Codelco - Manual de Contratos.pdf

VVIICCEEPPRREESSIIDDEENNCCIIAA CCOORRPPOORRAATTIIVVAA SSEERRVVIICCIIOOSS CCOOMMPPAARRTTIIDDOOSS

PROYECTO GESTIÓN INTEGRAL CONTRATISTAS (PROGIC)

PRODUCTO: “ MANUAL DE CONTRATACIÓN DE SERVICIOS”

Equipo Desarrollador: Área Luis Abarca G. DSAL - DDN Gregorio Lavanchy M. CC – VCSC

Equipo Validador: Área Jorge Sales D. SGO Alvaro Vilaplana B. SGCM José Reyes R. SGNACN Haroldo Salas C. DCAP René Acevedo G. DCSC

Revisado por: Cargo VºBº Fecha

Henry Hanssens O. Director PROGIC 30.04.04

Aprobado por: Cargo VºBº Fecha

Fernando Moure R. Vicepres. Corp.

Servicios Compartidos

11.05.04

Vigencia: 01 de junio de 2004 Revisión: 0

Ejemplar Vigente en Biblioteca Electrónica ¡ Copia impresa es documento no controlado !

CORPORACIÓN NACIONAL DEL COBRE DE CHILE

CODELCO - CHILE

MANUAL DE CONTRATACION DE

SERVICIOS

CONTRATOS DE CONSTRUCCION - INGENIERIA - SERVICIOS

(Rev. 0)

Mayo 2004


CORPORACION NACIONAL DEL COBRE DE CHILE GERENCIA CORPORATIVA DE ABASTECIMIENTO

Manual

MANUAL DE CONTRATACIÓN DE

SERVICIOS

Nº Doc. : GCAB-M-002 RReevv.. :: 00 VViiggeenncciiaa :: 0011//0066//22000044 PPáágg.. :: 22 ddee 7700

t

r t t

tt

INDICE

1. OBJETIVOS .......................................................................................................................... 4 2. ALCANCE.............................................................................................................................. 4 3. DEFINICIONES .................................................................................................................... 5 4. RESPONSABILIDADES ......................................................................................................... 6 5. ENTRADAS ........................................................................................................................... 7 6. PRINCIPIOS BÁSICOS Y CONSIDERACIONES GENERALES................................................. 8

6.1 RELACIONES CON CONTRATISTAS ................................................................................................. 8 6.2 ÉTICA Y CONFLICTO DE INTERESES .............................................................................................. 8 6.3 DE LOS USUARIOS ................................................................................................................... 8

7. PROCEDIMIENTO GENERAL DE CONTRATACIÓN................................................................ 9 7.1 ESTRATEGIAS DE CONTRATACIÓN................................................................................................. 9 7.2 APROBACIÓN DE CONTRATACIÓN................................................................................................ 10 7.3 DOCUMENTOS PARA UNA CONTRATACIÓN ..................................................................................... 10

7.3.1 Carta de invitación ...................................................................................................... 11 7.3.2 Bases administrativas generales (BAG).......................................................................... 11 7.3.3 Bases administrativas especiales (BAE) ......................................................................... 11 7.3.4 Bases técnicas (BT)..................................................................................................... 12 7.3.5 Método de evaluación de ofertas .................................................................................. 12

7.4 PRESELECCIÓN DE CONTRATISTAS .............................................................................................. 13 7.4.1 Selección de empresas con ratistas a invitar del registro................................................. 13 7.4.2 Precalificación de contratistas....................................................................................... 14

7.5 LICITACIÓN PRIVADA .............................................................................................................. 14 7.5.1 Emisión de cartas de invitación..................................................................................... 15 7.5.2 Entrega de documentos de licitación a los proponentes .................................................. 15 7.5.3 Reunión aclaratoria y/o visita a terreno ......................................................................... 16 7.5.4 Ronda de consultas, respuestas y aclaraciones .............................................................. 16 7.5.5 Recepción y acto de apertura de las ofertas .................................................................. 17 7.5.6 Evaluación de las ofertas ............................................................................................. 17 7.5.7 Proposición de adjudicación y adjudicación del contrato ................................................. 20 7.5.8 Notificación de la adjudicación ..................................................................................... 20 7.5.9 P eparación y suscripción de los con ra os..................................................................... 21 7.5.10 Creación del pedido (contrato) en sistema SAP .............................................................. 22 7.5.11 Excepciones al proceso de licitación.............................................................................. 22 7.5.12 Excepciones al proceso de licitación en proyectos de inversión de envergadura ................ 23

7.6 LICITACIÓN PRIVADA DE ESCASO MONTO...................................................................................... 23 7.7 ASIGNACIÓN DIRECTA............................................................................................................. 23

7.7.1 Asignación directa solicitada por el usuario.................................................................... 23 7.7.2 Concepto de Asignación Directa. ................................................................................. 24

7.8 LICITACIÓN PÚBLICA .............................................................................................................. 24 7.8.1 Publicación y venta de bases........................................................................................ 24 7.8.2 Recepción de antecedentes de precalificación................................................................ 25 7.8.3 Evaluación de antecedentes de precalificación ............................................................... 25 7.8.4 Resultados del proceso de precalificación ..................................................................... 26 7.8.5 Elaboración de bases y con ratos preliminares ............................................................... 26 7.8.6 Rondas de discusión de las bases y con ratos con los proponentes .................................. 26



Manual


SERVICIOS


t7.8.7 Elaboración de bases y modelo de con ratos definitivos.................................................. 27

7.9 ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS .............................................................................................. 27 7.10 MODIFICACIÓN DE LOS CONTRATOS............................................................................................ 27 7.11 RECLAMOS .......................................................................................................................... 28

8. CONCEPTOS GENERALES................................................................................................... 29 8.1 EMPRESAS Y PERSONAS RELACIONADAS........................................................................................ 29 8.2 TÉRMINO Y FINIQUITO DE LOS CONTRATOS ................................................................................... 29 8.3 TIPOS DE CONTRATOS ............................................................................................................ 30 8.4 FORMATOS DE CONTRATOS ...................................................................................................... 31 8.5 ESTANDARIZACIÓN Y CONTENIDO DE LOS CONTRATOS...................................................................... 31

9. SALIDAS............................................................................................................................. 31 10. REFERENCIAS................................................................................................................. 31 11. REVISIONES ................................................................................................................... 32 12. ANEXOS .......................................................................................................................... 32 ANEXO Nº1: DEFINICIONES .................................................................................................... 33 ANEXO Nº2: DEFINICION DE ROLES Y RESPONSABILIDADES ............................................... 38 ....................... 47MATRIZ DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES PRINCIPALESANEXO Nº3: SOLICITUD DE PEDIDO DE SERVICIOS (SOLPE). ............................................... 49 ANEXO Nº 4: METODOLOGÍA DE ABASTECIMIENTO ESTRATEGICO ...................................... 51



Manual


SERVICIOS


1. OBJETIVOS La Gerencia Corporativa de Abastecimiento(GCAB) y sus unidades de gestión de contratación, en lo general, tiene por objetivo primordial, diseñar e implementar constantemente nuevas metodologías de abastecimiento, planteando iniciativas enfocadas a los resultados del negocio de Codelco. El presente manual de contratación de servicios, en lo particular, tiene por objeto explicar y definir, en términos genéricos, las etapas y acciones que se deben llevar a cabo en los procesos de licitación y contratación de servicios para la ejecución de obras, servicios generales e ingeniería, requeridos por los distintos usuarios de la Corporación (divisiones mineras y centro corporativo), desde las etapas previas a la celebración de un contrato hasta su finiquito. También este manual tiene el propósito de detallar las unidades organizacionales que deben intervenir, y asignar las principales responsabilidades y obligaciones que tienen los distintos participantes en los procesos de licitación y contratación de servicios. Este manual persigue además, que los procedimientos de contratación cumplan, los siguientes objetivos:

• Realizar la contratación de servicios requeridos por el usuario en las mejores condiciones técnico-

económicas para la Corporación. • Establecer los criterios de dar servicios integrales de apoyo a las áreas usuarias por parte de las

unidades de gestión de contratación, en el marco de los servicios compartidos. • Servir de guía de acción y señalar los criterios comunes de contratación, que aseguren la mayor

uniformidad de criterios en los procesos de licitación y contratación y, de administración de la documentación que se origina en el proceso.

• Aplicar los principios de equidad y objetividad en la contratación, que permitan a los oferentes hacer sus mejores ofertas y que aseguren la materialización del compromiso de la Gerencia Corporativa de Abastecimientos con una gestión transparente y éticamente incuestionable.

• Estandarizar el proceso integral de contratación desde que el usuario detecta la necesidad de contar con un servicio de apoyo, para poder emitir su requerimiento a las unidades de gestión de contratación hasta la firma del respectivo contrato, y posteriormente realizar los cambios, modificaciones y ampliaciones requeridas, y el finiquito del servicio.

• Procurar el correcto uso de las facultades y la toma de decisiones en los procesos de contratación de servicios.

2. ALCANCE El presente manual tendrá el más amplio alcance, con las menos restricciones posibles, en un escenario de control de gestión integral bajo el principio de la aplicación del empoderamiento y del autocontrol, de manera de facilitar la acción del usuario y de las unidades de gestión de contratación, en el apoyo que deben brindar a aquellos, de manera que éstas unidades asuman el rol protagónico, significativo y preponderante en el proceso. En consecuencia, los procesos de contratación, las estrategias para licitar o negociar, la administración de contratos, el tratamiento de los reclamos y de toda otra gestión que sea necesaria para materializar proyectos de inversión o para entregar apoyo a las operaciones, se regirán por este manual. Sus



Manual


SERVICIOS


disposiciones se aplicarán a la contratación de estudios de ingeniería; de servicios profesionales generales (organización, ambientales, de seguridad, etc.); de obras de construcción civil; industrial y metalmecánica; de inspección; fabricación; mantenimiento; montajes y servicios en general. Los procedimientos generales descritos en este documento se aplicarán a todas las áreas o unidades de la organización de Codelco.

En tanto se desarrollan y aprueban los procedimientos e instructivos de detalle, para cada uno de los procesos aquí descritos, en caso de contradicción o inconsistencia entre las Normas Corporativas de Codelco que tratan el tema, el presente Manual, los procedimientos corporativos o divisionales y sus instructivos de detalle, se utilizará el orden de precedencia que se indica a continuación:

• Normas Corporativas de Codelco

• Manual de Contratación de Servicios

• Procedimientos Corporativos

• Procedimientos Divisionales

• Instructivos de detalle

3. DEFINICIONES Los términos utilizados en este documento tienen los significados que se indican en el Anexo Nº1 adjunto, y son adicionales a las definiciones establecidas en las bases administrativas generales, contratos de construcción, ingeniería y servicios, en las que se encuentran incorporados los siguientes términos: Adjudicaciones Administrador del contrato Aumento y disminución de obras, trabajos o servicios Bases de licitación Bases administrativas generales (BAG) Bases administrativas especiales (BAE) Bases de medida y pago Bases técnicas (BT) Carta de invitación Codelco Contratista Contrato Contrato a serie de precios unitarios Contrato a serie de precios unitarios con suma alzada de gastos generales y utilidades Contratos de suma alzada Contrato a costo reembolsable más honorarios Coordinador del contrato Costo directo Costo indirecto Dólar observado



Manual


SERVICIOS


Estado de pago Gastos generales Hito Índice de precios al consumidor (IPC) Inspección técnica Ítem Itemizado de presupuesto Licitación Licitación privada Licitación publica Licitante, oferente o proponente Modificaciones de contrato Moneda base del contrato Normas o reglamentos internos de Codelco Oferta Planos como construido (As Built) Plazo de ejecución Plazo de vigencia del contrato Pronto inicio Registro de contratistas Representante del contratista Subcontratista Subcontrato Valor proforma

Las unidades organizacionales mencionadas en el presente documento, como en el Anexo N°1, se refieren a las vigentes a la fecha de emisión de este manual, o las que en el futuro asuman la función que tenga relación con la materia que se trate o se haga referencia. En caso de discrepancia entre el presente manual y el contenido de sus anexos, primará el texto del manual. 4. RESPONSABILIDADES La Gerencia Corporativa de Abastecimiento y sus unidades organizacionales dependientes, son las únicas responsables en la Corporación de la gestión de contratación de servicios de terceros que los diferentes usuarios requieren para el desarrollo de sus trabajos o faenas, ya sean éstas de inversión o de operación. La Gerencia Corporativa de Abastecimiento podrá delegar en las áreas usuarias, en concordancia con ellas, determinados procesos de contratación en su totalidad o alguna etapa de ellos, cuando las circunstancias así lo aconsejen, o bién, amerite una gestión de licitación y contratación distinta. Por lo anterior, la Gerencia Corporativa de Abastecimiento, tiene la responsabilidad de asegurar que todos los procesos de contratación de servicios efectuados con los recursos propios o que se hayan delegado en las áreas usuarias, se enmarquen íntegramente dentro de las políticas de abastecimiento y de la normativa vigente. Por esto, su principal responsabilidad es liderar o apoyar los procesos de contratación, con la finalidad de asegurar que la Corporación contrate servicios con los mejores



Manual


SERVICIOS


estándares de calidad, plazo y costo, y que éstos sean realizados dentro de un proceso eficiente, equitativo, objetivo, ético y transparente. Por otra parte, la Gerencia Corporativa de Abastecimiento y sus unidades organizacionales deben asegurarse que todas las etapas del proceso de contratación cumplan los requisitos de calidad y desempeño, aplicando lineamientos de aseguramiento de la calidad en las compras de servicios. Es de responsabilidad del usuario iniciar el proceso de contratación de Servicios No Permanentes, con la debida anticipación, en función del tipo de proceso y de la fecha de inicio requerida del contrato, en concordancia con los plazos definidos y acordados con las unidades de gestión de contratación de servicios para ese tipo de contratación. Además, el usuario es responsable de la preparación, emisión y aprobación de la solicitud de autorización para contratar servicios externos, de la preparación de todos los documentos técnicos necesarios para formalizar un proceso de contratación y de participar en las instancias que le son asignadas y que se detallan en este manual. El usuario contará con el apoyo y asesoría de las unidades de gestión de contratación de servicios para la realización de tales funciones. Es responsabilidad de las unidades de gestión de contratación, informar oportunamente y con la anticipación suficiente a los usuarios del término de los servicios contratados, ya sean estos permanentes o no. Para los Servicios Permanentes deberá solicitar si habrá variaciones o modificaciones en el alcance de ellos a fin de incorporarlos en el nuevo llamado a licitación e iniciar el proceso de licitación con la debida anticipación. Para las sucesivas renovaciones de contratación de los servicios permanentes será necesaria la aprobación de una solicitud de pedido por parte del usuario en señal de aceptación del servicio. En Anexo Nº2 se indican las principales responsabilidades de las áreas que tienen relación con la contratación de servicios. 5. ENTRADAS Todo proceso de contratación de servicios tendrá que cumplir y enmarcarse dentro de las políticas y normas de tipo financiero y administrativo que estén vigentes al momento de gestinar el proceso o aquellas que hagan sus veces en el futuro. La lista de documentos principales necesarios para llevar a cabo el proceso de contratación se enumera a continuación. Esta lista es referencial y no significa que sea una enumeración taxativa de todos los documentos que se deben tener presente. • Normas aplicables a contratos pagaderos en pesos con base de precios o valores expresados en otras

monedas. N.C.C. Nº12. • Normas de contratación de bienes y servicios de ingeniería, de servicios generales y de construcción.

N.C.C. Nº14 • Normas financieras aplicables a las adquisiciones y a los contratos con terceros. N.C.C. Nº15 • Negocios con personas relacionadas. N.C.C. Nº18 • Procedimientos administrativos SAP. N.C.C. Nº23 • Registro de contratistas (proveedores de servicios) • Bases administrativas generales para contratos de construcción, ingeniería y servicios (BAG) • Bases técnicas (BT) • Método de evaluación de propuestas



Manual


SERVICIOS


• Guía para la confección de las bases administrativas especiales (BAE) • Manual de alcance de facultades de la dirección superior • Resoluciones sobre alcance de facultades de los servicios compartidos • Manual de alcance de facultades de las divisiones • Procedimientos e instrucciones de cada división con relación a materias de: gestión de riesgos

ambiente, calidad y salud ocupacional para empresas contratistas • Procedimientos operacionales de abastecimiento. • Procedimientos divisionales relacionados con: tránsito en los recintos industriales e interior de la

mina; control de personal y vehículos; otros. • Normas y reglamentos internos de las divisiones relacionados con contratistas. • Metodología de abastecimiento 6. PRINCIPIOS BÁSICOS Y CONSIDERACIONES GENERALES

6.1 Relaciones con contratistas Las relaciones con los contratistas deben ser honestas y serias, debiendo desarrollarse en forma justa, en un ambiente de formalidad y respeto, manteniendo una total transparencia e imparcialidad en las decisiones que los afecten. Todos las empresas que participen en un proceso de contratación deberán recibir la misma información en cada una de las etapas, la que deberá estar disponible para todos ellos en forma simultánea. En los procesos de contratación, las comunicaciones oficiales entre las unidades encargadas de dicho proceso y los contratistas deberán ser siempre por escrito y deberán ser expeditas, precisas y veraces. Los proponentes tienen derecho a solicitar aclaraciones a las bases de licitación o solicitudes de ofertas. Toda información que proporcione el contratista durante el proceso de contratación deberá ser tratada con la mayor reserva y discreción, siempre que ella no sea de carácter público. No se deben cursar invitaciones a licitar con el sólo objeto de valorizar trabajos para formular o complementar futuras licitaciones o cotizaciones, salvo que éste sea el verdadero objetivo de la invitación, lo cual debe expresarse claramente, para que ello sea asumido por los contratistas. 6.2 Ética y conflicto de intereses

Se deberá tener presente, en todo proceso de contratación, lo indicado en las “políticas y normas corporativas de Codelco-Chile para su relación con las empresas que suministran bienes y servicios” y “principios de negocios con empresas relacionadas”.

6.3 De los usuarios

Todo trabajo o servicio, que sea ejecutado por un tercero debe estar amparado por un contrato, siempre que éste no corresponda a los que expresamente se especifiquen que quedan excluidos de tal obligación.



Manual


SERVICIOS


El usuario será el responsable de solicitar el proceso de contratación y posteriormente administrar el contrato, disponiendo para ello del apoyo de las áreas asesoras y de apoyo de la Gerencia Corporativa de Abastecimiento. Todo proceso de contratación se debe ajustar a un cronograma de las etapas formales que deben realizarse antes de suscribir un contrato con la empresa seleccionada, el que debe confeccionarse en conjunto con la unidad de gestión de contratación que corresponda. Por otra parte, el usuario se debe asegurar que los fondos necesarios y suficientes para realizar la obra o servicio estén presupuestados y autorizados.

7. PROCEDIMIENTO GENERAL DE CONTRATACIÓN

7.1 Estrategias de contratación

Las políticas de abastecimiento de Codelco, establecen que los procesos de contratación de la Corporación se realizarán principalmente por medio de licitaciones, a menos que existan argumentos suficientes que justifiquen la realización por otro medio. Lo antes señalado, se debe a que a través de las licitaciones, se pretende que la contratación de servicios, por parte de Codelco, se efectúe en condiciones de competencia y en un marco de ética, formalidad y transparencia.

