào nó, con trỏ chuột có hình .

Người dùng còn có thể sử dụng các tính năng thông qua menu tắt bằng cách bấm phải chuột vào một thư trong danh sách.

18


Ý nghĩa, tác dụng của các tính năng:

Tạo một thư mới.

Lựu chọn dạng hiển thị thư đến

Hiển thị thư đến (Dòng đơn / Nhiều dòng)

Với những thư cũ, thư rác hoặc thư không cần thiết nữa có thể xóa chúng đi. Chọn một thư hoặc đánh dấu các thư cần xóa rồi bấm chọn Xóa bỏ, sau động tác này, các thư sẽ được chuyển vào thư mục Mục đã xóa.

Di chuyển mục đã chọn: Dùng để chuyển một hoặc nhiều thông điệp đã chọn trước đến thư mục khác.

Sau khi bấm nút Di chuyển mục đã chọn, hộp thoại mới xuất hiện, ta bấm chuột chọn mục cần di chuyển đến, rồi bấm Đồng ý để thực hiện.

Một cách khác để di chuyển là dùng phương pháp kéo và thả: Bấm vào một thông điệp, giữ nút chuột và kéo vào tên thư mục khác rồi thả nút chuột.

Hồi đáp: Trả lời cho người đã gửi thư gốc.

Hồi đáp tất cả: Gửi thư tới tất cả những người đã nhận được thư gốc, tức là tất cả những người có trong Gửi tới và Cc ở thư gốc.

19


Chuyển tiếp: Chuyển tiếp thư được chọn một hay nhiều người khác. Việc Chuyển tiếp một thư sẽ bao gồm cả phần đính kèm (nếu có) trong khi nếu bạn Hồi âm thư đó thì sẽ không bao gồm các phần đính kèm.

Email rác (Đánh dấu mục đã chọn như thư rác): Sau khi đánh dấu, thư lập tức được chuyển vào thư mục Email rác. Những lần sau nhận được thư gửi từ địa chỉ này, hệ thống sẽ tự động chuyển vào thư mục Email rác.

Thư rác:Thư rác: Là những thư điện tử được gửi đến từ những địa chỉ lạ mà người nhận không mong muốn. Thư rác thường do người gửi mua một loạt danh sách địa chỉ và dùng công cụ để gửi tới hàng loạt địa chỉ nhận. Một số thư rác có chứa mã độc hại có thể gây hại cho máy tính.

Các thư quảng cáo, chào hàng, giới thiệu địa chỉ web cũng được coi là thư rác nếu tự ý gửi tới mà không được sự đồng ý của người nhận.

4. Các chức năng khác của hệ thống thư:4.1. Quản lý thư mục lưu trữ.Hệ phần mềm thư điện tử được lập sẵn các thư mục cơ bản cho người

dùng để lưu trữ thư như: Hộp thư đến, Hộp thư đến, Mục đã gửi, Mục đã xóa…

Ngoài các thư mục có sẵn, người dùng có thể tạo ra các thư mục khác để chứa thư theo ý riêng, Cách thực hiện như sau:

+ Bấm chuột phải tại tên hòm thư, chọn Tạo thư mục mới:

20


+ Xuất hiện Ô Tạo mới thư mục.

+ Nhập tên thư mục mới vào ô Tên.

* Tạo thư mục con của thư mục vừa tạo : Bấm chuột phải tại thư mục vừa tạo, chọn Tạo thư mục mới

4.2. Quản lý Sổ liên lạc (Contacts).Sổ liên lạc là nơi lưu các địa chỉ thư điện tử cùng với các thông tin khác

của các mối liên hệ. Để bắt đầu dùng chức năng này, người dùng phải bấm vào tab Sổ liên lạc.

21


Hệ thống có sẵn 1 sổ là Default Global Address List Là Sổ địa chỉ của toàn bộ người dùng của hệ thống thư điện tử công vụ Lâm Đồng. Khi bạn bấm chọn nút Hệ thống sẽ mở sổ địa chỉ này cho bạn tìm chọn địa chỉ người muốn gửi :

Người dùng có thể bổ sung thêm các sổ khác để lưu địa chỉ cho phù hợp nhu cầu phân loại bằng cách tương tự như như tạo mới thư mục lưu trữ.

