Como concluir o projeto com sucesso?

Carlos Henrique Santos da Silva, M.Sc., PMP

Coordenador de Informática da PGM do Rio de Janeiro

Carlos Henrique Santos da Silva

Mestre em Informática – Sistemas da Informação – UFRJ/IM Project Management Professional (PMP) - PMI

Pós-Graduado em Análise, Projeto e Gerência de Sistemas – PUC Pós-Graduado em Engenharia de Sistemas de Computação – UNESA Pós-Graduado em Gerência de Sistemas Cliente/Servidor – UFRJ Master in Project Management (MPM) - FIRJAN Certificado em Delphi e Project Management – Brainbench

Membro do Project Management Institute (PMI) Membro da Sociedade Brasileira de Computação (SBC)

Coordenador de Informática da PGM (Gerente Funcional da IplanRio )

Objetivo

Apresentar uma abordagem de boas práticas em gerenciamento de projetos baseadas nos conceitos do PMBoK (Project Management Body of Knowledge) do PMI (Project Management Institute) e em experiências pessoais com desenvolvimento de software.

Sumário

Introdução Project Management Institute - PMI Cenário Atual Conceitos Fundamentais Por que os Projetos Fracassam? Guia de Conhecimento em Ger. de Projetos (PMBoK) Dicas para o Sucesso do Projeto Conclusão Referências Bibliográficas Perguntas

Cenário Atual

Globalização

Novas tecnologias surgem a todo momento

Alta complexidade – escalabilidade, confiabilidade, arquiteturas heterogêneas, integração sistêmica, …

Dependência cada vez maior da TI

Mudanças freqüentes nos sistemas, para atender demandas de negócios

Exigência de resposta rápida às mudanças

Curto tempo de vida dos produtos

Clientes mais exigentes

Mercado

U$38 bilhões foram perdidos em projetos não entregues. U$17 bilhões são custos acima do previsto nos projetos.

15% dos projetos terminam sem entregar resultados. 66% dos projetos foram considerados não atendendo às

necessidades dos usuários: tempo, custo, funcionalidade

Fonte: The Standish Group International - CHAOS Report 2003

18% dos projetos terminam sem entregar resultados. 53% dos projetos foram considerados não atendendo às

necessidades dos usuários: tempo, custo, funcionalidade

Fonte: The Standish Group International - CHAOS Report 2004

Project Management Institute - PMI

Organização essencialmente desenvolvida pelo serviço voluntário;

Instituição sem fins lucrativos, presentes em 263 cidades de 125 países por meio de seções regionais;

O Brasil é o 3º país com maior nº de Chapters Congrega mais de 170.000 profissionais de

gerenciamento de projetos no mundo (mar/2005); Mantém 30 SIGs – Specific Interest Groups PMBoK – Project Management Body of Knowledge Guide Certificação PMP (Project Management Professional) Divulgação de conhecimento e práticas de gerenciamento

de projetos e valorização profissional.

Conceitos Fundamentais

Projeto Stakeholders Gerenciamento de Projetos Por que Gerenciar Projetos? Sucesso em Gerenciamento de Projetos

Projeto

Definição: é um empreendimento temporário; com início e fim definidos; que se destina a atingir um produto ou serviço único;

Características: seqüência clara e lógica de eventos; elaboração progressiva; sendo conduzido por pessoas; dentro de parâmetros predefinidos de prazo, custo,

recursos envolvidos e qualidade.

Stakeholders

São indivíduos e organizações diretamente envolvidos no projeto; aqueles cujos interesses podem ser afetados, de

forma positiva ou negativa, com o projeto.

Principais stakeholders: gerente do projeto; equipe do projeto; cliente; executor; fornecedores, ...

Gerenciamento de Projetos

Aplicação de conhecimentos, talentos, técnicas e ferramentas às atividades de um projeto. Visa satisfazer os desejos e expectativas dos stakeholders

do projeto. Requisitos identificados (necessidades) vs os não

identificados (expectativas). Escopo x Tempo x Custo x Qualidade.

Por que gerenciar Projetos?

Para evitar surpresas durante a execução dos trabalhos Para antecipar riscos e situações desfavoráveis que

poderão ser encontradas Para facilitar e orientar as revisões do projeto Para otimizar a alocação de pessoas, equipamentos e

materiais Para documentar e facilitar estimativas para futuros

projetos Para aumentar o controle gerencial Para agilizar as tomadas de decisões

Sucesso em Gerenciamento de Projetos

O trabalho do projeto foi cumprido de acordo com o prazo e o orçamento planejados

Os produtos do projeto foram entregues ao cliente com o nível de qualidade desejada

Os resultados globais foram cumpridos

Os stakeholders estão satisfeitos com o modo como o projeto foi administrado e com os resultados apresentados

O projeto e o cliente podem ser utilizados como referência

Fatores que contribuem para o Sucesso

Acompanhamento adequado da alta administração Planejamento efetivo no início Autoridade e responsabilidades delegadas Sistema eficiente de monitoração, avaliação e controle Planejamento eficaz de contingências Participação intensa da equipe de projetos Objetivos realistas quanto ao custo e a programação Compromisso do cliente no projeto Compromisso do gerente de projetos Sistema adequado de informações gerenciais

Por que os projetos fracassam?