Las licitaciones pueden ser realizadas en forma pública o privada, siendo su principal diferencia la forma en que es efectuado el llamado a participar del proceso. Mientras que en las licitaciones públicas el llamado a participar es realizado en medios de comunicación masivos, en la página web corporativa de Codelco-Chile, o a través de medios electrónicos, tales como el e-Marketplace Quadrem, u otros. Las licitaciones privadas consideran la emisión de invitaciones intransferibles a empresas seleccionadas con anterioridad, preferentemente inscritas en el registro de proveedores de servicios. Como caso distinto a las licitaciones públicas y privadas se encuentran las asignaciones directas. las que, tienen como única justificación el hecho de que hayan razones estratégicas, técnicas,de urgencias o económicas, debidamente acreditadas, que hagan preferible la elección de un contratista específico, sin mayor consulta al mercado. Los criterios que deben analizarse previa a la selección de esta modalidad de contratación se detallan en el punto 7.7 de este manual de contratación de servicios. En los puntos 7.5, 7.6, 7.7 y 7.8 se describen las diferentes modalidades de contratación que, normalmente, se utilizarán en la Corporación, sin que éstas sean una limitante para agregar otras modalidades de contratación. En anexo Nº 4 se adjunta la metodología de abastecimiento estratégico, adoptada por la Subgerencia Contrataciones Mayores y por la Subgerencia Operaciones Abastecimiento que complementa operativamente el presente manual.



Manual


SERVICIOS


7.2 Aprobación de contratación

El usuario, como requirente de la contratación de una obra, trabajo o servicio comprendido en el respectivo presupuesto anual de inversiones o en el presupuesto de operaciones, debe estimar su monto para definir el nivel de aprobación de contratación. El proceso de contratación se inicia formalmente con la aprobación, por parte del usuario, de la solicitud de pedido de servicios (SOLP) a las unidades de gestión de contratación de la Gerencia Corporativa Abastecimiento, con todos los datos e información que dicha solicitud señala. Una vez aprobado, la unidad de gestión de contratación debe crear, en el sistema de información SAP u otro sistema, el documento electrónico denominado solicitud de pedido.

7.3 Documentos para una contratación

Para iniciar cualquier proceso de contratación, el usuario, deberá proporcionar todos los antecedentes requeridos para iniciar el proceso de licitación. Los responsables del proceso de contratación, por parte de la GCAB con apoyo del usuario, deben preparar los documentos formales para contactar el mercado de contratistas a los que va dirigida la licitación. Para ello, deben emitir pliegos de condiciones generales y especiales, tales como: Bases administrativas generales, cuando corresponda. Bases administrativas especiales Itemizado de presupuesto Bases técnicas completas, con todos sus anexos y planos Bases técnicas corporativas de seguridad, calidad, medio ambiente y salud ocupacional Estudio de riesgo de la licitación Bases de medición y pago Presupuesto estimado Lista de contratistas sugeridos Método de evaluación sugerido Formularios para presentar la propuesta Otros

El método de evaluación definitivo deberá estar aprobado con anticipación a la apertura de las ofertas. Los documentos deben ser preparados a la medida del llamado a licitación y redactados en forma inequívoca, concordantes entre sí, no redundantes, sin ambigüedades y sin contradicciones. Las unidades de gestión de contrataciones deben verificar que los documentos o antecedentes preparados por el usuario para licitar así como los actos del procedimiento de licitación, cumplan como mínimo, requisitos básicos de aseguramiento de la calidad y desempeño como los siguientes: Todos los documentos o antecedentes de licitación estén completos, claramente identificados

y correctamente diagramados. Todas las actividades del proceso cuenten con procedimientos e instrucciones estándares y

aprobadas, además que tales actividades sean registradas, monitoreadas y controladas en su cumplimiento.

Que los documentos, para la contratación del servicio, logren comunicar adecuadamente el conjunto de intenciones tenidas por el usuario al solicitar la licitación.



Manual


SERVICIOS


Que los documentos para la contratación contengan información clara y precisa para

formular la propuesta, a fin de evitar, en la medida que se pueda prever, fuentes de potenciales controversias para la futura relación contractual.

7.3.1 Carta de invitación

La carta de invitación, al proceso de licitación privada, será redactada y enviada, formalmente, por las unidades de gestión de contratación de la Gerencia Corporativa Abastecimiento en forma individualizada, a cada una de las empresas invitadas. La carta de invitación debe ir acompañada de toda la documentación de respaldo para que los invitados puedan emitir su oferta, tales como: Bases administrativas generales (BAG), cuando corresponda Bases administrativas especiales (BAE) Bases técnicas (BT) Modelo de contrato, cuando corresponda

7.3.2 Bases administrativas generales (BAG)

(para contratos de construcción, ingeniería y servicios)

Las bases administrativas generales (BAG), corresponden al conjunto de disposiciones de carácter permanente que establecen las condiciones administrativas, jurídicas y comerciales de aplicación para los contratos de ingeniería, construcción y servicios en forma independiente. Aún cuando su texto no se incluirá normalmente en el contrato, formará parte y quedará constancia en él, que el contratista conoce las BAG y acepta sus disposiciones. En los casos, en que las bases administrativas generales (BAG) no sean adecuadas para un determinado llamado a licitación, se deberán preparar bases administrativas nuevas y completas en reemplazo de las BAG.

7.3.3 Bases administrativas especiales (BAE)

Las bases administrativas especiales son propias de los procesos de contratación específicos que se quieran llevar a cabo, las que deberán contener los antecedentes que complementen, aclaren, definan, reemplacen, supriman o modifiquen las condiciones generales descritas en las BAG, prevaleciendo sobre ellas. Las bases administrativas especiales (BAE) serán preparadas por las unidades de gestión de contratación, con apoyo del usuario cuando sea necesario. En ellas, se establecerán el conjunto de términos (plazos, garantías, reajustes, impuestos, seguros, multas, premios, etc.) y condiciones que regirán la licitación y, posteriormente, el contrato. Para este efecto, deben existir formatos diseñados que aseguren que los contratistas contesten en forma uniforme y precisa con el objeto de facilitar el análisis de las ofertas y evaluación de ellas.



Manual


SERVICIOS


7.3.4 Bases técnicas (BT)

En estas bases, responsabilidad del usuario, deberán quedar claramente establecidos los antecedentes técnicos necesarios para el cumplimiento satisfactorio del contrato; así como también se orientará a los contratistas en aquellos aspectos técnicos que tendrán un valor comparable con aspectos económicos, de manera que puedan mejorar sus ofertas a un nivel de conveniencia mutua. Las bases técnicas deberán ser lo más precisas posible, sin perjuicio de considerar las libertades necesarias cuando se estime conveniente permitir los aportes de soluciones alternativas de parte de los contratistas. Respecto a todo aspecto que quede total o parcialmente indefinido, debe estipularse un procedimiento de definición a aplicar en el momento oportuno, asignadas las responsabilidades, en forma consecuente con la causa de la indefinición. En las bases técnicas, deberá evitarse incluir disposiciones destinadas a traspasar al contratista costos de aspectos indefinidos, para los cuales no tiene elementos que le permita cuantificarlos en su propuesta. Debe incluirse una lista de los documentos que las componen o complementan, especificaciones y planos con sus identificaciones y número de revisión; normas aplicables, y en caso de ser más de una señalar el alcance de cada una. En ella, se establecerán todos los requisitos y exigencias de calidad y desempeño exigidos para los bienes y servicios que se contratan, como también para las condiciones que deben cumplirse para la ejecución de los trabajos, materia de la contratación. Deben quedar, claramente, establecidos los materiales, dimensionamientos, disposiciones de equipos, interconexiones, interferencias, aportes, etc. Debe acompañar a las bases técnicas, diagramas, bosquejos, planos, layout, etc. que sean necesarias para eliminar incertidumbres. Las bases técnicas deben establecer al menos los siguientes elementos entre otros: Descripciones y alcance del proyecto o trabajo. Exigencias técnicas y formas de trabajo requeridos. Requisitos de calidad, eficiencia y desempeño. Lugar de ejecución de los trabajos. Normas de ejecución, operación y control que deben observar. Pruebas que deben superar las diferentes etapas del proyecto o trabajo efectuado,

estableciendo parámetros y mediciones de productividad y calidad. Definición de aportes del contratista y de Codelco. Forma de medición y pago de los servicios ejecutados. Procedimientos, relativos al término, entrega y aceptación de las distintas etapas de

materialización de un proyecto o trabajo.

7.3.5 Método de evaluación de ofertas

Las ofertas se evaluarán de acuerdo a un método de evaluación preestablecido,cuyo alcance o detalle podrá ser conocido por los proponentes.



Manual


SERVICIOS


En cualquier tipo de licitación, la unidad de gestión de contratación en conjunto con el usuario deberán preparar, en forma previa al acto de apertura de ofertas, el método de evaluación que servirá de marco para seleccionar la oferta que mejor se ajuste a los intereses de la Corporación. El método de evaluación deberá contar con la revisión y aprobación del nivel facultado correspondiente, según el monto estimado del contrato, siendo responsabilidad del usuario y/o de las unidades de gestión de contratación, presentarlo y obtener su aprobación.

Los aspectos a evaluar, según el método de evaluación y su respectiva ponderación, dependerán de la naturaleza y complejidad del servicio a contratar, el monto involucrado y la criticidad para las operaciones, entre otros factores, debiendo confeccionarse de manera de eliminar, hasta donde sea posible, la evaluación de parámetros subjetivos. En el caso de las licitaciones públicas, además del método de evaluación, que considera la fijación de estándares para la revisión de los aspectos propios de las ofertas técnicas y ofertas económicas, deberá considerarse un método de precalificación con los requisitos mínimos que deban satisfacer las empresas en sus antecedentes (legales, económicos, financieros, comerciales y de experiencia) para continuar en el proceso de licitación y poder presentar sus ofertas.

7.4 Preselección de contratistas

7.4.1 Selección de empresas contratistas a invitar del registro

Las empresas seleccionadas para participar en un proceso de contratación deberán ser de probada solvencia técnica y financiera, acorde con la magnitud de los servicios solicitados. Se parte de la premisa que todas las empresas inscritas en el registro de contratistas, dentro de la especialidad requerida por los trabajos y calificadas en un tramo determinado, se consideran potencialmente habilitadas y en igualdad de condiciones para formular ofertas. Se procurará dar la oportunidad de participar a todas las empresas inscritas, rotando el registro en cada proceso de contratación. La cantidad de proponentes invitados a una licitación no deberá ser inferior a 3, excepto en aquellos casos en que el usuario o las unidades de gestión de contratación de servicios justifiquen una cantidad menor de contratistas a invitar, según las facultades y procedimientos vigentes. Si la cantidad de contratistas a invitar inscritos en el registro, es insuficiente, se deberá invitar a los contratistas inscritos en la categoría, inmediatamente, superior del registro. También, se podrá invitar a aquellos de la categoría, inmediatamente inferior, que reúnan los requisitos técnicos y la capacidad económica que le permite financiar el flujo máximo de caja, considerando los contratos que tiene en ejecución. Si la magnitud, tipo y especialidad de la obra o servicio lo amerita, se podrá, también, consultar en otros registros disponibles (otras divisiones, ministerios u otras empresas). Todo el análisis anterior deberá ser realizado por las unidades de gestión de contratación.



Manual


SERVICIOS


La Unidad Gestión Empresa deberá mantener actualizados los antecedentes de los contratistas inscritos en el registro, de manera que estén habilitados para realizar los trabajos, y así evitar ser eliminados en los procesos por razones técnicas, financieras o legales. En caso que se curse una invitación a licitar a una empresa que no tenga sus antecedentes actualizados o no esté inscrita en el registro de contratistas, se condicionará su participación a que actualice o presente sus antecedentes previo a la apertura de las ofertas. No se podrá adjudicar un contrato a un contratista, cuyos antecedentes legales, económicos y técnicos, no hayan sido aprobados por Codelco. Se podrán exceptuar de lo anterior aquellos proveedores que realicen un servicio por una sola vez, de menor riesgo en su ejecución y/o de un alcance menor y cuya inscripción no se justifique.

7.4.2 Precalificación de contratistas

Una precalificación de contratistas se deberá realizar cuando por el monto del presupuesto, complejidad del servicio, u otra condición no sea recomendable utilizar directamente el registro de contratistas, configurando un registro especial, para lo cual se requiere preparar bases de precalificación y un método de evaluación de los antecedentes de precalificación. Este proceso de selección de contratistas se realizará por invitación pública o privada, en el cual se calificarán los antecedentes técnicos, económicos y jurídicos de los contratistas, de acuerdo a bases y pautas de evaluación preestablecidas. Las bases de precalificación de contratistas, deberán ser preparadas por el usuario y las unidades de gestión de contratación de servicios. Estos antecedentes deberán ser aprobados por el nivel que corresponda al monto estimado de los trabajos o servicios a ejecutar, de acuerdo a lo establecido en el manual de alcance de facultades.

7.5 Licitación privada Es aquel proceso de contratación ejecutado, a través de las unidades de gestión de contratación, por medio del cual se invita a un número determinado de contratistas, en forma privada, a licitar una obra o servicio, de acuerdo con las condiciones establecidas en las bases administrativas generales, especiales y técnicas, que tiene por fin seleccionar la oferta más conveniente para los intereses de Codelco. En este proceso de contratación, generalmente, deberán cumplirse las siguientes etapas: Invitación a licitar Reunión aclaratoria y/o visita a terreno Formulación de consultas Entrega de respuestas a las consultas Apertura de la oferta técnica Apertura de la oferta económica Evaluación de ofertas Recomendación de adjudicación Asignación de la propuesta Adjudicación al contratista Firma del contrato



Manual


SERVICIOS


Para aquellas licitaciones de poca complejidad, se podrá utilizar un formato de bases simplificado y obviar algunas de las etapas definidas, anteriormente, con el objeto de agilizar el proceso. Las unidades de gestión de contratación deberán revisar los antecedentes técnicos enviados por el usuario, preparar la estrategia e itinerario de la licitación, con apoyo del administrador del contrato. El administrador del contrato, deberá enviar una copia del acta de la reunión aclaratoria y/o visita a terreno, en caso que sea obligatoria la asistencia de los contratistas, a las unidades de gestión contratación, previo a la apertura de los sobres con las ofertas. La etapa de recepción de consultas y envío de respuestas deberán ser canalizadas, a través de las unidades de gestión de contratación, para lo cual, el administrador del contrato deberá entregar las respuestas a las consultas, con la debida anticipación, de modo que estas sean revisadas por dichas unidades, en lo referente a los aspectos administrativos de las bases, siendo de responsabilidad del usuario los aspectos técnicos. Si el presidente de la comisión evaluadora estima necesario pedir aclaraciones de cualquier aspecto de una oferta o complementar antecedentes, se hará por escrito por intermedio de las unidades de gestión de contratación o en quien ésta delegue, teniendo como precaución no contravenir el principio de la equidad e igualdad ante los proponentes y siempre que ello no afecte la oferta económica. Estas aclaraciones se adjuntarán a los documentos del contrato, denominándose documentos anexos al contrato. Las relaciones de Codelco con el contratista, en la etapa de licitación, sólo serán canalizadas, a través de las unidades de gestión de contratación.

7.5.1 Emisión de cartas de invitación

La carta de invitación al proceso de licitación privada será preparada, redactada y enviada, formalmente, por las unidades de gestión de contratación, a cada una de las empresas invitadas y, en ésta, se deberá adjuntar las bases e informar el itinerario de la licitación. Al momento de despachar la carta invitación se verificará la consistencia de la documentación anexa. 7.5.2 Entrega de documentos de licitación a los proponentes Los documentos de la licitación podrán ser entregados, formalmente, a todos los invitados del proceso de licitación, pudiendo utilizarse, entre otros, cualquiera de los siguientes mecanismos, conforme a lo definido en el itinerario de la licitación que se establezca en la carta de invitación: Entrega de las bases junto con la carta de invitación. Retiro de las bases, por parte de los invitados, directamente, en las oficinas de Codelco

que se indiquen, con anterioridad a la realización de la reunión aclaratoria y/o visita a terreno.

Envío de las bases vía e-mail al correo electrónico de los invitados, con anterioridad a la realización de la reunión aclaratoria y/o visita a terreno.



Manual


SERVICIOS


Entrega de las bases durante la reunión aclaratoria y/o visita a terreno. Descargar desde Internet del sitio web de Codelco. Envío de solicitudes de servicio vía QUEST.

Se deberá constatar que los contratistas invitados hayan recibido, efectivamente, la documentación conforme, para lo cual se les solicitará que confirmen la recepción de ellos.

7.5.3 Reunión aclaratoria y/o visita a terreno Según el grado de complejidad de los servicios a contratar, se considerará la realización de una reunión aclaratoria y/o una visita al terreno donde serán prestados los servicios. La inasistencia a la reunión aclaratoria y/o visita a terreno por parte de algún proponente, podrá ser considerada como causal de su eliminación del proceso de contratación, conforme las condiciones que sean definidas en el itinerario de la licitación. Sin embargo, deberá darse amplias facilidades de fecha para que en caso de ser una condición obligatoria, todos los oferentes interesados puedan cumplirlo. La reunión aclaratoria y/o visita a terreno deberá informarse en el itinerario de la licitación y será responsabilidad de las unidades de gestión de contratación su coordinación. La reunión aclaratoria y/o visita a terreno deberá contar, en lo posible, con un representante de las unidades de gestión de contratación, debiendo levantarse un acta firmada por todos los asistentes, cuyo original quedará en poder de dichas unidades, para su archivo en la carpeta correspondiente. Se entregará una copia del acta a los proponentes que lo soliciten. Las preguntas que se realicen durante la reunión aclaratoria y/o visita a terreno, es aconsejable que sean formalizadas por los proponentes en las rondas oficiales de consultas que considere la licitación para permitir su incorporación oficial a las bases. 7.5.4 Ronda de consultas, respuestas y aclaraciones En el itinerario de la licitación se establecerán una o más etapas de consultas por parte de los proponentes, para que éstos puedan aclarar todas sus inquietudes acerca de los aspectos técnicos y administrativos de la licitación. Todas las consultas generadas por los proponentes con respecto a la licitación, serán recibidas por escrito, ya sea por carta, fax y/o e-mail, por las unidades de gestión de contratación, siendo el encargado de recopilarlas y coordinar con el usuario la preparación de un documento único con todas ellas. Las respuestas y aclaraciones a las preguntas efectuadas por los proponentes serán estudiadas y preparadas por el usuario, con el apoyo de las unidades de gestión de contratación de manera de discutir y complementar inmediatamente los aspectos técnicos y administrativos. Las respuestas a las consultas recibidas de los proponentes serán enviadas a todos los participantes, por carta, fax y/o e-mail, por las unidades de gestión de contratación a las direcciones informadas previamente, sin individualizar al proponente que las formuló.



Manual


SERVICIOS


7.5.5 Recepción y acto de apertura de las ofertas Las ofertas de los proponentes deberán ser entregadas por escrito o por algún sistema electrónico validado por Codelco ( Internet, Quadrem, etc.). En aquellos casos que se solicite la entrega de la oferta, en forma magnética, ello se dejará, expresamente, establecido en las bases de licitación. De existir ofertas magnéticas y escritas, primará el texto escrito en caso de existir discrepancias entre diferentes medios. Las ofertas deberán ser entregadas en las condiciones establecidas en las bases de licitación, conforme al día, hora y lugar establecido en algún documento oficial. El acto de recepción y/o de apertura de ofertas podrá ser efectuado con carácter público o privado, lo que será definido por las unidades de gestión de contratación, según el mecanismo señalado en las bases de licitación. A los actos de apertura públicos, podrán asistir los proponentes que hacen entrega de sus ofertas. Los sobres que lleguen posteriormente a la apertura de las propuestas se devolverán, sin abrir, a los respectivos oferentes. El acto de recepción y/o de apertura de las ofertas, ya sea público o privado, será efectuado por la comisión de apertura de propuestas que estará conformada, al menos, por dos personas y será presidida por un representante de la unidad de gestión de contratación que corresponda, quien levantará un acta a ser firmada por todos los asistentes del acto, tanto proponentes como integrantes de la comisión, la segunda persona podrá ser un representante del usuario si se considera necesario u otra persona de los servicios compartidos, preferentemente de otra área . En esta acta se dejará constancia de todos los documentos recibidos de los proponentes y las observaciones que hayan sido formuladas en el acto de recepción y/o apertura. Las observaciones deberán ser aclaradas dentro del plazo que la comisión defina, entendiéndose que la oferta con observaciones se mantendrá en carácter condicional. En las licitaciones que consideran actos de recepción y/o apertura, diferidos entre las ofertas técnicas y económicas, se procederá, en ambos actos, conforme a lo definido en los párrafos anteriores. Serán las unidades de gestión de contratación, quienes custodiarán los sobres cerrados con las ofertas de los proponentes. A los proponentes que, de acuerdo al procedimiento establecido, no hayan superado la evaluación técnica, se les devolverá su oferta económica sin abrir. 7.5.6 Evaluación de las ofertas En todo proceso de contratación habrá un método de evaluación, desde un simple cuadro comparativo de precios hasta un método que considere, además del precio cotizado, algunos o todos los factores que se enumeran: reajustes, costos financieros, costo de inventario, plazo de entrega, rendimientos, asistencia técnica, garantías certificaciones de calidad, costos de mantención, costos de operación, detenciones, Etc. cuya suma valorizada arrojará el costo integral de las ofertas. Sin embargo, en procesos de contratación de bajo monto, se podrá obviar el método de evaluación.



