COMBINAR CORRESPONDENCIA, ONEDRIVE Y WORD ONLINE ➢ Generación de documentos en serie con Combinar Correspondencia

➢ Almacenamiento virtual con OneDrive

➢ Creación de documentos en línea con Word Online

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GUÍA DIDÁCTICA

Descripción

En esta sesión Ud. aprenderá a combinar bases de datos en Word, Excel o Access con plantillas de Word

2016 para generar correspondencia, automatizado el tiempo en la impresión y envío de correos a diferentes

usuarios, etc.

Finalizando esta sesión descubriremos las funciones de OneDrive en la gestión de archivos en la nube y

Word Online para la creación de documentos en línea, a través de cualquier navegador de Internet.

Capacidad

El participante al final de esta sesión estará en capacidad de aplicar macros y combinar de correspondencia,

así como hacer un uso eficiente de las Apps OneDrive y Word Online.

Actividad

Crea un documento aplicando macros y Combinar correspondencia, además de administrar archivos y carpetas

usando OneDrive y crear documentos con Word Online.

Evaluación

En esta sesión, Ud. será evaluado en:

➢ Crear macros sencillas, crear cartas de distribución masiva con combinar correspondencia, utilizar OneDrive

y Word Online.

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COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA

La combinación de correspondencia permite generar documentos personalizados como cartas,

invitaciones, correo, etc., con un mismo mensaje, pero dirigido a varios destinatarios. En el

documento podrá insertar campos como nombre, dirección, ciudad, etc., de cada uno de los

destinatarios a quiénes va dirigido.

Antes de iniciar la combinación de correspondencia se debe tener la lista de destinarios en Word,

Excel o Access. En nuestro caso utilizaremos una lista de Excel.

También debes tener lista la plantilla en Word para poder vincular con la lista de destinatarios.

1. Clic en la ficha Correspondencia.

2. Clic en iniciar Combinación de correspondencia.

3. Clic en Paso a paso por el asistente para combinar correspondencia

1

1 2

1

4

4. Seguir los pasos del Asistente 1de 6, seleccionar Cartas

5. Seguir los pasos del Asistente 2 de 6, seleccionar Utilizar el documento actual

6. Seguir los pasos del Asistente 3-6, Utilizar una lista existente y clic en Examinar

3

1

4

1

5

1

5

7. Seleccionar el archivo de Excel con los destinatarios. Clic en Abrir.

8. Si es necesario, seleccionar la hoja donde esta los destinatarios, clic en Aceptar.

9. Se muestra el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, desde donde se

pueden realizar algunas operaciones, tales como: Ordenar los registros, aplicar filtros, buscar

duplicados, editar datos, etc. Una vez realizadas las operaciones da clic en el botón Aceptar.

6

1

6

10. Seguir los pasos del Asistente 4 de 6, Clic en Más elementos…

11. Desde el cuadro de diálogo Insertar campo de combinación, seleccionar cada campo y clic en

el botón Insertar, hasta completar todos los campos requeridos.

12. Seguir los pasos del Asistente 5- 6, Excluir al destinatario, si fuera necesario:

10

7

13. Seguir los pasos del Asistente 6 de 6, Se completó la combinación de correspondencia, clic

en el botón Imprimir:

14. Si es necesario, especificar el intervalo de registros a imprimir, de lo contrario

la opción Todos es la que se aplicará al hacer clic en el botón Aceptar:

Gestionar la combinación por correspondencia

Permite seleccionar nueva lista de destinatarios, filtrar destinatarios, cambiar

campos, etc.

➢ Editar lista de destinatarios

Permite deshabilitar uno o muchos destinarios, y también filtrar por campo y

optimizar al momento de imprimir grandes cantidades de base de datos.

1. Clic en Editar lista de destinarios

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13

8

2. Clic en Filtrar

3. En la ventana Filtrar y ordenar, filtrar por el campo Ciudad (Trujillo)

• Ahora se muestra filtrado y continuar con los pasos anteriores para imprimir.

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1

2

3

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ELABORACIÓN Y EDICIÓN DE DOCUMENTOS

ONLINE

Introducción a OneDrive

OneDrive es una plataforma de almacenamiento de archivos online a la se puedes acceder

desde cualquier lugar. Se podrá guardar documentos de Office y otros archivos en la nube

con facilidad, para poder acceder a ellos desde cualquier dispositivo. Con OneDrive, es

posible compartir documentos, fotos y mucho más sin tener que enviar pesados archivos

adjuntos por correo electrónico. También se puede trabajar con los archivos de OneDrive

directamente en Windows o Mac.

