computacion excel

MICROSOFT EXCEL

Tema Nº 01

Exploración del entorno de Excel 2013

1.1. Elementos de la interfaz

1.2. Características de Excel 2013.

1.3. Gestión de Archivos en Excel.

1.4. Creación y modificación de un libro

1.5. Tipos de punteros en Excel.

1.6. Rango de Celdas.

1.7. Configuración Básica de Valor (Configuración Regional)

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1ero Puntero del mouse a lado derecho superior, clic en Buscar2doEn la casilla Escribimos Excel y Enter

3ro Seleccionar Libro en blanco o cualquier modelo clic

4to En hora buena estamos listos para usar la aplicación

1. EXPLORACIÓN DEL ENTORNO DE EXCEL 2013

Microsoft Excel 2013es una Hoja de cálculo que forma parte del paquete informático

Microsoft Office 2013, es una potente herramienta que sirve para realizar todo tipo de

cálculos matemáticos, estadísticos o financieros, podemos realizar cosas simples

como un listado de productos hasta la elaboración de tablas dinámicas, gráficos e

inclusive base de datos.

Generalidades y Acceso a Microsoft Excel 2013

Para ingresar a Excel existen varias formas, aquí se señala las 3 formas

elementales:

Primera Forma:

Ingresaremos a la sección de aplicaciones presionando la tecla Windows y nos

desplazaremos hasta ubicar el icono de Excel 2013. Haciendo clic se procederá a

iniciar el programa.

Figura 1.1 Acceso a Microsoft Excel

También podemos ingresar desde la siguiente opción:

1.



Segunda Forma

Clic en el botón Aplicaciones, en la barra lateral o presión en la opción buscar

programas aplicaciones escribimos ejecutar y seleccionamos la opción, o si no

presione de forma simultánea las teclas Windows + R, se presenta la siguiente

ventana:

Figura 1.3 Acceso a Microsoft Excel

Tercera Forma

Otra de las formas es hacer clic en el ícono (normalmente será un "acceso directo" que tendremos en nuestro Escritorio.

1.1. Elementos de la Interfaz de Excel 2013

Microsoft Excel 2013, nos presenta un entorno de usuario diferente de las conocidas en versiones anteriores, bajo el sistema operativo Windows.

La primera ventana que podremos visualizar es la siguiente en la cual el usuario tendrá la posibilidad de crear un libro en blanco, realizar un paseo por las nuevas características y finalmente verificar las plantillas que nos proporciona el programa.


En esta sección procedemos a escribir “Ejecutar”

12

Seleccionamos la opción Ejecutar.


Figura 1.6 Menú de inicio de Microsoft Excel

1. La barra lateral izquierda de la pantalla Inicio muestra la lista de Archivos recientes. Si es la primera vez que ingresasa Excel 2013 entonces no se mostrará ningún archivo, pero conforme hagas uso de la herramienta la lista de archivos utilizados recientemente irá creciendo.

2. Debajo de la lista de libros recientes se encuentra el comando Abrir otros Libros el cual nos permitirá abrir archivos localizados en nuestro equipo.

3. En el panel de la derecha se encuentra la opción Libro en blanco la cual crea un nuevo libro y abre la ventana principal de Excel.

4. El equipo de Microsoft consideró conveniente incluir una breve guía que muestra las características de Excel 2013. Al pulsar la opción Bienvenido a Excel comenzarás a dar un paseo por la herramienta donde aprenderás más de su uso y beneficios.

5. El resto de los iconos del panel derecho son útiles para crear nuevos libros de Excel basados en Plantillas. Puedes utilizar la barra de desplazamiento de la derecha para moverte hacia abajo y ver la totalidad de plantillas instaladas en tu equipo.

6. Si las plantillas mostradas no cumplen con tus expectativas, entonces puedes realizar una búsqueda de plantillas en el sitio oficial de Microsoft haciendo uso del cuadro de búsqueda que se encuentra en la parte superior de la pantalla Inicio.



Barra de fórmulas

7. Debajo del cuadro de búsqueda se encuentran algunas sugerencias que además son vínculos y que al hacer clic sobre ellos mostrarán las plantillas de Excel que cumplan con dicho criterio de búsqueda.

