Código de Ética y Conducta Comercial - NAVEX Global's … · legal y ético. El Código incluye las políticas ambientales y comunitarias de Reed Elsevier y las disposiciones del

Código de Ética y Conducta Comercial

Índice

Nuestro compromiso con la integridad 2

Un mensaje de nuestro Director Ejecutivo 3Nuestra filosofía y nuestros valores comerciales 4Nuestro Código de Ética y Conducta Comercial 4

La protección de nuestros intereses y recursos 5

Conflictos de intereses 6El manejo de nuestros bienes y de nuestra información 7El fraude y las declaraciones falsas 10

Nuestras relaciones comerciales con socios, clientes, proveedores y competidores 11

La competencia y las leyes antimonopolio 12La aceptación de regalos o entretenimiento 13El ofrecimiento o la entrega de regalos y entretenimiento 14La contratación de terceros 14Las actividades publicitarias y promocionales 14

Nuestros negocios con los gobiernos 15

Las relaciones comerciales con los gobiernos 16El soborno 16La contratación de empleados gubernamentales 17La participación política de la Compañía 17

El respeto por nuestros colegas y nuestras comunidades 18

Las prácticas laborales justas 19La seguridad en el lugar de trabajo 20Los derechos humanos 20El medio ambiente 20

La protección de la privacidad de la información 21

El informe y la investigación de inquietudes 23

El deber de informar 24Las investigaciones 25La confidencialidad 25La protección contra las represalias 25

Los recursos 26

Preguntas frecuentes 27Enlaces a documentos mencionados 29

1Reed Elsevier Código de Ética y Conducta Comercial

junio de 2009

junio de 2009


Nuestro compromiso con la integridad

Un mensaje de nuestro Director Ejecutivo

Nuestra filosofía y nuestros valores comerciales

Nuestro Código de Ética y Conducta Comercial

Un mensaje de nuestro Director EjecutivoEstimados colegas:

Como una compañía mundial de medios con más de 30.000 empleados y negocios en cientos de comunidades en todo el mundo, creo firmemente que somos responsables ante todos aquellos con quienes trabajamos: nuestro personal, nuestros clientes, las comunidades y el medio ambiente donde vivimos y trabajamos. Para poder cumplir con nuestras responsabilidades, respetamos los Valores de Reed Elsevier: El cliente como prioridad, El valor de nuestros empleados, La pasión por el éxito, La innovación y La eliminación de barreras. Juntos, estos valores orientan el modo en que deseamos alcanzar nuestros objetivos comerciales y nos ayudan a garantizar un comportamiento abierto, honesto, ético y basado en principios.

Como parte de nuestro compromiso con una Responsabilidad Corporativa, hemos establecido un conjunto de pautas formales: nuestro Código de Ética y Conducta Comercial. El Código, que rige para todos los que trabajamos a lo largo y a lo ancho de Reed Elsevier, garantiza que nuestras directrices obedezcan a las prácticas y la legislación más adecuadas. El Código explica cómo debemos comportarnos en el lugar de trabajo, en el mercado y en las comunidades donde trabajamos y vivimos y estipula la manera en la que cada uno de nosotros debe lidiar con numerosas cuestiones de carácter legal y ético.

El Código incluye las políticas ambientales y comunitarias de Reed Elsevier y las disposiciones del Pacto Mundial de las Naciones Unidas, del cual Reed Elsevier es uno de los signatarios. Además, nuestros proveedores y contratistas estratégicos tienen la obligación de cumplir con elementos clave del Código a través de nuestro Código de Conducta para Proveedores.

Como Director Ejecutivo, es mi intención hacer todo lo que se encuentre a mi alcance para asegurar la implementación y el cumplimiento de nuestros Valores, nuestro Código, nuestros estándares y nuestras políticas en cada uno de los lugares en los que operamos. Somos tan buenos como nuestros empleados y sus acciones. Es por ello que les pido encarecidamente que lean y se familiaricen con el Código y que lo utilicen como guía en las actividades que desempeñen en nuestro nombre. Si tienen preguntas sobre el Código y su aplicación, deberán consultarlas con un representante de recursos humanos o con un abogado de la compañía.

Además, los invito a plantear, con toda confianza, cualquier inquietud que puedan tener y a informar cualquier situación cuando consideren que puede haberse producido un incumplimiento de las disposiciones del Código. El Código explica de qué manera hacerlo. También explica que no se tolerarán represalias contra ninguna persona que exprese su opinión.

Es nuestro comportamiento el que define la reputación de Reed Elsevier. Estoy convencido de que juntos seremos capaces de garantizar que Reed Elsevier continúe cumpliendo con los altos estándares que se esperan de un miembro líder de la comunidad comercial mundial.

Nuestro compromiso con la integridad

Erik EngstromDirector Ejecutivo de Reed Elsevier


junio de 2009

Nuestro compromiso con la integridad continuación

Nuestra filosofía y nuestros valores comercialesMantenemos un compromiso con la excelencia: la excelencia al contratar a nuestros empleados, al desarrollar nuestros productos y servicios, al relacionarnos con los demás y al alcanzar nuestros objetivos comerciales de una manera abierta, honesta, ética y basada en principios.

Para ayudarnos a cumplir con este compromiso:

• respetamos nuestros Valores Fundamentales: El cliente como prioridad, El valor de nuestros empleados, La pasión por el éxito, La innovación y La eliminación de barreras;

• cumplimos con todas las leyes pertinentes, en todos los lugares donde hacemos negocios;• firmamos el Pacto Mundial de las Naciones Unidas, una iniciativa voluntaria sobre responsabilidad

corporativa cuyo objetivo es garantizar la protección de los derechos humanos, las prácticas laborales justas y no discriminatorias, el cuidado del medio ambiente y la eliminación de la corrupción;

• nos esforzamos por hacer negocios con clientes y proveedores con un firme carácter comercial y una sólida reputación;

• evitamos brindarle nuestro apoyo a cualquier organización que lleve a cabo prácticas discriminatorias; y

• confiamos en que nuestros empleados trabajan con honestidad, sinceridad e integridad. Nuestro Código de Ética y Conducta Comercial

Al leer y seguir las disposiciones del Código, al plantear preguntas y al informar cualquier conducta ilegal o poco ética, nos ayuda a acatar nuestro compromiso de cumplir con todas las leyes y de obedecer los elevados estándares éticos.

El Código de Ética y Conducta Comercial de Reed Elsevier está diseñado para ayudarlo a entender y a respetar las normas básicas de cumplimiento y ética que se aplican a su puesto de trabajo y para aconsejarlo respecto de cuándo y ante quién debe plantear las preguntas que puedan surgir. Concierne a todo director, alto empleado y empleado que trabaje para cualquiera de nuestros negocios.

El Código es fundamental para nuestro compromiso de cumplir con todos los requisitos legales aplicables y los elevados estándares éticos. Sin embargo, su objetivo no es describir cada ley o política que pueda aplicarse a cada situación. Debe asegurarse, asimismo, de familiarizarse y cumplir con cualquier otra política implementada por Reed Elsevier o por su unidad comercial que tenga que ver con usted. Si alguna de esas políticas es más estricta que el Código, deberá atenerse a las normas más estrictas.

Es su responsabilidad leer y cumplir con el Código y desempeñar su trabajo de manera ética. Si infringe alguna de las disposiciones del Código, podrán aplicársele medidas disciplinarias. Las infracciones más graves pueden tener como resultado la conclusión de la relación laboral. Podremos, asimismo, remitir el asunto a las autoridades públicas para una posible investigación procesal.

Deberá plantear cualquier pregunta sobre el Código a su supervisor, a un representante de recursos humanos, a un abogado de la compañía o a un miembro del Comité de Cumplimiento. Si tiene alguna pregunta acerca de situaciones específicas a medida que van surgiendo, deberá plantearla antes de tomar cualquier medida que pudiera potencialmente infringir el Código u otra ley o política.

Además, es su responsabilidad informar cualquier conducta ilegal o poco ética de la que sea testigo o de la cual se entere. Prohibimos las represalias en contra de cualquier empleado que informe de buena fe una posible infracción. El incumplimiento de cualquiera de las disposiciones del Código o de otras políticas aplicables puede afectar las decisiones relacionadas con la contratación y el ascenso y tener como resultado la aplicación de medidas disciplinarias que pueden incluir hasta la conclusión de la relación laboral.