OneDrive está disponible en nuestro sistema luego de la instalación de Windows desde

las versiones 8.0, 8.1 y 10, como una carpeta del sistema. Para su utilización directa

requiere del inicio de sesión por parte de un usuario Microsoft, es decir, a través de una

cuenta de correo electrónico de Hotmail o Outlook. Si abres el Explorador de archivos,

podrás observar dicha carpeta en el panel de navegación, como se muestra en la siguiente

captura:

Desde el Explorador de archivos podrás administrar tus archivos como se hace con el

resto de carpetas, con la diferencia de que los archivos se guardan en la nube.

OneDrive también está disponible desde nuestro Webmail con Hotmail o Outlook, como

una aplicación Web, con la ventaja de poder acceder a esta aplicación desde cualquier

dispositivo móvil, como una Tablet o Smartphone.

Gestión de carpetas y archivos en OneDrive

Con OneDrive, puede almacenar tus fotos, archivos y carpetas en un solo lugar,

compartirlos con otros y acceder a ellos desde cualquier lugar.

Acceso a OneDrive desde una cuenta de correo Hotmail o Outlook

Para acceder a OneDrive desde la Web realiza lo siguiente:

1° Accede a tu correo electrónico.

2° En la parte superior izquierda de la ventana de la bandeja de entrada se encuentra el

botón App, dale clic a dicho botón, para mostrar las App que nos proporcionan:

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3° Dale clic al App OneDrive, para acceder a la ventana de OneDrive, desde el

navegador de internet y esto es lo que obtenemos:

Crear una carpeta en OneDrive

Para crear una nueva carpeta:

1° Da clic en el botón Nuevo y selecciona Carpeta.

2° En la ventana siguiente, ingresa el nombre de la carpeta y clic en Crear:

3° Para abrir una carpeta le das doble clic. Una vez dentro de la carpeta podemos copiar

(cargar), cambiar de nombre, mover y eliminar, tanto archivos como carpetas. Para

estos efectos OneDrive proporciona una barra de acciones con las siguientes

opciones:

a b

c

d

En la ventana de OneDrive

podemos diferenciar las

siguientes partes:

a) Menú de aplicaciones.

b) Barra de acciones.

c) Contenido.

d) Barra de configuración.

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La vista completa de la ventana se puede apreciar en la siguiente ventana:

Cargar archivos o carpetas en OneDrive

Para Cargar (copiar o subir) archivos o carpetas realiza los pasos siguientes:

1° Clic en la opción Cargar:

2° Clic en Archivos y en la ventana Abrir, selecciona uno o más archivos o carpetas

para subir, en la siguiente captura se han seleccionado 3 archivos, usando

CTRL+CLIC:

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3° Clic en el botón Abrir, para iniciar el proceso de copia de los archivos. Mientras se

copian los archivos, en la barra de acciones se observa un mensaje:

Así tendríamos:

Compartir archivos o carpetas en OneDrive

Para compartir archivos y/o carpetas, realiza los siguientes pasos:

1° Selecciona los archivos o carpetas que se deseen compartir, para seleccionar los

elementos de OneDrive, se debe hacer clic en un pequeño círculo que aparece

cuando se apunta al recurso:

2° Clic en Compartir, OneDrive nos muestra el siguiente cuadro de diálogo:

Carpeta y archivo seleccionados

Selector de archivos o carpetas

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3° La opción Obtener un vínculo, crea un enlace que puede ser enviado o compartido

con otros usuarios, por diferentes medios. Si seleccionas esta opción se muestra:

4° La opción Correo electrónico, permite ingresar las direcciones de correo

electrónico de una o más persona con las que se desea compartir los documentos y/o

carpetas. Al elegir esta opción se tiene:

5° Clic en el botón Compartir para enviar el correo y, así compartir los archivos.

Descargar archivos o carpetas de OneDrive

Esta operación permite copiar, básicamente, los archivos de OneDrive (la nube) hacia

nuestra PC. Para ello realiza los pasos siguientes:

1° Selecciona los archivos o carpetas que se deseen compartir, haciendo clic en el

pequeño círculo que aparece en la esquina superior derecha cuando se apunta al

recurso.

2° Clic en el botón Descargar e, inmediatamente, los archivos seleccionados se

copiarán o descargarán en la carpeta Descargas de nuestra PC.

