Comité de Pilotage MAPES - Fehap

Comité de Pilotage

MAPES

COPIL 1 -

Lancement de la Mission

6 septembre 2019

Philippe MAHEUX, Président

Guillaume CARO, Directeur

1. Rappel des enjeux de la nouvelle

mission

2. Les principes fondamentaux

3. Une gouvernance fédérative

4. La mutualisation : état d’avancement

5. Les chantiers de la MAPES

6. La communication

7. Les ressources

Mot d’accueil

Philippe MAHEUX,

Président de la MAPES

Délégué Régional de la FEHAP

2

1. Rappel des enjeux de la nouvelle mission

3

Des orientations stratégiques régionales plaidant pour

le décloisonnement des sphères entre le milieu

hospitalier et le médico-social

Une convergence croissante des besoins remontant

des établissements hospitaliers et médico-sociaux sur

des champs d’activité et des projets comparables

Des missions de petites tailles, qui doivent tendre vers

une « masse critique » pour se consolider en termes

RH

Le besoin de conforter l’attractivité des missions et

de mutualiser des expertises

Une lisibilité insuffisante des dispositifs actuels

La possibilité de mieux coordonner des actions

répondant à des besoins convergents et au

développement des chantiers transversaux pour

l’ensemble des établissements

La possibilité de faire profiter chacune des

missions d’expertises, qu’elles soient de fond ou

support

Mettre en place une équipe unique d’une dizaine de

personnes physiques, coordonnée par une direction,

avec une masse critique à priori suffisante et un

éventail large de compétences, au service de tous

L’opportunité de gagner en lisibilité d’actions pour

l’ensemble des établissements par une mission

unique

2. Les principes fondamentaux de la mutualisation

4

Améliorer la lisibilité par une mission unique mais

garder une porte d’entrée spécifique pour le

secteur médico-social, en cohérence avec les

spécificités du secteur et pour rassurer les acteurs

Garder une double implantation géographique

(Nantes et Angers), en respect des équilibres

hémi-régionaux, tout en continuant à organiser

prioritairement les événements régionaux à Angers

(plus central)

Harmoniser et rapprocher les gouvernances,

gage pour les acteurs d’efficacité et de prise en

compte de tous les besoins : Présidence,

Direction, Comité annuel de gestion inter-

fédération.

Profiter de cette action pour :

- Renommer la nouvelle mission fusionnée

- Mettre en place des canaux de

communication autonomes des

établissements référents

2. Les principes fondamentaux de l’action de la MAPES

5

- Être un moyen de capitaliser entre

établissements, créer des réseaux afin de

partager des outils, des bonnes pratiques ;

- Etre un outil de veille et de partage d’actualité au

service des établissements ;

- Être un outil de benchmark intra et inter régional ;

- Être un outil de formation et de diffusion

d’information ;

- Conduire des chantiers au service de la

performance des établissements ;

- Triptyque d’actions :

- Accompagnement individuel

- Accompagnement collectif

- Production (outil/benchmark/guide)

3. Une gouvernance fédérative

6

Fédérations Représentants Fonctions

FHF

TRIBALLEAU

Clément Directeur adjoint GHT 49

BREUER

Conrad

Directeur Finances et

Patrimoine CH Le Mans

RIVIERE Julie Directrice EHPAD Mer et Pins

FEHAP

PINEL Xavier Directeur général Pôle

Régional du Handicap

DUBUISSON

Hubert

Directeur général

Association Orghandi

COTINAT

Florence

Directrice Centre médico-

social Basile Moreau

UGECAM

BPL DROUET Corinne

Directrice générale

adjointe

FHP ARETIN Cécile Déléguée régionale

SYNERPA MARC Florence Directrice Résidence

La Retraite

NEXEM

MARAHADOUR

Marc

SELLIER Jean

Directeur général

ADAPEI 44

Directeur général

ADAPEI 49

URIOPSS FARIBEAULT

Olivier

Directeur général

Association Handicap

Anjou

Présidence FEHAP : M. Philippe MAHEUX / Direction FHF : Guillaume CARO

ARS PDL en pilotage annuel au sein du COPIL + en suivi continu

de la feuille de route (CPOM)

