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COMITÉ INTERINSTITUCIONAL DE CONTROL INTERNO DEL
RISARALDA5 ConversatorioDiciembre, 2010
Se constituye en una herramienta de gestión
que permite dirigir y evaluar el desempeño
2
evaluar el desempeño institucional, en
términos de calidad y satisfacción social en la
prestación de los servicios a cargo de las
entidades.
La Ley 872/03 y su Norma Técnica (NTC GP 1000:2004)adoptada mediante Decreto 4110/2004, la versión 2009 seadopta mediante decreto 4485 de 2009.
Marco Normativo
3
Propende por mejorar el desempeño y lacapacidad de proporcionar productos y/oservicios que respondan a las necesidadesy expectativas de sus clientes.
Promover la adopción de un enfoque
basado en procesos.
Establecer el seguimiento y evaluación al
cumplimiento de los requisitos para
la satisfacción del cliente (percepción del cliente).
Fin
alidad
y Alcan
ce d
e la No
rma
4
la satisfacción del cliente (percepción del cliente).
Motivar la mejora continua, para aumentar la
satisfacción de los clientes
(fomentar la cultura del cambio y la calidad).
Fin
alidad
y Alcan
ce d
e la No
rma
El ciclo PHVA en el SGC
MEJORA CONTINUA DEL SGC
Clientes(y otras partes
Clientes(y otras partes
interesadas)
Responsabilidad de la Dirección
5
partes interesadas)
Requisitos
SatisfacciónMejora Mejora
Continua Continua del SGCdel SGC
ENTRADAS SALIDAS
Gestión de Recursos
Realización del producto o
prestación del servicio
Medición, análisis y
mejora
Producto o servicio
Principios NTC GP 1000:20091.2 Principios de gestión de la calidad para la rama ejecutiva del poder público y otras entidades
a. Enfoque hacia el cliente
b. Liderazgo
c. Participación activa de los servidores
d. Enfoque basado en los procesos
e. Enfoque del sistema para la gestióne. Enfoque del sistema para la gestión
f. Mejora continua
g. Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones
h. Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores de bienes o servicios
i. Coordinación, cooperación y articulaciónj. Transparencia
6
Compatibilidad con otros sistemas
SGC
MECIOtros sistemas
7
MECI
HS (Seguridad y Salud)
Otros sistemas obligatorios
Ambiental
ObjetoObjetoEspecifica los requisitos para un SGC aplicable a una
entidad obligada por la ley 872.
Permite:
Dirigir y evaluar el desempeño institucional en términos de
8
calidad y satisfacción social
Campo de Aplicación
Entidades dentro del alcance de la ley 872 de 2003.
Exclusiones solo capitulo 7
Nuevos términos
� Gestión documental: conjunto de actividadesadministrativas y técnicas tendientes a laplanificación, manejo y organización de ladocumentación producida y recibida por lasentidades, desde su origen hasta su destino final,con el objeto de facilitar su utilización yconservación.
La norma trae una serie de términos ya conocidos en las ISO y otros nuevos que son propios de la función pública
conservación.
� Riesgo: toda posibilidad de ocurrencia de aquellasituación que pueda afectar el desarrollo normalde las funciones de la entidad y el logro de susobjetivos.
� Entidades: entes de la rama ejecutiva del poderpúblico y otros prestadores de servicioscubiertos bajo la Ley 872 de 2003.
9
� Efectividad: medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles. - La medición de la efectividad se denomina en la Ley 872 de 2003 como una medición del impacto –
� Eficacia: grado en el que se realizan las actividades planificadas y sealcanzan los resultados planificados. -La medición de la eficacia sedenomina en la Ley 872 de 2003 como una medición de resultado.-
� Eficiencia: relación entre el resultado alcanzado y los recursosutilizados.utilizados.
� Sistema de Gestión de la Calidad para entidades: Herramienta de
gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el
desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en
la prestación de los servicios a cargo de las entidades. Está enmarcado
en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades.
10
� Estructura de la entidad: Distribución de las diferentesunidades o dependencias con sus correspondientes funcionesgenerales, requeridas para cumplir la función de la entidaddentro del marco de la Constitución y la Ley. - La estructura
organizacional implica establecer responsabilidades, autoridades y
relaciones entre el personal de manera coherente con los procesos y
las estrategias de la entidad.
Función de una entidad: Se entiende como el objeto social o� Función de una entidad: Se entiende como el objeto social ola razón de ser de la entidad.
� Parte interesada: organización, persona o grupo que tiene uninterés en el desempeño de una entidad.