Eliminar archivos o carpetas de OneDrive

Para eliminar una o más carpetas o archivos de la Nube, realiza lo siguiente:

1° Selecciona los archivos o carpetas que se deseen compartir, haciendo clic en el

pequeño círculo que aparece en la esquina superior derecha cuando se apunta al

recurso.

2° Clic en el botón Eliminar para de inmediato se eliminen los elementos

seleccionados. OneDrive muestra el siguente mensaje indicando la eliminación

recurso:

Usa el botón Copiar para almacenar el enlace en la memoria y, posteriormente, pegarlo en un correo electrónico o en un documento… Cada vez que se haga clic en el botón Copiar se genera un nuevo enlace.

Ingresa una o más direcciones de correo electrónico para enviar el enlace a las personas con quienes se desee compartir los documentos. En el cuadro inferior puedes añadir un mensaje…

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Mover y Copiar en archivos o carpetas de OneDrive

Estas opciones permiten mover o copiar los elementos seleccionados a alguna de las

carpetas que se hayan creado en nuestro OneDrive. Luego de seleccionar los elementos y

hacer clic en uno de los botones Mover a o Copiar en, OneDrive despliega un panel con

las carpetas donde se moverán o copiarán los archivos. Por ejemplo, si vamos a mover

archivos tendríamos el siguiente panel:

Renombrar archivos o carpetas de OneDrive

Si necesitamos cambiar el nombre de un archivo o carpeta, tenemos que seleccionar dicho

elemento y dar clic en el botón Cambiar nombre, con lo cual OneDrive nos muestra el

siguiente cuadro de diálogo:

Elige la carpeta donde se moverán o copiarán los elementos seleccionados…

Escribe el nuevo nombre de la carpeta o archivo y haz clic en el botón Guardar…

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Crear documentos online

OneDrive no sólo puede utilizar como un almacenamiento virtual, de respaldo o para el

trabajo, sino también permite gestionar documentos en línea, utilizando casi todas las

aplicaciones de Microsoft Office y otras herramientas más. Así tenemos:

Creación de documentos con Word Online

Tanto si estás en tu bandeja de entrada de tu Webmail o desde OneDrive, para ingresar a

Word Online, despliega la lista de Apps y selecciona Word para ingresar al entorno de la

aplicación, como se aprecia en la siguiente captura:

Como se puede apreciar, la ventana de inicio de Word Online es muy parecida a la de

Word, debido a que cada nueva versión de Word Online ha ido mejorando en cuanto a su

funcionamiento y mejor implementación de sus herramientas.

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Para crear un documento nuevo con Word Online:

1° Una vez cargada la App, desde la ventana de inicio de Word Online, haz un clic en

Nuevo documento en blanco.

La ventana de Word Online tiene los siguientes elementos:

2° Escribe el contenido del documento.

Guardar documentos con Word Online

Una vez creado el documento en Word Online, para guardar dicho documento realiza lo

siguiente:

1° Haz un clic en el botón Archivo y selecciona Guardar como. Word Online nos

muestra el panel Archivo:

2° Como se puede observar, Word Online proporciona diversos métodos para guardar

un documento, de hecho, el documento se guarda automáticamente en OneDrive con

el nombre Documento y un número. Es por ello que existe la opción Cambiar el

nombre, para asignarle un nombre más apropiado, por ejemplo:

a b

c

d

e

En la ventana de Word

Online tiene las siguientes

partes:

a) Botón Archivo.

b) Fichas o Pestañas.

c) Cinta de opciones.

d) Área de escritura.

e) Barra de estado.

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3° La opción Descargar una copia permite copiar o descarga el documento en una

carpeta de nuestra PC. Si elegimos esta opción tendríamos la siguiente ventana:

4° Al hacer clic en el enlace , Word Online

descarga el documento en la carpeta Descargas de nuestra PC. Luego, debes hacer

clic en el botón Cerrar para regresar a la ventana del documento.

5° También se puede descargar el documento en formato PDF y formato ODT.

Abrir documentos con Word Online

En Word Online, los documentos que se deseen abrir, se abrirán en pestañas nuevas del

navegador, desde OneDrive. Para abrir documentos realiza los pasos siguientes:

1° Haz clic en el botón Archivo y selecciona la opción Abrir:

2° Edita el documento.

Haz un clic en el botón Aceptar para cambiar el nombre por defecto del documento.