El Código no constituye un contrato laboral con usted. También está sujeto a todo contrato laboral o convenio colectivo de trabajo que pueda mantener con nosotros y no modifica ninguno de los términos de tales contratos. La Junta Directiva de Reed Elsevier Group plc es responsable de la interpretación definitiva del Código y podrá revisar, modificar o enmendar el Código en cualquier momento, sujeto a los términos de cualquier convenio colectivo de trabajo o legislación local aplicables.


junio de 2009

junio de 2009


La protección de nuestros intereses y recursos

Conflictos de intereses

Afiliaciones o puestos de trabajo externos

Participaciones en otros negocios

Oportunidades corporativas

Nepotismo

El manejo de nuestros bienes y de nuestra información

Registros de la compañía

Comunicaciones electrónicas

Propiedad intelectual, información confidencial o de propiedad privada

Solicitación y distribución

Contacto con los medios de comunicación y la comunidad financiera

Solicitudes de información por parte de abogados y organismos gubernamentales

Hurto o uso indebido de bienes

El fraude y las declaraciones falsas

Fraude accionario

Conflictos de intereses

Evite actividades o participaciones financieras que interfieran en el desempeño de sus tareas, su lealtad hacia Reed Elsevier o las decisiones que toma en nuestro nombre

Un conflicto de intereses puede originarse en cualquier situación en la cual participe en una actividad que desmerezca o interfiera en el desempeño íntegro, leal y oportuno de sus tareas laborales o en la cual tenga una participación financiera que pueda llegar a influenciar las decisiones que toma en nuestro nombre. Es importante evitar este tipo de conflictos. Si considera que podría tener un conflicto, o cree que su situación podría ser vista como un conflicto, deberá tratar el tema con su supervisor y con un representante de recursos humanos. A veces, un conflicto aparente puede resolverse simplemente revelándolo; otras veces, es necesario eliminar el conflicto.

Los conflictos de intereses pueden originarse de muchas maneras. A continuación, se incluyen algunos ejemplos de las situaciones más habituales:

Afiliaciones o puestos de trabajo externos Tener un segundo trabajo, asesorarse con otra empresa o firmar un contrato con otra empresa puede originar un conflicto de intereses o al menos puede aparentar ser un conflicto de intereses. Para evitarlo, no participe en ninguna actividad o empleo independiente o “trabajos complementarios” que:

• afecten desfavorablemente la calidad o la cantidad de las tareas que desempeña para nosotros; • compitan con alguno de nuestros negocios; • insinúen que patrocinamos o apoyamos su empleo externo o la organización para la cual usted

trabaja; • perjudiquen nuestra reputación; o • hagan uso o interfieran en nuestro tiempo, nuestras instalaciones, nuestros recursos o nuestras

provisiones.

Participaciones en otros negocios

No está permitido el interés de la propiedad en competidores, proveedores o clientes, salvo en el caso de inversiones menores en sus títulos públicos

Invertir en un competidor, prestarle dinero a un competidor o desempeñarse como director de un competidor constituye un conflicto de intereses; por lo tanto, también constituye un conflicto de intereses tener alguna participación en alguno de nuestros clientes o proveedores con quienes usted o cualquier persona a su cargo trabajen, como parte de su trabajo con nosotros. No está permitido mantener una participación económica de este tipo.

Existe una única excepción a esta prohibición: están permitidas las inversiones menores en acciones que cotizan en bolsa de competidores, proveedores y clientes. Una inversión es “menor” si se trata de una cantidad que no influya, ni real ni aparentemente, las decisiones que usted toma en nuestro nombre y que no pueda influenciar las decisiones de la compañía en la cual ha invertido. Generalmente, hace referencia a inversiones de menos del 25% de su remuneración anual y de menos del 1% de las acciones en circulación de la compañía que cotiza en bolsa. Estos límites no se aplican a inversiones realizadas a través de fondos mutuos, los cuales están permitidos independientemente de cuál sea el valor de la inversión. Si su participación supera (o puede llegar a superar) estos límites, deberá notificarlo a su supervisor a la brevedad.

También representa un posible conflicto de intereses el hecho de que su cónyuge, pareja de hecho u otro familiar directo trabajen para, consulten o de alguna otra manera tengan un interés financiero en uno de nuestros competidores o en un cliente o proveedor con el que usted trata. Por ende, también es necesario que informe toda participación de estas características a su supervisor y a un representante de recursos humanos. La revelación es importante para garantizar que no existan comunicaciones aparentemente indebidas ni lealtades aparentemente en conflicto.

Oportunidades corporativasEs su deber promover nuestros intereses legítimos cada vez que surja la oportunidad para hacerlo. No sería apropiado obtener beneficios personales de las oportunidades a las que tiene acceso a través de su puesto en la compañía o del uso de bienes, información o tiempo pertenecientes a la compañía.

La protección de nuestros intereses y recursos6Reed Elsevier Código de Ética y Conducta Comercial

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Nepotismo

Supervisar o tomar decisiones laborales que involucren a un pariente o a alguien con quien mantiene una relación personal estrecha constituye un conflicto de intereses.

No prohibimos específicamente la contratación de parientes y no es nuestra intención tomar parte en relaciones consensuales entre compañeros de trabajo. Sin embargo, en beneficio de todos los empleados, es importante tomar las precauciones pertinentes a fin de garantizar que la existencia de relaciones personales íntimas no influya ni aparente influir en forma indebida. No podrá participar en la toma de decisiones relacionadas con la contratación, la retención, el ascenso o la remuneración de su cónyuge, pareja de hecho, o de sus familiares directos u otras personas con quienes mantenga un tipo de relación personal estrecha, ni tampoco podrá supervisarlos directamente, cuando tal situación pudiera percibirse como un impedimento potencial que ponga en riego su capacidad para tomar decisiones comerciales independientes e imparciales

El manejo de nuestros bienes y de nuestra información Su buen juicio es fundamental para garantizar que nuestros bienes y nuestra información se manejen de manera responsable y no se utilicen indebidamente ni se derrochen. Nuestros recursos están destinados a ayudarlo a alcanzar sus objetivos comerciales particulares, al igual que nuestras metas corporativas generales. El uso imprudente, ineficiente o ilegal de los bienes de la compañía nos afecta a todos.

Registros de la compañía

Los registros deben ser precisos, completos y oportunos y deben conservarse de acuerdo con la Política de Gestión de Registros y con el Programa de Conservación de Registros de Reed Elsevier y con cualquier interrupción de destrucción de registros aplicable.

Elaboración de registrosUn aspecto importante de nuestra credibilidad es la integridad de nuestros libros y registros. Para asegurarnos de brindarles a los accionistas y al público información financiera completa, precisa, oportuna e inteligible, dependemos de que usted lleve libros y registros que reflejen todas las transacciones de manera correcta e imparcial. De igual manera, todos los registros no financieros que elabore deben ser precisos, completos y oportunos. Esto incluye, por ejemplo, registros de costos, ventas, fichas de registro de horarios, informes de gastos, registros de liquidación de sueldos y de prestaciones, requisitos regulatorios, contratos y adquisiciones.

Conservación de registrosExisten requisitos legales que rigen la conservación de categorías específicas de registros comerciales. Para garantizar el cumplimiento de estas leyes, y para preservar el espacio y restringir los gastos de almacenamiento, debe conservar y/o descartar registros en cualquier medio de acuerdo con las disposiciones de la Política de Gestión de Registros y del Programa de Conservación de Registros de Reed Elsevier. Esto incluye, entre otros medios, las copias impresas de documentos, los mensajes de correo electrónico y otros datos electrónicos como por ejemplo aquellos almacenados en discos duros, discos y CD-ROM. Consulte con su supervisor antes de deshacerse de cualquier registro sobre el cual tenga alguna pregunta.

En ocasiones, deberá conservar ciertos registros durante un período mayor al período normal de conservación. Esto sucede cuando los registros pueden ser relevantes para acciones judiciales, investigaciones gubernamentales o citaciones para presentación de documentos o información, ya sean concretas, amenazadas o razonablemente previstas. Cuando surgen este tipo de situaciones, debe conservar la totalidad de los registros que puedan ser relevantes en todo tipo de formato y debe proceder de inmediato a interrumpir toda tarea de eliminación o modificación habitual de documentos relacionados con el objeto de la controversia, investigación o citación. Un abogado de la compañía se pondrá en contacto con usted en caso de enteramos de alguna medida legal o gubernamental concreta o prevista que exija la conservación ininterrumpida de registros. Deberá comunicarse con un abogado de la compañía si no está seguro de tener en su poder documentos que se necesiten conservar debido a su relevancia respecto de una cuestión legal prevista o pendiente.

