Compras- organização e objetivos Prof. Msc. Fabiano Pires de Oliveira

Compras- organização e objetivosCompras- organização e objetivos

Prof. Msc. Fabiano Pires de OliveiraProf. Msc. Fabiano Pires de Oliveira

A eficiência na produção e na realização de serviços depende, essencialmente, da presença de insumos e produtos no momento exato, na quantidade certa e na qualidade desejada.

A falta de um produto ou insumo, no exato momento em que ele se torna necessário, é um custo que precisa ser imediatamente banido.

INTRODUÇÃOINTRODUÇÃO

A Gestão de Compras assume um papel estratégico nos negócios, face o volume de recursos, principalmente, financeiros envolvidos, deixando cada vez mais para traz, a visão preconceituosa de que era uma atividade burocrática e repetitiva ou um centro de despesas e não um centro de lucros, pois, quaisquer ganhos de produtividade na função compras tem grande repercussão nos lucros.

GESTÃO DE COMPRASGESTÃO DE COMPRAS

Com a reestruturação pela qual passaram as empresas nos últimos anos, a evolução tecnológica e os novos relacionamentos com os fornecedores, cresce cada vez mais a importância das pessoas que trabalham nesta área, que é também conhecida como suprimentos, compras ou aquisições, por estarem bem informadas atualizadas e terem habilidades interpessoais e dinamismo.

GESTÃO DE COMPRASGESTÃO DE COMPRAS

A função compras é parte do processo logístico das empresas, ou seja, parte integrante da cadeia de suprimentos (supply chain).

Muitas empresas passaram a adotar a denominação de gerenciamento da cadeia de suprimentos ou simplesmente, gerenciamento de suprimentos, com foco no todo.

FUNÇÃO COMPRASFUNÇÃO COMPRAS

Cabe a compras, também, o cuidado com os níveis de estoque da empresa, pois, embora altos níveis de estoque passam a significar poucos problemas para a produção, acarretam um custo exagerado para a sua manutenção , tais como: despesas com o espaço ocupado, custo do capital empregado, pessoal de almoxarifado, transportes e custo de estoques.


Baixos níveis de estoque podem, por outro lado, fazer com que a empresa trabalhe num limiar arriscado, onde qualquer detalhe, por menor que seja, acabe prejudicando a produção.


A necessidade de adequações aos sistemas just in time (JIT), de muitas empresas, levou a modificações importantes no que tange a custos e a criação da nova função de suprimentos.

O chamado “negociador” (procurement) envolve, além do relacionamento puramente comercial com os fornecedores, também a pesquisa e o desenvolvimento dos mesmos, sua qualificação e o suporte técnico durante o relacionamento entre as partes, e que leva à necessidade de um aperfeiçoamento dos sistemas de informação.


Áreas de interação ou de interface:

a)Qualidade;

b) Engenharia de Produto e de Processo;

c) Fabricação ou produção.


Hoje se fala em mercado global e, consequentemente, em compras globalizadas (Global Sourcing).

Com o advento da abertura dos mercados mundiais, os produtos, peças e componentes são comprados no mundo inteiro.

COMPRAS : FORMAS E TIPOSCOMPRAS : FORMAS E TIPOS

A) EDI (Electronic data Interchange).A) EDI (Electronic data Interchange).

Tecnologia para transmissão de um computador acoplado a um modem e a uma linha telefônica e com um software específico para comunicação e tradução dos elementos eletrônicos.

O computador do cliente é ligado diretamente ao computador do fornecedor, independentemente, dos hardwares e softwares em utilização.



B) InternetB) Internet

Utilização do e-mail (correio eletrônico) como um veículo de transação comercial ou o e-commerce (comercio eletrônico).

Basta estar ligado a um provedor e teremos toda a WWW (Word Wide Web) ao nosso alcance 24 horas por dia, acessando o mundo em comunicação bilateral.

ESTRATÉGIA DE AQUISIÇÃO DE ESTRATÉGIA DE AQUISIÇÃO DE RECURSOS MATERIAIS E PATRIMONIAIS.RECURSOS MATERIAIS E PATRIMONIAIS.

A definição de uma estratégia correta de compras pode dar à empresa uma grande vantagem competitiva. A empresa então deve decidir o grau de relacionamento com os seus parceiros, clientes e fornecedores, para uma tomada de decisão: comprar ou fabricar??

Se a empresa decidir produzir mais internamente, ganha independência mas perde em flexibilidade, por outro lado, se decidir comprar mais de terceiros, em detrimento da fabricação própria, pode tornar-se dependente.

VERTICALIZAÇÃOVERTICALIZAÇÃO

A verticalização é a estratégia que prevê que a empresa produzirá internamente, tudo o que puder, ou pelo menos, tentará produzir.

