Clase 7 - Preparativos_08

Cambio OrganizacionalUDELAR

CONSULTORA DE

EMPRESAS

Ctedra Cambio OrganizacionalFacultad de Ciencias Econmicas y de

Administracin

- UDELAR -


Objetivos

Reconocer la Consultora Organizacional como agente de cambio

Comprender las caractersticas Analizar las etapas Profundizar de la Etapas Iniciales, en la

Preparacin


INDICE

NATURALEZA Y OBJETO

RELACIN CLIENTE - CONSULTOR

CONSULTORA DE PROCESO E. SCHEIN

EL PROCESO: FASE PRELIMINAR

EL HUMOR EN LA CONSULTORA


DEFINICIN (OIT)

Consultora: es un servicio de asesoramiento profesional independiente que ayuda a los gerentes y a las organizaciones a alcanzar los objetivos y fines de la organizacin mediante:

la solucin de problemas gerenciales y empresariales

el descubrimiento y la evaluacin de nuevas oportunidades

el mejoramiento del aprendizaje y la puesta en prctica de cambios.


ENFOQUES (OIT)

Funcional y amplio: Consultora: Cualquier forma de brindar ayuda sobre el

contenido, proceso o estructura de una tarea o de un conjunto de tareas en el que el consultor no es efectivamente responsable de la ejecucin de la tarea misma, sino que ayuda a los que lo son.

Siempre que se trata de modificar o mejorar una situacin.Servicio profesional especial

Consultora: Asesoramiento contratado, brindado por personas especialmente capacitadas y calificadas de manera objetiva e independiente, para: poner al descubierto problemas de gestin, analizarlos, recomendar soluciones y coadyuvar, si se les solicita, en la aplicacin de soluciones.


DIMENSIONES BASICAS (0IT)

Un mtodo eficaz debe indicar cmo se abordarn las dos dimensiones fundamentales de la tarea:

La dimensin tcnica: vinculada a la naturaleza del problema o de la gestin de la empresa.

La dimensin humana: las relaciones interpersonales en la organizacin cliente, las opiniones del personal acerca del problema y su inters, as como la relacin consultor y cliente como personas.


CARACTERSTICAS (OIT)

Servicio profesional: Consultor = conocimiento (estudio + experiencia) + tcnicas; Etica profesional

Servicio consultivo: Solo responden de la calidad e integridad de su asesoramiento; los clientes asumen toda la responsabilidad que se derive de la aplicacin de sus consejos

Servicio independiente: Tcnica, financiera, administrativa, poltica y emocionalmente

Servicio temporal: Perodo limitado Servicio comercial: honorarios, una actividad justificada,

rentable


PROCESO (OIT)ETAPA TAREA

Iniciacin o Preparativos o

Contrato

Primeros contactos con el cliente Diagnstico preliminar de los problemas Planificacin del cometido Propuesta de tareas al cliente Contrato de consultora

Diagnstico

Anlisis del objetivo Anlisis del problema Descubrimiento de hechos Anlisis y sntesis de los hechos Informacin de los resultados al cliente

Planificacin de medidas o Propuesta

Elaboracin de soluciones Evaluacin de opciones Propuestas al cliente Planificacin de la aplicacin de medidas

Aplicacin o puesta en prctica

Contribuir a la aplicacin o implantacin Propuestas de ajustes Capacitacin

Terminacin

Evaluacin Informe final Establecimiento de compromisos Planes de seguimiento Retirada


En busca de una nueva relacin(Rodenhauser)

La industria de la consultora creci a una tasa del 20% en los ltimos 5 aos y tiene un ingreso anual de U$S 30.000 millones anuales.

El ritmo fren a mediados 1999; razones: Fin tareas adaptacin ao 2000 y actualizacin de

sistemas Con internet nuevos tipos de consultoras


En busca de una nueva relacin(Rodenhauser)

Bsqueda de nuevos contratos: problemas organizacionales solucionados y creados por consultoras, ej: fusiones y descentralizaciones en marcha y contramarcha

Areas: tecnologa, reduccin de procesos, ms tctico y operativo. No: estrategia

Contratacin de consultora sobre la relacin costo-beneficio. Identificar correctamente las necesidades y al consultor que

est en condiciones de darles la mejor respuesta. No se optar por un solo consultor

Evaluacin ms exigente Cada vez ms consultores virtuales, pero los clientes siguen

queriendo tener una persona con quien encontrar la solucin y que les ayude a implementarla


INDICE

NATURALEZA Y OBJETO






RELACION CONSULTOR CLIENTE (OIT)

Es una relacin compleja, ya que el consultor debe resolver un problema, pero siempre es ajeno a la organizacin (aunque sea un consultor interno) y muchas veces sus opiniones son rechazadas.

