COD-DEP SECCION SUBSECCION COD-SERIE SERIE ......210.35 ESTADO DE CAJA Y BANCO 210.59 NÓMINA 210.29 CUENTAS BANCARIAS Conciliaciones Bancarias 270.37 ESTADOS FINANCIEROS 210.31 DECLARACIONES

COD-DEP SECCION SUBSECCION COD-SERIE SERIE COD-SUBSERIE SUBSERIE

200 JUNTA DIRECTIVA GERENCIA GENERAL 200.1 ACTA

210 GERENCIA GENERAL SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Acta de consejo

220 GERENCIA GENERAL SUBGERENCIA DE DEPORTES Y RECREACION Acta de Comité Junta Directiva

230 GERENCIA GENERAL SUBGERENCIA DE INFRAESTRUCTURA FISICA Y PLANEACION 200.5 ASESORIAS

200.9 BALANCE

Balance Anual

.Libro Diario

200.32 DOCUMENTOS LEGALES

Actos Administrativos

200.63 PLAN

200.71 PRESUPUESTO

Presupuesto Anual (Programa Anual de Caja PAC)

200.75 PROGRAMAS

200.77 PROYECTOS

Proyecto Anual Renta y Gasto

200.81 RESOLUCIONES

200.69 HISTORIAS

200.69.1 Historias Laborales

200.47 INFORMES

200.47.4 Informes a Ente de Control

200.47.14 Informes a Otra Entidades

240.21 DERECHO DE PETICION

240.21 COMUNICACIONES OFICIALES

210.19 COMPROBANTE DE CONTABILIDAD

210.87 SISTEMA DE CONTROL

210.87.1 Control Interno

210.16 CERTIFICACIONES

210.75 PROGRAMAS

Programas de Gestion Recaudo y Gasto

210.89 TRASLADO

210.13 BOLETINES

210.35 ESTADO DE CAJA Y BANCO

210.59 NÓMINA

210.29 CUENTAS BANCARIAS

Conciliaciones Bancarias

270.37 ESTADOS FINANCIEROS

210.31 DECLARACIONES TRIBUTARIAS

210.16 CERTIFICACIONES

Certificaciones Laborales

210.27 CONTRATOS

210.27.1 Contratos Apoyo a la Gestion

210.27.2 Contrato de Prestacion de Servicios

210.27.3 Contrato de Suministro

210.53 INVENTARIO

210.66 ORDENES DE PAGO

210.81 RESOLUCIONES

210.21 COMUNICACIONES

210.47 INFORMES

220.5 ASESORIAS

Asesorias Municipios Eventos deportivos y Recreativos

220.16 CERTIFICACION


220.65 PLANES Y PROGRAMAS

220.75 PROGRAMAS

220.77 PROYECTO

220.81 RESOLUCIONES

Resoluciones para nombramiento de representante ante la

Junta Deportiva IDER


220.28 CONVENIO

.Convenios Interadministrativo

220.28.2 Convenios con Ligas

220.65 PLAN

220.15 CAPACITACIONES

220.33 ESTADISTICAS

Control de Estadistica

220.43 HISTORIAS

Historia Medico Deportiva

230.5 ASESORIAS

Asesorias Entes Municipales Escenarios Deportivos

Asesoria Proyectos Deportivos


230.51 INTERVENTORIA

Interventoria de Obras de Infraestructura

230.65 PLANES Y PROGRAMAS

Planes y Programas De Obras de escenarios deportivos

230.67 PLANOS

Planos de Obras de Infraestructura Deportiva

230.77 PROYECTOS

Proyecto de obras de escenarios deportivos


230.27 CONTRATO

230.71 PRESUPUESTO

Presupuesto de Obra

EMPRESA FORMATO DE TABLA DE VALORACION DOCUMENTAL

HOJA ___1__ DE ___1__

ENTIDAD

PRODUCTORAINSTITUTO DEPARTAMENTAL DE DEPORTES Y RECREACION DE BOLIVAR

RETENCIÓN EN EL

ARCHIVO

CENTRAL

PROCEDIMIENTOS

AC CT E M S

200.1 ACTA 5

x

x

Acta es la toma de decisiones de la Gerencia y

otras dependencias y tiene un valor Lega, Fiscal y

Administrativo por su valor debe de conservarse. l

archivo central y cumplido este tiempo se

microfilma o digitaliza.