Selecciona cualquiera de los archivos que aparecen en la lista para abrirlo…

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Formatos de Fuente

Al igual que en Word para PC, Word Online proporciona, en la ficha INICIO, el grupo

Fuente, con los comandos para aplicar los formatos de fuente, sin embargo, no están

presente todos los comandos ni se tiene acceso al cuadro de diálogo Fuente, con sus

opciones de formato más avanzados. Es decir, nuestro Word Online proporciona los

comandos básicos de formatos de fuente, así tenemos:

La aplicación de estos comandos es exactamente como se aplican desde la versión para

PC e incluso proporciona la mini barra de herramientas de formato:

Formatos de Párrafo

Los formatos de párrafo, aunque más numerosos, están algo disminuidos y en este caso

si se tiene acceso al cuadro de diálogo Párrafo, con opciones adicionales. Así mismo,

Word Online proporciona el mismo conjunto de estilos que se tiene en la versión del

programa para PC. Así tenemos:

Cuadro de diálogo Párrafo…

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Como se puede observar, el grupo Párrafo y su cuadro de diálogo, proporcionan los

principales formatos de párrafo, tales como: Alineación horizontal, Sangrías, Espaciados,

Numeración y viñetas, entre otros. La aplicación de estos formatos es igual que en Word

para PC.

Ilustraciones

Word Online nos permite incorporar en nuestros documentos algunos objetos gráficos,

tales como Tablas, Imágenes desde archivo o imágenes en línea, además de Encabezados

y Pies de página, Notas al pie hasta emoticones. Las opciones de la ficha INSERTAR de

Word Online se muestran en la siguiente captura:

Al igual que en Word para PC, en Word Online se pueden insertar todos los formatos de

imágenes más conocidos, como el formato jpg, png, gif, bmp, entre otros. Así mismo, se

puede utilizar los comandos copiar y pegar desde otras aplicaciones e incluso de la Web.

Para insertar una imagen en un documento Word Online, realiza lo siguiente:

1° Sitúa el cursor en la posición donde se desea insertar la imagen.

2° Haz un clic en la ficha INSERTAR y luego en el botón Imagen. Word Online

muestra el cuadro:

2° Haz un clic en el botón Seleccionar archivo y luego, desde la ventana del explorador

busca y selecciona la imagen y haz un clic en el botón Abrir:

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3° Con la acción anterior regresamos al cuadro anterior, el cual requiere que se haga

clic en el botón Insertar:

4° Word Online proporciona, también, la barra de herramientas de imagen para aplicar

los principales Formatos a la imagen insertada, mientras ésta esté seleccionada, así

tenemos:

5° Al aplicar Estilos a las imágenes, obtendremos resultados similares a los que

tenemos con Word para PC:

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Compartir documentos Online

Todos nos hemos encontrado alguna vez con la necesidad de editar un documento en

común con otras personas, ya sea por motivos académicos, profesionales o personales.

Realizar un trabajo en grupo, escribir una presentación para una exposición, redactar la

información de un proyecto son tareas que pueden complicarse si no encontramos la

manera de llevarlas a cabo entre todos.

La forma más habitual de solucionar el problema es utilizar el correo electrónico para

enviarnos los unos a los otros la última versión del documento. Este método puede

funcionar bastante bien cuando únicamente son dos personas, pero cuando el número de

editores aumenta la situación se complica.

Desde varias versiones atrás de Office, sean implementado esta función y en las recientes

es mucho más fácil. Trabajando con Word Online, podemos editar en línea nuestros

documentos con dos o más usuarios, en simultáneo; e incluso hasta chatear utilizando

Skype

Para compartir el documento que estamos editando, con otros usuarios, realizamos los

pasos siguientes:

1° En la barra de exploración de Word Online, hacemos clic en el botón Compartir:

2° Word Online muestra la ventana Compartir para determinar con quienes se desea

compartir el documento. En el cuadro para escribir la dirección de correo o el

nombre del contacto con quien se quiere compartir el documento.

3° En el cuadro inferior se puede añadir un mensaje descriptivo para los que van a

recibir el documento compartido.

4° Alternativamente se puede configurar en qué condiciones los contactos recibirán el

documento: por defecto, los usuarios podrán editar el documento, pero podemos

establecer que sólo lo puedan ver. Otra opción es, la necesidad o no que los usuarios

tengan una cuenta Microsoft.

5° Luego, le damos clic en el botón Compartir:

6° En la siguiente pantalla tenemos la relación de contactos con los que compartimos

nuestro documento y los permisos asignados. Finalmente, haremos clic en Cerrar:

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4

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7° Los usuarios a los que se les ha enviado el mensaje, al acceder a su correo, deben

tener algo como esto:

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