Manual


SERVICIOS


El método de evaluación deberá establecerse de modo de eliminar, hasta donde sea posible, los aspectos subjetivos de los diversos factores considerados. La metodología deberá considerar todos los elementos pertinentes para determinar el costo integral, y su grado de exhaustividad estará determinado por el monto involucrado, la naturaleza y complejidad del bien o servicio y su criticidad para las operaciones. Los factores a evaluar y su respectiva ponderación deben estar considerados en el método de evaluación aprobado, de acuerdo con las condiciones particulares de cada proceso de contratación y deberán estar en correspondencia con las exigencias establecidas en las bases de llamado a licitación. La evaluación conjunta o diferida de las ofertas técnicas y/o económicas será realizada por una comisión evaluadora, integrada por, al menos, 3 personas, uno de los cuales deberá actuar como presidente de dicha comisión. La estructura de la comisión evaluadora será definida por la unidad de gestión de contratación que corresponda, sin perjuicio de lo señalado en el segundo párrafo del punto 4. de este manual, y aprobada por el nivel facultado. Uno de los integrantes deberá pertenecer al área de abastecimiento, siendo recomendable que se encuentre integrada por al menos una persona que represente al área que finalmente recibirá la obra o servicio y por una persona con competencia en el tema, para asegurar la objetividad del proceso de evaluación. La comisión evaluadora, basándose en el método de evaluación, deberá verificar si las ofertas recibidas cumplen con las condiciones establecidas, debiendo preparar un informe escrito, donde se presente un resumen del resultado obtenido durante el proceso de evaluación de las ofertas. Si la comisión evaluadora tiene dudas, sobre algún documento de una oferta o si necesita aclaraciones adicionales, será la unidad de gestión de contratación la responsable de canalizar al proponente las preguntas respectivas y la posterior recepción de la información aclaratoria. Las aclaraciones solicitadas a los proponentes deberán ser de forma tal que no contravengan el principio de equidad que debe existir en una licitación. Si hubiera alguna aclaración que pudiera afectar las condiciones económicas de la oferta, debiera analizarse la solicitud a todos los participantes.

7.5.6.1 Evaluación de aspectos técnicos Las evaluaciones técnicas de las ofertas se deberán efectuar para verificar si ésta cumple satisfactoriamente con las bases técnicas de los servicios u obras a contratar. A cada oferta se le asigna un puntaje en base a valores preestablecidos que señalan, para cada proponente, el grado de satisfacción de los requisitos establecidos. Si de los antecedentes incluidos en los documentos de la oferta no se puede concluir claramente si cumple o no las condiciones establecidas, o si existen dudas o falta de claridad en cualquier aspecto de la propuesta, las unidades de gestión de contratación deberán hacer las consultas que correspondan para la aclaración o para complementar con antecedentes adicionales, si esto se estima necesario para una decisión final.



Manual


SERVICIOS


En todo caso, las aclaraciones deberán ser de forma tal que no contravengan el principio de equidad que debe existir en un proceso de contratación y que no alteren las ofertas económicas. 7.5.6.2 Evaluación de aspectos económicos

Para efectuar la evaluación económica de las ofertas, se tiene como parámetro principal de comparación, el presupuesto de referencia, el que deberá tener el mismo quiebre que el itemizado de presupuesto de las ofertas. Esta evaluación se realiza, mediante la comparación de las ofertas vertidas en el itemizado de presupuesto, verificando que estén incluidos todos los elementos de costos y valorización de partidas de manera correcta y que sean consistentes con los trabajos o servicios solicitados. En caso que un proponente presente en su oferta una alternativa de solución adicional y diferente a la solicitada en las bases, o que se solicite expresamente en las bases la presentación de alternativas de soluciones adicionales diferentes, éstas se deben separar de la evaluación y analizarse bajo el concepto de factibilidad técnico-económico de alternativas de solución adicional. En la evaluación económica de las ofertas por serie de precios unitarios, que tienen componentes cotizados relevantes de precios unitarios, se puede considerar la sensibilidad de las ofertas ante variaciones en las partidas más significativas. Este elemento de análisis es importante consignarlo en la presentación ante la instancia que autorizará la adjudicación. Para el análisis del valor total, deben considerarse las ofertas revisadas, niveladas y homologadas de los trabajos, flujos de caja, monedas y plazo, según el método de evaluación. En el caso de los procesos de contratación que involucren financiamiento por parte del contratista, ya sea crédito, leasing, o pago diferido, se debe efectuar la evaluación económica y nivelación de las ofertas. Si el financiamiento es en moneda extranjera, se podrá solicitar la participación de los departamentos de contraloría. Del ordenamiento escalar de las ofertas pueden resultar disparidades importantes. Ello puede ser resultado de una interpretación errónea de las bases de la propuesta o de un riesgo propio del contratista. En el caso que la desviación, tanto negativa como positiva, de las ofertas sea notoria con respecto al presupuesto de referencia, deberá revisarse los conceptos considerados en la elaboración de dicho presupuesto, de modo de verificar su consistencia. Si la desviación, con respecto al presupuesto revisado, es superior al +/- 20 %, dichas desviaciones deberán ser autorizadas por el mismo nivel ejecutivo de aprobación de la solicitud de autorización para contratar servicios. En la contratación de servicios de ingeniería y asesorías, en los casos que así se determine por la importancia estratégica y/o económica que de estos servicios se deriva, tendrá preponderancia la calidad técnica por sobre el valor económico de las ofertas.



Manual


SERVICIOS


7.5.7 Proposición de adjudicación y adjudicación del contrato

El informe de la comisión evaluadora con los resultados de la evaluación de las ofertas, será la base de la recomendación de adjudicación de la licitación.

En caso que la recomendación de adjudicación proponga una empresa o una persona natural relacionada, dicha recomendación deberá ser previamente aprobada por los niveles designados en la norma NCC-18. La recomendación de adjudicación será aprobada por el nivel que corresponda según el monto definitivo del contrato, conforme a lo definido en el manual de alcance de facultades. El nivel de aprobación correspondiente podrá aceptar, rechazar, condicionar o solicitar al presidente de la comisión evaluadora, que complemente y/o modifique los términos de la recomendación de adjudicación de la licitación. También, se le podrá solicitar a la comisión evaluadora que negocie, en conjunto con las unidades de gestión de contratación, cuando se requiera adecuar las ofertas factibles de ser adjudicadas, para satisfacer de mejor manera los requerimientos del usuario, tanto desde el punto de vista técnico como económico, bajo el concepto de una relación del tipo GANAR/GANAR Las unidades de gestión de contratación serán las únicas áreas autorizadas para informar oficialmente a los proponentes acerca del resultado de la licitación. Los usuarios obtendrán las aprobaciones a la recomendación de adjudicación de la comisión evaluadora al interior de cada división. La adjudicación del contrato la hace la instancia, según los montos a comprometer, de acuerdo a lo señalado en el manual de alcance de facultades. La instancia de adjudicación debe aprobar como primera opción para la adjudicación del contrato, al proponente que obtenga el primer lugar en la evaluación de las ofertas de acuerdo al método de evaluación. Se puede adjudicar, parcialmente, un servicio u obra, distribuido entre dos o más proponentes, únicamente si ello ha sido previsto en las bases del proceso de contratación. Si por cualquier circunstancia, debidamente validada por los niveles correspondientes, no fuese posible adjudicar al proponente que obtenga el primer lugar en la evaluación de las ofertas, la licitación se adjudicará al oferente que ocupe el segundo lugar. Las unidades de gestión de contratación, una vez adjudicada la licitación, iniciarán las gestiones para preparar, perfeccionar y/o suscribir el contrato con el oferente adjudicado, en los términos que hayan sido definitivamente acordados. 7.5.8 Notificación de la adjudicación Es función de las unidades de gestión de contratación comunicar formalmente, la adjudicación de cualquier contrato que haya sido realizado bajo cualquier modalidad de contratación y de cualquier monto.



Manual


SERVICIOS


Las unidades de gestión de contratación, notificarán la adjudicación del contrato, por escrito, al proponente seleccionado, solicitando el integro de la boleta de garantía bancaria si correspondiere. Una vez aceptada formalmente la adjudicación por el proponente, mediante comunicación escrita, se publicará o comunicará el resultado del proceso de contratación a los demás proponentes y se procederá a la devolución de las garantías de seriedad de las ofertas, si las hubiere. Las comunicaciones de notificación de la adjudicación y aceptación por parte del proponente adjudicado podrán hacerse a través de los medios electrónicos disponibles.

7.5.9 Preparación y suscripción de los contratos

Las unidades de gestión de contratación serán las responsables, tras la adjudicación de un proceso de licitación o asignación directa, de preparar o gestionar la preparación, aprobación, visación y suscripción del contrato para autorizar el inicio del servicio requerido por el usuario. Las unidades de gestión de contratación remitirán, cuando corresponda, a la consejería jurídica el borrador del contrato, con los antecedentes del proceso de contratación necesario para la visación del respectivo documento, incluidos los antecedentes legales del contratista de ser éstos requeridos. Una vez que el contrato ha sido aprobado y visado por la consejería jurídica, éste deberá ser enviado a la unidad de gestión de contratación para gestionar su firma por parte del contratista y del representante por parte de Codelco. Todo contrato de servicios, tiene que contar con la previa aprobación y visación de la consejería jurídica correspondiente, esta visación podrá omitirse, de contar con contratos estándar, previamente aprobados. La unidad de gestión de contratación enviará inicialmente el contrato, en originales, al representante legal del contratista para su revisión final y suscripción, por algún mecanismo que permita contar con un registro de la adecuada recepción del documento por parte del contratista. Si el contratista tiene alguna objeción respecto a la redacción del contrato, deberá comunicarla por escrito a la unidad de gestión de contratación, quien analizará las observaciones en conjunto con el usuario y la consejería jurídica. Si las observaciones del contratista son admisibles, se enviará el contrato corregido, para la suscripción del contratista. En caso que las observaciones no sean aceptadas por Codelco-Chile, la unidad de gestión de contratación enviará al contratista la justificación del rechazo de las objeciones. En caso de desacuerdos contractuales con el contratista, podrá ser necesario realizar reuniones entre el contratista, el usuario, la unidad de gestión de contratación y la consejería jurídica para acordar las condiciones aceptables para las partes. Una vez que el contrato se encuentre debidamente suscrito por el contratista, éste deberá ser devuelto exclusivamente a la unidad de gestión de contratación, para que se gestione la posterior firma por el representante legal de Codelco-Chile. Firmado el contrato por la empresa contratista, la unidad de gestión de contratación procede a requerir los documentos de resguardo del contrato, tales como: garantías de cumplimiento, pólizas de seguros y otros.



Manual


SERVICIOS


Cuando el contrato se encuentre firmado por ambas partes, la unidad de gestión de contratación informará al usuario que el contrato está en condiciones de operar; además de distribuir los respectivos originales y copias del documento firmado. Los contratos deberán ser firmados por parte de Codelco por los personeros pertenecientes a los servicios compartidos, con poderes notariales suficientes, de acuerdo al manual de alcance de facultades. Si se estima pertinente, los contratos podrán ser enviados a los usuario para su revisión o a otras unidades organizacionales; estas revisiones constarán en hoja aparte. Los contratos foliados, se firman en 3 ejemplares de igual tenor y fecha, quedando uno en poder del contratista, otro en poder de la unidad de gestión de contratación y el tercero en poder del administrador del contrato. La Unidad Gestión Empresas deberá mantener un sistema de facsímiles de firmas de los apoderados de las empresas contratistas con la modalidad de firma en caso de más de un apoderado. El sistema debe ser accesible por parte de los usuarios y por tanto residir en la intraweb de la Corporación.

7.5.10 Creación del pedido (contrato) en sistema SAP

La incorporación del pedido en SAP es de responsabilidad de la unidad de gestión de contratación y ésta se efectuará una vez cumplido el paso indicado en punto 7.5.8 A partir de la solicitud de pedido, se creará y actualizará en sistema SAP, la petición de oferta de la empresa contratista adjudicada y del resto de los oferentes, creando a continuación el pedido con referencia a la petición de oferta mencionada. La liberación del pedido en SAP se efectuará una vez que la unidad de gestión de contratación tenga en su poder el contrato debidamente perfeccionado y firmado según los procedimientos vigentes. Las unidades de gestión de contratación, en la sección notas internas del documento de contrato o pedido en SAP, deberán colocar toda la información requerida para efectos del pago a la empresa contratista. Además, en la sección datos Codelco, se ingresará la información relativa al tipo de asignación y la marca de empresa relacionada y asimismo, en cada ítem o posición, el tipo de gasto asociado al contrato. Se asociarán al pedido en SAP, mediante la funcionalidad de enlaces, todos aquellos documentos en papel que permitan el adecuado conocimiento de los detalles del contrato.

7.5.11 Excepciones al proceso de licitación Las excepciones al proceso de licitación, tales como pronto inicio, otorgamiento de anticipos, exención de garantías, exención de multas, etc. deben autorizarse por el nivel facultado para adjudicar el contrato.



Manual


SERVICIOS


7.5.12 Excepciones al proceso de licitación en proyectos de inversión de

envergadura Cuando se genere un proyecto de desarrollo, de expansión o de inversión de envergadura que, por sus características técnicas, económicas y de relevancia para la corporación amerite una gestión de contrataciones de servicios externos distinta a las definidas en este manual, el Gerente Corporativo de Abastecimiento podrá definir las características y los procedimientos de una organización que permita gestionar adecuadamente la contratación de servicios de dicho proyecto.

7.6 Licitación privada de escaso monto

La Gerencia Corporativa de Abastecimiento, podrá disponer la emisión de procedimientos operativos para procesos de licitación y contratación de bajo monto con el propósito de agilizar dichos procesos.

7.7 Asignación directa

En términos generales todos los servicios deben ser licitados, sin perjuicio de utilizar otros procesos de contratación cuando las circunstancias lo aconsejen, como es la asignación directa. Se justifica una asignación directa cuando hay un proveedor que tiene una posición claramente dominante que hace que una licitación no sea competitiva y que sea mejor negociar las condiciones sólo con esa empresa, o en el caso de consideraciones estratégicas que recomiendan contratar sólo a esa empresa. En cada caso de asignación directa, solicitada por el usuario, se deberá dejar constancia escrita de los siguientes antecedentes en la solicitud de autorización de servicios:

• Justificación de necesidad de asignar directamente • Razones concretas que hacen exigible la elección de un determinado contratista. • Razonabilidad del precio

7.7.1 Asignación directa solicitada por el usuario.

En este proceso, el usuario solicita a la unidad de gestión de contratación cotizar, con un único proponente, una obra o servicio, en que se pacta el precio en un proceso de negociación y las condiciones que regirán el contrato, en conformidad a las bases administrativas generales, especiales y bases técnicas o en los términos que para cada caso se establezcan. Este tipo de contratación deberá ser justificada, por escrito, por el usuario al momento de solicitar la autorización pertinente para iniciar el proceso de contratación, adjuntando dicha justificación a la solicitud de pedido de servicios, de acuerdo al manual de alcance de facultades. Este tipo de proceso de contratación podrá utilizarse preferentemente en servicios de ingeniería, asesorías o consultorías, dada la especialidad del proponente, su conocimiento de las operaciones, la especialidad de la materia, la prontitud requerida u otra condición de naturaleza similar que por motivos estratégicos o económicos sea conveniente para la división a la cual se está atendiendo.



Manual


SERVICIOS


Previo a cotizar se deberá verificar los antecedentes del proveedor único en cuanto a su situación en el registro de contratistas e iniciar el proceso de inscripción en caso que no esté inscrito. Una vez finalizado el proceso de negociación de la oferta, instancia realizada por la unidad de gestión de contratación conjuntamente con el usuario, el administrador del contrato enviará a la unidad todos los documentos con las modificaciones introducidas durante la negociación.

7.7.2 Concepto de Asignación Directa.

Para los efectos de aplicación del punto 7.7.1 anterior, se entenderá por asignación directa aquellas asignaciones a un proveedor de entre varios, que ofrecen servicios similares. Con el propósito de agilizar y simplificar este proceso de contratación se podrá omitir etapas , documentos y exigencias contemplados en un proceso normal. En todo caso los servicios serán autorizados por los niveles que se indican en el manual de alcance de facultades vigente. Se denomina asignación única cuando hay un único proveedor del servicio no existiendo otros en el mercado.

7.8 Licitación pública

Es todo proceso de licitación por el cual se genera una amplia convocatoria de oferentes a través de algún medio masivo de comunicaciones de circulación nacional y/o regional, sin restricciones de estar inscritos en los registros de contratistas. La aprobación de este proceso deberá hacerse de acuerdo al manual de alcance de facultades.

Las licitaciones públicas pueden considerar las siguientes etapas adicionales, con respecto a las señaladas para las licitaciones privadas:

• Publicación y venta de bases • Recepción de antecedentes de precalificación • Evaluación de antecedentes de precalificación • Resultados del proceso de precalificación En cuanto a la documentación a ser entregada a las unidades de gestión de contratación, por el usuario, para materializar el proceso de licitación pública, ésta no difiere mayormente, respecto a la requerida para un proceso de licitación privada, siendo lo central para determinar el número de etapas adicionales, la definición de la estrategia de licitación y del método de evaluación que se seguirá. El método de precalificación, debe incorporar la evaluación de los antecedentes legales, financieros, comerciales y técnicos de las empresas que entreguen sus antecedentes en la etapa de precalificación, si esta etapa se realiza. Asimismo, para el caso de estas licitaciones, se recomienda solicitar boletas de garantías bancarias que garanticen la seriedad de la oferta de los proponentes.

7.8.1 Publicación y venta de bases

Una vez definido el itinerario de la licitación, por el usuario y las unidades de gestión de contratación, será ésta última, la encargada de hacer la publicación, en medios de



Manual


SERVICIOS


comunicación masivos, en la página web corporativa de Codelco, en el e-Marketplace Quadrem o donde corresponda, del llamado a participar de la licitación por la contratación de los servicios requeridos. El título de la publicación del llamado a licitar deberá ser lo suficientemente explícito e identificar los servicios requeridos, debiendo incluir una pequeña descripción de su alcance. En cuanto al itinerario de la licitación, el aviso deberá informar al menos el período de venta de bases y las fechas de entrega de los distintos antecedentes. El precio de venta de las bases será definido por las unidades de gestión de contratación, conforme al tipo de servicio licitado y al monto estimado del contrato asociado, pudiendo ser vendidas vía electrónica o física, utilizando la caja recaudadora de la Casa Matriz o de las divisiones. En cualquier forma, se deberá llevar un registro de los proponentes que adquieran estas bases, de manera de verificar que las empresas que hagan entrega de antecedentes, correspondan a las que adquirieron las bases. 7.8.2 Recepción de antecedentes de precalificación

Los antecedentes de precalificación corresponden a los antecedentes legales, económicos, financieros, comerciales y técnicos propios de la empresa, cuya revisión y evaluación es necesaria para asegurar que los proponentes que compraron bases y que estén interesados en presentar ofertas, tengan una situación que asegure la correcta ejecución de los servicios que les pudieran ser encomendados. Los antecedentes de precalificación deberán ser entregados en las condiciones, día, hora y lugar establecidos en las bases, o en algún documento aclaratorio posterior. La recepción de los antecedentes de precalificación podrá ser efectuada por medio de un acto de recepción formal, a través de la oficina de partes de la Casa Matriz u oficinas de las divisiones. En el caso que se opte por la recepción de antecedentes de precalificación, a través de un acto formal, éste deberá ser realizado por una comisión presidida por un representante de la unidad de gestión de contratación, quién levantará un acta a ser firmada por todos los asistentes del acto, tanto proponentes como integrantes de la comisión, según corresponda. En esta acta, se dejará constancia de todos los documentos recibidos por parte de los proponentes y las observaciones que hayan sido formuladas en dicho acto. Las observaciones deberán ser aclaradas dentro del plazo máximo que la comisión defina, entendiéndose que la oferta con observaciones se mantendrá en forma condicional.

