Comune di REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 1 L ORDINATIVO INFORMATICO

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Comune di REGGIO EMILIA

SERVIZIO FINANZIARIO

L’ ORDINATIVO INFORMATICOL’ ORDINATIVO INFORMATICO

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COMUNE DI REGGIO EMILIA


Il quadro normativoIl quadro normativo

Obiettivi Obiettivi

Atti preliminariAtti preliminari

I rapporti con il TesoriereI rapporti con il Tesoriere

L’ operativitàL’ operatività

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La terminologiaLa terminologia

Il mandato informaticoIl mandato informatico è una disposizione di è una disposizione di pagamento emessa in forma elettronica pagamento emessa in forma elettronica autenticata dalla firma digitale e dotata di validità autenticata dalla firma digitale e dotata di validità legale.legale.La firma digitaleLa firma digitale sostituisce la tradizionale sostituisce la tradizionale firma apposta sulla carta. La sua funzione è firma apposta sulla carta. La sua funzione è quella di attestare la validità e la paternità del quella di attestare la validità e la paternità del documento.documento.

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Tutto il personale che opera sugli ordinativi è dotato di smart card che è un dispositivo dotato di un processore che contiene una chiave pubblica e una chiave privata ai fini della sicurezza della firmala chiave pubblica è la componente della coppia di chiavi riconosciuta all’esterno con la quale il Tesoriere verifica la firma digitale del titolare.la chiave privata è la componente della coppia di chiavi conservata solo all’interno del dispositivo del soggetto titolare, mediante la quale si appone la firma digitale sul documento informatico.

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Il titolare della smart card viene riconosciuto dal sistema mediante il certificato digitale che contiene l'identificativo del soggetto, la sua chiave pubblica e la validità temporale del certificato stesso. Il legame tra la persona fisica e la firma è garantito dall’ Autorità di Certificazione autorizzata.

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Principali norme di riferimentoPrincipali norme di riferimento

Dpr 20-apr-94, n.367 “Regolamento recante Dpr 20-apr-94, n.367 “Regolamento recante semplificazione e accelerazione delle procedure semplificazione e accelerazione delle procedure

di spesa e contabili”di spesa e contabili”

Art. 2 consente di sostituire atti e documenti cartacei Art. 2 consente di sostituire atti e documenti cartacei

relativi a procedure di spesa con evidenze informaticherelativi a procedure di spesa con evidenze informatiche

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DPR 445/2000 T.U. delle disposizioni legislative e DPR 445/2000 T.U. delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione regolamentari in materia di documentazione amministrativaamministrativa

Dlgs 10/2002 attuazione direttiva CEE per le firme Dlgs 10/2002 attuazione direttiva CEE per le firme elettroniche, in attuazione DLgs 10 è stato pubblicato elettroniche, in attuazione DLgs 10 è stato pubblicato G.U. 27/4/04 DPCM 30/10/03 Regole tecniche per G.U. 27/4/04 DPCM 30/10/03 Regole tecniche per l’utilizzo della firma digitalel’utilizzo della firma digitale

Protocollo Abi Banca Italia 23/12/2003 per l’emissione Protocollo Abi Banca Italia 23/12/2003 per l’emissione del mandato informatico: Standard comportamentali per del mandato informatico: Standard comportamentali per

l’interoperabilità dei soggetti coinvoltil’interoperabilità dei soggetti coinvolti

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Art.1 comma 80 Legge Finanziaria 2005

modifica l’articolo 213 del Tuel, prevedendo la possibilità di usare gli ordinativi di pagamento e di riscossione informaticiin sostituzione di quelli cartacei;

prevede inoltre che la convenzione di tesoreria possa prevedere la possibilità che, oltre ai pagamenti allo sportello, vengano utilizzate anche le modalità offerte dai servizi elettronici di incasso e di pagamento interbancari

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Condizioni favorevoli:Condizioni favorevoli: decisione condivisa dei due soggetti interessati decisione condivisa dei due soggetti interessati

Comune e Tesoriere Comune e Tesoriere infrastruttura tecnologica adeguatainfrastruttura tecnologica adeguata Team di progetto formato da persone fortemente Team di progetto formato da persone fortemente

orientate al cambiamento (informatici, servizio orientate al cambiamento (informatici, servizio finanziario, addetti al servizio di Tesoreria )finanziario, addetti al servizio di Tesoreria )

semplicità di struttura del Documento informatico semplicità di struttura del Documento informatico e della procedura di gestionee della procedura di gestione

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Le criticitàAbitudini consolidate degli utenti e resistenze al cambiamento organizzativo

eliminazione totale del supporto cartaceo e sensazione di insicurezza nei controlli