CATEGORAS DE CLIENTES Cliente de contacto Intermedio: definicin del cometido Cliente principal: quienes tienen un problema;

principales colaboradores Clientes del contrato: contratacin y firma Finales: beneficiarios ltimos Patrocinadores: proporcionan recursos financieros


QU SIENTE EL COMPRADOR? Inseguridad (dudo a quin contratar) Amenaza (es mi campo de responsabilidad y aunque se que

necesito ayuda, no me gusta que expertos se metan en mis asuntos)

Riesgo personal (corro peligro de perder el control) Impaciencia (lo pens durante mucho tiempo y necesito ya) Preocupacin (los consultores van a dar a entender que no soy

eficiente) Exposicin, debilidad (revelar secretos) Ignorancia (al consultor le interesa demostrar que es un

problema complejo) Escepticismo Preocupacin (entendern el carcter especial de mi relacin?) Sospechas (tendrn los consultores aires de superioridad?)


INDICE

NATURALEZA Y OBJETO






Disyuntiva (E. Schein)ofrecer consejo experimentado: en gral. se resiente el hecho

de estar en situacin de pedir ayuda. El ayudante se siente superior y la persona con el problema se siente peor.

ayudar a encontrar una solucin por s mismos, facilitando el proceso, incluso si ello implica reservarse lo que el consultor considerara una solucin evidente.

Cuando nos solicitan ayuda, en forma automtica se tiende a suponer que "sabemos" algo que el solicitante busca, pero cuando lo brindamos, sistemticamente oponen resistencia. En general esto ocurre porque quien solicita ayuda o consejo resiente este el hecho de estar en esa situacin.

Si realmente se quiere tener influencia, hay que saber cundo y cmo desempear el papel de consejero experto y cundo el de ayudante y catalizador.


MODELO UNO DE CONSULTORA LA COMPRA DE INFORMACIN O DE EXPERIENCIA

Se brinda informacin sobre una situacin (ej: encuestas), sobrecmo realizar una tarea. Es necesario contar con ms conocimientos sobre algn asunto o llevarse a cabo cierta actividad.

"Este es mi problema; encuentre la solucin y dgame cunto costar" o visto desde el punto de vista psicolgico: "Por favor, quteme este problema de encima y dme una solucin". Si la solucin no funciona, puede culparse al consultor.

Supuestos sobre el cliente b sabe en qu consiste el problema y lo ha diagnosticado correctamentebha identificado correctamente la capacidad del consultorbha comunicado el verdadero problema o la informacin a obtenerse en

forma correctabha reflexionado a fondo sobre las consecuencias de hacer la pregunta y

recibir la respuesta


MODELO DOS DE CONSULTORA MDICO-PACIENTE

Investigar, entrevistar, evaluar psicolgicamente, practicar anlisis, hacer un diagnstico y sugerir una cura.

Variante del primero otorgndole al consultor el poder de diagnosticar y recomendar el tipo de informacin y experiencia que solucionar el problema.

Se supone que los consultores tienen la pericia necesaria para llegar a un diagnstico correcto

Supuestos sobre el cliente b considera beneficioso en s mismo el proceso de diagnsticobha identificado correctamente el rea enfermabda la informacin necesaria para el diagnsticob comprende e interpreta el diagnstico formulado y pone en prctica las

soluciones planteadasbest dispuesto a depender en el diagnstico y en la puesta en marchabpodr seguir con buena salud cuando el doctor se vaya


MODELO TRES DE CONSULTORA CONSULTORA DE PROCESOS

Es el conjunto de actividades que realiza el consultor para ayudar al cliente a percibir y comprender los acontecimientos del proceso que se presentan en su ambiente y a influir sobre ellos.

El problema es del cliente y sigue sindolo a lo largo de la consultora.