� Servidor público y/o particulares que ejerce funcionespúblicas
11
� Mecanismos de participación ciudadana
� Adquisición de bienes y servicios: cualquier modalidad de
contratación, convenio, concesión o provisión de bienes y/o servicios,
inherentes al cumplimiento de la misión de la entidad
� Selección Objetiva: se refiere a aquella selección en la cual la
escogencia se hace al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los escogencia se hace al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los
fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de
interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva.
� Capacidad de una entidad: aptitud de una entidad, sistema o proceso
para realizar un producto o prestar un servicio que cumple los
requisitos para ese producto o servicio.
12
1.2 Principios de gestión de la calidad para la ramaejecutiva del poder público y otras entidadesprestadoras de servicios
1.1 Generalidades
• Requisitos de Un SGC aplicable a la
rama ejecutiva del poder público y
otras entidades prestadoras de
servicios.
• NTCGP : “Norma Técnica de Calidad
en la Gestión Pública”.
• ISO 9000:2005 y la ISO 9001:2008
sobre gestión de la calidad
1. IN
TR
OD
UC
CIÓ
N
_________________ __ _____________ __ __________
__ __ ______ __ _________
__ __
14
1.3 Compatibilidad con otros sistemas de gestión, de control, normas y políticas
1.3.1 Compatibilidad con el Sistema de Control Interno y de Desarrollo Administrativo
1.3.2 Compatibilidad con otros sistemas de gestión, normas y políticas
1.2 Aclaraciones relativas a la primera actualización de la norma técnica de calidad en la gestión pública
1. IN
TR
OD
UC
CIÓ
N
2.1 Objeto
2. O
BJE
TO
Y C
AM
PO
• Especifica los requisitos para un SGC
aplicable a
entidades a que se refiere la Ley 872 de
2003,
• Los requisitos de esta norma deben
ser aplicados en conjunto con las
disposiciones
legales propias de la naturaleza de
cada entidad
2.2 Aplicación
2. O
BJE
TO
Y C
AM
PO
15
Las exclusiones, están restringidas a los
requisitos expresados en el Capítulo 7, y
tales exclusiones no deben afectar la
capacidad o responsabilidad de la entidad
para proporcionar productos y/o servicios
que cumplan con los requisitos del cliente
y los legales que le son aplicables.
Presenta 58 definiciones
3. T
ÉR
MIN
OS
Y D
EF
INIC
ION
ES
3. T
ÉR
MIN
OS
Y D
EF
INIC
ION
ES
16
4.1REQUISITOS GENERALES(Incluye el elemento deriesgos)
4. S
IST
EM
A D
E G
ES
TIÓ
N D
E C
AL
IDA
D
• Procesos
•Secuencia e interacción
•Operación y control
•Recursos e información
•Acciones de mejora
•Medir, analizar y monitoreo
•Riesgos
4.2 GESTIÓN DOCUMENTAL4.2.1 Generalidades4.2.2 Manual de calidad4.2.3 Control de documentos(Ley 594 de 2000).4.2.4 Control de registros(Ley 594 de 2000).
17
4. S
IST
EM
A D
E G
ES
TIÓ
N D
E C
AL
IDA
D
5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN(servidores públicos)
5.2 ENFOQUE AL CLIENTE
5.3 POLÍTICA DE CALIDAD(Plan de desarrollo, los planes sectoriales yde desarrollo administrativo, el sistema decontrol interno y los planes estratégicos
5. R
ES
PO
NS
AB
ILID
AD
DE
LA
DIR
EC
CIÓ
N
• Compromiso requisitos
•Mejoramiento continuo
•Comunicada y entendida
•Revisada
•Marco referencia Objetivos
•Adecuada al propósitocontrol interno y los planes estratégicosestablecidos)
5.4 PLANIFICACIÓN5.4.1 Objetivos de la calidad5.4.2 Planificación del SGC
5. R
ES
PO
NS
AB
ILID
AD
DE
LA
DIR
EC
CIÓ
N
•Adecuada al propósito
•Coherencia Plan de
desarrollo, planes
sectoriales, SCI y plan
estratégico
18
5.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD YCOMUNICACIÓN5.5.1 Responsabilidad y autoridad5.5.2 Representante de la dirección5.5.3 Comunicación interna
5.6 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN5.6.1 Generalidades(eficacia, eficiencia y efectividad)
5. R
ES
PO
NS
AB
ILID
AD
DE
LA
DIR
EC
CIÓ
N
ENTRADAS•Auditorias
•Retroalimentación cliente(eficacia, eficiencia y efectividad)(La revisión debe realizarse por lo menos una vez al año)
5.6.2 Información para la revisión(Riesgos identificados para la entidad)
5.6.3 Resultados de la revisión(Mejora de la eficacia, eficiencia y efectividad)
5. R
ES
PO
NS
AB
ILID
AD
DE
LA
DIR
EC
CIÓ
N
•Retroalimentación cliente
•Desempeño Procesos
•Estado AC y AP
•Revisiones previas
•Cambios del SGC
•Mejoras
•Riesgos
SALIDAS•Mejora eficacia, eficiencia y
efectividad SGC
•Mejora producto o servicios
•Necesidad de recursos19
6.1 PROVISIÓN DE RECURSOS(Implementar y mantener el sistema de gestión de lacalidad y mejorar continuamente su eficacia,eficiencia y efectividad)
6.2 TALENTO HUMANO6.2.1 Generalidades(Servidores públicos y/o particulares que ejercenfunciones públicas)