La protección de nuestros intereses y recursos continuación7Reed Elsevier Código de Ética y Conducta Comercial

junio de 2009

Comunicaciones electrónicas

Utilice los sistemas de Reed Elsevier para fines comerciales y recuerde que su uso no es privado.

Todas las comunicaciones y la información transmitida, recibida, creada o almacenada a través de una computadora, un teléfono u otro sistema de información de la compañía (en su conjunto “sistemas”) son propiedad de Reed Elsevier. Usted es responsable de utilizar nuestros sistemas de manera adecuada y de conformidad con las políticas correspondientes.

Uso adecuadoEl uso de nuestros sistemas está previsto para fines comerciales. No obstante, usted podrá hacer un uso limitado de estos sistemas por razones personales, siempre y cuando tal uso no interfiera en sus tareas ni moleste a sus colegas ni altere nuestros asuntos comerciales generales. No podrá utilizar los sistemas ni los equipos de la Compañía para enviar, recibir intencionadamente, descargar ni almacenar:

• material explícitamente sexual, grosero, ofensivo, hostil, discriminatorio o profano; • archivos o datos que aumenten el riesgo de esparcir virus;• material protegido por derechos de autor, secretos comerciales o material similar sin la

autorización correspondiente o material que infrinja los derechos de terceros; ni • ningún material concebido con fines ilegales o poco éticos, ni con fines que infrinjan nuestras

políticas o que puedan generar obligaciones o perjudicar a Reed Elsevier. Privacidad Cumplimos con los estándares sobre privacidad y protección de datos de cada uno de los países en los que trabajan nuestros empleados. Si usted trabaja en los Estados Unidos, deberá tener en cuenta que los estándares de privacidad no rigen para nada de lo que usted elabore, almacene, envíe o reciba a través de nuestros sistemas. Incluso en los países con elevados estándares de privacidad, es importante que entienda que no podemos garantizar la confidencialidad del uso por su parte de nuestros sistemas. Los mensajes de correo electrónico y de correo de voz y el uso de Internet son medios que se encuentran potencialmente sujetos a intercepciones y a divulgaciones a terceros en el transcurso de acciones judiciales o investigaciones. Además, en la medida en que la ley lo permita, podremos controlar el uso de nuestros sistemas con fines comerciales legítimos. Esto incluye, por ejemplo, intentar prevenir conductas ilegales que se sospechen u otros usos indebidos de los sistemas o asegurarnos de que estamos respondiendo adecuadamente a nuestros clientes y a otros contactos comerciales.

Para obtener más información sobre nuestras políticas relacionadas con la privacidad de datos, consulte los comentarios de la página 22.

Propiedad intelectual e información confidencial y de propiedad privada

Al igual que todos los bienes de la compañía, la información confidencial y la propiedad intelectual debe protegerse y mantenerse en nuestras oficinas, salvo en caso de necesidad con fines comerciales.

Es fundamental que proteja nuestra información confidencial y de propiedad privada, al igual que los secretos comerciales y la propiedad intelectual (incluidos derechos de autor, marcas comerciales y patentes), con el mismo cuidado con el que protege al resto de los bienes importantes de la compañía. Esto significa darle un uso adecuado y tomar las precauciones necesarias para salvaguardar la confidencialidad de la información relacionada con cuestiones tales como:

• planes de fijación de precios; • productos y servicios en desarrollo; y • posibles adquisiciones o desinversiones. Todos los documentos, archivos, registros e informes que usted reciba o elabore en el transcurso de su relación laboral pertenecen a Reed Elsevier. Podrá retirar originales o copias de tales efectos de alguna de nuestras oficinas únicamente si es necesario a los fines de completar su trabajo y deberá restituir tales registros a la brevedad y en todo momento en que así se lo solicite. Si usted participa de alguna adquisición o desinversión, es posible que deba firmar un acuerdo de confidencialidad.


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En ciertas ocasiones, tenemos en nuestro poder propiedad intelectual, secretos comerciales y/o información confidencial o de propiedad privada perteneciente a terceros. Esto puede incluir materiales protegidos por derechos de autor relacionados con contratos de licencia o información a la que hemos tenido acceso en el curso de una propuesta de adquisición. El uso de este tipo de materiales o información debe hacerse de conformidad con toda ley y convenio aplicables. Si tiene alguna pregunta acerca del uso de la información de propiedad privada o de la propiedad intelectual de terceros, deberá consultarlo con un abogado de la compañía.

Solicitación y distribuciónNo podrán utilizarse nuestros bienes, equipos, instalaciones ni recursos físicos para actividades de solicitación o distribución que no estén relacionadas con su trabajo, salvo en el caso de solicitudes permitidas por las leyes laborales aplicables y actividades benéficas que hayan sido previamente autorizadas por escrito por un representante de recursos humanos. Incluso con una autorización previa, es inapropiado pedir dinero a los colegas para obras de caridad durante el horario de trabajo o distribuir folletos en la oficina en cualquier momento para propósitos que no estén relacionados con el trabajo.

Contacto con los medios de comunicación y la comunidad financiera

Únicamente los empleados autorizados podrán comunicarse con los medios o con la comunidad financiera.

Implementamos una Política de divulgación para asegurarnos de que todos los informes y comunicados de prensa se emitan de una manera fiable y uniforme. No debe brindar información ni responder a preguntas de los medios o de la comunidad financiera sin la debida autorización sino que debe:

• Remitir las preguntas de los medios acerca de nuestra compañía matriz (Reed Elsevier Group plc), en especial las relacionadas con cuestiones financieras u otros asuntos de carácter confidencial, al Departamento de Comunicaciones Corporativas de Reed Elsevier. Remitir las preguntas de los medios acerca de sus negocios particulares de conformidad con las disposiciones de las políticas y los procedimientos de su unidad comercial.

• Remitir las preguntas de instituciones financieras, comisionistas, analistas, comentaristas, accionistas u otros miembros de las comunidades financiera o de inversión al Departamento Financiero Corporativo de Reed Elsevier. Esto incluye toda solicitud de información o de autorización para visitar cualquiera de nuestras sedes.

Solicitudes de información por parte de abogados y organismos gubernamentalesSi algún abogado que no nos represente, agente gubernamental, investigador o cualquier otro tercero se pone en contacto con usted y solicita información sobre la compañía o documentos relacionados con litigios o investigaciones concretas o potenciales, deberá notificarlo de inmediato a un abogado de la compañía. Es necesario que proceda de esta manera incluso si la solicitud de información no tiene que ver con cuestiones que nos involucren. La remisión inmediata a un abogado de la compañía es de vital importancia cuando dichas solicitudes se realizan en forma de citaciones u otro tipo de documento que exija legalmente una comparecencia o la presentación de una contestación antes de una fecha determinada. Nuestro abogado se encargará de evaluar la situación, determinar la respuesta adecuada y notificar a las personas que deban estar al tanto de la situación.

Hurto o uso indebido de bienes

Además del hurto, también prohibimos conductas tales como el uso excesivo o no autorizado de los bienes de la compañía.

No se tolerarán el hurto ni el uso indebido, como así tampoco los intentos de hurto o de uso indebido, de ninguno de los bienes de la compañía ni de los bienes personales de los demás empleados. El hurto o el uso indebido de los bienes de la compañía puede tomar diferentes formas, incluidos, por ejemplo, el hurto de provisiones, equipos, documentos, dinero en efectivo u otros bienes tangibles; el uso excesivo de teléfonos, computadoras, fotocopiadoras, fax u otros equipos con fines no comerciales; la presentación de fichas de registro de horarios o informes de gastos falsificados; el uso de nuestra información de propiedad privada, secretos comerciales u otros recursos sin autorización; y la retención de cualquier beneficio personal proveniente de clientes, proveedores u otros terceros con quienes hacemos negocios que realmente nos pertenecen.


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El fraude y las declaraciones falsas

Todos los informes y las declaraciones escritas o verbales acerca de nuestro negocio deben ser precisos y no deben ser engañosos.

Nuestra credibilidad y reputación dependen de la exactitud de nuestros libros, registros y declaraciones. Se prohíbe terminantemente cualquier intento por estafar a un cliente, proveedor, accionista, auditor u otra persona con quien mantengamos comunicaciones o hacemos negocios. En particular, esto incluye incurrir, ya sea intencional o imprudentemente, en declaraciones escritas o verbales falsas o engañosas o en omisiones acerca de nuestros productos, servicios o nuestro estado financiero.