4. Le projet de mutualisation : état d’avancement

7

MAPES - 2019

Domaine A Faire déc janv févr mars avr mai juin juil août sept oct nov déc

Bilan général de

l'action

Stratégie Définition du projet

Validation ARS / Instances

RH

Information aux équipes

Préparation fiches de postes nouvelles missions et réactualisation des anciennes

Publication des fiches de postes à recruter X

Recrutements x 3

recrutements en cours

Rencontre professionnelS MARS - Direction X

Mise à disposition fonctionnelle MARS + avenant contrat

X

Entretiens individuels de positionnement dans la nouvelle structure

8

MAPES - 2019

Domaine A Faire déc janv fév mars avr mai juin juil août sept oct nov déc

Bilan général de

l'action

Communication et SIH

Définition du nom de la nouvelle structure

Préparation du chantier Information/Communication

Marché agence de communication

Travail avec Digisanté x

Nouvelle identité graphique x

Nouvelle identité numérique x

Finances Négociation des CPOM avec l'ARS x

Technique et logistique

Equipe Nantes : Installation matérielle et physique

Travaux et

déménagement


9

MAPES - 2019

Domaine A Faire déc janv févr mars avr mai juin juil août sept oct nov déc-

Bilan général de

l'action

Chantiers de fonds

DIM : Organisation d'une prestation externe Marc

hé démarrage prestataire

Poursuite des chantiers actuels et préparation de leurs nouvelles feuilles de route

recrutements

en cours

Certification et fiabilisation des comptes

Information médicale Externalisé

Pilotage analytique et décisionnel recrutement

Contrôle de gestion sociale et CRE recrutement

Investissements et patrimoine

Efficience et développement durable

Statistiques hospitalières

Appui au secteur médico-social

Achats

Préparation des feuilles de routes des nouveaux chantiers

X recrutements pas engagés

Stratégie Réunion du premier COPIL MAPES X X



Poursuite du travail collégial avec l’ARS et la DRFiP

Poursuite des outils existants, notamment la « matrice d’observation des CAC » avec proposition d’ouverture de cet outil aux autres établissements privés certifiés de la région PDL, et de diffusion aux établissements intéressés (à étudier)

Poursuite des ateliers et journées de partage de bonnes pratiques avec les établissements, l’ARS et la DRFiP

Organisation d’ateliers de partages de bonnes pratiques avec le secteur privé

Certification des comptes

Succès du premier numéro

Lancement du travail pour une nouvelle publication en automne 2019

Création d’un groupe de travail pour valoriser l’activité SSR

Amélioration de la diffusion de l’outil en retravaillant ses possibilités de téléchargement, par département, et potentiellement par type d’activités (MCO/SSR)

Statistiques hospitalières

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Poursuite du travail sur les fondamentaux de la comptabilité analytique

Reprise de la dynamique CTR/COPIL

Partage de bonnes pratiques et d’innovation de pilotage

Travail régional sur les tableaux de bord et les bonnes pratiques de cycle de gestion

Pilotage analytique et décisionnel

Sélection d’une dizaine d’établissements à accompagner sur 2019-2020 :

- Sollicitation spontanée de l’établissement

- Accompagnement sur conseil de l’ARS

- Appel à candidature

Accompagnement sur pièce et sur place

Travail de simplification et d’appropriation du Tableau de bord sur le contrôle de gestion social pour l’ensemble des établissements de la région

Appui aux CRE et contrôle de gestion sociale

11

+ poursuite des démarches transversales et historiques comme les formations aux fondamentaux du pilotage budgétaire et financier



Accompagnement individuel des établissements à la préfiguration de leur projet d’investissement: de l’évaluation du besoin, au remplissage du dossier d’autorisation d’investissements, en passant par le suivi de l’opération

Objectif : accompagner au moins 10 établissements par an

Appui aux projets d’investissements

Poursuite du programme d’accompagnement à la cession/valorisation patrimoniale sur la vague 2

Objectif : accompagner au moins 10 établissements par an

Appui à la gestion de patrimoine

12 + organisation de journées thématiques sur les investissements hospitaliers

En Recherche active de recrutement

En Recherche active de recrutement

Publication de l’offre de service concernant l’information médicale

Trois lots publiés : 2 généraux et 1 spécialisé

- Formation

- Accompagnement à la professionnalisation des DIM d’établissements/de territoire

- Appel à candidatures en automne 2019 : 70 000 euros d’accompagnement à répartir entre plusieurs établissements

- DMA SSR :

- Crédits FMESP (+ formations université d’Angers pour les TIM organisée par le Dr. FEIGEL)

Information médicale

Automne 2019 :

- Début des formations TIM à Angers

Hiver 2019-2020

- Début des formations généralistes

- Lancement de l’appel à accompagnements individuels généralistes

Printemps 2020 ?