8. En el extremo superior derecho de la pantalla Inicio se muestra la opción para iniciar sesión en línea y que es una opción que será de utilidad para acceder a recursos y servicios en Internet a través de Excel 2013.

Figura 1.7 Entorno de Microsoft Excel

A los archivos creados por Excel se les da el nombre de libros. Un libro consta de muchas hojas de cálculo.

Una hoja está formada por columnas y filas, las columnas son las que van ordenadas alfabéticamente y las filas son ordenadas numéricamente, entre la intersección de una columna y una fila se encuentra una celda.


Barra de inicio rápidoBarra de

Cinta de

Cuadro de Columnas de la hoja

Herramientas agrupadas: Grupos

Asistente para funciones

Filas de la

Hoja del Libro

Barra de desplazamiento

Barra de desplazamiento

Zoom sobre la

Vista de la


FilaColumna

La celda se identifica por ser un rectángulo. La celda sirve para guardar información, su ancho y su alto puede ser modificado si se desea. La celda puede almacenar valores de texto que incluye letras, números o símbolos, valores numéricos, valores de fecha, formulas, funciones, etc.

El nombre de una celda se identifica por la columna y la fila donde se encuentra ubicado el cursor, por ejemplo como se muestra en la imagen superior si estas en la columna B y estas en la fila 2, entonces la celda se llama B2.

B 2


COLUMNA FILA

CELDA RANGO DE CELDAS


Figura 1.8 Nombre de Celda

Excel cuenta con 16384 columnas y 1 048 576 filas, es así entonces que la primera celda de una hoja es la A1 mientras que la última es XFD1048576.

Podemos desplazarnos con mucha facilidad por estas celdas, haciendo uso del Mouse, basta con darle clic a la celda sobre la que queremos trabajar; sin embargo,

es muy útil y más preciso el teclado. A continuación se describe el uso del mismo para el desplazamiento por la hoja de cálculo:

TECLA USO DE TECLA

Avanza una columna a la Derecha

Avanza una columna a la Izquierda

Avanza una fila hacia Abajo

Avanza una fila hacia Arriba

<<Control>> + <<>> Última columna

<<Control>> + <<>> Primera columna

<<AvPág>> Avanza una pantalla hacia Abajo

<<Re Pág>> Avanza una pantalla hacia Arriba

Fin, Última columna

Fin, Primera columna

Fin, Primera fila

Fin, Última fila

Inicio Inicio de la Hoja (columna A)


Ultima Celda


<< F5 >> Ir a la celda deseada

<< Control >> + <<AvPág>> Activa la Hoja Siguiente

<< Control >> + << Re Pág>> Activa la Hoja Anterior

<< Control >> + << F6 >> Ir al libro siguiente (más de un libro abierto)

<< Control >> + <<Shift>> + << F6 >>

Ir al libro anterior (más de un libro abierto)

<< TAB >> Una columna a la derecha

<<Shift>> + << TAB >> Una columna a la izquierda

<<Alt>> + <<AvPág>> Una pantalla a la derecha

<<Alt>> + << Re Pág>> Una pantalla a la izquierda

1.1.1. La barra de herramientas de acceso rápido

Como se puede observar en el gráfico que se muestra, en la interfaz de Microsoft Excel se presenta la barra de inicio rápido la misma que es completamente personalizable. El objetivo de esta pequeña barra que se encuentra en la parte superior izquierda es tener, al alcance de un clic, las opciones que nos resulten de mayor utilidad o que necesitamos con mayor frecuencia.

Para personalizar la barra de acceso rápido hacemos clic sobre esta.

1.1.2. La Cinta de Opciones

La cinta de opciones ha sido diseñada para encontrar con mayor facilidad los comandos necesarios para realizar una determinada tarea. Es así que la cinta de opciones está compuesta por fichas, las fichas contienen grupos lógicos. Las fichas se encuentran relacionadas a algún tipo de actividad y algunas solamente aparecen al realizar una determinada tarea, es decir, si está trabajando por ejemplo con gráficos en la cinta de opciones se muestran fichas con comandos relacionados para los gráficos.