Acta de consejo

Acta de Comité Junta Directiva

200.5 ASESORIAS 10 xArchivo central tiempo de retencion (10) cumplido

se Microfilma o Digitaliza.

200.9 BALANCE 5 xArchivo central y el tiempo de retencion (5) años

cumplido se microfilma o digitaliza

Balance Anual

.Libro Diario

200.32 DOCUMENTOS LEGALES 8x

x

Archivo Central por un tiempo de (8) años, se

microfilma o digitaliza, se conserva total es

testimonio de la Gestion.

Actos Administrativos

200.63 PLAN 5 x x

archivo Central por un tiempo de (5) años, se

microfilma o digitaliza, luego se elimina siempre y

cuando se conserve la serie digitada.

200.71 PRESUPUESTO 15x

x

archivo Central por un tiempo de (15) años, se

microfilma conserva la serie como testimonio a la

institucion. Valor segundario.

Presupuesto Anual (Programa Anual de Caja PAC)

UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA GENERAL

CÓDIGO SERIES O CONTENIDO DE LA DOCUMENTACION

DISPOSICIÓN FINAL

CONVENCIONES: AG: Archivo de Gestion AC: Archico Central CT: Conservacion Total S: Seleccion M: Microfilmacion E: Eliminacion

Firma Responsable_____________________Fecha:____________________


HOJA ___1__ DE ___1__

ENTIDAD


RETENCIÓN EN EL

ARCHIVO

CENTRAL

PROCEDIMIENTOS

AC CT E M S

200.75 PROGRAMAS 8x x

archivo Central por un tiempo de retencion (8)

años, se toma 10% de la documentacion para su

conservacion total.

200.77 PROYECTOS 8

x x

Cumplido (2) años en el archivo de Gestion se

transfiere al archivo Central por un tiempo de

retencion (8) años, se microfilma o digita para su

conservacion total

Proyecto Anual Renta y Gasto

200.81 RESOLUCIONES 8x x

Archivo Central por un tiempo de retencion (8)

años, se microfilma o digita para su conservacion

total

200.69 HISTORIAS 98 x x archivo central (98) años, luego se hace proceso

de selección. Circular 04 de 2003

200.69.1 Historias Laborales

200.47 INFORMES 10 E M


años, se microfilma o digita luego se elimina su

soporte papel

200.47.4 Informes a Ente de Control

200.47.14 Informes a Otra Entidades

240.21 DERECHO DE PETICION 10

x xArchivo Central por un tiempo de retencion de (10)

años, se microfilma o digitaliza y el soporte papel

se elimina. Pierde todos los valores primarios.

240.21 COMUNICACIONES OFICIALES 10 x x


años, se elimina siempre y cuando se microfilma o

digitalice se elimina el soporte papel. En

cumplimiento Acuerdo 060 de 2001.



DISPOSICIÓN FINAL




HOJA ___1__ DE ___1__

ENTIDAD


RETENCIÓN EN EL

ARCHIVO

CENTRAL

PROCEDIMIENTOS

AC CT E M S

210.19 COMPROBANTE DE CONTABILIDAD 18archivo Central por un tiempo de retencion (18)

años, se elimina por pierde su valor primario.

210.87 SISTEMA DE CONTROL 8 x Archivo Central por un tiempo de retencion (8)

años, se microfilama o digitaliza.

210.87.1 Control Interno

210.16 CERTIFICACIONES 5x x

Archivo Central (5) años, se microfilma o digitaliza.

Y se toma (10%) de la documentacion para su

conservacion.


DISPOSICIÓN FINAL




ENTIDAD FORMATO DE TABLA DE VALORACION DOCUMENTAL

HOJA ___1__ DE ___6__

ENTIDAD


RETENCIÓN EN

EL ARCHIVO

CENTRAL

PROCEDIMIENTOS

AC CT E M S

210.15 CAPACITACIONES 3x

Archivo Central por un tiempo de retencion de (3) años,

se microfilma o digitaliza y el soporte papel se elimina.

Pierde todos los valores primarios.

210.21 DERECHO DE PETICION 10x x




210.41 EVALUACIONES 5x

Archivo Central por un tiempo de retencion (5) años,

luego se elimina la documentacion se encuentra

consolidada en otra serie.