Si usted se comunica con nuestros auditores internos o externos, debe asegurarse de poner a su disposición toda la información necesaria relacionada con la elaboración de informes de auditoría y de rectificar todo malentendido aparente respecto de dicha información antes de la publicación de informes relacionados. Además, deberá elaborar todo informe y documentación internos con veracidad y precisión.

Fraude accionario Es ilegal estafar o intentar estafar a cualquier persona en relación con los títulos públicos de una compañía que cotiza en bolsa. Esto incluye nuestras acciones y las acciones de otras compañías respecto de las que tenga conocimiento sobre información privada significativa en el curso de su relación laboral con Reed Elsevier.

Por ejemplo, es ilegal:

• brindarle al público información significativa falsa o engañosa acerca de nosotros o de otra compañía que cotice en bolsa;

• no brindarle al público información significativa de la cual debería estar al tanto (sujeto a los requisitos de nuestra política sobre contacto con los medios de comunicación y la comunidad financiera, según lo descrito anteriormente);

• comprar o vender títulos públicos en función de información privada y significativa; o• facilitar tal información a terceros que puedan llegar a utilizarla para comprar o vender títulos

públicos. A la información privada significativa se la denomina “información privilegiada”. La información es “significativa” si puede llegar a afectar el precio de los títulos públicos o información que un inversionista sensato consideraría importante para decidir si comprar o vender tales títulos. La información es “privada” si no ha sido revelada públicamente en ningún informe anual o periódico dirigido a accionistas, comunicado de prensa ni presentación pública ante algún ente regulador. Ante la duda, deberá suponer que la información a la que tiene acceso como empleado de Reed Elsevier es privada y significativa.

Si tiene alguna pregunta acerca de la compra o la venta de títulos públicos en circunstancias en las que puede haber información confidencial o leyes de valores involucradas, deberá consultarlo con un abogado de la compañía antes de comercializarlos. Cuando corresponda, deberá cumplir con las disposiciones de nuestro Código para la Negociación de Acciones antes de comercializar títulos públicos de Reed Elsevier PLC o de Reed Elsevier NV.


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junio de 2009


Nuestras relaciones comerciales con socios, clientes, proveedores y competidores

La competencia y las leyes antimonopolio

La aceptación de regalos o entretenimiento

Regalos

Entretenimiento

Otros beneficios personales indebidos

Políticas más estrictas para el personal de adquisiciones

El ofrecimiento o la entrega de regalos y entretenimiento

La contratación de terceros

Las actividades publicitarias y promocionales

La competencia y las leyes antimonopolio

Somos competidores fuertes pero justos; es por ello que nos mantenemos al margen de acuerdos ilegales con competidores, clientes y proveedores, como así también de prácticas aparentemente monopólicas o de comercio desleal.

Competimos vigorosamente en todos nuestros negocios pero lo hacemos con lealtad y de conformidad con las leyes que protegen la competencia y la integridad del mercado. En muchos países, a estas leyes se las denomina leyes “de competencia”. En los Estados Unidos reciben el nombre de leyes “antimonopolio”. Su objetivo es promover la competencia libre y leal en todo el mundo para que los clientes puedan disfrutar de los beneficios de una competencia abierta entre sus proveedores y, a su vez, los vendedores se beneficien de la competencia entre sus compradoresi.

Estas leyes prohíben las “restricciones comerciales”, incluidos ciertos tipos de convenios o conductas que involucran a competidores, clientes o proveedores, o incluso a una única compañía con una posición dominante en el mercado. Los siguientes son ejemplos de posibles conductas ilegales:

• los competidores tienen terminantemente prohibido llegar a acuerdos o tomar medidas conjuntas respecto de: precios, plazos o licitaciones; distribuciones o divisiones de productos o territorios; selección de clientes o proveedores; o límites sobre la producción, las existencias o la investigación y el desarrollo;

• los proveedores y sus clientes o licenciatarios no podrán acordar los precios mínimos a los cuales se revenderán los productos o servicios;

• las compañías individuales con facultades “monopólicas” o “dominantes” no podrán tomar medidas que puedan interpretarse como intentos por controlar un mercado. En general, tales medidas incluyen: – fijación de precios desleales (vender por debajo del costo); – acuerdos sobre transacciones exclusivas excesivamente restrictivas; – modelo de negocios del cebo y anzuelo o de los productos atados; – despido injustificado de concesionarios, distribuidores o proveedores; - discriminación de precios; y – convenios con clientes o licenciatarios sobre precios máximos de reventa;

• prácticas o métodos comerciales de competencia desleales o engañosos, por ejemplo: – publicidad engañosa; – menosprecio de los productos de un competidor; – hostigamiento de competidores; y – hurto de secretos comerciales u otro tipo de información comercial de carácter confidencial.

Las infracciones de las leyes de competencia /antimonopolio a menudo se consideran actos delictivos que pueden tener como resultado la condena tanto de compañías como de personas, incluidas multas que ascienden a grandes sumas de dinero y sentencias de reclusión. También pueden dar origen a una importante responsabilidad civil que supere ampliamente los daños económicos causados o las ganancias obtenidas en virtud de la conducta o el convenio ilegal. Las posibles multas y sanciones que se aplican por incurrir en restricciones comerciales son especialmente significativas porque nosotros, como compañía y como personas, estamos sujetos a las leyes de competencia o antimonopolio de cualquier país en que nuestra conducta ocasione un efecto económico.

Para obtener más información sobre las leyes de competencia y antimonopolio, deberá consultar las Normas de Cumplimiento de Leyes de Competencia y Antimonopolio de Reed Elsevier y toda otra política relevante correspondiente a su unidad comercial.

Si usted se encuentra en la Unión Europea, debe estar al tanto de que la Comisión Europea está facultada para realizar inspecciones sorpresivas (conocidas como “redadas matutinas”) cuando existan sospechas de infracciones de las leyes de competencia. La CE está autorizada a ingresar a nuestras instalaciones, o incluso a su propio hogar, para examinar y tomar copias de libros y otros registros relacionados con nuestro negocio; a precintar nuestras oficinas, libros y registros, si fuera necesario; y a entrevistar a nuestro personal y tomar notas relacionadas acerca de hechos o documentos relativos al objeto y propósito de la inspección. Nosotros implementamos políticas y procedimientos a fin de orientarlo en caso de una redada matutina. Debe familiarizarse con las políticas correspondientes y plantear cualquier pregunta que tenga a su supervisor o a un abogado de la compañía.

Nuestras relaciones comerciales con socios, clientes, proveedores y competidores12Reed Elsevier Código de Ética y Conducta Comercial

junio de 2009

La aceptación de regalos o entretenimiento

Limite el valor y la frecuencia de cualquier regalo o entretenimiento que acepte y asegúrese de evitar incluso la apariencia de que su aceptación de gratificaciones pueda llegar a influenciar sus decisiones en nombre de Reed Elsevier.

Nuestro objetivo es disuadir a terceros de pretender o recibir favores especiales de parte de nuestros empleados. La aceptación de cualquier regalo que no tenga un valor meramente simbólico, de entretenimiento o regalos frecuentes o de entretenimiento fuera del contexto de una atención social habitual puede interpretarse como un intento de influenciarlo para que favorezca a alguien en particular con quien hagamos negocios. Para evitar situaciones reales o aparentes de relaciones indebidas con clientes, proveedores, consultores y otros socios comerciales con los que mantenemos relaciones comerciales o con los que podemos llegar a mantener relaciones comerciales, cumpla con estas pautas a la hora de decidir si acepta o no un regalo o entretenimiento.

Regalos Limite su aceptación de regalos, incluidos productos y servicios o favores personales, a una suma que no supere las £100 o el equivalente en su moneda local. Se trata de un límite máximo y se le recomienda encarecidamente ser precavido al aceptar regalos frecuentes o cualquier regalo que no tenga un valor meramente simbólico. No solicite regalos, independientemente de su valor. Tampoco podrá aceptar regalos:

• de dinero en efectivo, equivalentes a dinero en efectivo (por ejemplo, vales de regalo, tarjetas o cupones) o títulos públicos;

• ofrecidos a cambio de algo (“quid pro quo”);• indecentes o con orientación sexual;• ilegales o que infrinjan cualquiera de nuestras políticas; o• que puedan llegar a tener un efecto desfavorable en nuestra reputación. Si usted recibe un regalo de un proveedor o de otro socio comercial que supere el valor máximo establecido o que pueda interpretarse como un caso de conflicto y a usted le preocupa el hecho de que al devolverlo o pagar por él la persona que le dio el regalo pueda sentirse ofendida y por consecuencia pueda afectar desfavorablemente la relación comercial, debe informar la aceptación del regalo a su supervisor. A veces, lo más conveniente puede ser conservar el regalo para uso de la compañía en lugar de permitirle quedarse con él y arriesgarse a que se interprete como un favoritismo.