7.8.3 Evaluación de antecedentes de precalificación

La evaluación de los antecedentes de precalificación será realizada por una comisión evaluadora, integrada por al menos 3 personas, uno de los cuales actuará como presidente de dicha comisión. La estructura de la comisión evaluadora será definida por el usuario y la unidad de gestión de contratación y aprobada por el nivel facultado, siendo recomendable que se encuentre integrada por al menos un representante del usuario, un representante de abastecimiento y por personas con competencia en el tema de otras áreas, para asegurar la objetividad del proceso de evaluación.



Manual


SERVICIOS


La comisión evaluadora, basándose en el método de precalificación preparado y aprobado, deberá verificar si los antecedentes cumplen los requisitos definidos, debiendo preparar, posteriormente, un informe, en el cual se presente un resumen del resultado obtenido durante el proceso de evaluación. Si la comisión evaluadora tiene dudas sobre algún documento o si necesita aclaraciones adicionales, será la unidad de gestión de contratación la responsable de canalizar al proponente las preguntas respectivas y la posterior recepción de la información aclaratoria. Las aclaraciones solicitadas a los proponentes deberán ser de forma tal que no contravengan el principio de equidad que debe existir en una licitación.

7.8.4 Resultados del proceso de precalificación

El informe de la comisión evaluadora con el resumen de los resultados de la evaluación de los antecedentes de precalificación, será la base para recomendar la continuidad o no en el proceso de licitación de un determinado proponente. Esta recomendación de continuidad será aprobada por el nivel que corresponda, según el monto estimado del contrato, conforme a lo definido en el manual de alcance de facultades. El nivel de aprobación correspondiente podrá aceptar, rechazar, condicionar o solicitar a la comisión evaluadora, que complemente y/o modifique los términos de la recomendación de continuidad. La aprobación o rechazo por parte del nivel facultado, será informada oficialmente, por la unidad de gestión de contratación, a los proponentes acerca del resultado del proceso de evaluación de antecedentes de precalificación.

7.8.5 Elaboración de bases y contratos preliminares

Se podrá diseñar la estrategia del proceso, elaborando bases de licitación preliminares que incluyan la mejor definición de la necesidad de la corporación en el momento en que se decida iniciar el proceso, a fin de ser discutidas con los oferentes interesados para que puedan hacer aportes a la solución de la necesidad y de Codelco, para conocer del mercado las condiciones y riesgos asociados a dichas bases. Lo expuesto, permitirá evaluar la conveniencia de considerar o no algunas de las exigencias establecidas preliminarmente y que pudieran eventualmente retirarse o modificarse. Es factible en esta etapa de la licitación entregar formatos de contratos preliminares, los que también podrán ser discutidos con los oferentes para evaluar como afectan, a cada oferente, los aspectos contractuales solicitados en las bases preliminares.

7.8.6 Rondas de discusión de las bases y contratos con los proponentes

Dentro del diseño anterior, se podrán realizar rondas de consultas con los proponentes para recoger las mejoras a los requerimientos técnicos y comerciales, en cuanto a los volúmenes mínimos requeridos para hacer atractiva la licitación, los aspectos prescindibles o mejorables del proyecto, los plazos más atractivos para los oferentes, los riesgos que los oferentes



Manual


SERVICIOS


perciben como excesivos en las bases, con el fin de asumir aquellos en los que Codelco no obtiene ventajas al traspasarlos al oferente. Este proceso se deberá desarrollar en forma equitativa para todos los oferentes, asignándoles tiempos de discusión que sean apropiados a cada empresa, según corresponda. Es recomendable desarrollarlo en forma separada, con cada uno de los oferentes, tratando de asegurar la equidad de la información, en particular cuando se requiere entregar aclaraciones que competen a todos. Se podrá también, en esta etapa abrir nuevas rondas de preguntas y respuestas, las que se realizarán de la misma forma que la señalada este manual.

7.8.7 Elaboración de bases y modelo de contratos definitivos

A partir de la información recogida de las rondas de discusión con los diferentes oferentes o de las reuniones aclaratorias conjuntas, el equipo encargado de la licitación elaborará las bases definitivas de los aspectos que corresponda modificar y que serán las nuevas condiciones en que los oferentes deberán considerar en sus ofertas. Si se ha realizado la discusión de los contratos se debería desarrollar también modelos de contratos definitivos que reflejen lo señalado en las bases definitivas. Los demás pasos del proceso de licitación se enmarcan en lo expuesto para las licitaciones privadas.

7.9 Administración de contratos

Será obligación de los administradores de contrato, mantener copia de los documentos que respalden el cumplimiento de las obligaciones y responsabilidades adquiridas por Codelco y el contratista en los contratos que sean suscritos. Copias de los documentos indicados, a continuación, deberán ser enviadas a las unidades de gestión de contratación:

• Acta de inicio de actividades • Aplicación de multas • Recepción definitiva de los servicios • Evaluación de desempeño del contratista • Solicitud de finiquito

7.10 Modificación de los contratos

Los contratos podrán ser modificados en las responsabilidades y obligaciones asumidas por cada una de las partes, siempre y cuando se cumplan las siguientes condiciones mínimas: • El contrato a modificar esté vigente • Existencia de presupuesto para el aumento de servicio u obra • Las modificaciones no deben significar una alteración sustancial de las condiciones originales

de contratación, tanto en sus alcances como en sus obligaciones esenciales.



Manual


SERVICIOS


• Existir mutuo acuerdo entre las partes para efectuar la modificación del contrato. • Las condiciones económicas de la modificación reflejarán las condiciones acordadas en el

momento de la adjudicación original, salvo justificación expresa, debidamente, autorizada por el nivel correspondiente.

La unidad de gestión de contratación será responsable de preparar o gestionar la preparación y suscripción de la respectiva modificación de contrato. Para ello, el usuario deberá entregar a la unidad de contratos la siguiente documentación: • Informe que justifique la real necesidad de efectuar la modificación del contrato, junto con

demostrar que la modificación no altera las condiciones originales de contratación, en sus alcances y obligaciones esenciales, además de las condiciones económicas.

• SOLP, solicitando la modificación del contrato debidamente aprobada por el mismo nivel

jerárquico que autorizó la solicitud inicial. En caso que la modificación del contrato signifique un aumento en el monto, la SOLP debe estar autorizada por el nivel jerárquico correspondiente al nuevo monto.

La modificación de aquellos contratos visados por la consejería jurídica, será enviada por la unidad de gestión de contratación a la consejería jurídica para su revisión. Una vez que la modificación del contrato haya sido visada por la consejería jurídica correspondiente, ésta deberá ser enviada a la unidad de gestión de contratación para gestionar las firmas por parte del contratista y de Codelco.

La unidad de contratos enviará primeramente la modificación del contrato al representante legal del contratista para su suscripción, por correo certificado o algún otro mecanismo que permita contar con un registro de la adecuada recepción del documento por parte del contratista. La modificación del contrato debidamente suscrita por el contratista deberá ser devuelta exclusivamente a la unidad de gestión de contratación, para que ésta posteriormente gestione la firma del representante legal de la corporación.

7.11 Reclamos Se entenderá por reclamo cualquier solicitud de pago adicional o de aumento de plazo del contratista por sobre los términos específicamente pactados en el contrato original. Las principales causas de reclamos en el desarrollo de los contratos se derivan de indefiniciones, falta de datos o datos inexactos, información insuficiente, demoras en los aportes del mandante, diseño defectuoso, cambios en el alcance del contrato, ambigüedades en la definición de ciertas partidas, interferencias operativas, perjuicios por fuerza mayor, paralizaciones de faenas, normativas y procedimientos que impactan los precios establecidos durante el desarrollo de la obra, traspaso de riesgos no controlados por los contratistas como variaciones económicas, cambios en la legislación, cambios meteorológicos extremos, etc. Todas estas causas redundan en solicitudes de pago adicional y/o aumentos de plazo, lo que constituye, generalmente, la esencia de un reclamo y significan definitivamente mayores costos para Codelco. La mayoría de las referidas causas de potenciales controversias son del dominio directo de los usuarios y de las unidades de gestión de contratación; por consiguiente éstos pueden evitar las



Manual


SERVICIOS


fuentes de conflictos, mediante las debidas provisiones y estipulaciones en la confección de las bases de licitación del proceso de contratación. Las siguientes medidas preventivas deben ser consideradas a objeto de evitar los reclamos: • Asegurarse de la idoneidad técnico financiera de los invitados. • Eliminar cláusulas asimétricas e inequitativas. • Reunir todos los informes y datos y demás condiciones y circunstancias, cuya omisión pueda

afectar la ejecución del contrato. • Analizar la completitud de los aspectos de diseño y construcción, considerando que es la fase

que determina los métodos constructivos, los equipos, la organización, los recursos humanos, sistemas de control de gestión de calidad, seguridad y medio ambiente que se aplicarán en la ejecución de la obra o servicio.

• Estudiar la asignación de riesgos, de manera que éste lo asuma aquel que está en mejores condiciones de controlarlo, de preverlo, de hacerle frente o bien que sean compartidos ante iguales responsabilidades.

• Estudiar cuidadosamente la redacción de las cláusulas. • Dar oportunidad de segundas rondas de consultas. • Estudiar rigurosamente las ofertas que se consideran fuera de los rangos normales. Debe darse adecuada consideración a aquellos reclamos comunes que puedan ser resueltos usando los procedimientos normales de administración de contratos. El nivel de esfuerzo aplicado a la evaluación y solución de un reclamo debe ser consecuente con la magnitud y significación del mismo. La base contractual y validez de un reclamo, frecuentemente, no está clara mientras no se hayan evaluado todos los hechos. Una vez resuelto un reclamo se debe documentar el acuerdo, mediante una nota de cambio o modificación al contrato. Se entenderá por reclamo no resuelto aquel que no fuere solucionado durante la vigencia del contrato.

8. CONCEPTOS GENERALES

8.1 Empresas y personas relacionadas

Para dar cabal cumplimiento a lo establecido por la corporación para negocios con personas relacionadas, el responsable de la licitación deberá verificar lo establecido por la Norma NCC-18 que se encuentre vigente a la fecha de contratación del servicio. 8.2 Término y finiquito de los contratos

Los administradores de contratos serán los responsables de solicitar a la unidad de gestión de contratación la debida tramitación de los finiquitos de los contratos, documentos que serán obligatorios de suscribir en todos los contratos de Codelco que hayan llegado a su término.



Manual


SERVICIOS


Para materializar el finiquito de un contrato, el usuario deberá entregar a la unidad de gestión de contratatación la respectiva modificación SOLP y el documento que avale la recepción definitiva de los servicios y la evaluación de desempeño del contratista. Estos antecedentes serán enviados por la unidad de gestión de contratación a la consejería jurídica, para revisar el finiquito del contrato. El finiquito del contrato, visado por la consejería jurídica, será enviado a la unidad de gestión de contratación para gestionar las firmas por parte del contratista y de Codelco.

8.3 Tipos de contratos

Existen diversos tipos de contratos, dependiendo de la forma de pago, de las definiciones legales, del tipo de trabajo, etc. Una adecuada estrategia de licitación debe permitir seleccionar el tipo más apropiado de contrato, teniendo en cuenta los beneficios económicos y la protección de los intereses de Codelco, como también la seguridad de que se obtendrá un trabajo de mejor calidad. Se citan a modo de ejemplo, algunas modalidades que pueden utilizarse en las contrataciones de servicios y sugerencias de cuando utilizarlas:

Contratos suma alzada: Son preferibles siempre que el trabajo a realizar así lo permita, como también cuando el clima económico asegure, razonablemente, la seriedad de este tipo de propuestas. Se caracterizan, porque el monto de la propuesta cubre el costo total del trabajo terminado o de los servicios encargados. En estos casos, Codelco sabe por adelantado cuanto costará el contrato y el contratista asume todos los riesgos y responsabilidades involucradas en la entrega total de los trabajos a satisfacción de Codelco. Un contratista puede proponer, justa y adecuadamente, una suma alzada sólo en la medida que se le proporcionen comprensibles y precisas especificaciones y que la descripción del trabajo a realizar sea completa y detallada. La falta de precisiones en la invitación a licitar a suma alzada puede traducirse en mayores costos para Codelco, y a que el contratista reservará una suma alta para cubrir contingencias, o requerirá notas de cambio con costo agregado en el transcurso del trabajo, o el contratista puede desmejorar la calidad de los materiales, trabajos o servicios para encuadrarse en la suma alzada. Contratos por precios unitarios con sumas alzadas de gastos generales y honorarios: Se utilizarán cuando no exista un nivel suficiente de detalle en la información técnica que servirá para establecer el alcance de un trabajo, ya que por su definición permitirá un manejo más eficiente durante la administración de eventuales ajustes de cantidad y/o modificaciones de diseño. Otra ventaja de esta modalidad es que permite adelantar el proceso de contratación, porque se puede comunicar e interesar al potencial mercado de contratistas sobre la realización de un trabajo determinado, comprometiendo recursos disponibles y precios antes de contar con la ingeniería de detalle completa. Contratos tarifado de precios: Son contratos en los que se fija una determinada tarifa por día, o por semana o mes, siendo el costo total para Codelco lo que resulte de multiplicar la tasa por el número de unidades de tiempo contempladas. Generalmente, los materiales son aportados, por el contratista, al costo. Estos contratos se adaptan, generalmente, a los casos de asesorías técnicas.



Manual


SERVICIOS


Contratos a serie de precios unitarios alzados: Por su definición, estos contratos deben aplicarse en trabajos en los que sólo se esperan pequeñas variaciones en los volúmenes de obras y/o servicios.

8.4 Formatos de contratos Se podrán usar los siguientes formatos de contratos, en función de rangos de precio:

a) Contrato en forma corta (carta contrato con anexos) b) Contrato estándar simplificado c) Contrato estándar para prestaciones de servicios y/o ejecución de obra material d) Contrato SAP u otro

El contrato a) puede utilizarse para trabajos hasta KUS$ 300. El contrato b) puede utilizarse para trabajos hasta KUS$ 1.000. El contrato c) y d) pueden utilizarse en todo rango de montos. En cualquier circunstancia, debe usarse solamente como texto de un contrato, aquel que haya sido revisado, previamente, por la consejería jurídica. La consejería jurídica aprobará los modelos estándares o formas de acuerdos que Codelco utilice para formular contratos.

8.5 Estandarización y contenido de los contratos

Las unidades de contratos deben propender el uso de contratos estandarizados. La estandarización de los contratos tiene sus fundamentos en que el universo de contratos, que emite la Corporación, tiene gran cantidad de cláusulas comunes iguales a todos ellos y cláusulas ad-hoc, lo que permite centrar la atención en cláusulas específicas.

9. SALIDAS

Contrato y documentos anexos 10. REFERENCIAS Bases técnicas corporativas de seguridad, calidad, medio ambiente y salud ocupacional

Procedimientos operativos, divisionales.



Manual


SERVICIOS


11. REVISIONES

REVISIÓN

NATURALEZA DEL CAMBIO FECHA

0

LANZAMIENTO DEL PROCEDIMIENTO

12. ANEXOS

ANEXO Nº1: DEFINICIONES

ANEXO Nº2: DEFINICION DE ROLES y RESPONSABILIDADES

MATRIZ DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES PRINCIPALES

ANEXO Nº3: SOLICITUD DE AUTORIZACION PARA CONTRATAR SERVICIOS EXTERNOS



Manual


SERVICIOS


ANEXO Nº1: DEFINICIONES

CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN DIVISIONAL (CAD)

Cuerpo colegiado nombrado por el Presidente Ejecutivo que hace las veces de Directorio para cada división con determinadas atribuciones y facultades.

DIVISIÓN O DIVISIONES

Se refiere a las divisiones mineras de la Corporación Nacional del Cobre de Chile: División Codelco Norte, División Salvador. División Andina y División El Teniente.

GERENCIA CORPORATIVA ABASTECIMIENTO

Se refiere a la unidad organizacional, dependiente de la Gerencia Servicios Compartidos.

SUBGERENCIAS Y DEPARTAMENTOS CORPORATIVOS

Se refiere a las unidades organizacionales, dependientes, directamente, de la Gerencia Corporativa de Abastecimiento, responsables de la gestión de contratación bienes y servicios de las divisiones.

DEPARTAMENTOS SERVICIOS CLIENTES

Se refiere a las unidades organizacionales, dependientes del Departamento Corporativo Servicios Clientes, con asiento en las divisiones.

UNIDADES DE GESTION DE CONTRATACIÓN

Nombre genérico con que se denomina en este manual a las unidades encargadas de los procesos de contratación de una obra, trabajo o servicio requeridos por los usuarios y que dependen de las Subgerencias o Departamentos Corporativos de la Gerencia Corporativa de Abastecimiento.

USUARIO

Unidad responsable de la contratación de una obra o servicio

DEPARTAMENTO CONTRALORÍA

Unidades organizacionales, dependientes de la Gerencia Corporativa Contraloría de los Servicios Compartidos, responsables de efectuar los pagos y descuentos pactados, contractualmente, con las empresas contratistas, custodiar y devolver boletas bancarias de garantía, cautelar la responsabilidad solidaria y subsidiaria de la división.

SAP

Software integrado de gestión utilizado por Codelco.

SOLICITUD DE PEDIDO

Es el documento electrónico o formulario creado por el usuario, en sistema SAP, en el cual se especifican cantidades, unidad y precios referenciales en dólares, de los ítems que conforman el servicio a licitar. El usuario puede incorporar en este documento otras especificaciones que estime necesario.



Manual


SERVICIOS


PETICION DE OFERTA

Es un documento electrónico del Sistema SAP, mediante el cual se solicita cotizar a las empresas contratistas, previamente, seleccionadas los servicios, según las condiciones definidas en las bases técnicas y administrativas.

SOLICITUD DE PEDIDO DE SERVICIOS (SOLP)

Es el formulario, por medio del cuál se solicita la autorización para contratar o iniciar el proceso de licitación de una obra o servicio. Este formulario debe ser aprobado, de acuerdo a lo indicado en el manual de alcance de facultades de cada división.

OBRAS DE CONSTRUCCION Y MONTAJE

Se consideran obras de construcción y montaje, todas las obras industriales y civiles, tales como montajes estructurales, mecánicos y eléctricas; construcciones de edificaciones habitacionales, comunitarias, industriales y de oficinas; obras hidráulicas para la captación, conducción y almacenamiento de fluidos; desarrollos mineros, excavaciones de túneles, cavernas, piques, movimiento de tierra, transporte de material de empréstitos, rellenos, terraplenes, bases estabilizadas, preparación de bancos y terrazas; sondajes y perforaciones; fabricaciones e instalaciones, etc.