*Tạo 1 danh cách gửi :Ví dụ tạo 1 danh sách gửi gồm địa chỉ email của UBND 12 huyện, thành

phố thuộc tỉnh : Chọn Sổ liên lạc, bấm vào nút công cụ Mới, chọn Danh sách gửi

22


+ Tên Danh sách : Tránh đặt trùng tên với địa chỉ thư điện tử, tối thiểu 3 ký tự.

+ Nút “Thành viên”: mở sổ Default Global Address List cho chọn danh sách địa chỉ thư.

+ Nút “Thêm vào danh sách” : Thêm địa chỉ mail được chọn vào danh sách..

+ Nút “Lưu và Đóng” : Lưu Danh sách Gửi.

*** Khi soạn thư để gửi cho UBND 12 huyện, thành phố thuộc tỉnh, trong ô : chỉ cần nhập tên Danh sách vừa tạo như trên là

ubndhuyen, bấm nút kiểm tra tên.

Kết quả như hình dưới.

23


Thư sẽ được gửi đến tất cả các địa chỉ thư trong danh sách.

Để kiểm tra danh sách gửi, chọn như hình vẽ

4.3. Chức năng Lịch làm việc (Calendar).Chức năng Lịch làm việc dùng để theo dõi và lập lịch cho các cuộc hẹn,

cuộc họp và các sự kiện.

Người dùng có thể tạo một hay nhiều lịch mới để theo dõi riêng cho từng chủ đề, ví dụ như Lịch họp, Lịch kiểm tra cơ sở, Đám cưới,… Cách lập lịch mới tương tự như tạo thư mục lưu trữ. Mỗi loại lịch sẽ hiện thị một màu riêng trong bảng lịch.

Để xóa một lịch đã tạo, bấm chọn lịch, và chọn nút .

24


Để tạo mới một sự kiện trong lịch:

25


4.4. Chức năng Tác vụ (Task).Chức năng Tác vụ dùng để ghi chép, cập nhật, theo dõi tiến trình của một

công việc nào đó. Để dùng chức năng này, trước hết phải bấm chọn tab Tác vụ.

- Để thêm mới một công việc, bấm chọn Mới, chọn Tác vụ.

26


Nhập Tiêu đề là tên của công việc.

Tùy theo từng công việc cụ thể mức độ ưu tiên có thể chọn: Thấp, Thường hoặc Cao.

Tiến trình có thể chọn các cấp độ như: Chưa bắt đầu, Đang trong tiến trình, Đã hoàn thành… đánh giá theo % khối lượng đã tiến hành.

Thời hạn thực hiện công việc bao gồm từ Ngày bắt đầu đến Ngày đến hạn.

Bấm chọn Lưu và Đóng để lưu lại tác vụ.

Để cập nhật tiến độ công việc, bấm chuột phải vào tên công việc đó rồi chọn Mở.

5. Một số thiết lập cơ bản.Các thiết lập cơ bản nằm trong các chức năng ở tab Tùy chọn. Vì vậy để

thực hiện các thiết lập, trước hết cần bấm vào ở phía trên bên phải. Phần khung bên trái sẽ là danh sách các thiết lập, bấm vào tên đó để bắt đầu các thiết lập.

27


Trong quá trình thực hiện, người dùng có thể bấm nút Lưu để ghi nhận các thiết lập vừa làm. Nếu bạn không lưu các thay đổi, khi bấm chuyển sang Tab khác, màn hình nhắc nhở hiển thị

5.1. Cài đặt vùng:Hệ thống thư điện tử có giao diện ngầm định là tiếng Việt. Tuy nhiên,

người dùng có thể thay đổi ngôn ngữ hiển thị của giao diện như sau:

+ Sau khi bấm chọn thẻ Tùy chọn, bấm chọn mục Cài đặt vùng ở khung bên trái.

28


+ Bấm chuột vào nút Chọn ngôn ngữ và chọn một trong các ngôn ngữ có trong danh sách xổ xuống.

+ Sau đó bấm Lưu để thực hiện sự thay đổi.