Supuestos sobre el cliente bpide ayuda cuando no sabe exactamente cules son sus problemas ni

qu clase de ayuda puede obtenerse o es pertinenteb le conviene participar en e proceso de diagnstico ya que a menudo es

parte del problema y hay que lograr que lo adviertab tiene intenciones constructivas y extraer beneficios del proceso de

aprender a resolver problemasb sabe qu forma de intervencin curativa ha de dar resultado, porque

conoce la cultura bes capaz de aprender a hacer diagnsticos y a resolver sus propios

problemas organizacionales.


ROL DEL FACILITADOR:Suspender sus apreciaciones subjetivas inicialmente,

poniendo un mecanismo de interrogacin recproca.-Ayudar a sus clientes a aprender a aprenderCrear una situacin en que los clientes continen a cargo de

sus problemas; el consultor pasa a ser un socio o un ayudador en el diagnstico y tratamiento de los problemas.

CONCLUSIN

Empezar siempre por la modalidad de consultora de procesos (espritu de interrogacin)

No abstenerse de brindar la propia pericia si el cliente en la realidad la necesita

Pasar a los roles de mdico o experto, si el diagnstico lo recomienda, en la medida que se sepa lo suficiente acerca de lo que est ocurriendo y cules son las reas que abarca la propia pericia


INDICE

NATURALEZA Y OBJETO






OBJETIVOS FASE INICIACIN

Aprender lo mximo posible de ambas partes: cliente y consultor

Examinar y definir el problema Convenir el alcance de la tarea y enfoque a

adoptar Posibilitar la adaptacin Minimizar la incertidumbre y desconfianza

generando empata y mutua confianza


CONTACTOS INICIALES

Origen: Consultor establece el contacto Cliente establece el contacto

Primeras reuniones: Causar buena impresin y conquistar confianza Preparar a fondo el contacto (investigacin previa sobre:

mercados, competidores, proveedores, situacin)

Acuerdo de cmo proceder Disponibilidad de informacin Actitudes del personal remuneracin del diagnstico


Recomendaciones Contactos iniciales Preparacin

Busqueda de informacin de la empresa: Clientes, problemas, resultados, publicaciones, web. Identificacin de posibles reas de colaboracin

Planeacin del contacto:Roles. Material a entregar o exponer

Desarrollo del contacto Introduccin (presentaciones, antecedentes, objetivos y resultados

posibles) Preguntas abiertas orientadas a interpretar los principales problemas y

reas de colaboracin Solicitud de informacin estndar (organigrama; principales indicadores:

cantidad de empleados, produccin, etc; estados contables, etc.) Definicin de actividades posteriores a desarrollar y metodologa Cierre, agradecimiento

Actividades posteriores Acta de reunin Estudio del material Definicin del plan de trabajo


Alcance : Entender el problema Definir y planificar la misin Verificar los aspectos generales de la gestin

Errores al identificar problemas: Confusin de sntomas con problemas Ideas preconcebidas Consideracin de aspectos tcnicos exclusivamente Diagnstico incompleto

Aspectos a tener en cuenta: Metodologa Utilizacin de comparaciones Participacin del cliente Fuentes de informacin

DIAGNSTICO PRELIMINAR


Objetivos : Contenido tcnico (descripcin del sistema, de la

investigacin a realizar, etc.) Incluir medidas de rendimiento beneficios sociales y cualitativos condiciones para el xito

Fases del cometido y calendario Etapas y plazos Informes Productos a entregar

Definicin de funciones: Qu va a realizar el cliente y qu el consultor Qu tipo de datos, documentos y tareas Actividades de capacitacin especial

Planificacin de recursos Dedicacin y perfiles por cliente y consultor Evaluacin preliminar

PLANIFICACIN O DEFINICIN DEL CONTENIDO DE LA TAREA


Contenido: Alcance tcnico Detalle de recursos humanos Antecedentes del consultor Aspectos financieros NO: notas confidenciales y mtodo a emplear

Presentacin: Personalizacin Identificar la importancia que asigna a cada factpr

Negociacin: Roles Calendario Horarios

PROPUESTA


Contenido : Alcance Aportes de cada una de las partes Condiciones econmicas Prever flexibilidad Se adjunta la propuesta

Otras formas de contratacin: Acuerdo Verbal Carta acuerdo o carta intencin Fuentes de informacin

CONTRATO


CONSULTORA DE

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Administracin

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