210.47 INFORMES 10



Informes de Ejecucion del Presupuesto

210.63 PLAN 5 x x

archivo Central por un tiempo de (5) años, se microfilma

o digitaliza, luego se elimina siempre y cuando se

conserve la serie digitada.

Plan de Desarrollo Induccion , reinduccion y

Selección

210.71 PRESUPUESTO 15

x x

Cumplido (5) años en el archivo de Gestion se transfiere

al archivo Central por un tiempo de (15) años, se



Presupuesto Anual

UNIDAD ADMINISTRATIVA: SUBGERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO


DISPOSICIÓN FINAL




HOJA ___2__ DE ___6__

ENTIDAD


RETENCIÓN EN

EL ARCHIVO

CENTRAL

PROCEDIMIENTOS

AC CT E M S

210.75 PROGRAMAS 8x

archivo Central por un tiempo de retencion (8) años, se

toma 10% de la documentacion para su conservacion

total.

Programas de Gestion Recaudo y Gasto

210.89 TRASLADO 15 x x Archivo Central por un tiempo de retencion (15) años.

Se digitaliza y luego se elimina

210.13 BOLETINES 18x

Archivo Central (18) años cumplido el tiempo de

retencion. Se elimina el soporte papel. Ceso la

responsabilidad civil o fiscal.

210.35 ESTADO DE CAJA Y BANCO 10x x

Archivo Central (10) años cumplido el tiempo de

retencion se Microfilma o digitaliza y luego se elimina el

soporte papel.

210.59 NÓMINA 98 x archivo central (98) años se conserva el soporte papel

210.29 CUENTAS BANCARIAS 10 xArchivo Central por un tiempo de retencion (10) años se

elimina porque pierde su vigencia administrativa.

Conciliaciones Bancarias

270.37 ESTADOS FINANCIEROS 18 xArchivo Central por un tiempo de retencion (18) años, se

elimina por pierde su valor primario.

210.31 DECLARACIONES TRIBUTARIAS 10 XArchivo Central por un tiempo de retencion (10) años, Se

microfilma . Estatuto Tributario.

210.16 CERTIFICACIONES 20 x x Archivo Central luego de cumplir el tiempo de retencion

(20) años se microfilma o digitaliza.

Certificaciones Laborales



DISPOSICIÓN FINAL




HOJA ___3__ DE ___6__

ENTIDAD


RETENCIÓN EN

EL ARCHIVO

CENTRAL

PROCEDIMIENTOS

AC CT E M S

210.27 CONTRATOS 19 x x

Archivo Central luego de cumplir el tiempo de retencion

(19) años se microfilma o digitaliza, luego se selecciona

5% de la documentacion como testimonio de la Gestion.

Contratos Apoyo a la Gestion

.Solicitud de disponibilidad

.Disponibilidad

. Estudio previos

.Invitacion

.Hoja de vida y sus anexos

.Certificado 02

.Presentacion de oferta

.Contrato

.Registro

.Acta de inicio

.Acta de Terminacion

210.27.2 Contrato de Prestacion de Servicios 19 x x





.Disponibilidad

. Estudio previos

.Invitacion

.Hoja de vida y sus anexos



DISPOSICIÓN FINAL




HOJA ___4__ DE ___6__

ENTIDAD


RETENCIÓN EN

EL ARCHIVO

CENTRAL

PROCEDIMIENTOS

AC CT E M S

.Presentacion de oferta

.Contrato

.Poliza

.Registro Presupuestal

.Acta de inicio

.Cuentas de Cobro

.Acta de Terminacion

210.27.3 Contrato de Suministro 19 x x




Concepto de Convivencia y Oportunidad


.Disponibilidad Presupuestal

Cotizacion

Presupuesto Oficial

Estudio Previos

Invitacion Pública

Propuestas

Informe de Evaluacion

Acta de Cierre de la Mínima Cuantia MC

Comunicación de Aceptacion de la Oferta

acta de Cierre de la Mínima Cuantia MC



DISPOSICIÓN FINAL




HOJA ___5__ DE ___6__

ENTIDAD


RETENCIÓN EN

EL ARCHIVO

CENTRAL

PROCEDIMIENTOS

AC CT E M S

Registro Presupuestal

Poliza de Garantía

Acta de Inicio

Acta de Recibo Final

Ampliacion Póliza de Garantia

Copia Estampilla del contrato

Copia de pago parafiscales de la entidad que

gano la propuesta.