Entretenimiento Se permite la aceptación de entretenimiento comercial normal, como un almuerzo o una cena de rutina o una invitación al teatro o a un evento deportivo, y actividades similares, siempre y cuando sea razonable, poco frecuente y se realice en el contexto de una reunión o evento comercial de buena fe destinado a tratar asuntos comerciales o a fomentar mejores relaciones comerciales. A modo de referencia, un entretenimiento comercial “normal” y “razonable” generalmente incluye actividades cuyo valor no supera las sumas establecidas para la aceptación de regalos y está sujeto a las mismas limitaciones independientemente del costo o valor. Quedan excluidos la asistencia a eventos especiales y el entretenimiento que implique viajes con una estancia mínima de una noche (por ejemplo, entradas para la Copa del Mundo o un fin de semana de golf). Solicite la autorización de su supervisor para aceptar cualquier entretenimiento que supere los valores establecidos.

Nuestras relaciones comerciales con socios, clientes, proveedores y competidores

RegalosNo solicite regalos ni invitaciones, cualquiera sea su valor, ni acepte favores cuyo valor supere las £100. Incluso los regalos o las invitaciones de menor valor son inapropiados si su intención es o parece ser la de ejercer una influencia indebida sobre usted.


junio de 2009

Otros beneficios personales indebidosInforme a su supervisor de todo beneficio personal indebido que se le ofrezca o que reciba como resultado de su puesto en Reed Elsevier.

Políticas más estrictas para el personal de adquisicionesSi usted participa del proceso de selección de distribuidores o proveedores, debe tener en cuenta que el departamento o grupo comercial al que pertenece podrá aplicar políticas más estrictas que las que se describen aquí. Asegúrese de estar familiarizado con dichas políticas y de cumplir con sus disposiciones.

El ofrecimiento o la entrega de regalos y entretenimiento

Podrá permitirse la entrega de regalos o entretenimiento de valores razonables a socios comerciales; no obstante, existen estrictas limitaciones legales que rigen el ofrecimiento y la entrega de tales gratificaciones a empleados o funcionarios gubernamentales.

Al igual que tenemos normas estrictas acerca de la aceptación de regalos o entretenimiento, también existen límites legales o estipulados por políticas que regulan el ofrecimiento o la entrega de los mismos. El ofrecimiento de atenciones sociales o muestras de cortesía comercial, tales como regalos, comidas o entretenimiento modestos, es una práctica habitual en el mundo de los negocios y está destinado a mantener el buen nombre de un negocio y a mejorar las relaciones comerciales. Sin embargo, en ciertas circunstancias, los regalos, entretenimiento y otras gratificaciones pueden interpretarse como sobornos ilegales o intentos de soborno o pueden llegar a infringir normativas relacionadas.

Si hacemos uso del buen juicio y la moderación, los regalos o entretenimientos ocasionales de valor razonable que se ofrecen a personas o entidades, no pertenecientes a la esfera gubernamental, son generalmente apropiados. De todos modos, si el valor de un regalo, entretenimiento u otro tipo de gratificación es significativo, o si, en virtud del contexto y el momento, puede interpretarse que su ofrecimiento o entrega responde a un trato favorable, pueden levantarse sospechas y, por ende, deben evitarse. Si usted está al tanto de que las políticas de un cliente prohíben o restringen la entrega de regalos o entretenimiento a su personal, deberá asegurarse de respetar esas restricciones.

Si desea ofrecer o entregar un regalo, entretenimiento u otra gratificación a un empleado o funcionario gubernamental, deberá atenerse a pautas aún más estrictas debido a la existencia de leyes rigurosas que prohíben o restringen tales gratificaciones. Estas leyes se implementan con el objetivo de impedir intentos, o conductas que puedan interpretarse como intentos, de influenciar el desempeño de las obligaciones oficiales de funcionarios públicos. Por consiguiente, no podrá brindar, pagar, entregar ni ofrecer regalos, ni podrá ofrecer ni pagar comidas, entretenimiento, viajes ni alojamiento a empleados o funcionarios gubernamentales, salvo de conformidad con las Normas de Cumplimiento para la Prevención del Soborno y la Corrupción de Reed Elsevier o, en los Estados Unidos, salvo que así lo permita expresamente la Política sobre el Ofrecimiento y la Entrega de Regalos o Gratificaciones a Funcionarios Gubernamentales de Reed Elsevier Inc.

La contratación de tercerosEn la mayoría de las circunstancias, nuestra política es formalizar todos los acuerdos por escrito. Podrá celebrar acuerdos únicamente de conformidad con el nivel de autorización que su gerente le haya conferido. Si no se le ha conferido ningún nivel de autorización, no podrá firmar ningún acuerdo en nuestro nombre sin la aprobación de su gerente.

Además, debe obtener la aprobación de su gerente y de un abogado de la compañía si tiene previsto poner fin a algún acuerdo antes de su fecha de vencimiento. Esto se debe a que un acuerdo, incluso cuando involucra sumas de dinero relativamente menores, puede contener obligaciones improcedentes de indemnización u otras cargas contractuales o puede dar origen a cuestiones problemáticas sobre la competencia u otros asuntos.

Las actividades publicitarias y promocionalesLas prácticas de publicidad y venta imparciales y fidedignas son obligatorias conforme a la ley y revisten de gran importancia para preservar nuestro buen nombre y nuestra reputación frente a nuestros clientes y al público en general. Todos los enunciados publicitarios y otras declaraciones a clientes y potenciales clientes deben ser verídicos y deben estar respaldados por fundamentos razonables. Además, deben corroborarse antes de su publicación o difusión. Esto rige para todos los enunciados publicitarios, incluidos ya sea en catálogos, panfletos, folletos, pósters, periódicos, revistas u otros medios ya sea gráficos o no. Esto también se aplica a las presentaciones orales o incluso a las conversaciones casuales durante las cuales realice cualquier comentario objetivo, fáctico o cuantificable acerca de nuestros productos o servicios o los de otras compañías.

Nuestras relaciones comerciales con socios, clientes, proveedores y competidores14Reed Elsevier Código de Ética y Conducta Comercial

junio de 2009

junio de 2009


Nuestros negocios con los gobiernos

Las relaciones comerciales con los gobiernos

El soborno

La contratación de empleados gubernamentales

La participación política de la Compañía

Las relaciones comerciales con los gobiernos

Existen estrictas normas que regulan nuestras negociaciones, los plazos de nuestros contratos y nuestras relaciones comerciales con los organismos gubernamentales y sus funcionarios y empleados

Tenemos un volumen importante de negocios con organismos, funcionarios y empleados gubernamentales, como clientes, autores, editores, etc. Existen estrictas normas que regulan nuestras relaciones comerciales, nuestras negociaciones contractuales y los plazos de nuestros contratos con los organismos gubernamentales y sus funcionarios y empleados; estas normas a veces difieren de las que rigen el trato con clientes comerciales o privados y otros terceros.

Si usted participa de algún negocio con un ente, organismo, funcionario o empleado gubernamental debe asegurarse de cumplir con estas normas, cuya infracción puede traer aparejadas severas sanciones, su suspensión o su inhabilitación para concursar por contratos gubernamentales, e incluso su acusación en una causa penal. Para asegurarse de cumplir con estas normas, deberá informar cualquier sospecha de infracción de la ley relacionada con cualquier contrato gubernamental.

El soborno

Es ilegal ofrecerle o entregarle a un funcionario gubernamental cualquier objeto de valor a cambio de recibir un trato favorable.