6. G
ES
TIÓ
N D
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OS
RE
CU
RS
OS
• Educación
•Formación
•Experienciafunciones públicas)
6.2.2 Competencia, toma de conciencia yformación
6.3 INFRAESTRUCTURA
6.4 AMBIENTE DE TRABAJO6. G
ES
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N D
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OS
RE
CU
RS
OS
•Experiencia
•Habilidades
20
7.1 PLANIFICACIÓN DE LAREALIZACIÓN DEL PRODUCTO OPRESTACIÓN DEL SERVICIO
7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON
RE
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IZA
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N D
EL
PR
OD
UC
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PR
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TAC
IÓN
DE
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VIC
IO• Objetivos
•Requisitos
•Procesos y documentos
•Recursos
•Verificación, validación,
seguimiento, medición,
inspección y ensayo/prueba
•registros
REQUISITOS•Cliente7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON
EL CLIENTE7.2.1 Determinación de los requisitosrelacionados con el producto y/o servicio
7.2.2 Revisión de los requisitosrelacionados con el producto y/oservicio
7.2.3 Comunicación con el cliente(mecanismos de participación ciudadana)7.
R
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AC
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RO
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CT
O O
P
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STA
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N D
EL
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RV
ICIO
•Cliente
•Legales
•Implícitos
•De la entidad
COMUNICACION•Información del
producto o servicios
•Contratos
•Quejas y Reclamos
•Participación
ciudadana
21
7.3 DISEÑO Y DESARROLLO7.3.1 Planificación del diseño y desarrollo7.3.2 Elementos de entrada para el diseño y
desarrollo7.3.3 Resultados del diseño y desarrollo7.3.4 Revisión del diseño y desarrollo7.3.5 Verificación del diseño y desarrollo7.3.6 Validación del diseño y desarrollo7.3.7 Control de los cambios del diseño y
desarrollo
RE
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UC
TO
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PR
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TAC
IÓN
DE
L S
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VIC
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desarrollo
7.
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EL
PR
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TO
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PR
ES
TAC
IÓN
DE
L S
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VIC
IO
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7.4 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS7.4.1 Proceso de adquisición de bienes y servicios(Requisitos especificados en los pliegos de condiciones o en
las disposiciones aplicables)
7.4.2 Información para la adquisición de bienes y servicios(Pliegos de condiciones o en las disposiciones aplicables)
7.4.3 Verificación de los productos y/o servicios adquiridos
(Inspección u otras actividades para asegurarse de que
RE
AL
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EL
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OD
UC
TO
O
PR
ES
TAC
IÓN
DE
L S
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VIC
IO PROVEEDORES•Selección
Objetiva
•Evaluación
Ley 80/1993
Ley 1150/2007
(Inspección u otras actividades para asegurarse de que
cumple con lo especificado en los pliegos de condiciones o
en las disposiciones aplicables)
(Cuando la entidad o su cliente quieran llevar a cabo la
verificación en las instalaciones del proveedor, la entidad
debe establecer en los pliegos de condiciones o en las
disposiciones aplicables)
7.
RE
AL
IZA
CIÓ
N D
EL
PR
OD
UC
TO
O
PR
ES
TAC
IÓN
DE
L S
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VIC
IO
23
7.5 PRODUCCIÓN YPRESTACIÓN DEL SERVICIO7.5.1 Control de la producción y dela prestación del servicio(Los riesgos de mayor probabilidad e impacto)
7.5.2 Validación de los procesosde la producción y de la prestacióndel servicio7.5.3 Identificación y trazabilidad7.5.4 Propiedad del cliente
RE
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TAC
IÓN
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VIC
IOTRAZABILIDADSeguir historia, aplicación o
localización del producto
PROPIEDAD CLIENTE•Identificar
•Verificar
•Proteger
•Salvaguardar
PRESERVACIÓN DEL PRODUCTO•Identificación
•Manipulación7.5.4 Propiedad del cliente7.5.5 Preservación del productoy/o servicio.
7.
