Robbins: Es la transferencia de información de 1 persona a otra, un medio de contacto por la transmisión de ideas, datos, reflexiones, opiniones y valores.

Kreps: La comunicación organizacional es el proceso por el cual los miembros recolectan información acerca de ella.

Propósito: que el receptor comprenda el mensaje de acuerdo con lo previsto. Se da cuando el mensaje es recibido y comprendido.

Las organizaciones no existen sin comunicación. La coordinación del trabajo sería imposible

Mediante la comunicación:1. Los empleados saben qué hacen sus compañeros2. La dirección recibe información3. Los supervisores y líderes giran instrucciones4. Contribuye a todas las funciones de la ARRHH

CANALES:1. Conversación cara a cara: palabras, expresiones, ademanes, tono,

retroalimentación inmediata.2. Teléfono: palabra, tono de voz, retroalimentación inmediata,

personalizado, explicaciones.3. Correo electrónico: escrito, retroalimentación inmediata o no,

personalizado, receptor localizado.4. Memorándum: mediato, sin retroalimentación inmediata, receptor

localizado. Puede no concretarse5. Volantes, boletines, informes generales: impersonal, receptor

no localizado. Puede no concretarse.

FUNCIONES DE LA COMUNICACIÓNFUNCIONES DE LA COMUNICACIÓN1. Controlar el comportamiento de los miembros. Formal e

informal.2. Motivar al dar a conocer como fue su desempeño, la

retroalimentación sobre sus tareas y los premios por haber llegado o traspasado los objetivos organizacionales.

3. Expresión emocional: fuente de interacción social, muestra sentimientos de satisfacción o frustración.

4. Información. Que individuos y grupos necesitan para tomar decisiones, al transmitir los datos para identificar y evaluar opciones alternativas.

Según Kreps:a) Función culturalb) Función de socialización

PROCESO DE COMUNICACIÓN: PARTESPROCESO DE COMUNICACIÓN: PARTES1) EMISOR quien inicia la comunicación, ej: un jefe2) MENSAJE, es lo que se comunica, ej: hacer tal tarea3) CANAL, medio por el cual viaja un mensaje, ej: oral4) RECEPTOR, persona a la cual va dirigido el mensaje5) RETROALIMENTACIÓN, da a entender al receptor que le llego

el mensaje del emisor6) SISTEMA DE SÍMBOLOS: ayudan al entendimiento, ej: términos

técnicos, montaje, empaque.

La comunicación humana ocurre cuando una persona responde a un mensaje y asigna significado, es decir, una imagen mental que ayuda a interpretar fenómenos y desarrollar el sentido del entendimiento. KREPS

LA COMUNICACIÓN COMO PROCESOLA COMUNICACIÓN COMO PROCESOEl proceso de comunicación en las organizaciones contiene

elementos organizacionales y también personales.Elementos organizacionales: el proceso de comunicación proviene

de los canales de comunicación estructurados y de la posición que la gente ocupa

Los canales son formales (descendente: jefe – subordinado) y está en relación a la posición que ocupan en la estructura organizacional a líneas medias, inferiores, departamentos, etc. Y también informales (entre pares). La interpretación esta muy influenciada por sus posiciones organizacionales.

FUNDAMENTOS DE LA COMUNICACIÓNFUNDAMENTOS DE LA COMUNICACIÓN

A. DIRECCIÓN DE LA COMUNICACIÓN1. Vertical

a) Descendenteb) Ascendente

2. Lateral

B. REDES1. Formales: verticales siguen línea de mando relativo a

tareas

2. Informales : rumor, se mueve en cualquier dirección, salta niveles, satisface necesidades sociales, facilita tareas.

Comunicación vertical descendenteNivel superior a inferior. Para asignar metas, instrucciones de

trabajo, informar de políticas, procedimientos, señalar problemas y ofrecer retroalimentación del desempeño. Oral o escrita.

Elementos:1. La instrucción común y simple para un trabajo es la indicación

de lo que la persona debe hacer2. La justificación de la tarea y sus relaciones con el resto de la

organización3. La información de procedimientos y prácticas dentro de la

organización: complementario del primero4. La retroalimentación a los individuos respecto a su desempeñoTiene lugar en todos los niveles arriba-abajo. En cada nivel entran

factores individuales y las barreras de la comunicación

Comunicación vertical ascendenteA superior. Proporcionar retroalimentación a superiores,

informarles progreso hacia metas y problemas. Ej: reportes de desempeño, buzones de sugerencias, encuestas, quejas.

Lo que la gente dice:1. Acerca de si misma, su desempeño, sus problemas2. Acerca de otras personas y sus problemas3. Acerca de las prácticas y políticas organizacionales4. Acerca de lo que necesita hacer y cómo hacerlo

Se ve afectada por la jerarquía, la información que la gente envía a la superioridad es la que no perjudicaría a sí mismo o a sus compañeros.

Son resumidas. Las personas filtran y recrean información y no llega en su totalidad a la cumbre. También hay limitaciones en la percepción, por lo que puede distorsionarse.

Comunicación lateralEntre miembros del mismo grupo, entre administradores del

mismo nivel o personal de nivel horizontal. Ahorran tiempo y facilitan la coordinación. Es formal y con frecuencia informal.

Redes de comunicación informalesFluye por medios extraoficiales, pueden surgir rumores. Red

natural, oralmente, escrito sobretodo en las oficinas electrónicas moderadas, inestables, dinámicas y variadas. Constituyen expresión de motivación natural de las personas para comunicarse. Los individuos ejercen libertad de expresión actividad normal.

