7/15/2015Direccin1Comits, equipos y toma grupal de decisiones*DireccinAutor(es): ARROYO CRISTOBAL JosephGRAJEDA LEN AmyOSCCO CERNA santiago

7/16/2015[Nombre del proyecto]2IntroduccinObjetivo Explicar la naturaleza de diversos tipos de comits.Sealar las razones para la formacin de grupos y comits, su empleo en la toma de decisiones.Exponer las desventajas de los comits, en la toma de decisiones.

7/16/2015[Nombre del proyecto]23Orden del daGeneralidadesNaturaleza de los comitsRazones del empleo de comitsDesventajas de lo ComitsEl ejecutivo plural y el consejo de administracinMal uso de los comitsOperacin exitosa de los comitsEquiposOtros grupos en administracinResumen7/16/2015[Nombre del proyecto]4GeneralidadesComit: recurso de la organizacinUn comit es un conjunto de personas encargado como grupo de un asunto.Los comits son una realidad de la vida organizacional.Los reuniones de comits sirven para el propsito indicado, cuando son conducidas debidamente, resultando una mayor motivacin, ms atinada solucin de problemas y mayor produccin.

7/16/2015[Nombre del proyecto]5Naturaleza de los comits Procesos grupales en los comits- Los grupos pasan por cuatro etapas.- Las funciones que cumplen las personas en los comits son muy especficas. Algunas intentan alentar a las dems a contribuir, otras son seguidores y algunas intentan coordinar las acciones del grupo o negociar cuando surgen conflictos.FormacinTormentaReglamentacinDesempeo7/16/2015[Nombre del proyecto]Naturaleza de los comits Funciones y grado de formalidad de los comits- Un comit puede ser de lnea de staff, dependiendo de su autoridad. Comit plural o comit de lnea, si su autoridad implica la toma de decisiones que afectaran a los empleados. Comit staff, si su relacin de autoridad con un superior es de asesora.- Los comits tambin pueden ser formales o informales.Si se les establece como parte de la estructura organizacional, con deberes y autoridad especficamente delegados, son formales.Los comits informales se organizan sin que se les delegue autoridad para que realicen acciones de anlisis grupal o de decisin grupal sobre un problema en particular.- Los comits tambin pueden ser relativamente permanentes o temporales.6

7/16/2015[Nombre del proyecto]Naturaleza de los comits Empleo de comits en diferentes organizaciones- En todo tipo de organizaciones se hace un amplio uso de comits.- En el sector educativo, es comn que la autoridad de rectores y directores administrativos de facultades universitarias se vea restringida por la existencia de toda suerte de comits, en inters de la libertad acadmica y en respuesta al recelo que suele causar en estos medios el poder administrativo.- Ocasionalmente, la direccin de una empresa es ejercida por un comit administrativo, no por un presidente.7

7/16/2015[Nombre del proyecto]Razones del empleo de comitsLas razones de su existencia va ms all del deseo de promover la participacin grupal. Tambin en organizaciones autoritarias, se hace un amplio uso de comits.Deliberacin y criterios grupalesUna de las ventajas de la deliberacin y los criterios grupales, es la discusin de ideas y el examen de un asunto con la intervencin de todos los participantes, contribuyendo al aclaramiento de problemas y al desarrollo de nuevas ideas.Temor al exceso de autoridad en una sola personaEs frecuente que las principales polticas sean diseadas por comits, debido en parte a la resistencia a ceder a un solo individuo toda la autoridad sobre decisiones tan importantes.Representacin de grupos interesadosCuando los ejecutivos enfrentan problemas internos que involucran a administradores y especialistas de varios departamentos y actividades, pueden optar por elegir a los miembros de comits en tal forma que las partes interesadas queden representadas.87/16/2015[Nombre del proyecto]Razones del empleo de comitsCoordinacin de departamentos, planes y polticasLos comits son muy tiles para coordinar actividades entre varias unidades organizacionales.Tambin lo son para coordinar e instrumentar planes y polticas.Transmisin y compartimiento de informacinMediante la comunicacin verbal directa se aclaran mejor todas las confusiones que a travs de memorndums.Consolidacin de la autoridadUno de los medios para resolver problemas es remitirlos a niveles superiores en la jerarqua hasta que lleguen al punto donde reside la autoridad implicada.Sin embargo, se puede establecer un comit de propsito especial para el estudio del problema, la obtencin de un acuerdo y la aplicacin de la autoridad combinada de sus miembros para aprobar la peticin.97/16/2015[Nombre del proyecto]Razones del empleo de comitsMotivacin mediante la participacinLos comits permiten una amplia participacin en la toma de decisiones.Es comn que las personas que intervienen en la planeacin de un programa o en la toma de una decisin se muestren mas entusiastas tanto en su aceptacin como en su ejecucin.Elucin de accionesEn ocasiones los administradores crean comits para eludir acciones.Crear un comit es uno de los medios mas eficaces para retrasar la decisin de un problema o incluso posponer indefinidamente.10