Foi predominante no início do século passado, quando as grandes empresas praticamente, produziam tudo que usavam nos produtos finais ou detinham o controle acionário de outras empresas que produziam os seus insumos.


VERTICALIZAÇÃO - FordilândiaVERTICALIZAÇÃO - Fordilândia

A Fordilândia foi um exemplo de verticalização. Foi o nome dado a uma gleba de terra adquirida pelo empresário norte-americano Henry Ford, através de sua empresa Companhia Ford Industrial do Brasil, no Estado do Pará, em setembro de 1927.

A intenção era abastecer sua empresa de látex necessário a confecção de pneus para seus automóveis, então dependentes da borracha produzida na Malásia, na época colônia britânica.

VERTICALIZAÇÃO - FordilândiaVERTICALIZAÇÃO - Fordilândia

HORIZONTALIZAÇÃOHORIZONTALIZAÇÃOEstratégia de comprar de terceiros o máximo possível de itens que compõem o produto final ou os serviços de que necessita. É tão grande a preferência da empresa moderna por serviços de terceiros que hoje em dia, um dos setores de maior expansão é o da terceirização, quarteirização e parcerias.

De um modo geral não se terceiriza os processos fundamentais (core process), por questões de detenção de tecnologia, qualidade do produto e responsabilidade final sobre o mesmo.


ÉTICA DE COMPRASÉTICA DE COMPRAS

O problema da conduta ética é comum em todas as profissões, por isso, procura-se abordar a questão mais na sua forma operacional, entendendo que o assunto deva ser resolvido através do estabelecimento de regras de conduta devidamente divulgadas, conhecidas e praticadas por todos os envolvidos, buscando fixar limites claros entre o “legal” e o “moral”.

A empresa deve estabelecer um código de ética não só para a gestão de compras e de vendas, mas, também para todo o pessoal da área técnica.

RECURSOS MATERIAISRECURSOS MATERIAIS

Recursos materiais são os itens ou componentes que uma empresa utiliza nas suas operações do dia a dia, na elaboração do seu produto final ou na consecução do seu objetivo social.

Podem ser classificados em:

- materiais auxiliares;

- matéria prima;

- produtos em processo e produtos acabados.

MATERIAIS AUXILIARESMATERIAIS AUXILIARES

Também chamados de materiais indiretos ou não produtivos, pois, são materiais que não se incorporam no produto final, como por exemplo: óleos de corte, materiais de escritório e de manutenção.


MATÉRIA PRIMAMATÉRIA PRIMA

Os materiais que incorporam ao produto final, incluindo os de embalagem, são classificados como matéria-prima e que, também, são chamados de materiais diretos ou produtivos.


PRODUTOS EM PROCESSOPRODUTOS EM PROCESSO

São os materiais que estão em processo de transformação ou de fabricação, ou seja, estão em fase intermediária da seqüência da fabricação da fabricação que vai desde a matéria prima até o produto final.


RECURSOS PATRIMONIAISRECURSOS PATRIMONIAIS

São instalações utilizadas nas operações do dia a dia da empresa, mas que são adquiridos esporadicamente, como exemplo: prédios, equipamentos e veículo da empresa.

SINAL DE DEMANDASINAL DE DEMANDA

É a forma sob a qual a informação chega à área de compras para desencadear o processo de aquisição de um bem material ou patrimonial.

No caso de bens patrimoniais, o sinal de demanda pode vir, por exemplo, de um estudo de viabilidade ou de uma necessidade de expansão.

SINAL DE DEMANDASINAL DE DEMANDA

Nos recursos materiais a forma mais comum do sinal de demanda é a solicitação de compras de materiais (matéria prima, insumos, peças para montagem, etc.) através de um programa de compras e/ou de produção.

Função responsável pelo :

a) estabelecimento do fluxo dos materiais na empresa,

b) pelo seguimento junto ao fornecedor, e

c) pela agilização da entrega.


Os objetivos da função de compra podem ser subdivididos em quatro categorias :

1)obter mercadorias e serviços na quantidade e com a qualidade necessárias;

2) obter mercadorias e serviços ao menor custo

3) garantir o melhor serviço possível e pronta entrega por parte do fornecedor;

4) desenvolver e manter boas relações com os fornecedores e desenvolver fornecedores potenciais.

OBJETIVOS DA FUNÇÃO COMPRASOBJETIVOS DA FUNÇÃO COMPRAS

Para satisfazer a esses objetivos, devem ser desempenhadas algumas funções básicas :

. Determinar as especificações de compra, qualidade, quantidade e entrega (tempo e local) certas;

. Selecionar o fornecedor (fonte certa) ;

. Negociar os termos e condições de compra ;

. Emitir e administrar pedidos de compras.