1.1.2.1. Pestañas en Excel 2013.- La primera vez que abres Excel 2013, la cinta de opciones mostrará siete pestañas:



Figura 1.11 Cinta de Opciones

1.1.2.2. Pestañas contextuales.- Las siete pestañas mencionadas previamente no son las únicas que se muestran en la cinta de opciones, también existen otro tipo de pestañas conocidas como pestañas contextuales y que se muestran solamente cuando estamos trabajando con algún objeto en particular. Por ejemplo, cuando insertamos un nuevo gráfico en una hoja, Excel mostrará las pestañas Diseño y Formato las cuales tienen comandos especiales para trabajar con el gráfico:

Existen ocasiones donde se necesita minimizar u ocultar los grupos de la cinta de opciones, para realizar esto lo podemos hacer de diferentes formas:

a) Haciendo anticlic sobre esta y seleccionando la opción Contraer la cinta de opciones.

b) Haciendo clic sobre el botón contraer la cinta de opciones ubicado en la esquina superior derecha de la ventana como se muestra en la siguiente imagen:

c) Pulsando de manera simultánea las teclas: CTRL + F1

Aplicando cualquiera de las 3 formas anteriores la cinta de opciones quedará minimizada de la siguiente manera:



1.2.Características de Excel 2013

Entre las características de Excel 2013 se incluyen. Una interfaz fácil de usar; tablas de datos; varias técnicas de formato, como formatos condicionales; una mayor gama de colores en la combinación de colores y flexibilidad del motor de gráficos. En la tabla siguiente se describen las características de Excel 2013

Características Descripción Gráfico

Cinta

La interfaz de usuario de Excel 2013 tiene una cinta de opciones que consta de siete fichas: Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista. Cada ficha está compuesta por varios grupos. Cada grupo comprende un conjunto de comandos que realizan tareas relacionadas. Por ejemplo, el grupo Portapapeles incluye los comandos Pegar, Cortar, Copiar y Copiar formato.

Tabla de datos

Las tablas de datos ayudan a clasificar datos, realizar cálculos y resaltar información. Por ejemplo, puede guardar los detalles personales y el salario mensual de sus empleados en un libro. Puede crear una tabla de datos que almacene el nombre del empleado, el Id. Del empleado y su salario mensual. Con la tabla de datos, puede realizar cálculos como hallar el salario medio y el salario total de los empleados.

Formato condicional

El formato condicional le ayuda a identificar las celdas que cumplen la condición que ha establecido. Por ejemplo, usted almacena los nombres y las calificaciones de 1000 alumnos en una tabla de datos. Puede utilizar el formato condicional para identificar las celdas cuyas calificaciones sean menores de 40. El aspecto de las celdas que contienen calificaciones menores de 40 cambiará según se haya especificado en la condición.

Colores

Puede utilizar colores para resaltar los datos. Por ejemplo, usted crea una tabla de datos que contiene los datos del inventario de un almacén. Al actualizar la tabla de datos, puede resaltar utilizando diferentes colores los productos que están agotados o los productos para los que hay 1000 unidades disponibles. Para analizar el estado



del inventario, puede observar los colores en la hoja de cálculo en lugar de leer los valores de los datos.

Gráficos

Excel 2013 le ayuda a presentar los datos utilizando varios gráficos, como Circular, Barra y Área. El motor de gráficos de Excel proporciona diferentes formas de crear gráficos. Utilizando gráficos, puede detectar tendencias, determinar puntos de datos superiores e inferiores, así como realizar previsiones de perspectivas futuras. Por ejemplo, puede utilizar los gráficos para analizar los beneficios que su empresa ha obtenido en los 10 últimos años.

1.3. Gestión de Archivos en Excel

1.3.1. Guardar un Libro.- Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasión para modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operación posterior sobre éste, tendremos que almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operación se denomina Guardar.

Existen dos formas de guardar un libro de trabajo:

a) Guardar como. Cuando se guarda un archivo por primera vez, o se guarda una copia de uno existente.

b) Guardar. Cuando guardamos los cambios que haya podido sufrir un archivo, sobrescribiéndolo.

