社團評鑑檔案資料製作

天阿！

我要把資料整理好 ◎﹏◎

海洋大學 課指組 黃清旗

如果社團是一棵大樹

社團伙伴心裡的OSQ：老師～我們練球很累ㄟ

A：○○○×××

Q：老師～您有感受到身邊有音符跳動衝著你來個玉石俱焚

A：×××○○○Q：老師～我們社上是魯蛇集中營啦A：○○○×××Q：老師～到底是評鑑重要還是服務重要A：×××○○○

◎ 健全社團組織，激勵社團發展

◎ 協助社團檢視其工作績效並建立永續經營的觀念

◎ 提供社團各項資料整理方法，以利傳承學弟妹

◎ 引導社團各項紀錄皆能於平時進行

◎ 引導社團根據評鑑各項指標安排活動

◎ 強化社團的各項能力（企劃書撰寫、預算規劃等）

◎ 活動辦理依據計畫、執行、考核階段的妥為安排

◎各大專校院配合教育部頒發社團評鑑辦法

◎推行之初，由教育部委託救國團辦理，名為「全國大專校

院學生社團評鑑」

◎ 八十八學年度回歸教育部訓委會主辦

◎ 九十學年度起將評鑑範圍時間由「學年度」改為「學年」

社團在活動過程中所留下的隻字片紙，皆是資料，而尤可珍貴者

社團章程與社員及幹部名冊

一、共通性評分項目（50％）§組織運作（25％）組織章程（5％）年度計畫（10％）管理運作（10％）§社團資料保存與資訊管理（10％）§ 財物管理（15％）經費控管（10％）產物保管（5％）