5.2. Giao diện hiển thị thư:Giao diện của hệ thống thư trên máy tính của người dùng là khung cảnh

hiện ra trên màn hình. Tùy theo sở thích và cảm xúc, người dùng có thể tùy chỉnh giao diện này bằng các bước như sau:

+ Sau khi bấm thẻ Tùy chọn, bấm chọn mục Tổng quan ở khung bên trái.

+ Sau đó bấm Lưu để ghi nhận sự thay đổi.

29


5.3. Thay đổi mật khẩu đăng nhập:Mỗi hộp thư đều cần một mật khẩu để bảo vệ, mật khẩu mặc định ban đầu

do quản trị hệ thống cấp phát. Để đảm bảo an toàn, lần đầu tiên và định kỳ (1 tháng hoặc 3 tháng) người dùng phải thay đổi mật khẩu. Cách thực hiện như sau:

+ Sau khi bấm tab Tùy chọn, bấm nút Đổi mật khẩu.

+ Hộp thoại mới xuất hiện, hãy nhập các thông tin bao gồm: Mật khẩu cũ; Mật khẩu mới và nhập lại mật khẩu mới một lần nữa vào ô Xác nhận Mật khẩu mới, cuối cùng bấm Lưu để hoàn tất thay đổi.

Lưu ý:Lưu ý:- Mật khẩu không nên chứa các ký tự của riêng tiếng

Việt như đ, ê, á, ... mà chỉ nên dùng các ký tự có trên bàn phím.

- Nên tắt bộ gõ tiếng Việt khi nhập mật khẩu, nếu không có thể nhập thành các ký tự không mong muốn, ví dụ với mật khẩu hoaxoan sẽ bị chuyển thành hõaoan.

- Mật khẩu có phân biệt chữ hoa, thường vì thế cần chú ý chế độ chữ in hoa của bàn phím (CapsLock) khi nhập mật khẩu.

- Nếu quyên mật khẩu, cần liên hệ với quản trị hệ thống để được hỗ trợ.

30


5.4. Thiết lập bộ lọc thư.Chức năng lọc thư cho phép người dùng định trước một số điều kiện, khi

có thư đến thỏa mãn điều kiện đó thì được hệ thống lọc riêng ra và được xử lý theo thiết lập định trước (như là bị xóa luôn hoặc đưa vào một thư mục nào đó).

Khi người dùng đánh dấu một thông điệp như là một thư rác thì hệ thống dùng đến bộ lọc thư rác (junk mail) được thiết kế riêng.

Việc thiết lập một bộ lọc theo ý mình sẽ làm cho người dùng chủ động hơn trong việc quản lý, phân loại các thông điệp. Hệ thống cho phép người dùng tạo nhiều bộ lọc khác nhau. Mỗi thông điệp có thể cho chỉ dùng một bộ lọc (lọc 1 lần) hoặc dùng chung bộ lọc khác (lọc nhiều lần).

Cách thiết lập một bộ lọc thư:

Đang ở tab Tùy chọn. Tại khung bên trái bấm chọn Luật lệ, sau đó bấm nút công cụ Quy tắc mới, hộp thoại như hình dưới.

31


Quy tắc Thiết lập tự động chuyển tiếp thư vào một thư mục.Ví dụ : Muốn tất cả các thư được gửi từ [email protected] đến tự động

được lưu riêng vào thư mục UBND trong Tab Thư

Chọn Quy tắc mới -> Chọn Chuyển thư từ người nào đó vào một thư mục.

Bấm chọn <Mọi người hoặc danh sách gửi> để nhập địa chỉ thư gửi đến.

32



- Nút Từ -> : nhập địa chỉ [email protected]

- Bấm Ok

Bấn chọn <đã chỉ định> để chọn đến thư mục muốn lưu.

- Chọn thư mục UBND.

- Bấm Ok.

33



Chọn Lưu : để lưu Quy tắc mới.

Quy tắc Thiết lập tự động chuyển tiếp từ hộp thư khác đến và lưu vào Thư mục riêng.