Metas e objetivos mal estabelecidos Muitas atividades e pouco tempo para realizá-las Informações insuficientes ou inadequadas Tempo insuficiente para planejamento Os produtos finais não estavam bem definidos Cronogramas não realistas Padrões de trabalho não foram estabelecidos Expectativas não alinhadas com a realidade Má relação com os stakeholders do projeto Planejamento insuficiente Falta de participação da equipe na tomada de decisões O projeto baseado no feeling dos envolvidos

Por que os projetos fracassam? (continuação)

Pouca compreensão da complexidade do projeto; As estimativas financeiras são pobres e incompletas; O sistema de controle é inadequado; O projeto não teve um gerente de projeto, ou teve vários; Treinamento e capacitação inadequados; Falta de alinhamento com os objetivos estratégicos da

organização; Falta de liderança do gerente de projetos; Falta de gerenciamento das mudanças; Não gerenciamento das expectativas dos stakeholders;

Tripé Básico da Gestão

Processos e Metodologias

Pessoas Capacitadas Ferramentas e Tecnologia

Áreas do Conhecimento do PMBoK

Escopo

Prazo Qualidade

Custo

Risco

RH

Comunicação

Aquisição

Integração

Grupos de Processos de GP

Controle

Planejamento

Encerramento

Execução

Inicialização

Inicialização

Desenvolver Termo de Abertura do Projeto Aprovação Formal Nomear o Gerente do Projeto

Desenvolver Declaração de Escopo Preliminar Documentação da definição do projeto – Ponto de partida

Planejamento

Escopo Planejamento do escopo Definição do escopo e elaboração da WBS

Prazo Elaboração do cronograma (definição de atividades,

sequenciamento, duração, recursos e restrições) Custo

Estimar custos e preparar orçamentos Riscos

Plano de gerenciamento dos riscos Identificação, análise e plano de resposta aos riscos

Planejamento (continuação)

Qualidade Planejamento da qualidade

Recursos Humanos Planejamento de recursos humanos

Aquisições Planejar compras e aquisições Planejar contratações

Comunicações Planejamento das comunicações

Integração Plano de gerenciamento do projeto

Execução

Integração Orientar e gerenciar a execução

Qualidade Garantia da qualidade

Recursos Humanos Contratar e mobilizar a equipe do projeto Desenvolver a equipe do projeto

Aquisições Solicitar resposta de fornecedores Selecionar fornecedores

Comunicações Distribuição das informações

Controle

Integração Monitorar e controlar o trabalho Controle integrado das mudanças

Escopo Verificação do escopo

Recursos Humanos Gerenciar a equipe do projeto

Comunicações Relatório de desempenho Gerenciar as partes interessadas

Aquisições Administração do contrato

Controle escopo, cronograma, custos, qualidade e riscos

Encerramento

Encerramento do contrato

Encerramento do projeto Lições Aprendidas Coleta

Consolidação Disponibilização Divulgação

Arquivamento da documentação Registros históricos

Aprender com a própria experiência erros e acertos

Dicas para o sucesso do Projeto

Atente para: objetivos do projeto; relações com os clientes e objetivos da organização

Faça um planejamento efetivo no início do projeto Desenvolva um senso de comprometimento em toda a equipe Desenvolva estimativas de custo, prazos e qualidades realistas Desenvolva alternativas em antecedência aos problemas Mantenha as modificações sob controle Adote processos e formulários padronizados A comunicação efetiva é essencial A equipe do projeto é fundamental Evite um número excessivo de relatórios e análises Realize um encerramento bem documentado e organizado

Conclusão

Gerenciamento de projetos é uma abordagem de pensar e agir

Gerenciar todos os aspectos de um projeto garante maiores chances de sucesso do mesmo

Bases de gerenciamento vão além do cronograma Os planos, os relatórios e as reuniões com a equipe não

garantirão, sozinhos, o sucesso do projeto Gerenciamento de riscos, mudanças e comunicação é

importantíssimo As pessoas, e não os números, são as que fazem o

projeto “acontecer”

Referências Bibliográficas

Project Management Institute; Project Management Body of Knowledge Guide (PMBok Guide) – 3ª Edição. Newton Square: Project Management Institute, 2004.

Kerzner, Harold; Gestão de Projetos: as melhores práticas – Porto Alegre: Bookman, 2002.

Cleland, David; Ireland, Lewis; Gerência de Projetos – Rio de Janeiro: Reichmann & Affonso Editores, 2002.

Vargas, Ricardo Viana; Manual Prático do Plano do Projeto – Rio de Janeiro: Brasport, 2003.

Dinsmore, P.C. & Cavaliere, Adriane; Como se tornar um profissional em Gerenciamento de Projetos. 1ª Edição. Rio de Janeiro: QualityMark, 2003.

Projetos: Um Guia Simplificado – Rio de Janeiro: Project Management Institute – Rio de Janeiro, Brasil Chapter, 2005.

Perguntas

Obrigado

Contato: caique.rj@gmail.com