Chương 8: Thiết Kế Biểu Mẩu & Báo Cáo (Forms & Reports)

Faculty of MISFaculty of MIS

Chương 8:Thiết Kế Biểu Mẩu & Báo Cáo (Forms & Reports)

Chương 8:Thiết Kế Biểu Mẩu & Báo Cáo (Forms & Reports)


GV: LÊ THỊ QUỲNH NGA


Nội DungNội Dung

Giải thích tiến trình thiết kế biểu mẫu & báo cáo.Áp dụng các hướng dẩn tổng quát cho định dạng

forms & reports.Sử dụng màu & biết khi nào thì màu sắc sẽ cải

thiện khả năng sử dụng thông tin.Định dạng văn bản, bảng & danh sách 1 cách hiệu

quả.Giải thích làm thế nào để đánh giá khả năng sử

dụng & mô tả các yếu tố ảnh hưởng khả năng sử dụng.



Biểu mẩu & Báo cáoBiểu mẩu & Báo cáo Biểu mẩu

Văn bản kinh doanh chứa 1 số dữ liệu đã xác định trước & có thể bao gồm 1 số vùng để dữ liệu được điền vào thêm.

1 biểu mẩu cụ thể thường tương ứng với 1 mẩu tin trong CSDL. Báo cáo

Văn bản kinh doanh chỉ chứa 1 số dữ liệu đã xác định trước.Văn bản thụ động dùng để đọc & xem dữ liệu.Chứa dữ liệu có từ nhiều mẩu tin hay giao dịch trong CSDL.


Các Loại Báo CáoCác Loại Báo Cáo

Theo lịch (Scheduled): được tạo ở những lúc xác định trước để đáp ứng nhu cầu thường xuyên

Chỉ số chính (Key-indicator): Cung cấo tổng hợp các thông tin quan trọng theo căn cứ bình thường

Ngoại lệ (Exception): Làm nổi bật các dữ liệu nằm ngoài các giới hạn điều hành chuẩn

Drill-down: cung cấp các chi tiết nằm dưới các tổng hợp các chỉ số chính hay các báo cáo ngoại lệ

Bất thường (Ad-hoc): đáp ứng các yêu cầu bất thường


Tiến Trình Thiết Kế Biểu Mẫu & Báo CáoTiến Trình Thiết Kế Biểu Mẫu & Báo Cáo

Hoạt động chú trọng đến người sử dụng (User-focused) Theo cách tiếp cận prototyping Xác định các yêu cầu:

Ai sẽ dùng biểu mẫu hay báo cáo?Mục tiêu của biểu mẫu hay báo cáo là gì?Khi nào thì báo cáo được cần hay sử dụng?Biểu mẫu & báo cáo cần được phân phối & sử dụng

ở đâu?Bao nhiêu người cần dùng hay xem biểu mẫu hay

báo cáo?


Tiến Trình Thiết Kế Biểu Mẫu & Báo CáoTiến Trình Thiết Kế Biểu Mẫu & Báo Cáo

Làm bản mẫu (Prototyping)

Bản mẫu khởi đầu được thiết kế từ các yêu cầu

Người sử dụng xem xét thiết kế bản mẫu & có thể chấp nhận hay yêu cầu thay đổi

Nếu có yêu cầu thay đổi, chu kỳ tinh chỉnh-đánh giá-xây dựng được thực hiện lặp đi lặp lại cho đến khi thiết kế được chấp nhận


Đặc Tả Thiết Kế Form/ReportĐặc Tả Thiết Kế Form/Report

Phân bố chính của thiết kế giao diện Bao gồm 3 phần:

Tổng quan sơ lược(Narrative overview): Đặc trưng người sử dụng, nhiệm vụ, hệ thống & các yếu tố môi trường

Mẫu thiết kế (Sample design): hình ảnh của biểu mẫu

Đánh giá: thử nghiệm đo lường / kết quả sử dụng (thống nhất, hiệu suất, chính xác…)









Hướng Dẫn Thiết Kế Biểu mẫu & Báo CáoHướng Dẫn Thiết Kế Biểu mẫu & Báo Cáo

Tiêu đề có nghĩa: rõ ràng, cụ thể, thông tin phiên bản, ngày hiện hành

Thông tin có nghĩa – bao gồm chỉ các thông tin cần thiết không cần hiệu chỉnh

Cân đối (Balanced layout): lề & khoảng trống thích hợp, các nhãn chú thích (labels) rõ ràng

HT điều khiển dễ dàng (navigation system): cho thấy làm thế nào để di chuyển tới lui & bạn đang ở đâu


1 thiết kế biểu mẩu tệ hại


1 thiết kế biểu mẩu tốt hơn


Sử Dụng Kỹ Thuật Làm Nổi Bật (Highligh) Trong Biểu mẫu & Báo CáoSử Dụng Kỹ Thuật Làm Nổi Bật (Highligh) Trong Biểu mẫu & Báo Cáo

Chú ý người dùng các sai sót trong việc nhập liệu hay xử lý.

Cung cấp các cảnh báo liên quan đến các vấn đề có thể.

Lôi kéo sự chú ý đến các từ khóa, các lệnh, các thông báo có độ ưu tiên cao, các giá trị bất thường.