7/16/2015[Nombre del proyecto]11Desventajas de los comitsAlto costo en tiempo y dineroEs probable que la discusin se prolongue ya que el comit debe llegar a una decisin unnime o casi.Tambin el costo que representa para la compaa la prdida de tiempo de los ejecutivos, tiempo que de otra manera se habra dedicado a importantes deberes.Negociacin del mnimo comn denominadorSi surgen diferencias de opinin, el punto en el cual coinciden todos o la mayora de los miembros del comit tiende a ser el mnimo comn denominador.Existe el peligro de que los grupos pretendan llegar a conclusiones con las que estn de acuerdo todos sus miembros a causa de la cortesa, el respeto mutuo y la humildad.IndecisinLa discusin de temas perifricos o tangenciales impiden que el comit llegue a acuerdos sobre el tema oficial a discusin.7/16/2015[Nombre del proyecto]Desventajas de los comits12Tendencia a la autodestructividadLa imposibilidad de decidir puede darle a una persona adoptar una actitud dominante y obligar al comit a adoptar como propia una decisin impuesta.Dispersin de la responsabilidadCuando a un grupo se le delega autoridad para estudiar un problema, hacer propuestas o tomar una decisin, la autoridad se dispersa en el grupo.La dispersin de la autoridad lleva a que nadie adopte una responsabilidad personal sobre las acciones que el grupo emprenda.Tirana de unos cuantosSe ofrecen conclusiones para que unos cuantos miembros del grupo impongan su voluntad sobre la mayora ejerciendo una indeseable tirana sobre los dems.

7/16/2015[Nombre del proyecto]13El ejecutivo plural y el consejo de administracinCiertos grupos reciben la autoridad para tomar decisiones y desempear una o la totalidad de las funciones administrativas.A este tipo de comits se les conoce como ejecutivo plural. Ej: El consejo de administracin.Autoridad del consejo de administracinEs comn que por lo general es solo un ejecutivo el que toma las decisiones.Papel del ejecutivo plural en la elaboracin de polticasEl ejecutivo plural participa habitualmente en el campo de la estrategia o elaboracin de polticas.Tambin participan en el control, ya que as comprobaran de que los hechos responden a las decisiones.Papel del ejecutivo plural en la ejecucin de polticasLa ejecucin de polticas se refiere a la conduccin diaria de los asuntos de la compaa.La atribucin de las polticas es atribucin de los administradores.7/16/2015[Nombre del proyecto]MAL USO DE LOS COMITSLas cinco siguientes modalidades de abuso deben evitarse en la creacin y operacin de los comits.7/16/2015[Nombre del proyecto]En Reemplazo de un administradorPara que la toma de decisiones sea precisa, clara y pronta y este sujeta a una responsabilidad incuestionable, lo mejor es que sea ejercida por un individuo.Casi todos los comits empresariales funcionan de esta manera, de modo que la toma de decisiones y la administracin reales recaen en los ejecutivos de lnea a cuyas ordenes responden.7/16/2015[Nombre del proyecto]Para propsito de estudio o investigacinUn grupo de personas difcilmente puede encargarse colectivamente de la realizacin de un estudio o investigacin, aunque puede sopesar y criticar los resultados de actividades de ese tipo.

