Cómo Redactar Notas Corporativas

Cmo redactar notas de prensa http://www.solehernandez.com

Antes de empezar

Acerca de Francesc Hernndez Garca

Soy autor del blog http://www.franceschernandez.net y sociofundador de http://www.solehernandez.com

Tengo 41 aos, nac en Barcelona y vivo en la poblacin costerade Castelldefels (en la provincia de Barcelona).

Soy licenciado en Publicidad y Relaciones Pblicas, Mster enRelaciones Relaciones Pblicas y Postgrado en CommunityManager & Social Media.

Trabajo desde hace ms 18 aos en el mundo de la comunicacincorporativa, y desde octubre de 2006 soy Director Adjunto de laagencia de comunicacin y gabinete de prensa SOL &HERNNDEZ Consultors de Comunicaci.

En qu puedo ayudarte?

Si eres empresario o trabajas en departamentos de marketing ocomunicacin, y deseas dar a conocer tus productos, servicios uotras actividades corporativas, puedo ayudarte en la definicin dela estrategia comunicativa y las acciones tcticas necesarias paraconvertir tus actividades y tu empresa en noticia. Somos expertosen comunicacin corporativa, actuamos como gabinete de prensa


de corporaciones y todo tipo de entidades privadas y pblicas,organizamos ruedas de prensa, nos pasamos el da redactandocomunicados para nuestros clientes, gestionamos entrevistascorporativas, visitas de prensa, elaboramos dossieres de prensa,etc.

Adems de los servicios clsicos de gabinete de prensa, nuestraagencia es pionera en el servicio que hemos bautizado comostreaming press, un servicio exclusivo de vdeo y audio en directoo en diferido de las actividades de prensa de nuestros clientes.Con este servicio cualquier periodista puede ver ruedas de prensao presentaciones de todo tipo desde cualquier ordenador quetenga conexin a Internet.

El ebook Cmo redactar notas de prensa

Como podrs observar, he elaborado un ebook breve, de fcillectura que te servir de gua prctica para la redaccin de todotipo de notas de prensa, vlido para cualquier tipo de empresa oentidad.

Este ebook, eminentemente prctico, estudia punto por punto elcontenido de toda nota de prensa, pero he consideradoimprescindible realizar unas puntualizaciones preliminares, queconsidero de obligado conocimiento, para cualquier persona quetenga el objetivo escribir notas de prensa.

Espero que este documento sea de tu inters y resto a tudisposicin para cualquier consejo o servicio de comunicacin quepuedas necesitar.

Sinceramente, espero que sea de tu utilidad.

Un cordial saludo,Francesc Hernndez GarcaDirector Adjunto SOLE & HERNANDEZ Consultors de Comunicaci [email protected]


SUMARIO

Aspectos preliminares1. Cmo se hace informacin?

2. Cmo nace y cmo muere una noticia?

3. Principales funciones de los medios de comunicacin

4. Efectos que producen los medios de comunicacin

5. Qu es noticia?

6. Fuentes de informacin

7. Consejos para construir unas relaciones eficaces con los medios de comunicacin

8. Qu no hay que hacer con los Medios?

Las notas de prensa

9. Contenido: Forma y fondo

10. El titular

11. El lid

12. El cuerpo de la noticia

13. Presentacin de la Nota de Prensa

14. Envo de las Notas de Prensa a los MCS: Chequeo previo

15. Post-envo de la Nota de Prensa

16. Los embargos


ASPECTOS PRELIMINARES

1. Cmo se hace informacin? (El papel del periodista)

Antes de empezar con explicaciones pertinentes sobre sobre lo

que es y no es noticia, realizaremos algunas reflexiones sobre lo

que significa la informacin y como se desarrolla.

Es importante remarcar y jams olvidar que la informacin no

incluye opiniones personales del periodista ni juicios de valor (o

al menos as debera ser). Por tanto, se hace incompatible

generalmente con la presencia de la primera persona del

singular o el plural en los redactados.

Las informaciones las podemos clasificar bsicamente en las

siguientes categoras: :

- la noticia

- la entrevista de declaraciones o entrevista objetiva

- la documentacin

- el reportaje informativo

- la crnica

- el artculo de opinin y el anlisis.