Factura de la Empresa

Comprobante de Egreso

Comprobante de Contabilidad

Resolucion

210.53 INVENTARIO 5 x Archivo Central (5) años. Se elimina el soporte papel

Inventario de elemento devolutivos

Inventario de Baja

210.66 ORDENES DE PAGO 10 x

Archivo Central (10) años. Se elimina el soporte papel,

porque se encuentra consolidada en otra serie.

210.81 RESOLUCIONES 10 xArchivo Central (10) años. Se elimina el soporte papel,

se encuentra consolidada en otra serie.

Resoluciones de Pago



DISPOSICIÓN FINAL




HOJA ___5__ DE ___6__

ENTIDAD


RETENCIÓN EN

EL ARCHIVO

CENTRAL

PROCEDIMIENTOS

AC CT E M S

210.21

COMUNICACIONES 5

x x

archivo Central por un tiempo de retencion (5) años, se

elimina siempre y cuando se microfilma o digitalice se

elimina el soporte papel. En cumplimiento Acuerdo 060

de 2001.

210.47 INFORMES 5 x

Archivo Central (5) años, Luego se elimina perdio sus

valor administrativo y esta informacion se encuentra

consolidad informe de planeacion.

.Informes de Gestion



DISPOSICIÓN FINAL




HOJA ___1__ DE ___4__

ENTIDAD


RETENCIÓN EN EL

ARCHIVO CENTRALPROCEDIMIENTOS

AC CT E M S

220.5 ASESORIAS10 x

Archivo Central por un tiempo de retencion (10) años,

se microfilma o digitaliza y se conserva totalmente.

Asesorias Municipios Eventos deportivos y

Recreativos

220.16 CERTIFICACION5 x

x

archivo Central (5) años, se microfilma o digitaliza. Y se

toma (10%) de la documentacion para su conservacion.

Avales para Escuelas Deportivas

.Solicitud

.Certificacion

220.21 DERECHO DE PETICION 10 x x




Derecho de Peticion, Queja y Reclamos

220.65 PLANES Y PROGRAMAS 8 x xArchivo Central por un tiempo de retencion (8) años, se

microfilma o digitaliza y se conserva totalmente.

Planes de Deporte y Recreacion

220.75 PROGRAMAS 8 x xArchivo Central por un tiempo de retencion (8) años, se

microfilma o digitaliza y se conserva totalmente.

Programa Discapacitados

Programa Superate

220.77 PROYECTO8 x

x

Archivo Central por un tiempo de retencion (8) años, se

microfilma o digitaliza y se elimina el soporte papel

Proyectos de Deporte y la Recreacion

Proyecto con Municipios

UNIDAD ADMINISTRATIVA: SUBGERENTE DE DEPORTES Y RECREACION


DISPOSICIÓN FINAL




HOJA ___2__ DE ___4__

ENTIDAD


RETENCIÓN EN EL


AC CT E M S

220.81 RESOLUCIONES

Resoluciones para nombramiento de

representante ante la Junta Deportiva IDER

5 xArchivo Central por un tiempo de retencion (5) años, se

microfilma o digitaliza y se elimina el soporte papel


5 x x

Archivo Central por un tiempo de retencion (5) años, se

elimina siempre y cuando se microfilma o digitalice se

elimina el soporte papel. En cumplimiento Acuerdo 060

de 2001.

220.28 CONVENIO

18

x x




Convenio con Municipio

.Estudios Previos

.Convenios Interadministrativo

.Acta de Inicio

.Acta de Suspension

.Acta de Reinicio

.Disponibilidad Presupuestal


.Aprobacion de la Poliza

.Resolucion de Incorporacion de los recurso

al presupuesto

.Certificado Bancaria

.Cuenta de Cobro


DISPOSICIÓN FINAL





HOJA ___3__ DE ___4__

ENTIDAD


RETENCIÓN EN EL


AC CT E M S

.Poliza

.Resolucion de Orden de Pago

220.28.2 Convenios con Ligas

18

x x




.Resolución de ordenación de inscripción

.Convenio Marco Interinstitucional

.Documentos del contratista

.Solicitud de suscripción

.Orden de Pago

.Resolución de pago

.registro Presupuestal

.Póliza de cumplimiento

.Acuerdo puntual de cooperación

.Disponibilidad presupuestal

.Solicito de presupuesto presupuestal

.Cuenta de Cobro

.Oficio

220.65 PLAN5

x x

Archivo Central por un tiempo de (5) años, se microfilma

o digitaliza, luego se elimina siempre y cuando se

conserve la serie digitada.