A função de compras pode ser dividida em dois tipos de atividades :

a) Procurement *: inclui as funções de estabelecer especificações, selecionar fornecedores, determinar preços e negociar.

* abrange várias funções da área de compras


b) Programação e acompanhamento do fornecedor: e relacionam-se com a liberação de pedidos para os fornecedores para programar a entrega.


1 - Receber e analisar as requisições de compra.

2 - Selecionar fornecedores. (solicitação de cotações)

3 - Determinar o preço correto.

4 - Emitir pedidos de compra.

CICLO DE COMPRASCICLO DE COMPRAS

5 - Fazer um acompanhamento para garantir que os prazos sejam cumpridos.

6 - Receber e aceitar mercadorias.

7 - Aprovar a fatura para pagamento do fornecedor.


1) Receber e analisar as requisições de compra

As requisições de compra têm início com o departamento ou a pessoa que será o usuário final. No ambiente do MRP (planejamento das necessidades de materiais), o planejador libera um pedido planejado autorizando o departamento de compras a processar o pedido.



No mínimo, as requisições de compra contêm as seguintes informações :

•Identidade do requisitante, aprovação assinada e conta em que será debitado o custo.

•Especificação do material.

• Quantidade e unidade de medida.

• Data e local de entrega exigidos.

• Qualquer outra informação complementar .



Na compra de um item ou serviço de um fornecedor, vários fatores estão incluídos. Por isso, as empresas além de desenvolverem especificações para o produto, tem suas exigências, conforme sua situação no momento da compra.

Essas exigências são divididas em três categorias amplas: a) exigências de quantidade,

b) exigências de preço, e

c) exigências funcionais.




Exigências de Quantidade

A demanda de mercado determina as quantidades necessárias. A quantidade influencia o modo como o produto será projetado, especificado e fabricado :

- se a demanda for apenas de um item ele será projetado para ser fabricado a um custo mínimo ; ou um item padronizado adequado será selecionado ;

- se a demanda for por milhares de itens, o item seria projetado para tirar proveito das economias de escala.



Exigências de Preço

Representa o valor econômico que o comprador atribui ao item, ou seja, a quantia que ele está disposto a pagar.

Se o produto final do comprador deve ser vendido a um preço baixo ele não estará disposto a pagar um preço muito alto por uma peça componente.



Exigências Funcionais

São as mais importantes, influem diretamente nas anteriores, e estão intimamente ligadas à qualidade de um produto ou serviço, pois estão relacionadas com a utilização final do item e com seu desempenho esperado.

São as mais difíceis de definir. Elas devem satisfazer a necessidade ou o propósito real do item (aspectos práticos e estéticos).



A especificação final é um equilíbrio das exigências, resultado da combinação entre elas. Quanto melhor esta combinação, mais bem-sucedida será a especificação.

A especificação final pode ser descrita dos seguintes modos :

-Descrição por marca;-Descrição por especificação.

Especificações Finais



Na compra por marca, o cliente deposita sua confiança na reputação e na integridade do fornecedor.

Pressupõe-se que o fornecedor quer manter a reputação da marca e manterá e garantirá a qualidade do produto.

Especificações Finais : Descrição por Marca



Neste tipo de descrição o comprador descrever detalhadamente o que deseja, mas ela geralmente incluem um ou mais elementos a seguir :

Características físicas ou químicas: O comprador define as propriedades químicas e físicas dos materiais desejados.

- Derivados de petróleo, produtos farmacêuticos e tinta são especificados dessa forma.

Especificações Finais : Descrição por Especificação



Material e método de produção. O método de produção determina o desempenho e a utilização de um produto. Por exemplo, o aço laminado a quente e o aço laminado a frio são produzidos de formas diferentes e têm características diversas.




Desempenho. É utilizado quando o comprador está principalmente interessado no desempenho que se exige do produto.

- Por exemplo, uma bomba de água pode ter a especificação de capacidade de bombear muitos litros por minuto. As especificações de desempenho são geralmente fáceis de preparar e tiram vantagem do conhecimento específico do fornecedor.


2) Selecionar fornecedores/ Solicitar cotações


Identificar e selecionar fornecedores são importantes responsabilidades do departamento de compras.

-Para itens rotineiros deve-se manter uma lista de fornecedores aprovados.

-Se o item não foi comprado antes ou se não houver um fornecedor aceitável em arquivo, deve-se fazer uma pesquisa.

- Se o pedido é de pequeno valor ou para itens padronizados, um fornecedor provavelmente poderá ser encontrado em um catálogo, em um jornal especializado ou em uma lista telefônica.