Los periodistas nicamente pueden disponer de las

informaciones por dos vas: su presencia en el lugar de los

hechos (un evento, una rueda de prensa, etc), o por la narracin

de una tercera persona (o entidad). Por lo tanto, cuando el


periodista no sea el testigo directo de la informacin deber citar

la fuente o fuentes de la que proceda la noticia.

Hoy, los grandes productores de informacin influyen y

cuestionan el proceso de la informacin hasta tal punto que no

se sabe bien quin dicta la lnea de trabajo, los periodistas o el

mercado: Una gigantesca ola de material "recibido y publicado"

est llenando los diarios y los telediarios del mundo. Agencias,

centros de investigacin, gobiernos, oficinas de prensa,

organizaciones internacionales, grupos organizados de presin y

de divulgacin dan noticias, ofrecen revelaciones, indican

orientaciones, proponen resultados no controlados de

investigaciones y sondeos, nos dicen qu queremos, cmo es y

cmo debe ser la relacin con nuestros hijos, con nuestra

familia, comenzando por la procreacin. Sexo, consumo, tiempo

libre, gustos, pero tambin simpatas y opciones polticas entran

con fuerza en las sedes que el lector sigue considerando fuentes

autnomas de informacin.

Se cual sea el origen de las noticias, el rigor del dato es

fundamental en todas las informaciones.

2. Cmo nace y cmo muere una noticia?

Cmo nace?

La noticia es la esencia del periodismo, su materia prima.


Las agencias de prensa transmiten noticias. La materia prima de

estas agencias suelen formar una cadena de noticias que a

veces constituyen una sola. - Por ejemplo: " Arrestado Gadafi en

su pueblo". A este primer flash, seguirn nuevos despachos:

"Gadafi muerto de un tiro en la sien por su propio pueblo".

Conforme van llegando flashes se ir construyendo la noticia

principal.

Pero tambin, muchas noticias llegan al pblico sin una

paternidad, sin que se conozca su fuente, y son difundidas (por

casualidad o voluntariamente) sin que el periodista sepa si est

redistribuyendo un mensaje. Y de parte de quin.

Toda noticia debe ser verificada. Merece atencin el fenmeno

de la deformacin de una informacin en el punto y momento

mismo en que la noticia nace. Cuando se elabora una

informacin debemos pensar en las consecuencias y

repercusiones que pueda tener.

Construir una noticia con una informacin ya preparada (y si

estn preparadas quiere decir que estn preparadas por otros)

es una actitud peligrosa pero cada vez ms frecuente en los

medios impresos y mucho ms escandaloso en los digitales.


Hay que recordar: Los medios de comunicacin actan como

sistema de transmisin de mensajes y smbolos para el

ciudadano medio. Adems de informar y entretener, los medios

forman e inculcan a los individuos los valores, creencias y

cdigos de comportamiento que les harn integrarse en las

estructuras institucionales de la sociedad.

Cmo muere?

Hay noticias Guadiana: despus de haber provocado inters,

estupor, pnico o difamacin, desaparecen del escaparate

informativo. A veces, esas noticias reaparecen de forma cclica,

de ah el efecto Guadiana. Otras noticias nacen, permanecen

unos das y se quedan en suspenso, no sabemos el final de la

historia.

"El periodismo es la nica forma narrativa en la que es posible

omitir el final. Una historia no termina cuando quien est

escuchando no insiste para saber cmo va a terminar" (Jim

Hoagland, columnista americano).

La muerte de una noticia debera producirse cuando se ha

recorrido el camino de la informacin desde el principio hasta el

final. Ahora bien, la muerte prematura de algunas informaciones

cuentan con el beneplcito de un pblico adoctrinado en el

concepto de la noticia efmera de la televisin.


Nota: La sed de noticias del lector, oyente o tele-espectador

propician la muerte de muchas informaciones prematuramente.

Qu ocurre si las fuentes, aparte de no ser verificadas, sea

porque no hay tiempo o sea porque no es posible, son tambin

parciales? Puede suceder que para satisfacer la demanda de

informacin se inventen noticias: al final de la "Guerra Fra" se

supo que gran parte de las informaciones que se daban por

verdaderas eran meras hiptesis, puras estratagemas. El exceso

de informacin produce el efecto contrario, la desinformacin. La

informacin cuesta tiempo y esfuerzo.

3. Principales funciones de los medios de comunicacin

Percepcin de lo que sucede en el entorno.

Respuesta de lo que el entorno sugiere o incita

Mediacin de las corrientes Polticas, Culturales, Sociales y

Econmicas de una sociedad.