PSe incurre en soborno cuando una persona ofrece, solicita, entrega, recibe o acepta cualquier objeto de valor a cambio de recibir un trato favorable por parte de una compañía o autoridad, funcionario o empleado gubernamental. Prácticamente todos los gobiernos del mundo tienen leyes que prohíben el soborno y la corrupción. Lo mismo sucede con cada uno de los estados estadounidenses. Además, cada vez más países imponen restricciones que se aplican incluso cuando la conducta ilícita se comete fuera de los límites del país y/o cuando los responsables son ciudadanos de otros países, tales como la U.S. Foreign Corrupt Practices Act (Ley Estadounidense de Prácticas Corruptas en el Extranjero).

Para cumplir con las leyes antisoborno, debe evitar todo tipo de pago indebido ya sea directamente a un empleado o funcionario gubernamental o indirectamente, a través de un consultor, agente u otro tercero. También debe asegurarse de llevar libros y registros precisos que reflejen todos los pagos con honestidad y que no se utilicen con fines ilegítimos.

Las leyes antisoborno también prohíben o restringen el ofrecimiento o la entrega de regalos, entretenimiento o gratificaciones a empleados y funcionarios gubernamentales. Como se explicó en la sección anterior sobre El ofrecimiento o la entrega de regalos o entretenimiento, no debe ofrecer ni entregar ningún objeto de valor a un empleado o funcionario gubernamental, salvo que esté contemplado en las Normas de Cumplimiento para la Prevención del Soborno y la Corrupción de Reed Elsevier o, en el caso de negocios con el gobierno de los Estados Unidos, salvo que así lo permita la Política sobre el Ofrecimiento y la Entrega de Regalos o Gratificaciones a Funcionarios Gubernamentales de Reed Elsevier Inc.

Nuestros negocios con los gobiernos

SobornoPor lo general, los sobornos son considerados pagos en efectivo. Sin embargo, el ofrecimiento o la entrega de regalos, favores u otros objetos o servicios de valor también pueden constituir un soborno.


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La contratación de empleados gubernamentales

Antes de hablar con un empleado o ex empleado gubernamental acerca de trabajar para Reed Elsevier, corrobore que la contratación esté permitida conforme a la ley.

Muchas leyes imponen restricciones a las compañías que hacen negocios con el gobierno que no les permiten contratar como empleados ni retener como consultores a empleados o ex empleados gubernamentales, salvo empleados que ocupan cargos de oficina, administrativos u otros puestos similares. Estas restricciones también contemplan acuerdos informales para probables empleos en determinadas circunstancias. Por lo tanto, debe obtener una autorización por escrito de un abogado de la compañía antes de discutir una propuesta laboral o de retención con cualquier empleado o ex empleado gubernamental que haya abandonado su cargo en el gobierno dentro de los dos años de la propuesta laboral o de retención.

La participación política de la Compañía

Están prohibidos los aportes políticos, salvo en el caso de determinados aportes autorizados previamente en los Estados Unidos.

La mayoría de los países prohíbe el uso de fondos, recursos, servicios o instalaciones corporativos en nombre de un partido político o de un candidato de un partido político. Sin embargo, algunos estados estadounidenses permiten tales aportes y actividades si cumplen con las normas rigurosas sobre informe y revelación. Por ende, no podrá utilizar fondos corporativos para efectuar ningún aporte de carácter político salvo en los Estados Unidos y, en tal caso, únicamente de conformidad con las pautas estrictas que regulan tales aportes, tal como se estipula en la Política sobre la Realización de Aportes Políticos de Reed Elsevier Inc.

Si participa del proceso político, expresa su opinión respecto de cuestiones legislativas o políticas, se involucra en actividades políticas y/o realiza aportes políticos personales, deberá llevar a cabo tales actividades durante su propio tiempo y por su propia cuenta. Salvo que haya obtenido la aprobación previa del Vicepresidente de Asuntos Gubernamentales o de un abogado de la compañía, deberá evitar hacer todo tipo de mención a su relación con Reed Elsevier o cualquiera de nuestras filiales y dejar en claro que actúa por su propia cuenta y no en representación de la compañía.

Nuestros negocios con los gobiernos continuación

Participación política de la CompañíaSi participa en algún tipo de actividad política, asegúrese de hacerlo fuera de su horario de trabajo, y sin dar a entender que tal participación o los aportes que realice son en nombre de Reed Elsevier.


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junio de 2009


El respeto por nuestros colegas y nuestras comunidades

Las prácticas laborales justas

Discriminación

Acoso

Condiciones laborales

Estándares laborales

La seguridad en el lugar de trabajo

Los derechos humanos

El medio ambiente

Las prácticas laborales justas

Estamos a favor de la diversidad y de la inclusión, prohibimos el acoso y la discriminación y mantenemos el compromiso de brindarles a nuestros empleados un trato justo que garantice su seguridad.

Estamos comprometidos a fomentar entornos laborales que promuevan el trabajo en equipo, la diversidad, la inclusión y la confianza. Nuestras políticas y prácticas laborales son consecuentes con los principios del Pacto Mundial de las Naciones Unidas, y han sido creadas para garantizar su cumplimiento en lo que respecta a prácticas laborales justas y no discriminatorias. Si tiene alguna pregunta acerca de las leyes o acerca de las políticas de la compañía que rigen las cuestiones laborales, deberá consultarlas con un representante de recursos humanos o un abogado de la compañía.

Discriminación Como manifestamos en la Declaración sobre la Diversidad y la Inclusión de Reed Elsevier, somos un empleador comprometido con la igualdad de oportunidades. Ponemos todo nuestro empeño en tratar con respeto y dignidad a todos nuestros empleados y candidatos a puestos de trabajos. Por ende, prohibimos la discriminación. Seleccionamos, contratamos, desarrollamos, ascendemos, disciplinamos y brindamos otras condiciones laborales sin tener en cuenta la raza, color, religión, procedencia, género, orientación sexual, estado civil, edad, discapacidad ni ninguna otra categoría protegida por ley. Es por ello que contemplamos todos los cambios razonables necesarios para adaptarnos a las discapacidades de nuestros empleados o a sus creencias o prácticas religiosas.

Los empleados pueden tener derecho a otras medidas de protección en virtud de leyes locales y conforme a lo estipulado en políticas laborales suplementarias aplicables. Por ejemplo, en los Estados Unidos, está prohibida la discriminación de los veteranos de guerra.

Acoso No toleraremos acosos de ningún tipo. Entre otros, están prohibidos el acoso sexual o cualquier otro tipo de acoso en virtud de cualquiera de las características protegidas anteriormente mencionadas. El acoso puede ser una conducta verbal, física o visual cuyo propósito o efecto sea crear un entorno ofensivo, hostil o intimidante. El acoso sexual, en particular, puede incluir propuestas sexuales, solicitud de favores sexuales, contacto físico no deseado o insinuaciones sexuales reiteradas e inoportunas. Otras conductas prohibidas incluyen: las bromas o los insultos ofensivos de carácter racial, étnico, religioso, sexual o relacionados con la edad; la distribución o exhibición de fotografías o caricaturas ofensivas; y el uso del correo de voz, correo electrónico u otros dispositivos electrónicos para comunicar información despectiva o discriminatoria. Tales conductas están prohibidas en Reed Elsevier.

Condiciones laboralesEn todos los países en los que operamos, cumplimos con las leyes aplicables relacionadas con el empleo y las condiciones laborales. Respetamos su derecho a la libertad de asociación y de representación ya sea a través de sindicatos, comités de trabajadores o cualquier otro foro que pueda corresponder.

Estándares laboralesOperamos en muchos países diferentes con variados estándares y condiciones laborales. En todos los lugares donde hacemos negocios, procuramos, tanto nosotros como nuestros proveedores, asegurarnos de brindar a nuestros empleados en todo el mundo condiciones laborales y salarios satisfactorios (teniendo en cuenta las economías locales), en especial, mediante la prohibición de la explotación de empleados y la contratación ilegal de menores.

El respeto por nuestros colegas y nuestras comunidades19Reed Elsevier Código de Ética y Conducta Comercial

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La seguridad en el lugar de trabajoEstamos comprometidos a brindar un lugar de trabajo seguro. Además, tenemos la responsabilidad legal de tomar precauciones para evitar peligros que atenten contra la salud y la seguridad. Para mantener este compromiso y cumplir con nuestras obligaciones legales, es esencial que tanto usted como todas las personas presentes en nuestras instalaciones sigan las instrucciones y los procedimientos de seguridad que hemos adoptado, incluidos los que se estipulan en la Política sobre Salud y Seguridad de Reed Elsevier. Deberá poner sobre aviso a su supervisor y a un representante de recursos humanos de inmediato si tiene alguna pregunta o inquietud acerca de posibles riesgos para la salud o seguridad en cualquiera de nuestras instalaciones.