SERVICIOS DE INGENIERIA

Se consideran como servicios de ingeniería, los estudios de prefactibilidad, de factibilidad, desarrollo de proyectos de ingeniería conceptual, básica y de detalle, asistencia técnica durante la construcción, asistencia técnica para la selección de equipos y materiales para proyectos, inspección técnica de obras, inspección técnica de suministros para proyectos y obras, control de proyectos y administración de contratos.

SERVICIOS GENERALES

Para efectos del presente procedimiento, se consideran servicios generales todas aquellas prestaciones de terceros tales como transporte de carga, transporte de personal, arriendo de maquinarias y vehículos, mantención y reparación de equipos, maquinarias e instalaciones, atención de casinos, aseo, lavado, mantención de áreas verdes, trabajos de laboratorio, procesamiento de datos, y reproducción de documentos, Etc.

SERVICIOS DE ASESORIA

Se consideran como servicios de consultoría o asesoría, todos aquellos tales como, las asesorías legales, tributarias, ambientales, laborales, capacitación, seguridad, comunicaciones, organización, recursos humanos, etc.

PRECALIFICACION DE CONTRATISTAS

Proceso de selección de contratistas que se realiza por invitación pública o privada, en el cual se califican los antecedentes técnicos, económicos y jurídicos de los contratistas, de acuerdo a bases y pautas de evaluación preestablecidas.



Manual


SERVICIOS


BASES DE PRECALIFICACION

Conjunto de disposiciones administrativas y técnicas que regulan el proceso de precalificación de contratistas, estableciéndose los requisitos en las bases correspondientes.

REGLAMENTO DE SEGURIDAD PARA EMPRESAS CONTRATISTAS

Es la normativa que establece cada división para el control de riesgos operacionales y procedimientos administrativos de control interno que deben cumplir las empresas contratistas y subcontratistas, en el desarrollo de faenas o servicios contratados por ellos y que se realicen dentro de sus recintos.

ESTUDIO DE RIESGOS DE LA LICITACION

Es el documento que contiene los análisis de riesgos, las fichas de las leyes y normas que deben cumplirse, inherente a las obras o servicios incluidos en la licitación.

ESTUDIO DE RIESGOS DEL PROPONENTE

Es la proposición que contiene el análisis de riesgos, ficha y normas aplicables para la ejecución de las obras o servicios.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS AMBIENTALES

Es la normativa que establece cada división para los requerimientos de control ambiental y procedimientos administrativos de control interno para resguardar el medio ambiente, que deben cumplir las empresas contratistas y subcontratistas, en el desarrollo de faenas o servicios contratados.

MANUAL DE ALCANCE DE FACULTADES O RESOLUCIONES DE DELEGACIÓN

Documento corporativo o divisional, que faculta a los ejecutivos de Codelco para aprobar o autorizar determinadas actividades, en particular aquellas actividades relacionadas con el proceso de contratación de servicios externos a partir de determinados montos. Actualmente, existen los siguientes documentos:

• Manual de alcance de facultades de la Dirección Superior de Codelco.

• Manual de alcance de facultades de las divisiones: El Teniente, Andina, Salvador, Codelco Norte.

• Resoluciones de delegación del rol ejecutivo del Centro Corporativo.

• Resoluciones de delegación del rol ejecutivo de los Servicios Compartidos.

PRESUPUESTO ESTIMADO

Es el presupuesto que prepara cada división para un contrato, en forma confidencial, como si fuera un proponente más en la licitación.

El presupuesto estimado se usa para analizar los presupuestos presentados por los contratistas y de referencia para el proceso de evaluación de ofertas.

OFERTA HOMOLOGADA

Es la oferta revisada en la cual se asegura que en cada ítem, el precio ofrecido tiene el mismo alcance en todas las ofertas.



Manual


SERVICIOS


OFERTA NIVELADA

Es la oferta revisada y corregida por las divisiones para de cada uno de los contratistas, en la cual se asegura que todas las ofertas tienen la misma cantidad física en cada partida del itemizado. Así, el monto total (provisional) de las diferentes ofertas está calculado con la misma base de cantidades provisionales. Este concepto se aplica a las ofertas a serie de precios unitarios.

INSPECCION TÉCNICA

Toda persona o grupo de personas nombrada, por escrito, por el administrador del contrato, cada vez que sea necesario, para fiscalizar e inspeccionar las obras o los servicios y cuyas atribuciones son las que, por escrito, le delegue el administrador del contrato y que, por escrito, se le comuniquen al contratista.

SERIE DE PREGUNTAS Y RESPUESTAS

Recopilación de las preguntas escritas hechas por los proponentes, en relación con la licitación y las respectivas respuestas escritas dadas por cada división y que forman parte de las bases de licitación.

ACTA DE APERTURA DE PROPUESTA

Es el acta firmada por todos los presentes, en la que se señalan los nombres de los proponentes, los datos y valores totales de mayor interés de cada propuesta.

Asimismo, en el acta se anotará los nombres de aquellos proponentes a quienes les haya sido devuelta su propuesta por no ajustarse a las bases de licitación, como también aquellas observaciones que se planteen durante el acto de apertura. Se entregará una copia del acta a los representantes de las empresas que asistan a la apertura de la propuesta.

CARTA INTENCION

Es el documento, por medio del cual se instruye al contratista adjudicado para hacerse cargo del terreno e iniciar las obras o servicios en la fecha que en ella se indica, cuando se inicia el trabajo con un pronto inicio. Con esta fecha, se firma el acta de entrega de terreno o acta de inicio de actividades, fecha a partir de la cual se determinan los plazos establecidos en el contrato.

MONTO DEL CONTRATO

Es el monto inicial neto que se establece en el contrato entre Codelco y el contratista por el servicio u obra objeto del mismo. El concepto de su alcance se define según tipo de contrato.

AJUSTE DE PRECIO

Es la variación que experimenta el valor total del contrato, para compensar la fluctuación de la moneda o precios de algunos insumos del contratista, el cual se determina de acuerdo a procedimientos establecidos en las bases administrativas especiales.

ORDEN DE CAMBIO

Procedimiento que permite al administrador del contrato en cualquier momento, incorporar modificaciones a las obras o servicios, dentro y fuera del propósito general del contrato.

HOJA DE ENTRADA DE SERVICIOS

Es el documento electrónico de SAP, mediante el cual el administrador del contrato registra las obras, correctamente, ejecutadas por el contratista y su correspondiente imputación contable.



Manual


SERVICIOS


LIBERACION

Es el proceso electrónico, mediante el cual el usuario, a través del código asignado, aprueba un documento creado en el sistema SAP.

OBRA O TRABAJO EXTRAORDINARIO

Es aquella obra o trabajo adicional al alcance y a lo estipulado en los documentos del contrato y que no está incluida en el itemizado del contrato, que se le solicita al contratista, según el procedimiento establecido en los documentos contractuales.

MODIFICACION DE PLAZO

Es una alteración en el plazo de ejecución total del trabajo, autorizado por la Corporación al contratista, siguiendo procedimientos establecidos en los documentos contractuales. Se aplica, también, a plazos parciales cuando éstos han sido expresamente estipulados en el contrato.

RECEPCION PROVISIONAL

Es la instancia, por medio de la cual el administrador del contrato recibe una obra en forma provisional, procediendo a firmar el acta correspondiente. En caso que no haya observaciones, se procederá a la devolución de las retenciones que estuviesen en poder de la división por la correcta ejecución de los trabajos, si fuese procedente.

RECEPCION PARCIAL

Es la instancia, por medio de la cual el administrador del contrato recibe una obra o un servicio de ingeniería en forma parcial, procediendo a firmar el acta correspondiente. En caso que no haya observaciones, se procederá a la devolución de las retenciones que estuviesen en poder de la división por la correcta ejecución de los trabajos, si fuese procedente. Esta recepción parcial define la instancia en que dejan de ser anticipos los pagos efectuados al contratista.

RECEPCION DEFINITIVA

Es la instancia, por medio de la cual se recibe una obra o un servicio de ingeniería en forma definitiva, siendo ésta requisito previo para la firma del finiquito del contrato.

DOCUMENTOS DE GARANTIA

Son las boletas bancarias, emitidas por instituciones bancarias de primera clase a la orden de Codelco, por los montos y conceptos, según características estipuladas en las bases o contratos.

DOCUMENTOS DE RESGUARDO

Son pólizas de seguro, emitidas por instituciones aseguradoras para cubrir los eventos y con las características estipuladas en las bases o contratos. El asegurado es el propio contratista, salvo que se indique, expresamente, lo contrario.

DOCUMENTOS DE CERTIFICACION

Son certificados, generalmente, emitidos por instituciones previsionales, fiscales y otras de carácter público o privado, con las cuales el contratista tiene obligaciones establecidas en la legislación y que, por falta de cumplimiento, hacen que la Corporación, subsidiariamente, quede obligada.



Manual


SERVICIOS


ANEXO Nº2: DEFINICION DE ROLES Y RESPONSABILIDADES


Las responsabilidades de cada uno de los involucrados en el presente manual, o las que las reemplace o hagan sus veces, son las siguientes:

1.0 De la Gerencia Corporativa de Abastecimiento

Unidad organizacional, encargada del abastecimiento de bienes y servicios para la operación, inversión de equipos y maquinarias, proyectos de ingeniería y proyectos de expansión y desarrollo de las divisiones y centro corporativo.

1.1 Del Departamento Corporativo Servicios Cliente

Unidad organizacional, encargada de la gestión integral de la relación entre la Gerencia Corporativa de Abastecimiento (GCAB) y las áreas usuarias o clientes, propiciando una administración que permita conocer y satisfacer el nivel del servicio requerido por los usuarios e internalizar la constante dinámica de cambio en las características técnicas y operacionales de los bienes y servicios requeridos por el cliente o usuario. Sus principales funciones son las siguientes:

• Difundir y promover la cartera de servicios de la GCAB entre los clientes.

• Negociar y formalizar, por parte de la GCAB, los contratos de nivel de servicio con los clientes.

• Gestionar cambios de actitudes y prácticas, en la relación entre las áreas prestadoras de servicios de la GCAB y los clientes.

• Monitorear, influir y apoyar a las áreas prestadoras de servicios de la GCAB para que éstas entreguen servicios o productos que permitan cumplir con los niveles de satisfacción acordados con los clientes, de manera de incorporar una forma de operar asociada a mejoras continuas.

• Involucrar a los clientes en el desarrollo de la estrategia de compra o contratación para satisfacer su requerimiento.

• Asesorar a los clientes en la formulación de sus requerimientos, tanto de compras como de contratos, asegurando calidad en la información, propiciando la estandarización y agregación de la demanda, apoyando el desarrollo de nuevas alternativas de suministro y modalidades de operación.

• Apoyar a las áreas, al interior de la GCAB, en la planificación adecuada (anticipación del requerimiento) y su estrategia de contratación o adquisición.

• Apoyar a los clientes o usuarios en la administración de los contratos, operatividad de los contratos marcos de compras, resolución de conflictos, reclamos y modificaciones contractuales.

• Participar en la prueba de nuevos materiales y productos, llevando el registro y seguimiento datos de rendimientos y/o consumos específicos.



Manual


SERVICIOS


• Propiciar el desarrollo de nuevas alternativas de suministro, en cuanto a proveedores,

productos o modalidades de operación.

• Negociar con las divisiones los términos de los contratos y convenios a celebrar, tales como: precios, multas, modalidades de pago, vigencia, modificaciones, otros.

• Administrar los contratos de servicio de abastecimiento que celebre la Gerencia Corporativa Abastecimiento y las divisiones.

• Negociar con las divisiones los términos de los contratos y convenios a celebrar, tales como: precios, multas, modalidades de pago, vigencia, modificaciones, otros.

• Administrar los contratos de servicio de abastecimiento que celebre la Gerencia Corporativa de Abastecimiento y las divisiones.

1.2 De los Departamentos Servicios Clientes con asiento en las divisiones

Coordinar el abastecimiento de bienes y servicios, entre el usuario o cliente y las unidades de gestión de contratación, en la ejecución de las principales actividades que componen un proceso de contratación de servicio, descritos en este manual.

Solucionar los reclamos de los usuarios, frente a los servicios que entregan las unidades de contratos.

Representar a la Gerencia Corporativa Abastecimiento en las divisiones.

1.3 Departamento Corporativo Abastecimiento Proyecto

Unidad organizacional, encargada de la gestión integral del abastecimiento de bienes y servicios para la inversión de equipos y maquinarias, proyectos de ingeniería, proyecto de expansión y desarrollo de las divisiones y centro corporativo y para lo cual se relaciona, directamente, con las áreas de ingeniería de las divisiones y con las áreas de gestión de las inversiones del centro Corporativo.

1.4 Subgerencia Contrataciones Mayores

Unidad organizacional, encargada de la gestión integral del proceso de compra, contratación de los bienes y servicios mayores que las divisiones necesitan para su operación de acuerdo con las políticas, normas y procedimientos vigentes en la Corporación. Se entiende por mayores la contratación de bienes y servicios sobre US$1 millón al año y asociada a una cantidad máxima de 300 ítemes.

1.5 Subgerencia Operaciones Abastecimiento

Unidad organizacional, encargada de la gestión integral del proceso de compra y contratación de los siguientes bienes y servicios no mayores: abastecimiento material de stock, abastecimiento material de stock a pedido, abastecimiento material cargo directo y contratación de servicios descritos, estos últimos, en el presente manual.



Manual


SERVICIOS


1.6 Subgerencia Negocios Abastecimiento Codelco–Norte

se refiere a la unidad organizacional responsable de la gestión integral de los siguientes servicios de contratación para Codelco–Norte:

• Contratación de servicios permanentes

• Contratación de servicios no permanentes

1.7 De las Unidades de Gestión de Contratación

Verificar que todos los procesos de contratación de las obras y/o servicios de terceros, que se hayan delegado en las áreas usuarias, se enmarquen íntegramente dentro de las políticas de abastecimiento y de la normativa vigente.

Atender consultas de usuarios, proponentes y contratistas.

Preparar los calendarios de licitación y realizar los llamados a licitación de las obras y/o servicios de terceros requeridos por los usuarios para el desarrollo de sus trabajos o faenas.

Determinar las fechas para la apertura de propuestas en coordinación con el presidente de la comisión evaluadora.

Actualizar y proporcionar las bases administrativas generales a los usuarios y coordinar y asesorar al administrador del contrato en la preparación de bases .

Verificar la correcta aplicación de la legislación tributaria y leyes complementarias que afectan a los contratos y asesorarse en casos específicos.

Firmar o hacer firmar los contratos, las modificaciones y los finiquitos.

Verificar que los métodos de evaluación de propuestas sean aprobados por los niveles que correspondan, según el manual de alcance de facultades, que su estructura sea consistente con el servicio u obra a contratar. Asesorar y participar en su preparación.

Estructurar la comisión evaluadora de la propuesta participe

En coordinación con el presidente de la comisión evaluadora, coordinar y participar en la apertura de propuestas y presidir dicho acto. Será responsable de la suscripción, distribución y archivo de dicha acta.

Verificar que la comisión evaluadora aplique, correctamente, el método de evaluación aprobado.

Someter los contratos a revisión de las consejerías jurídicas.

Firmar contratos que suscriba la división.

Encargarse de todo el proceso de tramitación y visación del contrato hasta la distribución y archivo del original y copias del contrato suscrito.

Redactar el documento "carta intención" y solicitar los documentos que respaldan dicha solicitud de inicio anticipado (pronto inicio) de un contrato.

Ingresar los antecedentes generales, moneda, polinomio de ajuste de precios, y el itemizado del contrato y sus modificaciones al Sistema SAP. Además, las notas internas relativas a pago, las marcas de tipo de adjudicación, empresa relacionada, tipo de gasto y, crear los enlaces electrónicos a la documentación contenida en papel.



Manual


SERVICIOS


Informar, por escrito, a los departamentos contraloría la devolución o cobro de los documentos de garantía por seriedad de la oferta.

Informar los contratos suscritos al Servicio Nacional de Geología y Minería (SERNAGEOMIN)

Preparar, a petición del administrador del contrato, las modificaciones de contrato. Encargarse de todo el proceso de tramitación, visación y firma de las modificaciones hasta la distribución y archivo del original y copias.

Participar en las negociaciones de ofertas con el proponente seleccionado o contratista asignado, a través de un proceso de contratación.

Mantener el archivo oficial de toda la documentación relacionada con contratos.

Proporcionar la información requerida sobre contratos y contratistas a todas las unidades organizacionales de las divisiones.

Tramitar el finiquito del contrato, una vez recibido el informe de término de éste, e incorporar el resultado de la evaluación del contratista a sus antecedentes en el registro de contratistas y sistema existente.

Informar, periódicamente, a los administradores de contrato, aquellos trabajos que han finalizado y tienen el finiquito pendiente.

Autorizar llamados a licitación y adjudicar contratos.

Actuar como coordinador y como presidente en los actos de apertura de propuestas.

Informar a los contratistas las sanciones que la Gerencia Corporativa de Abastecimiento resuelva aplicar y velar por su cumplimiento.

Administrar los perfiles de creación y liberación de hojas de entrada de servicios en sistema SAP.

2.0 De los Departamentos Contraloría dependientes de la Gerencia Corporativa Contraloría

Cautelar la responsabilidad solidaria y subsidiaria que tiene la división, en cuanto a las obligaciones de las empresas contratistas y subcontratistas (que le prestan servicios) ante sus trabajadores.

Informar el cumplimiento laboral de las empresas contratistas y subcontratistas a la unidades de gestión de contratación para la tramitación del finiquito correspondiente.

Efectuar los descuentos de anticipos a contratistas y la devolución de retenciones, según lo establezca el contrato.

Efectuar las retenciones, revisar y aplicar las cláusulas de premios y multas o cualquier cargo o abono, de acuerdo a lo establecido en el contrato, previa instrucción del administrador del contrato.

Exigir certificados de cumplimiento de las obligaciones laborales del contratista, referidas al contrato previo a generar los egresos.

Controlar y exigir las garantías respectivas, de acuerdo al contrato, verificando la vigencia de dichos documentos, durante el desarrollo o cumplimiento del trabajo o servicio.

Cursar los pagos correspondientes a los estados de pago, previa deducción de las retenciones y descuentos que procedan, según contrato.

Revisar las provisiones de gastos correspondientes a las obras o servicios ejecutados entre el último pago efectuado y el 31 de diciembre de cada año con los estados de pagos proforma correspondientes.



Manual


SERVICIOS


Asesorar de acuerdo a los intereses de la división, en coberturas de pólizas de seguro.

Calificar, de acuerdo a los intereses de la división, la documentación de resguardo de riesgos de los contratos, tales como boletas de garantía, cartas de crédito u otras a fines.

Revisar y dar aprobación de los documentos de resguardo de las obligaciones del contrato, custodiar y registrar, contablemente, las boletas de garantías, e informar, periódicamente, a la unidad de contratos y al administrador del contrato sobre su vigencia, de acuerdo con lo establecido en los documentos del contrato.

Integrar las comisiones evaluadoras de propuestas, cuando le sea solicitado.

Asesorar a la unidades de gestión de contratación, en la revisión de los antecedentes económico-financiero de las sociedades o personas y nivel y composición de compromisos, que hayan solicitado su inscripción en el registro de contratistas.

Asesorar al administrador del contrato y unidades de gestión de contrataciones en el mejor planteamiento de los términos financieros y económicos de la propuesta, relativo a ajustes de precios, tipo de cambio, intereses, formas de pago y garantías.

Recomendar formas de análisis o evaluación económica, análisis de sensibilidad o cualquiera forma que contribuya a una mejor resolución sobre las ofertas si fuese solicitado por el administrador del contrato o unidades de gestión de contrataciones.

3.0 De las Consejerías Jurídicas

Revisar y aprobar, a requerimiento de las unidades de gestión de contratación, los antecedentes de la constitución legal y demás requisitos que deban cumplir las sociedades o empresas, o personas naturales que soliciten su inscripción en el registro de contratistas de contratos.