4. Efectos que producen los medios de comunicacin

Refuerzan actitudes vigentes del pblico habitual de cada

medio

Modifican el conocimiento e interpretacin de la realidad

5. Qu es noticia?

Veamos y comentemos unas cuantas definiciones:


"Lo que se quiere ocultar, eso es noticia"

"Las buenas noticias, no son noticias"

"Noticia es lo que alguien hace en alguna parte, que no quiere

que sea publicado. Todo lo dems es publicidad" (Lord North

Cliffe)

"Noticia es la informacin que necesita la gente para tomar

decisiones sobre sus vidas".

"Noticia es la primera versin que se das de una realidad

natural"

Temas noticiables:

Toda organizacin debe decidir si le conviene crear la noticia o

esperar a que sta surja por s sola. No resulta difcil crear

noticias cuando se recurre a un poco de imaginacin. La

empresa agresiva promueve noticias siempre que se presenta la

oportunidad para ello. Existen muchas maneras de crear

noticias, y a continuacin damos algunas ideas en este sentido:

Una demostracin poco corriente de un producto o

servicio

Desarrollar una consulta o encuesta especial

Patrocinar un simposio sobre temas econmicos, polticos

y sociales


Crear diseos y modelos futuristas Patrocinar concursos

internacionales de arte

Restaurar un monumento histrico local

Conceder un premio inesperado

Apoyo a un cargo poltico (Muy americano)

Participacin en exposiciones, ferias y celebraciones de la

comunidad

Apoyo a nuevos proyectos de la comunidad

Aumentos o reducciones en el nmero de empleados

Rcords de produccin

Nuevos sistemas de retribucin salarial

Nuevos experimentos y logros en investigacin

Informes sobre programas de investigacin

Anlisis y predicciones econmicas

Nuevos usos para productos antiguos

Nuevas fbricas o franquicias

Accionistas (dividendos, cambios en el Consejo de

Administracin)

Visitas efectuadas por personalidades destacadas

Ganadores de concursos sociales


Citaciones y premios recibidos por la empresa

Nuevos smbolos sociales

Aniversarios importantes

Etc.

6. Fuentes de informacin

La informacin es difcil de obtener. Gracias a los propios

interesados en hacerla saber, un gran nmero de noticias se

conocen diariamente.

Porqu?

Los hechos no son simples y evidentes

No se identifican con la simple percepcin

Falta de tiempo y dinero para su investigacin

Por ello, un nmero elevado de noticias proceden de:

Gabinetes de Prensa

Portavoces

Agencias de Prensa

Personalidades Pblicas

Otras fuentes


Gabinetes de prensa y portavoces suelen canalizar las

noticias mediante Notas de Prensa, Ruedas de Prensa, Actos

Pblicos, etc.

Las Agencias de Prensa, constituyen la principal fuente de

informacin de los medios de comunicacin. Reciben tambin la

informacin sobre los hechos o informaciones de otras fuentes

de informacin, bien sean estas externas (Notas de Prensa, etc)

o internas (de su equipo de redactores).

Cuando los medios de comunicacin divulgan las declaraciones

de personalidades pblicas, convierten sus opiniones sobre

los hechos en noticia.

Los Medios de Comunicacin, una vez han recogido el alud de

informaciones procedentes de las distintas fuentes de

informacin:

(1) interpretan (2) analizan (3) valoran (4) seleccionan (5)

divulgan

7. Consejos para construir unas relaciones eficaces con

los medios de comunicacin

a) Establecimiento de una poltica a largo plazo. Existen algunos

programas o actuaciones comunicativas que pueden dar


resultados casi inmediatamente; sin embargo, en la gestin de

las relaciones con la prensa las tcnicas hay que planificarlas

globalmente de acuerdo con la estrategia de Imagen a medio y

largo plazo.

b) Procurar un cierto espritu de colaboracin con los periodistas,

lo que implica:

1 Satisfacer rpidamente sus demandas de informacin, incluso

cuando stas no se refieran directamente a la empresa

2 Generar confianza, evitando informaciones inexactas,

anuncios prematuros, promesas imposibles, etc.