Các Phương Pháp HighlighCác Phương Pháp Highligh

Nhấp nháy

Sự khác biệt về

cường độ

Sự khác biệt về kích

thướcSự khác biệt về Font

Đảo nghịch màu sắc

Vẽ hộp

Gạch dưới

TẤT CẢ KÝ TỰ ĐỀU

IN HOA

Vị trí biên không

chuẩn


Highligh có thể dùng là chữ in, cỡ font khác nhau, đậm, nghiêng, gạch dưới, hộp, &các cách khác


Màu hay không màuMàu hay không màu

Lợi ích dùng màu sắcĐập vào mắtNhấn mạnh các thể hiện

không thú vịTạo sự phân biệt tinh vi

trong các trình bày phức tạp

Nhấn mạnh tổ chức luận lý của thông tin

Lôi kéo sự chú ý đến các cảnh báo

Gợi lên các phản ứng nhiều cảm xúc

Các vấn đề của việc dùng màu sắcCác cặp màu có thể thất bại

hay gây ra vấn đề đối với 1 số người dùng

Độ phân giải có thể suy biến với các trình bày khác nhau

độ trung thực màu có thể suy biến với các trình bày khác nhau

Việc in ấn hay chuyển sang các phương tiện khác có thể không dễ


Các Hướng Dẫn Cho Trình Bày Văn BảnCác Hướng Dẫn Cho Trình Bày Văn Bản

Chữ: Pha trộn chữ in & chữ thường, sử dụng phép chấm câu quy ước

Khoảng trống: khoảng cách gấp đôi hay có 1 dòng trống giữa các đoạn văn

Canh lề: chữ theo lề tráisự gạch dấu nối: không nối từ giữa các dòngchữ viết tắt: chỉ khi được hiểu 1 cách rộng rãi &

ngắn hơn đáng kể so với chữ đầy đủ


1 thiết kế màn hình Giúp Đỡ tệ


1 thiết kế màn hình Giúp Đỡ tốt hơn


Các Hướng Dẫn Cho Bảng & Danh sáchCác Hướng Dẫn Cho Bảng & Danh sách

Các nhãn

Tất cả các cột & dòng nên có các nhãn tiêu đề có

nghĩa.

Nhãn nên được phân biệt với các thông tin khác

bằng cách dùng highligh.

Thể hiện lại Nhãn tiêu đề khi dữ liệu vượt quá 1

trang màn hình hay 1 trang giấy.



Định dạng cột, dòng & văn bản: Sắp xếp theo 1 trật tự có nghĩa. Đặt 1 dòng trắng giữa mỗi 5 dòng trong các cột dài. Thông tin tương tự thể hiện trong nhiều cột nên được sắp

xếp theo cột. Các cột nên có ít nhất 2 ký tự trắng giữa chúng. Cho phép có vùng trống trên báo cáo để người dùng có thể

chú thích. Sử dụng 1 loại font, trừ phi muốn nhấn mạnh. Sử dụng cùng 1 bộ font trong & xuyên suốt các trình bày &

báo cáo. Tránh các font quá lạ lùng.



Định dạng số, chữ & chữ số:Canh phải dữ liệu số & canh thẳng hàng các

cột từ các dấu chấm thập phân & các phân cách khác.

Canh trái dữ liệu chữ. Dùng độ dài dòng ngắn, khoảng 30-40 ký tự trên dòng.

Chia dữ liệu chữ số dài thành các nhóm nhỏ 3-4 ký tự 1 nhóm.


1 thiết kế bảng tệ


1 thiết kế bảng tốt hơn


Bảng So Với Đồ ThịBảng So Với Đồ Thị

Dùng bảng để đọc các giá trị dữ liệuDùng đồ thị để:

Cho tổng hợp nhanhThể hiện khuynh hướng trên 1 khoảng thời

gianSo sánh các điểm & mẫu của các biếnDự báo hoạt độngBáo cáo đơn giản khối lương thông tin lớn



Bar graph và Line graph cho thông tin tổng hợp bằng hình có thể nâng cao báo cáo & biểu mẫu.


Đánh giá tính khả dụngĐánh giá tính khả dụng

Đánh giá tổng quát HT thực hiện như thế nào trong việc hỗ trợ người dùng cho 1 công việc cụ thể

Có 3 đặc trưng1. Tốc độ (Người dùng có thể hoàn thành công việc

một cách có hiệu quả?)

2. Tính chính xác (Đầu ra cung cấp được những gì mà người dùng kỳ vọng?)

3. Sự thỏa mãn (Người dùng thích sử dụng đầu ra?)


Hướng Dẫn Để Tối Đa Hóa Tính Khả DụngHướng Dẫn Để Tối Đa Hóa Tính Khả Dụng

Nhất quán: về thuật ngữ, định dạng, tựa đề, bộ điều khiển (navigation), thời gian đáp ứng

Hiệu quả: tối thiểu hóa hành động người dùngDễ hiểu: Các nhãn & các kết xuất dễ hiểuĐịnh dạng: Trình bày dữ liệu & các ký hiệu thích

hợpNăng động: Tối đa hóa tùy chọn của người dùng

cho việc nhập liệu theo ý thích


Các đặc trưng cần xem xétCác đặc trưng cần xem xét

Người dùng: kinh nghiệm, kỹ năng, động

cơ, đào tạo, tính chất cá nhân

Công việc: áp lực thời gian, chi phí sai sót,

độ dài công việc

Hệ thống: platform

Môi trường: các vấn đề xã hội & vật lý


Các Phương Pháp Đánh Giá Tính Khả DụngCác Phương Pháp Đánh Giá Tính Khả Dụng

Thời gian để học

Tốc độ hoàn thành

Tỉ lệ sai sót

sự ghi nhớ qua thời gian

Thỏa mãn chủ quan

Documents

Chương 8: Thiết Kế Biểu Mẩu & Báo Cáo (Forms & Reports)