Para almacenar el archivo asignándole un nombre:Haz clic el menú Archivo y elige la opción Guardar como...

Figura 1.13 Guardar Libro de Excel


Seleccionar la Opción Examinar

1

2


Luego de seleccionar la opción aparecerá el siguiente cuadro de diálogo, en el cual se le asigna el nombre al archivo que estamos trabajando:

Figura 1.14 Ventana Guardar

Guardar los cambios realizados sobre un archivo

Selecciona la opción Guardar del menú Archivo. O bien, haz clic

sobre el botón Guardar de la Barra de Acceso Rápido. También puedes utilizar la combinación de teclas Ctrl + G.

1.3.2. Cerrar un Libro de Trabajo.

Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendrá salir de él para no estar utilizando memoria inútilmente. La operación de salir de un documento recibe el nombre de Cierre del documento. Se puede cerrar un documento de varias formas:

a) Selecciona el menú Archivo y elige la opción Cerrar.

En caso de detectar un archivo al cual se le ha realizado una modificación no almacenada, Excel nos avisará de ello mostrándonos un cuadro de diálogo que nos dará a escoger entre tres opciones:

b) Otra forma consiste en utilizar el botón Cerrar de la barra de menú, que está justo debajo del botón que cierra Excel. Si lo que

cierras es la aplicación, ya sea desde el menú o desde el

botón Cerrar , se cerrarán todos los libros que tengas abiertos, en caso de que estés trabajando con más de uno. El



funcionamiento será el mismo, si algún libro no ha guardado los cambios se mostrará el mismo cuadro de diálogo para preguntarnos si queremos guardarlos.

1.3.3. Abrir un libro nuevo.

Cuando entramos en Excel automáticamente se inicia un libro de trabajo vacío, pero supongamos que ya estamos trabajando con un documento y queremos crear otro libro nuevo. Ésta operación se denomina Nuevo.Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, deberás seguir los siguientes pasos:

a) Selecciona el menú Archivo y elige la opción Nuevo, o seleccionando en forma conjunta las teclas CTRL + U.

Si queremos recuperar algún libro de trabajo ya guardado, la operación se denomina Abrir.

Para abrir un archivo ya existente selecciona la opción Abrir del menú Archivo.

1.4. Creación y modificación de un Libro

Como se mencionó anteriormente a los archivos creados por Excel se les da el nombre de libros. Un libro consta de muchas hojas. Algo muy importante que usted debe de saber es que los archivos creados en Excel 2013 presentan la extensión .XLSX, en versiones anteriores a esta, los archivos presentaban la extensión .XLS.

Con Excel 2013 usted puede abrir archivos creados en versiones anteriores, pero si usted creó un archivo con Excel 2013 no podrá abrirlo en una versión anterior como por ejemplo Excel 2007. Ante este inconveniente Excel 2013 brinda la posibilidad de poder grabar un archivo creado en una versión anterior y poder abrirlo sin ningún inconveniente.

La empresa Microsoft a través de su página web proporciona un archivo llamado FileFormatConverters, que al instalarse en un computador que tiene Excel con una versión anterior a Excel 2013, permite abrir los archivos de esta versión de forma normal.



1.4.1. Trabajar con las hojas del libro

Las operaciones que podemos realizar con las hojas de Excel son:

1.4.1.1. Crear una hoja de cálculo en un libro

Como se mencionó anteriormente a los archivos creados por Excel se les da el nombre de libros. Un libro consta de muchas hojas de cálculo.

Cada vez que abrimos un libro nuevo de trabajo se abrirá por defecto con una hoja de cálculo.

Figura 1.17 Entorno de Excel

Podemos configurar a Microsoft Excel 2013 para que al ingresar se presenten una cantidad de hojas diferente, para realizar esto debemos de hacer clic en el menú Archivo, luego clic en Opciones de Excel y luego ubicar la opción Incluir este número de hojas finalmente aumentar o disminuir la cantidad de hojas.