Ví dụ : Muốn tất cả các thư được gửi từ Văn phòng Tỉnh ủy ([email protected]) sẽ được tự động chuyển tiếp cho Giám đốc, các Phó giám đốc và Tự động lưu vào thư mục VPTU

- Bấm chọn <Mọi người hoặc danh sách gửi> để nhập địa chỉ thư gửi đến . Thực hiện như quy tắc ở trên.

- Bấm chọn chuyển tiếp tới <mọi người hoặc các danh sách gửi> : để nhập địa chỉ thư của những người được chuyển tiếp.

34



- Bấm chọn chuyển nó đến thư mục đã chỉ định : chọn thư mục VPTU

- Hoàn thiện các khai báo trong vùng Các thiết lập tài khoản ngoài:5.6. Tạo lập và sử dụng chữ ký.Cuối thông điệp, thường người dùng muốn thêm các thông tin về họ tên

người gửi, số điện thoại, địa chỉ, v.v… ở đây gọi chung là chữ ký.

“Chữ ký” ở đây không mang ý nghĩa của chữ ký số dùng trong xác thực điện tử.

Hệ thống cho phép người dùng tạo lập chữ ký để tự động gắn vào thư soạn, thư trả lời hoặc thư chuyển tiếp.

- Chọn Tùy chọn.- Chọn Gửi thư ở cột bên trái

- Thực hiện như hình minh họa

- Chọn Lưu5.7. Chặn thư rác.Chức năng này dùng chặn các thư rác lưu riêng ra 1 thư mục có tên E-

mail.- Chọn Tùy chọn, chọn E-mail rác ở cột bên trái

- Chọn Tự động lọc e-mail rác.

35


Để chặn 1 địa chỉ thư rác :

- Cách 1 : Bấm nút thêm trong Quản lý Danh sách người gửi bị chặn. Nhập địa chỉ thư muốn chặn. Muốn chặn toàn bộ thư của 1 tên miền : nhập @tên miền (Ví dụ chặn toán bộ thư từ từ công ty du lịch : @viettrave.com)

- Cách 2 : Bấm chuột phải trong Danh sách thư đến. Chọn như hình dưới

36


PHẦN III - DUYỆT THƯ BẰNG ỨNG DỤNG OUTLOOK EXPRESS

Hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh Lâm Đồng hiện nay cho phép truy nhập sử dụng thông qua 2 giao thức http và POP3, IMAP :

- Truy nhập qua giao thức http (truy nhập qua webmail) : thông qua trình duyệt web như Internet Explorer, Firefox … truy nhập vào địa chỉ http://mail.lamdong.gov.vn

- Truy nhập qua giao thức POP3, IMAP : sử dụng phần mềm Microsoft Office Outlook phiên bản từ 2003 trở lên.

Tài liệu này hướng dẫn khai báo sử dụng phần mềm Microsoft Office Outlook 2003 kết nối Hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh Lâm Đồng.

I. Giới thiệu :1. Giới thiệu về Microsoft Office Outlook 2003Microsoft Office Outlook 2003 là một chương trình nằm trong bộ Microsoft

Office 2003. Để có chương trình này, khi bạn cài đặt bộ Office 2003 bạn hãy tùy chọn cài cả Microsoft Office Outlook 2003.

Microsoft Office Outlook 2003 giúp bạn :

- Gửi nhận thư điện thử (Mail) mà không cần phải truy cập vào trang web mail, không cần đăng nhập mật khẩu mỗi lần kết nối. Sao chép hệ thống mail về máy trạm làm việc.

- Chèn hình ảnh (từ máy tính, máy hình số …) vào nội dung email.

- ….

2. Chạy chương trình Microsoft Office Outlook 2003 :Mở chương trình theo đường dẫn: Start\Programs\Microsoft Office\

Microsoft Office Outlook 2003. Hiện ra một cửa sổ như hình dưới:

37

http://mail.lamdong.gov.vn/


3. Lưu ý : Người sử dụng thư điện tử chưa biết Microsoft Office Outlook 2003, chỉ

nên khai thác email thông qua Webmail (http://mail.lamdong.gov.vn)

II. Cấu hình kết nối1. Vào menu : Tools\E-mail Accounts, như hình dưới :

2. Hiện bảng tùy chọn như hình dưới :

38

http://mail.lamdong.gov.vn/


Chọn : Add a new e-mail account -> Bấm chọn


Chọn : POP3 -> Bấm chọn .