7/16/2015[Nombre del proyecto]Para decisiones sin importanciaAun cuando a un comit solo se le otorgue autoridad de asesora.A ningn especialista o administrador inteligente le servir de nada que un grupo delibere extensamente sobre temas triviales.7/16/2015[Nombre del proyecto]Para decisiones ajenas a la autoridad de los participantesAlguna veces cuando los ejecutivos con autoridad pertinente no puedan asistir a reuniones de comits envan a sus subordinados.A los cuales, sin embargo, no les delegan expresamente la autoridad de tomar decisiones o dudaran en comprometer a sus superiores.7/16/2015[Nombre del proyecto]Para consolidad una autoridad divididaUna de las desventajas de la departamentalizacin es que la autoridad se delega en tal grado que en ciertos casos nadie, excepto el director general, dispone de la autoridad suficiente para la ejecucin de las acciones.El problema de la autoridad dividida puede resolverse modificando la estructura organizacional o mediante la delegacin de autoridad.7/16/2015[Nombre del proyecto]OPERACIN EXITOSA DE LOS COMITSLos siguientes principios pueden ser de utilidad para los administradores a fin de eliminar alguna de las desventajas de los comits.7/16/2015[Nombre del proyecto]AutoridadLa autoridad de un comit debe ser lo mas explicita posible para que sus miembros sepan si es su responsabilidad tomar decisiones, presentar propuestas o sencillamente deliberar y ofrecerle ideas al presidente del comit sobre cierto tema.7/16/2015[Nombre del proyecto]Numero de IntegrantesEl numero de integrantes de un comit es muy importante.La complejidad de las interrelaciones se incrementa enormemente cuando aumenta el numero de integrantes del grupo.7/16/2015[Nombre del proyecto]MembresaLos miembros deben se cuidadosamente seleccionados.Deben ser representativos de los intereses que supuestamente debern promover.Deben poseer la autoridad requerida y la capacidad de desempearse aceptablemente en grupos.Deben ser capaces de comunicarse adecuadamente y de obtener decisiones grupales mediante la integracin.7/16/2015[Nombre del proyecto]AsuntoEl asunto de trabajo debe seleccionarse cuidadosamente, que sean susceptibles de ser manejados en una discusin grupal.Los comits sern mas efectivos si se hacen circular entre sus miembros un temario u orden del da en informacin pertinente, a fin de que estos puedan estudiar el tema de la reunin con anterioridad.7/16/2015[Nombre del proyecto]El PresidenteLa seleccin del presidente es crucial para una reunin eficaz.Evita la perdida de Tiempo, prepara el orden del da, se encarga de comprobar que los miembros dispongan con anticipacin de resultados de investigaciones, formula propuestas especificas de discusin y conduce eficazmente la reunin.El Presidente determina el ambiente de la junta, integra ideas y evita que la discusin se desve.7/16/2015[Nombre del proyecto]MinutasEs frecuente que, al concluir una reunin, quienes participaron en ella tengan interpretaciones diferentes acerca de los acuerdos alcanzados en ella.Por ello, se debe realizar cuidadosas minutas de la reunin y circular en borrador para efectos de correccin o modificacin antes de que el comit apruebe la versin definitiva.7/16/2015[Nombre del proyecto]Eficiencia de costosUn comit debe justificar sus costos.Puede ser difcil cuantificar los beneficios especialmente cuando se trata de factores intangibles como la moral de los participantes.Sin embargo, un comit solo puede justificarse si sus costos se ven compensados por beneficios tangibles e intangibles.7/16/2015[Nombre del proyecto]EQUIPOSUn equipo se compone de cierto numero de personas dotadas de facultades para el cumplimiento de metas grupales.Numero reducido de personas con habilidades complementarias comprometidas con un propsito comn, una serie de metas de desempeo y un mtodo de trabajo del cual todas ellas son mutuamente responsables7/16/2015[Nombre del proyecto]Existen diferentes tipos de equipos. La funcin de algunos de ellos es hacer propuestas, otros dispones de autoridad para tomar decisiones y otros se encargan incluso de la direccin de operaciones.La razn de la existencia es la solucin de problemas, mientras que otros participan en actividades interfuncionales de reas como diseo, comercializacin, finanzas, manufactura, personal, etctera.7/16/2015[Nombre del proyecto]Formacin de EquiposLos miembros de un equipo deben estar convencidos del valor, significacin y urgencia del propsito del equipo.Se les debe seleccionar de acuerdo con las habilidades requeridas para el cumplimiento del propsito.Debe contener una mezcla de habilidades tales como: habilidades tcnicas, habilidades para la solucin de problemas y toma de decisiones y habilidad para las relaciones humanas.

7/16/2015[Nombre del proyecto]Equipo Auto dirigidoSon equipos integrados por personas con las habilidades necesarias para la realizacin relativamente completa de una tarea. Un equipo de esta clase puede disponer de autoridad para determinar que se debe hacer, como se le har, cuando se le debe terminar y quien lo har. Cuando el equipo posee un alto grado de autoridad, se le denomina equipo de alto desempeo o incluso superquipo.7/16/2015[Nombre del proyecto]OTROS GRUPOS EN ADMINISTRACIONA Parte de los comits existen equipos, juntas, fuerzas de tarea y sesiones de negociacin, todos los cuales implican actividades grupales.Un grupo se define como la congregacin de dos o mas personas que actan interdependientemente y de manera uniforme en pro del cumplimiento de metas comunes.Las metas pueden corresponder a tareas especificas, aunque tambin puede significar que la gente comparte preocupaciones o valores comunes o una ideologa.7/16/2015[Nombre del proyecto]Caractersticas de los GruposSus miembros comparten una o mas metas comunes.Normalmente requieren de la interaccin y comunicacin entre sus miembros.Cada miembro debe asumir ciertas funciones.Los grupos forman parte por lo general de un grupo mayor.Desarrollan normas.7/16/2015[Nombre del proyecto]El Grupo de EnfoqueEJMA clientes reales o poteciaes reunidos e grupos se les pide comentar un producto o servicio antes de emprender investigaciones a gran escala los comentarios se graban o se toman notas sobre ellos 7/16/2015[Nombre del proyecto]El Grupo de EnfoqueEJMDespues se analizan las respuestas para determinar las actitudes de los clientes respecto de su percepcin del producto o reservorio o el grado de satisfaccin que este le brinda

7/16/2015[Nombre del proyecto]Funciones y Ventajas de los GruposSon potentes en la modificacin de conductas, actitudes y valores y en el disciplinamiento de sus miembros.Miembros con diversos antecedentes pueden aportar diferentes perspectivas al proceso de toma de decisiones esto no significa , sin embargo que las decisiones grupales siempre sean mejores que las decisiones individuales

7/16/2015[Nombre del proyecto]Funciones y Ventajas de los GruposLos grupos tambien ofrecen ventajas a los individuos . Brindan satisfaccion sociala sus miembros , lo mismo que una sensacin de pertenecia 7/16/2015[Nombre del proyecto]