Los derechos humanos Como signatarios del Pacto Mundial de las Naciones Unidas, mantenemos un compromiso con la protección de los derechos humanos. Apoyamos y respetamos los derechos humanos internacionales en el marco de nuestra esfera de influencia. Además, procuramos asegurarnos de no ser cómplices del abuso de ninguno de los derechos humanos.

El medio ambient

Ponemos nuestro mayor esfuerzo en secundar iniciativas destinadas al mejoramiento de cuestiones ambientales y en reducir nuestro impacto negativo en el medio ambiente.

Reconocemos que nuestros negocios producen un impacto sobre el medio ambiente, principalmente a través del consumo de energía y papel, el uso de tecnologías de impresión y producción y el reciclaje de residuos. Estamos comprometidos a garantizar la reducción de este impacto, en la medida de lo posible, y a cumplir con los tres principios ambientales establecidos en el Pacto Mundial de las Naciones Unidas: 1) apoyar un enfoque preventivo frente a los cambios ambientales; 2) adoptar iniciativas para promover una mayor responsabilidad ambiental; y 3) fomentar el desarrollo y la difusión de tecnologías inofensivas para el medio ambiente. Para mantener este compromiso, pretendemos usar: recursos sustentables y reciclables y materiales que generen residuos mínimos; tecnologías, materiales y procesos que produzcan un impacto mínimo en el medio ambiente, en la medida de lo posible; y proveedores y contratistas que compartan estos mismos objetivos. Establecemos indicadores y metas para nuestro rendimiento ambiental, según lo estipulado en el Sistema de Gestión Ambiental de Reed Elsevier.

El respeto por nuestros colegas y nuestras comunidades continuación

Promoción de la salud, la seguridad y el medio ambienteVisite la sección GreenRoom (Sala verde) de nuestra intranet, RE World, para obtener más información sobre las acciones de Reed Elsevier destinadas a promover la reducción de nuestro impacto en el medio ambiente, y la sección Health Resources (Recursos para la salud) para obtener información sobre cómo preservar su salud y seguridad en el lugar de trabajo.


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La protección de la privacidad de la información

Mantenemos un compromiso con la protección de la privacidad y la seguridad de los datos personales relacionados con nuestros clientes, empleados, consumidores y otras personas con las que nos relacionamos, y con el cumplimiento de todas las leyes que regulan el manejo de dicha información.

En el curso de nuestros negocios, recopilamos, conservamos y utilizamos datos personales pertenecientes a diversos grupos de personas, incluidos clientes, consumidores, proveedores, empleados, candidatos a puestos de trabajo y accionistas. Los datos personales son información que puede utilizarse para identificar a una persona. Incluyen información tal como el nombre, la dirección o el número de teléfono de una persona, o su número de identificación gubernamental.

Nuestra intención es crear un ambiente de confianza y seguridad en el cual las personas se sientan cómodas compartiendo su información personal con Reed Elsevier, en la medida en que sea apropiado para nuestras necesidades comerciales. Esto nos permite entender mejor sus necesidades y, por ende, brindarles información, servicios y productos superiores. Para lograrlo, es esencial que usted:

• entienda y cumpla con las leyes y normativas locales y con la política de la compañía relacionada con la protección de datos personales;

• no recopile, procese, use, revele ni almacene datos personales salvo que así lo requiera algún propósito comercial legítimo; en tal caso, deberá notificar a las personas cuyos datos están siendo retenidos; y

• sea extremadamente consciente y tome las medidas correspondientes cuando recopile, procese, use, revele, almacene y transfiera datos personales, y se asegure de protegerlos como si se tratara de información sobre usted.

La protección de la privacidad de la información

Protección de la privacidad de la informaciónGracias a la tecnología, es cada vez más fácil recopilar e intercambiar información personal. A raíz de esto, se han incrementado los riesgos de uso indebido de dicha información y se le ha dado una mayor importancia a su protección.


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El informe y la investigación de inquietudes

El deber de informar

Las investigaciones

La confidencialidad

La protección contra las represalias

El deber de informar

Informe sus inquietudes respecto de posibles infracciones del Código, la ley o la política de la compañía a cualquiera de los varios contactos que se encuentran a su disposición a tal fin, ya sea abierta o anónimamente, y sin temor de sufrir represalias en su contra.

Investigamos de inmediato toda sospecha de infracciones del Código y ponemos fin a toda conducta indebida. Esto es importante para preservar nuestra reputación, proteger a nuestros empleados y evitar la exposición legal. Necesitamos su ayuda para lograrlo.

Si alguna vez sospecha o se entera de que alguien ha infringido el Código o ha actuado de manera ilegal o poco ética, tiene el deber de informar sus inquietudes inmediatamente a su supervisor, a un representante de recursos humanos, a un abogado de la compañía o a un miembro del Comité de Cumplimiento. También tiene la posibilidad de informar infracciones a través de la Línea Confidencial de Reed Elsevier disponible en www.ReedElsevierConfidentialLine.com o por teléfono comunicándose al número correspondiente a su país, de acuerdo con la información incluida en nuestras intranets y en el directorio mundial.

Es especialmente importante que informe cuestiones relacionadas con las áreas de contabilidad, controles internos o auditoría. También es importante que informe infracciones independientemente de la identidad o el cargo que ocupa el supuesto infractor. No informar actividades delictivas puede considerarse un delito; y si usted no informa en caso de tener conocimiento de infracciones podrán aplicársele medidas disciplinarias.

Preferimos que se identifique cuando informa una infracción, ya que de esta manera nos resulta más fácil investigar el supuesto delito. Sin embargo, entendemos que, en algunos casos, puede sentir la necesidad de permanecer anónimo.Los informes anónimos pueden realizarse a través de la Línea Confidencial. Si así lo prefiere, puede optar por presentar un informe anónimo por escrito ante el Comité de Cumplimiento de Reed Elsevier, donde deberá describir con el mayor detalle posible la supuesta conducta ilegal, las personas involucradas y el fundamento de la acusación. Para su conveniencia y para asegurarnos de que los informes anónimos incluyan los datos necesarios para permitirnos investigar un asunto en profundidad, encontrará publicado en nuestra intranet un formulario para la presentación de informes anónimos.Los informes anónimos sobre cuestiones dudosas relacionadas con las áreas de contabilidad y auditoría pueden presentarse directamente ante los Comités de Auditoría de las Juntas Combinadas.

El informe y la investigación de inquietudes

Deber de informarLa Línea Confidencial es una de las diversas vías disponibles a través de las cuales los empleados pueden informar posibles infracciones del Código. Puede acceder a la Línea Confidencial ingresando en www.ReedElsevierConfidentialLine.com.


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Las investigaciones Investigaremos todos los informes sobre supuestas infracciones de la ley o del Código, incluidos los anónimos. Para poder hacerlo de manera apropiada y exhaustiva, es esencial que colabore con la investigación de las infracciones informadas.

La confidencialidad No revelaremos la identidad de ninguna persona que informe una supuesta infracción o que participe en una investigación relacionada con la misma salvo que el empleado que realiza el informe autorice tal revelación o que así lo exija la ley, alguna norma o algún proceso legal; o, previa notificación al empleado relevante, cuando tal revelación se considere necesaria para investigar debidamente el asunto.

La protección contra las represaliasCualquier forma de represalia contra una persona que, de buena fe, informe una infracción del Código o de la ley, incluso si luego se determina que el informe no era acertado, o que colabore en la investigación de una infracción ya informada, constituye en sí misma una infracción grave de la presente política y de la ley. Cualquier empleado responsable de represalias contra sus compañeros de trabajo por haber informado de buena fe una infracción real o sospechada de la ley o del Código, o por haber colaborado en la investigación de dicha infracción, estará sujeto a la aplicación de medidas disciplinarias que pueden incluir hasta la conclusión de la relación laboral. Todo empleado que presente un informe cuya falsedad conoce o sospecha también estará sujeto a la aplicación de medidas disciplinarias y a la posible conclusión de su relación laboral con la compañía.

El informe y la investigación de inquietudes continuación

ConfidencialidadNos tomamos muy en serio las denuncias de infracciones de la ley o de las políticas, e investigamos cada una de ellas. Se espera que las denuncias de presuntas infracciones del Código o de la ley se realicen en un marco de buena fe. Tratamos con seriedad e investigamos cada una de las denuncias que recibimos, e implementamos una política que protege a los informantes de cualquier represalia.


