Mdulo: Diseo de procedimientos administrativos

Clasificacin de los procedimientos Los procedimientos se pueden clasificar como sigue: Sistemas y procedimientos de fbrica o taller Son aquellos identificados con la fbrica, proyecto de construccin, mantenimiento, operacin, etc.

Quedan incluidos en esta clasificacin los procedimientos (manuales o mecnicos) que se utilizan en la fabricacin, construccin y mantenimiento de objetos, as como el manejo de las partes y materiales utilizados. Es decir, aqu se clasifican los procedimientos relacionados con la produccin de bienes. (Cosas, objetos, muebles, artculos de lujo, de consumo, etc.) Sistemas y procedimientos administrativos Son los que se identifican con toda la funcin administrativa, como son los procedimientos de manejo de documentacin, informacin, proyectos programas de trabajo, presupuestos, normas de trabajo, contabilidad, control de produccin sin importar si se realizan en la fbrica o en la oficina. Se relacionan con la produccin de servicios (Trabajos que hace la gente, atencin al pblico, trabajo de oficina, etc.)

- Por rea de aplicacin

Por su rea de aplicacin los procedimientos se clasifican considerando las diferentes reas o departamentos de la organizacin, por ejemplo: a) Finanzas b) Ventasc) Produccind) Mantenimiento e) Recursos Humanos, etc.- Por naturaleza Esta clasificacin considera a la naturaleza de los sistemas y los clasifica en cerrados o abiertos .

a) Sistemas cerrados: No presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea, Tiene como caractersticas tener pocas entradas y salidas en relacin con el ambiente externo, que son bien conocidas y guardan entre s una razn de causa y efecto: a una entrada determinada (causa) sigue una salida determinada (efecto). Denominado tambin mecnico o determinista.

En rigor, no existen sistemas cerrados. Se da el nombre de sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento es determinstico y programado y que opera con muy pequeo intercambio de energa y materia con el ambiente.

b) Sistemas abiertos: Es aquel conjunto de elementosdinmicosrelacionados, eninteraccinquedesarrollanuna actividad para lograr un objetivo operando con datos se caracteriza por poseer numerosas entradas y salidas. Para relacionarse con el ambiente externo, sus relaciones de causa y efecto son indeterminados. El concepto de sistema abierto se puede aplicar a diversos niveles de enfoque: al nivel del individuo, del grupo, de la organizacin y de la sociedad.Una empresaes un sistema creado porel hombre, la cual mantiene unainteraccindinmicacon su ambiente (Clientes,proveedores, competidores, entidades sindicales, o muchos otros agentes externos)

La organizacin se constituye por muchos subsistemas que estn en interaccin dinmica entre s, que trabajan en armona. con el propsito de alcanzar una serie de objetivos, tanto de la organizacin como de sus participantes

Elementos de la organizacin como sistema abierto

Actividad: Elaborar un mapa conceptual de la clasificacin de los procedimientos de forma individual.

CARACTERSTICAS DE LASORGANIZACIONES COMO SISTEMAS ABIERTOS.

a)Propsito u objetivo. Todo sistema tiene uno o varios fines. Las relaciones entre los elementos que componen el sistema se establecen de tal manera que permitan alcanzar esos fines. (Lgicamente, en un sistema social los individuos que lo integran tambin tienen sus propios fines, que habrn de ser coordinados con los fines generales del sistema).

b)Globalismo o totalidad. Cualquier cambio en una parte del sistema produce alteraciones en el resto del sistema debido a la estrecha interrelacin que hay entre las distintas unidades. Esto es, el sistema reacciona globalmente ante los estmulos relevantes que afecten a cualquier parte, de modo que el ajuste del sistema es continuo.

c)Entropa. La entropa es la tendencia al desorden, al desgaste, al aumento de la aleatoriedad derivada de los continuos ajustes que sufre el sistema. El incremento de la entropa en un sistema conduce a su descomposicin en sistemas ms simples. (Por ejemplo: si una empresa, en su intento de adaptarse al mercado, abandona progresivamente los patrones de autoridad y jerarqua formal, la entropa aumenta y la estructura tiende a descomponerse en grupos o individuos que funcionan por separado). En los sistemas abiertos, gracias a los recursos que se obtienen del ambiente, esta tendencia puede ser corregida y transformada en entropa negativa: un proceso hacia una organizacin ms completa y capaz.

d)Homestasis. Es un concepto estrechamente relacionado con el de entropa negativa, pues tambin tiene que ver con los ajustes continuos del sistema. Describe un estado de equilibrio dinmico al que un sistema abierto puede llegar gracias a un correcto control del intercambio de materiales, energa e informacin.La homeostasis u estado de equilibrio es cuando la organizacin alcanza un estado firme, es decir, un estado de equilibrio, cuando satisface dos requisitos: la unidireccionalidad y el progreso.

e)Retroalimentacin.Es la informacin que recibe el sistema sobre los resultados de su propia accin. En ciberntica, suele emplearse la retroalimentacin negativa, que es una entrada de informacin que avisa al sistema de que se est desviando de su objetivo (p.ej. los mecanismos regulados por termostato, como puede ser la instalacin de aire acondicionado).f)Modelo de entrada-transformacin-salida.El sistema abierto puede ser considerado como un modelo de transformacin. En una relacin dinmica con su medio ambiente recibe varias entradas, las modifica de alguna manera y expele productos o elabora planes de actuacin.

g)Subsistema. Todo organismo es un sistema de partes interrelacionadas operando unas conjuntamente con otras; formando a su vez un entorno condicionante de subsistemas, bien por la funcin (produccin, compras, personal, bien por su naturaleza ( hombres, maquinas, etc.)