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COMUNICAO ESCRITA / WRITTEN COMMUNICATION
DIRIO DE UMA SECRETRIA
Aps todos esses exerccios, estava com muita fome. Na volta para
o escritrio, dei uma
passadinha no drive-through e comprei um milk shake, um
cheeseburger e um donut. Como eu
sabia que teria que ficar at tarde no escritrio, liguei para a
baby-sitter e combinei que ela
ficaria com meu baby at eu voltar. Dei uma retocada no meu
make-up, voltei ao trabalho.
A comunicao escrita dentro da empresa deve nortear-se sempre
pela objetividade e clareza,
seja ela por cartas, e-mails, IM (Instant Messenger) ou um
simples memo (memorando).
Tenha sempre em mente a pessoa a quem voc est se dirigindo e
qual a mensagem que deseja
transmitir.
Lembre-se, tambm, de que as cartas e os e-mails, bem como as
outras formas de comunicao
mais simples, no devem conter erros de gramtica nem de
ortografia, o que poder afetar a
imagem da empresa.
Hoje em dia, com recursos que temos nos computadores, no h
desculpa alguma. Leia as
mensagens com muito cuidado antes de envi-las, a fim de fazer
uma boa reviso.
VOCABULRIO GERAL PARA CARTAS E E-MAILS / GENERAL VOCABULARY FOR
E-MAILS AND
LETTERS
INICIANDO /OPENING
Prezado(a) Dear
A quem interessar possa To whom it may concern
Obrigado por sua resposta. Thank you for your prompt reply.
Estou escrevendo para responder... Im writing in response
to...
Com relao ao... With reference to...
SOLICITANDO; INFORMANDO / REQUESTING; GIVING INFORMATION
Favor enviar... Please provide/send...
Favor responder... Please responda t your earliest
convenience...
Conforme solicitado... As you requested...
Ficaria grato se o/a senhor/a pudesse... I would be grateful if
you could...
RESPONDENDO A UMA SOLICITAO/ RESPONDING TO A REQUEST
Ficaria contente em... I would be delighted to...
COMUNICANDO ALGO DESAGRADVEL / GIVING BAD NEWS
Receio que... Im afraid that...
Infelizmente... Unfortunately
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ENCERRANDO / CLOSING
Aguardamos seu contato em breve. We look forward to hearing frow
you soon.
Gratos por sua colaborao. Thank you for your help.
Por favor entre em contato se... Please contact us i ...
SAUDAES FINAIS / SALUTATIONS
Saudaes Regards/best regards
Saudaes Best wishes (mais informal)
Saudaes cordiais Yours faithfully (se voc no souber o nome da
pessoa)
Saudaes cordiais Yours sincerely (se voc souber o nome da
pessoa)
ANEXANDO DOCUMENTOS / ATTACHING DOCUMENTS
Estou anexando... I am attaching... (e-mails)
Estou anexando... I am enclosing... (letters)
Anexado Please find attached... (e-mails)
Anexado Please find enclosed... (letters)
MEMO
Um memorando uma mensagem curta, geralmente um lembrete, para
algum sobre algum
assunto ou recado telefnico.
Memorando
To: Mr. Cole
From: Paul Lavin
Date: 9/4/2010
Subject: Meeting
Confirmed, May, 23, 3 p.m.
Phone message
To: Sales Director
From: Paul Lavin
Date: 9/4/2010
Message taken by: Stela
Message: Call today
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IM (INSTANT MESSENGER)
Existem, hoje em dia, vrios aplicativos para a comunicao
instantnea dentro da empresa. O
IM geralmente usado entre funcionrios por ser fcil, gil e, como
o prprio nome diz,
instantneo. Regras de gramtica so vlidas, mas lana-se mo de
vrias abreviaturas,
conforme lista a seguir;
AFK Away From Keyboard
AKA Also Known As
ASAP As Soon As Possible
ATTN Attention
AYK As You Know
B/C Because
B4 Before
BBL Be Back Later
BTW By The Way
CB Call Back
COB Close Of Business
CU See You
CYA See You
OTF On The Phone
K Okay
KBD Keyboard
KIT Keep In Touch
IAW In Accordance With
IBB Ill Be back
IC I See
IDT I Dont Think
IMS I Am Sorry
E-MAIL
A maior parte da comunicao de uma empresa hoje acontece via
e-mail. Raras so as pessoas
que no se queixam de suas caixas de correios superlotadas, da
falta de tempo de ler todas as
mensagens e da necessidade de responder a todos. Portanto, siga
algumas regras bsicas ao
redigir seus e-mails.
Seja objetivo e informe o assunto no ttulo do e-mail, indo
diretamente ao objeto da
mensagem na(s) primeira (s) linha(a);
Se possvel, utilize bullet points (marcadores) para resumir os
diversos pontos de sua
mensagem;
Apesar de e-mails serem um tipo de comunicao informal, adapte
sua linguagem ao
interlocutor e lembre-se de usar a netiquette 9etiqueta na
internet);
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Os e-mails no devem ser longos. Escreva frases e pargrafos
curstos;
Use sempre sua assinatura ao final do e-mail;
Regra de ouro: KISS keep it short and simple.