Impatto organizzativo trasversale all’intero servizio

Archiviazione documenti allegati agli ordinativi

Conciliazione della esigenza di trasmettere al Tesoriere allegati cartacei al documento informatico

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OBIETTIVIOBIETTIVI

– Migliorare l’efficienza della gestione eliminando la gestione di Migliorare l’efficienza della gestione eliminando la gestione di documenti cartacei e le procedure connesse alla loro documenti cartacei e le procedure connesse alla loro trasmissione tra Comune e Tesorieretrasmissione tra Comune e Tesoriere

– Accelerare i pagamenti e le riscossioni Accelerare i pagamenti e le riscossioni

– Maggiore efficacia del controllo a monte sui processi di spesa e Maggiore efficacia del controllo a monte sui processi di spesa e riduzione degli errori nella formazione del mandatoriduzione degli errori nella formazione del mandato

– Semplificazione dei controlli sui ritorni del Tesoriere e Semplificazione dei controlli sui ritorni del Tesoriere e implementazione automatica della situazione degli ordinativi, implementazione automatica della situazione degli ordinativi, giornale di cassa costantemente in linea giornale di cassa costantemente in linea

– Conservazione documentale e consultazione storica interattiva Conservazione documentale e consultazione storica interattiva dell’iter di ciascun mandatodell’iter di ciascun mandato

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ATTI PRELIMINARI

Obiettivo di Peg e attivazione gruppo di progetto per lo studio di fattibilità

Ricerca di mercato della soluzione tecnologica da adottare

Modifica regolamento di contabilità per introdurre le disposizioni per l’emissione di ordinativi informatici

Affidamento a società esterna delle procedure connesse alla gestione del mandato informatico e al servizio di archiviazione dei documenti tramite espletamento di gara pubblica

Capitolato di gara per l’affidamento del servizio di tesoreria con precise specifiche tecniche per la gestione degli ordinativi informatici

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Clausole specifiche da inserire nel contratto di tesoreria

registrazione del personale per il rilascio delle smart cards per la firma digitale tramite Società autorizzata a svolgere la funzione di Ufficio di certificazione

Definizione di tutti gli aspetti organizzativi, procedurali,informatici tra Comune e Tesoriere e sottoscrizione del protocollo d’interscambio per l’esecuzione degli ordinativi informatici

Atti preliminariAtti preliminariAtti preliminariAtti preliminari

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ProcedureAcquisizione sistema di interscambio dati da e per la procedura contabile gestionale del Comune Creazione del sistema che consenta l’ interscambio con la procedura contabile del Tesoriere Sistema di sicurezza per l’attivazione e l’utilizzo della firma digitale per la sottoscrizione dei documenti informaticiModifiche alla procedura contabile dell’Ente per una migliore funzionalità dei sistemi

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Funzionalità della procedura

acquisizione dei mandati di pagamento dal gestionale dell’Ente e conversione in un formato standardizzato

visualizzazione dei mandati con dettaglio di tutte le informazioni immesse nel gestionale

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selezioneselezione dei mandati da esaminare per il visto e per la dei mandati da esaminare per il visto e per la firma con opzioni diverse (per operatore,per addetto al firma con opzioni diverse (per operatore,per addetto al controllo, per beneficiari,per data, per capitolo, ecc.)controllo, per beneficiari,per data, per capitolo, ecc.)

Possibilità di sospendere, bloccare, annullare i mandati in Possibilità di sospendere, bloccare, annullare i mandati in ciascuna fase del controllo e restituzione al sistema ciascuna fase del controllo e restituzione al sistema contabilecontabile

Inclusione di più mandati in un pacchetto per la firma Inclusione di più mandati in un pacchetto per la firma digitale,firma dell’intero pacchetto di mandati e inoltro al digitale,firma dell’intero pacchetto di mandati e inoltro al tesoriere tesoriere

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Poiché il mandato informatico non è solo l’invio di un Poiché il mandato informatico non è solo l’invio di un

flusso con l’utilizzo della firma digitale, ma è un insieme flusso con l’utilizzo della firma digitale, ma è un insieme

di regole che impegnano i due soggetti interessati a di regole che impegnano i due soggetti interessati a

operare in forme predeterminate in tutti i rapporti di operare in forme predeterminate in tutti i rapporti di

interscambio stabiliti dalle norme sulla gestione di interscambio stabiliti dalle norme sulla gestione di

tesoreria occorre definire caratteristiche tecniche degli tesoreria occorre definire caratteristiche tecniche degli

scambi, tempi e modalità del rispettivo operarescambi, tempi e modalità del rispettivo operare