Para itens maiores, é desejável emitir uma solicitação de cotação, requerimento por escrito que é enviado a um número suficiente de fornecedores para garantir que cotações competitivas e confiáveis sejam recebidas.

Os fornecedores completam e devolvem as cotações ao comprador, que as analisa quanto a preço, especificações, termos e condições de venda, entrega e termos de pagamento.



Para itens cujas especificações podem ser descritas precisamente, a escolha é geralmente feita com base no preço, entrega e termos de venda. Para os itens cuja especificações não podem ser descritas com precisão, os itens cotados irão variar.

As cotações devem ser avaliadas quanto a sua adequação técnica.

- A escolha final baseia-se em um equilíbrio entre os fatores técnicos e o preço. Geralmente, tanto o departamento requisitante quanto o departamento de compras estão envolvidos na decisão.

3) Negociação de preços/Determinar o preço correto


Os preços podem ser negociados se o comprador tem conhecimento e influência para fazê-lo.

-Um grande comprador tem mais influência do que o pequeno.

-Por meio da negociação, o comprador e o vendedor tentam resolver as condições de compras para o benefício de ambas as partes. Habilidade e um planejamento bem feito são necessários para o sucesso da negociação.

Um fator importante na abordagem de negociações ‘‘e o tipo do produto. Há quatro categorias :


Commodities. São produtos cujo preço é fixado pela demanda e pelo suprimento do mercado, e pode flutuar muito. A negociação relaciona-se a contratos para preços futuros. Ex.: cobre, carvão, trigo, carne e metais.



Produtos Padronizados. São itens fornecidos por muitos fornecedores. A escolha é ampla e os preços determinados pelos catálogos de preços. Não existe muito espaço para negociação, exceto em caso de grandes compras.



Itens de pequeno valor. São itens como produtos de manutenção e limpeza, que representam compras de valor tão baixo que não há muito propósito na negociação de preços.

O objetivo principal é manter baixo o custo dos pedidos. As empresas negociam um contrato com um fornecedor que pode oferecer muitos itens, e fixam um sistema simples de pedidos que reduz o custo dos mesmos.



Itens feitos por encomenda. São itens produzidos segundo especificações ou aqueles para os quais a empresa recebe cotações de várias fontes. Os preços podem ser negociados.



Ordem de compra é uma oferta legal de compra.

-Aceita pelo fornecedor, torna-se um contrato legal para entrega das mercadorias de acordo com os termos e condições especificados no contrato de compra.

- O pedido de compra é preparado com base na requisição de compra ou nas cotações.

- Envia-se uma cópia ao fornecedor, o departamento de compras retém uma cópia e outras são enviadas para outros departamentos, tais como:o requisitante, contabilidade, financeiro e recepção.

4) Emissão da ordem de compra


-O fornecedor é responsável pela entrega pontual dos itens pedidos.

- O departamento de compras deve garantir que os fornecedores realmente entreguem no prazo.

-Se houver dúvidas quanto ao cumprimento dos prazos, o departamento deve descobrir isso a tempo de tomar medidas corretivas.

-Isso pode envolver a agilização do transporte, fontes alternativas de suprimentos, atuação junto ao fornecedor ou reprogramação da produção.

5) Seguimento e entrega


Quando entregues as mercadorias, o departamento de recepção as inspeciona para garantir que foram enviados os itens corretos, na quantidade certa e que não foram danificados no transporte.

6) Recepção e aceitação das mercadorias

Com sua cópia do pedido de compra e a bill of lading (conhecimento de embarque) fornecida pelo transportador, o departamento de recepção aceita as mercadorias e escreve um recibo, observando qualquer variação. Se as mercadorias estiverem em ordem, elas serão enviadas para o departamento solicitante ou para o estoque.


Uma cópia do recibo é enviada para o departamento de compras, observando qualquer variação ou discrepância em relação ao pedido de compra.

Se o pedido é considerado completo, o departamento de recepção fecha sua cópia do pedido de compras e avisa ao departamento de compras.

Se o pedido não estiver completo, o pedido é mantido em aberto, esperando a complementação.

6) Recepção e aceitação das mercadorias


Quando é recebida a fatura do fornecedor, há três informações que devem concordar: o pedido de compra, o relatório de recebimento e a fatura.

Os itens e as quantidades devem ser os mesmos em todos os documentos. Todos os descontos e termos do pedido original devem ser comparados com a fatura.

7) Aprovação da fatura para pagamento

É função do departamento de compras verificar esses aspectos e resolver quaisquer diferenças. Uma vez aprovada, a fatura é enviada ao departamentos de contas a pagar.

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