1.4.1.2. Insertar una hoja de cálculo en un libro

Podemos insertar hojas de cálculo de diferentes formas:

a) Haciendo clic en el icono



b) Haciendo anti clic sobre cualquiera de las hojas

c) Y luego hacer clic en Insertar…

Figura 1.20 Insertar Hoja de Cálculo

1.4.1.3. Cambiarle el nombre a una hoja de cálculo

Para cambiarle el nombre a una hoja en Excel existen 2 formas:

1. Ubicarse en la hoja a la cual se desea cambiar el nombre, hacer anti clic y seleccionar la opción Cambiar nombre.

2. Hacer doble clic en la hoja a la cual se desea cambiar el nombre.



3. Finalmente le cambiamos el nombre.

1.4.1.4. Moverse por las hojas.

Para moverse entre hojas de cálculo basta con hacer clic sobre la pestaña de la hoja a la que queramos movernos.

1.4.1.5. Seleccionar hojas. Cuando nos movemos a una hoja, ésta queda seleccionada.

Cuando se desean seleccionarse varias hojas a la misma vez pueden presentarse los siguientes casos:

1.4.1.6. Seleccionar Hojas Consecutivas

1. Hacer clic sobre la hoja a seleccionar2. Mantener presionada la tecla SHIFT3. Hacer clic sobre la etiqueta de otra hoja hasta donde se desea

seleccionar

1.4.1.7. Seleccionar Hojas No Consecutivas

1. Hacer clic sobre la hoja que se desea seleccionar2. Mantener presionada la tecla CTRL y hacer clic sobre la etiqueta de

otra hoja que se va a seleccionar, y así sucesivamente.

1.4.1.8. Eliminar hojas, una vez que se haya seleccionado la hoja u hojas que se desean eliminar, hacemos anti clic y hacemos clic en la opción Eliminar.



1.4.1.9. Mover una Hoja en un mismo Libro

1. Mantener presionado el botón clic sobre la hoja a mover, en ese instante observará que aparece una hoja pequeña de color blanco.

2. Arrastre hacia la derecha o izquierda dependiendo hacia donde se desea mover la hoja, observe que aparece un triángulo invertido de color negro en el lugar donde desea ubicar la hoja.

3. Finalmente suelte el botón clic.

1.4.1.10. Duplicar una Hoja en un mismo Libro

1. Mantener presionado el botón clic sobre la hoja que dese duplicar, en ese instante observará que aparece una hoja pequeña de color blanco.

2. Mantenga presionada en forma simultánea la tecla CTRL y observará que sobre la pequeña hoja blanca aparece un signo más (+), que significa que está lista para duplicarse.

3. Arrastre hacia la derecha o izquierda dependiendo hacia donde se desea insertar la hoja duplicada y aparecerá un triángulo invertido de color negro, indicando el lugar donde se desea ubicar.

4. Finalmente suelte el botón clic y luego deje de presionar la tecla CTRL.

1.4.2.Diseño de Página

En esta opción, prepararemos la página para impresión, como modificar los márgenes de nuestra página, orientación, y nivel de ampliación (ZOOM), tamaño de página a utilizar, etc.

Podemos utilizar la pestaña diseño de página

Tamaño y Orientación de la Página

Clic en la ficha diseño de página Configurar Página Seleccionar el tamaño del papel (Ej. A4) Orientación (Ej. Horizontal) Aceptar

Centrar en la Página

Clic en la ficha diseño de página Configurar Página


+


Activar la ficha Márgenes Activar Horizontal y Verticalmente Aceptar Y hacer clic en Vista Preliminar para ver la apariencia de la hoja.

1.5. Tipos de Punteros en Excel

Excel según la tarea realizada hace uso de un determinado tipo de puntero, entre los cuales tenemos:

PUNTERO UTILIZADO

Permite seleccionar celdas

Con esta forma de puntero, podemos copiar las celdas

(CTRL + CLIC) genera una serie de números

Mueve el contenido de una celda

Cambia el ancho de una columna

Cambia el alto de una fila



Selecciona toda la columna

Selecciona toda la fila

1.5.1. Seleccionar Rango de Celdas

Seleccionar una Columna

Hacer clic sobre la letra que identifica a la Columna a Seleccionar (Ej. Columna I)

Otra Forma: Utilizando el Teclado.- Ubicarse sobre una celda de la columna a seleccionar y presionar <<CONTROL>> + Barra Espaciadora.