DISPOSICIÓN FINAL




HOJA ___4__ DE ___4__

ENTIDAD


RETENCIÓN EN EL


AC CT E M S

220.15 CAPACITACIONES3 x




220.33 ESTADISTICAS9


se microfilma o digitaliza y el soporte papel se Elimina.

Control de Estadistica

220.43 HISTORIAS 18Archivo Central por un tiempo de retencion de (18) años,

se microfilma o digitaliza y se Conserva Total.

Historia Medico Deportiva



DISPOSICIÓN FINAL




HOJA ___1__ DE ___3__

ENTIDAD


RETENCIÓN EN

EL ARCHIVO

CENTRAL

PROCEDIMIENTOS

AC CT E M S

230.5 ASESORIAS 10x


años, se microfilma o digitaliza y se conserva

totalmente.

Asesorias Entes Municipales Escenarios

Deportivos

Asesoria Proyectos Deportivos


10

X X

Archivo Central por un tiempo de retencion de (10)

años, se microfilma o digitaliza y el soporte papel

se elimina. Pierde todos los valores primarios.

230.51 INTERVENTORIA 10 x Archivo Central por un tiempo de retencion (10)

años, se elimina

Interventoria de Obras de Infraestructura

230.65 PLANES Y PROGRAMAS 8x

x


años, se microfilma o digitaliza y se conserva

permanentemente los dos soportes

Planes y Programas De Obras de escenarios

deportivos

230.67 PLANOS 10 Archivo de Central (10) años,se microfilma o

digitaliza, y se conserva permanentemente.

Planos de Obras de Infraestructura Deportiva

230.77 PROYECTOS 8x

x


años, se microfilma o digitaliza y se elimina el

soporte papel

Proyecto de obras de escenarios deportivos

UNIDAD ADMINISTRATIVA: SUBGERENTE INFRAESTRUCTURA FISICA Y PLANEACION


DISPOSICIÓN FINAL




HOJA ___2__ DE ___3__

ENTIDAD


RETENCIÓN EN

EL ARCHIVO

CENTRAL

PROCEDIMIENTOS

AC CT E M S


10 x x


años, se elimina siempre y cuando se microfilma o

digitalice se elimina el soporte papel. En

cumplimiento Acuerdo 060 de 2001.

230.27 CONTRATO 19 x x

Archivo Central luego de cumplir el tiempo de

retencion (19) años se microfilma o digitaliza,

luego se selecciona 5% de la documentacion

como testimonio de la Gestion.

Contrato de Obra Civiles

.Orden de Ejecucion de Trabajo

.Concepto de convivencia y oportunidad

.Presupuesto Oficial

.Solicitud de Disponibilidad Presupuestal

.Solicitud Certificado Disponibilidad Presupuestal

.Estudio Previos

.Priegos de Condiciones

.Acta de Recepcion de Propuesta

.Acta de Cierre

.Solicitud de Cotizacion (Suministro)

.Cuadro de cantidades de Obra

.Oficio del Contratista y documento de contratacion

.Entrega de Acta de Recepción de

propuestas (todas las propuestas de

postulados)



DISPOSICIÓN FINAL




HOJA ___3__ DE ___3__

ENTIDAD


RETENCIÓN EN

EL ARCHIVO

CENTRAL

PROCEDIMIENTOS

AC CT E M S

.Acta de cierre y apertura de propuestas

.Evaluación de Propuestas

.Resolución de Adjudicación (Si lo ganan,

sino una revocación a volver a lanzarse y se

Declara Desierto. .Firma y Legalización (Contrato)

.Póliza


.Acta de inicio

.Facturas (Anexos)

.Acta de liquidación

230.71 PRESUPUESTO 15 x

Archivo Central por un tiempo de (15) años, se



Presupuesto de Obra



DISPOSICIÓN FINAL



Documents

COD-DEP SECCION SUBSECCION COD-SERIE SERIE ......210.35 ESTADO DE CAJA Y BANCO 210.59 NÓMINA 210.29 CUENTAS BANCARIAS Conciliaciones Bancarias 270.37 ESTADOS FINANCIEROS 210.31 DECLARACIONES