3 Establecer relaciones privilegiadas mediante exclusivas,

primicias, etc.

c) Eficacia en la difusin informativa, destinada a los MCS, para

lo cual habr que observar tres elementales principios:

1 Elaborar un fichero de prensa, en la que la eleccin de los

medios se efecte de acuerdo a los siguientes criterios:

Naturaleza de la publicacin: Objeto (inf. general,

especializada, etc), implantacin territorial, audiencia,

periodicidad, precio, etc.

Penetracin: antigedad, tirada, etc.


2 Personalizar el fichero, para entablar lo antes posible un

relacin con los

periodistas responsables de la informacin.

3 Actualizarlo constantemente.

d) Racionalizar los contactos con los periodistas, es decir:

1 Seleccionndolos, porque la cantidad no implica ningn

resultado o, incluso, puede ser perjudicial si no suscitan inters

real.

2 Personalizndolos, y envindolos a nombre del periodista que

ha de elaborar la informacin. Cuando no se conoce su nombre,

o bien preguntrselo al redactor jefe, o si no existe certeza a

quin va a ocuparse de su elaboracin, la informacin debe ser

enviada a este ltimo o al director del medio. Unas lneas

manuscritas en el envo de un dossier suele ser el procedimiento

a seguir cuando existe una mnima relacin.

3 Anticiparse y enviar la informacin con suficiente antelacin

siempre que no sean noticias urgentes o de actualidad.

unos das antes para los diarios

quince das para los semanarios

mes o mes y medio antes para las publicaciones

mensuales


4 Recordando a los periodistas, con cierta discrecin, la

informacin que previamente se les ha enviado cuando se

cumpla el tiempo previo de elaboracin informativa y, por

supuesto, cerciorndose de que tal envo ha sido hecho

correctamente.

8. Qu no hay que hacer con los Medios?

Creer que lo nuestro es transcendental

Diles que estoy reunido! Ahora no quiero hablar!

Decirle al periodista lo que es importante

Intentar controlar la informacin. Me dejas ver la

entrevista antes de que se publique?

Utilizar "off the record"

Exclusivismo. Caer en la tentacin de jugar con los

Medios. Ahora se lo doy a este y ahora al otro

Presin publicitaria

Menospreciar a la prensa por su difusin

Exceso de confianza. Soborno

Echar en cara errores. Exigir desmentidos

Sobredosis de informacin Ms papel!

Confundir el estmago con las ideas. Comidas opparas

llenan tumbas, no diarios

No abusar de la cortesa del Director, molestando con

nimiedades


LAS NOTAS DE PRENSA

Sabias que ms del 80% de los comunicados de prensa acaban

en las papeleras (tambin llamados archivos) de los Medios de

Comunicacin?

Normalmente esto sucede porque dichos comunicados no son

realmente noticias o porque son imprecisos; en ocasiones porque

son falsos o son publicidad encubierta y

otras veces por falta de espacio.

En primer lugar debemos determinar que es lo que un periodista

considera importante para su publicacin. La primera pregunta

que se realiza un periodista al recibir un comunicado, es la

siguiente: Este artculo, es realmente interesante?. Para que la

informacin se pueda publicar, el periodista analiza si sus lectores

la encontrarn interesante porque les pueda afectar, porque sea

novedosa, actual, notoria, importante, de inters humano, etc.

Los temas que podemos tratar en las notas de prensa han de ser:

Importantes

Infrecuentes

Inters humano


Actuales

Interesantes para pblicos externos a nuestra empresa

Curiosos

Notorios

Evitar la mayora de hechos internos

Hechos especializados, slo si son muy relevantes

9 . Contenido: Forma y fondo

Mximo 4 o 5 ideas

Definir, antes de escribir, pblico y objetivos

Responda a las "6W" (en ingls)

qu?

quin?

cmo?

cundo?

dnde?

por qu?

A estas seis cuestiones se puede aadir incluso una sptima

incluso ms:

para qu?

Referencias de personalidades pblicas, si es posible


Explicar los hechos, sin emitir juicios

Resumir y simplificar hechos principales, sin modificar el

mensaje

Lenguaje adecuado al pblico habitual del medio de

comunicacin

Hablar en tercera persona

Verbos que tengan accin

Evitar inexactitudes

Controlar los elogios

Identificar claramente: personajes, instituciones y

empresas (si se menciona a personas hay que dar sus

nombre completos y citar sus cargos)

Controlar las siglas (mejor no utilizarlas)

Ojo con la repeticin de palabras. Cambiarlas por

sinnimos

Prrafos de 35 a 50 palabras

Eliminar palabras que no cambian el significado de las

frases (innecesarias)

Diferenciar los hechos de las opiniones

Los prrafos debern ser "autnomos"

Explicar las palabras tcnicas o poco familiares

No utilizar "argots"

Eliminar lo irrelevante


Maysculas: slo ortogrficas o siglas

No subrayes

Ten muy presente que si el periodista tiene que resumir,

probablemente suprima el ltimo o ltimos prrafos. (lo

ms importante al comienzo)

Procura que el comunicado no pase de 1 o mximo dos

pginas DIN-A4

Si la informacin menciona un nuevo tipo de documentos,

catlogos, memorias o fotografas, asegrate que las

adjuntas.

No califiques una nota de prensa como "exclusiva o

especial" si realmente no es as. Te podr servir una vez,

pero despus perderas toda tu credibilidad en futuras

acciones

Si contiene ms de una hoja se deber indicar al final de la

primera (sigue ) y se debern numerar

Si ponemos siglas UK, BBC, ONU, UE, no poner puntos

entre las letras

Los nmeros deben escribirse en letras del uno al nueve y

expresarse en cifras por encima del nueve. Utiliza "mil" o

"milln" para nmero muy grandes.

Utilizar cifras para medidas, fechas, precios o nmeros de

calles. Si un frase ha de empezar con un nmero debe ser

en letras.


Hay que escribir por ciento con preferencia al %. 30

grados C es el estilo adecuado para las temperaturas

Limitar las comillas ("") para expresar lo dicho

verbalmente. No utilizarlas para las marcas

Las frases deben ser cortas. Sujeto, verbo y predicado son

la regla de oro

10 . El titular

(El buen titular, ser aquel que "invite" a leer la noticia)

Funcin:

Anuncia y resume la informacin tratada a continuacin

Da vida a la pgina de publicacin escrita

Es la sntesis de la noticia

No alude o introduce: Cuenta la informacin

Forma y fondo del titular:

Mximo 10 palabras (recomendable)

Verbo en forma activa

Verbo en tiempo presente o futuro. Predominio del

presente de indicativo

Directo, estilo familiar

Positivo y afirmativo


No debemos intentar ser "ingeniosos", los directores de las

publicaciones prefieren redactar sus propios titulares

Matizarlo si Tv o Radio ya han anticipado la noticia

11 . El lid

Es la exposicin del aspecto ms importante y atractivo de una

noticia. Cmo mnimo debe responder el Qu y el Quin y no

debe contener opiniones.

Proceso para la elaboracin del lid:

Separar de los hechos, citas y opiniones recogidos, los

ms importantes

Redaccin del prrafo en trminos impactantes y

sugerentes

Si la noticia est escrita en tiempo futuro suele llevar el

"cundo"

12 . El cuerpo de la noticia

Se divide en varios estadios o niveles de contenido:

Primer nivel: explica y amplia la noticia

Segundo nivel: contenido secundario o anexo


13 . Presentacin de la Nota de Prensa

Seria

No lujosa

Coherente

Atractiva

Mecanografiada

A una sola cara

En hojas DIN-A4 mximo 2 hojas

Amplios mrgenes a los lados

Espacio y medio o doble espacio

Papel de carta y sobre identificado

Documentacin adicional

Cuadros clarificatorios

Fotografas

Dossier de prensa

CD's o Pen drive

14 . Envo de las Notas de Prensa a los MCS: Chequeo

previo

Comprobar la veracidad de su contenido

Revisin ortogrfica

Cotejar los datos

Control de la presentacin y edicin


Revisin de los destinatarios. Actualizarlos si procede

Respetar el horario de cierre de las redacciones

15 . Post-envo de la Nota de Prensa

Control de su entrega

Guardar una copia en el archivo

Enviar copias de las apariciones a Vip's

"Alerta", hay que leer la prensa para comprobar su

publicacin

Estar preparados (tener a mano documentacin amplia

sobre la empresa: Memorias, datos econmicos recientes,

etc.) para ampliar detalles.

Agradecer su publicacin ocasionalmente

16 . Los embargos

Poner una fecha de embargo significa que el comunicado de

prensa no podr ser publicado hasta el da indicado. Es un tema

bastante conflictivo, mejor no utilizarlos.

Una nota de embargo podra ser: "No se publicar antes del

da ..." en la esquina superior derecha seguido de una breve

explicacin que lo justifique.


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