En materia de contratos, le corresponde la revisión y aprobación de documentos contractuales y complementarios, y de toda cláusula, documento anexo o modificación que pueda afectar los términos originales del contrato, así como su ejecución y efectos posteriores.

Visar toda la documentación para la aprobación definitiva de la autoridad habilitada para firmar un contrato y enviar estos antecedentes a la unidad de gestión de contratación para la suscripción del contrato por parte del contratista asignado.

Visar el contrato y sus modificaciones.

Asesorar a la unidad de gestión de contratación y a los administradores de contratos, cuando éstos lo requieran, en la correcta aplicación y efectos de las cláusulas del contrato con motivo del desarrollo de las obras o servicios contratados o de sus efectos posteriores.

Asesorar al administrador del contrato y unidades de gestión de contratación en la revisión de cartas y notas enviadas al contratista, relacionadas con aspectos contractuales.

Asesorar al administrador del contrato y a la unidad de gestión de contratación, en la resolución de reclamos del contratista, a requerimiento de éstos.

Mantener informado a la unidades de gestión de contratación, respecto de los cambios legales que se producen en relación con contratos.

Calificar la procedencia legal del término anticipado del contrato.

Recomendar las formas de inicio anticipado de las obras o servicios, que mejor protejan los intereses divisionales, atendiendo las circunstancias que fundamentan dicha anticipación.



Manual


SERVICIOS


Seguir las acciones legales, con el objeto de sancionar al contratista, en caso que fuese necesario, lo que deberá contar con la aprobación de la Gerencia Corporativa de Abastecimiento.

Representar, judicialmente, a la división ante juicios o advenimientos judiciales o extrajudiciales con motivo del contrato y sus efectos posteriores.

4.0 De la Unidad de Auditoría Interna

Fiscalizar que los diferentes estamentos involucrados en la gestión de contratos cumplan con las normas y procedimientos.

Desarrollar auditorías sobre control administrativo de contratos.

Asesorar a las unidades de gestión de contratación y administradores de contrato tanto en los controles como en la auditoría de gestión que se realizan durante el desarrollo del contrato.

5.0 Del Usuario

Preparar las bases administrativas especiales en conjunto con las unidades de gestión de contratación, en relación con aspectos técnicos, bases técnicas, bases de medida y pago y otros documentos necesarios para la licitación, y someterlo a las aprobaciones que corresponda.

Evaluar la necesidad de solicitar seguros de responsabilidad civil y coberturas adicionales, según los riesgos asociados al servicio u obra a contratar.

Solicitar, cuando corresponda, la asesoría de servicios legales y de la unidades de gestión de contratación.

Preparar la solicitud de pedidos de servicios y solicitar las autorizaciones que corresponda.

Crear, en sistema de información SAP, las solicitudes de pedidos (SOLP) y obtener sus liberaciones o aprobación, cuando corresponda.

Solicitar, de acuerdo a lo establecido en el manual de alcance de facultades, la autorización de condiciones de excepción.

Nombrar al administrador del contrato.

Verificar la existencia de la disponibilidad presupuestaria autorizada, previo a la emisión de una solicitud de autorización para contratar servicios externos.

Participar en la apertura de la propuesta, cuando le sea requerida.

Participar en la elaboración del método de evaluación de las ofertas.

Participar en la negociación de la oferta con el proponente seleccionado.

Participar en la preparación del contrato respectivo, cuando le sea requerida.

Administrar los contratos, de acuerdo a los criterios vigentes en la división.

6.0 Del Administrador del Contrato

Participar desde el inicio del proyecto o generación de la idea en el proceso de contratación del servicio, sugerir el método de evaluación de las ofertas, participar en la preparación de las bases administrativas especiales, bases técnicas, bases de medición y pago y del presupuesto estimado del servicio u obra,



Manual


SERVICIOS


seleccionar desde el registro de contratistas de el panel de participantes y proponer a las unidades de gestión de contratación los participantes en la licitación, y coordinar la visita de terreno o la reunión explicativa, según corresponda.

Preparar las respuestas a las consultas de los licitantes sobre el trabajo o servicio a realizar, participar en el análisis técnico-económico de las propuestas recibidas, y emitir las aclaraciones a las bases de la propuesta durante la etapa de licitación.

Exigir el cumplimiento de las cláusulas estipuladas en el contrato.

Debe someter a la revisión del área de control de riesgos operacionales, el programa de control de riesgos del contratista. Además deberá hacer cumplir con todo lo estipulado por dicha área, en relación con el control de riesgos operacionales por contratistas.

Establecer el control permanente de normas y reglamentos de seguridad y verificar su práctica por parte de los contratistas.

Debe velar por el cumplimiento, por parte del contratista del programa de protección del medio ambiente, asumiendo las responsabilidades inherentes a los procedimientos ambientales definidos por la división en el manual correspondiente.

Autorizar disminuciones de obras o servicios, proponer y negociar aumentos de obras o servicios y los aumentos de plazo correspondientes, previa autorización del nivel que corresponda de acuerdo al manual de alcance de facultades; coordinar y controlar el cumplimiento del trabajo o servicio estipulado en el contrato, recibir, aprobar o rechazar los estados de avance de la obra o servicio contratado y los estados de pago correspondientes.

Disponer la creación de la Hoja de Entrada de Servicio en sistema SAP por los avances de obra o servicios aprobados.

Liberar en sistema SAP las Hojas de Entrada de Servicios, de acuerdo a los montos aprobados en los Estados de Pagos, verificando la aplicación de los polinomios de reajuste aplicadas por el sistema SAP, cuando corresponda.

En aquellos casos en que haya más de un contratista para una obra o servicio y existan interferencias entre ellos y con la operación del proceso productivo, debe coordinar los programas de actividades, de manera de controlar las interferencias y evitar o minimizar las pérdidas de producción correspondientes.

Mantener informados, por escrito, a los contratistas sobre los cambios de planes, especificaciones, condiciones de trabajo y programas.

Revisar y aprobar planes y métodos de trabajo del contratista.

Ordenar, por escrito, la paralización de la actividad contratada cuando se estime que se están cometiendo errores graves durante el desarrollo del contrato.

Preparar y mantener registros para los informes de avance en las obras o servicios, preparar pruebas de puesta en marcha y registrar datos de éstas y comportamiento de los equipos.

Controlar, permanentemente, el avance financiero del contrato considerando sus modificaciones o cambios, los estados de pago cursados y los saldos correspondientes. Debe controlar cualquier desviación gastos importantes que pueda condicionar el avance de los trabajos.

Fijar los lugares y fechas de recepción de entrega de los informes, documentos, libro de obra, libro de comunicaciones y la correspondencia oficial.



Manual


SERVICIOS


Será el representante de la división frente al contratista, teniendo la responsabilidad del manejo del libro de obras o de comunicaciones, según sea el caso.

Mantener y resguardar el archivo de todos los documentos originales y copias, informes y correspondencia oficial que la obra o servicio genere.

Solicitar a los departamentos contraloría, la aplicación de multas o premios conforme a las reglas del contrato, debidamente documentadas.

Recibir las obras o servicios contratados, calificar técnicamente el desempeño del contratista, informando a las unidades de gestión de contratación.

Resolver los reclamos formulados por el contratista, pedir las asesorías correspondientes en este tema.

Calcular los saldos de obras o servicios, correspondientes al período de cierre de fin de año, que serán provisionados, por la Gerencia Contraloría, identificando las respectivas cuentas de cargo, de acuerdo al plan de cuentas establecido.

Le corresponde ajustarse al programa de gastos del contrato, de acuerdo con el presupuesto estimado y la programación de los trabajos entregados.

7.0 De la Inspección Técnica

Designada por el usuario o el administrador del contrato, es responsable, ante éste, por supervisar, permanentemente, durante el desarrollo del contrato, el avance de las obras o servicios y por mantener informado, por escrito, al administrador del contrato, de cualquier desviación, modificación o interferencia que pudiera producirse.

Tendrá las atribuciones que, expresamente, le otorgue el administrador del contrato, por medio del libro de obras o de comunicaciones, según sea el caso.

Emitir documentos de respaldo para que el administrador del contrato pueda tomar decisiones.

Intervenir, en cualquier fase de la actividad contratada, con el objeto de efectuar una adecuada inspección técnica, control de calidad, prueba o examen, rechazar la ejecución defectuosa del servicio u obra y exigir su corrección al contratista previo aviso al administrador del contrato.

Proponer al administrador del contrato la paralización de la actividad contratada cuando el contratista está cometiendo errores graves en el desarrollo de las obras o servicios contratados.

Medir los avances de obra o servicios utilizando las bases de medición y pago respectivas. Debe revisar los protocolos y firmar el acta de cubicaciones o cantidades de obra o servicio con respaldo para cada ítem de pago.

Visar los estados de pago, presentados por el contratista, cuidando que, para cada situación aceptada en los estados de pago, haya evidencia escrita que la sustente en forma clara y completa.

Hacer cumplir que los contratistas se ajusten a planos, especificaciones técnicas y otros relacionados con la obra o servicio y controlar que se cumplan, por parte del contratista, las normas y reglamentos vigentes en la división.

Detectar y proponer soluciones frente a defectos de la obra o deficiencia de los servicios al administrador del contrato. respetar y hacer respetar las cláusulas estipuladas en el contrato, asimismo, de las bases técnicas.



Manual


SERVICIOS


8.0 De las Comisiones

8.1 Comisión de apertura de propuestas

Tiene por función la recepción y apertura de propuestas, de acuerdo a lo indicado en las bases de licitación, actividad que se realiza, formalmente, en una sesión llamada acto de apertura a efectuarse en fecha, hora y lugar indicados, previamente, en la carta de invitación.

Dicha comisión la conforman al menos 2 personas y será presidida por el representante de la unidad de gestión de contratación.

8.2 Comisión evaluadora de propuestas

Tiene por función realizar la evaluación técnico-económica de la propuesta de acuerdo a lo establecido en el método de evaluación aprobado. Esta comisión debe estar compuesta a lo menos de tres personas pertenecientes a la división. Para realizar la evaluación de las ofertas, la comisión puede solicitar, si lo estima necesario, la asesoría de otras unidades organizacionales que estime conveniente.

La comisión evaluadora, deberá preparar un informe de evaluación y entregar una recomendación, para ser sometida a la aprobación de quién corresponda, de acuerdo al manual de alcance de facultades.



Manual


SERVICIOS



SITUACION Nº ACTIVIDAD

USUARIO ABAST AMBOS

OBSERVACIONES

PROCESO DE CONTRATACION DE SERVICIOS

1 Definir estrategia de licitación X Pueden haber situaciones de contratos que pueden aprovechar sinergia con otras Divisiones

2 Preparación Bases Técnicas X 3 Creación y liberación Solicitud de Pedido en SAP X

4 Preparación Bases Administrativas Generales X Documento preestablecido; cualquier variación de estas bases debe estipularse en las BAE

5 Preparación Bases Administrativas Especiales X 6 Definición de multas X 7 Definición Garantías X

8 Definición listado de Proveedores X

9 Elaboración Método de Evaluación X 10 Aprobación Método de Evaluación De acuerdo a MAF 11 Firma invitación X 12 Llamado a Licitación X 13 Visita a Terreno X 14 Recepción de Consultas X 15 Respuestas a Consultas Técnicas X 16 Respuestas a Consultas Económicas X 17 Envío de respuestas X 18 Recepción de Ofertas X 19 Ingreso de Ofertas en SAP X

20 Apertura Técnica y recepción de económica X En las dependencias que determine la unidad de gestión de contratación correspondiente

21 Preparación Consultas Técnicas a los Proveedores X 22 Envío Consultas Técnicas a los Proveedores X 23 Emisión de Informe de Evaluación Técnica X 24 Apertura de Ofertas Económicas X Participación opcional de usuario 25 Consultas Económicas a los Proveedores X

26 Emisión de Informe de Eval Técnico - Económico X

27 Aprobación Adjudicación De acuerdo al MAF 28 Eventuales negociaciones X

29 Emisión, Firma y Envío Carta de Intención (si procede) X

30 Creación, Firma y Distribución Contrato X



Manual


SERVICIOS


SITUACION Nº ACTIVIDAD

USUARIO ABAST AMBOS

OBSERVACIONES

CONTRATO 31 Ingreso Contrato en sistema SAP X 32 Emisión Contrato X

33 Controlar el cumplimiento en la prestación de servicios de acuerdo a lo establecido en los contratos

X

34 Ingresar Hoja de Entrada para el pago de servicios X 35 Modificaciones de Contratos X

36 Emisión de Modificación X

37 Ingreso Modificaciones en SAP X

38 Ajuste de Cantidades en SAP (sin modificación) X



Manual


SERVICIOS


ANEXO Nº3: SOLICITUD DE PEDIDO DE SERVICIOS (SOLPE).

CORPORACION NACIONAL DEL COBRE DE CHILEGERENCIA CORPORATIVA DE ABASTECIMIENTO GCAB-R-005

REV. 0

AÑO MES DIATÍTULO DEL TRABAJO O SERVICIO

DESCRIPCIÓN RESUMIDA DEL TRABAJO O SERVICIO EN SUS GLOSAS PRINCIPALES :

ÁREA SOLICITANTE: DIVISIÓN:

ADMINISTRADOR DEL CONTRATO CARGO: FONO:

DOCUMENTOS QUE ACOMPAÑAN ESTA SOLICITUD : INTEGRANTES DE LA COMISIÓN EVALUADORA EN REPRESENTACIÓN DEL USUARIOBases o Especificaciones TécnicasMétodo de Evaluación - Administrador del contratoPresupuesto Confidencial - Representante Abastecimiento (Uso exclusivo AB)Otro:

TIPO DE CONTRATO SOLICITADO ITINERARIO CONTRATISTAS PROPUESTOS (OPCIONAL)Normal Normal - -Asignación Directa Urgencia - -Addendum (Modificación) (1) - -Otro: MONTO TOTAL ESTIMADO - -

- -(1) Anexar tabla adjunta KUS$ - -

TIPO DE SERVICIO SI ES CONTRATO NO PERMANENTE CARGO CONTRATO (elegir sólo uno)No Permanente ¿DELEGA ADJUDICACION SI Operación, Centro Costo, OrdenPermanente EN ABASTECIMIENTO? NO Inversión, Grafo

SI ES CONTRATO PERMANENTE, INDICAR LOS SIGUIENTES DATOS RESPECTO DEL CONTRATO ANTERIOR (SI EXISTE):

Monto Anual Comparable: US$ Nº Contrato en SAP Fecha Término Contrato

CLASIFICACION PRESUPUESTARIA OBSERVACIONESAGD Proyecto Gasto Diferido SOUC Servicio a otras Unidades CorporativasAIT Proyecto de Innovación CH Contrato habitual de la Unidad para realizar su tareaAPI Proyecto Inversional PMG Proyecto de Mejoramiento de GestiónBOT Contrato BOT o similar

Meses

SOLICITUD DE PEDIDO Nº

APROBACIÓN DEL REQUERIMIENTO DEL SERVICIO, SEGÚN PUNTOS 3.5.1 Ó 3.5.3 DEL MAFSOLICITA

Nombre Cargo FirmaAPRUEBA

Nombre Cargo Firma

USO EXCLUSIVO SERVICIOS COMPARTIDOS:

Fecha de Recepción Número Propuesta/Licitación Número Contrato


CCOORRPPOORRAACCIIOONN NNAACCIIOONNAALL DDEELL CCOOBBRREE DDEE CCHHIILLEE GGEERREENNCCIIAA CCOORRPPOORRAATTIIVVAA DDEE AABBAASSTTEECCIIMMIIEENNTTOO

MMaannuuaall NNºº DDoocc.. :: GGCCAABB--MM--000022 RReevv.. :: 00

MANUAL DE CONTRATACIÓN DE SERVICIOS

VViiggeenncciiaa :: 0011//0066//22000044 PPáágg.. :: 5500 ddee 7700

Anexo a Solicitud de Pedido de Servicios - formulario GCAB-R-005

Nº Contrato KUS$ %Plazo (días) KUS$ Costo DirectoFecha inicio Gastos Generales

Utilidades

Tipo Contrato (Marcar con X las opciones correspondientes)

Tipo Asignación

Licitada

Directa c/varias cotizaciones

- Suma Alzada Directa c/una cotización

- Otra: (Indicar)

Historia del Contrato Detalle de Modificaciones

Nuevos Precios KUS$

Ctto 0,00Mod 1 0,00

0,000,000,00

Mod n 0,000,00 Nuevo Monto Total del Contrato

Desglose del monto total KUS$

Nueva Fecha de Término

a PU del contratoKUS$

Aumentos oDisminuciones

de ObraKUS$

Variación de Gastos

GeneralesKUS$

CompensacionesKUS$

(+/-)Días

Obras Extraordinarias

Nº Monto KUS$

Avancefinancieroa la fecha

%

Fecha

Contrato (Datos originales)Monto TotalPresupuesto (API)

26-mar-04 Fecha Término

- Tarifa sin compromiso de Q - Tarifa con Q mín. comprometido

- Precios Unitariosc/máx. garantizado

Precios Unitariosc/GG incluidos

Precios Unitarios+ GG a Suma A.

Precios Unitariosc/GG incluidos

Precios Unitarios+ GG a Suma A.



MMaannuuaall


SERVICIOS

NNºº DDoocc.. :: GGCCAABB--MM--000022 RReevv.. :: 00 VViiggeenncciiaa :: 0011//0066//22000044 PPáágg.. :: 5511 ddee 7700

ANEXO Nº 4: METODOLOGÍA DE ABASTECIMIENTO ESTRATEGICO 1. Antecedentes e Introducción Dentro del Plan Estratégico de la Corporación de duplicar el valor de la empresa al año 2006, desde hace un tiempo las áreas de Abastecimiento, Contabilidad y Tecnologías de la Información (TI), han venido elaborando el Proyecto de Servicios Compartidos, que a partir de la resolución Nº 52/2002 del Presidente Ejecutivo, de fecha 30 de Diciembre de 2002, ha entrado en su etapa de implementación. En dicha resolución se centralizó la dependencia administrativa y funcional de las áreas antes citadas en las respectivas Gerencias Corporativos y se creó la SubGerencia de Operaciones de Abastecimiento, con sede en Codelco Norte. Con fecha 29 de Enero de 2003, de acuerdo a la resolución Nº 005/2003, se describió la organización de partida con que operarán las respectivas Gerencias Corporativas, creándose la SubGerencia de Contrataciones Mayores, cuya misión es “implementar la estrategia y realizar la contratación de Bienes y Servicios para la operación, es decir, el abastecimiento de carácter estratégico”, en el ámbito Corporativo, Multidivisional y Divisional, para los rubros de bienes y servicios, con montos anuales superiores a US$ 1 millón y con una cantidad de ítemes para los rubros de bienes que en general no supere los 300 ítemes. La anterior misión tiene los siguientes objetivos estratégicos comunes a toda la Gerencia Corporativa de Abastecimiento: - Satisfacer las necesidades del cliente optimizando el costo integral para Codelco en la solución - Constituirse en la mejor alternativa para el cliente garantizando un servicio de calidad - Aprovechar y desarrollar las oportunidades del mercado Para realizar esta tarea, esta SubGerencia ha desarrollado una metodología para abordar este proceso en forma sistemática y eficiente. Se trata de una serie de pasos o etapas que es necesario al menos revisar que se hayan cumplido y que se generen los documentos de respaldo o las instancias de diálogo que permitan capitalizar el conocimiento que se logre en cada proceso. 2. Metodología de Abastecimiento Estratégico Esta metodología consta de 3 Fases, las cuales se dividen a su vez en diversas etapas, donde se deberán generar reportes y documentos que luego serán almacenados y administrados en un sistema de Gestión del Conocimiento para el área que se pondrá en desarrollo durante el año 2003, con el objetivo de capitalizar el conocimiento experto que se vaya generando a través de los diferentes procesos que se realicen y centralizar las relaciones de cooperación con el mercado Proveedor, a través de tecnologías de última generación. Fase I: 3 etapas (Preparación) Tiene por objetivo identificar las potencialidades de los diferentes procesos y priorizar los recursos en función de la disponibilidad de los mismos, las oportunidades detectadas y otros factores que afecten el resultado del proceso. Etapa 1: Estimación preliminar de la oportunidad del rubro



MMaannuuaall


SERVICIOS


Resultado del análisis, debiera generarse un documento resumen, Documento Nº 1. El contenido de este documento debiera, entre otros aspectos incluir los siguientes elementos: Ahorro anual identificado (forma de medición): - Establecer las métricas adecuadas para medir el ahorro anual que se logre, intentando separar la gestión y los efectos de la situación existente en el mercado del rubro. Otros objetivos a perseguir: - Conocer las tendencias de precios del mercado, para aprovechar oportunidades en períodos de baja

demanda. - Mercados asociados al rubro y que vinculan la demanda con la oferta Ej: Demanda de refractarios

con producción de acero - Ampliar el mercado de la oferta - Testear nuevas tecnologías - Modificar modalidad habitual del suministro - Testear cambios en la logística del proceso Etapa 2: Planeamiento de la iniciativa: Resultado del análisis, debiera generarse el Documento Nº 2. El contenido de este documento debiera, entre otros aspectos incluir los siguientes elementos: Plan de trabajo detallado (actividades, tiempos, hitos, productos finales, recursos, etc): - Definir modalidad (quick-win o completa) - Planificar con clientes los plazos para satisfacer sus necesidades. Grupos de interés identificados: - Realizar análisis de posibles impactos en grupos internos de la Corporación que puedan afectar

proceso de licitación: bonos de producción, condiciones de trabajo, estabilidad laboral, conflictos con dirigentes sindicales, etc,

- Impactos en grupos externos a la empresa (medio ambiente, comunidades cercanas, proveedores locales, PYMES, otros).