二、社團活動績效評分項目（50％）§ 社團活動（35％）§ 服務學習（15％）三、社團特色及溫馨故事（不計分）

組織運作？學生組織？需有組織規範

§ 組織章程是否依照『中央法規標準法』方式制定

法規條文應分條書寫，冠以「第某條」字樣，並得分為項、

款、目。項不冠數字，空二字書寫，款冠以一、二、三等

數字，目冠以 (一) 、 (二) 、 (三) 等數字，並應加具標點符

號。

修正法規廢止少數條文時，得保留所廢條文之條次，並於其

下加括弧，註明「刪除」二字。修正法規增加少數條文時，

得將增加之條文，列在適當條文之後，冠以前條「之一」、

「之二」等條次。

§ 組織章程為法律規章，須以條文方式呈現，因此圖、表不宜出現於章程中

§ 修訂章程的歷程及紀錄修訂章程的歷程，標註於組織章程右下方有無修訂章程的會議紀錄（包含會議通知、議程、簽

到單、會議紀錄、修訂條文對照表）修訂條文對照表，需有修訂說明

§ 檢核組織架構、架構圖、組織執掌依據組織章程所示意的組織架構圖，組織的關聯性組織架構圖與組織章程不一致

例如每學期召開兩次，就得需要每學期召開兩次會議的出席、表決人數比例（有效的會議）會議的紀錄方式，人事時地物人（主席、紀錄、參加人員、出席人員、請假人員等），主

席為會議召集人（可代理）事（會議主題）時（會議時間，年月日時；散會時間）地（會議地點）物（會議討論的議題—主席報告、報告事項、討論事項、決

議、臨時動議、散會；決議後的落實）

社團簡史包括社團成立、社名變遷、組織變遷、設備更新得過程，及逐年增加之事蹟。

組織章程包括章程內容、通過及修訂過程、社團相關內規等，務必詳細研讀。

指導老師資料可參照學校所發給之表格或自行設計，內容盡量充實，包括老師相關資料及老師對社團的期許。

幹部資料可包括幹部個人資料（含照片）及其興趣、才能、專長、經歷經營社團的想法及對於所司執掌的願景等。

社員資料通訊錄、名冊、社員個人資料、經歷、專長等資料可詳列。

通訊資料包括可資利用之人力、物力、財力、場地等社會資源及老社員資料等。

（注意個資法）

§ 畢業社友的聯繫

設有專責組織負責

定期或不定期聯繫的資料、網路平台

§ 公關經營的情形

社團經常往來廠商、機構的資訊

活動邀請卡留存

§ 其他足以提升組織運作的作為

社團網站

社團FB、粉絲頁等

年度計畫≠學期或學年行事曆

§短中長程計畫

有無訂定實施的期程

目標是否符合SMART原則

有無適時修訂計畫

§ 短中長程計畫是否提送社（會）員大會報告或討論

§ 行事曆活動的規劃，是否依據所訂計畫發展

§活動的執行情形，製訂活動執行成效表

§檢核行事曆的活動是否辦理（查活動）

社團發展計畫

基於章程宗旨，並經由合法程序獲得發展計畫，為社團中長程目標，注意計畫與社團目前運作情形的連續性。

發展計畫中包括社團未來發展計畫、社員吸收訓練、幹部訓練計畫等。

◎明確的 （Specific）

◎可衡量的（Measurable）

◎可達到的（Attainable）

◎務實的 （Realistic）

◎有時限的（Time-Limited）

§ 選舉機制

選舉罷免的相關規範

§修訂章程的最高指導原則

修訂章程程序

修訂章程人數比例

§其他事項

組織章程以騎縫章方式，加蓋社團章

組織章程名稱，是否清楚明確

§ 制訂社團財務管理辦法

§ 財物帳冊三級三審及經費保存

§ 收據發票（單據）保存方式（專用收據黏存單）

§ 收據發票（單據）核銷方式（是否訂定核銷辦法）

§ 收據發票的開立是否得當(2,000元以上須開立發票)

§ 經費動支時的流程如何，是否分責用印

§ 收據發票經手人是否註記簽名，以示負責

§ 財產設備使用及借用（管理）辦法

§財產清冊(交接清冊、明細表、財產照片、財產的

使用及維修紀錄、財產的身分紀錄)

§ 有無定期清點或盤點

§ 設備與耗材是否分別處理

§貴重設備是否設有專人保管

§ 照片等各項財產記錄、區分財產？消耗品？

§ 貴重財產有無設置專人保管

§財產檢討有無符合社團發展運作

量？質？

§ 一活動一計畫

§ 一案一卷

§ 整理方式：計畫、執行、考核

§ 記錄是否完善、詳實

§ 有無後續發展

§ 有無活動成效分析、製表、製圖

社團活動（35％）活動的質與量：一般活動

§ 依據行事曆所主辦、協辦活動的檢核

§ 每個活動是否根據 PDCA的方式進行整理，依據

計畫、執行、考核等項次進行歸類

§活動企劃書是否詳實，6W、2H、1E

§ 執行的過程如何進行，從活動的宣傳(海報、DM、

EDM等)、召開籌備會、活動記錄(照片、影片等)

§ 活動辦理後的檢討評量如何，包含檢討會、反思

成果分享會、問卷分析(有問卷沒分析)、活動成

效及經費檢討

◎活動包裝（Slogan、Logo）

◎6W（What、Why、Which、When、Where、Who）

◎2H（How to do、How much）

◎1E（Evaluate）

◎SWOT分析（優勢、劣勢、機會、威脅）

◎PDCA（Plan、Do、Check、Action）

•社團刊物、文宣品、流通資訊等隻

字片語社團出版品

•心得、證書

•活動手冊

社員參與校外

活動紀錄

•社團對內、對外例行性、一般性會議紀錄。

•會議通知、議程、簽到表、紀錄、照片、指導老

師簽名

一般會議紀錄

社長領導心得

•擔任社長期間之領導、人際關係、活動方向、社團特性等心得，重在傳

承、參考性

幹部工作心得:各幹部(含固定職務及任務編組之幹部)參與

活動之工作心得

舊檔案之保存與整理

•舊檔案之紀錄、抽換、使用管理等情形

裝訂

重在堅固、實用及美觀，勿過份華麗或花俏。

檔案系統之建立。

分類：

•以資料內容分類。

•以資料性質分類。

•以單元活動分類。

•目前多數社團採取之資料分類方式：永久部份。現有部份。逐年增添部份。

裝訂

•裝訂方式。

•活頁黏貼。

•定冊黏貼。

•注意事項：加封面、加標題、加說明

保存

•編目

•上架

•管理

活動一案一卷、問卷統計分析

各項活動成果保存是否完整

檔案資料電腦化程度

經費徵信及單據準確性

資料製作以系統美觀為主

～如何著手～

先想→提問→動手→蒐集→整理→分類→

美工→建檔→裝訂→陳列（時間安排）

紙袋式管理-把各項資料找出來…放進不同的袋子。

菜單式分類-將單一紙袋的東西依序放好。

文具式補充-發現資料不足或缺漏就補齊。

熱情式投入-把熱情燃燒猶如對待LOL中的賈克斯。

銷售式包裝-發揮創意展現社團吸引力。

解說員1.將評鑑內容讀熟（至少三次），善於表達，口齒清晰，最

好是瞭解社團運作之幹部。

2.資料的檔案分類需倒背如流，何種資料『藏』在哪？

3.放輕鬆～展現無限的活力與自信，外加迷死人的笑容及虛懷若谷誠懇的態度。

4.告訴自己，全○的社團我們是最優秀的！

熱情+實踐+遠景=豐富的社團生涯