Khai báo các thông tin như hình minh họa đối với thông tin về tài khoản email của cá nhân/tổ chức :

39


Các thông tin khai báo gồm :

4.1. Thông tin tài khoản mail của cá nhân/tổ chức :

- Your name : Tên hiển thị đầy đủ của Cá nhân/tổ chức

- E-mail Address: địa chỉ email được cấp

- User Name : Tên người dùng (khi đăng nhập trong webmail)

- Password : mật khẩu.

4.2. Thông tin bắt buộc khai chính xác như hình trên :

- Incoming mail server (POP3) : mail.lamdong.gov.vn

- Outgoing mail server (SMTP) : mail.lamdong.gov.vn

- Đánh dấu chọn ô <Log on using Secure Password Authentication (SPA)>

4.3. Đánh dấu chọn ô <Remember password> : mỗi lần kết nối mail sẽ không phải nhập mật khẩu.

4..4. Bấm chọn Nút => Hiển thị hình dưới đây :

- 2 Thẻ General, Connection giữ nguyên ngầm định như 2 hình dưới :

- Thẻ Outgoing Server, chọn như hình dưới :

40


- Thẻ Advanced :

Đánh dấu chọn ô : => Sao chép (copy) hệ thống email về máy trạm. Bản chính vẫn được giữ nguyên trên máy chủ Mail.

=> Người dùng vẫn có thể đọc email được từ máy tính khác thông qua webmail (http://mail.lamdong.gov.vn)

*Lưu ý : Nếu đánh dấu chọn 2 ô sau đây : và : hệ thống sẽ xóa email trên máy chủ.

Trường hợp này, nếu máy trạm làm việc bị lỗi, cài đặt lại mà người dùng không biết sao lưu email trên Microsoft Office Outlook 2003, bạn sẽ mất hết toàn bộ thư đã nhận và gửi.

4.4. Kiểm tra kết quả khai báo :

41


Bấm chọn nút , nếu các khai báo ở trên đúng, kết quả hiển thị như hình dưới :

Nếu quá trình khai báo, có sai sót => Hiển thị bảo lỗi như hình dưới:

5. Bấm nút để kết thúc quá trình khai báo :

42


Bấm nút để kết thúc quá trình khai báo kết nối.

6. Gửi nhận đồng bộ hệ thống mail giữa máy chủ với máy trạm :

- Bấm chọn như hình dưới :

- Thông báo quá trình gửi/nhận đồng bộ hệ thống mail giữa máy trạm và máy chủ.

43


44


- Kết quả : như hình dưới.

III. Chèn hình ảnh trong nội dung soạn thảo thư điện tử :Hiện nay hầu hết các chương trình gửi email đều hỗ trợ chuẩn HTML, giao

thức tạo ra đa số các trang web mà chúng ta thấy trên Internet. Do đó muốn chèn ảnh (đã có trên 1 trang web nào đó), ta chỉ cần bấm chuột phải vào ảnh -> chọn Copy -> chuyển sang chương trình gửi email -> bấm chuột phải -> chọn Paste.

- Riêng các ảnh được lưu trên ổ cứng thì chỉ có Email Client (VD: MS Outlook, Outlook Express, Thunderbird...) có thể chèn trực tiếp vào nội dung.

Tài liệu này hướng dẫn sử dụng chèn hình ảnh trong soạn thảo thư sử dụng Microsoft Office Outlook 2003.

Để soạn thảo thư gửi đi từ Microsoft Office Outlook 2003: Bấm chọn , hiện màn hình soạn thảo dưới đây :

45


Trong màn hình soạn thư trên, tại phần nội dung thư, bạn có thể sử dụng tất cả các chức năng, công cụ giống như trong Soạn thảo văn bản sử dụng MS Word.

Để chèn hình ảnh được lưu trên ổ cứng vào thử, chọn thao tác như hình dưới :

=> Hiển thị màn hình dưới cho phép chọn nơi lưu hình ảnh muốn chèn vào thư :

- Chọn hình muốn sử dụng

- Chọn

- Để định dạng vị trí hiện thị, kích thước … của hình ảnh, tại đây ta thao tác như trong MS Word.