- Posibles desarrollos tecnológicos en la industria del rubro - Bienes sustitutos Nota: Al cabo de las Etapas 1 y 2 se debiera examinar el análisis respecto de la relación de ahorro

alcanzable v/s recursos requeridos, para ordenar los procesos que se deban realizar conforme a la mejor relación costo - beneficio.

Etapa 3: Organización del equipo de trabajo de la iniciativa: Resultado del análisis, debiera generarse el Documento Nº 3. El contenido de este documento debiera, entre otros aspectos incluir los siguientes elementos: Equipo de trabajo (responsables, soporte, % tiempo asignado):



MMaannuuaall


SERVICIOS


- Definir personas responsables de las áreas usuarias o de los clientes para que participen en los

procesos, conocedoras de las mejores prácticas y capaces de implementarlas. Deben estar empoderados por sus áreas para avanzar en los procesos.

- Definir recursos a utilizar (oficinas, equipos, asesores, otros ). - Recopilación de experiencias anteriores a partir de los sistemas de soporte y de capitalización del

conocimiento que estén disponibles. - Selección del Líder de acuerdo a las características del rubro - Identificar capacidades negociadoras en integrantes del equipo en caso de estimarse necesarias - Conocimiento del mercado específico y redes de ayuda - Socializar el objetivo buscado en el proceso (el equipo y los superiores de los participantes deben

comprender, compartir e impulsar el objetivo) FASE II: 6 etapas (Desarrollo) Tiene por objetivo la refinación de las oportunidades detectadas, seleccionando las estrategias adecuadas en cada uno de los procesos que finalmente se realizarán, destinando todos los recursos necesarios para lograr el objetivo definido, identificando todos los aspectos y factores que pudieran afectar el resultado del proceso. Etapa 1: Refinar el perfil del rubro Definición clara del rubro y sus características: Resultado del análisis, debiera generarse el Documento Nº 4. El contenido de este documento debiera, entre otros aspectos incluir los siguientes elementos: - Visión estratégica del rubro en el futuro: impacto en operación y criticidad interna del rubro - Definir ámbito y tamaño del rubro - Identificar si la industria está sujeta a cambios tecnológicos y cómo afectaría al rubro. - Impacto en el mercado de las decisiones de adjudicación (desaparición de competidores, baja en

nivel de precios del mercado, etc.). - Aprovechamiento del conocimiento del rubro capitalizado en el pasado en la Corporación (buscar

donde la información relevante se encuentre) - Analizar diversas modalidades de contratación:

- Comprar v/s Arrendar - Separar en partes v/s integrar - Externalizar v/s hacer internamente - Renovar v/s licitar

Volúmenes de uso e impulsores de consumo: Resultado del análisis, debiera generarse el Documento Nº 5. El contenido de este documento debiera, entre otros aspectos incluir los siguientes elementos: - Estadísticas de consumo actualizadas y coordinación con personal de proyectos, mantenimiento y

otros, cuyas actividades puedan hacer variar la demanda futura. Ej. Proyectos de optimización, aumentos de producción, cambios operacionales, reemplazo de equipos obsoletos o término de vida útil.



MMaannuuaall


SERVICIOS


Requerimientos de los clientes - Bases Técnicas: Resultado del análisis, debiera generarse el Documento Nº 6. El contenido de este documento debiera, entre otros aspectos incluir los siguientes elementos: - Identificar y precisar requerimientos de los clientes, coordinado con las posibilidades de oferta del

mercado. Realizar reuniones con clientes internos y empresas colaboradoras. - Benchmarking interno y externo (otras industrias relevantes y/o complementarias). - Búsqueda de alternativas de suministro, servicios o soluciones integrales. Precios actuales e históricos: Resultado del análisis, debiera generarse el Documento Nº 7. El contenido de este documento debiera, entre otros aspectos incluir los siguientes elementos: - Estadísticas de precios actualizadas y realizar análisis de tendencias del mercado. Proveedores actuales, nuevos y su estructura de costos: Resultado del análisis, debiera generarse el Documento Nº 8. El contenido de este documento debiera, entre otros aspectos incluir los siguientes elementos: - Estudio de mercado: quién es quién en el mercado de proveedores - Consulta de Empresas a invitar en Registro de Proveedores de los rubros específicos involucrados. - Consulta a las áreas usuarias de nuevos Proveedores del mismo rubro. - Revisión de Contratos de servicios similares en SAP, evaluación preliminar de costos unitarios y de

presupuesto estimado del futuro contrato. - Revisión de Maestro de Servicios donde estén desagregados los principales servicios que componen

el rubro. - Revisión de evaluación de desempeño con Codelco de posibles invitados del rubro. - Elaboración de listado preliminar de empresas a invitar. - Benchmarking externo (con otras mineras, por ejemplo) para descubrir otras empresas a invitar.

Dependiendo de la situación de competencia y el tamaño del contrato a licitar, es posible la contratación de asesoría experta para hacer un levantamiento de nuevas empresas nacionales y extranjeros en el rubro.

- Consulta a bases de la CBC u otras bases para ampliar base de invitados. - Reunión con empresas líderes del mercado para delinear la estrategia de contratación de acuerdo a

las estrategias de mercado de las propias empresas del rubro. - Actualización de Registro de Proveedores relevantes a partir del análisis de mercado. - Actualización del sistema de Inteligencia de Mercado incorporando las nuevas empresas

identificadas - Análisis de rivalidad en la industria, con metodología de M. Porter: Poder de compradores, poder de

vendedores, barreras de entrada, barreras de salida, bienes o servicios sustitutos. - Realizar reuniones con empresas colaboradoras para conocer la estructura de costos del mercado

en que compiten. - Sistematizar información de estructura de costos del proveedor o de la industria recibida en

licitaciones en que se haya solicitado respaldo de los precios ofertados (memorias de cálculo, otros). Estructura de tarifas y restricciones gubernamentales:



MMaannuuaall


SERVICIOS


Resultado del análisis, debiera generarse el Documento Nº 9. El contenido de este documento debiera, entre otros aspectos incluir los siguientes elementos: - Concordar tarifas con los clientes a partir de la estructura o tipo de tarifas que aplicará la GCAB a

sus clientes. Si no hay un contrato que ampare el servicio del área o es un servicio spot o adicional a los habituales, se definirá las tarifas a aplicar para cada caso.

- Restricciones o exigencias ambientales que condicionen el rubro - Normas y regulaciones legales asociadas al rubro, a partir de análisis del Servicio Jurídico, con

análisis del alcance, con el objeto de requerirlo a las empresas colaboradoras para su adecuado cumplimiento y no hacer exigencias por sobre lo legal, que puedan encarecer nuestros suministros y servicios.

- Incorporación de restricciones de otros actores ( personal, sindicatos, etc.) en la definición de los resultados.

Costo Total de Abastecimiento (CTA): Resultado del análisis, debiera generarse el Documento Nº10. El contenido de este documento debiera, entre otros aspectos incluir los siguientes elementos: - Fijar las metas a alcanzar en el proceso: Monetarias (ahorros en US$ y %) y de calidad del servicio:

plazos de inicio, calidad de bienes y servicios, garantías de respaldo, etc. - Unificar criterios de evaluación corporativos y definir estándares de mercado para el cálculo del costo

integral o VAC (tasas de descuento, fletes, costo de inventario, otros.) - Definir claramente quién toma la decisión de adjudicación en caso de dudas - Pronóstico de consumo para hacer sensibilidades si es requerido - Ahorros por gestión, condiciones de mercado, aporte al VAN - Desarrollo de especificaciones y/o planos. - Detección de falencias en conocimiento del rubro y capacitación a participantes en caso requerido. - Definición de Fletes, Embalaje, Almacenamiento requerido, en costo - Elaboración del Método de Evaluación del rubro a realizar Etapa 2: Refinar estrategia de abastecimiento Caracterización del mercado proveedor (análisis de la industria, posicionamiento de los diferentes participantes): Resultado del análisis, debiera generarse el Documento Nº11. El contenido de este documento debiera, entre otros aspectos incluir los siguientes elementos: - Estudios de mercado, benchmarking, conocimiento de empresas colaboradoras, estudio de

alternativas técnicas, otros. - Análisis de los intereses de los diferentes proveedores del rubro - Testeo en mercado proveedor que la visión de Codelco es concordante con la del mercado - Análisis de estructura de costos del mercado proveedor Estrategias de aprovisionamiento a aplicar (palancas internas y externas): Resultado del análisis, debiera generarse el Documento Nº12. El contenido de este documento debiera, entre otros aspectos incluir los siguientes elementos:



MMaannuuaall


SERVICIOS


Ambito Interno: Redefinir especificaciones con clientes internos

- Analizar necesidades, requerimientos y proponer alternativas para solucionarlas - Aprovechar las experiencias de otras divisiones, de otras mineras

Estandarizar especificaciones entre divisiones

- Estandarización de equipos, materiales y servicios, soluciones integrales. - Estandarizar los requerimientos de clientes internos, primero al interior de cada División y luego

corporativamente. Introducir cambios en el proceso de compras (ej. TI, e-procurement):

- Definir mejor oportunidad para salir al mercado: estudio de evolución histórica y tendencias de precios, políticas de reajuste de precios de empresas proveedoras (año fiscal de hemisferio norte).

- Revisión de políticas de aprobación de inversiones corporativas en relación con oportunidad de licitación (compras de equipos)

- Análisis de ventajas de usar subasta electrónica via Quadrem o con herramienta de Codelco Corporativizar compras:

- Analizar procedimiento de licitación que aportaría más valor - Revisión de las normas internas que impidan lograr los objetivos y metas planteadas - Definir unidades mínimas adjudicables que generen más competencia

Ambito Externo: Realizar cambios en relación con los proveedores:

- Pago por unidad específica de producción, por ej., por tonelada transportada. - Preparar bases flexibles que incorporen visiones de los proveedores. - Compartir la metodología de evaluación con el Proveedor - Considerar diversos niveles de integración del proveedor (P2) - Evaluar la conveniencia de hacer o no etapa de precalificación

Ampliar la base de proveedores

- Cantidad: contratar estudios de mercado, asesoría de CBC u otros - Geografía: ampliación a ámbito regional internacional ante cambio de condiciones mundiales

Negociar mejores términos de compras

- Incluir la negociación como una etapa establecida del proceso - Establecer diferentes modalidades de negociación dependiendo del proceso y del tipo de

industria involucrada. - Revisar la estrategia de asignar parcialmente un suministro o servicio ya que no genera la

competencia suficiente Refinación de los ahorros anuales buscados/otros objetivos no monetarios:



MMaannuuaall


SERVICIOS


- Contratar o comprar en forma corporativa. - Estudiar si es posible optimizar operaciones, inventarios, procesos internos, modalidades de

contratación y otros aspectos que puedan generar ahorros. - Métrica de proveedores, performance de bienes y servicios, garantías asociadas. - Posibilidades de ampliar o reducir plazos dependiendo de la situación de mercado de la industria y

de la estructura de costos del proveedor. Buscar aspectos beneficiosos para ambas partes. Etapa 3: Crear portafolio de proveedores: Resultado del análisis, debiera generarse el Documento Nº13. El contenido de este documento debiera, entre otros aspectos incluir los siguientes elementos: - Selección de proveedores que nos interesa que participen - Diseñar estrategia comunicacional para asegurarnos que participen los que nos interesan - Análisis de qué otros servicios están dando los proveedores que nos interesan - Capacidad disponible de los proveedores de interés - Conocer nivel de integración de proveedores - Desarrollar proveedores estratégicos - Determinar capacidades y aspectos a evaluar a proveedores - Benchmarking minero: ¿Qué proveedores que participan en las licitaciones de Codelco, abastecen a

mis competidores? - Prospección de mercados por área geográfica/industria complementaria Lista amplia de proveedores: - Mantener actualizadas las bases de datos de proveedores inscritos, clasificados adecuadamente por

rubros, con información rápida, detallada y confiable, de su nivel de negocios y comportamiento ante la empresa.

- Consultar con otras empresas mineras o industriales los proveedores que utilizan, para determinar si hay adicionales.

Criterios de básicos de identificación - Revisión de la información que se solicita a las empresas para su inscripción en el registro de la

Corporación RFI (Request for Information): - Utilizar Internet para obtener información técnica, comercial y financiera de proveedores. Criterios de selección: - Similar a lo indicado en Criterios básicos de identificación. - Valor agregado requerido a los proveedores:

- Servicios - Estandarización de materiales - Código único. - Cambios tecnológicos - Integración de actividades vía Quadrem



MMaannuuaall


SERVICIOS


Etapa 4: Definir plan de acción detallado: Resultado del análisis, debiera generarse el Documento Nº14. El contenido de este documento debiera, entre otros aspectos incluir los siguientes elementos: Definición del plan de acción: - Definir si licitación será pública o privada. - Si licitación es pública, verificar que las empresas que prestan el servicio o suministran los bienes

estén en conocimiento del proceso, para que no queden fuera por razones de falta de información o mala difusión.

- Revisar medios por los cuales es más eficiente publicar las licitaciones. - Cómo licitar (canal tradicional, Quadrem, Reverse Auction, otro) - Es aceptada la negociación? ¿ Cuál es el marco de negociación? Formalidades, visión del

Proveedor, visión de la Administración Superior de Codelco. - Método de evaluación de ofertas (CTA-VAO-VAC) - Validación de parámetros usados en la evaluación (fletes, consumos específicos, rendimientos) - Tratamiento de garantías del proveedor v/s resultados históricos - Tratamiento de proveedores nuevos - Tratamiento de productos nuevos de proveedores habituales - Estrategia de Adjudicación - Costo del cambio Aprobación del plan de acción: - Presentar planes de acción con algún tipo de flexibilidad operacional, para efectuar cambios durante

el proceso, sin tener que someterlo a la aprobación previa del nivel superior. Por ejemplo, cambio de fecha de presentación de ofertas.

Ejecución y seguimiento de tareas: - Definición de plazos y responsables - Elaboración de carta gantt - Definición de líder técnico - Definición de equipos evaluadores y/o negociadores Etapa 5: Llevar a cabo proceso de selección - Etapas del proceso a realizar - Definición precisa de modalidad seleccionada - Definición de recursos a utilizar y nominación de personas responsables - Métricas y áreas potenciales de negociación:

- Incorporar a la negociación del servicio o suministro, asesorías, estudios de optimización u otros similares, a efectuar por la empresa colaboradora.

RFQ (Request For Quotation):



MMaannuuaall


SERVICIOS


- Emitir bases técnicas y administrativas con buena definición de lo requerido, así como condiciones

claras que debe cumplir el suministro y el contrato. - Evitar la inclusión de rigideces que no aporten al proceso, signifiquen costos al proceso o al servicio

o suministro y perjudiquen la competencia - Permitir presentación de ofertas alternativas a oferta base. Estrategia de negociación: - Revisar posibilidad de negociar con más de una empresa, cuando el costo integral de dos ofertas

sea similar, por ejemplo, no mayor de un dos o tres por ciento o cuando no se estén cumpliendo los objetivos pre establecidos con los clientes y el nivel facultado.

Modelos de análisis y evaluación (cualitativos y cuantitativos) - Utilizar modelos, simulaciones, estudios, etc cuando no sea factible realizar la evaluación con los

antecedentes objetivos disponibles. Dichos modelos deben estar probados para representar adecuadamente el comportamiento de los agentes económicos actuando racionalmente.

Etapa 6: Realizar integración operativa: Resultado del análisis, debiera generarse el Documento Nº15. El contenido de este documento debiera, entre otros aspectos incluir los siguientes elementos: Planes de trabajo: - Identificación de códigos de materiales repetidos entre Divisiones. - Selección de código único (Un criterio: el de la división más usado). - Emisión de O/C en Quadrem - Incorporación en SAP de ítem o contrato - HES vía internet - Mejoras operacionales para capturar el VAN o ahorros esperados - Proceso de captura e informe sistemático por áreas usuarias de las Divisiones de los rendimientos

de los productos incorporados con la adjudicación - Evaluación de parámetros de mercado para cálculo de reajustes - Planificación de la compra del ítem adjudicado: determinación de stocks requeridos, montos mínimos

para activar la reposición Temas contractuales: - Elaboración y negociación del contrato - Definición de procedimiento de ingreso a SAP para poder hacer gestión de contratos - Identificación del grupo artículo que mejor refleja el contrato - Ingreso de elementos claves del contrato en forma sistemática - Responsabilidades de la administración local - Responsabilidades de la administración central - Selección y capacitación de Administradores Centrales y Locales Plan de comunicación: - Comunicación externa:

- Cartas de Adjudicación



MMaannuuaall


SERVICIOS


- Cartas de agradecimiento a proveedores no adjudicados - Retroalimentación de resultados a proveedores no adjudicados

- Comunicación interna:

- Informar a los clientes involucrados, los resultados de los procesos y el impacto operativo que pudiera significar el producto o servicio que finalmente se adjudicó de modo que los ahorros prometidos captar en las licitaciones o negociaciones, finalmente sean capitalizados por la Corporación.

Fase III: 3 etapas (Evaluación y Seguimiento) Etapa 1: Evaluación del Proceso de Contratación Resultado del análisis, debiera generarse el Documento Nº16. El contenido de este documento debiera, entre otros aspectos incluir los siguientes elementos:

- Resultados obtenidos en relación con la métrica establecida - Discusión de resultados. - Experiencias aprendidas: Generación de historia del rubro para futuras negociaciones - Aspectos positivos que se debieran repetir en otros procesos - Aspectos a mejorar - De qué debemos estar atentos - Ajustes a los contratos derivados del proceso - Ajustes a las bases

- Conversación con proveedores no adjudicados de interés sobre los siguientes tópicos entre otros:

- ¿ Qué determinó la adjudicación ? - ¿ Qué puede hacer mejor para la próxima licitación ? - ¿ Qué puede hacer Codelco para mejorar su competitividad (la del proveedor) ?