RE
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PR
OD
UC
TO
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PR
ES
TAC
IÓN
DE
L S
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VIC
IO
7.6 CONTROL DE LOS EQUIPOS DESEGUIMIENTO Y DE MEDICIÓN.
EQUIPOS DE MEDICIÓN•Calibrar y/o
verificar
•Ajustar o
reajustar
•Identificar
•Proteger
•Manipulación
•Embalaje
•Almacenamiento
•Protección
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8.1 GENERALIDADES(Mejorar continuamente la eficacia, eficienciay efectividad del sistema de gestión de lacalidad)
8. M
ED
ICIÓ
N, A
NÁ
LIS
IS Y
ME
JOR
A
8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN8.2.1 Satisfacción del cliente8.2.2 Auditoría interna(Se ha implementado y se mantiene de maneraeficaz, eficiente y efectiva)
•Conformidad
producto/servicio
•Conformidad SGC
•Eficacia, eficiencia y
efectividad del SGC
8. M
ED
ICIÓ
N, A
NÁ
LIS
IS Y
ME
JOR
A
8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos(Debe facilitar el seguimiento por parte de los clientes y las partes interesadas, y los resultados pertinentes deben estar disponibles y ser difundidos en las páginas electrónicas, cuando se cuente con ellas.)
8.2.4 Seguimiento y medición del producto y/o servicio 25
8.3 CONTROL DEL PRODUCTOY/O SERVICIO NO CONFORME
8. M
ED
ICIÓ
N, A
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JOR
A
8.4 ANÁLISIS DE DATOS(incluir datos generados por el resultadodel seguimiento y medición)
•Reprocesar
•Reclasificar
•Conceder
•Rechazar
•Satisfacción del cliente
•Conformidad requisitos P&S
•Características y tendencias
de los procesos y P&S
•Proveedores
8.5 MEJORA
8.5.1 Mejora continua(Mejorar continuamente la eficacia, eficiencia yefectividad del sistema de gestión de lacalidad)
8.5.2 Acción correctiva8.5.3 Acción preventiva
8. M
ED
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N, A
NÁ
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IS Y
ME
JOR
A
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Qué hay de nuevo en la versión 2009?
� No incluye nuevos requisitos ni reduce los de la versión 2004
� Aclara los requisitos existentes en la primera edición de la norma
(basados en la versión 2008 de la norma NTC-ISO 9001, la versión
2005 de la norma NTC-ISO 9000 y en las lecciones aprendidas durante
un primer periodo de uso de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión
Pública)Pública)
� Demuestra la compatibilidad entre el Sistema de Gestión de la Calidad
y el Sistema de Control Interno, resaltando los elementos comunes
entre los dos sistemas.
� Incluye recuadros con orientaciones y recomendaciones sobre los
aspectos comunes de los dos sistemas, los cuales se ilustran con el fin
de promover su implementación de forma que se evite duplicar
esfuerzos
27
Estructura de las tablas con orientaciones sobre los elementos comunes
Nombre de la sección Contenido
Modelo Estándar de Control Interno Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública
Subsistema, componente o elemento del Modelo
Estándar de Control Interno para el cual se ha
identificado que existen aspectos comunes con el
requisito de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión
Pública inmediatamente anterior.
Identificación del numeral en donde se encuentra el requisito
de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública
correspondiente al aspecto común identificado.
Intencionalidad del Modelo Estándar de Control Interno
Finalidad general del Subsistema, componente o elemento
específico bajo la perspectiva del Sistema de Control Interno.
Intencionalidad de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública
Propósito general del requisito específico de la Norma
Técnica de Calidad en la Gestión Pública bajo la perspectiva
del Sistema de Gestión de la Calidad.
Aspectos comunes
Orientación sobre particularidades que son aplicables a los
dos sistemas y que es recomendable articular y trabajar de
manera unificada. Esta orientación se da para los numerales
y requisitos de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión
Pública y subsiste
28Su inclusión no ha sido concebida para su uso en certificación y no se debe considerar que
dichas orientaciones son requisitos de la NTCGP 1000.
� Ajustes de acuerdo a la versión 2008 de la norma NTC-ISO 9001 y la NTC ISO 9000:2005,Precisiones relativas a:
• Compatibilidad con otros sistemas de gestión y control
• Nuevas definiciones y precisión de algunas ya existentes
• El alcance que debe tener el SGC (todos los procesos
misionales)
• Medición de la eficacia, eficiencia y efectividad en los • Medición de la eficacia, eficiencia y efectividad en los
procesos
• Actualización de anexos (Análisis comparativo con otros
Sistemas de Gestión)
• Orientaciones sobre los elementos comunes entre el SGC y
MECI.
29
JUNTOS FORTALECEMOS EL CONTROL INTERNO
CICIR CICIR 2010
INSCRIPCIONES: