Upload
lyhanh
View
272
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
COMPANY PROFILE
PT. Cipta Tata Dokumen Indonesia
Total Solution Documents and Information Management www.ctdi.co.id
www.ctdi.co.id©2014 1
PT. CIPTA TATA DOKUMEN INDONESIA (CTDI)
Total Solusi Manajemen Dokumen
(Akta Notaris Handriyanti S. No. 13/2000)
RECORDS & INFORMATION MANAGEMENT
ASSOSIASI ARMA (Association of Records Managers and Administrators), USA MAPA (Masyarakat Peduli Arsip), Jakarta AIIM (Association for Information and Image Management), USA AAI (Assosiasi Arsiparis Indonesia)
PT. CIPTA TATA DOKUMEN INDONESIA (CTDI)
Puri Imperium Office Plaza, G-10 Jl. Kuningan Madya Kav. 5-6 Kuningan Jakarta Selatan
Tel.: (021) 83785705 Fax: (021) 83785707 Website: www.ctdi.co.id Contact Us: [email protected]
DAFTAR ISI _________________________________________ 1
I.PENDAHULUAN ____________________________________ 2
II.PROFIl PERUSAHAAN _______________________________ 3
III.RUANG LINGKUP JASA DAN PEKERJAAN _________________ 4
IV.RUANG LINGKUP TEKNIS PROYEK _____________________ 8
V.KUALITAS PROYEK DAN HASIL AKHIR ___________________ 8
VI.KEUNTUNGAN KERJASAMA __________________________ 9
VII.CLIENT AND BEST PRACTICE__________________________ 10
Daftar Isi
www.ctdi.co.id©2014 3
Dokumen adalah bagian dari asset perusahaan yang harus dan wajib dikelola dengan benar sesuai dengan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku sehingga dokumen/arsip yang merupakan “sumber informasi dan bukti otentik” dalam mendukung aktifitas usaha perusahaan dapat difungsikan secara benar dan maksimal.
Berdasarkan Undang-Undang No 8 tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan dan peraturan pelaksanaannya (PP No. 87 dan 88 tahun 1999), serta UU No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan antara lain setiap perusahaan wajib mengatur tertib pembuatan catatan, penyimpanan, alih media, legalisasi, pemindahan dan pemusnahan dokumen perusahaan sesuai prosedur dan jadwal retensi dokumen yang ditetapkan oleh pimpinan perusahaan, serta pengelolaan dokumen harus dikelola oleh sumber daya manusia yang professional.
Disamping mengacu dengan peraturan-peraturan yang berlaku, Sarbanes-Oxley Act of 2002 salah satu Undang-Undang Amerika terbaru tentang pedoman retensi dokumen dan sanksinya juga berlaku bagi semua perusahaan Amerika yang beroperasi didalam maupun diluar negeri.
PT. CIPTA TATA DOKUMEN INDONESIA, sebagai perusahaan jasa yang memfokuskan pada “Records & Information Management” yang telah berpengalaman dan mendapat pengakuan dari berbagai perusahaan, akan menyampaikan program sesuai dengan kebutuhan instansi perusahaan saat ini maupun pada masa yang akan datang. PT. CIPTA TATA DOKUMEN INDONESIA berdiri sejak tahun 1993 yang sebelumnya namanya Filing & Documentation Management (FDM) yang kegiatan utamanya bergerak dalam bidang Manajemen Dokumen & Informasi. Adapun latar belakang pendirian perusahaan adalah untuk memberikan kontribusi nyata di bidang pengembangan manajemen dokumen dan informasi pada setiap perusahaan sesuai dengan aktivitas perusahaan tersebut. Sejalan dengan perkembangan teknologi dan kompleksitas kegiatan operasional perusahaan, PT. CIPTA TATA DOKUMEN INDONESIA, pada tahun 1999 juga telah memberikan solusi teknologi Records & Information Management yaitu EDMS (Electronic Document Management System).
I. Pendahuluan
II. Profil Perusahaan
LATAR BELAKANG
PT. CIPTA TATA DOKUMEN INDONESIA didukung oleh tenaga-tenaga yang berpengalaman dan professional staff di berbagai bidang, dan telah mendapat kepercayaan dari berbagai perusahaan baik dalam maupun luar negeri yang melakukan aktivitasnya di Indonesia antara lain perusahaan telekomunikasi, industri, perminyakan, perbankan, asuransi, media televisi dan sebagainya.
Visi PT. CIPTA TATA DOKUMEN INDONESIA adalah menjadi perusahaan jasa konsultan records and information management yang handal, terdepan dan terpercaya dengan menyediakan solusi yang lengkap dan pelayanan yang tepat untuk klien serta memenuhi komitmen kami kepada top manajemen perusahaan.
Misi PT. CIPTA TATA DOKUMEN INDONESIA memberikan total solusi dibidang records and information management selama usia “lifecycle” dokumen mulai dari penciptaan, distribusi, pemeliharaan sampai pemusnahan dokumen.
1. Pembuatan Standard Operating Procedure (SOP) Manajemen Dokumen
2. Pembuatan Standard Operating Procedure (SOP) e-Document
3. Penyusunan Pedoman Klasifikasi dan Jadwal Retensi Dokumen
B. ROLL-OUT & SISTEM DAN PROSEDUR MANAJEMEN DOKUMEN & E-DOCUMENT
Sosialisasi Sistem Implementasi Manajemen Dokumen diunit-unit kerja
III. Ruang Lingkup Jasa dan Pekerjaan
A. DESAIN SISTEM DAN PROSEDUR MANAJEMEN DOKUMEN
VISI DAN MISI
www.ctdi.co.id©2014 5
C. PENGEMBANGAN APLIKASI MANAJEMEN DOKUMEN
Pembuatan aplikasi manajemen dokumen yang dilakukan meliputi :
1. Modul Manajemen Dokumen Aktif di Unit Kerja;
2. Alur kerja (workflow) dari setiap proses yang ada dari manajemen dokumen
perusahaan.
3. Modul Manajemen Dokumen Inaktif di Records Center/Depo Dokumen;
4. Modul Manajemen E-Document.
D. DATA AND DOCUMENT CONTENT TAXONOMY
Kemudahan yang didapat melalui Data Taxonomy antara lain:
1. Menciptakan mesin pencari data mandiri dalam lingkungan organisasi
2. Knowledge dan experience dari seluruh personil dapat terekam dan terdata
serta menjadi kekayaan organisasi
3. Meminimalkan data yang harus ter”expose” keluar organisasi
4. Memudahkan dalam proses pengambilan keputusan berdasarkan analisa data
yang akuntabel
5. Tidak menghasilkan data “sampah” dalam setiap penyajian hasil kegiatan temu
kembali
6. Semakin memudahkan proses pengambilan keputusan, analisa masalah dan
studi kasus berdasarkan satu, dua ataupun beberapa parameter
7. “Knowledge management” dalam lingkungan perusahaan dapat
terimplementasi dengan baik dan selanjutnya data dari arsip yang dimiliki
dapat menjadi “wisdom” diligkungan organisasi
E. APLIKASI DATA & INFORMASI BERBASIS WEBSITE (BUNDEL, BEBLER, BESMART, BEBOLD, BEPROPER)
1. Bundel: Aplikasi yang digunakan untuk mengelola arsip/dokumen/asset
keluarga, organisasi, corporate maupun komunitas secara online dan kolaboratif. Melalui aplikasi bundel seluruh asset pribadi maupun milik bersama dapat disimpan, dihubungkan dan dikelola secara baik, terkontrol dan terkolaborasi dengan seluruh pihak yang terkait dengan asset tersebut, sehingga meminimalisir terjadinya kehilangan atau keterlambatan dalam melakukan update asset/dokumen.
2. BeBold: Aplikasi Knowledge Management perusahaan, melalui aplikasi ini
seluruh publikasi yang dikeluarkan oleh perusahaan baik dari level terendah sampai level tertinggi, dari jenis tacit knowledge sampai explicit knowledge. Aplikasi dapat mengorganisasikan seluruh publikasi tersebut dalam skema taxonomy yang berbeda dari satu organisasi ke lainnya, dengan hak akses yang beragam dan atau bertingkat disesuaikan dengan culture dan prosedur yang berlaku di perusahaan/organisasai. Aplikasi ini dibuat dengan latar belakang makin cepatnya perubahan dalam segala bidang kehidupan, akibat efek globalisasi serta perkembangan teknologi informasi yang sangat akseleratif sehingga memerlukan cara-cara baru dalam menyikapi semua yang terjadi agar perusahaan dapat tetap survive sehingga knowledge yang disimpan oleh perusahaan dapat digunakan kembali pada setiap waktu dalam kegiatan perusahaan dan pada akhirnya dapat menjadi wisdom/kearifan untuk disebarkan didalam lingkungan perusahaan.
3. Besmart: Aplikasi digital sebagai sarana “interaksi” cerdas secara virtual
dalam proses belajar mengajar/training, berbagi serta bertukar informasi dan ilmu pengetahuan dan mendorong kreatifitas yang bernilai bagi siswa generasi muda Indonesia maupun peserta training dengan instrukturnya dalam konteks pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia dilingkungan perusahaan.
4. BeProper: Aplikasi manajemen dokumen yang dibuat melalui metodologi
daur hidup dokumen mulai dari proses penciptaan, distribusi, penyimpanan sampai pada pemusnahan dokumen berdasarkan jadwal retensi dokumen.
.....
www.ctdi.co.id©2014 7
Aplikasi dibuat sebagai alat bantu dalam pelaksanaan manajemen arsip dinamis perkantoran yang mengotomatiskan setiap alur kerja yang terdapat pada kaidah kearsipan dalam perusahaan. Dengan fitur yang telah siap dan responsif memungkinkan penggunanya mengakses dari gadget setiap karyawan dan mengakomodir kolaborasi antar pengguna dan pelaksana kearsipan guna meningkatkan kegiatan temu kembali dokumen
5. BeBler: System atau “Enabler”yang menghubungkan aplikasi dengan
aplikasi lainnya dalam sebuah portal perusahaan yang telah ada. Enabler akan mengirim dan atau menerima data dari aplikasi yang berbeda, sehingga perbedaan format, tata letak dan susunan data akan menjadi mudah dan langsung terintegrasi dengan sistem di tempat lain secara simultan.
Aplikasi data, informasi berbasis website ini dapat diakses di
http://www.bebulb.com/
F. PEMBENAHAN, PENATAAN, PENDATAAN DAN PENGELOLAAN DOKUMEN
Hasil akhir, seluruh koleksi dokumen telah tertata dan terdata sehingga bila
sewaktu-waktu diperlukan mudah ditemukan kembali, dan dokumen yang tidak
memiliki nilai guna siap dimusnahkan
G. JASA PENGELOLAAN RECORDS STORAGE
Hasil Akhir, Kegiatan pengelolaan dokumen di Records Storage dilaksanakan secara professional, sehingga dokumen yang tersimpan terpelihara dengan baik dan permintaan data/ dokumen terlayani dengan cepat.
H. SEMINAR DAN PELATIHAN
Pelatihan manajemen kearsipan dengan menggunakan metoda pelatihan yang
terkini, mudah, user oriented dan ease of use, memungkinkan pelaksana tugas
kearsipan dan pengguna arsip dilingkungan perushaan dapat berinterkasi dan
berkolaborasi terhadap konten arsipnya. CTDI telah memiliki modul pelatihan
kearsipan dengan memanfaatkan teknologi web 2.0 sehingga interaksi antara
instruktur dan peserta training dan materi training kearsipannya menjadi
realtime dan kolaboratif dengan menggunakan gadget setiap trainee selain dari
laptop yang biasa dibawa ke ruang training. Hasil akhir, perusahaan memiliki
sumber daya manusia yang lebih professional dalam melaksanakan kegiatan
manajemen dokumen.
I. PROGRAM RECORDS AUDIT
Hasil akhir, efektivitas dan implementasi pengelolaan dokumen terukur dan memberikan rekomendasi untuk “improvement” sesuai kebutuhan perusahaan dan regulasi yang ada.
www.ctdi.co.id©2014 9
J. PERALATAN DAN PERLENGKAPAN RECORDS MANAGEMENT
Dukungan sarana dan prasarana dari para desainer, konseptor serta pabrikan
alat dan perlengkapan manajemen arsip yang memungkinkan tercapainya
efektivitas dan efisiensi pada implementasi pengelolaan dokumen.
K. ALIH MEDIA
Dokumen sebagai sumber informasi bagi perusahaan seiring dengan
perkembangan waktu membutuhkan alih media dalam meningkatkan efisiensi
dan efektifitas kerja perusahaan. Dapat dilakukan secara hardcopy ke elektronik,
pita magnetik ke elektronik, analog ke digital, maupun sebaliknya sesuai dengan
kebutuhan dan standard yang berlaku serta perkembangan ilmu pengetahuan
dan teknologi
L. PEMUSNAHAN ARSIP
Penyusutan nilai guna dokumen perusahaan sebagai rangkaian dalam siklus
hidupnya, membutuhkan kegiatan yang akan membuat dokumen perusahaan
tidak bisa dipergunakan secara baik lagi oleh pihak lain maupun perusahaan
sendiri sesuai dengan ketentuan hukum, hal ini disebut pemusnahan dokumen.
IV. Ruang Lingkup Teknis
A. STRATEGI DAN METODOLOGI
Strategi dan metode pekerjaan pembuatan system manajemen dokumen didasarkan pada kebijakan perusahaan (policy) dan standard prosedur yang sejalan dengan peraturan, perundang-undangan yang berlaku dan ketentuan merupakan hal yang utama. Metode dibawah ini tidak harus dilakukan secara linear, tapi dapat dilaksanakan dalam tahapan berbeda, berulang internasional yaitu “ISO 15489 Part II: Records Management Guidelines”. Dalam merancang dan menerapkan SOP Manajemen Dokumen yang berkelanjutan, metode bentuk dan implementasi, sebagian atau keseluruhan menurut kebutuhan organisasi, persyaratan formal compliance dan perubahan lingkungan organisasi dan manajemen dokumen.
B. PROGRAM KERJA
Target waktu penyelesaian pekerjaan ditentukan setelah dilakukan assessment
baik ke satuan kerja maupun ke tempat penyimpanan arsip
C. TENAGA KERJA DAN ORGANISASI PROJECT
Tenaga ahli dalam pekerjaan pembenahan dan penataan dokumen adalah para
professional dan praktisi yang mempunyai kompetensi di bidang manajemen
dokumen serta berpengalaman mengerjakan pekerjaan sejenis.
www.ctdi.co.id©2014 11
V. Kualitas Project & Hasil Akhir
A. KUALITAS PROYEK
Kualitas proyek akan ditentukan oleh beberapa komponen : 1. Hasil Akhir selesai tepat waktu
Untuk memastikan penyerahan hasil akhir pekerjaan tepat waktu sesuai jadwal yang ditetapkan diperlukan monitoring setiap tahapan kerja dan menetapkan target-target mingguan maupun harian setiap personil tim kerja.
2. Lingkungan yang Kondusif Agar sasaran akhir proyek tercapai sangat diperlukan dukungan dari Manajemen dan kerjasama seluruh Team Counterpart perusahaan client, baik dalam tahap persiapan, perancangan desain, pengembangan maupun implementasi Sistem Manajemen Dokumen.
Hasil akhir yang akan diserah terimakan oleh PT CIPTA TATA DOKUMEN INDONESIA adalah :
1. SOP Manajemen Dokumen; 2. Pedoman Klasifikasi dan Jadwal Retensi Dokumen; 3. SOP e-Document; 4. Seluruh dokumen aktif telah tertata & tersimpan di Unit Kerja; 5. Dokumen aktif/in-aktif yang dipindahkan ke Document Center/ Records Center telah
dibenahi, ditata dan dipelihara; 6. Electronic Storage (e-storage) dokumen hasil scanning; 7. Indeks Dokumen aktif dan inaktif telah terbentuk; 8. Dokumen yang telah habis masa retensinya siap untuk dimusnahkan 9. Aplikasi Data dan Informasi (customized each clients) 10. Disaster Recovery Progam Guidelines
VI. Keuntungan Kerjasama
Keuntungan memilih PT. CIPTA TATA DOKUMEN INDONESIA sebagai mitra kerja adalah:
1. Mitra berpengalaman dalam pengembangan dan implementasi manajemen
dokumen;
2. Pengelolaan dokumen dikelola secara professional dan mempunyai sumber
daya manusia yang professional dengan integritas dan kompetensi yang tinggi
serta secara terus menerus mengembangkan kemampuan dan jaringan
kerjasama;
3. Efektivitas pendekatan manajemen dokumen dengan total solusi (front-end)
dari awal tahap penciptaan, penggunaan, distribusi, pemeliharaan dan
disposisi/penyusutan (pemindahan dokumen inaktif, pemusnahan);
4. Membantu dan melayani perusahaan pengguna jasa dalam pencapaian nilai
dan standar level yang lebih tinggi guna memenangkan persaingan dan selalu
berada di posisi terdepan;
5. Kerahasiaan setiap informasi dan dokumen perusahaan pemakai jasa dapat
terjaga dan dipertanggungjawabkan;
6. Menjalin Kesinambungan kerjasama dengan mitra kerja
www.ctdi.co.id©2014 13
VII. CLIENTS AND BEST PRACTICE (2010-present)
PERIOD CLIENT SERVICES RENDERED
2015-
present
2004-
present
PT. BANK PANIN SYARIAH Tbk.
PT. BANK PANIN Tbk.
Designed System and Procedure of Document
Management
Developed Standard Records Taxonomy scheme
national Wide and continous monitoring for
enhancement
Designed Records Retension Guidelines
Conducted implementation of document management
system and procedures
Conducted records review for the implementation of
document management system in the working unit,
Head Office and all Panin Bank Syariah Offices in
Indonesia
Management and maintained of inactive files at the off-
site storage
Designed System and Procedure of Document
Management
Developed Standard Records Taxonomy scheme national
Wide and continous monitoring for enhancement
Designed Records Retention Guidelines
Conducted implementation of document management
system and procedures in the working unit
Conducted records review the implementation of
document management system in the working unit of all
Panin Bank Branches
Management and maintained of inactive files at the off-
site storage
PERIOD CLIENT SERVICES RENDERED
2014
2013-
2014
PT. BANK NEGARA
INDONESIA (Persero) Tbk.
PERUM. JAMKRINDO
Conducted Feasibility Study of New Document Storage
Designed System and Procedure of Document
Management Nation Wide
Designed Records Retension Guidelines
Designed Standards Company Wide Documents
Taxonomy Scheme
Designed e-filing Standard Operating Procedure
Designed correspondence Standard Operationg
Procedure
Conducted training and socialitation of document
management system and procedures
Gap Analysis e-office application vs standard Operating
procedure for internal corporate coresspondence
Designed re-layout corporate mailroom and staffing
Conduted training for mailroom operation and job
description
www.ctdi.co.id©2014 15
PERIOD CLIENT SERVICES RENDERED
2013-
2014
PT. TELEKOMUNIKASI
SELULER
Designed Process “to be” taxonomy structure and
definition
Designed Employee taxonomy and ontologies structure
and definition
Designed Employee and Process Controlled
VocabullaryControlled Vocabullary
Desiged People taxonomy Mind Map structure
Designed People and Process taxonomy database
structure
2013
PT. MITRA INTEGRASI
INFORMATIKA
Designed Concept of Corporate Document Taxonomy
Scheme, Code, and Retention Schedule
Develop Data Taxonomy to Exploration and Explotation
in oil and gas business
2013 PT. NUSANTARA REGAS (NR) Conducted Assessment Document Management
Designed Document Management System
Designed Concept of Corporate Document Taxonomy
Scheme and Retention Schedule
Develop Data Taxonomy to Exploration and Explotation
in oil and gas business
2013 PT. BANK NEGARA INDONESIA
46 (BNI )
Conducted Assessment Document Management of all
active document maintained in the “strong room” (all
floors), Head Office, Jakarta
Analysis, evaluation and recommendation of document
management system
Designed Document Management System
PERIOD CLIENT SERVICES RENDERED
2012 KEMENTRIAN KEUANGAN
REPUBLIK INDONESIA
DIREKTORAT JENDERAL
PERIMBANGAN KEUANGAN
Conducted Assessment Document Management of all
active and inactive document maintained in the head
office, Jakarta
Analysis, evaluation dan recommendation of document
management system
Designed Master Plan of Document Management System
Design Standard Taxonomy for Records and Retention
Schedule
Design Standard Data Taxonomy for APBD (Anggaran
Pendapatan Belanja Daerah) Nation Wide
2010-Mei
2013
PT. PERUSAHAAN GAS
NEGARA (PGN)
Developed Standard Operating Procedure Digitalized
Document System
Management dan Maintained for all inactive document
which are store in the Records Center 1 & 2, Bandung
Rendered consultation for up-dating and revision of
Records Retension Guidelines
Develop Taxonomy scheme and Records Retention
Schedule
Develop Taxonomy and Vocabullary Control for Nation
Wide Pipeline Process and Development
www.ctdi.co.id©2014 17
PERIOD CLIENT SERVICES RENDERED
2007-
2010
PT. MEDCO E&P INDONESIA Designed code and Taxonomy of Corporate Document
Clasify and Idencify Data According Taxonomy Table
Developed
Implementation of e-library program which consists of
managing and digitalized of selected document located
at head office and field area
Design and Enhancing Documents Taxonomy scheme
Retention Schedule
2006-
2011
PT. TELKOMSEL Designed System and Procedure of Document
Management
Designed Records Retension Guidelines
Designed Standards Company Wide Documents
Taxonomy Scheme
Designed e-filing Standard Operating Procedure
Conducted implementation of document
management system and procedures
Conducted records review for the implementation
of document management system in the working
unit, Head Office and Regional area
Managed and maintained of inactive files at the
off-site storage
Conducted records destruction program
HEAD OF RECORDS MANAGEMENT EXPERTS
Helmina Sinaga, CRM
Records & Information Management Consultant
www.helmina.net
Working experiences :
1993-present Records & Information Management Consultant
2000-2001 General Affairs Manager, Devon Energy Ltd. Jakarta
1998-1999 Consultant, Records Center, Devon Energy Ltd., Jakarta
1990-1998 Records Specialist, Exxon/ Esso Indonesia, Jakarta
1985-1990 Sr. Librarian/Consultant, AIDAB (Australian International
Development Assistance Bureau)
1981-1985 Information Services, Indian Embassy, Jakarta
Association
- ARMA (Association of Records Managers and Administrators), USA,
1993-present
- MAPA (Archive Concern Society) , Jakarta 2005-present
- AAIM (Association for Information and Image Management), USA 2015
- AAI (Association of Indonesian Archivist), 2015-2020
Education
- Advanced Records Management, ARMA USA
- Universitas Indonesia, Faculty of Literate, Librarianship and Archive Majority,
Depok, Jakarta
- Records Management Courses : Singapore, Kuala Lumpur, Houston, Denver,
Las Vegas, USA
- Imaging/EDMS Course, Sydney
www.ctdi.co.id©2014 19
TRAINING/WORKSHOPS/SEMINARS
1. As the Writer in the field of Records and Information Management, MAPA
(Archive Concern Society) journal 2005-present
2. Guest Speaker, University of Indonesia, Faculty of Literate, Librarianship and Archive Majority, Depok, Jakarta 2010-
3. ARMA Seminar, Las Vegas, USA, Oct 2000
4. Article titled “Records Management is One of the Priority in Your Organization”
submitted to ARMA, 2001
5. As the Public Speaker & Instructor on “Records & Information Management”,
1993-present
6. Comparison Study, Santa Fe Energy Ltd. Houston, USA, Oct 1998
7. Imaging Course, Sydney, Australia, 1997
8. ARMA 41th Seminar, Denver, USA, 1996
9. As the Speaker in the Information Professional Annual Meeting, Houston,
USA, 1994
10. Managing Your Files Course, Singapore, 1993
11. CONSAL IX (South East Asian Librarian Congress) Bangkok, Thailand, 1993
12. Comparison Study, Exxon Malaysia, Kuala Lumpur, 1991