La comunicazione col Tesoriere

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Il protocollo di interscambio tra Comune e Tesoriere regola i rapporti e stabilisce: la natura dei messaggi che vengono scambiati e come devono essere strutturati a quale trattamento devono essere sottoposti come viene garantita la sicurezza come viene monitorato il flusso e come intervenire a fronte di problemii tempi di invio e i tempi e le modalità di risposta

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la modalità di firma dei mandati per pacchetto e non la modalità di firma dei mandati per pacchetto e non singolarmentesingolarmente

i messaggi obbligatori ed opzionali (note di i messaggi obbligatori ed opzionali (note di evidenza,bollo,commissioni )evidenza,bollo,commissioni )

La struttura delle disposizioni di pagamento, il blocco, La struttura delle disposizioni di pagamento, il blocco, l’annullo,la rettifica e la sostituzionel’annullo,la rettifica e la sostituzione

la gestione delle anomaliela gestione delle anomalie

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La struttura dei messaggi di ritorno di avvenuta ricezione, La struttura dei messaggi di ritorno di avvenuta ricezione, di non corretta ricezione che si sostanziano:di non corretta ricezione che si sostanziano:

• nella ricevuta di servizio sul flusso trasmessonella ricevuta di servizio sul flusso trasmesso

• nella ricevuta applicativa di esecuzione o meno del nella ricevuta applicativa di esecuzione o meno del singolo pagamentosingolo pagamento

le specifiche di sicurezza (autenticità, integrità e le specifiche di sicurezza (autenticità, integrità e confidenzialità)confidenzialità)

i controlli formali e di meritoi controlli formali e di merito

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L’0PERATIVITA’L’0PERATIVITA’ IN CORSO DI ESERCIZIOIN CORSO DI ESERCIZIO

Chiusura straordinaria di cassa con commutazione in assegni di tutti i mandati non pagati

Verifica straordinaria di cassa del collegio dei revisori

Riorganizzazione delle procedure interne e delle funzioni degli operatori

Definizione di manuale operativo per la gestione delle criticità: modalità inserimento fornitori nell’anagrafica, procedure di annullo, blocco ecc.,casistiche particolari di gestione campo note ecc.

Modalità di esercizio del controllo da parte dei vistatori e dei firmatari

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PROBLEMATICHE AFFRONTATEPROBLEMATICHE AFFRONTATE

REVISIONE ANAGRAFICA FORNITORI E REVISIONE ANAGRAFICA FORNITORI E DEBITORIDEBITORI

GESTIONE BOLLOGESTIONE BOLLO

GESTIONE COMMISSIONI BANCARIE GESTIONE COMMISSIONI BANCARIE MODALITA’ DI PAGAMENTO CON GIROFONDIMODALITA’ DI PAGAMENTO CON GIROFONDI

EMISSIONE MANDATI PLURIMI EMISSIONE MANDATI PLURIMI

MANDATI A COPERTURAMANDATI A COPERTURA

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PROBLEMATICHE AFFRONTATEPROBLEMATICHE AFFRONTATE

GESTIONE CAUSALEGESTIONE CAUSALE

GESTIONE CAMPO NOTEGESTIONE CAMPO NOTE

CESSIONE DI CREDITO E DELEGA AL CESSIONE DI CREDITO E DELEGA AL PAGAMENTO (QUIETANZANTE DIVERSO DAL PAGAMENTO (QUIETANZANTE DIVERSO DAL BENEFICIARIO)BENEFICIARIO)

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TEMPI DI ATTIVAZIONE: operativa dal gennaio 2005Gruppo di lavoro per le problematiche specifiche delle reversaliImpostazione analoga al mandato

LA REVERSALE INFORMATICALA REVERSALE INFORMATICA

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CARATTERISTICHE DELLA CARATTERISTICHE DELLA REVERSALE INFORMATICAREVERSALE INFORMATICA

REVERSALE A COPERTURA: identificata con REVERSALE A COPERTURA: identificata con specifico codice specifico codice

REVERSALE ASSOCIATA A MANDATO : REVERSALE ASSOCIATA A MANDATO : identificata con altro codice identificata con altro codice

trasmessa al tesoriere anticipatamente o almeno trasmessa al tesoriere anticipatamente o almeno contestualmente ai mandati ai quali è associata contestualmente ai mandati ai quali è associata

Il controllo è posto sul mandato che non ne permette la Il controllo è posto sul mandato che non ne permette la firma se la reversale ad esso associata non è già stata firma se la reversale ad esso associata non è già stata firmata e trasmessafirmata e trasmessa

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