46


PHẦN IV – MỘT SỐ VẤN ĐỀ LIÊN QUAN

1. Đảm bảo an toàn khi sử dụng thư điện tửSử dụng thư điện tử (email) mang lại nhiều thuận lợi cho con người song

cũng chứa đựng nhiều rủi ro. Sự mất an toàn, bảo mật dẫn có thể đến những thiệt hại như:

- Mất mát thông tin, lộ thông tin, thông tin bị thay đổi;

- Người khác chiếm dụng tài khoản email;

- Email có kèm vi-rút gây lây lan phá hại máy tính, đánh cắp dữ liệu, thông tin cá nhân.

Để giảm thiểu các nguy cơ mất an toàn, trong sử dụng thư điện tử cần lư ý một số nguyên tắc sau:

1. Không mở bất kỳ tập tin (file) đính kèm được gửi từ một địa chỉ mà bạn không biết rõ hoặc không tin tưởng.

Kẻ phá hoại có thể gửi một file có mã lệnh chứa vi-rút đính kèm thư cho một địa chỉ. Sau khi người nhận mở tập tin, vi-rút phát tác, nó có thể gây hại cho máy tính và có thể tự động gửi tiếp tập tin có chứa vi-rút đến hàng loạt người dùng khác căn cứ vào danh sách địa chỉ của chủ hộp thư bị nhiễm. Các thư chứa vi-rút thường dùng tiếng nước ngoài. Các file chứa vi-rút thường có phần mở rộng là EXE, VBS, SCR,…

2. Không bấm vào các liên kết đến trang web nào đó nếu bạn nghi ngờ.

Hiện nay người ta thường tiếp thị, giới thiệu sản phẩm qua thư điện tử. Một số người lại lợi dụng thư để dẫn người dùng đến các trang web có chứa mã độc.

3. Xóa các email không rõ hoặc không mong muốn. Đừng chuyển tiếp email này cho bất kỳ ai hoặc trả lời lại cho người gửi. Những email này thường là các thư rác (spam email). Mục đích của các spam email chỉ để quảng cáo hay làm nghẽn đường truyền Internet.

4. Không copy vào đĩa cứng những file mà bạn không biết rõ hoặc không tin tưởng về nguồn gốc xuất phát của nó.

5. Dùng một chương trình diệt virus tin cậy cho máy tính và được cập nhật thường xuyên.

6. Thực hiện việc sao lưu các dữ liệu quan trọng thường xuyên. Nếu chẳng may virus xóa tất cả các dữ liệu trên máy tính của bạn thì vẫn còn có khả năng phục hồi các dữ liệu quan trọng này. Các bản sao lưu này nên được cất giữ tại một vị trí riêng biệt hoặc cất giữ trên máy tính khác.

7. Hạn chế phổ biến địa chỉ thư điện tử công vụ của bạn. Một số trang web có thể yêu cầu bạn nhập địa chỉ thư điện tử để phục vụ bạn một việc gì đó. Không dùng địa chỉ email công vụ để khai báo trên các trang web. Rất có thẻ một thời gian sau bạn sẽ nhận được rất nhiều thư rác. Một số trang web còn yêu cầu cả mật khẩu của hộp thư, đấy thường là trang lừa đảo để ăn cắp mật khẩu.

47


8. Không trả lời, không trả đũa để hạn chế spam.

Sau khi nhận được hàng loạt thư không mong muốn và nó làm phiền bạn. Một cách tự nhiên bạn sẽ tức giận và trả đũa lại người gửi và kết quả là bạn nhận được nhiều thư spam hơn và tài nguyên mạng bị lãng phí nhiều hơn.

2. Một số lưu ý khi giao tiếp bằng thư điện tử.Cũng giống như các dạng giao tiếp khác, giao tiếp bằng thư điện tử cũng

có một số quy tắc nhất định, mặc dù không có quy định chính thức, song người dùng cần lưu ý tuân theo như một phong cách “văn hóa email”, đặc biệt là trong công sở.