- Lancement des accompagnements individuels DMA SSR

Commission contractuelle du CHU en septembre 2019

13


Poursuite des programmes d’accompagnement individuels à l’efficience énergétique (CEP – ADEME)

Organisation d’une journée annuelle Efficience et Développement Durable

Organisation de formations généralistes et spécifiques à l’efficience et au développement durable

Accompagnement et relais en région de la campagne de l’observatoire du développement durable de l’ANAP

Travail en cours sur les productions d’outils de pilotage du développement durable en établissements de santé

Efficience et développement durable

Appui au déploiement et à l’appropriation des outils de pilotage et des indicateurs qualités (CPOM, Tableau de bord de la performance ANAP, indicateurs FLASH)

Favoriser l’appropriation, par les ESMS, des réformes en cours (réformes de tarification principalement)

Conseiller,former et outiller les ESMS en analyse financière et gestion de trésorerie

Appui au secteur médico-social

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Rencontre avec l’ANAP (Département diffusion et appropriation) pour caler un plan de charge commun sur les productions nationales à relayer en région

Organisation du plan d’accompagnement DMA SSR

Veille et repérage d’initiatives originales et efficientes à partager en région Pays de la Loire

Veille réglementaire

Appui aux réformes du système de santé

Appui à la formalisation des PAAT, aujourd’hui peu développés avec la réforme des GHT, dans les établissements FEHAP et FHF

Appui au montage de marchés régionaux « H et SSMS »

Appui aux intégrations « H et SSMS » sur certains segments d’achats

Veille, synthèse régionale, benchmark et expertise à disposition des établissements

Achats

15

En recherche active de recrutement


6. La communication

Travail avec l’agence Digisanté, référencée dans le catalogue de prestations du GCS e-santé

Création d’une nouvelle identité visuelle: logo et charte graphique

Création de nouveaux supports et outils de communication:

- Plaquette de présentation de la MAPES

- Présentation newsletter

- Présentation power point

- Signature professionnelle, etc

Création d’un nouveau site internet :

www.mapes-pdl.fr

Mise en ligne à la mi-octobre

16

http://www.mapes-pdl.fr/



7. Les Ressources Humaines

Des compétences rares, difficiles à recruter:

- Investissements / Patrimoine

- Achats

Poursuite active des recherches via les réseaux pour ces postes

De bons recrutements en cours:

- Pilotage analytique et décisionnel

- Contrôle de gestion sociale

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Chargé de mission Chargé de mission Chargé de mission Chargé de mission Chargé de mission Chargé de mission Chargé de mission

Finances et

Patrimoine

Appui aux Projets

d'investissements

Finances et

Développement

Durable

Finances et

Statistiques

Conseiller en

énergie partagé

Finances et Pilotage

décisionnel

Appui aux CRE et

Contrôle de gestion

social

À recruter À recruter Laurent BIZIEN Charlotte BRUGÈRE Yoann LELOUTRE Marlène DUBOIS En cours

Chargé de mission Chargé de mission Chargé de mission

Appui au secteur

médico social et

communication

Appui aux Achats

Appui aux Réformes

du système de

santé

Justine BARLOUIS À recruter Monique COCARD

Présidence

Philippe MAHEUX

Direction

Guillaume CARO

NANTES

ANGERS

Référent information médicale CHU de Nantes

Ressource externalisée (3 cabinets pour les 3 lots publiés)

Assistante Administrative

Joëlle ARNAUD

6. Les Ressources Financières

Plan de financement

initial

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Nature des charges Détails 2019 2020 2021 2022Titre 1 : Charges de personnel 559 419,05 € 564 917,24 € 539 909,35 € 518 845,89 €

Coordination médicale (DIM) 75 558,09 € 76 313,67 € 77 076,81 € 77 847,58 €

Direction 40 354,83 € 40 758,38 € 41 165,96 € 41 577,62 €

Assistance administrative 18 356,12 € 18 539,68 € 18 725,08 € 18 912,33 €

chargé de mission (6) 360 000,00 € 363 600,00 € 367 236,00 € 370 908,36 €

CEP (ADEME) 55 550,00 € 56 105,50 € 26 105,50 €

Stagiaire (4 à cout moyen de 600 euros / mois pour des stages de 4 mois)9 600,00 € 9 600,00 € 9 600,00 € 9 600,00 €

Titre 2 : Charges à caractère médical - € - € - € - €

Titre 3 : Charges à caractère hôtelier et général 436 640,11 € 455 471,51 € 350 427,47 € 208 008,47 €

Prestations intellectuelles et formations PAD, pilotage budgétaire et autres chantiers 35 700,00 € 36 414,00 € 37 142,28 € 37 885,13 €

PMSI 3 000,00 € 3 000,00 € 3 000,00 € 3 000,00 €

Certification des comptes 3 000,00 € 3 000,00 € 3 000,00 € 3 000,00 €

Contrôle de gestion social 3 000,00 € 3 000,00 € 3 000,00 € 3 000,00 €

fonds délégués Programme Gestion patrimoniale 100 000,00 € 100 000,00 € 100 000,00 € 100 000,00 €

fonds délégués Programme DMA SSR (FMESP CDC) 150 000,00 € 150 000,00 € 150 000,00 €

fonds délégués Programme Efficience énergétique (ADEME) 85 000,00 € 100 000,00 €

Autres charges Achats non stockés de matières et fournitures 740,11 € 747,51 € 754,99 € 762,54 €