Seleccionar Columnas No Consecutivas

Seleccionar una columna (Ej. Columna I)

Mantener presionada la tecla <<CONTROL>> y

Seleccionar otra columna. (Ej. Columna K) y así sucesivamente.

Figura 1.25 Seleccionar columnas

Seleccionar Columnas Consecutivas

Seleccionar una columna (Ej. Columna I)

Mantener presionada la tecla <<SHIFT>> y

Seleccionar otra columna. (Ej. Columna L)

Seleccionar Una Fila



Hacer clic sobre el número que identifica a la fila a seleccionar en el libro (Ej. Fila 3).

Figura 1.27 Seleccionar fila

Otra Forma: Utilizando el Teclado.- Ubicarse sobre una celda de la columna a seleccionar y presionar <<SHIFT>> + Barra Espaciadora.

Seleccionar Filas No Consecutivas

Seleccionar una fila (Ej. fila 3)

Mantener presionada la tecla <<CONTROL>>

Seleccionar otra fila (Ej. Fila 6, 8) y así sucesivamente.

Seleccionar Filas Consecutivas

Seleccionar una fila (Ej. fila 3)

Mantener presionada la tecla <<SHIFT>>

Seleccionar otra fila (Ej. Fila 6).

Figura 1.29 Seleccionar fila

Seleccionar toda la Hoja

Hacer clic en la intersección de las etiquetas de las filas y columnas.



1.6. Rango de Celdas

Un rango de celdas es un grupo de 2 o más celdas que identificamos como una malla de las celdas que está entre la esquina superior izquierda y la que está en la esquina inferior derecha de la malla establecida. Por ejemplo aquí tenemos un rango de celdas de B2:C4

Figura 1.31 Seleccionar rango de celdas

Nombre de Rango de Celdas

Si deseamos dar un nombre al rango seleccionado, entonces en el cuadro de nombres escribimos el nombre a asignarlo, de tal modo que dicho nombre será válido y lo podemos utilizar en cualquiera de las hojas del libro de Excel

Eliminar Nombre de Rango de Celdas

Si deseamos eliminar algún nombre de rango de celdas, simplemente nos dirigimos a la pestaña Fórmulas, y en Grupo Nombres definidos, elegimos la opción Administrador de Nombres. Allí nosotros podemos Eliminar el nombre del rango creado. También se puede editar o crear un nuevo nombre.



Figura 1.33 Eliminar Nombre de rango

1.7. Configuración Básica de Valor (Configuración Regional)

A los valores numéricos que ingresamos en Excel, lo podemos aplicar algunas configuraciones básicas como:

Configuración de valor Símbolo

Formato de numero de contabilidad

Podemos escoger entre moneda en soles, euros, dólares, libras esterlinas, etc.

Formato porcentual

Estilo millares

Para asignar a los números dos dígitos decimal. Ejm: 12.5 cambiarlo x 12.50



Aumentar decimales

Disminuir decimales

Ahora si deseamos cambiar la moneda predeterminada del Excel, por ejemplo si la moneda predeterminada esta en euros € y deseamos utilizar la moneda en soles S/. Entonces nos dirigimos a configuración regional.

Para ello hacemos clic en Inicio, luego Panel de Control, y allí elegimos Configuración Regional y de Idioma.

1. Crear un nuevo archivo de Excel 2013 denominado “Practica N° 01” en la cual a la

hoja de cálculo “Hoja1” cámbiale el nombre a Promedios

2. Agregar los datos que se muestran en la figura y luego aplicar a dicho archivo

algunas fórmulas necesarias para calcular los Promedios de cada Unidad (PROM) a

dos decimales, el Promedio Final (PROM de la columna J) a dos decimales y el

Promedio para las Actas (ACTA) sin decimales y centrado.


PRÁCTICA COMPLEMENTARIA


3. Aplique los formatos que crea conveniente para que la hoja de cálculo aparezca

similar a la figura de la pregunta 2.

Una vez completadas y desarrolladas todas las instrucciones guardarlos y presentarlos.



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