Características:1. No está controlado por la administración2. Los empleados lo perciben como más creíble y confiable que los

comunicados formales3. Se utiliza en gran parte para servir los intereses personales de

algunos integrantes dentro del sistema.Los propósitos de los rumores son estructurar y reducir la

ansiedad, dar sentido a la información fragmentada o limitada, servir de vehículo para organizar a los miembros del grupo y para señalar el status del remitente.

COMUNICACIONES ELECTRÓNICASCOMUNICACIONES ELECTRÓNICAS

CORREO ELECTRÓNICO TELETRABAJO OFICINAS VIRTUALES

Correo electrónicoVENTAJAS:• Velocidad y comodidad

DESVENTAJAS:• Perdida de contacto personal y dificultad para transmitir e

interpretar emociones. Se usan también para comunicación informal.

• No sustituye el contacto personal porque: no todos tienen acceso en su trabajo a computadores y a muchos les agrada la interacción social.

BARRERAS A LA COMUNICACIÓNBARRERAS A LA COMUNICACIÓNProducto de circunstancias físicas o de emociones individuales.

Pueden impedir por completo o por parte una comunicación o conferirle un significado incorrecto.

FILTRADO: manipulación de información por emisor para que sea vista de manera favorable por el receptor. Su principal determinante es el nº de niveles que se encuentran en la estructura de una organización.

PERCEPCIÓN SELECTIVA: los receptores ven y escuchan de acuerdo a sus necesidades, motivaciones, experiencia. También proyectan sus intereses y expectativas cuando decodifican la comunicación

EMOCIONES: el estado de ánimo del receptor al momento de la recepción influirá en como la interprete.

LENGUAJE: las palabras significan distintas cosas para diferentes personas. Edad, educación y cultura influyen en el lenguaje que utiliza una persona y en la definición que le da a las palabras. Es distinto el lenguaje científico que el común.

PERSONALES: son interferencias de comunicación producidas por emociones, valores, deficientes hábitos de escucha, diferencias de educación, raza, sexo, nivel socioeconómico y otros factores; implican una distancia psicológica.

FÍSICAS: son interferencias presentes en el entorno de la comunicación, un ruido repentino, distancia, muros.

SEMÁNTICAS: ciencia del significado. Las comunicaciones son simbólicas. Un apretón de manos, un guiño o una sonrisa puede significar distintas cosas. Los técnicos, los operarios, los administrativos tienen palabras propias en su trabajo.

CARACTERÍSTICAS DE LA COMUNICACIÓN CARACTERÍSTICAS DE LA COMUNICACIÓN EN LA PRÁCTICAEN LA PRÁCTICA

Robbins enuncia características de la comunicación eficaz:1. Director comprometido con la comunicación con los empleados

para el logro de metas2. Administradores deben sintonizar las acciones con palabras3. Debe haber compromiso de la comunicación en ambos sentidos4. Énfasis en la comunicación cara a cara5. Responsabilidad compartida por las comunicaciones con los

empleados6. Mensaje modelado para las personas que lo van a escuchar7. Manejar las malas noticias8. Debe comunicarse continuamente9. Vincular el gran escenario con el pequeño10.No establecer como la gente debe sentirse en relación con las

noticias

PROBLEMAS DE COMUNICACIÓNPROBLEMAS DE COMUNICACIÓNLos mensajes son transformados o modificados al pasar por el

sistema. El receptor final del mensaje recibe algo diferente de lo que se envió originalmente, variando la intención del proceso de comunicación.

Formas de transformación:1. OMISION: eliminación de aspectos de los mensajes porque los

receptores no comprenden todo el contenido, solo reciben o hacen circular lo que si pueden entenderLa sobrecarga en las comunicaciones también lleva a la omisión. Puede ser intencional, es fundamental conocer los criterios. Si la omisión es de detalles y el núcleo se transmite hacia arriba puede ser ideal. Es mas evidente en las comunicaciones ascendentes

2. DISTORSIÓN: alteración de los significados del mensaje al pasar por la organización. Los marcos de referencia difieren por

a) Diversidad de antecedentes personales y ocupacionalesb) Diferencia por el puesto del comunicador en la organización

Ocurre en comunicaciones horizontales o verticales. La omisión y distorsión selectivas o “codificación” no son exclusivas de la organización. Sino en todos los sistemas de comunicaciones

Sobrecarga: conduce a la omisión y contribuye a la distorsión y a otros mecanismos de ajuste. Hay ajustes como poner una página Web, hacer prioridades alineando los mensajes y estableciendoló por adelantado.

SOLUCIONES POSIBLESPara reducir las distorsiones y otras complejidades en el proceso

de comunicación1. Duplicación de reportes para su verificación, permite a mas

personas ver o escuchar información y responder a la misma (dispositivo de corrección)

2. Adicción de especialistas en comunicaciones o coordinación y control (para facilitar retroalimentación y realizar la socialización)

3. Juntas o reuniones que asignan significados comunes entre los participantes.

La clave es asegurar que las personas correctas reciban la información correcta en cantidad y calidad en el momento correcto.

Los cambios tecnológicos han contribuido al procesamiento de la información, pero no borran los problemas mencionados, ya que estos se fundamentan en la naturaleza de las organizaciones, sus participantes y la interacción con sus ambientes.