Equipements bureautiques et informatiques 700,00 € 6 300,00 € 6 300,00 €

Prestations événements 25 500,00 € 26 010,00 € 26 530,20 € 27 060,80 €

Communication (@ et autres) 15 000,00 € 12 000,00 € 12 000,00 € 12 000,00 €

Autres services extérieurs 15 000,00 € 15 000,00 € 15 000,00 € 15 000,00 €

Titre 4 : Charges d'amortissements, de provisions et de dépréciations, financières et exceptionnelles - € - € - € - €

CHARGES INDIRECTES 5% des frais de fonctionnement 49 802,96 € 51 019,44 € 44 516,84 € 36 342,72 €

SOUS TOTAL CHARGES CHUN 1 045 862,12 € 1 071 408,19 € 934 853,66 € 763 197,08 €


Présidence 5 555,00 € 5 610,55 € 5 666,66 € 5 723,32 €



Titre 3 : Charges à caractère hôtelier et général 700,00 € 3 150,00 € 700,00 € 3 150,00 €


SOUS TOTAL CHARGES CLC 195 567,75 € 200 088,58 € 199 483,89 € 204 043,88 €

TOTAL CHARGES CUMULEES 1 241 429,87 € 1 271 496,76 € 1 134 337,55 € 967 240,96 €

CHU de Nantes

Centre Les CAPUCINS

6. Les Ressources Financières

Plan de financement corrigé 2019

19


Coordination médicale (DIM) 25 558,09 € 76 313,67 € 77 076,81 € 77 847,58 €

Direction 40 354,83 € 40 758,38 € 41 165,96 € 41 577,62 €

Assistance administrative 18 356,12 € 18 539,68 € 18 725,08 € 18 912,33 €


CEP (ADEME) 55 550,00 € 56 105,50 € 26 105,50 €

Stagiaire (4 à cout moyen de 600 euros / mois pour des stages de 4 mois)4 800,00 € 9 600,00 € 9 600,00 € 9 600,00 €



Prestations intellectuelles et formations PAD, pilotage budgétaire et autres chantiers 35 700,00 € 36 414,00 € 37 142,28 € 37 885,13 €

PMSI 3 000,00 € 3 000,00 € 3 000,00 € 3 000,00 €

Certification des comptes 3 000,00 € 3 000,00 € 3 000,00 € 3 000,00 €

Contrôle de gestion social 3 000,00 € 3 000,00 € 3 000,00 € 3 000,00 €

fonds délégués Programme Gestion patrimoniale 25 000,00 € 100 000,00 € 100 000,00 € 100 000,00 €

fonds délégués Programme DMA SSR (FMESP CDC) 40 000,00 € 195 000,00 € 195 000,00 €

fonds délégués Programme Efficience énergétique (ADEME) - €

Autres charges Achats non stockés de matières et fournitures 740,11 € 747,51 € 754,99 € 762,54 €

Equipements bureautiques et informatiques 2 000,00 € 6 300,00 € 6 300,00 €

Prestations événements 25 500,00 € 26 010,00 € 26 530,20 € 27 060,80 €

Communication (@ et autres) 22 000,00 € 19 000,00 € 19 000,00 € 19 000,00 €

Autres services extérieurs 15 000,00 € 15 000,00 € 15 000,00 € 15 000,00 €

Titre 4 : Charges d'amortissements, de provisions et de dépréciations, financières et exceptionnelles - € - € - € - €


SOUS TOTAL CHARGES CHUN 587 537,12 € 1 019 748,19 € 988 181,06 € 769 261,75 €


Présidence 5 555,00 € 5 610,55 € 5 666,66 € 5 723,32 €





SOUS TOTAL CHARGES CLC 102 432,75 € 200 088,58 € 200 848,89 € 204 043,88 €

TOTAL CHARGES CUMULEES 689 969,87 € 1 219 836,76 € 1 189 029,95 € 973 305,63 €

CHU de Nantes

Centre Les CAPUCINS

6. Les perspectives CPOM

Objectif CPOM : Décembre 2019

CPOM tripartite :

- ARS PDL

- Centre Les Capucins

- CHU de Nantes

Validation « officielle » des moyens RH et financiers

Fixation des objectifs et des modalités d’actions chantier par chantier, selon le triptyque :

- Accompagnement collectif

- Accompagnement individuel

- Production (outil/benchmark/guide)

20

Calendrier

Proposition d’un prochain COPIL en décembre 2019:

Validation CPOM 2019/2022

Validation Feuille de route 2020

Puis 1 COPIL / an:

Bilan année n

Objectifs année n+1

21

Merci de votre attention !

- www.mapes.fr

Documents

Comité de Pilotage MAPES - Fehap