AGENDAMENTO DE REUNIO / SETTING A MEETING
To: [email protected]; [email protected]
Subject: Call for meeting
To all managers and supervisors:
Our CEO Mr. John Debree requests your presence on May 23rd,
at
9:30 a.m. to discuss action plan for the second semestre.
Venue: Auditorium.
Agenda will be forwarded shortly.
Please confirm participation.
Regards,
Vanda Silva
Secretary
Stal Ltda.
To: [email protected]
Date: 06/03/2011
Subject: Ms. Bergs visit to NYC
Dear Mrs. Mendes:
Our presidente Ms. Alice Berg, plans to be in New York City
on
july 11, and would like to discuss the possibility of working
with
you on the Blue Macaw Project.
Ill give you a call next week to see if we can set up a
conveniente
time to meet.
Regards,
Marcia Lince
Secretary
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AGRADECIMENTO PELA RESPOSTA OBTIDA / THANKING A RESPONSE
To: [email protected]
Date: 06/10/2011
Subject: MRs. Bergs visit to NYC
Dear Mrs. Mendes:
Thanks for setting up the meeting on July, 12.
Ms. Alice Berg is looking forward to seeing you discussing
the
Blue Macaw Project.
Ill give you a call next week to see if we can set up a
conveniente
time to meet.
Sincerely,
Marcia Lince
Secretary
ADIAMENTO DE REUNIO / POSTPONING A MEETING
To: [email protected]; [email protected]
Subject: Postponement for meeting
To all managers and supervisors:
Due to change in schedule, our CEO Mr. John Debree postpones
meeting to May 25rd, at 9:30 a.m. to discuss action plan for
the
second semestre.
Venue: Auditorium.
Agenda will be forwarded shortly.
Please confirm participation.
Regards,
Vanda Silva
Secretary
Stal Ltda.
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CANCELAMENTO DE REUNIO / CANCELLING A MEETING
To: [email protected]; [email protected]
Subject: Cancellation of meeting
To all managers and supervisors:
Due to change in schedule, our CEO Mr. John Debree cancels
meeting
set for May 25rd, at 9:30 a.m.
Date for new meeting will be informed asap.
Please confirm.
Regards,
Vanda Silva
Secretary
Stal Ltda.
CARTAS/ LETTERS
As cartas devem ser igualmentes objetivas, claras, sem erros de
gramtica ou ortografia,
obedecendo aos seguintes padres;
a) Data/date
b) Nome, ttulo e endereo do destinatrio / inside address
c) Saudao / greeting
d) Corpo da carta; paragrfos/ body of the letter; paragraphs
e) Fechamento/complimentary close
f) Assinatura/signature
g) Iniciais de quem digitou a carta/identification line
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CARTA DE AGRADECIMENTO APS REUNIO / A FOLLOW-UP LETTER TO
MEETING
a) June 25, 2010
b) Mr. Weslwy Carlosn, Chairman
Allman Plastics
141 park Rd.
Austin, Texas 96826
c) Dear Mr. Carlon
d) Tank you for meeting me at the Sheraton Plaza last Tuesday.
It was
a pleasure to meet with you and the other partners of your
organization to discuss your companys needs. I hope this is
the
beginning of a solid relationship between our two companies.
Please feel free to call on me at any time to discuss your
needs. I would
be glad to meet with you again to review any points you would
like
discuss.
Thank you again for the meeting. I hope to be able to work with
you
in the near future.
e) Sincerely,
f) Stephen Sanders
Director
g) Op
CARTA DE SAUDAES PARA O FINAL DO ANO / A LETTER OF HOLIDAY
GREETINGS
Januay 23, 2011
Mr. Milton Caballero, Director
141 E 20th
St.
NYC 76490
Dear Mr. Caballero
We at E3 would like to express our best wishes to you during
this
Holiday season. We appreciate your business and look forward
to
serving you in 2011.
May the new year bring you and your Family healdt, happiness
and
accomplishments.
Yours truly,
Melinda santos
President
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AGENDA / AGENDA Agendar planejar uma reunio (pauta). Existem
vrios modelos de agendas, assim como de atas. Sugerimos um dos
modelos a seguir, que poder ser adaptado s necessidades da
empresa.
AGENDA (TYPE OF MEETING AND / OR SUBJECT)
(DATE, TIME AND LOCATION)
Time Item Responsible
3 p.m. Opening Chairperson
3:15 p.m. Announcements and documents received Executive
Secretary
3:30 p.m. Approval of minutes of last meeting and
Reading of action list
CFO
3:45 p.m. Discussion of new investments Board
5:00 p.m. Other business
5:15 p.m. Adjournment Chairperson
ATA / MINUTES
Existem muitos modelos de ata. A ata que apresentamos a seguir
apenas uma possibilidade dentre muitas. A ata deve adequar-se s
necessidades e aos objetivos de cada organizao.
MEETING MINUTES Date: Sep, 23
rd
Start: 9 a.m.
End: 11:30 a.m.
Place: Board room
Chair: Mr. Silva
Menbers presente: Gomes, Alves, saraiva, santos, ferreira.
Approval of the agenda: (The agenda was unanimously
approved)
Announcements: new location, auditorium remodeling, expansion of
the
parking lot, new hires
Issues: CEOs trip to New Zealand, investimento in the new
plant
Minutes submitted by: Carla Gonalves.