1. Tiêu đề thư (subject).Tiêu đề thư cho người nhận biết bức thư của bạn nói về cái gì mà không

cần phải đọc hết thư. Nó giúp cho người nhận có thể sắp xếp được email theo từng loại. Bao giờ tiêu đề cũng phải mang ý chính của bức thư. Tuy nhiên cũng không nên dùng tiêu đề quá dài.

Nên tránh các tiêu đề chung chung như “Kính gửi anh”, “Báo cáo”, “Công việc”, “Thư”,…

Hết sức tránh việc gửi một thư đi mà không có tiêu đề. Hãy hình dung nếu một ngày bạn nhận và xử lý hàng chục thư thì sẽ khó chịu thế nào với những bức thư tiêu đề chung chung, thậm chí không có tiêu đề.

Tránh gửi thư có chủ đề và nội dung không ăn nhập với nhau. Hiện tượng này thường xảy ra khi người gửi chọn chế độ trả lời (reply) hoặc trả lời cho tất cả (reply all) từ những e-mail cũ để viết thư với nội dung hoàn toàn mới nhằm tránh mất thời gian nhập lại địa chỉ nhận thư. Chủ đề không ăn nhập với nội dung thường làm người nhận không quan tâm hoặc cảm thấy bực bội, mất thiện cảm.

Ngược lại, nếu cùng một chủ đề trao đổi nhưng mỗi lần trả lời lại soạn một thư mới với tiêu đề mới thì khó kiểm soát mạch công việc, cả từ phía người nhận và người gửi.

2. Xem ai là người nhận chính thức.Phần ghi địa chỉ đầu thư được phân thành 3 đối tượng người nhận: Đến

(To), Sao gửi (Cc) và “Mật sao gửi” (Bcc). Nếu gửi tới nhiều người, có thể điền tất cả địa chỉ nhận trong một ô. Tuy nhiên nên xem vai trò tiếp nhận và xử lý thư này, có thể một số người chỉ cần nhận được như “để biết” thì nên đặt địa chỉ của họ ở Cc, còn người có vai trò chính sẽ ở ô Đến - To. Người nhận có ở To và Cc không biết được người ở Bcc.

3. Cần thận trọng khi “Trả lời tất cả - Reply All”.Cần xem xét kỹ danh sách những người sẽ nhận được thư khi chọn chức

năng “Trả lời tất cả”: họ có nhất thiết phải nhận phản hồi lời của bạn không.

Ví dụ: Văn phòng cấp tỉnh lập email gửi văn phòng các huyện trong tỉnh yêu cầu nộp báo cáo vào địa chỉ của email, địa chỉ nhận thư đều ở “Gửi tới”. Nếu bạn ở văn phòng một huyện gửi báo cáo bằng “Trả lời tất cả” thì các huyện khác đều nhận được báo cáo của bạn.

48


4. Nên dùng văn bản bình thường, chỉ dùng HTML khi cần thiết.Khi soạn nội dung thư có 2 chế độ do bạn chọn. Dùng chế độ văn bản

thường (Plain text) bảo đảm mọi trình đọc thư đều hiện thị được nội dung. Dùng chế độ HTML sẽ trình bày được nội dung thư đẹp, nhưng nếu người nhận nào đó duyệt thư bằng một phần mềm không hỗ trợ đọc định dạng HTML sẽ không đọc được nội dung thư, toàn bộ thư của bạn sẽ được hiểu là 1 file đính kèm.

5. Với tập tin (file) đính kèm:- Không nên đính kèm những tập tin quá lớn, từ trên 10 MB. Tập tin lớn

làm người nhận mất nhiều thời gian chờ đợi tải về. Nếu đường truyền hay bị đứt quãng, có thể phải tải lại nhiều lần mới thành công. Có nhiều giải pháp giúp chuyển đi các tập tin lớn như: sử dụng dịch vụ chia sẻ file trên Internet; nén file rồi gửi; cắt file thành nhiều file nhỏ rồi gửi.

- Không nén file rồi gửi nếu không thật cần thiết: nếu dung lượng các file gửi kèm không lớn thì nên lần lượt gắn từng file theo thư rồi gửi. Không nén file nhằm tránh cho người nhận phải thêm động tác giải nén. Với các file có dung lượng dưới 1 MB thì không nhất thiết phải nén.