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Los recursos

Preguntas frecuentes

Enlaces a documentos mencionados

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P. ¿Para que sirve el Código?R. El Código compila las políticas y normas generales clave que se aplican a Reed Elsevier, nuestros

empleados y los empleados de todos nuestros negocios y los miembros de nuestras Juntas Directivas.

El objetivo del Código es ayudarnos a mantener un ambiente legal, honesto y ético a lo largo y a lo ancho de nuestro grupo de compañías.

P. ¿Para quiénes rige el Código?R. Rige para todos, incluidos todos los empleados de la familia de compañías de Reed Elsevier en

todo el mundo. Cuando el Código habla de “la Compañía” o de Reed Elsevier, se está refiriendo a la totalidad de entidades, subsidiarias, divisiones, filiales y unidades comerciales de Reed Elsevier.

P. ¿Cuál es el fundamento detrás de todas las políticas del Código?R. Muchas de las políticas que conforman el presente código están basadas en las leyes y en las

normas y ordenanzas gubernamentales que se aplican a Reed Elsevier y a nuestros empleados en todos los lugares del mundo donde hacemos negocios. Otras políticas del Código reflejan nuestra determinación de mantener un entorno laboral legal y ético que sea propicio para nuestros negocios y se encuentre libre de discriminación, acoso u otras conductas inapropiadas.

Como Reed Elsevier es una compañía que opera a nivel mundial, contempla también las leyes locales de cada uno de los países en los que operamos que se aplican a nuestras operaciones en esos países. Contamos con que cumpla con todas las leyes, normas y ordenanzas gubernamentales aplicables, incluso si en el Código no se hace referencia específica a ellas.

Además del Código, existen otras políticas independientes implementadas para Reed Elsevier y cada unidad comercial, país o grupo del que forma parte. También es su deber conocer y cumplir con dichas políticas.

P. ¿Existen otras políticas que rigen mi conducta? ¿Cuáles tienen prioridad?

R. Además de las políticas incluidas en el Código, Reed Elsevier y sus unidades comerciales implementan otras políticas que se relacionan con la totalidad o con parte de nuestro negocio. En algunos casos, Reed Elsevier o sus unidades comerciales tienen además políticas más detalladas sobre los temas que se tratan en el Código. En tal caso, también regirán las políticas más detalladas, en la medida en que sigan el mismo lineamiento que el Código.

En caso de conflicto entre el código y cualquiera de las políticas suplementarias, tenga a bien consultarlo con su gerente, un representante de recursos humanos o un abogado de la compañía.

P. ¿Que hago si tengo alguna pregunta sobre el Código?R. Incluso después de leer el Código y recibir la capacitación sobre el Código y/o las políticas

individuales del Código, es posible que continúe teniendo algunas preguntas. Después de todo, muchas de las políticas se basan en complejas leyes y ordenanzas. Es importante cumplir con cada una de las políticas porque incluso un incumplimiento involuntario puede traer aparejado graves consecuencias tanto para las personas involucradas como para Reed Elsevier. Por lo tanto, lo invitamos a plantear cualquier pregunta a su gerente, a un representante de recursos humanos o a un abogado de la compañía.

P. ¿Que debo hacer al recibir el Código?R. Sírvase leerlo detenidamente, asegurándose de que entiende cada una de las secciones.

Luego, deberá completar el programa de capacitación en línea que complementa el Código y rellenar la certificación en línea declarando que entiende las disposiciones del Código y que se adhiere a ellas. Deberá realizar una capacitación sobre el Código aproximadamente cada dos años.

Preguntas frecuentes27Reed Elsevier Código de Ética y Conducta Comercial

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P. ¿Qué debo hacer si me entero de una infracción del Código?R. Es su responsabilidad informar toda infracción de las políticas o la ley de las que tenga

conocimiento. Podrá informar cualquier incumplimiento a su gerente, a un representante de recursos humanos, a un abogado de la compañía, a un miembro del Comité de Cumplimiento de Reed Elsevier o de la unidad comercial pertinente o a través de la Línea Confidencial de Reed Elsevier.

P. ¿Informar la infracción de alguna norma o política puede poner en riesgo mi trabajo?

R. Las políticas de Reed Elsevier están diseñadas para proteger a cualquier persona que, de buena fe, informe una infracción del Código. Cualquier intento de represalia no sólo constituiría una infracción de la política de Reed Elsevier, sino que también contravendría la ley; por lo tanto, se tomarán las medidas pertinentes al respecto.

P. ¿Cómo informo una infracción a través de la Línea Confidencial?R. La Línea Confidencial es una vía para la presentación de informes si no se siente cómodo

informando una infracción real o sospechada a su supervisor, a un representante de recursos humanos, a un abogado de la compañía o a un miembro del Comité de Cumplimiento correspondiente. Es un servicio que se encuentra disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, los 365 días del año. Puede presentar sus informes en línea ingresando a www.ReedElsevierConfidentialLine.com o por teléfono. La información sobre el acceso telefónico se encuentra a su disposición en RE World y en las intranets de las unidades comerciales.

P. ¿Puedo presentar un informe sin identificarme?R. Si así lo desea, los informes que presente a través de la Línea Confidencial pueden ser anónimos.

En ese caso, asegúrese de proporcionar la mayor cantidad posible de detalles para ayudarnos a investigar mejor el asunto. A los informantes anónimos se les asigna un número de informe y se les pide que revisen el registro de informes en una fecha determinada. Deberá hacerlo ya que esto también nos será de ayuda para hacerle preguntas de seguimiento en caso de que necesitemos más información para completar una investigación minuciosa.

P. ¿Qué son los Comités de Cumplimiento?R. Los Comités de Cumplimiento son grupos de directivos superiores designados para ayudar a

garantizar el cumplimiento por parte del negocio que representan y de sus empleados. Existe un comité para toda la compañía Reed Elsevier, conformado por directivos superiores de Reed Elsevier y representantes de algunos de nuestros negocios. También existen comités para cada una de las principales unidades comerciales. La información de contacto para comunicarse con los miembros de los Comités de Cumplimiento se encuentra disponible en RE World y en las intranets de las unidades comerciales y por enlace directo desde el Código.

P. ¿Qué debo hacer si me piden que haga algo que, a mi criterio, es una infracción del Código?

R. Debe tratar sus inquietudes con su supervisor. Si no se siente cómodo haciéndolo, debe comunicarse con un representante de recursos humanos, un abogado de la compañía o un miembro del Comité de Cumplimiento de Reed Elsevier o de la unidad comercial a la que pertenece.

P. ¿Cómo hago para acceder al Código en el futuro?R. Podrá encontrar el Código en línea en RE World y en la intranet de su unidad comercial. Si

tiene dificultades para localizarlo o para acceder al código, tenga a bien comunicarse con un representante de recursos humanos.

Preguntas frecuentes continuación28Reed Elsevier Código de Ética y Conducta Comercial

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En RE World y en las intranets de las unidades comerciales encontrará información sobre los siguientes documentos y recursos identificados en el presente Código. También podrá acceder a ellos haciendo clic en los siguientes enlaces cuando esté conectado a nuestra red interna:

• Los valores corporativos de Reed Elsevier

• Los Comités de Cumplimiento de Reed Elsevier

• La Política de Gestión de Registros y el Programa de Conservación de Registros

• Las Normas de Cumplimiento de Leyes de Competencia y Antimonopolio

• Las Normas de Cumplimiento para la Prevención del Soborno y la Corrupción

• La Política Estadounidense sobre el Ofrecimiento y la Entrega de Regalos o Gratificaciones a Funcionarios Gubernamentales

• La Política Estadounidense sobre Relaciones Comerciales con el Gobierno

• La Política Estadounidense sobre la Realización de Aportes Políticos

• La Declaración sobre la Diversidad y la Inclusión

• La Política sobre Salud y Seguridad

• El Sistema de Gestión Ambiental

Si tiene dificultades para acceder a esta información, tenga a bien comunicarse con un representante de recursos humanos.

Enlaces a documentos mencionados29Reed Elsevier Código de Ética y Conducta Comercial

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Diseñado y elaborado por Communications, Londres (Inglaterra)junio de 2009

Reed Elsevier Código de Ética yConducta Comercial

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Código de Ética y Conducta Comercial - NAVEX Global's … · legal y ético. El Código incluye las políticas ambientales y comunitarias de Reed Elsevier y las disposiciones del