Etapa 2: Evaluación de la Administración del Contrato y del rubro Una vez adjudicado la compra o el servicio, y al menos una vez al año, los responsables de la administración central y local deberán realizar formalmente la evaluación del rubro y/o del contrato, en relación a cambios del entorno que puedan afectar el resultado del rubro o de algún contrato específico. Resultado del análisis, debiera generarse el Documento Nº17. El contenido de este documento debiera, entre otros aspectos incluir los siguientes elementos:

- Cambios tecnológicos, - Condiciones legales, - Normativas nuevas, - Oportunidades de nuevos actores que ingresan al mercado, - Cláusulas de término anticipado, - Garantías, - Reclamos, - Performance del proveedor, etc.



MMaannuuaall


SERVICIOS


Etapa 3: Evaluación semestral del contrato Semestralmente, cada administrador local deberá emitir un informe el Documento Nº18. El contenido de este documento debiera, entre otros aspectos incluir los siguientes elementos: - Performance del proveedor: servicio, calidad, oportunidad - Principales Dificultades encontradas - Aspectos no contemplados en contrato que han generado conflictos - Resolución de conflictos Elaboración de Documentos Los documentos numerados anteriormente deberán ser emitidos en forma obligatoria por el Experto responsable del proceso y ser incorporados al sistema de soporte que se desarrollará para apoyar los procesos de licitación y la captura del conocimiento experto. No es necesario hacer un informe por cada documento solicitado. Un informe podrá contener varios documentos requeridos y ser almacenadas las referencias a dicho reporte en un solo lugar. En casos debidamente justificados se podrá obviar la eleaboración de un determinado documento lo que debe ser autorizado por el SubGerente de Contrataciones Mayores. 3. Procedimientos de Contratación de Bienes y/o Servicios Mayores

Propósito y Alcance El objetivo de esta parte del procedimiento es definir la forma de operar en los procesos de Licitaciones de Contrataciones Mayores encomendados a la Gerencia Corporativa de Abastecimiento, de acuerdo a la resolución N° 04/2003. Por Licitaciones de Contrataciones Mayores se entienden todos los procesos de contratación que involucren a una o más Divisiones, actuales o futuras, cuyos montos totales del Contrato u Orden de Compra supere los US$ 1.000.000 y que correspondan a procesos donde no haya involucrada más de 400 ítemes. No incluye aquellas cotizaciones solicitadas en carácter de informativas destinadas a cumplir con exigencias de estudios de mercado o evaluación de nuevos proveedores. Las unidades de Expertos o Especialista de Rubros de la Subgerencia de Contrataciones Mayores serán las responsables de efectuar las Licitaciones encomendadas, quienes deberán mantener informados al Subgerente de Contrataciones Mayores de los aspectos relevantes del proceso.

OBTENCION DE OFERTAS o COTIZACIONES

Selección de proveedores El proceso de selección de proveedores debe permitir contar con una cantidad suficiente de ofertas para asegurar condiciones de competitividad, de acuerdo a las características del material o insumo y situación de mercado.



MMaannuuaall


SERVICIOS


Esta etapa no es aplicable, en caso que se determine que la obtención de cotizaciones debe hacerse mediante Licitación pública. La selección de proveedores se efectuará de acuerdo a la siguiente pauta y a los elementos señalados en la metodología anteriormente detallada: - Proveedores extraídos del Registro de Proveedores, con capacidad para suministrar el insumo

objeto de la licitación. - Proveedores que hubieran participado en licitación anterior, presentando ofertas del rubro, hayan

o no sido adjudicados. - Proveedores propuestos por las áreas usuarias de las Divisiones. - Proveedores nuevos que hayan manifestado directamente a la Gerencia de Abastecimiento su

interés en participar en las licitaciones. - Proveedores que sean de interés considerar, de acuerdo a información de mercado,

publicaciones, desarrollos estratégicos, etc. El listado definitivo de proponentes seleccionados corresponderá al aprobado por el SubGerente de Contrataciones Mayores. Aquellos proveedores que no estén inscritos en el Registro, deberán regularizar su inscripción previamente a la presentación de sus ofertas.

Plazo de Cotización El plazo de cotización deberá ser suficiente para una adecuada preparación de las ofertas por parte de los proponentes, considerando la complejidad del rubro. El plazo que se determine, en todo caso deberá ser acorde con el programa de requerimientos del suministro. Se podrán otorgar extensiones en el plazo para cotizar, siempre que hubieren razones validas para ello, que serán calificadas por el Subgerente de Contrataciones Mayores. En todo caso, las extensiones de plazo para cotizar, deberán ser otorgadas a todos los proponentes participantes y comunicadas a cada uno de ellos por escrito. Preparación de Bases de Licitación Las Bases de Licitación deberán contener los requisitos que deben cumplir los proponentes en la presentación de sus ofertas, las condiciones comerciales principales que regularán las adquisiciones y las cantidades y especificaciones técnicas de los productos requeridos, sobre la base de la información que deberán proporcionar las Divisiones. Las Bases deberán concordar con las políticas y Normas (NCC. N°12, Nº 14 y N°15) establecidas por la Empresa, que sean pertinentes a estas materias. En las Bases se deberá establecer la modalidad de recepción de ofertas, la cual será ratificada por el Subgerente de Contrataciones Mayores. Estas podrán ser:

a) Recepción de Ofertas en la Secretaría de Contrataciones Mayores. b) Recepción de Ofertas en Acto de Apertura, sin lectura de precios.



MMaannuuaall


SERVICIOS


c) Recepción de Ofertas en Acto de Apertura, con lectura de precios.

La exigencia de presentación de Garantías Bancarias por seriedad de oferta de los proponentes, será determinada en cada caso, por el Subgerente de Contrataciones Mayores. Invitación a Licitación y entrega de bases La modalidad de la invitación a licitar será determinada por el Subgerente de Contrataciones Mayores, pudiendo ser:

a) Licitación Privada: En este caso la invitación se realizará mediante carta dirigida solamente a los proponentes previamente seleccionados.

b) Licitación pública: En este caso la invitación se realizará mediante publicación del llamado a Licitación en algún diario de circulación nacional, otorgando a los interesados un periodo de tiempo suficiente para el retiro de bases.

RECEPCION DE OFERTAS

La modalidad de recepción de ofertas se efectuará de acuerdo a lo establecido en las Bases de Licitación. En cualquier caso las ofertas deberán ser presentadas en sobres cerrados. Recepción de Ofertas en la Secretaría de Contrataciones Mayores. Las ofertas deben ser entregadas en la Secretaría de Contrataciones Mayores, hasta la fecha y hora (hora de cierre) establecidas como límite. Aquellas ofertas que se reciban con anticipación a la fecha y hora límite serán custodiadas, sin abrir, por el responsable del rubro respectivo. Una vez cumplido el plazo limite, se procederá a la apertura de cada uno de los sobres presentados, evento en que participarán el Subgerente de Contrataciones Mayores y el Experto del rubro que convoca a la Licitación. El Subgerente de Contrataciones Mayores, podrá delegar su participación en el Experto del rubro que convoca a la Licitación y éste a su vez en otro Experto u Especialista, distinto al que tenga bajo su responsabilidad la Licitación. Siempre deberán participar en el acto de apertura al menos 2 personas. Una vez extraídas las ofertas del sobre respectivo, ambos procederán a firmar las páginas que contengan la información de precios y condiciones comerciales de la oferta original. Una vez finalizado este procedimiento se preparará un Acta, en la cual se dejará constancia de los proponentes participantes, el número que identifica la oferta y cualquier otra información que se estire relevante. Este documento deberá ser firmado por ambas personas, enviando copia de él para conocimiento del SubGerente de Contrataciones Mayores en caso de no haber estado presente en el acto.



MMaannuuaall


SERVICIOS


Se considerarán fuera de plazo, las ofertas recibidas en la Secretaría en fecha y hora posterior al límite establecido en las Bases, salvo razones justificadas, debidamente autorizadas por el SubGerente de Contrataciones Mayores, lo que deberá dejarse consignado en el acta de apertura y ser ratificada la aceptación de las Ofertas por el Gerente Corporativo de Abastecimiento. Las ofertas recibidas fuera de plazo y finalmente no aceptadas deberán ser devueltas sin abrir. Asimismo, no se aceptarán ofertas enviadas por Fax u otro medio distinto del establecido en las Bases, dentro de los plazos establecidos, salvo razones justificadas, debidamente autorizadas por el SubGerente de Contrataciones Mayores. Recepción de ofertas en Acto de apertura (con o sin lectura de precios). Se realizará una Ceremonia de Apertura con participación de representantes de los Proponentes invitados que se encuentren presentes. Esta ceremonia puede ser exclusivamente de recepción e identificación de ofertas, o bien, adicionalmente con lectura pública de precios, de acuerdo a la modalidad establecida en las Bases de Licitación. Este Acto será presidido por el Subgerente de Contrataciones Mayores, con la participación del Experto o Especialista de Rubro que convoca a la licitación. En el caso que se contemplara la entrega de documentos de Garantía Bancaria por seriedad de las ofertas éstos se enviarán a Tesorería para su revisión. Se levantará un Acta en la cual se consignará el nombre de los proponentes, el número de la Oferta, los precios, si corresponde, y cualquier observación expresamente solicitada por los participantes o estimada por Codelco. El Acta deberá ser firmada por los representantes de CODELCO allí presentes y por cada proponente habilitado presente en la ceremonia en señal de conformidad. Copia de esta Acta será entregada a cada uno de los participantes, presentes o ausentes. Aquellas ofertas que se presentaren antes de la fecha y hora límite, serán mantenidas en su sobre cerrado y convenientemente custodiadas en la Secretaría, hasta el día y hora fijado para su recepción y apertura. Modificación de Ofertas No se aceptarán modificaciones a las ofertas, con posterioridad a la fecha limite de recepción de las mismas, a menos que se trato de errores evidentes y que no alteren fundamentalmente la oferta original, situación que será calificada en cada caso por el Subgerente de Contrataciones Mayores.

EVALUACION DE OFERTAS

Método de Evaluación Previo al acto de apertura en cualquiera de sus modalidades, el Experto o Especialista responsable de la Licitación deberá elaborar, en conjunto con las áreas usuarias de las Divisiones involucradas, el Método de Evaluación, tanto Técnico como Económico, donde con anticipación se definirán los criterios y parámetros que permitirán seleccionar objetivamente las ofertas que mejor satisfacen los requerimientos de la Corporación. Todas las excepciones a criterios comunes deberán estar consignadas con anticipación a la apertura de las ofertas, al igual que la entrega de los parámetros técnicos y económicos necesarios para la correcta evaluación del bien o servicio licitado.



MMaannuuaall


SERVICIOS


Evaluación Técnica La evaluación técnica será realizada en conjunto por los expertos a cargo del proceso y por los representantes de las Divisiones en el proceso y consistirá en verificar el cumplimiento de especificaciones técnicas, e incorporar antecedentes que permitan determinar el costo integral de los productos y/o servicios. Se entenderá que en el concepto de costo integral, lo incluyen aspectos cualitativos y cuantitativos que reflejan el efectivo impacto en los costos de un determinado producto o servicio, tales como: rendimientos históricos, garantías, disponibilidad, confiabilidad, asistencia técnica y otros. Los participantes conformarán una comisión evaluadora, ratificada por el SubGerente de Contrataciones Mayores y que le reportará a éste los resultados. En esta etapa la comisión deberá revisar las alternativas de productos ofertados de los cuales no se posean antecedentes previos suficientes, sugiriendo formas alternativas para garantizar la calidad del suministro propuesto en caso de ser preliminarmente adjudicados y/o proponer posibles programas de pruebas como condición de adjudicación o para permitir la futura participación de un proveedor, en caso en que estratégicamente fuera objetivamente muy riesgoso incorporar un material no probado. Se deberá dejar por escrito la evaluación económica del riesgo involucrado que fundamenta tal decisión. Las ofertas que hayan superado la evaluación técnica serán evaluadas económicamente. Las ofertas que tengan restricciones o condiciones precedentes o soluciones alternativas serán debidamente identificadas para evaluarlas en su mérito en la etapa siguiente. Evaluación Económica Para la evaluación económica se conformará una Comisión especial compuesta por al menos dos personas: el Experto a cargo del proceso de licitación y al menos un representante de los usuarios involucrados en el proceso, comisión que debe ser ratificada por el SubGerente de Contrataciones Mayores y que le reportará a éste los resultados. Las ofertas económicas sólo serán conocidas por los participantes de la comisión evaluadora y no serán circuladas a ningún otro lugar de la Corporación, salvo en las etapas de presentación de los resultados a las instancias facultadas que correspondan. Esta evaluación tiene por objeto comparar y establecer un orden de precedencia de las ofertas, a nivel de ítem o total, aplicando conceptos comerciales y/o financieros. Para este efecto la evaluación de las ofertas debe referirse a una misma base común, considerando además del precio, aspectos tales como: servicios, calidad, rendimientos, garantías, costo financiero, costo de transporte, tipo de cambio, costo de inventario, sistemas de reajustes, derechos de aduana, seguros y otros pertinentes. El resultado de la evaluación deberá entregar el Costo Integral de la Oferta, para cada ítem, modalidad, parte o total del servicio, según el cual se ordenarán las ofertas. Las ofertas ordenadas de acuerdo a su Costo Integral, constituirán la base para la elaboración del Informe de Evaluación Económica. A partir del Método de Evaluación, previamente establecido, y de los resultados de la evaluación Técnica y Económica, la comisión evaluadora, encabezada por el Experto de Rubro, elaborará el Informe con la Proposición de Adjudicación, que debe ser ratificado por el SugGerente de



MMaannuuaall


SERVICIOS


Contrataciones Mayores. Este informe podrá ser sometido a consultas entre los usuarios más relevantes en el caso que la adjudicación propuesta se alejara de los criterios acordados previamente con ellos, y sólo debido a razones fundadas y debidamente justificadas, para buscar la mejor manera de resolver la situación con el menor impacto para alguna área en particular. Logrado este acuerdo, será presentado a los niveles facultados que correspondan para su aprobación, si se exceden las atribuciones del SugGerente de Contrataciones Mayores. Informe de Negociación En caso que a partir de la aplicación del método de evaluación no se lograran los objetivos internos planteados para el proceso o no se derivara una proposición de adjudicación que sea inmediata y totalmente asignable, se incorporará en el informe de proposición de Adjudicación un análisis de la situación, señalando las posibles causas y sus consecuencias, sugiriendo la estrategia y las metas establecidas para la etapa de negociación con los proponentes que corresponda, solicitando las atribuciones requeridas para lograr el objetivo, proposición que deberá ser debidamente sancionada por el nivel facultado. El sentido de la negociación es cumplir con el objetivo central de adjudicar al mínimo costo integral, tomando en cuenta las restricciones técnicas propias de cada División u otros objetivos estratégicos específicos que se hayan definido para dicho proceso. De acuerdo a lo anterior, la justificación de la necesidad de negociación en el Informe respectivo podrá referirse a aspectos tales como:

- Información de mercado disponible, - Aspectos técnicos y estratégicos Divisionales, - Evolución de precios históricos de los proponentes, - Distribución de adjudicación de mínimo costo, - Distribución de adjudicación recomendada - Distribuciones de años anteriores, - Recomendaciones de tópicos a negociar y - Otros aspectos que se consideren pertinentes para este efecto.

Previo a iniciar la etapa de negociación, se deberá contar con la aprobación del Subgerente Contrataciones Mayores al informe y tener aprobadas las atribuciones de negociación por el nivel facultado que corresponda de acuerdo al monto del contrato o producto a adjudicar.

NEGOCIACION

Las negociaciones se realizarán sólo con aquellos proponentes para los cuales se han establecido materias a negociar en el respectivo informe y en el orden o secuencia establecida en el mismo. Los temas que se consideran objeto de negociación, dicen relación con los aspectos a discutir con los proponentes y bajo la premisa básica que cualquier cambio negociado con alguno no debiera alterar el orden de precedencia entre empresas, de lo contrario se debiera dar la posibilidad a todos de recotizar: - Descuentos por aumentos de volumen de adjudicación, - Descuentos por mayor porcentaje de adjudicación, - Descuentos por cambios en los plazos de adjudicación - Sistemas de reajuste,



MMaannuuaall


SERVICIOS


- Garantías, - Modalidades y plazos de entrega - Incrementos anormales de precios, - Condiciones de pruebas - Condiciones Contractuales - Cláusulas de revisión de precios - Claúsulas de término anticipado - Otros aspectos comerciales y/o técnicos, legales o financieros Los temas específicos a negociar con cada proponente se consignarán en la pauta de negociación, en la cual también se indicarán posteriormente los resultados obtenidos los que deberán finalmente incorporarse al informe final de adjudicación. En las reuniones de negociación participarán los proveedores con sus representantes y participarán siempre al menos 2 personas en representación de CODELCO. Todas las aclaraciones, modificaciones, consultas o complementos que se acuerden con los proponentes, como resultado de la negociación deberán ser ratificadas por escrito.

PROPOSICIÓN DE ADJUDICACION A partir de los resultados de la negociación, se reevaluará la adjudicación preliminar, establecida en el Informe para Negociación, haciéndose los ajustes necesarios para incorporar los nuevos términos negociados y efectuándose las coordinaciones que sean necesarias con las Divisiones que correspondan. La proposición final de adjudicación, estará contenida y sustentada en un Informe de Adjudicación que considerará al menos lo siguiente: - Descripción del rubro. - Proponentes invitados. - Monto de adjudicación según mínimo comercial - Distribución de adjudicación por Proveedor. - Distribución de adjudicación por División. - Distribución de adjudicación histórica. - Resultado de negociación. - Variación del costo unitario del rubro. - Período de asignación. El Informe de Adjudicación final debe ser autorizado por el Subgerente de Contrataciones Mayores, antes de someterlo a la aprobación de los niveles facultados según corresponda.

APROBACION DE ADJUDICACION La aprobación de la adjudicación deberá ser efectuada, según los montos comprometidos, por los niveles ejecutivos que estén facultados para ello, de acuerdo a lo establecido en el Manual de Alcance de Facultades actualizado. Una vez aprobado el Informe de Adjudicación, se procederá a comunicar la correspondiente asignación a los proponentes y a las áreas usuarias de las Divisiones respectivas.



MMaannuuaall


SERVICIOS


Las Divisiones serán inicialmente responsables de emitir las Ordenes de Compra o Contratos, mientras la Subgerencia de Contrataciones Mayores no tenga la capacidad de hacerlo, sobre la base de las adjudicaciones informadas, por la mencionada SubGerencia. Copia de las ordenes de Compra o contratos que sean emitidas por las Divisiones deberán ser enviadas al Experto de Rubro respectivo, con el objeto de verificar su concordancia con la adjudicación aprobada.



MMaannuuaall


SERVICIOS


ACTA APERTURA OFERTAS

Hoja __ de___ RUBRO. _____________________________________________________________________ LICITACION Nº: ___________________ FECHA: _______________________ PROPONENTE OFERTA Nº 1. ___________________________________ _________________ 2. ___________________________________ _________________ 3. ___________________________________ _________________ 4. ___________________________________ _________________ 5. ___________________________________ _________________ 6. ___________________________________ _________________ 7. ___________________________________ _________________ 8. ___________________________________ _________________ 9. ___________________________________ _________________ 10. ___________________________________ _________________ OBSERVACIONES: _________________________ __________________________________________ EXPERTO RESPONSABLE SUBGERENTE CONTRATACIONES MAYORES Fecha: ____________



MMaannuuaall


SERVICIOS


PAUTA DE REUNION DE NECOCIACION

Hoja ____ de __ RUBRO: ___________________________________________________________________ LICITACION Nº ________________ FECHA: __________________ HORA: __________________ 4. ASISTENTES POR PROVEEDOR POR CODELCO NOMBRE CARGO NOMBRE CARGO OBSERVACIONES: FIRMAS: __________________________ _________________________ NOMBRE DE NEGOCIADORES

OBJETIVO RESULTADO /RESPUESTA


Documents

Codelco - Manual de Contratos.pdf