- Nên có giải thích về file đính kèm, thậm chí hướng dẫn người nhận sử dụng nó nếu là các loại file không thông dụng. Nên nói đến việc có gửi kèm file trong nội dung email. Ngoài ra, bạn cũng cần đặt tên phù hợp, thể hiện chính xác nội dung cho file đính kèm, không nên đặt tên file chung chung như “baocao”, “danhsach”, “bienban”,…

- Lưu ý rằng, nếu file đính kèm của bạn bị nhiễm vi-rút, có thể người nhận sẽ không nhận được thư.

6. Chữ viết:- Tránh lạm dụng viết tắt.

Một số cụm từ, đối với bạn nó rất thông dụng và bạn thường xuyên viết tắt nhưng có thể xa lạ với người khác, sự khác nhau này do lĩnh vực chuyên môn công tác. Cũng đừng áp đặt những chữ viết tắt của riêng bạn cho người khác, ví dụ viết “of” thay cho “của”.

- Viết hoa, thường hợp lý.

Không nên viết toàn bộ nội dung hoặc tiêu đề thư toàn bằng chữ in hoa hoặc toàn bằng chữ thường, nhất là với thư công vụ.

- Chú ý lỗi chính tả. Hãy soát kỹ trước khi bấm nút “Gửi”.

- Tránh viết chữ Việt không dấu.

Có thể ban đầu sử dụng máy tính bạn sẽ gặp nhiều khó khăn để viết chữ có dấu, nhưng đây cũng là dịp để luyện tập. Hãy cố gắng.

7. Thư có bố cục.Tương tự như thư viết, thư điện tử cũng mang thông điệp từ người gửi

đến người nhận, mặc dù thư điện tử có thể ngắn gọn, súc tích hơn. Thông lệ, thư điện tử cũng có phần mào đầu, phần nội dung chính và phần kết thúc. Với những mối quan hệ thường xuyên, quyen biết thì có thể bỏ qua vấn đề này,

49


nhưng với những mối quan hệ mới hoặc với người cần tôn trọng thì bạn nên áp dụng.

Phần mào đầu thư thường chỉ là một câu chào hoặc “Kính gửi …”; kết thúc thư thường là một lời chúc hay cám ơn.

8. Nội dung ngắn gọn, mạch lạc.Với người nhận phải xử lý nhiều thư, việc đọc những thư viết rối rắm hoặc

dài dòng là điều khó chịu.

Để thư dễ đọc, không nên viết một dòng quá dài, chừng đủ một độ rộng màn hình thì nên ngắt dòng, trừ khi đó là nội dung một văn bản hoặc trích dẫn. Đánh số thứ tự hoặc gạch đầu dòng các ý là cách nhiều người ưa dùng.

9. Thư công vụ nên có chữ ký.“Chữ ký” trong email có thể chỉ là họ tên người gửi, hoặc có thêm những

thông tin cơ bản như chức danh, tên cơ quan, số điện thoại, địa chỉ,… Một số trường hợp, người nhận có nhu cầu liên lạc bằng bằng điện thoại với người gửi, chữ ký đủ thông tin sẽ tiện lợi cho họ liên hệ lại.

10. Nên trả lời thư sớm nhất có thể.Sớm trả lời thư thể hiện sự tôn trọng người gửi.

Một số hệ thống thư có chức năng tự động trả lời, bạn có thể thiết lập chức năng này nếu thường bận rộn, song với thư cần được bạn có ý kiến thì nên có trả lời cụ thể.

11. Cắt bớt thông tin cũ khi trả lời thư.Với những chủ đề được trao đổi qua lại nhiều lần, các thông tin của thư cũ

sẽ làm dài thêm phần nội dung thư, vì thế khó kiểm soát thông tin. Bạn có thể xóa hết phần thư cũ quá dài hoặc xóa bớt đi chỉ để lại những phần quan trọng.

––––––––––––––––––––––––––––––––

50

Documents

Hướng dẫn sử dụng hộp thư điện tử